WORKING PAPER ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT GLORIA CIPTA KARYA Susanto Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969,
[email protected]
Siswono, S.Kom., M.M. Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969 dan
Drs. Heri Sukendar W, Ak., M.M., BKP. Binus University, Jl. Kebon Jeruk Raya No. 27, (021)53696969
Abstract Employees is one of the determination of the achievement of the purpose of the company, as well as parties using and managing other resources to run the company. Because of that, companies must be show loyalty and concern for the company to its employees so that employees continue to work well and improve productivity in the work by providing benefits in the form of salaries, allowances, and bonuses according to each employee accordance with the sacrifice that has been granted to the companies and measured based on office and other components so as to produce a calculation a salary is accurate and precise. The purpose of this research is to analyze the process of payroll who is running in the company , identify problems and give recommendations to repair the system found problems and designing payroll and to activities that can provide remuneration for management in a timely report, relevant, accurate, and up to date. The methodology used is the method of analysis, interviews and fieldwork for design as well as a method in developing accounting information system payroll who uses a method of objects oriented analysis and design includes some diagrams namely activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, and package diagram, and design a database . The result is AIS payroll and remuneration application which can be support payroll and remuneration activities, starts from recording absent until calculation of salaries and wages, and presentation of report quickly and accurately. Summary this application is supporting payroll processing, payroll processing so that it can be connected directly with a bonus or allowance benefits automatically. Keyword: Employees, design, information systems, accounting, payroll
Abstrak Karyawan adalah salah satu penentu tercapainya tujuan perusahaan, serta pihak yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Oleh karena itu, Perusahaan harus dapat menunjukan loyalitas dan kepedulian perusahaan terhadap karyawannya agar karyawan tetap bekerja dengan baik dan meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, dan bonus kepada karyawan sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikan ke perusahaan dan diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya sehingga menghasilkan suatu perhitungan gaji yang akurat dan tepat. Tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan, mengidentifikasi masalah dan memberikan rekomendasi perbaikan terhadap masalah-masalah yang ditemukan serta merancang sistem untuk kegiatan penggajian dan pengupahan yang dapat menyediakan laporan bagi manajemen secara tepat waktu, relevan, akurat, dan up to date. Metodologi yang digunakan adalah metode analisis, wawancara dan pengamatan lapangan serta metode perancangan dalam membangun sistem informasi akuntansi penggajian yang menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design meliputi beberapa diagram yaitu activity diagram, use case diagram, event table, class diagram, statechart diagram, sequence diagram, user interface, package diagram, dan rancangan database. Hasil yang dicapai adalah aplikasi SIA penggajian dan pengupahan yang mampu mendukung kegiatan penggajian dimulai dari pencatatan waktu hadir hingga perhitungan gaji dan upah, serta penyajian laporan secara cepat dan tepat. Simpulan aplikasi ini adalah mendukung proses penggajian, sehingga proses penggajian dapat terhubung secara langsung dengan bonus ataupun tunjangantunjangan secara otomatis. Kata kunci: Karyawan, perancangan, sistem informasi, akuntansi, penggajian
PENDAHULUAN Sumber daya manusia atau karyawan yang merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting di dalam suatu perusahaan karena karyawan yang menjadi salah satu penentu tercapainya tujuan perusahaan, serta pihak yang menggunakan dan mengelola sumber daya lainnya untuk menjalankan perusahaan. Perusahaan harus dapat menjamin kesejahteraan para karyawan serta meningkatkan motivasi mereka dengan cara memberikan imbalan berupa gaji, tunjangan, dan bonus kepada karyawan sesuai dengan pengorbanan yang telah diberikan ke perusahaan dan diukur berdasarkan jabatan dan komponen lainnya sehingga menghasilkan suatu perhitungan gaji yang akurat dan tepat. Hal ini digunakan untuk menunjukan loyalitas dan kepedulian perusahaan terhadap karyawannya agar karyawan tetap bekerja dengan baik dan meningkatkan produktifitasnya dalam bekerja. Pemberian gaji merupakan kegiatan rutin bagi perusahaan dan menjadi salah satu pengeluaran yang terbilang besar, maka dari itu diperlukannya suatu sistem informasi akuntansi untuk penggajian yang baik sehingga tercipta yang efektif dan efisiensi. Rumusan masalah yang akan dibahas yaitu proses penggajian yang saat ini sedang berjalan, masalah yang terjadi di dalam sistem yang sedang berjalan dan usulan perbaikan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada proses penggajian yang sedang berjalan serta sistem informasi akuntansi yang dapat membantu mempermudah proses penggajian. Tujuan dalam penelitian ini adalah menganalisis sistem pada proses penggajian yang sedang berjalan pada perusahaan, melakukan identifikasi terhadap masalah yang terjadi pada proses penggajian yang sedang berjalan pada perusahaan, memberikan usulan atau rekomendasi solusi terhadap masalah atau kendala yang terjadi dengan sistem yang berjalan pada perusahaan dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian yang berguna untuk mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penggajian agar bisa meningkatkan kinerja perusahaan.
METODE PENELITIAN Metode penelitian yang dilakukan adalah pengumpulan data melalui studi kepustakaan dan melakukan survey langsung ke lapangan perusahaan untuk memperoleh data seperti struktur organisasi, gambaran sistem yang sedang berjalan dan unsur-unsur yang terkait dalam perusahaan dengan cara observation, interview dan documentation.serta mempelajari proses bisnis berjalan. Metode analisis dan perancangan menggunakan pendekatan Object Oriented Analysis and Design (OOAD) tentang Unified process yang meliputi 4 phase yaitu Inception, Elaboration, Construction, dan Transition.
HASIL DAN BAHASAN Hasil yang dicapai adalah aplikasi SIA penggajian dan pengupahan yang mampu mendukung kegiatan penggajian dimulai dari pencatatan waktu hadir hingga perhitungan gaji dan upah, serta penyajian laporan secara cepat dan tepat. Simpulan aplikasi ini adalah mendukung proses penggajian, sehingga proses penggajian dapat terhubung secara langsung dengan bonus ataupun tunjangan-tunjangan secara otomatis. Usulan solusi untuk masalah yang terdapat di PT. Gloria Cipta Karya adalah membangun aplikasi SIA penggajian dan pengupahan yang mampu mendukung kegiatan penggajian dimulai dari pencatatan waktu hadir hingga perhitungan gaji dan upah, serta penyajian laporan secara cepat dan tepat. Tampilan aplikasi yang akan diusulkan sebagai berikut:
SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT. Gloria Cipta Karya yang telah dilakukan, penulis dapat menyimpulkan : 1.
PT. Gloria Cipta Karya masih menggunakan sistem manual. 1.1 Proses pencatatan waktu kehadiran karyawan kurang efisien sehingga rentan menimbulkan masalah pada proses penginputan data. 1.2 Butuh waktu yang cukup lama dalam proses perhitungan gaji sehingga kurang efektif dan efisien dari segi pengumpulan data.
2.
PT. Gloria Cipta Karya memerlukan sistem yang lebih efektif guna mengatasi kendala internal dalam melakukan pencatatan waktu kehadiran karyawan serta membantu dalam proses pengolahan data yang diperlukan dalam proses penggajian.
3.
Sistem yang akan diterapkan merupakan sistem informasi akuntansi yang dibuat untuk mendukung proses penggajian, sehingga proses penggajian dapat terhubung secara langsung dengan bonus ataupun tunjangantunjangan secara otomatis.
4.
Adanya keterbatasan akses dalam Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang, hanya karyawan tertentu saja yang bisa mengakses sistem tersebut. Hal ini guna mencegah kecurangan yang dapat dilakukan karyawan dalam proses absensi sehingga proses pengumpulan data dapat lebih terkontrol dari segi keakuratannya.
Saran yang dapat diusulkan oleh penulis kepada PT. Gloria Cipta Karya guna mengoperasikan Sistem Informasi Akuntansi yang telah dirancangkan: 1.
Pengawasan dari segi kontrol internal perlu ditingkatkan sehingga dalam menjalankan sistem yang telah dirancang dapat maksimal.
2.
Memberikan pelatihan dasar kepada karyawan dan mensosialisasi kepada seluruh karyawan, baik yang staff maupun non-staff.
3.
Mengevaluasi penggunaan sistem tersebut, serta menyediakan konsultasi yang akan menjawab beberapa pertanyaan seputar penggunaan sistem.
4.
Mengupdate password untuk mencegah terjadinya kecurangan karyawan dalam proses absensi. Sehingga menghindari antar karyawan saling mengetahui password masing-masing.
REFERENSI Fatimah, N. E. (2004). Peraturan Menteri Keuangan Nomor 122/PMK.010/2015 Penyesuaian Besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP). Diakses 22 Juli 2015 dari http://www.kemenkeu.go.id/en/node/46402 Graves, L. (2012). How Can Auto Enrolment Be Integrated With Our Existing HR and Payroll Systems?. Director. Diakses 03 Januari 2015 dari http://search.proquest.com/docview/1112267589/1405541B8F343A7544B/3?accountid=31532 Hall, J. A. (2011). Accounting Information Systems (4th ed.). Jakarta: Salemba Empat. Khansa.
(2014). Premi Jaminan Kerja BPJS Ketenagakerjaan. Diakses http://rohendiagus.com/premi-jaminan-kerja-bpjs-ketenagakerjaan/
28
Februari
2015
dari
Ladjamudin, Al-Bahra Bin. (2005). Perancangan Sistem Informasi Perintah Pembayaran dan Pencairan Dana pada Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film. Diakses 28 Februari 2015 dari http://www.slideshare.net/pondokcabe2014/perancangan-sistem-informasi-42118746 Mardiasmo. (2011). Perpajakan Edisi Revisi 2011. Yogyakarta: ANDI. Martani.
(2014). ED PSAK 24. Diakses 03 Januari https://staff.blog.ui.ac.id/martani/files/2014/11/ED_PSAK_24_2013-2013-JULI-23.pdf
2015
dari
Mulyadi. (2008). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Nirwantya, H. K. (2011). Pengertian Gaji, Upah, Tunjangan, Kasbon, dan Hutang. Diakses 02 Juli 2015 dari http://herunirwantya.blogspot.com/2011/08/pengertian-gaji-upah-tunjangan-kasbon.html O’Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Informasi. Jakarta: Salemba Empat. Rama, D. V., & Jones, F. L. (2006). Accounting information systems. Singapore: Thomson/South-Western. Resmi, S. (2014). Perpajakan Teori dan Kasus. Jakarta: Salemba Empat. Romney, M. B., & Steinbart, P. J. (2006). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., Burd, S. D. (2005). Object-oriented analysis and design: With the unified process. Boston, Mass: Thomson Course Technology. Wahyono, T. (2004). Pengertian Sistem Informasi. Diakses http://andydharmalau.blogspot.com/2014/05/pengertian-informasi.html
28
Februari
2015
dari
RIWAYAT PENULIS Susanto lahir di Kota Jambi pada 12 September 1992. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi pada tahun 2015.
