PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. ARTIK FURNITURE & INTERIOR Muhammad Fisabi Setiaadi Universitas Bina Nusantara Jl. Kebon Jeruk Raya No.27, Kebon Jeruk, Jakarta Barat 11530 Telp. (62-21)5350660
[email protected]
Anderes Gui, S.Kom.,SE.,MM
Abstrak Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis sistem akuntansi penjualan pada PT Artik Furniture & Interior, membangun sebuah database sistem dan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dan merancang sistem informasi akuntansi penjualan tunai maupun kredit untuk mendukung kegiatan penjualan serta menghasilkan informasi yang lengkap. Sehingga mempermudah perusahaan dalam melakukan proses penjualan tunai maupun kredit. Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kepustakaan, mencakup mempelajari buku, serta melakukan penelitian dengan melakukan pencatatan, pengumpulan dan penganalisis laporan serta wawancara kepada pihak perusahaan. Hasil yang diperoleh dari penelitian ini adalah kebutuhan akan sistem informasi akuntansi penjualan. Dengan adanya sistem informasi akuntansi penjualan yang baru dapat membantu pihak manajemen dalam mengambil keputusan, meningkatkan kinerja perusahaan serta pencatatan penjualan lebih terorganisir.
Kata Kunci Sistem, Informasi, Akuntansi, Penjualan
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pada dasarnya perusahaan didirikan untuk mencapai berbagai tujuan, salah satunya adalah menjaga kelangsungan hidup perusahaan dan untuk mendapatkan laba. Semakin pesatnya perkembangan ekonomi sejalan dengan perkembangan dunia usaha, maka dalam suatu perusahaan terdapat beberapa faktor yang menuntut pihak manajemen untuk bekerja lebih efisien agar mampu bersaing dan mempertahankan perusahaan yaitu faktor internal dan eksternal. Dalam menjalankan kegiatan operasi suatu perusahaan semakin luas pimpinan tidaklah terlepas dari berbagai masalah, baik dibidang manajemen, produksi, penjualan, pengelolaan kas, dan juga sistem informasi yang dibutuhkan. Tanpa sistem informasi suatu organisasi perusahaan tidak dapat merencanakan dan mengawasi aktivitas yang kompleks. Dari berbagai macam bidang diatas, sangat diperlukan prosedur dan sistem yang memadai sehingga menjamin kelancaran informasi yang diperlukan dan menjaga kemungkinan yang dapat merugikan perusahaan. Sistem tersebut melibatkan fungsi-fungsi yang ada pada sistem penjualan seperti fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi gudang, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. Fungsi-fungsi tersebut ditunjukkan dengan adanya formulir-formulir yang dibuat untuk setiap fungsi, seperti faktur penerimaan kas pada fungsi kas, faktur penjualan pada fungsi penjualan, surat barang keluar pada fungsi gudang, dan faktur-faktur lain untuk melakukan kesalahan dan produk yang dihasilkannya, sebagai patokannya yaitu semakin tinggi penjualan maka semakin sehat dan semakin menguntungkan suatu perusahaan yang berarti peluang untuk memperoleh laba juga semakin besar. Pada sistem akuntansi penjualan perlu diciptakan suatu hubungan sehingga seluruh penjualan dan segala pemasukan dari penjualan dapat dicatat secara wajar supaya tidak terjadi kecurangan antara penerima barang dengan penjual barang.
Suatu perusahaan baik perusahaan dagang maupun industri tidak terlepas dari kegiatan penjualan, penjualan tersebut dapat dikenal dengan dua sistem yakni, sistem penjualan tunai dan sistem penjualan kredit. Oleh karena itu, perusahaan dapat menentukan bagaimana prosedur yang harus diterapkan oleh perusahaan sehingga perusahaan dapat melakukan persaingan dan tujuan perusahaan yang telah ditetapkan dapat tercapai. Dimana penjualan juga sangat berguna dalam penyampaian informasi demi penentuan keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai laba, dengan adanya sistem penjualan yang baik akan memperlancar kegiatan operasional perusahaan khususnya kegiatan penjualan. Sistem informasi penjualan sangat bermanfaat bagi perusahaan sebagai sarana menciptakan sistem pengawasan dalam suatu perusahaan, maka penulis berniat mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. ARTIK FURNITURE & INTERIOR”
1.2
Ruang Lingkup Dalam penelitian ini, kami akan membahas tentang penjualan tunai dan penjualan kredit pada PT. Artik Furniture & Interior, yang meliputi: 1.
Penjualan tunai, yang meliputi: a.
Menerima order penjualan
b.
Mengecek persediaan
c.
Menyiapkan barang
d.
Menyiapkan faktur
e.
Mengirimkan barang dan faktur
f.
Menerima pembayaran
g.
Membuat jurnal
h.
Membuat laporan
2.
1.3
Penjualan kredit, yang meliputi: a.
Menerima order penjualan
b.
Melakukan persetujuan kredit
c.
Mengecek persediaan
d.
Menyiapkan barang
e.
Membuat faktur
f.
Mengirimkan barang dan faktur
g.
Melakukan penagihan
h.
Menerima pembayaran
i.
Membuat jurnal
j.
Membuat laporan
Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai adalah: 1.
Melakukan analisis mengenai sistem penjualan yang sedang berjalan pada PT. Artik Furniture & Interior.
2.
Mengidentifikasi permasalahan dan kebutuhan informasi yang dihadapi dalam sistem penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior.
3.
Merancang sistem informasi penjualan sebagai solusi atas permasalahan yang dihadapi pada PT. Artik Furniture & Interior.
Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi penjualan pada PT. Artik Furniture & Interior adalah: 1.
Menghasilkan informasi yang lebih akurat dari transaksi penjualan yang ada pada PT. Artik Furniture & Interior.
2.
1.4
Mengatasi permasalahan yang ada pada perusahaan di bagian penjualan
Metodologi Metodologi yang kami lakukan dalam pengumpulan data yang diperlukan adalah sebagai berikut: A. Metode Analisis Dalam metode analisis ini terbagi menjadi dua bagian, yaitu; 1. Studi Kepustakaan Metode ini dilakukan dengan cara membaca, mengumpulkan, dan mempelajari data dan teori-teori yang berhubungan dengan topic penelitian melalui buku-buku serta bahan-bahan referensi lainnya yang digunakan sebagai landasan teori.
2. Studi Lapangan Metode ini dilakukan dengan melakukan penelitian secara langsung kepada PT. Artik Furniture & Interior agar mendapatkan informasi dan data yang lebih akurat dan mengetahui keadaan perusahaan secara langsung. 3. Wawancara Melakukan wawancara langsung dengan beberapa staff yang bersangkutan dengan sistem informasi penjualan dan juga melakukan pengumpulan data dan informasi yang menunjang dalam penyusunan Tugas Akhir. B. Metode Perancangan
Metode perancangan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) yang dinotasikan dalam bentuk UML a.
Event table
b.
Workflow table
c.
Overview Activity Diagram (OAD) dan Detailed Activity Diagram (DAD)
d.
Use Case Diagram
e.
Class Diagram
f.
Rancangan database
g.
Rancangan formulir
h.
Rancangan layar
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1
Teori Umum
2.1.1
Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Jones dan Rama (2006, p5) menyatakan bahwa: “The accounting information system is a subsystem of a Management Information System that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in routine processing of accounting transaction.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah susbsistem dari Sistem Informasi Manajemen yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama baiknya dengan informasi lain yang diperoleh dalam pemrosesan transaksi akuntansi rutin. Menurut Romney dan Steinbart (2003, p6) berpendapat bahwa: “Accounting information system is a system that collects, records, stores, and processes data to produce information for decision makers.” Yang berarti bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Jadi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang mengumpulkan, mencatat, menyimpan, dan memproses data agar menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan untuk membantu proses pengambilan keputusan.
BAB 3 SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
Event Table Tabel 1 Event Table Prosedur Penjualan Tunai
Event
Internal Agent
Start When
Activities
Menerima pesanan
Bagian Penjualan
Pelanggan melakukan pemesanan via telepon / email
Mengecek data pelanggan, mengecek persediaan barang, membuat Quotation, dan mengirimkannya ke pelanggan.
Melakukan Penjualan
Bagian Penjualan
Menerima Purchase Order (PO) melalui email/fax
Menerima PO melalui email/fax, menginput data pelanggan (apabila pelanggan baru), memfotocopy PO dan diserahkan ke Bagian Gudang.
Menyiapkan Barang
Bagian Gudang
Menerima fotocopy PO dari Bagian Penjualan
Menerima fotocopy PO, menyiapkan barang, membuat Surat Jalan (SJ) dua rangkap, memberikan barang dan SJ ke Bagian Pengiriman, melakukan konfirmasi ke Bagian Penjualan atas barang yang sudah disiapkan
Membuat Faktur
Bagian Penjualan
Menerima konfirmasi dari Bagian Gudang atas barang yang sudah disiapkan
Membuat faktur tiga rangkap dan diserahkan ke Bagian Pengiriman
Mengirimkan Barang
Bagian Pengiriman.
Menerima barang, SJ dua rangkap dan faktur tiga rangkap.
Mengirimkan barang, SJ dua rangkap dan faktur tiga rangkap ke pelanggan untuk ditanda tangani dan menyerahkan SJ rangkap ke-1 dan faktur rangkap ke-1 ke pelanggan. Membawa kembali SJ rangkap ke-2 (ttd) untuk diserahkan ke Bagian Gudang dan faktur rangkap ke-2 dan ke-3 (ttd) ke Bagian Keuangan beserta Pembayaran
Menerima Pembayaran.
Bagian Keuangan.
Menerima pembayaran dan faktur rangkap ke-2 dan ke-3.
Mencocokan pembayaran yang berupa bukti transfer bank/cek/giro/uang tunai (cash) dengan faktur rangkap ke-2 dan ke-3 (ttd), menyerahkan faktur rangkap ke-3 ke Bagian Akuntansi.
Membuat Jurnal.
Bagian Akuntansi.
Menerima faktur rangkap ke-3.
Melakukan pencatatan Jurnal Penerimaan Kas (JPK), Jurnal Penjualan Tunai (JPT).
Membuat Laporan.
Bagian Akuntansi
Pada akhir bulan.
Membuat Laporan Penjualan Tunai (LPT) dan Laporan Penerimaan Kas (LPK).
Tabel 2 Event Table Prosedur Penjualan Kredit Event
Internal Agent
Menerima Pesanan.
Bagian Penjualan.
Pelanggan melakukan pemesanan via telepon/email.
Mengecek status pelanggan dan limit kreditnya, mengecek persediaan barang, membuat Quotation, dan mengirimkannya ke pelanggan.
Melakukan Penjualan.
Bagian Penjualan.
Menerima Purchase Order (PO) melalui email/fax.
Menerima PO melalui email/fax, memfotocopy PO dan diserahkan ke Bagian Gudang.
Menyiapkan Barang.
Bagian Gudang.
Menerima fotocopy PO dari Bagian Penjualan.
Menerima fotocopy PO, menyiapkan barang, membuat Surat Jalan (SJ) dua rangkap, memberikan barang dan SJ ke Bagian Pengiriman, melakukan konfirmasi ke Bagian Penjualan atas barang yang sudah disiapkan.
Membuat Faktur.
Bagian Penjualan.
Menerima konfirmasi dari gudang atas barang yang sudah
Membuat faktur tiga rangkap dan diserahkan ke Bagian Pengiriman.
Start When
Activities
disiapkan.
Mengirimkan Barang.
Bagian Pengiriman.
Menerima barang, SJ dua rangkap dan faktur tiga rangkap.
Mengirimkan barang, SJ dua rangkap dan faktur tiga rangkap ke pelanggan untuk ditandatangani dan membawa kembali SJ (ttd) rangkap ke-2 untuk diserahkan ke Bagian Gudang dan faktur (ttd) rangkap ke-1 dan ke-3 ke Bagian Keuangan untuk melakukan penagihan saat jatuh tempo
Melakukan Penagihan.
Bagian Pengiriman.
Saat jatuh tempo.
Menerima faktur (ttd) rangkap ke-1 dari Bagian Keuangan, mendatangi pelanggan dan memberikannya kepada pelanggan.
Menerima Pembayaran.
Bagian Keuangan
Menerima Pembayaran.
Menerima pembayaran, menerima faktur (ttd) rangkap ke-2, memberikan faktur (ttd) rangkap ke-3 ke Bagian Akuntansi.
Membuat Jurnal.
Bagian Akuntansi.
Menerima faktur (ttd) rangkap ke-3.
Melakukan pencatatan Jurnal Penjualan Kredit (JPK)
Membuat Laporan.
Bagian Akuntansi.
Pada akhir bulan.
Membuat Laporan Penjualan Kredit (LPKr).
Gambar 1 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
Gambar 2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
BAB 4 RANCANGAN SISTEM INFORMASI YANG DIUSULKAN Event Table Tabel 3 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Tunai Event
Internal Agent
Menerima Pesanan
Bagian Penjualan
Pelanggan melakukan pemesanan via telepon/email/fax
Mengecek data pelanggan, mengecek persediaan barang di Gudang, membuat Quotation / Surat Penawaran Harga (SPH), dan mengirimkannya ke pelanggan.
Melakukan Penjualan
Bagian Penjualan
Menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan
Menerima PO, menginput data pelanggan (apabila pelanggan baru), membuat Surat Perintah Kerja
Start When
Activities
(SPK)
Menyiapkan Barang
Bagian Gudang
Menerima Surat Permintaan Pengeluaran Barang (SPK)
Menerima SPK, menyiapkan barang, membuat Surat Jalan (SJ) dua rangkap, memberikan konfirmasi ke Bagian Penjualan bahwa barangtelah disiapkan, memberikan barang dan SJ ke Bagian Pengiriman.
Membuat Faktur / Invoice
Bagian Penjualan
Menerima konfirmasi bahwa barang telah disiapkan
Membuat Invoice tiga rangkap berdasarkan SPK dan diserahkan kepada Bagian Pengiriman.
Mengirimkan Barang
Bagian Pengiriman
Menerima barang, SJ dua rangkap dan Invoice tiga rangkap
Mengirimkan barang, SJ dua rangkap dan Invoice tiga rangkap untuk ditanda tangani dan membawa kembali SJ (ttd) rangkap ke-2 untuk diserahkan ke Bagian Gudang, Invoice (ttd) rangkap ke-2 dan ke-3 ke Bagian Keuangan.
Menerima Pembayaran
Bagian Keuangan
Menerima pembayaran dan Invoice (ttd) rangkap ke-2 dan ke-3
Mencocokan pembayaran berupa bukti transfer bank/cek/giro/uang tunai (cash) dengan Invoice (ttd) rangkap ke-2 dan ke-3, membuat Nota Tanda Terima (NTT) dua rangkap, menyerahkan NTT rangkap ke1 dan Invoice (ttd) rangkap ke3 ke Bagian Akuntansi.
Membuat Jurnal
Bagian Akuntansi
Menerima NTT
Melakukan pencatatan Jurnal Penerimaan Kas (JPK) dan Jurnal Penjualan.
Membuat Laporan
Bagian Akuntansi
Pada saat akhir bulan
NTT rangkap ke-1 dan Invoice (ttd) rangkap ke-3
Membuat Laporan Pendapatan (LP), Laporan Penerimaan Kas (LPK), Laporan Barang yang sering dibeli, Laporan Pelnggan yang sering membeli
Tabel 4 Event Table PT. Artik Furniture & Interior Prosedur Penjualan Kredit Event
Internal Agent
Menerima Pesanan
Start When
Activities
Bagian Penjualan
Pelanggan melakukan pemesanan via telepon/email/fax
Mengecek limit kredit pelanggan, mengecek persediaan barang, membuat Quotation / Surat Penawaran Harga (SPH), dan mengirimkannya ke pelanggan.
Melakukan Penjualan
Bagian Penjualan
Menerima Purchase Order (PO) dari pelanggan
Menerima PO, membuat Surat Perintah Kerja (SPK)
Menyiapkan Barang
Bagian Gudang
Menerima Surat Perintah Kerja (SPK)
Menerima SPK, menyiapkan barang, membuat Surat Jalan (SJ) dua rangkap, memberikan konfirmasi atas barang yang telah disiapkan ke Bagian Penjualan, memberikan barang dan SJ dua rangkap ke Bagian Pengiriman.
Membuat Faktur / Invoice
Bagian Penjualan
Menerima konfirmasi bahwa barang telah disiapkan
Membuat Invoice tiga rangkap berdasarkan SPK dan diserahkan kepada Bagian Pengiriman beserta SJ dua rangkap.
Mengirimkan Barang
Bagian Pengiriman
Menerima barang, SJ dua rangkap dan Invoice tiga rangkap
Mengirimkan barang, SJ dua rangkap dan Invoice tiga rangkap untuk ditanda tangani dan membawa kembali SJ (ttd) rangkap ke-2
untuk diserahkan ke Bagian Gudang, Invoice (ttd) rangkap ke-1 dan ke-3 ke Bagian Keuangan.
Melakukan Penagihan
Bagian Pengiriman
Saat jatuh tempo
Menerima Invoice (ttd) rangkap ke-1 dari Bagian Keuangan, mendatangi pelanggan dan memberikannya kepada pelanggan.
Menerima Pembayaran
Bagian Keuangan
Menerima Pembayaran
Menerima pembayaran, menerima Invoice (ttd) rangkap ke-2, membuat Nota Tanda Terima (NTT) sebanyak dua rangkap, memberikan Invoice (ttd) rangkap ke-3 dan NTT rangkap ke-1 ke Bagian Akuntansi.
Membuat Jurnal
Bagian Akuntansi
Menerima Invoice (ttd) rangkap ke-3 dan NTT rangkap ke-1
Melakukan pencatatan Jurnal Penjualan.
Membuat Laporan
Bagian Akuntansi
Pada akhir bulan
Membuat Laporan Penjualan Kredit (LPK), Laporan Barang yang sering dibeli dan Laporan Pelanggan yang sering membeli.
Gambar 3 Overview Activity Diagram Penjualan Tunai
Gambar 4.2 Overview Activity Diagram Penjualan Kredit
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
5.1
Simpulan Berdasarkan penelitian terhadap sistem informasi akuntansi penjualan pada PT Artik Furniture & Interior, maka dapat disimpulkan bahwa: 1.
Pengendalian Intern PT. Artik Furniture & Interior masih kurang baik, karena belum menggunakan formulir perusahaan dengan nomor urut tercetak sehingga dapat disalah gunakan oleh pihak yang tidak
2.
berwenang.
Kurangnya laporan penjualan yang dihasilkan PT. Artik Furniture & Interior sehingga pengambilan keputusan yang dihasilkan oleh manajemen kurang akurat.
3.
Kurangnya dokumen pendukung dalam pembayaran seperti Bukti Penerimaan Kas. Sehingga di buatlah formulir Bukti Penerimaan Kas agar perusahaan memiliki bukti yang akurat setiap menerima
4.
pembayaran dari pelanggan.
Perusahaan masih menggunakan sistem secara manual sehingga dalam pencarian data membutuhkan waktu yang lama. Untuk mengatasi masalah tersebut maka di buatlah rancangan sistem penjualan.
5.2
Saran Beberapa saran yang dimanfaatkan dalam perkembangan dan kemajuan perusahaan adalah sebagai berikut: 1.
Memberikan pelatihan kepada karyawan yang akan menggunakan sistem penjualan tersebut sehingga sistem penjualan yang dirancang dapat berguna bagi perusahaan.
2.
Memback-up data secara periodic terhadap sistem sehingga apabila data hilang atau rusak, perusahaan masih memiliki back-up datanya.
3.
Mengembangkan sistem ke Bagian lain, tidak hanya di Bagian Penjualan, seperti Bagian Penggajian dan Bagian Pembelian. Sehingga dapat saling terhubung antara Bagian yang satu dengan yang lainnya.
4.
Adanya Bagian IT dalam perusahaan yang menangani sistem tersebut. Apabila terjadi masalah pada sistem ada Bagian IT yang bisa mengatasinya lebih cepat.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas M. & Begg, Carolyn E. (2002). Database System : A Pratical Approach to Design, Implementation, and Management. Edition. Addison-Wesley, USA. Kotler, Philip, B., Lindas S., Adam, A., Gary. (2004). Marketing. (6th Edition). Prentice Hall, Oklahoma. Narko. (2002). Sistem Akuntansi. Edisi ke-1 Yogyakarta : Yayasan Pustaka Nusatama. O’Brien, James A. (2005). Introduction to Information System. (12th Edition). McGraw – Hill. Rama, Dasaratha V, Jones, Fredrick L. (2006). Accounting Information System. (1st Edition). Canada: Thomson South - Western. Romney, M. B. Steinbart, P. J. (2003). Accounting Information Systems.
(9th Edition). New Jersey:
Prentice Hall. Sutabri, Tata. (2004). Sistem Informasi Manajemen. Andi, Yogyakarta. Warren, Carl S., Reeve, James M., Fess, Philip E. (2006). Accounting.
(21th Edition). Thompson South
Western. Whitten, Jeffery L., Bentley, Lonnie D., & Dittman, Kevin C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem. (Edisi 6). Andi, Yogyakarta.
Riwayat Hidup
Nama
: Muhammad Fisabi Setiaadi
Tempat/tanggal lahir
: Jakarta/04 Juni 1991
Pendidikan terakhir
: Diploma 3 di Universitas Bina Nusantara
Jurusan
: Komputerisasi Akuntansi
Tahun lulus
: 2014
Pengalaman kerja
:
2012-sekarang
: Bagian Keuangan di PT. Dwima Raksa Mandiri
Pengalaman Organisasi
:
2011-sekarang
: Ketombe AutoClub Jakarta sebagai Ketua
