SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT. KAPUAS JAYA, JAYAPURA Riska Septriani Pranoto Lianawati Christian Fakultas Sistem Informasi, Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, 021-5345830
[email protected]
Abstrak Sistem Informasi Akuntansi Penggajian diperlukan dalam menunjang keefektifan suatu proses penggajian. Untuk mengetahui peranan Sistem tersebut dalam menunjang efektivitas, maka penulis melakukan penelitian pada PT. Kapuas Jaya. Perusahaan ini yang bergerak dalam bidang Jasa garment (pakaian). Sistem yang saat ini digunakan masih dengan cara manual yaitu pencatatan penggajian dan laporan pada dokumen-dokumen. Untuk memperoleh data yang diperlukan, penulis menggunakan metode penelitian analisis kualitatif dengan pendekatan studi kasus dan studi kepustakaan. Dari hasil penelitian yang diperoleh oleh penulis, kelemahan dari sistem yang berjalan saat ini antara lain : memungkinkan terjadinya kecurangan dalam memanupulasi absen, lemahnya pengendalian internal dalam pencatatan absensi dan produksi Pakaian, serta banyak memakan waktu dalam pencatatan dan pengolahan proses Penggajian. Berdasarkan hasil pengujian, pengolahan data yang dilakukan secara komputerisasi akan jauh lebih baik dibandingkan dengan cara manual, lebih efisien dan efektif. Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem informasi Penggajian yang mencakup proses pendataan karyawan, pencatatan gaji pegawai dan penyusunan laporan serta perhitungan penggajian dengan aplikasi. Tools yang digunakan untuk melakukan analisis dan desain aplikasi yaitu dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan, bahasa pemrograman yang digunakan untuk merancang sistem adalah Microsoft Visual C# 2010 dengan menggunakan aplikasi SQL Server sebagai database dan aplikasi Crystal Report sebagai desain laporannya.
Kata kunci: Sistem Informasi Penggajian, Analisis Kualitatif, Merancang Sistem Informasi
Abstract Payroll Accounting Information Systems needed to support the effectiveness of the payroll process. To determine the role of these systems in supporting the effectiveness, the authors conducted research at PT. Kapuas Jaya. The company is engaged in Garment (clothing) Services. The system is currently still with the manual process that payroll records and reports on documents. To obtain the necessary data, the writer used the qualitative analysis research with case study approach and study of literature. From the research results obtained by the authors, the weakness of the current system are: the possibility of fraud in attendance manipulate, weak internal control in recording attendance and clothing production, as well as a lot of time spent in the recording and processing of Payroll process. Based on test results, computerized data processing will be better than the manual process, a more efficient and effective. The purpose of this research is to design a system which includes employee data collection process, recording the employees salaries and the preparation of reports and payroll calculation in application. The design is used to perform the analysis and design of applications is by using Data Flow Diagrams (DFD). Meanwhile, the programming language used to design the system is Microsoft Visual C # 2010 by using SQL Server as a database application and application Crystal Report as a design report.
Keywords: Payroll Information System, Qualitative Analysis, Designing Information Systems
I.
PENDAHULUAN Di era globalisasi saat ini, teknologi informasi yang terkomputerisasi merupakan salah satu teknologi yang sedang berkembang. Dengan kemajuan teknologi informasi, pengaksesan terhadap data atau informasi yang tersedia dapat berlangsung dengan cepat, efisien, dan akurat. Perkembangan dalam bidang komputer pada saat ini telah membuka peluang seluasnya kepada para pakar dan para pengambil keputusan, baik yang bergerak di bidang ekonomi, industri, pemerintahan, keilmuan dan sebagainya untuk menyelesaikan semua permasalahannya dengan menggunakan komputer. Kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat, dan akurat menyebabkan suatu perusahaan perlu didukung dengan Sistem Informasi yang baik yang bertujuan agar perusahaan dapat melaksanakan kewajibannya dalam perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dan menghindari terjadinya kesalahan bahkan kerugian bagi perusahaan. Dalam sistem penggajian, banyak perusahaan telah menggunakan fasilitas banking dalam pembayaran gaji kepada karyawannya. Perusahaan tidak lagi melakukan pembayaran gaji secara manual dengan memberikan satu per satu kepada karyawan. Hal ini membantu dalam keefektifan waktu dalam proses penggajian dan juga membantu dalam pengendalian internal perusahaan. Salah satu elemen yang juga tidak kalah penting untuk meningkatkan kinerja perusahaan adalah Sumber Daya Manusia (SDM). SDM merupakan salah satu harta perusahaan yang cukup penting dalam menggerakkan roda organisasi dan perekonomian, dalam usaha mewujudkan misi dan visi perusahaan. Untuk itu, SDM perlu dikelola dengan baik serta menggunakan cara yang profesional. Salah satu cara untuk mencapai hal tersebut adalah dengan memberikan gaji yang sesuai dan adil serta tepat waktu kepada setiap karyawan dan juga loyalitas terhadap perusahaan. Penggajian merupakan sesuatu yang paling penting di setiap departemen sumber daya manusia. Ketika gaji data karyawan diproses dan didata secara efisien, hal ini membantu seluruh organisasi berjalan lebih lancar. Sebuah sistem penggajian secara manual berarti semua perhitungan gaji atau upah dilakukan di atas kertas. Ini termasuk perhitungan jam, pemotongan pajak dan pemotongan tunjangan kesehatan dan pensiun. Keuntungan dari menggunakan sistem penggajian manual adalah bahwa biaya yang digunakan sedikit. Namun, dibutuhkan banyak waktu dan energi untuk melakukan proses penggajian secara manual. Sistem penggajian adalah layanan lengkap sistem yang terintegrasi yang menawarkan proses penggajian menggunakan database yang saling terkait dalam suatu subsistem. Basis data terdiri dari informasi pembayaran upah, perilaku karyawan, nama dan alamat informasi tentang
karyawan, serta catatan kehadiran dari karyawan itu sendiri. Ini harus terdata sehingga informasi dapat diakses bila diperlukan. Sistem ini juga menampilkan dengan sistem perhitungan dan berbagai sistem administrasi lainnya, yang memfasilitasi proses pelaporan. PT. Kapuas Jaya merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang jasa pembuatan pakaian mulai dari pakaian pribadi, maupun pakaian perkantoran. Proses penggajian untuk karyawan pada PT. Kapuas Jaya belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga memungkinkan adanya redudansi data dan kesalahan pencatatan atau pun kesalahan perhitungan gaji. Selain itu, dalam pembuatan laporan juga memerlukan waktu yang cukup lama. Untuk dapat mengatasi masalah-masalah tersebut diperlukan sistem informasi akuntansi yang telah terintegrasi. Sistem informasi akuntansi ini diperlukan karena melalui formulirformulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur yang memadai diharapkan akan diperoleh suatu data atau informasi yang benar dan akurat mengenai pembayaran gaji serta informasi yang dihasilkan dapat dipertanggungjawabkan.
II.
METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan dalam Tugas Akhir ini adalah metodologi pengumpulan data dan metode perancangan.
1. Metode Pengumpulan Data a.
Studi Lapangan
•
Wawancara Metode ini dilakukan dengan cara mengadakan tanya jawab dengan pihak pengurus PT. Kapuas Jaya tempat penulis melakukan penilitian melalui email.
•
Observasi Melakukan penelitian secara langsung tentang proses yang terkait dengan penggajian, untuk mendapatkan gambaran dari proses yang sedang berjalan.
•
Pengumpulan Dokumen Dalam metode ini, penulis mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan dalam merancang sistem penggajian pada PT. Kapuas Jaya.
b.
Studi Kepustakaan Merupakan pengumpulan data dengan cara mengambil data dari catatan kuliah, buku-buku perpustakaan serta browsing internet untuk mendapatkan hal yang berkaitan dengan desain, pemrograman dan perancangan aplikasi.
2. Metode Perancangan a. b. c. d. e. f.
g.
Pembuatan Data Flow Diagram yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, Diagram Rinci dan ERD. Rancangan Formulir. Rancangan Laporan. Rancangan Database. Rancangan Layar. Perancangan sistem menggunakan aplikasi Visual C#. Matriks Level Akses (CRUD).
III. HASIL DAN BAHASAN Berikut merupakan tampilan menu utama Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Kapuas Jaya: 1. Main Menu (User)
Gambar 1 - Main Menu (User) Main Menu (User) – PT. Kapuas Jaya Merupakan menu utama bagi pengguna, yaitu: User, yang terdiri dari sub menu : • Login • Logout • Exit 2. Main Menu (Input Kehadiran) Formulir Layar Input Kehadiran Karyawan atau absensi ini dapat diakses seluruh karyawan perusahaan baik staff maupun non staff. Seluruh karyawan diwajibkan melakukan absen saat masuk dan pulang kerja.
Gambar 2 Main Menu (Input Kehadiran)
3. Main Menu (Master)
Gambar 3 Main Menu (Master) Master, yang terdiri dari sub menu : • Master Karyawan • Master Departement • Master Jabatan • Master Kuantitas 4. Main Menu (Transaksi)
Gambar 4 Main Menu (Transaksi) Transaksi, yang terdiri dari sub menu : • Transaksi Peminjaman • Transaksi Cuti • Transaksi Bukti Kas Keluar • View Transaksi Peminjaman, yang terhubung langsung dengan fitur Laporan Peminjaman • View Transaksi Cuti, yang terhubung langsung dengan fitur Laporan Cuti • View Transaksi Kehadiran, yang terhubung langsung dengan fitur Laporan Rekapitulasi Kehadiran • View Transaksi Rekapitulasi Produksi, yang terhubung langsung dengan fitur Laporan Produksi • View Transaksi Pengeluaran Kas, , yang terhubung langsung dengan fitur Laporan Pengeluaran Kas • Daftar Penggajian
• Daftar Pengupahan • Jurnal Pengeluaran Kas • Transaksi Perhitungan Upah berdasarkan Kuantitas
Formulir Transaksi Perhitungan Upah Berdasarkan Kuantitas per Bulan adalah form yang digunakan oleh Human Resource Development untuk menghitung total upah berdasarkan kuantitas yang dihasilkan karyawan tiap bulannya. • Transaksi Perhitungan Gaji
Gambar 5 Rancangan Layar Transaksi Perhitungan Upah Berdasarkan Kuantitas per Bulan Gambar 6 Rancangan Layar Formulir Perhitungan Gaji Formulir Transaksi Perhitungan Gaji adalah form yang digunakan oleh Human Resource Development untuk menghitung gaji setiap karyawan. Saat layar form terbuka, No. otomatis tergenerisasi dari tabel Data Pengupahan dengan format [HTUPxxx]. Untuk contoh, jika No. terakhir adalah "HTUP003", maka program akan generisasi itu ke "HTUP004". Jika itu merupakan No. pertama, maka program akan generisasi "HTUP001".
Upah
Gambar 7 Rancangan Layar Formulir Perhitungan Upah Formulir Transaksi Perhitungan Upah adalah form yang digunakan oleh Human Resource Development untuk menghitung upah setiap buruh. 5. Main Menu (Laporan)
Gambar 8 Main Menu (Laporan)
Laporan, yang terdiri dari sub menu : • Laporan Data Karyawan
Gambar 9 Rancangan Layar Laporan Data Karyawan
• Laporan Penggajian
Gambar 10 Rancangan Layar Laporan Penggajian
• Laporan Pengupahan
Gambar 11 Rancangan Layar Laporan Pengupahan
IV. SIMPULAN DAN SARAN SIMPULAN
Berdasarkan hasil analisa dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada PT. Kapuas Jaya, Jayapura yang telah di sampaikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan bahwa : PT. Kapuas Jaya merupakan suatu badan usaha yang bergerak di bidang jasa pembuatan pakaian (garment) mulai dari pakaian pribadi, sekolahan, perguruan tinggi hingga perkantoran. Proses penggajian untuk karyawan pada PT. Kapuas Jaya belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi sehingga memungkinkan adanya redudansi data dan kesalahan pencatatan atau pun kesalahan perhitungan gaji. Selain itu, dalam pembuatan laporan juga memerlukan waktu yang cukup lama. Dengan demikian, maka diusulkan sistem penggajian yang baru sehingga diharapkan sistem yang baru lebih mendukung sistem yang sedang berjalan di perusahaan agar lebih efektif dan akurat dalam pencatatan juga perhitungan gaji dan upah bagi karyawan.
SARAN Atas pembahasan simpulan diatas, saran yang dapat diberikan kepada PT. Kapuas Jaya untuk mendukung keberhasilan program Sistem Informasi Akuntansi Penggajian yang diusulkan serta pengembangan sistem selanjutnya yaitu: 1. 2.
3.
Akan lebih baik jika proses absensi karyawan menggunakan mesin finger print yang datanya akan otomatis tersimpan di database dan datanya bisa di download langsung dari mesin. Sistem yang telah ada di PT. Kapuas Jaya, Jayapura perlu dikembangkan untuk menunjang kinerja perusahaan khususnya di bagian Human Resources Development. Penulis menyarankan perusahaan untuk melakukan Training terhadap karyawan yang akan menggunakan aplikasi yang telah kami kembangkan ini.
REFERENSI Adex F. (2010). Analisis Dan Perancangan Sisten Informasi Penggajian Pegawai Pada Departemen Pekerjaan Umum Klaten, 1-15.
Bernard, Scott A.. (2005). An Introduction to Enterprise Architecture, 2nd Edition. Author House .
Connolly, Thomas and Begg, Carolyn. (2010). Database Systems : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Pearson Education, Boston.
Dheeraj S, S.C Jain. (2013). Working Process Of Payroll in SAP HR Module. International Journal Of Emerging Research in Management & Technology, 51-57.
Hall, James A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems, 7th Edition. South-Western College Publishing.
Kumala S, Sri MR, Achmad H. (2014). Analisis Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Karywan Dalam Usaha Meningkatkan Pengendalian Intern Perusahaan. Jurnal Administrasi Bisnis, Vol. 8 No.1, 1-10.
Mulyadi. (2008). SISTEM AKUNTANSI, 3rd Edition. Salemba Empat
Nor A, Eta W, Alina S, Nor H. (2013). Acceptance Of Computerized Payroll System among SMEs' Managers Using Technology Acceptance Model. Interntional Conference on Tecnology Managemenet, Business and Entrepreneurship, 301-307.
Rama, Dasaratha V, Jones, Frederick L. (2006). Accounting Information Systems. South-Western College Publishing.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2009). Accounting Information Systems, 11th Edition. Pearson Prentice Hall.
Romney, Marshall B., Steinbart, Paul J. (2012). Accounting Information Systems, 12th Edition. Pearson Education
Satzinger, John W., Jackson, Robert B., Burd, Stephen D. (2005). System Analysis and Design in a Changing World, 6th Edition. Thomson Course T.echnology Sri A. (2010). Prosedur Pembayaran Gaji Pegawai Dengan System Application And Product In Data Processing (SAP) Pada PT.PLN. Majalah Bidang Ekonomi. Vol. 10 No. 2, 191-202. Tim Penyusun. (2009). Kamus Bahasa Indonesia. Jakarta. Pusat Bahasa
Troelsen, Andrew. (2008). Pro C# 5.0 and the .NET 4.5 Framework. Sixth Edition. Apress.
Viona Ciptadi, Christin. (2012). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian pada Pitagiri Hotel. Universitas Bina Nusantara, Jakarta
Warren, Carl S., Reeve, James M., Duchac, Jonathan E. (2014). Accounting, 25th edition. SouthWestern Cengage Learning.
Riwayat Hidup Riska Septriani Pranoto
Nama:
Riska Septriani Pranoto
NIM :
1601270460
GPA:
3.08
Informasi Umum:
Wanita, 24 tahun, Belum Kawin, Warga Negara Indonesia. Lahir pada 16 September 1991, Sorong
Kontak:
Pendidikan Formal:
Alamat:
Jalan Haji Taisir No. 19A, Palmerah, Jakarta Barat
e-Mail:
[email protected]
Phone:
+62 852 1222 1220
2012 - sekarang – Perguruan Tinggi BINUS University Majoring Computerized Accounting D3, Jakarta 2006 - 2009 – Sekolah Menengah Atas SMA Negeri 1, Jayapura 2003 to 2006 – Sekolah Menengah Pertama SMP Pembangunan V Yapis, Waena 1997 to 2003 – Sekolah Dasar SD Inpres Perumnas IV, Padang Bulan
Pengalaman Magang 2009 - 2010:
- Desember - Maret Happy Puppy, Jayapura Receptionist & Kasir
2014:
- September - November PT Taspen (Persero) Perbendaharaan
Komite / Relawan: 2009 – 2012 2009 – 2011 2015 (26 Februari -1 Maret)
: Relawan penulis berita di website persipuramania.com , infopersipura.net dan infopersipura.blogspot.com : Relawan administrator media sosial Twitter & Facebook Persipuramania : Volunteer Indonesia Fashion Week 2015
Organisasi:
1999 – 2002 2006 – 2007 2006 2008 – 2009 2011 – 2015 2012 – 2013
: Paduan Suara SD Inpres Perumnas IV : Remaja Masjid Jami'atul Muslimin : Paskibra SMP Pembangunan V Yapis : Rohani Islam (OSIS) SMAN 1, Jayapura : Ogut Persipura Mania (OPM) Jakarta : Klub Seni Fotografi Bina Nusantara
Riwayat Hidup Riska Septriani Pranoto Keterampilan:
Saya telah banyak menggunakan Microsoft Office untuk pelajaran di Universitas saya terutama Word, Excel, Project, Access, Powerpoint, dan Visio Kemampuan interpersonal yang baik dan memiliki sikap positif terhadap pekerjaan. Saya bekerja dengan baik sebagai anggota tim dan juga secara individual.
Fashion and culinary Bulu tangkis Fotografi Mendengarkan musik, menyanyi, dan menonton film Menikmati jaringan internet.
Ketertarikan:
