UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil Tahun 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. CIPTA PANGAN NIAGA
Mery 0600653291 Diana Gunawan 0600653303 Rita Ligawati 0600653700 Kelas/Kelompok : 07PBA/03
Abstrak Dengan semakin berkembangnya sistem informasi saat ini yang juga diiringi dengan meningkatnya kebutuhan informasi, maka sangat diperlukan informasi yang handal untuk mendukung perencanaan pengambilan keputusan suatu perusahaan terutama yang berhubungan dengan penjualan karena penjualan merupakan sumber penghasilan utama bagi perusahaan. Tujuan dari penulisan skripsi ini adalah untuk menganalisis kebutuhan sistem dan merancang suatu sistem informasi akuntansi penjualan. Metode penelitian yang dilakukan dalam pembuatan skripsi ini meliputi metode analisis, yaitu analisis langsung terhadap sistem yang berjalan, mengidentifikasi kebutuhan informasi penjualan, dan mengidentifikasi kebutuhan sistem. Selain itu juga dilakukan metode perancangan yaitu merancang sistem baru untuk menggantikan atau memperbaharui sistem yang sedang berjalan, dengan pendekataan Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Hasil yang dicapai dari analisis dan perancangan yang dilakukan adalah laporan yang berhubungan dengan penjualan dan tampilan layar yang dapat digunakan untuk melakukan transaksi penjualan. Kesimpulan dari penulisan skripsi ini adalah diharapkan dapat membantu pihak yang terkait dalam mempercepat proses penjualan, menyajikan informasi secara lebih akurat, serta membantu dalam proses pengambilan keputusan yang lebih cepat
Kata Kunci : Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan, Object Oriented Analysis and Design.
vii
PRAKATA
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas selesainya penulisan skripsi ini dalam rangka memenuhi persyaratan penyelesaian Jenjang Strata-1 di Universitas Bina Nusantara. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih atas segala dukungan, nasehat, petunjuk, doa, saran, dan bimbingan serta kesempatan yang telah diberikan selama penulisan skripsi ini. Ucapan terima kasih ini penulis tujukan kepada: 1.
Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. APP., Sc., selaku rektor Universitas Bina Nusantara.
2.
Bapak Idris Gautama, SE., S. Kom., MM selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi.
3.
Ibu Noerlina, S. Kom., MM., selaku pembimbing yang telah menyediakan waktu, mengarahkan, membantu, dan membimbing penulis dalam mengatasi masalahmasalah yang ditemui selama penulisan skripsi ini.
4.
Dosen-dosen Universitas Bina Nusantara yang telah membimbing selama perkuliahan sehingga banyak memberikan masukan kepada penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
5.
Bapak Herry, selaku Direktur PT. Cipta Pangan Niaga.
6.
Seluruh staff PT. Cipta Pangan Niaga yang telah membantu dalam penulisan skripsi ini.
7.
Seluruh keluarga penulis yang telah memberikan dukungan, doa dan semangat dalam penulisan skripsi ini.
viii
8.
Rekan-rekan mahasiswa semuanya yang telah membantu dan memberikan dukungan kepada penulis. Pada kesempatan ini, penulis juga ingin mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang telah membantu dan mendoakan penulis yang tidak dapat disebutkan satu-persatu. Akhir kata, penulis menyadari bahwa skripsi ini belum sempurna. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari para pembaca. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan serta perkembangan Universitas Bina Nusantara.
Jakarta, Januari 2006
Penulis
ix
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar
i
Halaman Judul Dalam
ii
Halaman Persetujuan Hardcover
iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji
iv
Abstrak
vii
Prakata
viii
Daftar Isi
x
Daftar Tabel
xvi
Daftar Gambar
xvii
Daftar Lampiran
xxi
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang
1
1.2
Ruang Lingkup
2
1.3
Tujuan dan Manfaat
3
1.4
Metodologi Penelitian
3
1.4.1 Metode Analisis
4
1.4.2 Metode Perancangan
4
Sistematika Penulisan
5
1.5
x
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1
2.2
2.3
Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.1 Pengertian Sistem
7
2.1.2 Pengertian Informasi
8
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
8
2.1.4 Pengertian Akuntansi
9
2.1.5 Pengertian Sistem Akuntansi
10
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
11
Analisis dan Perancangan Sistem Dengan Pendekatan Object-Oriented
12
2.2.1 Pengertian Analisis Sistem
12
2.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
12
2.2.3 Pengertian Object
13
2.2.4 Pengertian Object-Oriented
14
2.2.5 Pengertian Object-Oriented Analysis
14
2.2.6 Pengertian Object-Oriented Design
15
2.2.7 Pengertian Object-Oriented Analysis and Design
15
2.2.8 Tahapan dalam Object-Oriented Analysis and Design
16
2.2.8.1 Problem Domain Analysis
17
2.2.8.2 Application Domain Analysis
20
2.2.8.3 Architectural Design
23
2.2.8.4 Component Design
25
Penjualan
27
2.3.1 Pengertian Penjualan
27
2.3.2 Penjualan Tunai
28 xi
2.3.3 Penjualan Kredit
28
2.3.3.1 Fungsi yang Terkait Dalam Penjualan Kredit
29
2.3.3.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit 30 2.3.3.3 Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen dalam Penjualan Kredit
31
2.3.3.4 Dokumen yang Digunakan dalam Penjualan Kredit
31
2.3.3.5 Kebijakan dalam Penjualan Kredit
32
2.3.3.6 Standar Kredit dalam Penjualan Kredit
32
2.3.3.7 Biaya Transportasi
33
2.3.3.8 Retur Penjualan
34
2.3.3.8.1
Fungsi yang Terkait dalam Retur Penjualan
35
2.3.3.8.2
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Penjualan
2.3.3.8.3
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen dalam Retur Penjualan
2.3.3.8.4
37
Dokumen yang Digunakan dalam Retur Penjualan
2.3.3.9 Diskon Penjualan 2.4
36
37 37
Piutang Dagang dan Penerimaan Kas
38
2.4.1 Pengertian Piutang Dagang
38
2.4.2 Metode Pencatatan Piutang
38
2.4.3 Pengertian Penerimaan Kas
39
2.4.3.1 Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
39 xii
2.4.3.2 Jaringan Prosedur yang Membentuk Sisitem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai 2.5
40
Sistem Pengendalian Intern
41
2.5.1 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
41
2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern
41
2.5.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern
42
2.5.3.1 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit
42
2.5.3.2 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan
44
2.5.3.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai
45
2.5.3.4 Pengendalian Intern atas Piutang
47
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1
3.2
Gambaran Umum Perusahaan
48
3.1.1 Sejarah PT. Cipta Pangan Niaga
48
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
49
3.1.3 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
50
Sistem yang Berjalan
57
3.2.1
Rich Picture
58
3.2.2
Prosedur Sistem yang Berjalan
59
3.2.2.1 Prosedur Penjualan Kredit
59
3.2.2.2 Prosedur Penjualan Tunai
61
xiii
3.2.2.3 Prosedur Retur Penjualan
63
3.3
Analisis Temuan Hasil Survei
63
3.4
Identifikasi Kebutuhan Informasi
69
3.5
Problem Domain
71
3.5.1
Class
71
3.5.2
Class Diagram
74
3.5.3
Event
76
3.5.4
Event Table
77
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM 4.1
Prosedur yang Diusulkan
78
4.1.1
Rich Picture
78
4.1.2
Prosedur Penjualan Kredit yang Diusulkan
79
4.1.3
Prosedur Penjualan Tunai yang Diusulkan
81
4.1.4
Prosedur Retur Penjualan yang Diusulkan
82
4.2
Problem Domain yang Diusulkan
85
4.2.1
Classes
85
4.2.2
Event Table
96
4.2.3
Sequence Diagram
98
4.2.3.1 Sequence Diagram Prosedur Penjualan Kredit
98
4.2.3.2 Sequence Diagram Prosedur Penjualan Tunai
99
4.2.3.3 Sequence Diagram Prosedur Retur Penjualan
100
4.3
Application Domain Analysis
101
4.3.1
101
Usage xiv
4.3.2
4.4
4.5
4.3.1.1 Overview
101
4.3.1.2 Actor
113
4.3.1.3 Use Case
116
User Interface
117
4.3.2.1 Navigation
117
4.3.2.2 Tampilan
121
Technical Platform
181
4.4.1
Hardware
182
4.4.2
Software
183
Implementasi
184
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1
Simpulan
185
5.2
Saran
186
DAFTAR PUSTAKA
188
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
190
LAMPIRAN
L1
FOTOKOPI SURAT SURVEI
xv
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1
Event Table Sistem yang berjalan
77
Tabel 4.1
Event Table Sistem yang Diusulkan
96
Tabel 4.2
Jadwal Implementasi
184
xvi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Empat kegiatan utama dan hasilnya dalam OOAD
16
Gambar 2.2 Aktivitas dalam problem domain modeling
17
Gambar 2.3 Appication-domain analysis
21
Gambar 2.4 Aktivitas dalam architectural design
24
Gambar 2.5 Component Design
26
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Cipta Pangan Niaga
50
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem yang Berjalan
58
Gambar 3.3 Class Diagram Sistem yang Berjalan
75
Gambar 4.1 Rich Picture Sistem yang Diusulkan
78
Gambar 4.2 Class Diagram Sistem yang Diusulkan
95
Gambar 4.3 Sequence Diagram Prosedur Penjualan Kredit yang diusulkan
98
Gambar 4.4 Sequence Diagram Prosedur Penjualan Tunai yang diusulkan
99
Gambar 4.5 Sequence Diagram Prosedur Retur Penjualan yang diusulkan
100
Gambar 4.6 Struktur Menu dalam aplikasi
102
Gambar 4.7 Use Case Sistem yang Diusulkan
116
Gambar 4.8 Navigation Diagram
117
Gambar 4.9 Navigation Diagram (akses sebagai admin penjualan)
118
Gambar 4.10 Navigation Diagram (akses sebagai admin gudang)
119
Gambar 4.11 Navigation Diagram (akses sebagai kasir)
120
Gambar 4.12 Tampilan Layar Login Karyawan
121
Gambar 4.13 Tampilan Pesan Kesalahan pada Layar Login Karyawan
121
xvii
Gambar 4.14 Tampilan Pesan Kesalahan pada Layar Login Karyawan
122
Gambar 4.15 Tampilan Layar Change Password
122
Gambar 4.16 Tampilan Pesan kesalahan pengisian password lama
123
Gambar 4.17 Tampilan Pesan kesalahan pengisian password baru
123
Gambar 4.18 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu File
124
Gambar 4.19 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu Master
125
Gambar 4.20 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu Transaksi (Akses sebagai Admin Penjualan)
126
Gambar 4.21 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu Transaksi (Akses sebagai Admin Gudang)
127
Gambar 4.22 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu Transaksi (Akses sebagai Kasir)
128
Gambar 4.23 Tampilan Layar Menu Utama dengan akses terhadap Menu Laporan 129 Gambar 4.24 Tampilan Layar Menu About
130
Gambar 4.25 Tampilan Layar Master Barang
131
Gambar 4.26 Tampilan Layar Master Pelanggan
132
Gambar 4.27 Tampilan Layar Sales Order
133
Gambar 4.28 Tampilan Layar Sales Order ketika menekan tombol “Search”
134
Gambar 4.29 Tampilan Layar View Sales Order
135
Gambar 4.30 Tampilan Layar Detil Sales Order
136
Gambar 4.31 Tampilan Pesan Peringatan limit kredit pelanggan tidak mencukupi 137 Gambar 4.32 Tampilan Pesan Peringatan Stok barang tidak mencukupi
138
Gambar 4.33 Tampilan Pesan Peringatan tanggal PO melewati tanggal pada saat itu139 Gambar 4.34 Tampilan Pesan Konfirmasi penggantian jumlah barang xviii
140
Gambar 4.35 Tampilan Informasi penginputan data yang sama
141
Gambar 4.36 Tampilan Pesan Peringatan untuk penginputan jumlah yang tidak valid142 Gambar 4.37 Tampilan Layar Sales Order untuk Admin Gudang
143
Gambar 4.38 Tampilan Layar Surat Jalan
144
Gambar 4.39 Rancangan Layar View Surat Jalan
145
Gambar 4.40 Tampilan Layar Detil Surat Jalan
146
Gambar 4.41 Tampilan Layar Invoice Kredit
147
Gambar 4.42 Rancangan Layar View Invoice Kredit
148
Gambar 4.43 Tampilan Layar Detil Invoice Kredit
149
Gambar 4.44 Tampilan Layar Invoice Tunai
150
Gambar 4.45 Tampilan Layar Invoice Tunai ketika menekan tombol ”Search”
151
Gambar 4.46 Tampilan Layar View Invoice Tunai
152
Gambar 4.47 Tampilan Layar Detil Invoice Tunai
153
Gambar 4.48 Tampilan Layar Bukti Kas Masuk
154
Gambar 4.49 Tampilan Layar View Bukti Kas Masuk
155
Gambar 4.50 Tampilan Layar Detil Bukti Kas Masuk
156
Gambar 4.51 Tampilan Layar Nota Retur
157
Gambar 4.52 Tampilan Layar Insert Barang
158
Gambar 4.53 Tampilan Layar Input Jumlah dan Sebab Retur
158
Gambar 4.54 Tampilan Pesan Peringatan jika barang telah melebihi batas retur
159
Gambar 4.55 Tampilan Pesan Peringatan jika tidak ada barang yang dapat diretur lagi
160
Gambar 4.56 Tampilan Pesan konfirmasi jika ingin mengubah jumlah barang yang diretur
161 xix
Gambar 4.57 Tampilan Pesan Peringatan jumlah barang diinput melebihi jumlah pada Invoice Kredit
162
Gambar 4.58 Tampilan Pesan Peringatan jumlah barang yang diinput melebihi jumlah barang yang tersisa
163
Gambar 4.59 Tampilan Layar View Nota Retur
164
Gambar 4.60 Tampilan Layar Detil Nota Retur
165
Gambar 4.61 Tampilan Layar Invoice Kredit Pindah Alih Barang
166
Gambar 4.62 Tampilan Pesan Peringatan jika limit kredit pelanggan baru tidak mencukupi
167
Gambar 4.63 Tampilan Pesan Informasi pembatalan terhadap retur barang
168
Gambar 4.64 Rancangan Layar Memo of Expired Goods
169
Gambar 4.65 Tampilan Layar View Memo of Expired Goods
170
Gambar 4.66 Rancangan layar Detil Memo of Expired Goods
171
Gambar 4.67 Tampilan Layar Surat Tolakan Order
172
Gambar 4.68 Tampilan Layar Insert Barang STO untuk search data barang
173
Gambar 4.69 Tampilan Layar Insert Barang STO
173
Gambar 4.70 Tampilan Layar View Surat Tolakan Order
174
Gambar 4.71 Tampilan Layar Surat Tolakan Retur
175
Gambar 4.72 Tampilan Layar Insert Barang STR untuk search data barang
176
Gambar 4.73 Tampilan Layar Insert Barang STR
176
Gambar 4.74 Tampilan Layar View Surat Tolakan Retur
177
Gambar 4.75 Tampilan Layar Laporan Penjualan
178
Gambar 4.76 Tampilan Layar Laporan Penjualan Tunai
178
Gambar 4.77 Tampilan Layar Laporan Penjualan Kredit
179
xx
Gambar 4.78 Tampilan Layar Laporan Retur Penjualan
179
Gambar 4.79 Tampilan Layar Laporan Piutang
180
Gambar 4.80 Tampilan Layar Laporan Pelanggan
180
Gambar 4.81 Tampilan Layar Laporan Jurnal
181
Gambar 4.82 Arsitektur Jaringan
181
xxi
DAFTAR LAMPIRAN
Notasi dalam Class Diagram
L1
Notasi dalam Use Case Diagram
L2
Notasi dalam Sequence Diagram
L3
Notasi dalam Navigation Diagram
L4
Spesifikasi File yang digunakan
L5
Gambar Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram)
L16
Struktur Organisasi yang diusulkan
L17
Dokumen Keluaran Sales Order Bagian Penjualan
L18
Dokumen Keluaran Sales Order Bagian Gudang
L19
Dokumen Keluaran Surat Jalan
L20
Dokumen Keluaran Invoice Kredit
L21
Dokumen Keluaran Invoice Tunai
L22
Dokumen Keluaran Bukti Kas Masuk
L23
Dokumen Keluaran Memo of Expired Goods
L24
Dokumen Keluaran Nota Retur
L25
Dokumen Keluaran Surat Tolakan Order
L26
Dokumen Keluaran Surat Tolakan Retur
L27
Laporan Jurnal Transaksi
L28
Laporan Penjualan Kredit Diurut Berdasarkan Kode Barang
L29
Laporan Penjualan Kredit Diurut Berdasarkan Kode Pelanggan
L30
Laporan Penjualan Kredit Diurut Berdasarkan Tanggal
L31
xxii
Laporan Penjualan Tunai Diurut Berdasarkan Kode Barang
L32
Laporan Penjualan Tunai Diurut Berdasarkan Kode Salesman
L33
Laporan Penjualan Tunai Diurut Berdasarkan Tanggal
L34
Laporan Penjualan Diurut Berdasarkan Kode Barang
L35
Laporan Penjualan Diurut Berdasarkan Tanggal
L36
Laporan Retur Penjualan Diurut Berdasarkan Kode Barang
L37
Laporan Retur Penjualan Diurut Berdasarkan Kode Pelanggan
L38
Laporan Retur Penjualan Diurut Berdasarkan Tanggal
L39
Laporan Retur Penjualan Diurut Berdasarkan Keterangan Sebab Retur
L40
Laporan Piutang
L41
Laporan Pelanggan
L42
xxiii
