BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. INDUSTRI SANDANG NUSANTARA UNIT CILACAP
4.1 The Task 4.1.1 Purpose Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawan bagian personalia, keuangan dan juga karyawan yang secara langsung terlibat dalam kegiatan penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. Sistem ini di buat untuk mempermudah pencatatan beberapa kegiatan personalia seperti pendataan karyawan baru, mutasi, kenaikan gaji, lembur dan kegiatan lainnya yang berhubungan dengan penggajian. 4.1.2 Correction to the analysis Terdapat beberapa perbaikan terhadap analisis perancangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara. Perbaikan dibuat dengan cara merevisi class diagram
yang dibuat sebelumnya sehingga
menghasilkan class diagram yang baru. Class yang baru adalah class Overtime Detail dan Absence Detail dan revisi terhadap class Overtime Transaction. 4.1.3 Quality Goal Tabel berikut menunjukan prioritas dari design criteria, dengan menentukan criteria-kriteria tersebut maka ini akan membantu dalam perencanaan atas aktivitas yang ada.
163 Criterion
very
Important
important Usable
Less
Irrelevant
important
Easily fulfilled
X
Secure
X
Efficient
X
Correct
X
Reliable
X
Maintainable
X
Testable
X
Flexible
X
Comprehensible
X
Reuseable
X
Portable
X
Interoperable
X
Tabel 4.1 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.2 Technical Platform 4.2.1 Equipment Sistem dirancang untuk dikembangkan untuk Personal Computer dengan LAN, dimana antara client dan server akan terhubung dengan menggunakan switch 16 port. Spesifikasi hardware dapat dilihat pada tabel berikut ini :
164 Specifacation
Client
Server
Processor
Intel Pentium 4 1.8 GHz
Intel Pentium 4 3.0 GHz
Mother board
Mother
Board
untuk Mother
Board
Pentium 4
Pentium 4
Memory
128 MB
1 GB
Hard disk space
20 GB 7200 RPM
120 GB 7200 RPM
Floppy disk (optional)
1.44 Mb
1.44 Mb
CD-ROM
Optional
CD-Writer
Monitor
15”
15”
Keyboard dan Mouse
Logitech Std
NIC
100Mbps
100Mbps
Sound Card
On board
On board
Graphic card
On Board
On Board
Printer
Dot Matrix
Operating system
Microsoft Professional
Windows
untuk
XP Microsoft Windows 2000 Advanced Server
Tabel 4.2 Spesifikasi peralatan untuk Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara
4.2.2 System Software Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0
dengan development tools Microsoft Visual Studio
menggunakan Microsoft Access sebagai database engine.
dan
165 4.2.3 System Interface Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh kepala personalia, Keuangan dan Umum dan General Manager. Dokumen dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan printer dot matrix 132 kolom diatas kertas continous form, kuarto, HVS dan berbagai jenis kertas lainnya. 4.2.4 Design Language Dokumentasi dari sistem ini dirancang menggunakan notasi UML (Unified Model Language) dengan menggunakan Microsoft Office Visio 2003. 4.3 Architecture 4.3.1 Component Architecture Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara menggunakan client server architecture yang berdasarkan Distributed Presentation yaitu client mempunyai user interface, sedangkan server mempunyai User Interface, Function, dan model. Pada component client terdapat component user interface bagian personalia dan bagian keuangan. Untuk lebih jelasnya, komponen arsitektur sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT.Industri Sandang Nusantara dapat dilihat pada gambar berikut ini.
166
absensi
Client_Manager keuangan
User Interface
User Interface
Server
User Interface
Function
Model Client_Asisten Manager
Client_karyawan personalia
User Interface
User Interface
Gambar 4.1 Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara
4.3.2 Process Architecture Deployment diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern dimana pada client terdapat komponen user interface sedangkan di server terdapat komponen user interface, function, model. Pola ini menyimpan semua data pada
167 server dan user hanya dapat melihat user interface. Sistem dijalankan dengan menggunakan stand alone computer untuk masing-masing user. Tingkat keamanan yang diberikan untuk seseorang berbeda-beda tergantung dari tugas dan wewenangnya sesuai dengan cara pengotorisasian pada waktu login. Hasil data pada client akan dicetak dengan menggunakan printer. Selain itu, juga akan disediakan komputer khusus untuk absensi.
168
Gambar 4.2 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara
169 server
Eth er ne t
IDC
8x
9x
1 x
2x
3x
1 0x
1 1x
12 x
7x
8x
9 x
4x
5x
6 x
1x
2x
3 x
1 0x
11 x
1 2x
4x
5x
6 x
7 8 9 1 0 1 11 2 A
a b s e ns i
7 x C
1 2 3 4 5 6
A
c lient _A s ist en M a na g e r
B
c lient _k a r ya w a n p e r so na lia
c lient _M a na g e r
p r i nt er
Gambar 4.3 Architecture Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara 4.4 Standard Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara mengikuti standard window. Untuk lebih jelasnya beberapa contoh pesan kesalahan dan menu standar dapat dilihat pada gambar berikut.
170
Gambar 4.4 Contoh standard button dalam sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara
Gambar 4.5 Contoh warning message dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara. 4.5 Component 4.5.1 Model Component 4.5.1.1 Structure Gambar dibawah ini adalah menggambarkan class diagram yang sudah di revisi. Class diagram yang telah direvisi adalah class Overtime Detail, class Overtime, class Absence Detail. 4.5.1.2 Classes Berikut ini adalah spesifikasi class-class atribut dan operation utama yang terdapat dalam revisi class diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap.
171 1. Overtime Purpose
: Mencatat informasi lembur per department
Attributes : OvtTransactionNo, DepartmentCode,OvtType,OvtDate Operations: memasukan transaksi lembur 2. Overtime Detail Purpose
: mencatat informasi lembur masing-masing karyawan.
Attributes : OvtTransactionNo,NPK,OvtDuration,OvtAmount Operations: memasukan transaksi lembur, menghitung transaksi lembur, mengupdate. 3. Absence Detail Purpose
: mencatat potongan absen masing-masing karyawan.
Attributes : NPK, GoingHomeEarly,Late,Alpa Operations: membuat, menghitung, mengupdate, mencetak.
172
Gambar 4.6 Revised Class Diagram
173 4.5.2 Function Component
Model
Function salary upgrade Overtime Detail
overtime
Overtime tarif
1..* 1..* 1 1
1
1..*
1
1..* payment detail
voucher mutation
1
Absence Reduction 1
1 1..*
1
1 employee
1
payment transaction
1 1
1
1
1
Income tax salary
wages
Absence Detail
absence
labour
staff
1..* 1
1..*
1
Gambar 4.7 Class Placement 4.5.3 Operation Specification Operation
Compute Absence Detail _
Active
X
Update
X
Passive
X
Read
X
Compute
_
Signal
Purpose
Menghitung potongan absensi
Input Data
NPK
Conditions
Karyawan mengisi form absensi setiap harinya untuk menandakan bahwa karyawan yang bersangkutan hadir pada hari kerja yang
174 semestinya. Nomor pegawai karyawan yang dapat melakukan absensi adalah nomor pegawai karyawan yang sudah terdapat pada database karyawan. Effect
Menghasilkan jumlah potongan ketidak hadiran dari karyawan dan juga menghasilkan efek jera kepada karyawan yang tidak masuk.
Algorithm
Untuk title Manager dan Asisten Manager : Potongan Absensi/hari karena Alpa = 50 % X tunjangan transportasi Potongan absensi karena telat hadir = Rp 1000,-/telat Potongan absensi karena pulang lebih awal = Rp 1000,-/pulang Untuk title Pelaksana,Supervisor dan Senior Supervisor : Potongan Absensi/hari karena Alpa = 50% X tunjangan kehadiran Potongan Absensi karena telat hadir = Rp 1000,-/telat Potongan Absensi karena pulang lebih awal = Rp 1000,-/pulang
Placement
Absence detail
Involved Objects
Karyawan
Tabel 4.3 Operation Specification “ Compute Absence Detail”
Operation
Compute Overtime Tariff _
Active
X
Update
X
Passive
X
Read
X
Compute
_
Signal
Purpose
Menghitung total uang lembur
Input Data
NPK, date, time clock in, time clock out
Conditions
Setelah menerima surat penugasan untuk melakukan kerja lembur, karyawan personalia memasukan NPK, nama karyawan, tanggal pelaksanaan lembur, jam kerja lembur ke dalam sistem. Dan pada hari pelaksanaan lembur karyawan hanya tinggal melakukan proses absen seperti biasanya.
175 Effect
Menghasilkan jumlah uang lembur yang diterima oleh karyawan.
Algorithm
Tarif lembur : Untuk title Manager tarif lembur sebesar Rp 40.000, Untuk title Asisten Manager tarif lembur sebesar Rp 35.000, Untuk title Pelaksana, Supervisor, dan Senior Supervisor tarif lembur sebesar Gaji Normatif/173 Untuk buruh tarif lembur sebesar UMP/173 Penghitungan uang lembur : Untuk title Manager = Rp 40.000, Untuk title Asisten Manager = Rp 35.000, Untuk title Pelaksana, Supervisor, dan Senior Supervisor = jumlah jam kerja lembur X tarif lembur Untuk buruh = jumlah jam kerja lembur X tarif lembur Dimana jam kerja lembur : Untuk lembur hari biasa = 1 jam pertama x 1.5 , jam selanjutnya dikali 2 Untuk lembur sabtu minggu = jam kerja x 2 Untuk lembur khusus = jam kerja x 4
Placement
Overtime tarif
Involved Objects
Karyawan
Table 4.4 Operation Specification “ Compute Overtime Tariff”
Operation
Compute Income Tax _
Active
X
Update
X
Passive
X
Read
X
Compute
_
Signal
Purpose
Mengetahui jumlah Pajak Penghasilan selama 1 periode gaji
Input Data
Marital status, children, sex ,total salary
Conditions
Jika total salary >= 1.000.000
176 Effect
Income Tax pada Payroll Register dan Payroll Recapitulation
Algorithm
Gross Payment = ( gaji pokok + tunjangan jabatan + tunjangan masa kerja + tunjangan regional + tunjangan perumahan + tunjangan kehadiran + tunjangan makan minum + tunjangan obat + lembur ) Net payment / month =(gross payment – biaya jabatan) Biaya jabatan = 5% x gross payment ( max 108000) Penghasilan Kena Pajak (PKP) = (net payment/month x12) – PTKP Dimana PTKP : Jika belum kawin dan jika wanita sudah kawin = 13.200.000 Jika sudah kawin dan 0 anak = 14.400.000 Jika sudah kawin dan 1 anak = 15.600.000 Jika sudah kawin dan 2 anak = 16.800.000 Jika sudah kawin dan 3 anak atau lebih = 18.000.000 Income tax / month = (persentase X PKP) / 12 Dimana persentase : 5% untuk Rp 25.000.000 lapisan pertama 10% untuk Rp 25.000.000 lapisan kedua 15% untuk Rp 50.000.000 lapisan ketiga 25% untuk Rp 100.000.000 lapisan keempat 35% untuk sisa PKP
Placement
Income tax
Involved Objects
Karyawan, payment detail
Tabel 4.5 Operation Specification “ Compute Income Tax”
177 4.6 Recommendations 4.6.1 The System Usefulness Pada
perancangan
Sistem
Informasi
Akuntansi
Penggajian
dan
Pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara, beberapa kriteria harus diperhatikan, yaitu : Criteria
The system usefulness
Usable
Sistem yang dibuat ini harus dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja yang ada sekarang.
Secure
System yang dibuat ini harus dapat terjamin tingkat keamanannya untuk mencegah pengambilan data oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi.
Efficient
Dengan adanya sistem ini pekerjaan bagian personalia yang berhubungan dengan aktivitas penggajian dan pengupahan menjadi lebih efisien dalam hal pencatatan dan pembayarannya.
Correct
Dengan adanya sistem ini kebutuhan user akan terpenuhi sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat berjalan dengan lancer.
Reliable
System yang dibuat ini dapat menghasilkan informasi dan perhitungan komponen-komponen gaji yang lebih akurat dan dapat diandalkan.
Flexible
Sistem yang dibuat ini harus bersifat flexible dalam mendukung aktivitas penggajian dan pengupahan karena sering terjadi perubahanperubahan peraturan penggajian baik itu dilakukan oleh perusahaan ataupun perubahan peraturan yang dilakukan oleh pemerintah.
178 Comprehensible
Sistem yang dirancang ini dibuat agar mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh semua user.
Reusable
Subsistem yang dirancang ini dapat digunakan untuk sistem informasi lainnya, misalnya sistem informasi sumber daya manusia
Interoperable
Sistem informasi penggajian dan pengupahan yang dibuat ini dapat digabungkan dengan sistem informasi sumber daya manusia agar menghasilkan Human Resource Managament System yang lengkap. Tabel 4.6 The System Usefulness
4.6.2
Plan for Initiating User Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang Nusantara Cilacap akan dilakukan oleh dua orang programmer
secara bergantian pada tahap delivery dan
implementasi. Seluruh karyawan yang berkaitan dengan sistem ini, wajib untuk mengikuti pelatihan yang diadakan selama satu jam per hari dalam dua minggu berturut-turut dan diperbolehkan untuk memberikan saran dan tanggapan mengenai sistem yang baru tersebut. Secara lengkap table waktu pelaksanaan sistem dapat dilihat pada tabel dibawah ini.
Task Name Planning Set scope Analysis Gather Bussiness Requirement Design Design Form Development Build Database and System Implementation Install System Maintenance
Duration 1 month 1week 1 month 2week 2 week 1week 2 month
Agustus
September
November
2 week 2 week
Tabel 4.7 Project Time Line
Desember
Januari
Februari
180 4.6.3 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Industri Sandang
Nusantara
Cilacap
direncanakan
akan
dikonversi
dengan
menggunakan metode parallel selama satu bulan, maksudnya sistem baru dan sistem lama (manual) dijalankan secara bersamaan untuk menguji keandalan dan keakuratan perhitungan berbagai komponen gaji dengan tujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru. Jika sistem yang baru ternyata masih belum cukup akurat, maka perlu dilakukan maintenance sehingga pada bulan berikutnya sistem baru sudah bisa dipakai untuk menggantikan sistem lama.
