1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN KARYAWAN PROYEK PADA PT. AMURWA Fajar Dwi Ananto Bina Nusantara
[email protected] ABSTRAK Perusahaan pada saat ini memiliki masalah pada kegiatan penggajian yang belum terintegrasi dengan baik. Kegiatan tersebut yaitu pencatatan komponen penggajian hingga pembuatan laporan belum dapat tersaji dengan cepat dan tepat. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis, melalui literatur, wawancara dan pengamatan lapangan. Metode perancangan yang digunakan meliputi beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, package diagram, dan navigation diagram. Penelitian ini menghasilkan rancangan Sistem Informasi Penggajian untuk mendukung kebutuhan proses bisnis perusahaan. Sistem Informasi Penggajian ini dapat mengintegrasikan kegiatan penggajian hingga penyajian laporan secara cepat dan tepat. Sistem ini juga dapat meningkatkan pengendalian internal antar departemen di dalam perusahaan melalui pembatasan hak akses sehingga menghindari pihak-pihak yang tidak berwenang untuk dapat mengakses data. The company currently has a problem with payroll activities that have not been integrated well. These activities are in recording payroll component to making the report can’t be presented quickly and precisely. The methodology used is the method of analysis, through literature, interviews and field observations. Design methods used include some diagrams are activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, package diagram, and navigation diagram. This research resulted in the design of Payroll information system to support the needs of business processes. Payroll information system is to integrate the activities of the payroll until the presentation of the report quickly and accurately. This system can also improve internal control across departments within the company through the restriction of access rights to avoid those who are not authorized to access the data.
PENDAHULUAN PT. Amurwa International adalah sebuah perusahaan konsultan berbasis pembangunan yang beralamat di Jl. Kalibata Utara II No. 1 (103A) Jakarta selatan. Perusahaan ini didirikan pada 1989. Ketika sebagian besar perusahaan konsultan terfokus hanya pada layanan, perusahaan ini memberikan solusi teknis untuk memecahkan masalah manusia. Perusahaan ini didirikan untuk menyediakan jasa konsultasi dan desain proyek, yang tidak hanya teknis suara, tetapi juga sosialresponsif, menguntungkan secara finansial kepada tujuan akhir, dan ramah lingkungan. Sistem Informasi yang saling terintegrasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan, agar dapat menghasilkan informasi yang akurat untuk mendukung pengambilan keputusan, perencanaan dan pengendalian perusahaan oleh pihak manajemen. Oleh karena itu, perusahaan menyadari dan menerapkan Sistem Informasi Akuntansi untuk perbaikan operasional perusahaan dan memberikan pengendalian internal yang baik bagi setiap fungsi di dalam perusahaan. Dalam jurnal karangan Setiabudi husni yang berjudul Evaluasi Sistem Informasi Penggajian pada PT. XYZ disimpulkan mengenai pengawasan kegiatan dari mulai absensi hingga pendistribusian gaji karyawan harus dilakukan secara optimal dan terkomputerisasi agar tidak ada kesalahan atau kecurangan yang dapat terjadi. Salah satu fungsi penting dalam perusahaan yaitu fungsi sistem penggajian karena sangat menentukan roda bisnis dari suatu perusahaan, dan melalui sistem ini. perusahaan memperoleh informasi jelas mengenai pengeluaran terhadap gaji karyawannya. Dalam penetapan standar gaji
2
yang memadai dibutuhkan informasi akan berpengaruh terhadap gaji dan dengan semakin meningkatnya kebutuhan akan informasi perusahaan dituntut untuk menyediakan sistem informasi yang dapat mendukung proses penggajian. Perancangan aplikasi SIA Penggajian yang akan dibuat memiliki ruang lingkup dalam beberapa aktivitas seperti: Komponen penggajian meliputi perhitungan gaji bulanan, tunjangan jabatan dan tunjangan istri. Aktivitas pembayaran gaji karyawan. Pembuatan laporan gaji karyawan. Tujuan yang ingin diperoleh yaitu: Mengidentifikasi sistem penggajian yang sedang berjalan secara manual dalam perusahaan. Menganalisis laporan pada sistem penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan. Merancang SIA Penggajian dan menciptakan pemrosesan data gaji yang akurat. Manfaat yang diperoleh yaitu: Karena adanya pengendalian internal yang baik maka segala kemungkinan kecurangan dalam perusahaan akan dapat dihindari. Menekan tingkat fraud dalam hal absensi maupun lembur yang dapat dieliminasi karena semua proses telah terintegrasi oleh sistem. Mencegah kesalahan penghitungan gaji karyawan. Mendistribusikan upah dan gaji karyawan dengan tepat waktu.
METODE PENELITIAN Studi Pustaka Penelitian Lapangan Observasi Wawancara Dokumentasi Metode analisis dan Perancangan Initiation Analysis
HASIL DAN BAHASAN Sistem Informasi penggajian pada PT. Amurwa diciptakan dengan tujuan untuk mengurangi permasalahan yang ada serta mempermudah dan mempersingkat waktu pada prosedur-prosedur yang berhubungan dengan kegiatan penggajian. Sistem juga harus dapat membatasi hak akses karyawan untuk mendukung pengendalian internal. Selain itu sistem juga dapat menghasilkan laporan-laporan yang dibutuhkan dalam kegiatan penggajian pada perusahaan. Selain itu pengembangan dan perbaikan sistem ini bertujuan untuk mengefisienkan biaya penggajian terhadap karyawan yang bekerja di dalam perusahaan. Berdasarkan Daftar Gaji, Finance Manager menyiapkan uang tunai untuk karyawan kontrak dan memberitahu kepada Finance Staff untuk melakukan transfer gaji bagi karyawan tetap ke bank. Bank mengeluarkan Bukti Transfer untuk diserahkan kepada Finance Staff. HR Staff mencetak Slip Gaji dari sistem untuk karyawan setelah ada Bukti Transfer dari bank.
3
4
Pada sistem penggajian, terdapat beberapa aktivitas use case dalam sistem usulan. Use case tersebut yaitu membuka aplikasi, menginput NIP, menghitung gaji, membuat daftar gaji, menerima daftar gaji, melakukan transfer, mencetak bukti transfer, mencetak slip gaji, mendistribusikan slip gaji. Staff HR, Finance Manager dan staff finance menjadi actor yang dapat melakukan aktivitas tersebut.
5
class domain class Amur... tunj angan -
id_tunjangan: int jabatan: int status_menikah: int
karyaw an Absensi
pph_21 -
biaya_jabatan: int kode_pajak: int nama_pajak: int persen_pajak: int
-
agama: int alamat: int id_karyawan: int jabatan: int jenis_kelamin: int nama: int no_rekening: int no_telp: char status_menikah: int tanggal_lahir: int
-
id_absensi: int jam_keluar: int jam_masuk: int nama: int NIP: int tanggal: int
rekap_absensi golongan j amsostek -
-
id_jamsostek: int jumlah: int pegawai_jamsostek: int tanggal: int
kode_golongan: int lama_bekerja: int nama_golongan: int tunjangan: int
-
izin: int jumlah_hadir: int sakit: int tanggal: int tidak-hadir: int
slip_gaj i daftar_gaj i -
id_slip_gaji: int nama_karyawan: int NIP: int tanggal: int total_gaji: int
-
bagian: int gaji_pokok: int kode_pajak: int nama: int NIP: int
6
Setelah yakin semua data telah terisi dengan benar maka klik tombol hitung gaji, maka total gaji dari gaji pokok ditambah dengan tunjangan akan dihitung oleh sistem dan keluar di kolom total gaji yang masih dengan format read-only. Perancangan Sistem Informasi Penggajian ini secara keseluruhan diharapkan dapat memenuhi beberapa criteria perancangan yang penting berikut ini. • • • • • • • • • • •
Usable : kriteria yang sangat penting karena sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan dan proses bisnis perusahaan Secure : Kriteria yang penting karena sistem harus dapat membatasi akses data dari user tertentu untuk meningkatkan keamanan. Efficient: Kriteria yang penting karena sistem harus dapat mengefisienkan seluruh kegiatan penggajian perusahaan Correct: Kriteria yang sangat penting karena sistem yang dirancang berhubungan dengan keuangan perusahaan seperti menghitung pajak dan menghitung gaji karyawan sehingga hasil dari sistem harus tepat dan sesuai dengan kebutuhan. Reliable: Kriteria yang sangat penting karena sistem yang dirancang harus mempunyai kemampuan untuk menghasilkan informasi yang tepat, akurat dan dapat diandalkan dalam mengeksekusi fungsi, data dalam sistem harus dapat dipercaya dan dapat diandalkan. Maintainable : Kriteria yang penting karena sistem harus diperbaiki apabila terdapat error atau bug sehingga tidak mengganggu aktivitas perusahaan. Testable : Kriteria yang kurang penting karena sistem harus diuji coba terlebih dahulu sebelum dijalankan. Flexible : Kriteria yang sangat penting karena sistem harus dapat dimodifikasi dengan mudah untuk merubah modul-modul yang bersangkutan. Comprehensible : Kriteria yang sangat penting karena sistem harus user friendly sehingga mudah untuk digunakan dan dipahami oleh penggunanya. Reusable : Kriteria yang penting karena modul sistem harus dapat digunakan untuk pengembangan aplikasi lain, terutama aplikasi untuk sumber daya manusia. Portable : Kriteria yang kurang penting karena komputer yang digunakan di perusahaan sudah menggunakan OS yang sama.
7
•
Interoperable : Kriteria yang penting karena sistem harus dapat digabungkan dengan sistem yang lain. 4.4.2 Perencanaan Penggunaan
Perencanaan penggunaan Sistem Informasi Penggajian yang baru pada awalnya memerlukan instalasi dan pelatihan dari pihak yang merancang dan mengembangkan sistem. Setelah proses instalasi maka pelatihan akan dilakukan dan wajib diikuti oleh karyawan perusahaan yang akan berinteraksi dengan sistem yang baru ini. Selama proses pelatihan, karyawan diharapkan dapat memberikan feedback atau saran atas sistem yang baru tersebut sehingga sistem akan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan penggunanya. 4.4.3 Perencanaan Implementasi Sistem Informasi Penggajian pada PT. Amurwa direncanakan akan dirancang, dibuat dan diimplementasikan secara langsung dimana system yang baru akan dijalankan bersamaan untuk mengetes keandalan dan keakuratan. Bila sistem yang baru mampu bekerja dengan baik, maka sistem digunakan sepenuhnya. Rencana Estimasi waktu untuk mengimplementasikan sistem ini diperkirakan akan dilaksanakan sejak awal Januari 2012 hingga akhir maret 2012 selama 3 bulan.
Dari hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. AMURWA yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa: 1. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dapat mendukung pengendalian internal terhadap aktivitas penggajian dalam perusahaan, baik pengendalian secara terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual sehingga berbagai bentuk kecurangan yang merugikan perusahaan atau kary awan dap at diminimalisir. 2. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang menghasilkan sistem penggajian yang lebih efisien dan efektif dalam pencatatan informasi terkait dengan aktivitas penggajian, pembuatan laporan serta dap at mengatasi masalah human error. 3. Sisem informasi akuntansi penggajian yang dirancang sesuai dengan kriteria perancangan sistem menghasilkan data yang reliable dan real time karena sistem telah mengintegrasik an data dari berbagai aktivitas yang berhubungan dengan penggajian. 4. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang dapat menghasilkan lap oran-lap oran yang terkait dengan aktivitas penggajian seperti lap oran gaji. Sistem informasi akuntansi penggajian yang dirancang juga memiliki pembatasan hak akses bagi setiap user dengan tujuan untuk meningkatkan internal control dan mencegah pihak-pihak yang tidak berwen ang mengakses data. Adap un saran yang diber ikan y aitu sebagai berikut: 1. Memberikan pelatihan kepada karyawan sebelum sistem yang baru diterapkan dalam perusahaan agar memudahkan penggunaannya dan melakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui apabila meerlukan perubahan sesuai dengan perkembangan.
8
2.
Sistem informasi akuntansi penggajian ini dapat dikembangkan menjadi sistem informasi manajemen sumber daya manusia (Human Resource Information System) yang mencakup seluruh kegiatan personalia dalam perusahaan, seperti: penyeleksian dan penerimaan karyawan baru, pelatihan, serta p emutusan hubungan kerja.
