SISTEM PELAYANAN TERPADU PADA PT. SRIKANDI PALEMBANG
Dwi Irwinsyah Feri Anugrah Putra Hendri Chandra Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang
Abstrak PT. Srikandi Palembang adalah suatu perusahaan swasta yang bergerak di bidang produksi dan distribusi beras ber-merk. Pada saat ini PT. Srikandi walaupun telah menggunakan komputer sebagai alat bantu dalam mengolah data produksi dan data distribusi, tetapi belum memiliki suatu aplikasi khusus yang dapat menangani pengolahan data produksi dan data distribusi, misalnya dalam pencarian data atau dalam penyimpanan file, dimana file tersebut diketik dengan komputer kemudian dicetak dan hasil cetakan tersebut disimpan dengan penyimpanan arsip, sehingga apabila arsip tersebut sewaktu-waktu diperlukan, maka harus dicari terlebih dahulu dan tentuya memakan waktu yang lama, prosedur seperti itu kurang efektif bahkan keamanan data kurang terjaga karena arsip tersebut dapat hilang. Lalu pencatatan data penerimaan dan pengeluaran beras di gudang yang masih menggunakan Buku Pendataan Gudang mengakibatkan terjadinya ketidak-akuratan data persediaan gudang. Selain itu juga, perusahaan belum mempunyai pengendalian mutu untuk menjamin kualitas dari mutu yang diterima. Serta keterlambatan dalam memperoleh informasi. Metode yang digunakan untuk perancangan perangkat lunak ini adalah waterfall dan telah sesuai dengan DFD (Data Flow Diagram) dan ERD (Entity Relationship Diagram) yang ada, serta rancangan tabel database. Hasil penelitian ini yaitu berupa Perangkat Lunak (Software) Bantu Pengolahan Data Produksi dan Distribusi menggunakan bahasa pemrograman Borland Delphi 2007 dengan database SQL Server 2008 diharapkan dapat mengatasi masalah yang sering dihadapi karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat dan tepat. Kata kunci : Aplikasi, Pengolahan Data, Produksi dan Distribusi, Borland Delphi, SQL Server
PENDAHULUAN Pelayanan adalah suatu kegiatan atau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi langsung atau seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan, pelayanan terpadu adalah pola pelayanan yang diselenggarakan dalam suatu tempat untuk berbagai jenis pelayanan yang mempunyai proses keterkaitan proses dan dilayani melalui beberapa pintu, sedangkan pelayanan satu pintu adalah pola pelayanan yang diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang memiliki keterkaitan proses dan dilayani melalui satu pintu. pelayanan terpadu merupakan suatu cara atau metode yang dapat memperbaiki kinerja pelayanan, kualitas pelayanan serta menjalankan standar pelayanan public (SPP), standar operating prosedur (SOP) dan standar dalam penyampaian informasi agar pelayanan dapat mudah dilaksanakan. PT. Srikandi merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang distribusi dan produksi beras. Dalam proses distribusi beras pada PT. Srikandi dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu dengan melalui komunikasi via telepon atau secara langsung datang ke tempat perusahaan yang beralamat di Jl. Pegayut Lr. Srikandi No. 443 Palembang. Dalam proses pelayanan pemesanan yang dilakukan secara langsung datang ke perusahaan. Prosesnya dapat
1
dilakukan dari satu ruangan untuk memesan dan kemudian ke ruangan satunya untuk melakukan pembayaran dan setelah transaksi pembayaran selesai, maka dilakukan proses pemuatan dan pengiriman barang. Akan tetapi proses pelayanan dalam penyampaian informasinya masih mengalami kendala, karena penyampaian informasi harus di lakukan dari satu ruangan ke ruangan lain, sehingga masih memerlukan waktu yang lama, dimana masih memisahkan ruangan antar sub bagian divisi, sehingga kinerja pelayanan belum optimal dari segi kualitas standar pelayanan serta proses penyampaian informasinya. Contoh : Dimana pelanggan yang ingin memesan beras harus terlebih dahulu ke ruang pemesanan dan kemudian ke ruangan administrasi untuk melakukan pembayaran dan menerima bukti pembelian. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem pelayanan yang dapat mengoptimalkan kinerja pelayanan. LANDASAN TEORI Sistem Menurut Fatta (2007:3), sistem dapat diartikan sebagai satuan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung sama lain. Menurut Hendrayudi (2008:194), sistem adalah sekumpulan elemen yang dipadukan untuk mencapai satu atau lebih tujuan bersama. Pelayanan Menurut (Moenir, 2006) dalam buku Manajemen Pelayanan Umum di Indonesia yang mendefinisikan Pelayanan merupakan Kegiatan yang di lakukan oleh seseorang atau sekelompok orang dengan landasan faktor material melalui sistem prosedur dan dengan metode tertentu dengan rangka usaha memenuhi kepentingan orang lain sesuai dengan haknya. Kualita Pelayanan Menurut Tjiptono (2007:21) kualitas layanan merupakan tingkat keunggulan (excellence) yang diharapkan dan pengendalian atas keunggulan tersebut untuk memenuhi keinginan pelanggan. Menurut Parasuraman dalam Tjiptono (2007:36) mengevaluasi kualitas jasa pelanggan umumnya menggunakan 5 dimensi yaitu: Tangibles, Reliability, Responsiveness, Assurance, Empathy. Delphi Menurut Wahana Komputer (2009:2), Delphi adalah aplikasi development tool yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows dan web secara cepat dan mudah. Aplikasi ini pada dasarnya mempunyai prinsip kerja membuat filebinary Win32 yang dapat dijalankan pada sistem operasi windows. Sql Server Menurut Utami dan Sukrisno (2008:1) SQL Server (Structured Query Language) pada dasarnya adalah bahsa Computer standar yang ditetapkan untuk mengakses dan memanipulasi system database. Sebuah database berisi satu tabel atau lebih dan memiliki nama yang berbeda untuk masing-masing tabel. Masing-masing tabel memiliki satu kolom (field) atau lebih dan memiliki baris (record).
2
HASIL DAN PEMBAHASAN Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem pelayanan penjualan dan pembelian bahan baku pada PT. Srikandi Palembang, dapat dilihat pada gambar1:
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level Nol (0) Diagram Level 0 adalah Diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 2:
3
Gambar 2. Diagram Level Nol (0) Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama dalam level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 3 :
4
Gambar 3. Diagram Level 1 Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atributatribut. Diagram Entity Relationship Diagram (ERD) dapat dilihat pada gambar 4 :
Gambar 4. Entity Relationship diagram (ERD) Hasil Implementasi Perangkat lunak dilengkapi oleh beberapa form agar dapat digunakan oleh pengguna untuk membantu proses pengolahan data produksi crumb rubber. Adapun form-form tersebut sebagai berikut. Form Login Form Login digunakan untuk memasukkan username, password dan bagian kerja dari pengguna agar bisa mengakses data, tetapi akses yang didapat hanya terbatas pada data-data yang diperuntukkan untuk bagiannya masing-masing. Form Login dihasilkan berdasarkan desain menu login. Implementasi dari form login dapat dilihat pada gambar 5.
5
Gambar 5. Form Login Menu utama Form menu utama merupakan tampilan untuk menampilkan daftar menu yang bisa digunakan oleh pengguna. Daftar menu yang akan ditampilkan sesuai dengan kebutuhan data dari bagiannya masing-masing, yaitu menu untuk bagian Keuangan, Kualitas, Oprasional, Pengawasan seperti pada gambar 6, menu untuk bagian keuangan seperti pada gambar 7, menu untuk bagian kualitas seperti pada gambar 8, menu untuk bagian oprasional seperti gambar 9, dan menu untuk bagian pengawasan .
Gambar 6. Form Menu Divisi Keuangan
Gambar 7. Form Menu Divisi Kualitas
6
Gambar 8. Form Menu Divisi Operasional
Gambar 9. Form Menu Divisi Pengawasan Form Data Customer Form data customer merupakan tampilan untuk memasukkan data customer. Form customer dihasilkan berdasarkan desain input data customer pada gambar 5.32, Implementasi dari form cutomer dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 10. Form Data Customer
7
Form DO Pemesanan Form DO Pemesanan merupakan tampilan untuk memasukkan data Pemesanan beras. Form DO Pemesanan dihasilkan berdasarkan desain input DO Pemesana pada gambar 11, Implementasi dari form DO Pemesanan dapat dilihat pada gambar 11.
Gambar 11. Form DO Pemesanan Form Surat Jalan Form Surat Jalan merupakan tampilan untuk memasukkan data surat jalan, Form Surat jalan dihasilkan berdasarkan desain input Surat Jalan pada gambar 12, Implementasi dari form Surat Jalan dapat dilihat pada gambar 12.
Gambar 12. Form Surat Jalan Form Data Timbang Form Data Timbang merupakan tampilan untuk memasukkan data Berat Muatan Mobil, Form Data Timbang dihasilkan berdasarkan desain input data timbang pada gambar 13, Implementasi dari form data timbang dapat dilihat pada gambar 13.
8
Gambar 14. Form Data Timbang Form Input Faktur Tagihan Form Faktur Tagihan merupakan tampilan untuk memasukkan data jumlah Tagihan yang harus dibayar oleh customer, Form faktur tagihan dihasilkan berdasarkan desain input faktur tagihan pada gambar 15, Implementasi dari form Tagihan dapat dilihat pada gambar 15.
Gambar 15. Form Faktur Tagihan
Form Input Pengembalian DO Pemesanan Form Pengembalian DO merupakan tampilan untuk memasukkan data Beras yang dikirim kepada customer , Form pengembalian DO dihasilkan berdasarkan desain input Pengembalian DO pada gambar 16, Implementasi dari form Pengembalian DO dapat dilihat pada gambar 16.
9
Gambar 16. Form Pengembalian DO Form Retur Beras Form Retur beras merupakan tampilan untuk memasukkan data beras yang rusak pada saat pengiriman berlangsung, Form Retur dihasilkan berdasarkan desain input Retur pada gambar 17, Implementasi dari form retur dapat dilihat pada gambar 17.
Gambar 18. Form Retur Beras Form Data Supplier Form Data Supplier merupakan tampilan untuk memasukkan data supplier , Form data suplier dihasilkan berdasarkan desain input suplier pada gambar 19, Implementasi dari form supplier dapat dilihat pada gambar 19.
10
Gambar 19. Form Data Suplier Form Bahan Baku Form Bahan Baku merupakan tampilan untuk memasukkan data bahan baku, Form bahan baku dihasilkan berdasarkan desain input bahan baku pada gambar 20, Implementasi dari form data bahan baku dapat dilihat pada gambar 20.
Gambar 21. Form Data Bahan Baku Form Pembelian Bahan Baku Form Pembelian Bahan Baku merupakan tampilan untuk memasukkan data pembelian bahan baku, Form pembelian bahan baku dihasilkan berdasarkan desain input Data pembelian bahan baku pada gambar 22, Implementasi dari form pembelian bahan baku dapat dilihat pada gambar 22.
Gambar 22. Form Order Bahan Baku
11
Form Pembayaran Bahan Baku Form Pembayaran bahan baku merupakan tampilan untuk memasukkan data pembayaran bahan baku yang akan dikenakan kepada PT.Srikandi, Form pembayaran bahan baku dihasilkan berdasarkan desain input pembayaran bahan baku pada gambar 23, Implementasi dari form pembayaran bahan baku dilihat pada gambar 23.
Gambar 24. Form Pembayaran Bahan Baku Form Stock Bahan Baku Form Stock bahan baku merupakan tampilan untuk melihat dan mengecek stock bahan baku, Form Stock bahan baku dihasilkan berdasarkan desain stock bahan baku pada gambar 25, Implementasi dari form stock bahan baku dapat dilihat pada gambar 25.
Gambar 25. Form Stock Bahan Baku Form Produksi Form Produksi merupakan tampilan untuk memasukkan data jumlah produksi beras, Form produksi dihasilkan berdasarkan desain input produksi pada gambar 26, Implementasi dari form produksi dapat dilihat pada gambar 26.
12
Gambar 26. Form Produksi
Form Stock Produk Form Stock produk merupakan tampilan untuk memeriksa dan mengecek stock produk, Form produksi dihasilkan berdasarkan desain input produksi pada gambar 27, Implementasi dari form stock produk dapat dilihat pada gambar 27.
Gambar 27. Form Stock Produk
PENUTUP Dari hasil pembahasan yang telah dibuat, dapat diuraikan simpulan, Adapun masalah yang dihadapi PT. Srikandi Palembang adalah menghadapi permasalahan dan kendala dalam prosedur pelayanan data produksi dan data distribusi kurang efisien dan efektif, tidak tersedianya informasi yang akurat, Belum terintegrasi antar divisi dan Setelah dilakukanya penelitian pada PT.Srikandi Palembang masalah yang dihadapi oleh Perusahaan tersebut bisa diatasi karena tim peneliti sudah bisa memecahkan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut dengan sebuah system pelayanan yang baru yaitu Sistem pelayanan terpadu dimana system tersebut bisa mengatasi masalah pelayanan data produksi dan data distribusi kurang efisien dan efektif, tidak tersedianya informasi yang akurat. Belum terintegrasi antar divisi Dan karena itu, tim penulis membuat suatu Perangkat Lunak (Software) Bantu Pengolahan Data Produksi dan Data Distribusi pada PT Srikandi Palembang menggunakan
13
Borland Delphi 2007 dan SQL Server 2008. Dengan menggunakan perangkat lunak yang baru, permasalahan dan kendala yang dihadapi perusahaan dapat diatasi, diantaranya: 1) Perangkat lunak yang baru dapat membantu menyajikan informasi secara cepat dan tepat dengan pemakaian data bersama antar bagian kerja dalam suatu waktu dan kemudahan dalam pembuatan laporan. 2) Memudahkan proses pencarian data. 3) Perubahan data secara otomatis pada setiap data yang terkait sehingga kesalahan pada penyajian informasi pelayanan dapat diminimalisir sekecil mungkin untuk menghasilkan laporan yang akurat. 4) Perangkat lunak yang baru dapat menghasilkan tanda bukti penerimaan dan pengeluaran beras untuk setiap penginputan data penerimaan dan pengeluaran beras . 5) Sistem keamanan data yang terjamin karena dilengkapi dengan login user untuk bisa mengakses data yang di olah dalam perangkat lunak.
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Moenir. 2006. Manajemen Pelayanan Umum. CV Alfabeta: Bandung. Tjiptono, Fandy. 2012. Tjiptono, Fandy. 2012. Service Management Mewujudkan Pelayanan Prima. Yogyakarta: Andi. Utami, Ema, Sukrisno. 2008. Mengoptimalkan Query pada Ms Sql Server. Yogyakarta: Andi. Wahana Komputer. 2008. Aplikasi Cerdas Menggunakan Delphi. Yogyakarta: Andi.
14
