UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Program Ganda Sistem Informasi – Manajemen Skripsi Sarjana Program Ganda Semester Ganjil 2006/2007
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN SUKU CADANG BERBASIS WEB PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR Fernando Ariesmas NIM: 0600662503
Abstrak Sistem merupakan aspek yang paling penting dalam menjaga kelangsungan sebuah perusahaan. Analisa dan perancangan sistem informasi persediaan ini bertujuan untuk mencari kelemahan sistem dan memberikan solusi terbaik atas kelemahan sistem itu. Maka dirasa perlu untuk adanya suatu sistem sistem informasi persediaan yang tepat di PT. Istana Kebayoran Raya Motor agar dengan terbangunnya sistem informasi, informasi yang dihasilkan akan lebih cepat dan akurat. Penulisan skripsi ini menggunakan metode analisis dan perancangan. Analisis permasalahan dilakukan dengan cara melakukan survei terhadap sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan survei, identifikasi kebutuhan sistem informasi yang dibutuhkan perusahaan dan identifikasi persyaratan sistem. Analisis dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point, Safety Stock, serta konsep Object Oriented Analysis and Design (OOA&D) yang digambarkan dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language (UML). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi persediaan yang berjalan di perusahaan masih belum memadai dan informasi yang berjalan belum cepat dan akurat. Perancangan sistem informasi persediaan akan memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat mempercepat aliran informasi yang cepat dan akurat dalam perusahaan. Kata Kunci : Economic Order Quantity (EOQ), Reorder Point, Safety Stock, Sistem Informasi, OOA&D, UML, Persediaan.
v
KATA PENGANTAR
Puji Syukur kepada Tuhan Yang Maha Pengasih atas segala berkat dan kasih karuniaNya yang melimpah sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini pada waktu yang telah ditentukan. Penulisan skripsi ini dilakukan untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan pendidikan Strata-1 program ganda jurusan Sistem Informasi dan Manajemen di Universitas Bina Nusantara. Terwujudnya tulisan dalam bentuk skripsi ini, tentunya tak lepas dari bantuan dan dukungan berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk itu pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc. selaku Rektor Universitas Bina Nusantara. 2. Bapak Engkos Achmad Kuncoro, SE, MM selaku Dekan Fakultas Ekonomi. 3. Bapak Ir. Sablin Yusuf, M.Sc., M.Comp.Sc. selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer. 4. Bapak Idris Gautama So, SE., S.Kom., MM selaku Ketua Jurusan Manajemen. 5. Bapak Siswono, S.Kom., MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi serta dosen pembimbing dari jurusan Sistem Informasi yang telah meluangkan waktu, perhatian, dan pemikiran yang luar biasa dalam membimbing saya dalam penyelesaian skripsi ini. 6. Ibu Lianawati Christian, S.Kom., MM selaku Ketua Program Ganda 7. Bapak Brata Wibawa Djojo, SE., MM., M.Comm selaku dosen pembimbing dari jurusan Manajemen yang telah banyak meluangkan waktu, perhatian dan pemikiran yang luar biasa dalam membimbing saya dalam penyelesaian skrispsi ini.
vi
8.
Seluruh Dosen Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik dan memberikan bimbingan selama masa pendidikan.
9. Orang tua dan keluarga penulis yang selaalu memberikan dukungan dan semangat dalam penulisan skripsi ini. 10. Bapak Ir. Mulyadi selaku President Director yang telah memberikan ijin untuk melakukan survei pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor, Bapak Iwan Mulja selaku Manajer divisi Spare Part PT. Istana Kebayoran Raya Motor, Bapak Rahmat selaku staff bagian gudang, Merry Gunawan, S.Kom. yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam penulisan skripsi ini. 11. Andriani, dan Irfanny yang telah banyak membantu dalam penulisan skripsi, serta memberi masukan serta saran, sehingga penulisan skripsi ini dapat selesai tepat waktu. 12. Teman-temen kelas PAY angkatan 2002 yang telah memberikan dukungan, dan sumbangan pikiran, serta perhatian dan semangat terutama untuk: Michael, Yodianto, Fenny, Harsono Septo, Waluyo. 13. Dan untuk pihak-pihak yang tidak disebutkan namanya yang telah membantu terselesaikannya penulisan skripsi ini.
Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna karena terbatasnya waktu, pengetahuan dan pengalaman penulis. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan saran dan kritik yang membangun untuk skripsi ini. Akhir kata, penulis berharap agar skripsi ini dapat memberikan banyak manfaat bagi pihak-pihak yang membaca dan membutuhkannya.
Jakarta, Januari 2007
Penulis vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ........................................................................................................... i Halaman Judul Dalam .......................................................................................................ii Halaman Pengesahan Hardcover......................................................................................iii Halaman Pernyataan Dewan Penguji ............................................................................... iv Abstrak .............................................................................................................................. v Kata Pengantar ................................................................................................................. vi Daftar Isi ........................................................................................................................viii Daftar Tabel ................................................................................................................... xiv Daftar Gambar................................................................................................................. xv Daftar Lampiran .............................................................................................................. xx
BAB 1 PENDAHULUAN .............................................................................................. 1 1.1. Latar Belakang ............................................................................................. 1 1.2. Ruang Lingkup............................................................................................. 2 1.3. Tujuan Dan Manfaat .................................................................................... 3 1.4. Metodologi Penelitian .................................................................................. 4 1.5. Sistematika Penulisan .................................................................................. 6
BAB 2 LANDASAN TEORI ......................................................................................... 8 2.1. Teori-teori Umum ........................................................................................ 8
viii
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi ............................................................ 8 2.1.2. Pengertian Sistem Informasi Manajemen ........................................ 8 2.1.3. Pengertian Analisis Sistem............................................................... 9 2.1.4. Pengertian Perancangan Sistem ....................................................... 9 2.1.5. Object-Oriented.............................................................................. 10 2.1.6. Object-Oriented Analysis and Design (OOA&D) ......................... 10 2.1.7. System Choice ................................................................................ 11 2.1.8. System Definition ........................................................................... 12 2.1.9. Problem Domain Analysis.............................................................. 12 2.1.10. Application Domain Analysis......................................................... 22 2.1.11. Architectural Design ...................................................................... 27 2.1.12. Component Design ......................................................................... 31 2.1.12.1. Design of Components .................................................... 32 2.1.12.1.1. Model Component ......................................... 32 2.1.12.1.2. Function Component..................................... 34 2.1.12.2. Connecting of Components ............................................. 35 2.1.13. Web Server ..................................................................................... 38 2.1.14. Active Server Page (ASP) .............................................................. 38 2.1.15. Metode Analisis Bisnis (Lima Kekuatan Porter) ........................... 39 2.2. Teori – Teori Khusus ................................................................................. 43 2.2.1. Pengertian Persediaan .................................................................... 43 2.2.2. Pengendalian Internal atas Persediaan ........................................... 44 2.2.3. Manajemen Persediaan................................................................... 45 2.2.4. Klasifikasi Suku Cadang ................................................................ 45 ix
2.2.5. Lead Time, Safety Stock, Reorder Point, dan EOQ........................ 47 2.2.5.1.Lead Time........................................................................ 47 2.2.5.2.Safety Stock ..................................................................... 47 2.2.5.3.Reorder Point (ROP) ...................................................... 48 2.2.5.4.EOQ ................................................................................ 49
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN ................................... 53 3.1. Gambaran Umum Perusahaan.................................................................... 53 3.1.1. Sejarah Perusahaan......................................................................... 53 3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan dan Uraian Tugas dan Wewenang ........................................................ 57 3.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan ......................................... 57 3.1.2.2 Uraian Tugas dan Wewenang ............................................ 58 3.2. Analisis Porter............................................................................................ 71 3.2.1. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrant) ...................... 72 3.2.2. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Substitute Product).......... 73 3.2.3. Kekuatan Daya Tawar Pemasok (The Bargaining Power of Supplier)......................................................................................... 73 3.2.4. Kekuatan Daya Tawar Pembeli (The Bargaining Power of Buyer)............................................................................................. 74 3.2.5. Persaingan Antar Perusahaan Sejenis (Rivalry Among Existing Firms) ............................................................................................. 75 3.3. Analisis EOQ ............................................................................................. 75 3.4. Analisis Safety Stock dan Reorder Point.................................................... 79 x
3.5. Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan ..................................................... 82 3.6. Rich Picture Sistem yang Berjalan ............................................................ 84 3.7. Permasalahan yang Dihadapi ..................................................................... 85 3.8. Pemecahan Masalah................................................................................... 85 3.9. System Definition yang Diusulkan ............................................................. 86 3.10. Rich Picture Sistem yang Diusulkan.......................................................... 89 3.11. FACTOR Criteria....................................................................................... 89 3.12. Problem Domain ........................................................................................ 92 3.13. Application Domain ................................................................................... 92 3.14. Problem Domain Analysis.......................................................................... 93 3.14.1. Cluster ............................................................................................ 93 3.14.2. Structures ....................................................................................... 94 3.14.3. Classes ........................................................................................... 95 3.14.4. Events ............................................................................................. 97 3.14.5. Behaviour ....................................................................................... 98 3.15. Application Domain Analysis................................................................... 103 3.15.1. Usage ........................................................................................... 103 3.15.1.1. Overview ....................................................................... 103 3.15.1.2. Actors ............................................................................ 104 3.15.2. Sequence Diagram ....................................................................... 111 3.15.3. Function ....................................................................................... 120 3.15.4. Interface ....................................................................................... 121 3.15.4.1. Dialogue Style ............................................................... 121 3.15.4.2. Overview ....................................................................... 124 xi
3.15.5. The Technical Platform................................................................ 143 3.16. Recommendation ...................................................................................... 143 3.16.1. The System Usefulness and Feasibility ..................................... 143 3.16.2. Strategy ..................................................................................... 143 3.16.3. Development Economy.............................................................. 144
BAB 4 RANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN ......................................... 145 4.1. The Task ................................................................................................... 145 4.1.1. Purpose......................................................................................... 145 4.1.2. Correction to the Analysis............................................................ 145 4.1.3. Quality Goals ............................................................................... 145 4.2. Technical Platform................................................................................... 147 4.2.1. Peralatan...................................................................................... 147 4.2.2. Sistem Piranti Lunak .................................................................... 147 4.2.3. Sistem Interface............................................................................ 147 4.2.4. Bahasa Perancangan..................................................................... 147 4.3. Architecture and Component ................................................................... 147 4.3.1. Component Architecture .............................................................. 147 4.3.2. Proses Arsitektur.......................................................................... 149 4.3.3. Structure....................................................................................... 150 4.3.4. Classes ......................................................................................... 151 4.3.4.1. Description name of the Class and Attributes............... 151 4.3.4.2. Complex Operation ....................................................... 155 4.3.4.2.1. Operation Spesification............................... 155 xii
4.4. Recommendation ...................................................................................... 157 4.4.1. The System Usefulnes................................................................ 157 4.4.2. Plan for Initiating Use .............................................................. 157 4.4.3. Implementation Plan ................................................................. 157
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN............................................................................ 159 5.1. Simpulan .................................................................................................. 159 5.2. Saran......................................................................................................... 160
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 161 DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN FOTOCOPY SURAT SURVEY
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tabel Kriteria Klasik Untuk Mengukur Kualitas Software.......................... 28 Tabel 2.2 Tabel Guidelines atau panduan dalam merepresentasikan private events ... 33 Tabel 2.3 Tabel Guidelines untuk merepresentasikan common events ........................ 33 Tabel 3.1 Tabel Data Sampel Barang ........................................................................... 77 Tabel 3.2 Tabel FACTOR Criteria............................................................................... 91 Tabel 3.3 Event Table................................................................................................... 97 Tabel 3.4 Actor Table ................................................................................................. 103 Tabel 3.5 Tabel Definisi dari Aktor Bagian Penjualan .............................................. 104 Tabel 3.6 Tabel Definisi dari Aktor Bagian General Repair...................................... 105 Tabel 3.7 Tabel Definisi dari Aktor Bagian Gudang Cabang .................................... 106 Tabel 3.8 Tabel Definisi dari Aktor Bagian Gudang Pusat........................................ 107 Tabel 3.9 Complete Function List .............................................................................. 120 Tabel 3.10 Tabel User Interface Windows and Printouts ............................................ 121 Tabel 3.11 Jadwal Kegiatan Implementasi................................................................... 144 Tabel 3.12 Perkiraan Biaya .......................................................................................... 144 Tabel 4.1 Prioritas dan CRITERIA Desain .................................................................. 146 Tabel 4.2 Spesification of Function Update ................................................................ 155 Tabel 4.3 Spesification of Function hitung EOQ ........................................................ 156 Tabel 4.4 Spesification of Function hitung ROP......................................................... 156 Tabel 4.5 Jadwal Implementasi Sistem ....................................................................... 158
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Aktivitas Utama dalam OOA&D............................................................. 11 Gambar 2.2 Aktivitas dalam Problem Domain Analysis............................................. 14 Gambar 2.3 Notasi Dasar dari Class ........................................................................... 15 Gambar 2.4 Class Diagram ......................................................................................... 16 Gambar 2.5 Generalization Structure ......................................................................... 17 Gambar 2.6 Notasi Class Structure ............................................................................. 17 Gambar 2.7 Cluster Structure...................................................................................... 18 Gambar 2.8 Notasi Object Structure ........................................................................... 19 Gambar 2.9 Association Structure............................................................................... 19 Gambar 2.10 Notasi Dasar Statechart Diagram.......................................................... 21 Gambar 2.11 Struktur Kontrol Statechart Diagram.................................................... 22 Gambar 2.12 Aktivitas dalam Problem Domain Analysis........................................... 23 Gambar 2.13 Aktivitas dalam Architectural Design ................................................... 27 Gambar 2.14 The Generic Architecture Pattern ......................................................... 29 Gambar 2.15 The Client-Server Architecture Pattern................................................. 30 Gambar 2.16 Deployment Diagram ............................................................................ 31 Gambar 2.17 Subaktivitas dalam Component Design ................................................. 32 Gambar 2.18 Koneksi oleh Class Aggregation ........................................................... 36 Gambar 2.19 Koneksi oleh Class Specialization ........................................................ 37 Gambar 2.20 Koneksi dalam Memanggil Sebuah Operasi ......................................... 37
xv
Gambar 2.21 Model Lima Kekuatan Porter ............................................................... 39 Gambar 2.22 Kurva Titik Pemesanan Ulang............................................................... 49 Gambar 2.23 Penggunaan Persediaan Sepanjang Waktu ............................................ 51 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Istana Kebayoran Raya Motor.......................... 57 Gambar 3.2 Analisis Lima Kekuatan Porter PT. Istana Kebayoran Raya Motor....... 72 Gambar 3.3 Siklus Pemesanan Persediaan ................................................................. 81 Gambar 3.4 Rich Picture Sistem yang Berjalan ......................................................... 84 Gambar 3.5 Rich Picture Sistem yang Diusulkan....................................................... 89 Gambar 3.6 Cluster Karyawan ................................................................................... 93 Gambar 3.7 Cluster Dokumen .................................................................................... 93 Gambar 3.8 Cluster Barang ........................................................................................ 94 Gambar 3.9 Structure Sistem pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor ..................... 94 Gambar 3.10 Class dan State Chart Bgn_Gudang ....................................................... 98 Gambar 3.11 Class dan State Chart Bgn_Penjualan .................................................... 98 Gambar 3.12 Class dan State Chart Bgn_General_Repair........................................... 99 Gambar 3.13 Class dan State Chart SPPB ................................................................... 99 Gambar 3.14 Class dan State Chart Item_SPPB ........................................................ 100 Gambar 3.15 Class dan State Chart SPB.................................................................... 100 Gambar 3.16 Class dan State Chart Item SPB ........................................................... 100 Gambar 3.17 Class dan State Chart Catatan_Barang ................................................. 101 Gambar 3.18 Class dan State Chart Item_Catatan_Barang........................................ 101 Gambar 3.19 Class dan State Chart Bukti_Barang_Masuk ....................................... 101 Gambar 3.20 Class dan State Chart Item_Bukti_Barang_Masuk .............................. 102 Gambar 3.21 Class dan State Chart Bukti_Barang_Keluar ....................................... 102 xvi
Gambar 3.22 Class dan State Chart Barang ............................................................... 102 Gambar 3.23 Usecase PT. Istana Kebayoran Raya Motor ......................................... 108 Gambar 3.24 Sequence Pendataan Barang.................................................................. 111 Gambar 3.25 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Gudang Cabang...................... 112 Gambar 3.26 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian Penjualan................................ 113 Gambar 3.27 Sequence Pembuatan SPB oleh Bagian General Repair ....................... 114 Gambar 3.28 Sequence Pembuatan SPPB .................................................................. 115 Gambar 3.29 Sequence Pembuatan Bukti Barang Masuk........................................... 116 Gambar 3.30 Sequence Pembuatan Bukti Barang Keluar........................................... 117 Gambar 3.31 Sequence Pembuatan Catatan Barang ................................................... 118 Gambar 3.32 Sequence Pembuatan Laporan............................................................... 119 Gambar 3.33 Navigation Diagram .............................................................................. 123 Gambar 3.34 Form Login............................................................................................ 124 Gambar 3.35 Form Home ........................................................................................... 124 Gambar 3.36 Form Ubah Password............................................................................ 125 Gambar 3.37 Form Data Barang ................................................................................ 125 Gambar 3.38 Form Menambah Data Barang Baru ..................................................... 126 Gambar 3.39 Form Mengubah Data Barang............................................................... 126 Gambar 3.40 Form Lihat Data Barang........................................................................ 127 Gambar 3.41 Form Data Karyawan ............................................................................ 127 Gambar 3.42 Form Menambah Data Karyawan Baru ................................................ 128 Gambar 3.43 Form Mengubah Data Karyawan .......................................................... 128 Gambar 3.44 Form Lihat Karyawan ........................................................................... 129 Gambar 3.45 Form Surat Permohonan Pembelian Barang(SPPB) ............................. 129 xvii
Gambar 3.46 Form Menambah Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) ......... 130 Gambar 3.47 Form Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) ................... 130 Gambar 3.48 Form Menambah Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB)...................................... 131 Gambar 3.49 Form Approve Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) .............. 131 Gambar 3.50 Form Approve Detil Surat Permohonan Pembelian Barang (SPPB) ..... 132 Gambar 3.51 Form Surat Permintaan Barang (SPB)................................................... 132 Gambar 3.52 Form Menambah Surat Permintaan Barang (SPB)................................ 133 Gambar 3.53 Form Detil Surat Permintaan Barang (SPB).......................................... 133 Gambar 3.54 Form Menambah Detil Surat Permintaan Barang (SPB)....................... 134 Gambar 3.55 Form Approve Surat Permintaan Barang (SPB) .................................... 134 Gambar 3.56 Form Approve Detil Surat Permintaan Barang (SPB) ........................... 135 Gambar 3.57 Form Bukti Barang masuk..................................................................... 135 Gambar 3.58 Form Menambah Bukti Barang Masuk ................................................. 136 Gambar 3.59 FormDetil Bukti Barang Masuk ............................................................ 136 Gambar 3.60 Form Menambah Detil Bukti Barang Masuk ........................................ 137 Gambar 3.61 Form Bukti Barang Keluar .................................................................... 137 Gambar 3.62 Form Detil Bukti Barang Keluar ........................................................... 138 Gambar 3.63 Form Catatan Barang Rusak / Hilang.................................................... 138 Gambar 3.64 Form Menambah Catatan Barang Rusak / Hilang................................. 139 Gambar 3.65 Form Detil Catatan Barang Rusak / Hilang........................................... 139 Gambar 3.66 Form Menambah Detil Catatan Barang Rusak / Hilang........................ 140 Gambar 3.67 Form Mencetak Laporan........................................................................ 140 Gambar 3.68 Form Cetak Laporan Bukti Barang Keluar............................................ 141 xviii
Gambar 3.69 Form Cetak Laporan Bukti Barang Masuk............................................ 141 Gambar 3.70 Form Cetak Laporan Catatan Barang Rusak / Hilang ........................... 142 Gambar 4.1 Component Diagram ............................................................................... 148 Gambar 4.2 Deployment Diagram............................................................................... 149 Gambar 4.3 Model Component ................................................................................... 150 Gambar 4.4 Function Component ............................................................................... 151
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 SPESIFIKASI DATABASE.................................................................. L-1 Lampiran 2 DATA WAWANCARA ........................................................................ L-4 Lampiran 3 HISTORI TRANSAKSI BARANG TAHUN 2005 .............................. L-7 Lampiran 4 NOTASI UML....................................................................................... L-8
xx
