SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT KEDAMAIAN PALEMBANG

ILMIAH Volume VI No.I, 2013

Sri Winarni. Analisis Pengendalian Intern

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT KEDAMAIAN PALEMBANG Sri Winarni Dosen Tetap Akuntansi Politeknik Darussalam Email : [email protected] No. Hp. 081532743461

Dwi Anggraini Mahasiswa Politeknik Darussalam ABSTRACT Salary is the payment for the delivery of services performed by employees who work for a month. To overcome the diversion of payroll and payroll processing that goes well, it need a system a good of payroll accounting and fair. The problems of this study researcher wanted to know how the payroll accounting system at PT. Peace Palembang. The goal of this research is that a good system of internal control. Some inventions are still found that a number of tasks and archiving as well as some parts of the mutilations are still done manually. Payroll accounting system should be applied in accordance with the elements of good internal control. Keywords: System Accounting, Payroll ABSTRAK Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang bekerja selama satu bulan. Untuk mengatasi penyelewengan penggajian dan agar proses penggajian berjalan dengan baik, maka diperlukan suatu sistem akuntansi penggajian yang baik dan adil. Permasalahan yang dikaji peneliti ingin mengetahui bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang. Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah agar sistem pengendalian intern yang baik. Beberapa penemuan yang ditemukan masih adanya perangkapan tugas beberapa bagian dan pengarsipan serta pencacatan masih dilakukan secara manual. Sebaiknya diterapkan sistem akuntansi penggajian yang sesuai dengan unsur pengendalian intern yang baik. Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penggajian. pengeluaran lebih besar dari anggaran perusahaan terjadi defisit. PT. Kedamaian Palembang tentunya mempunyai program kerja yang harus dilaksanakan. Untuk melaksanakan program kerja tersebut perusahaan memerlukan anggaran biaya. Perusahaan membuat program kerja terlebih dahulu kemudian mengajukan anggaran biaya yang telah disetujui oleh personalia, bagian penggajian dan bagian akuntansi untuk diproses lebih lanjut dan memastikan program yang diajukan benar-benar untuk karyawan. Sehingga masalah penggajian merupakan suatu hal yang memerlukan penanganan khusus. Penting karena merupakan salah satu pengeluaran rutin perusahaan. Atas dasar uraian diatas penulis tertarik untuk mengambil judul “Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT. Kedamaian Palembang”. Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis merumuskan masalah yang akan diteliti adalah bagaimana sistem akuntansi penggajian dan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang. Tujuan dan Manfaat Penulisan Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian adalah untuk mengetahui fungsi-fungsi yang terkait, bagaimana prosedur, unsur apa saja

PENDAHULUAN Didalam dunia usaha pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah. Gaji merupakan pembayaran atas jasa yang diberikan atau dilakukan oleh manajer. Sedangkan upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa yang telah atau akan dilakukan. Sistem penggajian dimulai dari perhitungan gaji sehingga gaji tersebut dibayarkan secara efisien serta memberikan kemudahan dalam pengendalian berupa pengawasan pelaksanaan penggajian. Sistem penggajian pada perusahaan biasanya melibatkan beberapa departemen yang ada didalamnya, yaitu departemen bagian SDM, bagian kasir, dan bagian akuntansi. PT. Kedamaian Palembang adalah perusahaan yang bergerak dibidang properti, sistem penggajian merupakan mekanisme pelaksanaan pencatatan dan transaksi pengeluaran keuangan kas, mulai dari gaji pokok dan uang makan. Dengan adanya sistem penggajian ini diharapkan dapat mengontrol semua pengeluaran gaji. Apabila jumlah 14

ISSN: 1979-0759



yang terkait dalam sistem pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang.

penggajian pada karyawan yang dibayar tiap bulan. (Baridwan,1990 : 223) Fungsi-fungsi yang terkait Bagian atau fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah (Mulyadi,2006 : 386) : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan yang baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi Pencatatan Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. 3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka pembayaran gaji. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungan dengan pembayaran gaji karyawan. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Dokumen-dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan untuk melaksanakan sistem akuntansi penggajian adalah: 1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya, Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, surat keputusan kenaikan pangkat, dll. 2. Kartu Jam Hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. 3. Daftar Gaji Dokumen ini berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan dikurangi potongan PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan sebagainya. 4. Rekap Daftar Gaji Dokumen ini merupakan ringkasan gaji per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji. 5. Surat Pernyataan Gaji Dokumen ini dibuat oleh pembuat daftar gaji bersamaan dengan pembuatan daftar gaji

METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Jenis penelitian menurut tempatnya antara lain (Supranto, 2004 : 12): 1. Riset Lapangan (Field Research) adalah riset yang dilakukan dengan jalan mendatangi langsung rumah tangga, perusahaan-perusahaan, dan tempat lainnya”. 2. Riset Kepustakaan (Library Research) adalah riset dimana dilakukan dengan jalan membaca buku-buku atau majalah-majalah dan sumber data lainnya di dalam perpustakaan”. Objek Penelitian Objek penelitian adalah PT. Kedamaian Palembang yang beralamat di Jl. Pangeran Naja Mudin Sukamaju Kenten Palembang. Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang digunakan adalah sebagai berikut : 1. Dokumentasi Teknik dokumentasi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam penelitian untuk mengumpulkan dokumen yang tersedia sebagai sumber informasi untuk mencapai tujuan yang diharapkan. 2. Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan mewawancarai langsung atau bertanya langsung kepada informan yang berwenang dalam suatu masalah. 3. Observasi Yaitu pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala-gejala yang terlihat pada objek penelitian. TINJAUAN PUSTAKA Sistem Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001: 2). Sistem Akuntansi Sistem akuntansi adalah formulir, dokumen dan blangko-blangko yang digunakan untuk melakukan pencatatan dari suatu transaksi. (Baridwan,1985 : 7) Gaji Gaji adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang pendapatan jabatan jasa yang dilakukan oleh Administrasi, Supervisor, dii (Mulyadi: 2001) Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian adalah fungsi, organisasi formulir, catatan dan laporan tentang 15

ISSN: 1979-0759



atau alam kegiatan terpisah dari pembuatan daftar gaji. 6. Amplop Gaji Uang gaji karyawan yang diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji. 7. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima. Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian ada beberapa macam sistem pencatatan yang dapat digunakan menurut Mulyadi (2006 : 368) sebagai berikut : 1. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemendalam perusahaan. 2. Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja, sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. 3. Kartu Penghasilan Karyawan Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Prosedur yang membentuk gaji Prosedur yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian ada beberapa macam yaitu (Mulyadi,2006 : 389): 1. Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam hal ini data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. 3. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Dalam prosedur ini, bukti kas keluar dibuat oleh bagian utang sebagai bukti adanya pengeluaran kas oleh perusahaan. 5. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini menghasilkan fungsi akuntansi dan keuangan. Sistem Pengendalian Intern Penggajian Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisai, metode dan ukuran-ukuran yang

dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen (Mulyadi, 2001 : 163). Tujuan pokok sistem pengendalian intern secara umum adalah : menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi, serta mendorong dipatuhinya kebijakan manajamen. Unsur pengendalian intern dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut (Mulyadi, 2001 : 386) : 1. Organisasi a. Fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan. Dengan dipisahkannya dua fungsi ini, hasil perhitungan gaji yang dilakukan oleh pembuat daftar gaji di cek ketelitian dan keandalannya kepada karyawan yang berhak. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk perhitungan gaji. Dengan demikian, keandalan dan ketelitian data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji setiap karyawan. 2. Sistem Otorisasi a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memilliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Hal ini untuk menghindari terjadinya pembayaran gaji kepada orang yang tidak berhak menerimanya. b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. f. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 3. Prosedur Pencatatan Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. 4. Praktik yang sehat a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir 16

ISSN: 1979-0759



ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. b. Pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. d. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji. 5. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya a. Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. b. Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya.

5. Fungsi Keuangan Fungsi keuangan bertugas dalam pembuatan bukti kas keluar, menyiapkan cek, dan memintakan tanda tangan kepada Direktur Keuangan. Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : 1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian. Dengan adanya dokumen pendukung perubahan gaji pada PT. Kedamaian Palembang dapat menjamin keandalan sistem akuntansi penggajian serta untuk menciptakan sistem pengendalian yang baik. 2. Kartu Jam Hadir Dokumen ini dibuat oleh bagian pencatat waktu yang digunakan untuk mencatat waktu hadir dan pulang karyawan baik jam kerja maupun jam lemburnya. Dengan menggunakan mesin pencatat waktu ini, maka kecurangan dan manipulasi yang dilakukan oleh karyawan dapat di hindari. 3. Surat Pemberitahuan Terlambat Dokumen ini digunakan oleh satpam untuk mencatat karyawan yang terlambat datang kemudian diserahkan ke departemen HRD. 4. Surat Perintah Lembur Dokumen ini terdapat pada seluruh departemen yang nantinya digunakan untuk melaksanakan perintah lembur. 5. Surat Ijin Meninggalkan Tempat Kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat setiap karyawan yang ingin meninggalkan tempat kerja karena ada keperluan tertentu. 6. Daftar Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi kepegawaian dan personalia yang berisi gaji bruto setiap karyawan dan dikurangi potongan-potongan yang berupa PPh Pasal 21 unutk gaji yang melebihi 1 juta, serikat buruh, iuran koperasi, asuransi ketenagakerjaan dan utang karyawan. 7. Rekap Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia yang berisi ringkasan gaji karyawan per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji, kartu jam hadir, dan kartu jam kerja. 8. Struk Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia. Dokumen ini dibuat bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji yang diterima setiap karyawan beserta potongan-potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan. 9. Amplop Gaji Dokumen ini dibuat oleh fungsi personalia sebagai tempat uang gaji yang akan diterima oleh para karyawan.

HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Analisis Sistem Akuntansi Penggajian Dalam sistem akuntansi penggajian PT. Kedamaian Palembang ada beberapa fungsi yang mendukung terjadinya penggajian. Fungsi-fungsi dalam sistem akuntansi penggajian adalah : Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertugas untuk menyeleksi calon karyawan, membuat keputusan tarif gaji karyawan, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan, dan membuat rekap gaji, struk gaji, amplop gaji, dan mengotorisasi rekap gaji dan daftar gaji. 2. Fungsi Pencatat Waktu Hadir Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan pencatatan waktu hadir bagi semua karyawan dan juga bertanggung jawab atas kesalahan yang mungkin dilakukan oleh karyawan. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertugas untuk menghitung penghasilan masing-masing karyawan dalam satu periode pembayaran gaji. Selanjutnya daftar gaji diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan persetujuan dan otorisasinya. 4. Fungsi Kasir Fungsi kasir ini bertugas mengisi dan mencairkan cek ke bank guna pembayaran gaji. Setelah cek diotorisasi oleh Direktur Keuangan dan melakukan pencatatan ke jurnal umum.

17

ISSN: 1979-0759



10. Bukti Kas Keluar Dokumen ini merupakan bukti perintah pemgeluaran uang untuk pembayaran gaji yang dibuat oleh fungsi keuangan kemudian diserahkan kepada Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya. Catatan Akuntansi yang digunakan Adapun catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : 1. Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja dalam setiap departemen dalam perusahaan. Pencatatan gaji kedalam jurnal umum dilakukan oleh bagian kasir bukan bagian akuntansi. Bagian akuntansi hanya mencatat semua kejadian dan transaksi diluar pencatatan gaji karyawan. 2. Kartu Penghasilan Karyawan Kartu ini digunakan untuk mencatat penghasilan dari berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penggajian Adapun prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu yang nantinya bertanggung jawab kepada manajer umum dan personalia. 2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Prosedur pembuatan daftar gaji, struk gaji, rekap gaji, serta rekap gaji dibuat oleh bagian personalia. 3. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Prosedur ini bertujuan untuk membuat bukti kas keluar untuk pembayaran gaji. Pada PT. Kedamaian yang bertugas melakukan kegiatan ini adalah bagian keuangan. 4. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi personalia, kasir, dan keuangan. Fungsi keuangan menulis cek guna pembayaran gaji. Kasir kemudian mengirimkan cek tersebut ke bank untuk dicairkan, nantinya bank akan memberikan uang tunai ke perusahaan. Kemudian diserahkan ke bagian personalia untuk dilakukan perhitungan. Setelah itu, fungsi personalia memasukkan uang gaji ke dalam amplop gaji dan membagikan kepada seluruh karyawan.

Laporan yang dihasilkan Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : 1. Laporan Waktu Hadir Laporan ini merupakan waktu hadir karyawan yang diisi secara otomatis dengan mesin pencatat waktu. 2. Laporan Daftar Gaji Laporan ini yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji serta surat-surat keputusan mengenai perubahan data karyawan. 3. Laporan Bukti Karyawan Laporan ini digunakan untuk bukti pembayaran yang dilakukan oleh fungsi keuangan atas dasar gaji yang telah diterima dari fungsi personalia dan umum. 4. Laporan Pembayaran Gaji Laporan yang digunakan sebagai bukti pembayaran gaji. Sistem Pengendalian Intern Penggajian Pengendalian intern merupakan suatu kebijakan dan prosedur yang akan membantu perusahaan dalam mengarahkan manajemen agar nantinya dapat dilaksanakan dengan baik. Pengendalian intern yang diterapkan oleh PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : a. Organisasi Fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi keuangan. Pada PT. Kedamaian Palembang fungsi pembuatan daftar gaji adalah bagian personalia. b. Sistem Otorisasi 1. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, tambahan keluarga ataupun perubahan tarif gaji di PT. Kedamaian Palembang harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Umum dan Keuangan. 2. Setiap ada potongan-potongan gaji yang dikenakan di PT. Kedamaian Palembang harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi personalia. 3. Kartu jam hadir di perusahaan ini harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal tersebut sudah memberikan bukti bahwa otorisasi sudah dijalankan dengan baik karena sistem otorisasi dilaksanakan oleh fungsi yang memang harus menanganinya. 4. Daftar gaji pada PT. Kedamaian Palembang diotorisasi oleh kepala bagian personalia. Oleh karena itu, keandalan dan ketelitian data yang dihasilkan cukup terjamin. 5. Surat perintah lembur diotorisasi dan ditangani oleh kepala departemen yang bersangkutan dimana karyawan tersebut bekerja.

18

ISSN: 1979-0759



6. Formulir yang digunakan oleh PT. Kedamaian Palembang telah bernomor urut tercetak, sehingga penggunaanya dapat dipertanggungjawabkan. 7. Bukti kas keluar dalam pembayaran gaji yang dibuat oleh bagian keuangan diotorisasi oleh Direktur Utama dan Keuangan. c. Prosedur Pencatatan Perubahan daftar gaji karyawan direkonsiliasi dengan surat keputusan tentang karyawan. d. Praktik Yang Sehat 1. Pembuatan daftar gaji yang terdapat pada PT. Kedamaian Palembang diverifikasi ketelitian dan kebenaran perhitungannya oleh fungsi personalia dan Direktur Keuangan. 2. Data jam hadir di PT. Kedamaian Palembang yang dicatat dalam kartu jam hadir diawasi dalam hal pemasukan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu. e. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Dalam mendapatkan karyawan yang cakap, terampil, jujur, dan kompeten maka pada PT. Kedamaian Palembang mengadakan penyeleksian calon karyawan berdasarkan syarat-syarat yang telah ditentukan perusahaan serta bidang pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Bagan Alir Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian pada PT. Kedamaian Palembang Untuk lebih jelas dalam menggambarkan jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian pada adalah sebagai berikut: Karyawan Bagian Pencatat Waktu

Gambar. Sistem Akuntansi Penggajian Direktur Umum Keuangan

Gambar . Sistem Akuntansi Penggajian Bagian Keuangan

Gambar . Sistem Akuntansi Penggajian Bagian Kasir

Gambar . Sistem Akuntansi Penggajian Penjelasan prosedur dari bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : a. Karyawan Pada saat datang karyawan memasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu. Setelah itu karyawan diwajibkan mengisi daftar hadir. b. Bagian Pencatat Waktu Setelah karyawan memasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu dan mengisi daftar hadir karyawan, maka pencocokkan data dilakukan pada saat

Gambar . Sistem Akuntansi Penggajian Bagian Umum dan Personalia

19

ISSN: 1979-0759


c.

d.

e.

f.

g.

h.


karyawan datang dan pulang. Hal ini dilakukan agar ketelitian dan keandalan data dapat dijamin. Kemudian bagian pencatat waktu menyerahkan kartu jam hadir beserta daftar hadir karyawan ke bagian personalia. Bagian Umum dan Personalia Menerima daftar hadir dan kartu jam hadir dari bagian pencatat waktu untuk dilakukan pengecekan ulang atas data yang diberikan dan membuat daftar gaji rangkap 2 berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir serta membuat rekap gaji rangkap 3, struk gaji dan amplop gaji di arsip. Rekap gaji lembar ke 1 dan 2 beserta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan 2 dikirimkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasinya. Direktur Umum dan Keuangan Menerima rekap gaji lembar ke 1 dan 2 serta rekap daftar gaji lembar ke 1 dan 2 dari bagian personalia. Kemudian melakukan pengecekan, menyetujui, dan menandatangani dokumen-dokumen tersebut. Daftar gaji lembar ke 1 serta rekap gaji lembar ke 1 yang telah diotorisasi diserahkan ke bagian keuangan sedangkan untuk daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 2 di arsipkan. Bagian Keuangan Menerima daftar gaji dan rekap gaji lembar ke 1 dari Direktur Keuangan. Kemudian membuat bukti kas keluar rangkap 3 dan menyiapkan cek berdasarkan daftar gaji dan rekap gaji. Dokumen-dokumen tersebut kemudian diserahkan ke Direktur Keuangan untuk dimintakan otorisasi. Direktur Umum dan Keuangan Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan cek dari bagian keuangan. Direktur Umum dan Keuangan ini memberikan otorisasi dengan menandatangani cek. Kemudian mengirimkan dokumen-dokumen yang telah diotorisasi ke bagian kasir. Menerima bukti kas keluar rangkap 3, daftar gaji, rekap gaji, dan cek dari bagian Direktur Umum dan Keuangan. Dari dokumendokumen tersebut cek dicairkan ke bank. Kemudian kasir ini menyerahkan bukti kas keluar 3 rangkap, daftar gaji, rekap gaji dan uang tunai sesuai dengan bukti kas keluar kepada bagian pesonalia. Bagian Umum dan Personalia Menerima buku kas keluar rangkap 3, rekap gaji, daftar gaji, dan uang tunai yang sesuai dengan bukti kas keluar dari bagian kasir. Bukti kas keluar dan rekap gaji diotorisasi dan menyerahkan rekap gaji beserta bukti kas keluar yang telah diotorisasi ke bagian kasir. Kemudian bagian personalia ini melakukan perhitungan uang dan mengarsip

daftar gaji. Selanjutnya uang gaji dan struk gaji dimasukkan kedalam amplop gaji sesuai dengan daftar gaji yang telah disetujui oleh Direktur Keuangan. i. Bagian Kasir Menerima bukti kas keluar rangka 3 dan rekap gaji yang telah diotorisasi dari bagian pesonalia. Kemudian mencatat biaya gaji kedalam jurnal umum dan mempostingnya ke buku besar. Pembahasan Keberhasilan suatu perusahaan didukung salah satunya adalah faktor tenaga kerja yang perlu mendapatkan perhatian khusus terutama dalam hal penggajian. Dengan adanya penggajian, maka peusahaan menanggung biaya gaji yang merupakan unsur utama dari pengeluaran perusahaan pada PT. Kedamaian Palembang sudah sesuai dengan teori sedangkan biaya gaji merupakan unsur gaji yang relatif besar dan mempunyai resiko kemungkinan terjadinya manipulsi, kecurangan dan penyelewengan. Salah satu usaha PT. Kedamaian Palembang untuk menghindari terjadinya resiko tersebut adalah dengan adanya sistem akuntansi penggajian yang benar. Rincian-rincian dari hasil penelitian sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang adalah sebagai berikut : 1. Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian antara lain adanya fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi yang ada antara lain fungsi kepegawaian yang dipegang langsung oleh bagian personalia, kemudian fungsi akuntansi digantikan fungsi kasir, dan fungsi keuangan yang dipegang oleh bagian keuangan. Perusahaan telah melakukan pemisahan fungsi yang cukup memadai, karena fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi pembuat daftar gaji, fungsi pengeluaran kas terpisah dengan fungsi pembayar gaji, dan fungsi pembayar gaji terpisah dengan fungsi pembuat bukti kas keluar. Bagian kasir merangkap tugas dan tanggung jawab, yaitu mencairkan cek dan melakukan pencatatan biaya gaji karyawan. Fungsi personalia juga melakukan perangkapan wewenang yaitu menjalankan fungsi kepegawaian dan membuat daftar gaji. Perangkapan tugas oleh fungsi personalia dan fungsi kasir ini akan menyebabkan kesimpangsiuran informasi serta akan menimbulkan kerugian dan manipulasi data. Karena fungsi personalia juga mengotorisasi daftar gaji sehingga bisa saja fungsi personalia ini melakukan kecurangan. 20

ISSN: 1979-0759



2. Dokumen-dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan pada PT. Kedamaian Palembang berupa kartu jam hadir, surat pemberitahuan terlambat, surat perintah lembur, surat ijin meninggalkan tempat kerja, daftar gaji, dokumen pendukung perubahan gaji, rekap gaji, struk gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian ini akan dimintakan otorisasi ke bagian yang berwenang, sehingga data-data yang dihasilkan dapat dipertanggung jawabkan serta terjamin keakuratannya. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam perusahaan ini telah bernomor urut tercetak, sehingga nantinya memudahkanpenelusurandanpertanggungjawa ban. 3. Catatan akuntansi yang digunakan Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Kedamaian Palembang kurang efektif. Hal ini dapat dilihat dari tidak menggunakan kartu biaya dalam catatan akuntansi. Catatan akuntansi yang digunakan pada PT. Kedamaian Palembnag adalah jurnal umum dan kartu penghasilan karyawan. 4. Prosedur yang membentuk sistem Prosedur yang sesungguhnya ada dalam sistem akuntansi penggajian adalah prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuat daftar gaji, prosedur distribusi biaya gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, prosedur pembayaran gaji. Prosedur yang diterapkan pada PT. Kedamaian Palembang hanya prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, dan prosedur pembayaran gaji. Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian pencatat waktu sebagai dasar pembuatan daftar gaji karyawan. Prosedur pembuatan daftar gaji dilakukan oleh bagian personalia, dalam prosedur ini dibuat daftar gaji yang nantinya diserahkan ke Direktur Umum dan Keuangan untuk dilakukan pengecekan. Untuk prosedur pembayaran gaji juga dilakukan oleh bagian personalia, sebelumnya bagian keuangan akan menyiapkan cek dengan mengisi jumlah total gaji serta lembur karyawan dan menyerahkannya ke pihak yang berwenang yaitu Direktur Keuangan. Selanjutnya kasir akan menguangkan cek tersebut ke bank dan menyerahkannya ke bagian personalia untuk dilakukan perhitungan dan pemasukkan uang gaji kedalam amplop kemudian menyerahkannya ke semua karyawan. 5. Laporan yang dihasilkan Laporan yang digunakan pada PT. Kedamaian Palembang sudah efektif. Hasil penelitian laporan yang digunakan sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang

adalah laporan waktu hadir, laporan daftar gaji, laporan bukti karyawan, dan laporan pembayaran gaji. 6. Sistem pengendalian intern a. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Setiap organisasi yang melaksanakan tugas dan fungsi pada sistem penggajian telah melakukan praktik yang sehat dimana hal itu ditunjukkan dengan adanya pengecekan kembali terhadap kartu jam hadir karyawan yang nantinya digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji, fungsi personalia bertugas mengecek kembali perhitungan pada daftar gaji serta mengarsipnya. Tetapi, terdapat sedikit kekurangan yaitu lemahnya pengawasan terhadap pemasukkan kartu jam hadir oleh fungsi pencatat waktu hadir, hal ini dapat menimbulkan terjadinya kecurangan yang dilakukan karyawan. b. Karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya Karyawan yang ada pada PT. Kedamaian Palembang telah melaksanakan tugasnya dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan oleh perusahaan. Hal tersebut menunjukkan bahwa karyawan telah bertanggung jawab atas setiap tugas yang menjadi kewajibannya. Jika perusahaan memiliki karyawan yang jujur dan kompeten, maka unsur pengendalian intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan. Dalam mendapatkan karyawan yang kompeten dan jujur, perusahaan ini melakukan seleksi terhadap calon karyawan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan oleh perusahaan serta sesuai dengan bidang yang dibutuhkan oleh perusahaan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan pembahasan tentang sistem akuntansi penggajian pada PT. Kedamaian Palembang, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Fungsi-fungsi yang terkait adalah fungsi kepegawaian, fungsi pencatat waktu, fungsi pembuat daftar gaji, fungsi akuntansi, dan fungsi keuangan. Fungsi pada PT. Kedamaian Palembang belum sesuai, hal ini dapat dilihat dari fungsi kasir dan personalia yang masih merangkap tugas dan wewenang sehingga potensi kecurangan dan penyelewengan pada sistem penggajian bisa jauh lebih besar.

21

ISSN: 1979-0759



2. Catatan Akuntansi yang digunakan oleh belum cukup efektif karena hanya menggunakan jurnal umum dan kartu penghasilan karyawan saja. 3. Pengendalian intern belum diterapkan dengan baik yaitu belum dipisahkannya bagian pembuat daftar gaji dan bagian pembayaran gaji. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas, maka penulis mencoba memberikan saran yaitu: 1. Sebaiknya PT. Kedamaian Palembang tidak melakukan perangkapan tugas dan wewenang agar data yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan keandalan dan kebenarannya. Dalam pembagian tugas dan wewenang dilaksanakan dengan jelas dan tegas jangan sampai terdapat perangkapan fungsi jabatan karena dapat memberikan potensi kecurangan yang nantinya dapat merugikan perusahaan. 2. PT. Kedamaian Palembang sebaiknya menambah catatan akuntansinya yaitu kartu biaya agar dapat memberikan informasi mengenai transaksi dan kejadian yang terjadi pada perusahaan sehingga data yang dihasilkan dapat dipercaya. 3. Sebaiknya dilakukan pengecekan ulang mengenai pembayaran gaji karyawan. Hal ini sangat diperlukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pembayaran gaji karyawan.

Selain itu dalam pencatatan kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji sebaiknya perusahaan melibatkan fungsi akuntansi. Fungsi akuntansilah yang seharusnya melakukan transaksi tersebut. DAFTAR PUSTAKA Ametembun. N.A. (1994). SchoolBasedManagement. Bandung : Suri. Amir, Abadi Jusuf dan Rudi, M Tambunan. (2000). Sistem Informasi Akuntansi. Jilid Kesatu. Jakarta : Salemba Empat. Amri, A., Supranto, Fahrurozi, M. 2004. Kesetimbangan Adsorpsi Optional Campuran Biner Cd (II) dan Cr (III) dengan Zeolit Alam Terimpregnasi 2merkaptobenzotiazol. Jurnal Natur Indonesia 6(2): 111-117. Baridwan, Zaki, 1985, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta : Bagian Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN James A Hall, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Yogyakarta : STIE YKPN. Mulyadi, 2002. Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

22

ISSN: 1979-0759

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT KEDAMAIAN PALEMBANG

Recommend Documents