Sistem Informasi Akuntansi
Aplikasi dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi 1
APLIKASI MENYELURUH PROSES BISNIS
3 Fungsi dasar yang dilaksanakan oleh SIA 1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efektif dan efisien 2. Menyediakan Informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan 3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset orgnisasi lainnya.
Subsistem dasar dalam SIA 1. The revenue cycle: mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai 2. The expenditure cycle: mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai 3. The human resources/payroll cycle: mencakup kegiatan mengontrak dan menggaji pegawai
Subsistem dasar dalam SIA 4. The production cycle: Mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan Tenaga kerja menjadi produk jadi 5. The financing cycle: Mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari Investor dan Kreditor dan Membayar mereka kembali.
Subsistem dasar dalam SIA Financing Cycle
Expenditure Cycle
Human Resources
General Ledger & Reporting System Production Cycle
Revenue Cycle
Siklus Pemrosesan Data Siklus Pemrosesan data terdiri dari 4 Langkah : 1. 2. 3. 4.
Input Data Penyimpanan Data Pemrosesan Data Output Informasi
Siklus Pemrosesan Data Pemicu Input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa aktivitas bisnis. seperti tentang: 1. Tiap Kegiatan yang menjadi perhatian 2. Sumberdaya yang dipengaruhi oleh kegiatan 3. Para pelaku yang terlibat didalam setiap kegiatan
Siklus Pemrosesan data: Input Data Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan Dokumen sumber (Source Document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis dan kemudian memindah data tersebut kekomputer. Sekarang, sebagian besar data aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer melalui tampilan untuk entry data (Computer data entry screen).
Kegiatan Bisnis dan dokumen sumber Kegiatan Bisnis
Dokumen Sumber
Siklus Pendapatan Menerima Pesanan Pelanggan Mengirim Pesanan Menerima Uang Tunai Menyimpan tanda terima tunai Menyelesaikan Account Pelanggan
Pesanan Penjualan Bill Of Lading Lap. Daft pembayaran Slip penyimpanan Memo kredit
Kegiatan Bisnis dan dokumen sumber Kegiatan Bisnis Siklus Pengeluaran Permintaan Atas Barang Pesanan Atas barang Penerimaan atas barang Pembayaran atas barang
Dokumen Sumber
Purchase requition
Purchase Order
Receiving Report
Cek
Common Source Documents and Functions HUMAN RESOURCES CYCLE Source Document
Function
W4 forms
Mengumpulkan data Pegawai
Time cards
Catat Jam kerja pegawai.
Job time tickets
Catat waktu yg dihabiskan utk pekerjaan tertentu.
Common Source Documents and Functions GENERAL LEDGER AND REPORTING SYSTEM Source Document
Function
Journal voucher
Merekam masukan yang Telah diposting kebuku besar.
Siklus Pemrosesan data: Data Processing Batch processing adalah Update secara periodik dari data yang disimpan tentan sumber daya dan pelaku yang terlibat. On-line, real-time processing adalah Update secara langsung setelah terjadinya transaksi.
Siklus Pemrosesan Data: Penyimpanan Data Entity adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Setiap Entity mempunyai Atribut atau characteristics yang membutuhkan untuk disimpan.
Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Setelah data diambil dari dokumen sumber langkah selanjutnya adalah merekam transaksi tersebut kedalam jurnal. Sebuah jurnal dibuat untuk setiap trasaksi yang menampilkan accounts and jumlah yang di debet dan dikredit.
Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Jurnal Umum merekam transaksi yang tidak sering terjadi. Jurnal khusus merupakan proses ringkas dari perekaman jumlah besar dari transaksi yang sering terjadi.
Perekaman Data Transaksi kedalam Jurnal 1 2 3 4
Penjualan Kredit Penerimaan Kas Transaksi Pembelian Pengeluaran Kas
Perekaman Transaksi kedalam Jurnal Page 5
Sales Journal Invoice Account Account Date Number Debited Number Amount
Post Ref.
Dec. 1 201 800.00
Lee Co.
120-122
3
Dec. 1 202 700.00
May Co.
120-033
3
Dec. 1 203 900.00
DLK Co.
120-111
3
TOTAL:
Posting Transaksi Kedalam Buku Besar Buku besar digunakan untuk meringkas status keuangan termasuk saldo sekarang dari setiap perkiraan. Buku besar berisi Data Level ringkasan dari setiap Perkiraan Harta, Hutang, Modal, Pendapatan dan Biaya dari sebuah organisasi.
Post Transactions to Ledgers A subsidiary ledger records all the detailed data for any general ledger account that has many individual subaccounts. What are some commonly used subsidiary ledgers? – accounts receivable – inventory – accounts payable
Posting Transaksi Kedalam Buku Besar Disebut apakah hubungan antara perkiraan buku besar dengan Perkiraan buku besar Pembantu ? –
(Perkiraan Control) control account
Sebuah perkiraan control berisi jumlah total dari semua jenis perkiraan dalam buku besar pembantu.
Post Transactions to Ledgers Page 5
Sales Journal Date
Invoice Number
Account Debited
Account Number
Post Ref.
Amount
Dec 1
203
DLK Co.
120-111
3
900.00
Total
2,400.00 120/502
General Ledger Account: Accounts Receivable Account Number: 120 Date
Description Post Ref.
Debit
Dec 1
Sales
2,400
SJ5
Credit
Balance 2,400
Apakah Chart Of Account ? Chart Of Account (Daftar Perkiraan) adalah daftar semua perkiraan buku besar yang digunakan oleh sebuah organisasi.
Menyediakan Informasi untuk pengambilan keputusan Fungsi kedua dari SIA adalah menyediakan untuk pihak manajemen dengan Informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi dari SIA terbagi dalam 2 kategori : Laporan Keuangan Laporan Manajerial
Laporan Keuangan Menyediakan Neraca saldo Membuat Jurnal Penyesuaian. Menyediakan Neraca saldo setelah penyesuaian. Menghasilkan Laporan Laba/rugi. Membuat Jurnal Penutup. Membuat Neraca. Menyediakan Laporan Arus kas.
Laporan Manajerial SIA harus dapat menyediakan informasi operasional terinci tentang kinerja Organisasi. 2 Jenis Laporan Manajerial Yang penting – Laporan Anggaran – Laporan Kinerja
Managerial Reports
Apakah Anggaran? Ungkapan formal tujuan dalam istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan paling penting dari Anggaran adalah Anggaran Kas.
Managerial Reports
Apakah Laporan Kinerja? Laporan Kinerja merinci anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran serta menunjukan pulan penyimpangan atau perbedaan diantara kedua jumlah tersebut.
Laporan Manajerial Magic Co. Monthly Performance Report Budget Actual Variance Sales $32,400 $31,500 ($900) Cost of Goods 12,000 14,000 (2,000) Gross Margin $20,400 $17,500 ($2,900) Other Expenses 9,000 7,000 2,000 Operating Income $11,400 $10,500 ($900)
Pertimbangan – pertimbangan pengendalian Internal Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut : 1 Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat diandalkan. 2 Meyakinkan bahwa efektifitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah yang berlaku. 3 Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.
Pertimbangan – pertimbangan pengendalian Internal Dua Metode penting untuk mencapai tujuan tersebut adalah : 1 Menyediakan dokumentasi yang memadai atas seluruh aktivitas bisnis 2 Memastikan pemisahan tugas yang efektif.
Sistem Informasi Akuntansi
33
Sistem Informasi Keuangan
34
Sistem Informasi Akuntansi Terintegrasi
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan bisnis suatu entitas, dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991: 14).
Fokus
Business reporting& Financial reporting
Informasi Operasi (IO)
Informasi Akuntansi Manajemen (IAM)
Informasi Akuntansi Keuangan (IAK)
35
Sistem informasi dan Teknologi Informasi Yang dicoba untuk dilakukan sistem Data terformat, teks, gambar, suara, dan video I nf or mas i
Tuj uan
Pr os e d ur ke r j a
Or ang
Orang yang memasukkan, memproses, dan menggunakan data
Perangkat keras dan perangkat lunak yang memproses data
Cara kerja yang dilakukan orang dan teknologi informasi
Te knologi inf or mas i
36
Tahapan sistem
37
Distribusi Usaha Pengembangan Sistem
38
Tahapan Analisis Sistem Dimulai karena adanya permintaan terhadap sistem baru Proyek baru ditangani dalam bentuk tim, yang melibatkan pemakai, analis sistem, dan para spesialis sistem informasi yang lain, serta barangkali juga auditor internal Tujuan utama analisis sistem adalah untuk menentukan hal-hal detil tentang yang akan dikerjakan oleh sistem yang diusulkan (dan bukan bagaimana caranya). Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan Analisis sistem mencakup studi kelayakan dan analisis kebutuhan
39
Studi Kelayakan Menentukan kemungkinan keberhasilan solusi yang diusulkan. Berguna untuk memastikan bahwa solusi yang diusulkan tersebut benar-benar dapat dicapai dengan sumber daya dan dengan memperhatikan kendala yang terdapat pada perusahaan serta dampak terhadap lingkungan sekeliling
40
Studi Kelayakan (Lanjutan…) Analis sistem melaksanakan penyelidikan awal terhadap masalah dan peluang bisnis yang disajikan dalam usulan proyek pengembangan sistem. Tugas-tugas yang tercakup dalam studi kelayakan meliputi: Penentuan masalah dan peluang yang dituju sistem Pembentukan sasaran sistem baru secara keseluruhan Pengidentifikasian para pemakai sistem Pembentukan lingkup sistem
41
Studi Kelayakan (Lanjutan…) Sistem analis juga melakukan tugas-tugas seperti berikut: Pengusulan perangkat lunak dan perangkat keras untuk sistem baru Pembuatan analisis untuk membuat atau membeli aplikasi Pembuatan analisis biaya/manfaat Pengkajian terhadap risiko proyek Pemberian rekomendasi untuk meneruskan atau menghentikan proyek 42
Faktor-Faktor Analisis Biaya-Manfaat Pengembangan: • waktu analis sistem • waktu pemrogram • waktu pemakai • biaya pembelian perangkat keras • biaya pembelian perangkat lunak • biasa jasa (mislanya integrator sistem dan konsultan) Operasi: • biaya komputer • biaya komunikasi • biaya staf pengoperasi • biaya pertunbuhan pemakai • biaya pemeliharaan 43
Analisis Biaya-Manfaat Kerangka dasar yang digunakan untuk studi kelayakan adalah penganggaran modal (capital budgeting). Penganggaran modal adalah keseluruhan proses dalam menganalisa proyek-proyek dan memutuskan proyek yang akan didanai Berbagai metode dapat digunakan dalam penentuan penganggaran modal : Payback Period, Net Present Value (NPV), Internal Rate of Return (IRR), dan Modified Internal Rate of Return (MIRR) 44
Ukuran Studi Kelayakan Aspek
Pertimbangan
Teknologi
Apakah sistem dapat dikembangkan dan dioperasikan dengan teknologi yang tersedia?
Ekonomi
Apakah manfaat sistem lebih besar daripada biaya yang dikeluarkan (termasuk untuk memenuhi kebutuhan personil)?
Non-ekonomi
Apakah sistem yang diusulkan memiliki keuntungan yang tak dapat diukur dengan uang 45
Ukuran Studi Kelayakan (Lanjutan…) Organisasi atau Operasional
Apakah sistem yang diusulkan bisa cocok dengan budaya organisasi? Apakah level keahlian yang digunakan dalam sistem baru sesuai dengan pegawai yang akan mengoperasikannya?
Jadwal
Mungkinkah menerapkan sistem tersebut sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan?
Kendala hukum, etika, dan yang lain
Apakah sistem yang diusulkan tidak bertentangan dengan etika atau hukum? Apakah terdapat kendala-kendala yang berbahaya yang dilanggar? 46
Problem Biaya (Kasus Gunung Es)
47
Analisis Kebutuhan Analisis kebutuhan dilakukan untuk menghasilkan spesifikasi kebutuhan (disebut juga spesifikasi fungsional) Spesifikasi kebutuhan adalah spesifikasi yang rinci tentang hal-hal yang akan dilakukan sistem ketika diimplementasikan. Spesifikasi ini sekaligus dipakai untuk membuat kesepahaman antara pengembang sistem, pemakai yang kelak menggunakan sistem, manajemen, dan mitra kerja yang lain (misalnya auditor internal) 48
Analisis Kebutuhan (Lanjutan…) Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk menentukan: keluaran yang akan dihasilkan sistem, masukan yang diperlukan sistem, lingkup proses yang digunakan untuk mengolah masukan menjadi keluaran, volume data yang akan ditangani sistem, jumlah pemakai dan kategori pemakai, serta kontrol terhadap sistem
49
Analisis Kebutuhan (Lanjutan…) Langkah yang dilakukan analis sistem:
Wawancara Riset terhadap sistem sekarang Observasi lapangan Kuis Pengamatan terhadap sistem serupa Prototipe
50
Problem Kesalahpahaman
(a) Kebutuhan pemakai menurut analis sistem saat wawancara
(b) Kebutuhan pemakai yang cukup direalisasikan menurut analis sistem
(c) Pemrogram melakukan penyederhanaan
(d) Sistem yang sebenarnya diinginkan oleh pemakai
51
Desain Sistem
Analisis Sistem
Desain Sistem Perancangan Konseptual Penyiapan Spesifikasi Rancangan
Evaluasi Alternatif Rancangan
Penyiapan Laporan Rancangan Sistem Konseptual
Perancangan Fisik Rancangan Keluaran dan Masukan
Rancangan Platform
Dokumentasi
Rancangan Antarmuka Pemakai & Sistem
Rancangan Basis data
Rencana Pengujian
Rancangan Modul
Rancangan Kontrol
Rencana Konversi
Implementasi Sistem
Operasi dan Pemeliharaan 52
Perancangan Konseptual Disebut juga perancangan logis Pada perancangan ini, kebutuhan pemakai dan pemecahan masalah yang teridentifikasi selama tahapan analisis sistem mulai dibuat untuk diimplementasikan Ada tiga langkah penting yang dilakukan dalam perancangan konseptual, yaitu: evaluasi alternatif rancangan, penyiapan spesifikasi rancangan, dan penyiapan laporan rancangan sistem secara konseptual
53
Perancangan Konseptual (Lanjutan…) Evaluasi alternatif rancangan digunakan menentukan alternatif-alternatif rancangan yang bisa digunakan dalam sistem Contoh: perusahaan mau menggunakan pesanan pembelian atau menggunakan EDI Arsitektur teknologi informasi yang digunakan terpusat atau terdistribusi Entri data akan dilakukan melalui keyboard, barcode scanner, atau kedua-duanya 54
Perancangan Konseptual (Lanjutan…) Evaluasi yang dilakukan mengandung hal-hal berikut (Romney, Steinbart, dan Cushing, 1997): Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi sasaran sistem dan organisasi dengan baik? Bagaimana alternatif-alternatif tersebut memenuhi kebutuhan pemakai dengan baik? Apakah alternatif-alternatif tersebut layak secara ekonomi? Apa saja keuntungan dan kerugian masing-masing?
55
Contoh Pertimbangan Alternatif Rancangan Pertimbangan Rancangan
Alternatif Rancangan
Konfigurasi saluran Komunikasi Point to point, multidrop, line sharing Saluran komunikasi
Jalur telpon, kabel koaksial, serat optik, mikrogelombang, atau satelit
Jaringan komunikasi
Sentralisasi, desentralisasi
Media penyimpan data
tape, floppy disk, hard disk, atau cetakan
Operasi
Ditangani sendiri atau outsourcing
Frekuensi keluaran
Seketika, harian, mingguan, dsb.
Komputer
Mainframe, minikomputer, atau mikrokomputer
Pemrosesan transaksi
Batch atau online
56
Spesifikasi Rancangan Konseptual Spesifikasi rancangan ini mencakup elemen-elemen berikut: Keluaran Rancangan laporan mencakup frekuensi laporan (harian, mingguan, dan sebagainya), isi laporan, bentuk laporan, dan laporan cukup ditampilkan pada layar atau perlu dicetak Penyimpan data Dalam hal ini, semua data yang diperlukan untuk membentuk laporan ditentukan lebih detil, termasuk ukuran data (misalnya, nama barang maksimal terdiri atas 25 karakter) dan letaknya dalam berkas Masukan Rancangan masukan meliputi data yang perlu dimasukkan ke dalam sistem Prosedur pemrosesan dan operasi Rancangan ini menjelaskan bagaimana data masukan diproses dan disimpan dalam rangka untuk menghasilkan laporan 57
Perancangan Fisik Rancangan keluaran, berupa bentuk laporan dan rancangan dokumen Rancangan masukan, berupa rancangan layar untuk pemasukan data Rancangan antarmuka pemakai dan sistem, berupa rancangan interaksi antara pemakai dan sistem (menu, ikon, dan sebagainya) Rancangan platform, berupa rancangan yang menentukan perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan Rancangan basis data, berupa rancangan-rancangan berkas dalam basis data, termasuk penentuan kapasitas masing-masing Rancangan modul, berupa rancangan modul atau program yang dilengkapi dengan algoritma (cara modul atau program bekerja) 58
Rancangan kontrol, berupa rancangan kontrol-kontrol yang digunakan dalam sistem (mencakup hal-hal seperti validasi, otorisasi, dan pengauditan) Dokumentasi, berupa hasil pendokumentasian hingga tahap perancangan fisik. Rencana pengujian, berisi rencana yang dipakai untuk menguji sistem Rencana konversi, berupa rencana untuk menerapkan sistem baru terhadap sistem lama 59
Implementasi Sistem Mencakup aktivitas-aktivitas: Pemrograman dan pengujian Instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Pelatihan kepada pemakai Pembuatan dokumentasi Konversi
60
Pemrograman dan Pengujian Pemrograman adalah aktivitas pembuatan program atau sederetan instruksi yang digunakan untuk mengatur komputer agar bekerja sesuai dengan maksud masing-masing instruksi Setiap program menjalani pengujian secara individual untuk memastikan bahwa program bebas dari kesalahan. Pengujian seperti ini disebut dengan pengujian unit Jika terjadi kesalahan, pemakai akan berusaha mencari penyebabnya dan proses untuk melakukan pencarian kesalahan ini dikenal dengan sebutan debugging. Adapun kesalahan-kesalahan dalam program disebut bug atau kutu
61
Skema Pengujian
Pengujian Unit
Spesifikasi Kebutuhan
Pengujian Unit
…
Program teruji
Program teruji Spesifikasi Rancangan
Pengujian Integrasi
Program terintegrasi Pengujian Sistem
Kebutuhan Partisipan
Program tervalidasi Pengujian Penerimaan
Sistem diterima
Pengujian Instalasi
62
Pengujian Pengujian integrasi Pengujian ini dilakukan setelah semua modul/program melewati pengujian unit untuk melihat efek ketika program saling dikaitkan Pengujian sistem Setelah melalui pengujian integrasi, fungsi-fungsi dalam sistem dan juga kinerjanya diuji. Sistem divalidasikan terhadap spsesifikasi kebutuhan dengan kondisi dan lingkungan yang menyerupai dengan keadaan dan lingkungan operasional. Pada pengujian ini, kontrol dan prosedur pemulihan sistem (system recovery) juga diuji
63
Pengujian (Lanjutan) Pengujian penerimaan Dilakukan sebelum sistem dioperasikan dengan melibatkan pemakai, pengembang sistem, personil yang akan memelihara sistem, manajemen, dan auditor internal. Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa segala kebutuhan telah terpenuhi. Dalam hal ini pemakai akan memberikan persetujuan untuk menerapkan sistem ini sebagai sistem produksi (sistem yang akan dioperasikan oleh pemakai) Pengujian instalasi Jika pengujian penerimaan dilakukan sebelum sistem dipasang ke lingkungan operasional, sistem perlu diuji kembali setelah dipasang. Pengujian seperti inilah yang disebut pengujian instalasi
64
Konversi Konversi merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama Terdapat beberapa pendekatan yang dilakukan untuk melakukan konversi, yaitu konversi paralel, konversi langsung, konversi modular atau bertahap, dan konversi pilot
65
Konversi
66
Konversi (Lanjutan…) Konversi paralel (parallel conversion) Sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lamna, maka sistem lama segera dihentikan Konversi langsung (direct conversion atau direct cutover) Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru
67
Konversi (Lanjutan…) Konversi pilot (pilot conversion) Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempattempat yang lain Konversi modular atau bertahap (phased conversion) Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.
68
Dokumentasi Dokumentasi merupakan hal yang sangat penting dilakukan karena akan menjadi acuan pada tahapan operasi dan pemeliharaan Pada tahapan implementasi, dokumentasi yang dibuat dapat dibagi menjadi tiga jenis
Dokumentasi pengembangan Dokumentasi ini menjabarkan sistem secara lengkap, mencakup deskripsi sistem, bentuk keluaran, bentuk masukan, bentuk basis data, bagan alir program, hasil pengujian, dan bahkan lembar penerimaan pemakai Dokumentasi operasi Dokumentasi ini mencakup antara lain jadwal pengoperasian, cara pengoperasian peralatan, faktor-faktor keamanan, dan masa berlakunya suatu berkas Dokumentasi pemakai Berisi petunjuk untuk menggunakan masing-masing program dan juga mencakup materi pelatihan 69
Operasi dan Pemeliharaan Perawatan perfektif ditujukan untuk memperbaharui sistem sebagai tanggapan atas perubahan kebutuhan pemakai dan kebutuhan organisasi, meningkatkan efisiensi sistem, dan memperbaiki dokumentasi Perawatan adaptif, berupa perubahan aplikasi untuk menyesuaikan diri terhadap lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak baru. Sebagai contoh, perawatan ini dapat berupa perubahan aplikasi dari mainframe ke lingkungan client/server atau mengonversi dari sistem berbasis berkas ke lingkungan basis data Perawatan korektif berupa pembetulan atas kesalahankesalahan yang ditemukan pada saat sistem berjalan
70
Requirement of SIA
AIS Master plan AIS conceptual design AIS objectives AIS forwarding AIS system requirements & Information needs standard AIS cost-benefit analysis of design 71
Specifications of system of components
Reports and other outputs
- control procedures and security measures - data base - data and information processing - data inputs
expected impact of design on information system, incl.auditing procedures expected impact of design on formal and informal organizations
plan and schedule of implementaition design documentation :
- ER Diagram - DFD - System Flowchart - High level structure charts - other diagrams and documentations
72
Documentation Entity Relationship Diagram (ERD) Data Flow Diagram (DFD) Flowchart Document Flowchart
System Flowchart
Program Flowchart High level structure charts
73
E-R Diagram, DFD and Flowchart ER Diagram
Logical DFD
Structur chart
Physical DFD
Computer System Flowchart
74
Data Flow Diagram Tujuan : Mendiskripsikan interaksi antara data dan pemrosesan dengan menggunakan Data Flow Diagram. Overview: DFD (Data Flow Diagram) memberikan gambaran bagaimana data masuk dan keluar dalam dari dan ke suatu entity/representasi dari sumber dan tujuan aliran data tersebut, aturan dari pemrosesan data, penyimpanan data, dan entitas eksternal. Adapun simbol yang digunakan adalah :
Entity
process
data stores
data flow 75
Data Flow Diagram client
Client control data
Contract record
contract
transferee
Contoh : Billing procedure
Services
Request for Spesific services
request
Service provider data Service provider
Order services Purchase order Vendor invoice
Account receivable data
Manage And account For services ordered
Services ordered data
Service order
Account payable data Billing data
Bill client For services
client Sales invoice
Transferee services data
Services rendered data 76
Entity Relational Diagram Tujuan : Mendiskripsikan hubungan antara data dictionary, organisasi data yang merupakan representasi dari entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi ER Diagram merupakan representasi dari model data konseptual antara data dictionary yang mengorganisasi data yang direpresentasikan oleh entitas-entitas yang ada dalam suatu organisasi. Ada dua pendekatan dalam pembuatan Entity Relational Diagram yaitu a. Basic Relational Model ER Diagram yang direpresentasikan ini menggunakan simbol-simbol yang dasar dengan menghubungkan hubungan antar entitas yang ada dalam satu organisasi . b. Database Relational Model ER Diagram dalam model ini menggunakan struktur data sebagai acuan yang merepresentasikan hubungan antar entitas. Struktur data ini biasanya diklasifikasikan sesuai kebutuhan data yang harus tersedia, tabel yang digunakan sebagai satu kualifikasi dari struktur data yang ada. Database relational model merepresentsikan hubungan antar entitas dalam organisasi dengan lebih detail mengarah pada struktur data yang disebut sebagai Relational Database Accounting System. 77
Entity Relational Diagram a. Basic Relational Model Menggunakan simbol sebagai berikut :
entity
relationship Connector or link
b. Database Relational Model Menggunakan simbol sebagai berikut :
78
E-R Diagram Contoh : ER Diagram pada perusahaan konsultan
client
m
Consultant (employee) 1
1
initiates
n
Assigned to
has
1
n project
m
needs
n
skill
Basic entity relational diagram 79
E-R Diagram consultant Consultant number
Consultant name
salary
client Client number
Clinet name
Consultant number
Project Project number
Project description
Consultant number
80
E-R diagram Database entity relational
Consultant table Consultant ID
name
Street address
city
state
zip
Home phone no
Date of birth
Highest college degree
key Client table Client ID
Client name
Street address
City
State
zip
key Consultant/skill table
Project table Project ID
Client ID
Project description
Accumulated cost
Accumulated billing
Consultant ID
Skill table
Skill description
key
key
Project/skill table Consultant/Project table Consultant ID
key
Project ID
key
Project ID
Skill code
key
key 81
Flowchart Tujuan Mendiskripsikan aliran data baik masuk dan keluar antar entitas berbasis aliran fisik dokumen yang menggunakan prosedur tertentu. Flowchart merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi. Kategori utama dari flowchart adalah : a. dokumen b. program c. proses d. sistem Flowcart memberikan informasi mengenai : a. darimana input diterima dan dari siapa b. dalam bentuk an form apa output di generate c. langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi d. data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya e. prosedur akuntandi dan pengendalian organisasi yang terlibat
82
Flowchart Document / report
Manual input
On line display
Data store on punched paper tape
Record & master file
Processing manually
Files / stored
Terminal point
Processing automation
Magnetic tape
Flow of data
Computer process
Decision point
Connector between two pages
Data stored on magnetic disc
Communication link
Data stored on line
Connector between two points 83
annotation
Guidelines for Flowchart Source document
comp batch total
Batch total
1. Pahami dan cermati diskripsi naratif prosedur 2. Pilih simbol flowchart yg digunakan 3. Siapkan draft / sketsa flowchart
Source document
Edit & convert To magnetic medium
4. Perhatikan aturan dasar dalam menggunakan flowchart Expection & Summary report
6. Lengkapi flowchart dengan mencantumkan judul, tanggal, nama yg mempersiapkan
Transaction data
Sort data by Sorting key
5. Gunakan teknik presentasi u/ memberikan informasi yg jelas mengenai prosedur dan isi.
Expection & Summary report 84
Continue processing
Flowchart Form student
Cources Request sheet
Error & Exception display
Course Status file
Student Master file
Process Course request file
Course Schedulle file
On course Assignment day
Enter request Student Schedulle file Course Request file
Print Course schedulle
Contoh : penyiapan jadwal perkuliahan mahasiswa
Course schedulle
To assistant registrar 85
