ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI Ismi Nur Afiati (20208665) Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012 Email :
[email protected]
ABSTRAK Penelitian ini dilakukan pada PT. Prawisa Aryo Serasi yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi penjualannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis efektifitas sistem akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi, dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan yang efektif bagi PT. Prawisa Aryo Serasi. Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem penjualan yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur penjualan yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi penjualan, serta laporan yang dihasilkan. Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi penjualan yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain database, desain input, dan desain output. Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Penjualan.
ABSTRACT The research was performed at PT. Prawisa Aryo Serasi still using manual systems sales transactions. The purpose of this research was to analyze the effectiveness of the sales accounting system that is running on PT. Prawisa Aryo Serasi , and to provide an alternative design of accounting information systems effective sales for PT. Prawisa Aryo Serasi. This research is a qualitative descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors found that the sales system run company still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures, sales made, documents used, recording sales transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed a sales accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but the extent of database design, input and output design. Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Sales.
1
PENDAHULUAN Perkembangan dunia usaha serta kemajuan teknologi yang semakin canggih saat ini menuntut perusahaan untuk
dapat meningkatkan efisien dan efektifitas
proses
bisnisnya. Efektifitas dan efisiensi akan tercapai jika perusahaan telah menggunakan sistem informasi dengan baik dan terkendali. Salah satu bagian dari sistem informasi yang sangat mendukung kegiatan usaha perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi. Menurut Jogiyanto HM (2005:17) Sistem Informasi Akuntansi adalah “Kumpulan kegiatan- kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak–pihak luar lainnya”. Penerapan sistem informasi akuntansi yang tepat dengan kondisi dan situasi yang dihadapi perusahaan sangat membantu kelancaran transaksi dan penyediaan informasi yang diperlukan oleh manajemen dalam mengambil keputusan, dan melakukan pengawasan terhadap pengoperasian perusahaan. Hal itu juga yang menjadi perhatian penulis terhadap PT. Prawisa Aryo Serasi yang masih menggunakan sistem manual dalam menghasilkan dokumen- dokumen penjualan
serta
pada
saat
menghasilkan
laporan
penjulan,
sehingga
dapat
memungkinkan terjadinya kesalahan dalam melakukan pencatatan, ataupun kehilangan dokumen- dokumen tersebut. Adanya penelitian ini penulis berharap dapat memberikan rekomendasi perbaikan, dan merancang sebuah sistem informasi akuntansi penjualan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan sehingga kegiatan organisasi menjadi lebih baik. Dari latar belakang tersebut dapat dikemukakan beberpa tujuan dari penelitian yaitu, 1. Untuk mengetahui baagaimana efektifitas sistem akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi. 2. Untuk mengetahui bagaimana alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan yang efektif untuk PT. Prawisa Aryo Serasi.
2
METODOLOGI PENELITIAN Objek yang menjadi penelitian oleh penulis adalah sistem informasi akuntansi penjualan pada PT. PAS (Prawisa Aryo Serasi) yang berlokasi di Jl. Raya Narogong Km. 12,5 RT 004/001 Pangkalan 4 No. 4 Kelurahan Cikiwul, Bantar Gebang Kabupaten Bekasi Provinsi Jawa Barat. Dalam penelitian ini, alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Sistem Analisis Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual atas transaksi penjualan pada PT. Prawisa Aryo Serasi. Selain itu penulis juga melakukan identifikasi permasalahan beserta analisa kebutuhan informasi dan sistem atas transaksi penjualan tersebut. 2. Desain Sistem Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi. Sedangkan normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain input, output dan database.
HASIL DAN PEMBAHASAN Hasil Survei PT. Prawisa Aryo Serasi merupakan perusahaan dagang yang bergerak didalam produksi dan penjualan alas kaki seperti sepatu dan sandal. PT. Prawisa Aryo Serasi
3
melakukan penjualan bedasarkan pesanan. Sampai saat ini sistem penjualan yang ada masih ditangani secara manual.
Analsis Sistem Prosedur penjualan yang diterapkan oleh PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif, masih adanya kelemahan yaitu terdapat perangkapan tugas dan tanggung jawab seperti tidak dipisahkannya bagian gudang dengan bagian pengiriman. Hal ini dilakukan supaya fungsi gudang hanya bertanggung jawab atas barang yang keluar dari gudang dan bukan sampai ke pelanggan. Catatan akuntansi yang digunakan oleh PT. Prawisa Aryo Serasi masih dibuat dalam bentuk manual dan Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama Laporan yang dihasilkan hanya laporan atas transaksi penjualan Perancangan Sistem Yang Diusulkan Fungsi yang terkait dalam sistem yang diusulkan adalah fungsi pengiriman. Dokumen dalam sistem yang diusulkan adalah Sales Order dan Bukti Penerimaan Kas. Sedangkan Laporan akuntansi dalam sistem yang diusulkan yaitu ada empat laporan yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan, yaitu laporan penjualan, laporan piutang, laporan penerimaan kas, dan laporan jurnal. Rancangan sistem yang diusulkan penulis dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi penjualan perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.
Model Logika dari Sistem yang Diusulkan 1. Diagram Konteks Order BPK PELANGGAN Sales Order Surat Jalan Invoice
0 Sistem Penjualan
Laporan penjualan Laporan piutang
MANAJER
Laporan jurnal Laporan penerimaan kas
Gambar 1 Diagram Konteks Sistem Penjualan Kredit
4
2. Diagram Zero
order PELANGGAN
1 Sistem pesanan
SO
2 Membuat/ memproduksi barang pesanan
Barang/ produk jadi
3 Pengiriman barang
Master pelanggan Sales order Invoice
Master barang/ produk Master bahan baku Master piutang File Produksi Surat Jalan Invoice Bukti Penerimaan Kas
Laporan penjualan Laporan piutang MANAJER Laporan jurnal Laporan penerimaan kas
5 Pelaporan BPK
4 Terima pembayaran
Gambar 2 Diagram Zero Sistem Penjualan Kredit
5
Entity Relationship Diagram yang diusulkan No_SJ* Tgl_SJ No_BPK* No_SO Tgl_BPK
Kd_pelanggan
Nm_pelanggan
Nm_depan
Kd_pelanggan
Nm_tengah
Nm_pelanggan Kd_barang Nm_barang
No_Inv Nm_belakang
Kd_Piutang
Kuantitas
Total_BPK Surat Jalan Bukti penerimaan kas No_inv* Tgl_inv Kd_Piutang* Tgl_piutang
No_SO*
kota
Tgl_SO Nm_pelanggan
Kode pos
N Kd_pelanggan
Kd_pelanggan
Nm_pelanggan
Kd_Barang Kd_pelanggan*
Nm_Pelanggan
Kd_Barang Nm_Barang Qty
No_Invoice
No_SO
Alamat
No_BPK
No_SJ
No_Telpn
Kd_piutang
No_fax
Total_invoice
Email
Kd_pelanggan
Tgl_ jatuh tempo M
jalan
Total_piutang
Jns_Barang Ukuran
Nm_pelanggan
Warna Bahan Qty Harga Total_SO N
Piutang
M
Invoice
N
Pelanggan
M
N
M
Sales order
N
Barang N
Kd_Barang* Kd_bahan baku* Kd_barang
Kd_Produksi*
Nm_barang
No_So Kd_barang
Nm_bahan Warna_Bahan Qty_ bahan
Ukuran Warna
Nm_barang
Bahan
Kd_bahan Baku
harga
Qty_Produksi
keterangan
Nm_Barang
keterangan Stock
Bahan Baku
File produksi M
Gambar 3 Entity Relationship Diagram
6
Desain Database Sistem Yang Diusulkan Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan oleh sistem penjualan ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada tabel dibawah ini. Tabel 1 File Database Yang Dibutuhkan
Desain Input Sistem Yang Diusulkan Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem. Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang dihasilkan juga akan salah.
Desain Output Sistem Yang Diusulkan Penulis mendesain sebanyak 8 bentuk output yang dihasilkan sistem yang diusulkan. Output ini terdiri dari empat buah berupa output dokumen dan empat buah berupa laporan-laporan yang dibutuhkan. Output tersebut adalah sales order, surat jalan, invoice, bukti penerimaan kas, laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan piutang, dan laporan jurnal.
7
1. Sales order
3. Invoice
Gambar 4 Sales Order Gambar 4.24 Invoice 2. Surat jalan 4. Bukti penerimaan kas
Gambar 4.23 Surat Jalan Gambar Bukti penerimaan Kas
5. Laporan penjualan
Gambar 4.26 Laporan Penjualan 8
5. Laporan penerimaan kas
Gambar 2.7 Laporan Penerimaan Kas 6. Laporan piutang
Gambar 4 Laporan Piutang 7. Laporan jurnal
Gambar 4.29 Laporan Jurnal
9
PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut ini : 1. Sistem akuntansi penjualan pada PT. Prawisa Aryo Serasi adalah penjualan bedasarkan pesanan. Dimana pelanggan datang memesan barang yang dikehendaki, lalu perusahaan melakukan pengecekan terhadap data
pelanggan, selanjutnya
perusahaan akan memproduksi pesanan pelanggan setelah barang selesai diproduksi baru barang dikirim dan setelah itu perusahaan menagih pembayaran serta mencatat transaksinya. Pencatatan transaksi pada perusahaan ini masih dilakukan secara manual. Sistem akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif. Masih terdapat kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi penjualan yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi. Seperti tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman, masih terdapat kekurangan dalam hal pengarsipan atas dokumen oleh fungsi- fungsi terkait.
Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual
sehingga rawan terjadi kesalahan, pembuatan laporan membutuhkan waktu yang cukup lama serta laporan yang dihasilkan masih belum lengkap. 2. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan pengguna
di atas, serta mampu
memenuhi kebutuhan dari para
sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi penjualan tersebut
menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen serta laporan yaitu sales order, file produksi, surat jalan, invoice, bukti penerimaan kas, laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan piutang, dan laporan jurnal. Sistem informasi akuntansi penjualan ini masih memakai cara manual
dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut.
Tetapi dalam
menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan-laporan, sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.
10
Saran Penulis
mengajukan
saran
kepada
PT.
Prawisa
Aryo
Serasi
agar
dapat
mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi penjualan yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional penjualannya. Penulis juga memberikan saran untuk penelitian selanjutnya dapat membahas tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi pembelian, persediaan, dan masih banyak lagi.
DAFTAR PUSTAKA Bodnar, George H dan William S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 8. Jakarta: Salemba Empat. Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2011. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset. Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat. Harahap, Sofyan Syafri. 2011. Teori Akuntansi, Edisi revisi. Jakarta: Rajawali Pers. Jogiyanto, H. M. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset. Kadir, Abdul. 2009. Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Yogyakarta: Andi Offset. Mardi. 2011, Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat. Nugroho, Adi. 2011. Perancangan dan Implementasi Basis Data. Yogyakarta: Andi Offset. Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.
11
