UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi Skripsi Sarjana Komputer Semester Genap tahun 2005/2006
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN PT ADIMAS PUSPITA SERASI
Setya Hernanda
0600637823
Heltanti Sandriani
0600651203
Kelas/Kelompok: 08PGA/07 Abstrak Tujuan penelitian skripsi ini adalah menganalisis sistem informasi akuntansi pembelian tunai dan persediaan yang sedang berjalan pada PT Adimas Puspita Serasi untuk mengidentifikasi masalah yang sedang dihadapi dan kebutuhan informasi. Penyusunan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan Sistem Informasi Akuntansi dengan pendekatan UML (Unified Modelling Language) Jones Rama. Pada metode analisis dilakukan survei atas sistem yang ada dan pada metode perancangan dibuat activity diagram, class diagram, use case diagram, rancangan database, rancangan formulir, rancangan layar, rancangan laporan, navigation diagram. Hasil analisis dan perancangan ini digunakan untuk merancang usulan sistem informasi pembelian tunai dan persediaan yang mampu mendukung aktivitas operasional perusahaan agar dapat lebih efektif dan efisien. Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi pembelian tunai dan persediaan memberikan kemudahan bagi pihak manajemen memperoleh informasi dengan cepat dan mudah serta penyajian laporan secara cepat dan akurat. Kata kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian tunai, Persediaan
iii
PRAKATA
Dengan memanjatkan puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulisan skripsi yang berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan PT Adimas Puspita Serasi” dapat diselesaikan. Adapun penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan jenjang pendidikan Strata-1 jurusan Sistem Informasi Program Studi Komputerisasi Akuntansi di Universitas Bina Nusantara. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini masih terdapat kekurangan dan kelemahan karena keterbatasan yang dimiliki. Segala daya dan upaya telah kami lakukan untuk menyelesaikan skripsi ini dengan baik, maka dari itu kami sebagai penulis mengharapkan saran dan kritik yang membangun dari pembaca maupun pihak yang terkait untuk menyempurnakan materi maupun cara penulisan skripsi ini. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga penulis dapat menyelesaikan sksipsi ini. Terima kasih penulis berikan kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M. App. Sc selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang memberikan kesempatan kepada kami untuk menuntut ilmu di Universitas ini. 2. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp. Sc selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer.
iv
3. Bapak Idris Gautama, S.E, S.Kom, MM, MBA. selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi yang telah menyediakan sarana dan fasilitas sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. 4. Ibu Lianawati Christian, S.Kom, MM, selaku Dosen pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan, pengarahan serta petunjuk terhadap skripsi ini sampai selesai. 5. Segenap Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan ilmu serta dorongan dan bimbingan kepada kami selama menuntut ilmu. 6. Kedua orang tua kami yang telah membantu dalam doa serta dukungan yang amat berarti buat kami. 7. Bapak Tanto Satriono, Ibu Alin, Ibu Tari, Bapak Rochmat dan seluruh karyawan dari PT Adimas Puspita Serasi yang telah membantu dalam memberikan data dan informasi yang diperlukan untuk penyusunan skripsi ini. 8. Seluruh teman dan kerabat yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu yang telah banyak memberikan dukungan dan bantuan sehingga skripsi ini dapat selesai. Demikianlah skripsi ini dibuat dengan harapan agar dapat memberikan sumbangan pikiran dan dapat bermanfaat bagi orang yang membacanya serta dapat berguna bagi dunia pendidikan.
Jakarta, Juni 2006
Penulis
v
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar Halaman Judul Dalam
i
Halaman Persetujuan Hardcover
ii
Abstrak
iii
Prakata
iv
Daftar Isi
vi
Daftar Gambar
xi
Daftar Tabel
xvii
Daftar Lampiran
xix
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
3
1.4 Metodologi Penelitian
4
1.5 Sistematika Penulisan
5
BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum 2.1.1 Sistem Informasi Akuntansi
vi
7
2.1.1.1 Definisi Sistem
7
2.1.1.2 Komponen Sistem
7
2.1.1.3 Definisi Informasi
8
2.1.1.4 Definisi Akuntansi
8
2.1.1.5 Definisi Sistem Informasi
9
2.1.1.6 Definisi Sistem Informasi Akuntansi
9
2.1.1.7 Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
10
2.1.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi 2.1.2.1 Pengertian Analisis Sistem
10
2.1.2.2 Pengertian Perancangan Sistem
11
2.1.2.3 UML (Unified Modeling Language)
11
2.1.2.4 Pedoman Menentukan Events
12
2.1.2.5 UML Activity Diagram
12
2.1.2.6 Pengertian Workflow Table
13
2.1.2.7 UML Class Diagram
13
2.1.2.8 UML Use Case Diagram
14
2.1.2.9 Pengertian Formulir
15
2.1.2.10 Jenis Laporan
16
2.1.2.11 Pengertian Navigation Diagram
18
2.2 Teori Khusus 2.2.1 Pembelian
18
2.2.1.1 Definisi Pembelian
18
2.2.1.2 Fungsi yang terkait dalam pembelian
19
2.2.1.3 Prosedur Pembelian
20
vii
2.2.1.4 Dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian 2.2.2 Persediaan
22 23
2.2.2.1 Definisi Persediaan
23
2.2.2.2 Jenis Persediaan
24
2.2.2.3 Fungsi Persediaan
24
2.2.2.4 Metode Pencatatan Persediaan
25
2.2.2.5 Metode Penilaian Persediaan
26
2.2.2.6 Pengertian Just In Time
26
2.2.2.7 Prosedur Sistem Akuntansi Persediaan
27
2.2.2.8 Pengendalian terhadap fisik persediaan
28
2.2.2.9 Jurnal Umum
29
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN 3.1 Gambaran Umum Perusahaan
31
3.1.1 Sejarah Perusahaan
31
3.1.2 Bidang Usaha
33
3.1.3 Struktur Organisasi
34
3.1.4 Uraian Tugas
35
3.2 Sistem Yang Berjalan
38
3.2.1 Prosedur
38
3.2.1.1 Prosedur Pembelian Tunai
38
3.2.1.2 Prosedur Persediaan
40
3.2.2 Rich Picture
42
3.2.3 Identifikasi Events
44 viii
3.2.3.1 Prosedur Pembelian Tunai
44
3.2.3.2 Prosedur Persediaan
46
3.2.4 Formulir dan Laporan
47
3.2.5 Workflow Table
48
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey
51
3.3.1 Temuan, Kriteria, Sebab, Akibat, Rekomendasi 3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
51 56
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN 4.1 Overview (Narasi)
59
4.1.1 Prosedur Pembelian Tunai
59
4.1.2 Prosedur Persediaan
61
4.1.3 Struktur Organisasi Yang Diusulkan
62
4.1.4 Uraian Tugas
63
4.2 Activity Diagram (Overview dan Detail)
64
4.2.1 Overview Diagram Prosedur Pembelian Tunai
64
4.2.2 Overview Diagram Prosedur Persediaan
65
4.2.3 Detail Diagram Pembelian Tunai
66
4.2.4 Detail Diagram Persediaan
71
4.3 UML Class Diagram
74
4.4 Use Case Diagram
75
4.5 Kriteria
76
4.6 Rancangan Database
77
4.7 Rancangan Formulir
87 ix
4.8 Rancangan Layar
96
4.9 Rancangan Laporan
127
4.10 Navigation Diagram
136
4.11 Matriks Rencana Penerapan Sistem
137
4.11.1 Matriks Jadwal Pengolahan Data
137
4.11.2 Matriks Distribusi Laporan
138
4.11.3 Matriks Level Akses
139
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan
140
5.2 Saran
141
DAFTAR PUSTAKA RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY
x
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1
Contoh UML Class Diagram
14
Gambar 2.2
Contoh UML Use Case Diagram
14
Gambar 2.3
Single Record Entry Form
15
Gambar 2.4
Tabular Entry Form
15
Gambar 2.5
Multi Table Entry Form
16
Gambar 2.6
Simple Event List
16
Gambar 2.7
Grouped Event Detail Report
17
Gambar 2.8
Group Event Summary Report
17
Gambar 2.9
Single Event Report
17
Gambar 3.1
Struktur Organisasi
35
Gambar 3.2
Rich Picture Sistem Pembelian Tunai dan Persediaan
42
Gambar 4.1
Struktur Organisasi Yang Diusulkan
62
Gambar 4.2
Overview diagram prosedur pembelian tunai
64
Gambar 4.3
Overview diagram prosedur persediaan
65
Gambar 4.4
Detail diagram event menginput FPM dan event mencetak SPPH
66
Gambar 4.5
Detail diagram event mengisi harga dan event menginput harga barang dan pemasok
67
Gambar 4.6
Detail diagram event menginput PO dan event mengotorisasi PO
68
Gambar 4.7
Detail diagram event mencetak PO dan event menerima barang dan surat jalan
Gambar 4.8
69
Detail Diagram event menerima invoice dan event mencetak bukti pembayaran
70
xi
Gambar 4.9
Detail diagram event menerima barang dan surat jalan dan event menginput barang masuk
71
Gambar 4.10 Detail diagram event memasukkan barang ke gudang dan event mengisi FPT
72
Gambar 4.11 Detail diagram event mengarsip FPT dan event menginput barang keluar
73
Gambar 4.12 Class Diagram Sistem Pembelian Tunai dan Persediaan Yang Diusulkan
74
Gambar 4.13 Use Case Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Tunai dan Persediaan
75
Gambar 4.14 Rancangan Formulir Permintaan Material
87
Gambar 4.15 Rancangan Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga
88
Gambar 4.16 Rancangan Formulir Purchase Order (PO)
89
Gambar 4.17 Rancangan Formulir Retur Barang
90
Gambar 4.18 Rancangan Formulir Barang Masuk
91
Gambar 4.19 Rancangan Formulir Bukti Pembayaran
92
Gambar 4.20 Rancangan Formulir Permintaan Tukang
93
Gambar 4.21 Rancangan Formulir Barang Keluar
94
Gambar 4.22 Rancangan Formulir Stock Opname
95
Gambar 4.23 Rancangan Layar Login
96
Gambar 4.24 Rancangan Layar Menu Transaksi
96
Gambar 4.25 Rancangan Layar Menu Pilih Proyek
97
xii
Gambar 4.26 Rancangan Layar Menu Pilih File
97
Gambar 4.27 Rancangan Layar Menu Pilih Master
98
Gambar 4.28 Rancangan Layar Menu Pilih Transaksi
98
Gambar 4.29 Rancangan Layar Menu Pilih Laporan
99
Gambar 4.30 Rancangan Layar Menu Pilih Jurnal
99
Gambar 4.31 Rancangan Layar Transaksi Permintaan Material
100
Gambar 4.32 Rancangan Layar Transaksi Add Permintaan Material
100
Gambar 4.33 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang
101
Gambar 4.34 Rancangan Layar Transaksi Add Permintaan Material (Terisi)
101
Gambar 4.35 Rancangan Layar Transaksi Permintaan Material (Terdaftar)
102
Gambar 4.36 Rancangan Layar Print SPPH
102
Gambar 4.37 Rancangan Layar Master Barang
103
Gambar 4.38 Rancangan Layar Edit Data Master Barang
103
Gambar 4.39 Menu Find Supplier untuk kode pemasok dan nama pemasok
104
Gambar 4.40 Rancangan Layar Add Data Master Barang
104
Gambar 4.41 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order
105
Gambar 4.42 Rancangan Layar Add Purchase Order
105
Gambar 4.43 Rancangan Layar Add Purchase Order (Terisi)
106
Gambar 4.44 Rancangan Layar Purchase Order (Terdaftar)
106
xiii
Gambar 4.45 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Belum Otorisasi)
107
Gambar 4.46 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Terotorisasi)
107
Gambar 4.47 Rancangan Layar Print Purchase Order
108
Gambar 4.48 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk
108
Gambar 4.49 Rancangan Layar Add Barang Masuk
109
Gambar 4.50 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk (Terdaftar)
109
Gambar 4.51 Rancangan Layar Transaksi Purchase Order (Status Kirim Delivered)110 Gambar 4.52 Rancangan Layar Add Barang Masuk dan Retur Barang
110
Gambar 4.53 Rancangan Layar Add Barang Masuk dan Retur Barang (Terisi)
111
Gambar 4.54 Rancangan Layar Transaksi Barang Masuk (Terdaftar)
111
Gambar 4.55 Rancangan Layar Edit Barang Masuk
112
Gambar 4.56 Rancangan Layar Input Jumlah Barang Masuk Setelah Retur
112
Gambar 4.57 Rancangan Layar Input Barang Masuk Setelah Retur (Terdaftar)
113
Gambar 4.58 Rancangan Layar Retur Barang
113
Gambar 4.59 Rancangan Add Retur Barang
114
Gambar 4.60 Rancangan Layar Add Retur Barang (Terisi)
114
Gambar 4.61 Rancangan Layar Add Retur Barang (Terdaftar)
115
Gambar 4.62 Rancangan Layar Print Retur Barang
115
Gambar 4.63 Rancangan Layar Transaksi Pembayaran
116
xiv
Gambar 4.64 Rancangan Layar Add Transaksi Pembayaran
116
Gambar 4.65 Rancangan Layar Transaksi Pembayaran (Terdaftar)
117
Gambar 4.66 Rancangan Layar Print Bukti Pembayaran
117
Gambar 4.67 Rancangan Layar Transaksi Barang Keluar
118
Gambar 4.68 Rancangan Layar Add Barang Keluar
118
Gambar 4.69 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang
119
Gambar 4.70 Rancangan Layar Transakasi Barang Keluar (Terdaftar)
119
Gambar 4.71 Rancangan Layar Stock Opname
120
Gambar 4.72 Rancangan Layar Add Stock Opname
120
Gambar 4.73 Menu Find Item untuk kode barang dan nama barang
121
Gambar 4.74 Rancangan Layar Stock Opname (Terisi)
121
Gambar 4.75 Rancangan Layar Add Stock Opname (Terdaftar)
122
Gambar 4.76 Rancangan Layar Laporan Permintaan Material
122
Gambar 4.77 Rancangan Layar Laporan Purchase Order
123
Gambar 4.78 Rancangan Layar Laporan Retur Barang
123
Gambar 4.79 Rancangan Layar Laporan Pembayaran
124
Gambar 4.80 Rancangan Layar Laporan Barang Masuk
124
Gambar 4.81 Rancangan Layar Laporan Barang Keluar
125
Gambar 4.82 Rancangan Layar Laporan Persediaan Barang
125
xv
Gambar 4.83 Rancangan Layar Laporan Jurnal Pembelian
126
Gambar 4.84 Rancangan Laporan Permintaan Material
127
Gambar 4.85 Rancangan Laporan Purchase Order
128
Gambar 4.86 Rancangan Laporan Barang Masuk
129
Gambar 4.87 Rancangan Laporan Barang Keluar
130
Gambar 4.88 Rancangan Laporan Retur Barang
131
Gambar 4.89 Rancangan Laporan Persediaan Barang
132
Gambar 4.90 Rancangan Laporan Bukti Pembayaran
133
Gambar 4.91 Rancangan Laporan Stock Opname
134
Gambar 4.92 Rancangan Laporan Jurnal Pembelian
135
Gambar 4.93 Navigation Diagram
136
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1.
Jurnal Umum
30
Tabel 3.1
Event Table Prosedur Pembelian Tunai
44
Tabel 3.2
Event Table Prosedur Persediaan
46
Tabel 3.3
Workflow Table Prosedur Pembelian Tunai dan Persediaan
48
Tabel 4.1
Rancangan Database Master Barang
77
Tabel 4.2
Rancangan Database Master Pemasok
78
Tabel 4.3
Rancangan Database Transaksi Permintaan Material Header
78
Tabel 4.4
Rancangan Database Transaksi Permintaan Material Detail
79
Tabel 4.5
Rancangan Database Transaksi Purchase Order Header
79
Tabel 4.6
Rancangan Database Transaksi Purchase Order Detail
80
Tabel 4.7
Rancangan Database Transaksi Retur Barang Header
80
Tabel 4.8
Rancangan Database Transaksi Retur Barang Detail
81
Tabel 4.9
Rancangan Database Transaksi Barang Masuk Header
81
Tabel 4.10
Rancangan Database Transaksi Barang Masuk Detail
82
Tabel 4.11
Rancangan Database Transaksi Pembayaran Header
82
Tabel 4.12
Rancangan Database Transaksi Pembayaran Detail
83
Tabel 4.13
Rancangan Database Transaksi Barang Keluar Header
83
Tabel 4.14
Rancangan Database Transaksi Barang Keluar Detail
84
Tabel 4.15
Rancangan Database Transaksi Stock Opname Header
84
Tabel 4.16
Rancangan Database Transaksi Stock Opname Detail
85
Tabel 4.17
Rancangan Database Master Project
85
xvii
Tabel 4.18
Rancangan Database Master Harga Barang Project
86
Tabel 4.19
Rancangan Database Master Karyawan
86
Tabel 4.20
Matriks Jadwal Pengolahan Data
137
Tabel 4.21
Matriks Distribusi Laporan
138
Tabel 4.22
Matriks Level Akses
139
xviii
DAFTAR LAMPIRAN Activity Diagram Symbols
L1
LAMPIRAN MENU LOGIN
L2
Menu Login Direktur
L2-A
Menu Login Manajer Keuangan
L2-B
Menu Login Bagian Pembelian
L2-C
Menu Login Koordinator Gudang
L2-D
LAMPIRAN MENU LOGIN (LANJUTAN) Menu Login Bagian Penerimaan
L3 L3-A
LAMPIRAN UNTUK MENU UBAH PASSWORD
L3-B
Menu Master Pemasok Terisi
L4-A
Menu untuk Add New Project
L4-B
LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX
L5
Message Box NIK belum diisi
L5-A
Message Box User Name belum diisi
L5-B
Message Box Password belum diisi
L5-C
Message Box salah status
L5-D
Message Box salah user
L5-E
LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX (LANJUTAN)
L6
Message Box konfirmasi simpan data
L6-A
Message Box simpan data sukses
L6-B
Message Box gagal simpan data
L6-C
Message Box No PM telah diproses
L6-D
xix
Message Box belum memasukkan data ke daftar
L6-E
Message Box hapus data
L6-F
Message Box hapus data sukses
L6-G
Message Box NIK untuk keluar
L6-H
LAMPIRAN UNTUK MESSAGE BOX (LANJUTAN)
L7
Message Box untuk otorisasi PO
L7-A
Message Box data telah terotorisasi
L7-B
Message Box data belum diotorisasi
L7-C
Message Box PO telah dibuat
L7-D
Message Box untuk cetak laporan
L7-E
Lampiran Master Barang
L8
Lampiran Formulir Surat Permintaan Penawaran Harga
L9
Lampiran Formulir Purchase Order
L10
Lampiran Formulir Retur Barang
L11
Lampiran Formulir Bukti Pembayaran
L12
Laporan Permintaan Material Per Periode
L13
Laporan Permintaan Material Per NO PM
L14
Laporan Permintaan Material Keseluruhan
L15
Laporan Purchase Order Per Periode
L16
Laporan Purchase Order Per NO PO
L17
Laporan Purchase Order Keseluruhan
L18
Laporan Retur Barang Per Periode
L19
Laporan Retur Barang Per NO Retur
L20
Laporan Retur Barang Keseluruhan
L21 xx
Laporan Pembayaran Per Periode
L22
Laporan Pembayaran NO Bayar
L23
Laporan Pembayaran Keseluruhan
L24
Laporan Barang Masuk Per Periode
L25
Laporan Barang Masuk Per NO BM
L26
Laporan Barang Masuk Keseluruhan
L27
Laporan Barang Keluar Per Periode
L28
Laporan Barang Keluar Per NO BK
L29
Laporan Barang Keluar Keseluruhan
L30
Laporan Persediaan Barang
L31
Laporan Stock Opname
L32
Laporan Jurnal Pembelian
L33
Formulir Permintaan Material
L34
Formulir Purchase Order
L35
xxi
