Sistem Informasi Akuntansi Tradisional

Sistem Informasi Akuntansi Tradisional Analisa Proses Bisnis Sistem Informasi - Mercu Buana Julius Nursyamsi

1

Pacioli: Bapak Akuntansi Tradisional Pacioli bukan seorang pencipta, tetapi sebagai “seorang akuntan yang mengkominasikan pengetahuannya dengan teknologi yang memungkinkan seorang pengarang buku untuk menggunakan suatu tipe yang dapat dipindahkan dan mencetak buku untuk intruksi dunia terhadap subjek yang tercetak”. Pacioli mendokumentasikan double entry-perkiraan berpasangan, rencana klasifikasi daftar perkiraan digunakan untuk merekam dan menyimpan data akuntansi . Untuk menyimpan akuntansi secara seimbang, Pacioli mengusulkan suatu proses yang ketat untukmerekam, memelihara, dan melaporkan data akuntansi. Pacioli diusulkan pemakain tiga buku: Buku memorandum – nota termasuk notasi Buku memorandum, notasi dari tiap transaksi, dan Jurnal itu adalah sumber untuk bukubesar besar, di kecil, manadi  Jurnal dan dalam apapun juga mata uang sedang pembukuan double entry selesai. Di dalam buku besar setiap pelaku bisnis dapat dalam belajar di digunakan dan sedetail mungkin  Buku besar. hadapan siapapun selain itu apakah ia adalah suatu berbagai waktu dan keadaan diinginkan. sukses atau suatu kegagalan

2

Aturan Akuntansi Bagan akuntasi dapat dilihat gambar 3-1  Golongnan dan ringkas pengukuran keuangan  Perkiraan nominal vs perkiraan riil Satu ringkasan dari contoh bagan akuntansi dan prosedur akuntansi untuk industri yang berbeda adalah Encyclopedia = dari Sistem akuntansi + Assets Liabilities Equities Sprague “Setiap [transaksiDebit akuntansi]Credit Debit Charles Credit Debit kejadian Credit salah satu peningkatan atau suatu pengurangan (Left) harus(Right) (Left) (Right) (Left) (Right) suatu nilai, dan di sana terdapat tiga nilai kelas [assetIncrease Decrease Decrease Increase Decrease Increase asset, kewajiban, dan hak kekayaan] ...di dalam setiap + + + transaksi sedikitnya dua di antara kejadian-kejadian harus muncul ...di sisi berlawanan dari daftar tersebut.” Assets = Liabilities + Owner’s Equity 3

Gambar 2-1 Contoh Bagan Akuntansi Account Title

Account

Current Assets  Cash 110  Accounts Receivable 130  Allowance for Doubtful Accounts140  Inventory 160  Prepaid Insurance 180  Notes Receivable 190 Property, Plant, and Equipment: 200  Land 210  Building 220  Accumulate Depreciation Building 230  Equipment 240  Accumulated Deprec. Equipment 250 Current Liabilities:  Accounts Payable 310 Long-Term Debt:  Bonds Payable 410

Account Title

Account

Stockholder’s Equity:  Common Stock 510  Capital in Excess 520  Retained Earnings 550  Revenue and Expense Summary 590 Revenue:  Revenue 610  Interest Revenue 620  Rent Revenue 630 Expenses:  Purchases 710  Freight on Purchases 720  Purchase Returns 730  Selling Expenses 740  General and Admin. Expenses 750  Interest Expense 760  Extraordinary Loss (pretax) 770 4

Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description 1 Identifikasi transaksi dan kejadian yang disimpan 2 Jurnal transaksi dan kejadian 3

Objective Untuk mengumpulkan informasi, secara umum dalam bentuk sumber dokumen, tentang transaksi-transaksi atau kejadian

Untuk mengidentifikasi, menilai dan merekam hambatan ekonomi pada transaksi-transaksi di dalam catatan perusahaan menurut urutan waktu (suatu jurnal), dalam suatu bentuk bahwa fasilitas memindahkan ke akuntan Posting dari jurnal untuk Untuk memindahkan informasi dari jurnal ke buku besar, buku besar bahwa peranti menyimpan akuntan

Selama periode akuntnsi 5

Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description Objective 4 Persiapkan Neraca Untuk menyediakan suatu daftar untuk memeriksa persamaan Percobaan Yang Belum kredit debet, dan suatu titik awal untuk menyesuaikan Disesuaikan masukan-masukan 5

6 7

Menjurnal dan Menyesuaikan Masukan-masukan Jurnal Menyediakan penyesuaian neraca saldo Menyediakan laporan keuangan

8

9

Menjurnal dan Pencatatan penutupan masukan Menyesiakan pencatatan penutupan naraca saldo

Untuk merekam perkembangan data, penangguhan yang habis masa berlakunya, penilaian-penilaian, dan kejadian lain sering kali tidak memberi isyarat oleh suatu sumber dokumen baru Untuk memeriksa persamaan kredit debet dan untuk menyederhanakan persiapan laporan keuangan Untuk komunikasikan informasi keuangan yang diringkas kepada pembuat keputusan eksternal Untuk menutup rekening sementara dan memindahkan akhir periode sejumlah Pada laba bersih ke laba ditahan akuntansi Untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukanmasukan penutupan 6

Gambar 3-2: Langkah-langkah di dalam Siklus Akuntansi dan Objektivitas Step Description 10 Menjurnal dan Menempatkan Jurnal Pembalik

Objective Untuk menyederhanakan masukan-masukan jurnal tertentu dan mengurangi biaya-biaya akuntansi

Pada awal periode akuntansi yang berikutnya

7

Sistem nonkeuangan

Kejadian bisnis

Information konsumen

Laporan Keuangan Dan catatan

Laporan audit dan catatan

Proses Siklus Akuntansi Merekam Data transaksi

Analisa Data Peristiwa bisnis

Abaikan aata peristiwa

Jurnal Laporan Keuangan & catatan

Irwin/McGraw-Hill

Pencatatan Jurnal data Ke ledgers

Ledgers

Persiapan & Penyesuaian Neraca saldo

Persiapan Laporan dan catatan

Neraca saldo

Laporan Keuangan dan catatan

Pemeriksaan Dan penyesuaian  The McGraw-Hill Companies, Inc., 2000

Langkah 1: Identifikasi Transaksi Akuntansi Untuk Direkam Tujuan-tujuan dari langkah pertama ini untuk mengidentifikasi kejadian bisnis bahwa dapat dipertimbangkan transaksi akuntansi dan untuk mengumpulkan data ekonomi relevan tentang transaksitransaksi. Transaksi akuntansi adalah kejadian bisnis yang menyebabkan suatu perubahan di dalam aktiva-aktiva organisasi , kewajiban, atau modal pemilik. Kejadian ini termasuk  Pertukaran dari sumber daya dan kewajiban-kewajiban antara pelaporan perusahaan dan pihak luar (transfer-transfer timbal balik atau transfer-transfer tidak timbal balik)  Kejadian Internal di dalam perusahaan yang mempengaruhi sumber daya atau kewajiban-kewajiban nya tetapi bahwa tidak melibatkan pihak luar  Kejadian lingkungan dan ekonomi di luar kendali dari perusahaan (perubahan-perubahan di dalam nilai-nilai) ) Transaksi akuntansi pada umumnya disertai oleh suatu sumber dokumen yang disiapkan oleh seseorang selain dari akuntan 9

Langkah 2 -Mencatat Dalam Buku Harian (menjurnal) Data Transaksi Akuntansi Mengukur dan merekam dampak ekonomi pada transaksi-transaksi Transaksi-transaksi direkam di suatu jurnal -Debet, Kredit, tanggal, nomor rekening, General Journal sejumlah ,dan uraian-uraian Page J-16 Date Accounts and Explanation Post. Amount Buku jurnal umum dan Jurnal 1998 Ref. Debit Creditkhusus 2-Jan Equipment 150 15,000 Prinsip Biaya Histories Cash 101 5,000 Notes Payable 215 10,000 Keterangan pencacatan dan nomor halaman 10

Langkah 3: Mencatat Data Jurnal kepada Buku besar Proses tentang General transferLedger data transaksi dari jurnal-jurnal ke rekening buku besar disebut pencatatanAcct. 100 Cash 1998 Buku Besar dan Buku besar1998 pembantu Jan. 1 balance $18,700 Jan. 2 J-16 $5,000 Jumlah keseluruhan dari Kolom-kolom Jurnal Khusus ditempatkan/diposkan Satu jejak audit perlu menyediakan kemampuan untuk melacak Equipment Acct. 150 transaksi perorangan daripada perekaman awal pada semua 1998 1998 jalan akuntansi kepada figur-figur akhir di dalam Jan. 1 sampai balance proses $62,000 Jan. 2 J-16 $15,000 laporan keuangan Rekonsiliasi adalah proses dari penjumlahan buku besar pembantu dan membandingkan jumlah keseluruhan dengan Notes Payable Acct. 216 1998 sisanya di dalam rekening kontrol buku besar Jan. 2

J-16

$10,000

11

Langkah 4: Persiapkan Neraca Percobaan Yang Belum Disesuaikan Neraca percobaan yang belum disesuaikan adalah daftar buku besar catatan - rekening dan rekening saldo Metoda tentang penentuan atas jumlah dari Debit rekening saldo sama dengan jumlah dari kredit rekening saldo Jika neraca saldo tidak seimbangkan kesalahan dari sumber maka harus di investigasi 12

Gambar 3-5 Ilustrasi neraca saldo yang tidak berubah Sonora, Inc. Unadjusted Trial Balance 31-Dec-98

Assets:

Liabilities Owner's Equity

Revenues

Expenses

Account Debit Credit Cash $67,300 Accounts Receivable 45,000 Allowance for Doubful Accounts Notes Receivable 8,000 Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000 Prepaid Insurance 600 Land 8,000 Building 160,000 Accumulated depreciation, building 90,000 Equipment 91,000 Accumulated depreciation, equipment 27,000 Accounts Payable 29,000 Bonds Payable 50,000 Common Stock 150,000 Contributed Capital in exces of par 20,000 Retained Earnings 31,500 Sales Revenue 325,200 Interest Revenue 500 Rent Revenue 1,800 Purchases 130,000 Freight on purchases 4,000 Purchase Returns 2,000 Selling expenses 104,000 General and Administration 23,600 Interest expense 2,500 Extraordinary loss (pretax) 9000 $

728,000.00

$

Click to Open

728,000.00

13

Langkah 5: Mencatat dalam Buku Harian dan Mencatat Penyesuaian Masukan-masukan Menyesuaikan masukan-masukan yang diperlukan ketika bukan sebagai sumber dokumen mereka untuk mencetuskan suatu transaksi Sumber dokumen dari 

 

   

Penerimaan dari waktu (bunga atau depresiasi) Koreksi kesalahan Rekam Berubah di dalam Perkiraan-perkiraan Merekam penangguhan Merekam perkembangan data Klasifikasi ulang keseimbangan Mengenali kerugian-kerugian persediaan

transaksi-transaksi yang sebelumnya adalah sumber informasi utama untuk menyesuaikan masukanmasukan.

14

Langkah 6: Persiapkan Neraca Saldo Penyesuaian Neraca saldo penyesuaian mendaftar semua rekening saldo yang akan muncul di dalam laporan keuangan (terkecuali laba ditahan, yang tidak mencerminkan laba bersih dan dividen-dividen pada tahun berjalan ). Tujuan dari neraca saldo penyesuaian itu untuk mengkonfirmasikan persamaan kredit debet, mengambil semua penyesuaian masukan-masukan jurnal ke dalam pertimbangan. Konfirmasikan keseimbangan kredit Debet Sumber untuk persiapan Laporan Keuangan 15

Langkah 7 : Mempersiapkan Laporan Keuangan Sasaran pokok dari akuntansi keuangan adalah untuk menyediakan informasi yang berguna bagi pengambil-keputusan. Laporan keuangan dapat dihasilkan untuk periode setiap putaran -durasi. Bagaimanapun, bulanan, triwulanan, dan laporan keuangan tahunan bersifat yang paling umum. Laporan rugi-laba, laporan laba ditahan, dan neraca disiapkan secara langsung dari neraca saldo penyesuaian. Rekening saldo sementara ditransfer ke laporan rugi-laba, dan rekening saldo yang permanen ditransfer ke neraca

Adjusted Trial Balance Adjusting Entries Income Statement Balance Sheet Account Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Debit Credit Cash $67,300 $67,300 $67,300 Accounts Receivable 45,000 45,000 45,000 Allowance for Doubful Accounts Notes Receivable 8,000 (1) 2,000 8,000 8,000 Inventory (Jan. 1 balance, periodic system) 75,000 75,000 75,000 Prepaid Insurance 600 600 600 Land 8,000 8,000 8,000 Building 160,000 160,000 160,000 Accumulated depreciation, building 90,000 90,000 90,000 Equipment 91,000 91,000 91,000 Accumulated depreciation, equipment 27,000 27,000 27,000 Accounts Payable 29,000 29,000 29,000 Bonds Payable 50,000 50,000 50,000 Common Stock 150,000 150,000 150,000 Contributed Capital in exces of par 20,000 20,000 20,000 Retained Earnings 31,500 (1) 2,000 31,500 31,500 Sales Revenue 325,200 325,200 325,200 Interest Revenue 500 500 500 Rent Revenue 1,800 1,800 1,800 Purchases 130,000 130,000 130,000 Freight on purchases 4,000 4,000 4,000 Purchase Returns 2,000 2,000 2,000 Selling expenses 104,000 104,000 104,000 General and Administration 23,600 23,600 23,600 Interest expense 2,500 2,500 2,500 Extraordinary loss (pretax) 9000 9000 9000 $ 728,000.00 $ 728,000.00 $ 728,000.00 $ 728,000.00 Net Income 56400 56400 $ 329,500.00 $ 329,500.00 $454,900 $ 453,900.00

FS 16

Langkah 8 Mencatat Dalam Buku Harian dan Penutupan Pembukuan Masukan Menutup masukan-masukan yang mengurangi rekening sementara (eg., pendapatan, biaya, dan dividen-dividen) ke suatu keseimbangan nihil (tertutup). Menutup masukan-masukan yang direkam di dalam buku jurnal umum pada akhir periode akuntansi dan ditempatkan kepada buku besar yang sesuai catatan - laporan. Laporan – catatan permanen bukanlah tertutup karena mereka membawa keseimbangan aktiva, kewajiban hutang, dan modal pemilik ke periode akuntansi yang berikutnya. Rekening laba ditahan adalah satu-satunya rekening permanen yang melibatkan di dalam proses penutupan. 17

Langkah 9 Mempersiapkan Penutupan Pembukuan Neraca Saldo Suatu neraca saldo penutupan hanya mendaftar sisanya dari rekening permanen setelah proses penutupan sudah selesai. (Rekening sementara mempunyai saldo nihil.) Langkah ini diambil untuk memeriksa persamaan kredit debet setelah masukan-masukan penutupan ditempatkan /diposkan. Perusahaan dengan sejumlah besar laporan menemukan suatu prosedur yang berharga ini karena kesempatan dari meningkatnya kesalahan pada banyaknya nomor rekening dan menempatkan/mengeposkan. Rekening laba ditahan kini dinyatakan pada keseimbangan akhir dan adalah satu-satunya rekening yang permanen dengan suatu keseimbangan yang berbeda dari satu yang ditunjukkan di dalam neraca saldo penyesuaian. 18

Langkah 10 Mencatat dalam Buku Harian dan Menempatkan Ayat Jurnal Pembalik Pada awal periode yang berikutnya, akuntan itu boleh mempersiapkan dan menempatkan ayat jurnal pembalik untuk mengganti kerugian untuk perbedaan di dalam waktu antara kejadian dari suatu kenyataan ekonomi aktual, dan perekaman pada peristiwa ekonomi di dalam sistem akuntansi. Ayat jurnal pembalik menggunakan rekening yang sama dan sejumlah ketika menyesuaikan masukan-masukan tetapi dengan debet-debet dan kredit-kredit dibalikkan. Masukan-masukan ini membalikkan menyesuaikan masukan-masukan dilakukan di akhir dari periode nya dan mempersiapkan merekam laporan (akuntansi) karena pemrosesan normal pada peristiwa bisnis didalam periode baru. 19

Menerapkan Teknologi Informasi kepada Siklus Akuntansi Tantangan pemprosesan infoemasi manusia   

Kesalahan manusia Inefisiensi manusia Komunikasi berdasarkan kertas adalah pemborosan

Pertimbangan mengapa IT tidak dipergunakan:  

Teknologi tidak ada Teknologi tidak efisiensi biaya

Penggunaan IT untuk replikasi a sistem manual tidak efisiensi Suatu arsitektur akuntansi perlu untuk dirubah 20

Kritik-Kritik Dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Satu kritik dari arsitektur-arsitektur yang tradisional adalah kurangnya bidang-bidang pengintegrasian area fungsional yang bercabang dari organisasi. Contoh: suatu perakitan komputer internasional bahwa memelihara suatu bagan perkiraan dan buku besar yang terpisah untuk pabrikasi dan divisi pesaran karena mereka mempunyai perbeda kriteria untuk melaporkan informasi keuangan. Example: business events Bagian produksi mengenali pendapatan ketika Two • Shipping to suatu produk dikirimkan kepada suatu customer 8 Journal entries pelanggan • Billing customer Bagian pemasaran mengenali pendapatan 8 Journal Entries ketika pelanggan membayar tagihan produk. • Adjusting for Revenue Seluruh proses akuntansi adalah Recognition 8 Journal Entries diotomatisasikan. 21

Kritik-kritik dari Arsitektur Sistem Akuntansi Yang Tradisional Aktivitas dilaksanakan untuk menyediakan pelayanan kepada pelanggan Banyak keluaran sistem untuk merekam dan melaporkan tentang aktivitas Para manajer yang berbeda menghendaki pandanganpandangan dari data untuk membuat keputusan-keputusan yang di pengaruhi dalam bidang mereka Terlalu banyak sistem 22

Pandangan Ganda dari Peristiwa Bisnis Yang Sama Investor dan kreditur ingin Manajemen eksekutif Bagian Pemasaran menginginkan memahami tentang semua ordermenginginkan untuk untuk memahami tentang pesanan pesanan untuk menilai daya laba SALE memahami tentang orderitu untuk mengevaluasi penetapan mereka dan pesanan itu untuk harga, rencana iklan investasi , dan usaha kemungkinan dari suatu mengevaluasi dampak nya menuju target penjualan. Pandangan personil pengembalian, investasi mereka di organisasi Pandangan Bagian personil ingin memahami tentang produksi order-pesanan itu untuk Bagian produksi ingin membayar komisi memahami tentang penjualan. order-pesanan itu untuk merencanakan proses Pandangan Pandangan investor produksiPandangan

Pemasaran

Dan kreditur

eksekutif

23

Business Event

Perkembangan Subsistem Akuntansi

System A

System B

System C

System D

Edit Audit Calculate Summarize

Edit Audit Calculate Summarize

Edit Audit Calculate Summarize

Edit Audit Calculate Summarize

Stored Data

Stored Data

Stored Data

Stored Data

Functional Views

Functional Views

Functional Views

Functional Views 24

Kritikan pada Sistem dan Proses Akuntansi Tradisional Ada suatu perkembangan sering kali berlawanan, sistem dan subsistem yang tidak mengintegrasikan di dalam satu organisasi Arsitektur menangkap data tentang suatu subset dari suatu kejadian bisnis organisasi (transaksi akuntansi). Data tidak direkam dan diproses secara real-time Arsitektur menyimpan dan memproses hanya pada nomor yang dibatasi dari karakteristikkarakteristik tentang transaksi akuntansi. Arsitektur menangkap dan menyimpan data duplikat di suatu from ringkasan Arsitektur menyimpan data keuangan untuk mencukupi satu pandangan utama (perspektif). 25

Arsitektur Akuntansi Tradisional

• Dasar utama pelaporan keuangan : – Laporan pendapatan & neraca • Membangun sistem alternatif/baru untuk pandangan-pandangan alternatif ataupun data bisnis alternatif • Batasi informasi yang direkam untuk “transaksi akuntansi.” • Menyimpan dan meringkas informasi di dalam buku besar . 26

Data Akuntansi : Suatu Subset dari Data Bisnis (Pandangan terbatas & data terbatas) Data yang menguraikan aktivitas bisnis

Aktivitas Bisnis

Acct. Data Akuntan menyaring data

Buku Besar

Format / pandangan Output terbatas

27

Inti Masalah Dengan sistem Tradisional Input: Narrow set of transactions

Process: Classifies and summarizes transaction data

Output: Produces narrow functional views

Narrow functional views drive the selection of transactions, classification, and summarization 28

Inilah kritikan yang Benar? Kritik-kritik yang kita sudah diperkenalkan hanya menyoroti berbagai kesulitan tentang mengadaptasikan arsitektur sistem akuntansi yang tradisional untuk mempercepat perubahan dunia. . Dewasa ini dunia bisnis adalah dengan cepat dilangkahi, lebih banyak informasi yang bersifat intensif, dan melibatkan transaksi bisnis yang kompleks di luar mimpi-mimpi Pacioli Dewasa ini informasi pelanggan adalah sangat menuntut. Mereka menginginkan suatu variasi yang lebih besar, informasi konsumen membawakan produk-produk, yang disesuaikan dengan menbawa ke dalam bermacam model. Sebagai contoh, banyak orang sekarang menghendaki sistem informasi untuk menghasilkan suatu banyak lebih luas tentang informasi produk, seperti balaced scorecards. 29

Cara - Cara Bahwa Akuntansi Dapat Meningkatkan Nilai kepada Organization Helping to Embed Real-Time Providing More Useful Membantu Manajemen Menggambarkan aturan Proses Bisnis -Untuk into membantu Information Processes Information - Traditional manajemen menggambarkan aturan Business Processes - Accountants accounting are expressed proses bisnismeasures yang mensyaratkan

should meaningful, direct almost provide exclusively in monetary keterlibatan dalam satu proses-proses input the design, development, terms:into a practice thatperlu precludes bisnis organisasi. Kita mengembangkan satuof arsitektur AIS and implementation real-time information on productivity, bahwa memungkinkan para akuntan information processes that execute performance, reliability and other untuk berlatih mempengaruhi atas business rules and gather multidimensional thatbusiness cannot be pengembangan dandata implementasi aturan data. easily expressed in monetary proses-proses bisnis sepanjang terms. proses bisnis. 30

Role of the Office of the CFO (Chief Financial Officer) Insightful contributions into the strategy and planning process We think such as Measures that objectives focus and these provide justification for motivate the organization changing the architecture of any Information and system analysis information that that limits provides how value theinsight potentialinto of information is beingproviders created in and addinghow value to an progress is being matched to organization. strategic initiatives. Leadership of major financial initiatives. 31

Event-Driven IT Application Overview Enterprise-wide Information Customers

Business Events

Business Event Data

Business Event Processor (business and information processing rules)

Business Data Repository

Reporting Facility (Information processing rules)

Useful Information

32

Characteristics of Future Architecture

• Based on business events (business activities) rather than information customer views. • Supports business process simplification and change. • Integrates all business data. • Integrates information processes and real-time controls. 33

The End

34