Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Hendri STMIK TIME Jl. Merbabu no. 32 AA-BB Medan Telp. (061)-4561931 Fax. (061)-4533681
[email protected]
Abstrak Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberikan dampak positif berupa kemudahan dalam hal penyediaan informasi yang dibutuhkan. Perusahaan perlu menerapkan sistem informasi ini dalam kegiatan mereka untuk memenangkan persaingan. Salah satu bidang penerapan yang dapat dipertimbangkan adalah dalam bidang penggajian. Dengan adanya penerapan sistem informasi penggajian ini diharapkan penanganan transaksi penggajian dapat berlangsung dengan cepat dan dengan kesalahan yang minim. Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan sistem informasi Penggajian pada yang mencakup proses pencatatan data gaji pegawai dan penyusunan laporan. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain adalah Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan, bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual Basic 2008 dengan menggunakan aplikasi Microsoft Access 2007 sebagai database engine dan aplikasi Crystal Report sebagai desain laporannya. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi penggajian yang terkomputerisasi yang dapat digunakan untuk disimpulkan bahwa sistim usulan dapat efektif memenuhi keinginan manajemen perusahaan. Kata Kunci : Sistem Informasi, Penggajian.
Abstract The development of information and communication technologies have a positive impact in the form of convenience in terms of providing the required information. Companies need to implement the information system in their activities to win the competition. One area of application that can be considered is in the field of payroll. With the application of information systems is expected handling payroll payroll transactions can take place quickly and with minimal errors . This study aims to develop an information system that includes Payroll on employee salary data recording process and the preparation of reports. Tools used to perform the analysis and design are Data Flow Diagrams ( DFD ). Meanwhile, the programming languages used to design the system is Microsoft Visual Basic 2008 application using Microsoft Access 2007 as the database engine and application Crystal Report as the report design. Results from this study is that computerized payroll information system that can be used to conclude that the proposed system can effectively satisfy the company's management . Keywords: information systems, payroll
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang pesat telah menjadikan ilmu komputer sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan manusia. Komputer umumnya digunakan untuk pengolahan data untuk menghasilkan informasi. Dengan banyaknya kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem komputerisasi tersebut, maka tidak sedikit perusahaan yang telah menerapkan sistem komputerisasi tersebut. Sistem Pengelolahan Penggajian menggunakan komputerisasi adalah contoh sistem komputerisasi yang sering di terapkan di perusahaan-perusahaan. Proses pencatatan dan perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan proses gaji sering terlambat. Oleh sebab itu, perusahaan ini sebenarnya membutuhkan suatu sistem perhitungan gaji yang cepat dan akurat sehingga proses kerja bagian personalia dan kasir menjadi lebih efisien. Kesulitan dalam
82
pengelolahan data absensi pegawai dan data penggajian pun sering terjadi pada saat ingin dilakukan pengecekan kembali. Dikarenakan sistem pengelolahan data baku absensinya yang masih menggunakan sistem manual sehingga mutu kinerja operasional menjadi kurang. Berdasarkan uraian di atas maka peneliti tertarik untuk melakukan penelitian bidang penggajian pada dengan memilih judul “analisa dan perancangan sistem penggajian”. Solusi yang mampu diberikan oleh sistim adalah sebagai berikut : bisa mempercepat proses pengelolahan data baku absensi. Data baku absensi meliputi data jam masuk karyawan, data jam pulang karyawan, data lembur karyawan. Contohnya yaitu kartu absensi, dapat membantu pembuatan laporan pengajian secara akurat sesuai dengan yang dibutuhkan. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian pegawai.
2.
Metodologi Penelitian Metodologi penelitian dilakukan dengan mengumpulkan data terlebih dahulu. Proses pengumpulan data dilakukan dengan dua cara yaitu : studi kepustakaan dan studi lapangan. Studi kepustakaan dilakukan untuk memahami proses perancangan sistem informasi seperti mengumpulkan teori-teori yang berhubungan dengan perancangan sistem dan penggajian. Studi lapangan dilakukan mencari bahan penelitian dengan menuju langsung ke lokasi penelitian untuk melakukan : sampel dan investigasi yaitu dengan meminta dan melihat dokumen yang digunakan dalam sistem pengajian. wawancara yaitu mengajukan beberapa pertanyaan kepada pihak yang bersangkutan seputar objek penelitian dan observasi yaitu dengan melakukan pengamatan secara langsung terhadap kegiatan sistem penggajian. Seperti proses pencatatan, perhitungan slip gaji dan proses penyusunan laporan. Metode perancangan yang dilakukan terdiri dari perancangan data flow dokumen, diagram konteks dan perancangan basis data dan tampilan.
Gambar 1. Gambar Flow Data Dokumen Perhitungan Gaji
83
Gambar 2. Diagram Konteks Sistem Informasi Perhitungan Gaji Entitas yang terdapat pada sistem informasi perhitungan gaji diusulkan adalah sebagai berikut: entitas Komisaris adalah entitas yang berfungsi menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar absensi dan daftar lembur dari sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Bagian Personalia adalah entitas yang berfungsi memberikan data jabatan, data golongan dan data keputusan gaji ke dalam sistem informasi dan menerima daftar pegawai, daftar perhitungan gaji, daftar absensi dan daftar lembur dari sistem informasi perhitungan gaji. Entitas Karyawan adalah entitas ini berfungsi menerima slip gaji dari sistem informasi perhitungan gaji dan memberikan data pegawai, data absensi dan tanda terima gaji. Untuk merancang sistem yang baik dan terstruktur dibutuhkan basis data (database). Adapun struktur basis data yang digunakan ada sebanyak 5 tabel.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
FIELD NAME NIP NamaPegawai TglLahir Telepon Alamat TanggalMasuk JenisKelamin Agama StatusNikah JumlahAnak Pendidikan Keterangan NamaJabatan GajiPokok TunjanganIstri TunjanganAnak UangMakan UangTransport UangLembur
Tabel 1. Struktur Tabel Data Pegawai TYPE SIZE Text 10 Text 20 Text 30 Text 14 Text 50 Date/Time Text 1 Text 17 Text 1 Number Long Integer Text 20 Text 20 Text 255 Number Long Integer Number Long Integer Number Long Integer Number Long Integer Number Long Integer Number Long Integer
No 1 2 3 4 5 6
FIELD NAME Absensi Bulan Tahun NIP Jenis Keterangan
Tabel 2. Struktur Tabel Absensi TYPE SIZE Text 255 Number Long Integer Number Long Integer Text 10 Text 10 Text 20
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )
84
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
FIELD NAME Lembur Bulan Tahun NIP TglLembur JamMulai JamSelesai Jumlah Keterangan
Tabel 3. Struktur Tabel Lembur TYPE SIZE Text 255 Number Long Integer Number Long Integer Text 255 Date/Time Date/Time Date/Time Text 255 Text 20
No 1 2 3 4 5 6
FIELD NAME Bulan Tahun NIP JumlahHadir JumlahAbsen JumlahLembur
Tabel 4. Struktur Tabel Gaji TYPE SIZE Number Long Integer Number Long Integer Text 255 Number Long Integer Number Long Integer Number Long Integer
No 1 2 3 4
FIELD NAME Jabatan NamaJabatan GajiPokok Keterangan
Tabel 5. Struktur Tabel Jabatan TYPE SIZE Text 5 Number Long Integer Number Long Integer Text 20
Setelah melakukan perancangan basis data maka dilanjutkan dengan perancangan halaman utama dan bagian lain yang terlibat seperti pada gambar 3.
Gambar 3. Perancangan hal utama
3. Analisis dan Hasil 3.1 Analisis Analisis sistem informasi penggajian ini terdiri dari tiga bagian sesuai dengan kinerja sistem yaitu masukan (input) – proses – keluaran (output). Analisa masukan adalah analisa yang dilakukan terhadap dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan untuk sistem penggajian. Dokumen tersebut ada 2
85
yaitu: dokumen pencatatan absensi dan dokumen pencatatan lembur. Analisis proses adalah Menganalis proses perhitungan gaji total, pph hingga gaji bersih . Analisa keluaran adalah analisa yang dilakukan untuk mengambil dan mempelajari laporan-laporan yang digunakan oleh pihak perusahaan, seperti : laporan pegawai, laporan absen, laporan lembur dan laporan data penggajian pegawai. 3.2 Hasil Adapun perancangan layar keluaran yang terdapat pada aplikasi perhitungan gaji adalah sebagai berikut: 1. Laporan Daftar Pegawai Laporan daftar pegawai dapat dilihat pada gambar 4. Berikut
Gambar 4. Laporan Daftar Pegawai Laporan daftar Pegawai adalah laporan yang menyajikan data-data Pegawai. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Karyawan, Tmp & Tgl Lahir, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Masuk, Status Nikah, Alamat, Pendidikan, Nama Jabatan dan Keterangan 2.
Laporan Daftar Absensi Laporan daftar absensi dapat dilihat pada gambar 5. Berikut
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )
86
Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absensi, dan Keterangan. 3. Laporan Hadir Laporan Hadir dapat dilihat pada gambar 6. Berikut
Gambar 6. Laporan Hadir Laporan daftar absensi adalah laporan yang menyajikan data-data absensi Pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Hadir, dan Keterangan. 4.
Laporan Absen Laporan Absen dapat dilihat pada gambar 7. Berikut
Gambar 7. Laporan Absen Laporan daftar absen adalah laporan yang menyajikan data-data absen Pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Absen, dan Keterangan.
5.
87
Laporan Daftar Lembur Laporan daftar lembur dapat dilihat pada gambar 8. Berikut
Gambar 8. Laporan Daftar Lembur Laporan daftar lembur adalah laporan yang menyajikan data-data lembur Pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Jabatan, lalu daftar Tgl Lembur, Jam Masuk, Jam Keluar dan Keterangan 6.
Laporan Daftar Penggajian Laporan daftar penggajian dapat dilihat pada gambar 9. Berikut
Gambar 9. Laporan Daftar Penggajian Laporan daftar penggajian adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan Anak, Uang Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih.
Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian ( Hendri )
88
7.
Laporan Slip Gaji Laporan Slip Gaji dapat dilihat pada gambar 10. Berikut
Gambar 10. Laporan Slip Gaji Laporan Slip Gaji adalah laporan yang menyajikan data-data penggajian pegawai perusahaan. Laporan ini terdiri dari kolom NIP, Nama Pegawai, Gaji Pokok, Tunjangan Istri, Tunjangan Anak, Uang Makan, Uang Transport, Uang Lembur, Gaji Kotor, Pph 21, dan Gaji Bersih. 4.
Kesimpulan dan Saran Dari hasil penelitian ini dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: Sistem informasi perhitungan gaji yang masih manual menyebabkan kesulitan untuk menghitung data gaji karyawan . Sistem informasi perhitungan gaji selain untuk membantu kelancaran proses penghitungan gaji, juga untuk memberikan kemudahan untuk para pegawai khususnya bagian kepegawaian dalam melaksanakan tugasnya. Aplikasi yang dirancang sudah multi user dimana user lain bisa menggunakan database yang sama pada komputer yang berbeda. Agar sistem pengelolaan data dapat berjalan lebih baik lagi di masa mendatang, pertimbangkan beberapa saran berikut integrasikan sistem penggajian dengan sistem keuangan perusahaan sehingga staf keuangan (kasir) dapat bekerja dengan lebih cepat dan efisien.
Daftar Pustaka [1.] Connolly, T. and Begg, C. Database Systems, A Practical Approach to Design, Implementation and Management. New York : Addison – Wesley. 2002. [2.] Edhy Sutanta. Basis Data dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi. 2011. [3.] Jogiyanto. Analisis dan Design. Yogyakarta : Andi. 1989. [4.] McLeod, R.. Management Information Systems, 7th edition. USA : Prentice Hall. New Jersey. 1998. [5.] O’Brien, James A. Introduction to Information System., 11th edition. USA: The McGraw-Hill Companies Inc.2002. [6.] Teguh, Hendra. Sistem Informasi Manajemen versi Bahasa Indonesia, Edisi ketujuh. Jakarta : PT. Prenhallindo.2001. [7.] Turban, E., et al., Introduction to Information Technology, 2nd edition. John Wiely and Sons Inc..United State of America. 2003. [8.] Whitten, J.L., et al. Systems analysis and Design Methods, 6th edition. USA : The McGraw-Hill Companies Inc. 2004.
