Bab III
Perancangan Penelitian dan Analisa Sistem Informasi Organisasi
Aktifitas penelitian Efektifitas SI menggunakan pondasi Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. Aktifitas dalam setiap tahap diuraikan pada bagian awal bab. Selanjutnya akan dibahas tahap Define, yang meliputi keadaan sistem kerja (work system) PT. TELKOM, tbk., dilanjutkan dengan komponenkomponen Sistem Informasi (SI) Dashboard Daily Report Management System (DRMS) dan Executive Information System (EXIST) PT. TELKOM, tbk untuk mengetahui kondisi as is.
III.1
Kerangka Berpikir Analisa Efektifitas terhadap Sistem Informasi PT. TELKOM, tbk.
Analisa efektifitas SI yang dilakukan pada penelitian di PT. TELKOM, tbk. terbagi atas beberapa tahap berkesinambungan. Tahap-tahap tersebut dirangkai dalam kerangka berpikir yang bertujuan agar proses pengukuran efektifitas dapat berjalan secara sistematis dan terorganisasi dengan baik. Kerangka berpikir tersebut menyadur Total Quality Management (TQM), yaitu: Define, Measure,
Analyze, Improve, dan Control. TQM sendiri berfokus pada kualitas dalam sistem manajemen, bukan manajemen kualitas (1), dengan demikian TQM digunakan untuk memastikan pengelolaan sistem yang baik, sedangkan kualitas dipastikan dengan penilaian signifikansi efektifitas pada masing-masing variabel model. Setiap tahap dalam kerangka berpikir yang
dapat dilihat pada gambar III.1
disesuaikan dengan ilmu-ilmu Sistem Informasi. Pelaksanaan analisa efektifitas SI dilakukan secara sekuensial sesuai arah dalam gambar III.1, yaitu dari tahap awal
Define hingga tahap akhir Control. Penjelasan lebih lengkapnya dapat disimak pada sub bab berikut.
32
33 Adaptasi Model Efektifitas
Work System
Kualitas Informasi Konsumen
Solution Desirable Matrix
Penggunaan (Minat menggunakan)
Produk dan Layanan
Manfaatmanfaat
Proses Bisnis
Partisipan
Informasi
Kualitas Sistem
Teknologi
Kepuasan Pengguna
Infrastruktur
Konteks
Equipment Application System Data
Define Signifikansi Efektifitas
Tahap statistik
KomponenKomponen SI
People
Measure
Uji Validitas & Reabilitas Instrumen Uji Pendahuluan Uji Korelasi Uji Regresi
Analyze Audit Plan
Improve FMEA
CE
Gambar III.1 Framework Penelitian Efektifitas SI dan Instrumennya
Control
34
III.1.1 Define Tahap
awal
penelitian
yang
bertujuan
untuk
mendefinisikan
lingkup
permasalahan, mendefinisikan spesifikasi yang akan diteliti dan tujuan pengukuran efektifitas pada SI PT. TELKOM, tbk. Proses yang terdapat dalam tahap ini mencakup observasi organisasi beserta Sistem Informasi yang akan dianalisa, dan persiapan hal-hal penunjang untuk mendukung lancarnya penelitian. Hal-hal penunjang itu adalah bahan-bahan literatur, penjadwalan, personel yang terlibat.
III.1.1.1
Observasi Organisasi
Observasi dilakukan dengan menginventarisasi organisasi-organisasi yang memiliki sistem informasi berskala besar. Skalabilitas ini dipandang dari pengguna sistem informasi tersebut, jumlah informasi yang tersimpan maupun yang ditransaksikan. Kemudian dipilih satu dari organisasi tersebut yang memungkinkan untuk diteliti. Oganisasi terpilih adalah PT. TELKOM, tbk. Sekilas organisasi ini dapat dilihat pada Lampiran B.
III.1.1.2
Lingkup Sistem Informasi yang Diteliti
Tahap ini dilakukan untuk menentukan Sistem Informasi tertentu yang akan diteliti. Dilakukan dengan proses wawancara dan analisa terhadap berbagai Sistem Informasi yang ada. Kriteria dalam analisa adalah: (1)
Availability Sistem Informasi untuk diteliti,
(2)
Besar kecilnya dampak/pengaruh (tingkat critical) sistem informasi tersebut bagi proses bisnis di organisasi,
(3)
Jumlah pengguna Sistem Informasi,
(4)
Adanya permasalahan pada sistem tersebut.
35
Setelah memperoleh SI yang akan dianalisa efektifitasnya, yaitu SI dashboard DRMS & EXIST, dilakukan evaluasi sistem informasi yang dilakukan dengan cara: (1)
Mendefinisikan work system SI dashboard DRMS & EXIST, meliputi konsumennya, produk dan layanan yang dihasilkan, proses bisnisnya, partisipan, informasi, teknologi, dan juga infrastruktur beserta konteks SI tersebut.
(2)
Mendapatkan gambaran SI yang lebih lengkap dengan menginventarisasi komponen-komponen SI, mencakup people, equipment, application system, dan data.
III.1.1.3
Penyiapan Bahan Literatur Pendukung
Dilakukan dengan mengidentifikasi, menginventarisasi, dan menentukan bahanbahan pendukung yang diperlukan dalam pelaksanaan penelitian, berupa: (1)
Struktur Organisasi.
(2)
Dokumen-dokumen profil organisasi.
(3)
Literatur pendukung, khususnya statistika.
III.1.1.4
Jadwal
Melakukan penjadwalan pelaksanaan penelitian dengan bertumpu pada tahap dan proses penelitian, personel yang terlibat dan sumberdaya-sumberdaya lain yang digunakan. Penjadwalan kemudian direpresentasikan ke dalam Tabel gant chart sederhana.
III.1.1.5
Personel yang Terlibat dalam Penelitian
Menentukan personel yang terlibat dalam penelitian, dilakukan dengan mengelompokkan stakeholder sistem dan fungsi dalam organisasi. Individuindividu yang terlibat akan mengambil bagian dalam proses wawancara, sebagai koresponden kuesioner dan perijinan penelitian.
36
III.1.2 Measure Tahap selanjutnya dilakukan untuk memastikan semua hal yang dibutuhkan dalam penelitian telah siap dan dapat digunakan. Tahap ini juga untuk memvalidasi permasalahan, mengukur/menganalisa permasalahan dari data yang ada. Hal-hal yang dipersiapkan meliputi pemilihan model yang digunakan, pemilihan instrumen-instrumen yang digunakan dan pembuatan kertas kerja instrumen, sedangkan pengukuran/analisa meliputi validasi model dan menguji data secara statistika. Detail dari proses-proses tersebut adalah: (1)
Pemilihan model. Dalam melakukan pemilihan model dasar Efektifitas SI dilakukan dengan cara: a. Melakukan studi literatur mengenai efektifitas sistem informasi, mereview model efektifitas SI tersebut. b. Memilih model yang relevan dan memiliki variabel-variabel lengkap. Model yang dipilih adalah model Kesuksesan SI DeLone dan McLean.
(2)
Pemilihan instrumen. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan instrumeninstrumen yang digunakan dalam penelitian berdasarkan variabel yang dimiliki oleh model. Caranya adalah: a. Melakukan studi literatur terhadap variabel yang digunakan dalam model, mereview instrumen-instrumen tersebut. b. Memilih instrumen yang relevan dan memiliki parameter-parameter lengkap.
(3)
Pembuatan kertas kerja. Membuat kertas kerja yang akan digunakan sebagai alat dalam melakukan kalkulasi instrumen-instrumen. Kertas kerja berisi field terintegrasi dengan rumus-rumus yang dibutuhkan dalam melakukan pengolahan data. Kertas kerja ini berupa file Microsoft Excel dan file SPSS 16.0. Nantinya kertas kerja ini akan digunakan sebagai dasar untuk merepresentasikan hasil pengukuran.
(4)
Validasi Model. Model yang digunakan untuk analisa efektifitas SI harus dilakukan
validasi
terlebih
dahulu.
Validasi
dilakukan
dengan
mengkonfirmasi model kepada organisasi, dengan demikian proses
37
penelitian dapat berlanjut sesuai dengan keadaan organisasi. Selain itu validasi model dilakukan dengan teknik-teknik statistika, agar model tersebut valid digunakan dalam mengukur efektifitas SI. (5)
Pengujian data. Hasil data yang diperoleh harus diuji terlebih dahulu agar dapat digunakan dalam teknik statistika parametris. Uji ini meliputi uji normalitas. Apabila data-data yang dikumpulkan tidak terdistribusi normal, maka dilakukan transformasi dengan SPSS 16.0.
Pelaksanaan Measure adalah inti dari penelitian yang bertujuan mendapatkan fakta-fakta objek penelitian, dalam hal ini adalah SI organisasi. Proses pelaksanaan untuk mencapai tujuan penelitian meliputi: (1)
Wawancara.
(2)
Review dokumen-dokumen organisasi.
(3)
Survei.
III.1.3 Analyze Tahap ini merupakan proses merangkum penemuan-penemuan yang terdapat dalam setiap variabel model menjadi sebuah laporan. Dalam hal ini, hasil penilaian kesuksesan setiap variabel akan digunakan sebagai referensi dalam menentukan kesuksesan SI PT. TELKOM, tbk. secara keseluruhan. Tahap pelaksanaannya secara terstruktur adalah sebagai berikut: (1)
Penemuan. Transformasi pengumpulan fakta menjadi penemuan. Proses ini dilakukan dengan mengklarifikasi data, dan kemudian diterjemahkan ke dalam suatu penemuan. Selain itu juga merangkum hasil penemuanpenemuan dari penelitian yang dilakukan. Penemuan ini menggunakan penilaian signifikansi efektifitas.
(2)
Menganalisa dan menyimpulkan kesuksesan dan efektifitas SI dashboard DRMS & EXIST. Analisa dilakukan dengan menggunakan signifikansi efektifitas dan instrumen yang umum digunakan dalam Six Sigma, yaitu
38
Cause and Effect Diagram (CE). Dari hasil analisa berdasarkan nilai presentase efektifitas setiap variabel dan metode Six Sigma dapat disimpulkan efektifitas SI PT. TELKOM, tbk.
III.1.4 Improve Proses memberikan saran, pendapat dan rekomendasi terhadap SI dashboard DRMS & EXIST. Masukan yang diberikan bertujuan sebagai bahan pertimbangan dalam mengembangkan SI lebih lanjut, selain itu agar PT. TELKOM, tbk. memperkuat faktor-faktor yang telah efektif. Tahap ini menggunakan instrumen
Solution Desirable Matrix sebagai alat bantu mempertimbangkan prioritas langkah improvement. Hasil-hasil yang diperoleh dari diagram CE diterjemahkan menjadi sebuah saran. Analisa diagram CE, khususnya faktor-faktor lemah yang mempengaruhi efektifitas SI di-cross check dengan fakta keadaan SI.
III.1.5 Control Saran untuk control dilakukan agar setelah tahap improve kinerja dashboard DRMS & EXIST dapat terus diawasi kualitasnya agar tidak menurun atau mengawasi jika terjadi defect. Tahap control menggunakan instrumen audit plan dan FMEA. Instrumen-instrumen ini digunakan untuk mengendalikan SI, khususnya faktor-faktor lemahnya. Dengan instrumen FMEA perkembangan kondisi sistem dapat terpantau secara berkala.
III.2
Proses Define
Bagian selanjutnya akan menjelaskan tahap Define. Seperti telah dibahas sebelumnya, tahap ini mendefinisikan spesifikasi lingkup SI organisasi yang diteliti, yaitu dashboard DRMS & EXIST. Setiap tahap-tahap pada define menggunakan instrumen-instrumen yang telah dijelaskan di atas.
39
III.2.1 Work System Framework Information System Center P.T. Telkom
Information System Center PT. TELKOM, tbk. memiliki kerangka sistem kerja (work system framework) dalam menjalankan bisnisnya. Definisi sistem kerja tersebut adalah sebuah sistem dimana terdapat partisipasi personel dan/atau mesin untuk melakukan sebuah proses bisnis menggunakan informasi, teknologi dan sumberdaya-sumberdaya lain untuk memproduksi produk dan/atau layanan untuk konsumen internal atau eksternal. Kerangka kerja PT. TELKOM, tbk. dapat dilihat pada gambar III.2.
Konteks proses yang dibahas pada penelitian ini adalah DRMS & EXIST di PT. TELKOM, tbk. Proses tersebut adalah sub Sistem Informasi Bisnis Intelligence PT. TELKOM, tbk. yang menjadi salah satu dasar dalam mendukung Executive
Information Support PT. TELKOM, tbk.
DRMS dan EXIST juga memiliki
kegunaan yang sama, yaitu menyediakan informasi bisnis organisasi di level manajemen. Perbedaan mendasar dari kedua SI tersebut adalah DRMS menyediakan informasi realtime harian kelangsungan bisnis PT. TELKOM, tbk., sedangkan EXIST berisi summary bisnis organisasi selama satu bulan yang telah melalui proses validasi.
Konsumen
Produk dan Layanan
Proses Bisnis
Partisipan
Konteks
Informasi
Teknologi
Infrastruktur
Gambar III.2 Work System Framework PT. TELKOM, tbk.
40
Pihak PT. TELKOM, tbk. menyatakan DRMS & EXIST sangat krusial bagi proses kerja dan menjadi pendukung bisnis perusahaan. Pengguna SI berbasis web ini adalah seluruh jajaran manajemen PT. TELKOM, tbk. sesuai dengan wewenang masing-masing. Selain berfungsi sebagai dasar kebijakan yang akan menjadi pemicu workflow bisnis, SI ini juga menjadi pemantau perkembangan produk-produk PT. TELKOM, tbk. baik per hari maupun per bulan. Dari sudut pandang teknis sistem dan network, aplikasi ini memiliki beban cukup berat karena server dan jaringan akan dipenuhi oleh ratusan juta transaksi.
Untuk mengetahui situasi pola dan tipe proses SI dashboard ini, akan dibahas elemen-elemen dalam framework sistem kerja DRMS & EXIST di PT. TELKOM, tbk. Kerangka kerja diperoleh dari hasil wawancara dengan manajemen terkait, yaitu pada Divisi Information System Center (ISC), khususnya bagian Enterprise
Application Operation ISC. Selain itu elemen-elemen ini diperoleh dari dokumen manual DRMS & EXIST. Bagian selanjutnya akan membahas elemen-elemen work system framework DRMS & EXIST.
III.2.1.1
Konsumen
Konsumen DRMS & EXIST adalah seluruh bagian dalam PT. TELKOM, tbk., yaitu direktorat, departemen, center, unit dan divisi, seperti dilampirkan pada Lampiran C. Pada setiap bagian tersebut, setiap konsumen yang menggunakan DRMS & EXIST berada pada tingkat manajemen. Setiap konsumen dapat melakukan analisa dengan menggunakan fixed report berupa dashboard. Apabila ingin melakukan analisa lebih lanjut dapat memanfaatkan customized report berbentuk pivot Excel.
III.2.1.2
Produk dan Layanan
Produk yang diberikan oleh ISC, khususnya melalui DRMS & EXIST berupa fitur-fitur yang terdapat di dalam dashboard. Produk-produk ini dapat digunakan
41
untuk menganalisa bisnis PT. TELKOM, tbk. DRMS & EXIST memiliki produk berupa: (1)
Laporan: Finance, Operasional & Bisnis.
(2)
Online Analitical Proccesing (OLAP): Customer, Capital Expenditure.
(3)
Mining Tools: Macro Analysis, Industry Analysis.
ISC memberikan layanan untuk menunjang penggunaan DRMS & EXIST. Layanan ini khususnya diberikan apabila konsumen menginginkan data tertentu, terlebih laporan berdasarkan informasi lebih lanjut dari dashboard DRMS & EXIST. Layanan yang diberikan oleh ISC adalah: (1)
Data support. Tugas bagian ini adalah memberikan dukungan atas permintaan data khusus yang tidak terdapat dalam dashboard DRMS & EXIST. Data tersebut diakses langsung dari database oleh pegawai ISC dan direpresentasikan kepada konsumen berupa laporan dalam format Microsoft Office atau Adobe Reader.
(2)
Analis support. Apabila dalam melakukan interpretasi data yang telah tersedia dalam DRMS & EXIST konsumen membutuhkan dukungan personel, maka ISC menyediakan pegawai mereka untuk menjadi analis bagi bagian tertentu. Analis ini bertugas untuk mengolah informasi dari DRMS & EXIST.
III.2.1.3
Proses Bisnis
DRMS & EXIST memiliki proses bisnis tersendiri. Proses bisnis yang ditampilkan bertujuan agar diperoleh gambaran secara lebih terstruktur akan kegiatan yang terjadi dalam dashboard DRMS & EXIST. Secara lebih jelasnya proses bisnis ini direpresentasikan pada Lampiran D.
Proses berawal dari diperolehnya data mentah melalui sistem-sistem terkait. Data tersebut kemudian disimpan ke dalam Operasional database. Khusus untuk
42
database SISKA yang terdapat pada setiap DIVRE akan dilakukan replikasi kedalam Customer Care Database (CCDB). Selanjutnya dengan melalui proses
Extract, Transform, Loading (ETL), data disimpan ke dalam datawarehouse, pada saat yang sama dilakukan back up data. Untuk lebih memudahkan pencarian data dan mengefisienkan waktu loading, data disaring kembali menggunakan ETL
tools Sagent ke dalam beberapa data mart yang sesuai peruntukkannya. Laporan, OLAP dan Mining Tools yang terdapat pada dashboard DRMS & EXIST mengambil data dari datamart-datamart tersebut. Data-data itu kemudian digunakan oleh manajemen untuk me-review bisnis dan kemudian mengambil langkah tertentu untuk kemajuan bisnis organisasi.
Manajemen juga dapat melakukan permintaan data tertentu yang tidak terdapat dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan ini diserahkan kepada unit ISC untuk melakukan kustomisasi laporan, kemudian diserahkan kepada manajemen yang meminta data. Selain itu manajemen dapat meminta admin untuk meng-
generate laporan di dashboard DRMS & EXIST. Penunjukan dilakukan oleh unit ISC, kemudian disetujui oleh manajemen yang bersangkutan.
III.2.1.4
Partisipan
Partisipan adalah personel yang melakukan kegiatan dalam proses bisnis DRMS & EXIST. Pada prakteknya partisipan terbagi menjadi dua bagian, yaitu user dan ISC. Rincian lebih detilnya sebagai berikut: (1)
User adalah pihak yang melakukan permintaan laporan dari sistem. User juga dapat terdiri dari semua bagian di PT. TELKOM, tbk. termasuk ISC.
User dibagi menjadi beberapa pihak sesuai dengan perannya masingmasing, yaitu: a. Manajemen sebagai pemilik informasi yang dapat menggunakan informasi tersedia untuk mengambil keputusan dalam bisnis. User ini dapat melakukan akses ke dashboard DRMS & EXIT kapan saja saat dibutuhkan,
43
juga mendelegasikan wewenang kepada seorang admin untuk melakukan
generate laporan. b. Admin berfungsi sebagai penyedia jasa teknis bagi manajemen dalam meng-generate segala jenis laporan yang diinginkan. Admin dapat berasal dari bagian organisasi yang sama dengan manajemen, tetapi dapat juga berasal dari ISC khususnya bagian Software Support Center (SSC) yang diperbantukan. Keberadaan admin tergantung atas permintaan pihak manajemen. Admin bertugas memberikan laporan dari menu yang terdapat pada dashboard DRMS & EXIST, mengolah sesuai permintaan dan kebutuhan informasi manajemen, kemudian menyerahkannya dalam jangka waktu tertentu. c. Analis adalah pihak yang meng-generate informasi dengan tingkat abstraksi yang lebih tinggi dari admin dan manajemen. Analis juga dapat berasal dari setiap bagian organsisasi atau diwakili oleh pihak SSC. Fungsi analis adalah untuk melakukan analisa informasi secara lebih detil terhadap suatu fenomena. Dalam melakukan analisa informasi yang diturunkan dari pihak manajemen, analis menggunakan pivot Excel untuk dapat mengkustomisasi laporan sesuai dengan yang mereka inginkan. Fitur pivot Excel ini menggunakan data yang diperoleh langsung dari server
datawarehouse ketika laporan di-generate. (2)
ISC adalah pihak yang melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi DRMS & EXIST. Kegiatan yang dilakukan meliputi perancangan, pemrograman hingga tes dan perawatan DRMS & EXIST. Selain itu ISC juga melakukan dukungan terhadap datawarehouse yang menjadi tulang punggung laporan dengan melakukan prosedur ETL dan input data. Penjelasan mengenai partisipan beserta aktifitasnya juga dapat dilihat secara lebih terstruktur pada Tabel III.1.
Tabel III.1 Aktifitas Partisipan SI DRMS Partisipan
User
Aktifitas 1) Melakukan request laporan dari dashboard DRMS & EXIST.
44
Partisipan
Aktifitas 2) Mengambil keputusan dalam bisnis dengan dasar informasi dari
dashboard DRMS & EXIST. 3) Melakukan analisa informasi dari DRMS &EXIST secara lebih detil dengan mengkustomisasi laporan menggunakan pivot excel. ISC
1) Melakukan pengembangan dan kustomisasi aplikasi, terdiri dari proses rekayasa peranti lunak. 2) Melakukan perawatan peranti lunak. 3) Melakukan input dan edit data. 4) Melakukan prosedur ETL.
III.2.1.5
Informasi
Informasi yang ditransaksikan dalam dashboard DRMS & EXIST terdiri dari informasi yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Produk tersebut terdiri dari wirelines (telepon rumah), wireless (Flexi), dan interkoneksi (Speedy). Selanjutnya
informasi-informasi
produk
PT.
TELKOM,
tbk.
tersebut
direpresentasikan melalui dashboard DRMS & EXIST. Rincian informasi yang ditransaksikan dalam SI DRMS & EXIST ini dapat dilihat pada Tabel III.2.
Tabel III.2 Informasi pada DRMS & EXIST Produk
Informasi
Laporan
a. Finansial: Profit & Loss, Balance Sheets, Financial Ratio, I/C
Statement, Cash Flow. b. Operasional & Bisnis: Capacity, Market & Sales, Churn, Production,
Product, Human Resources, Operational Performance, Technology Performance. OLAP
a. Capital Expenditure: Market & Sales, Churn, Production, Product, Operation Performance. b. Customer: Transport, Service Node, Access Network, Support.
45
Produk
Informasi
Mining
a. Macro Analysis: Global & Regional Perspective.
Tools
b. Industry Analysis: Domestic Perspective, Power of New Entrants, Power of Customer, Power of Product, Substitute, Power of Supplier, Competitive Rivalry, Regulator (Telco), Technology.
III.2.1.6
Teknologi
Teknologi yang digunakan dalam aplikasi DRMS & EXIST adalah berbasis web dengan penggunaan ETL tools. Aplikasi berbasis web menjadi pilihan karena pengguna DRMS & EXIST ini tersebar di seluruh kantor PT. TELKOM, tbk. Indonesia.
Dengan
menggunakan
aplikasi
berbasis
web,
kustomisasi,
maintenance dan delivery aplikasi menjadi lebih mudah. Sedangkan ETL tools di tingkat server berfungsi untuk mengefisienkan waktu dalam mengambil data dari
server, dan juga untuk mengefisienkan hardware yang digunakan secara maksimal.
Dalam prakteknya, DRMS & EXIST menggunakan tools ETL Sagent yang dikembangkan oleh Group 1 Software. Sagent ini berfungsi sebagai instrumen yang melakukan filterisasi informasi dari data operasional sebelum masuk ke dalam datawarehouse. Data yang telah “bersih” inilah yang kemudian menjadi sumber informasi bagi DRMS & EXIST.
III.2.1.7
Konteks
Dashboard DRMS & EXIST adalah aplikasi yang berjalan continuously. SI ini ada dan selalu berfungsi untuk memberikan informasi bisnis harian maupun bulanan PT. TELKOM, tbk. SI yang dikembangkan sebagai early warning dan laporan performansi ini memungkinkan PT. TELKOM, tbk. untuk mendeteksi dan menganalisa fenomena-fenomena yang terjadi dalam bisnis mereka. Konteks
dashboard DRMS & EXIST dapat terlihat lebih detail pada arsitekturnya.
46
Gambar III.3 menampilkan arsitektur DRMS & EXIST. Sumber data operasional yang berisi informasi produk PT. TELKOM, tbk. (SISKA, Billing Trendy, SBF20, Billing incon, CCDB), operasional internal organisasi (SAP, product owner) dan informasi antara PT. TELKOM, tbk. dengan pihak eksternal organisasi (EXTERNAL). Data-data operasional yang terpisah tersebut kemudian diproses dengan instrumen ETL untuk kemudian dimasukkan ke dalam datawarehouse. Data di dalam datawarehouse kemudian diekstraksi kembali sesuai dengan kebutuhan informasi dalam DRMS & EXIST ke dalam data mart. Informasi di dalam data mart itu kemudian dapat di-generate menjadi laporan, OLAP dan
mining tools yang ditampilkan pada dashboard DRMS & EXIST. Detil database operasional adalah sebagai berikut: (1)
Systemanalyse und Programmentwicklung (SAP): sistem Enterprise Resource Planning untuk pengolahan proses internal organisasi, khususnya yang berhubungan dengan Finance dan HRD.
(2)
Billing incon: sistem untuk tagihan interkoneksi penggunaan jaringan antara PT. TELKOM, tbk. dengan operator lainnya.
(3)
System Billing Focus 20 (SBF-20): sebuah inisiatif billing yang secara konvergen
mengintergasikan
billing
produk
PT.
TELKOM,
tbk.
(POTS/wirelines, multimedia, data, fix-wireless) ke dalam sebuah sistem
billing secara umum, khususnya untuk pasca bayar. (4)
SISKA: Billing System untuk wirelines di setiap DIVRE.
(5)
Billing trendy: sistem billing untuk produk flexi trendi.
(6)
Product owner: berisikan data detail produk-produk yang digunakan dan dimiliki oleh PT. TELKOM, tbk. Produk yang dimiliki meliputi keseluruhan sistem dan produk bisnis PT. TELKOM, tbk.
(7)
CCDB: Customer Care Database untuk menampung semua data konsumen produk wireliness pada masing-masing DIVRE.
(8)
External: menyimpan data detail semua pihak di luar PT. TELKOM, tbk. yang memiliki korelasi dengan organisasi.
47
Gambar III.3 Arsitektur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.
III.2.1.8
Infrastruktur
DRMS & EXIST sebagai sebuah dashboard memiliki infrastruktur sebagai tulang punggung tersedianya data dan informasi yang reliabel dan cepat. Infrastruktur SI DRMS & EXIST dapat dilihat pada Gambar III.4. Secara umum topologi jaringan DRMS & EXIST berbentuk star dengan server TDW (Telkom datawarehouse) sebagai pusatnya, berlokasi di Jakarta. Server TDW memiliki backup di Bandung yang akan melakukan replikasi setiap terdapat perubahan pada datawarehouse.
Node jaringan ini terdiri dari server operasional, yaitu SISKA dari Divisi Regional (DIVRE) 1 sampai 7, yang masing-masing berpusat di Medan (Divre 1), Jakarta (Divre 2), Bandung (Divre 3), Semarang (Divre 4), Surabaya (Divre 5), Balikpapan (Divre 6) dan Makasar (Divre 7). Data-data yang diperoleh dari masing-masing
DIVRE
melalui
SISKA
disimpan
ke
dalam
Regional
Datawarehouse (RDW) dan CCDB. Setelah melalui proses ETL menggunakan
48
Sagent, data disimpan ke dalam Telkom Datawarehouse (TDW) yang berlokasi di Jakarta. Untuk server operasional TRENDY, SAP, dan INCON yang berada di Bandung dilakukan replikasi ke datawarehouse di Jakarta.
JAKARTA
MEDAN
` RDW
SBF
RDW
SAGENT
`
`
SISKA D1
SISKA D2
CCDB
CCDB
BACKUP/ANALISA
BANDUNG USI
BANDUNG ISC
`
` RDW
SAGENT SAGENT
` SISKA D3 CCDB
TDW
MART
INCON
TRENDI
`
SEMARANG
DASHB OARD
SAGENT
SAP
` RDW
SAGENT
` SISKA D4 CCDB
` SAGENT SBF20
SURABAYA
` RDW
SAGENT
`
`
SISKA D5 CCDB TDW
SAGENT EXIST
MART
DASHB OARD
BALIKPAPAN
` RDW
SAGENT
`
` SAGENT
OPERATION JAKARTA
SISKA D6 CCDB
MAKASAR
` RDW
SAGENT
` SISKA D7 CCDB
Gambar III.4 Infrastruktur Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk.
Instrumen ETL SAGENT, mengekstraksi data dalam datawarehouse ke dalam
datamart untuk kemudian ditampilkan pada dashboard, yang diantaranya adalah DRMS & EXIST. Dashboard yang ditampilkan menggunakan server yang berada di Jakarta. Back up antara data yang terdapat pada datawarehouse, datamart dan
dashboard utama di Jakarta ke Bandung dilakukan setiap terdapat perubahan. Backup Datawarehouse yang berada di Bandung juga digunakan untuk melakukan analisa. Penggunaan datawarehouse backup untuk aktifitas analisa
49
bertujuan agar traffic data tidak terganggu, sehingga beban jaringan dan sistem hanya terpusat untuk transaksi data operasional produk-produk organisasi.
III.2.2 Sistem Informasi Dashboard DRMS & EXIST PT. TELKOM, tbk. Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki beberapa SI untuk menjalankan operasional internalnya. Setiap SI tersebut digunakan untuk tujuan dan kebutuhan tertentu, selain itu fungsi-fungsinya juga berbeda-beda. Berikut ini akan dibahas definisi SI di PT. TELKOM, tbk. khususnya SI DRMS & EXIST. Definisi mencakup komponen-komponen SI, yaitu people, equipment, prosedur, data/informasi.
III.2.2.1
People
Terdapat berbagai peran yang dijalankan oleh personel dalam Information System
Center (ISC) sebagai penyelenggara sistem informasi di PT. TELKOM, tbk.. Untuk DRMS & EXIST ini personel ISC terdiri atas sistem analis, programmer,
network administrator, database administrator dan support data. Tabel III.3 menjelaskan peran setiap personel dalam dashboard DRMS & EXIST.
Tabel III.3 People dashboard DRMS & EXIST Personel
Peran
System Analyst
Merancang SI dashboard DRMS & EXIST saat pertama kali dikembangkan, yaitu: (1) Mendefinisikan dan menganalisa requirement SI untuk memahami sifat dashboard DRMS & EXIST (2) Merancang proses bisnis untuk mendefinisikan dan menganalisa informasi yang mengendalikan proses bisnis, subjek pengendali informasi dan aliran informasi.
Programmer
(1)
Membuat Entity Relationship Diagram (ERP).
(2)
Membuat algoritma pemrograman berdasarkan proses
50
Personel
Peran bisnis. (3)
Melakukan penulisan kode berdasarkan proses bisnis.
(4)
Melakukan pengujian prototype aplikasi.
(5)
Melakukan perawatan peranti lunak.
Network
Membagi instances pada saat aplikasi DRMS & EXIST
Administrator
dibuat.
Database
Melakukan perawatan tabel-tabel database DRMS & EXIST.
Administrator Support Data
Merespon apabila terdapat reaksi yang timbul dari user untuk pengolahan laporan dari dashboard DRMS & EXIST.
III.2.2.2
Equipment
Equipment pada SI dashboard DRMS & EXIST meliputi hardware, software, dan instrumen-instrumen lain yang digunakan. Seluruh equipment tersebut tidak digunakan secara khusus hanya untuk SI dashboard DRMS & EXIST saja, tetapi digunakan secara bersama dengan SI lainnya. Khusus untuk software yang digunakan mencakup proses pengembangan SI oleh ISC hingga penggunaanya oleh owner dan responden. Seluruh equipment yang digunakan dapat dilihat pada Tabel III.4.
Tabel III.4 Equipment DRMS & EXIST Detil Equipment
Equipment
Hardware
(1) DELL/HP PC: saat ini PT. TELKOM, tbk. menggunakan
workstation dari DELL & HP untuk operasional organisasi. (2) HP Laserjet Printer: penggunaan piranti pencetak ini berkaitan dengan dokumen-dokumen yang harus dibuat dalam bentuk fisik.
51
Detil Equipment
Equipment
(3) HP servers: digunakan untuk datawarehouse dan aplikasiaplikasi. (4) CISCO network devices (switch: CT2950 series,C3750 series, C3550 series, c4506 series, c4948 series, C510 series; router: C1760; firewall: PIX-525), NETAsq firewall F200:
perangkat
jaringan
komputasi
internal
PT.
TELKOM, tbk. agar trafik data terkendali dan aman.
Software
(1)
PHP, Lotus Domino: digunakan untuk pengembangan aplikasi internal dan portal organisasi.
(2) Oracle 9i: sebuah relational database management system (RDBMS) yang menjadi engine untuk penyimpanan data organisasi. (3) Microsoft Windows: operating system yang digunakan secara massal di PT. TELKOM, tbk. (4) web browser (firefox, IE, opera): piranti lunak yang digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi. (5) Microsoft
Office:
piranti
lunak
dalam
operasional
pekerjaan. (6) SAGENT: ETL tools yang digunakan dalam operasi
datawarehouse agar lebih efektif dan efisien dalam waktu. (7) SAP: sistem Enterprise Resource Planning yang digunakan untuk mengolah sumber daya keuangan dan manusia organisasi. Instrumen lain
Prosedur pengembangan/kustomisasi DRMS& EXIST
52
III.2.2.3
Application System
Application system dapat berupa peraturan dan prosedur. Pada PT. TELKOM, tbk. telah terdapat prosedur maupun peraturan SI. Prosedur dan peraturan yang ditaati dapat terdokumentasi maupun tidak. Hasil wawancara untuk prosedur yang terdapat dalam aplikasi DRMS & EXIST ini adalah: (1)
DRMS & EXIST hanya dapat di delivery kepada tingkat manajemen.
(2)
Setiap pengguna DRMS & EXIST memiliki account yang terdiri atas
username dan password masing-masing, dan bertanggung jawab terhadap penggunaannya. (3)
Konsumen SI dapat mengajukan permintaan data yang tidak terdapat dalam dashboard DRMS & EXIST. Permintaan terhadap data tersebut dilakukan apabila berkaitan dengan kepentingan bisnis organisasi. Data tersebut akan dikeluarkan oleh ISC dengan nota dinas yang valid.
(4)
Pengembangan DRMS & EXIST yang diajukan kepada ISC akan dikerjakan dengan skala prioritas dan kepentingan.
(5)
Konsumen SI dapat meminta analis DRMS & EXIST dari ISC. Fungsi analis ini dapat lintas bagian, dengan demikian analis yang ditunjuk bertanggung jawab secara fungsional kepada bagian tertentu, khususnya sebagai fungsi analis, tetapi tidak secara struktural.
(6)
Datawarehouse harus memiliki backup untuk mengantisipasi force majeure dan keadaan failure lainnya. Kriteria untuk backup data adalah berbeda lokasi geografis dan replikasi dilakukan setiap waktu.
(7)
Setiap perubahan dan permintaan yang berkaitan dengan DRMS & EXIST harus dilakukan setelah approval nota dinas yang berwenang.
III.2.2.4
Data
Data yang dibutuhkan dalam DRMS & EXIST ini meliputi field-field dalam tabeltabel yang berhubungan dengan produk PT. TELKOM, tbk. Data lainnya berhubungan dengan operasional internal organisasi dan hubungan dengan pihak
53
eksternal. Data-data tersebut diekstraksi ke dalam datawarehouse. Rangkuman data yang digunakan dalam DRMS & EXIST sebagai berikut:
(1)
Wireliness adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang menggunakan jaringan kabel, biasa juga digolongkan sebagai Public Ordinary Telephone System (POTS). Data untuk mendeskripsikan produk ini adalah: a. DOSSIER: data pelanggan pada setiap divisi regional. b. DOSSIER_NAS: Data pelanggan/ dossier nasional POTS dari SISKA untuk menghitung LIS, Sales dan Churn. c. DOSSIER_REV_NAS: Data pelanggan POTS dari SISKA yang diperkaya dengan data revenue billing. d. FACT_TRAFFIC_ALL: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk. untuk POTS
(2)
Wireless adalah produk PT. TELKOM, tbk. yang tidak menggunakan jaringan kabel. Saat ini PT. TELKOM, tbk. memiliki produk wireless Code
Division Multiple Access (CDMA). Berikut ini data-datanya: a. Flexi.ERA_LIS_DETAIL: Data pelanggan Flexy Classy (pasca bayar) untuk menghitung LIS, Sales dan Churn b. Flexi.WIN_SUBSCRIBER: Data pelanggan Flexy Trendy (prabayar) c. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY: Data pelanggan Flexy
Trendy
Nasional untuk menghitung LIS dan Sales. d. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_CHURN: Data pelanggan Trendy Nasional untuk menghitung Churn. e. usertelkom1.DOSSIER_TRENDY_REV:
Data
pelanggan
Trendy
Nasional untuk menghitung Churn ditambah data Revenue f. DOSSIER_NAS: Detail Data Pelanggan Flexi g. FLEXI.REV_DETAIL: Data Pelanggan Flexi Classy h. Flexi.ERA_LIS_REV: Data pelanggan Classy yang diperkaya dengan data revenue billing. i. FACT_TRAFFIC_FLEXI: Data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk. untuk Flexi.
54
(3)
Interkoneksi adalah data penggunaan jaringan PT. TELKOM, tbk. untuk melakukan transaksi data dengan pihak eksternal, dalam hal ini operator telekomunikasi lain. Data yang berhubungan dengan interkoneksi adalah data trafik penggunaan jaringan.
(4)
Finance adalah data yang berhubungan dengan seluruh aktifitas keuangan perusahaan. Data-data ini diperoleh dari sistem Enterprise Resources
Planning SAP, dan diekstraksi ke dalam field PMS_SAP_ALL. (5)
Human Resources berisikan detil data sumber daya manusia PT. TELKOM, tbk. yang diekstraksi dari SAP juga.
