ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MENGENAI SISTEM INFORMASI PEMASARAN BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA MENGENAI SISTEM INFORMASI PEMASARAN BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Evi Universitas Bina Nusantara, Jalan Durian 43 C RT/RW 001/005 Pekanbaru - Riau, 081381262756, [email protected]

Willy Raharja Universitas Bina Nusantara, Jalan Pengukiran II Gg. Koja Kebun – Tambora 019, 081285320519, [email protected]

Indri Hardianti Universitas Bina Nusantara, Jalan Flamboyan IV Blk F, Pondok Timur Indah II 145-146, 087877264212, [email protected]

Yusrizal Oenzil [email protected]

ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini yaitu menganalisis dan merancang sistem basis data mengenai sistem informasi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara. Dengan adanya suatu sistem informasi berbasis web ini diharapkan dapat membantu karyawan divisi pemasaran dalam pengembangan mutu dan kinerja sehingga para karyawan dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian ini adalah fact finding technique, metode analisis, metode perancangan (perancangan basis data dan perancangan aplikasi). Dengan adanya aplikasi berbasis web ini, diharapkan sistem informasi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara dapat terintegrasi dan terpusat dengan baik sehingga meningkatkan mutu dan kinerja karyawan. Selain itu, pengolahan data dapat secara cepat, akurat, keamanan data yang terjamin karena adanya otentikasi dan otorisasi user pada aplikasi ini. Aplikasi ini juga dilengkapi dengan fitur tambahan seperti fitur pengingat ulang tahun untuk menjalin relasi yang semakin baik dan fitur pengumuman pada aplikasi ini dapat memudahkan penyampaian informasi secara cepat dan fleksibel. Kata kunci : sistem informasi pemasaran, basis data, data, web

ABSTRACT The purpose of this study is to analyze and design a database system of marketing information system at Bina Nusantara University. The presence of a web-based information system is expected to help employees in the marketing division of the development of quality and performance so that employees can avoid the errors that may occur. The research methodology used in this study is the fact-finding technique, methods of analysis, design method (database design and application design). With the web-based application, it is expected marketing information system at Bina Nusantara University can be integrated and centralized so well that improve the quality and performance of employees. In addition, data processing can be quickly, accurately, data security is assured because of the authentication and authorization of users on this application. The application also comes with additional features such as a birthday reminder feature to establish better relationships and feature announcements on this application can easily provide information quickly and flexibly. Key words : marketing information system, database, data, web

PENDAHULUAN Pada era globalisasi seperti sekarang ini, teknologi dan informasi sudah bukanlah hal yang asing bagi masyarakat. Perkembangan teknologi dan informasi semakin sangat pesat. Hal ini dapat dilihat dari penggunaan teknologi yang semakin luas di berbagai bidang. Turban et al. (2005) menyatakan bahwa dukungan teknologi informasi akan membantu orang menyelesaikan pekerjaan dengan tingkat efisien, terlebih dalam hal pengambilan keputusan strategis, di mana informasi yang dihasilkan suatu sistem informasi akan sangat membantu memberikan solusi bisnis. Perusahaan berlomba-lomba untuk menerapkan sistem informasi dalam kegiatan bisnisnya agar tidak kalah saing dengan perusahaanperusahaan lainnya, baik dari dalam maupun luar negri yang sudah terlebih dulu menerapkan sistem informasi. Sistem informasi mendukung perusahaan untuk mencapai efektivitas dan efesiensi dalam proses bisnis perusahaan. Dengan adanya suatu sistem informasi dapat membantu dalam pengembangan mutu maupun kinerja dari sebuah perusahaan sehingga user dapat menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem informasi digunakan untuk menampilkan informasi dengan cepat dan akurat tanpa adanya redundancy dan juga memberikan penghematan dalam penggunaan ruang yang biasanya digunakan sebagai tempat pengarsipan dari

sistem manual. Hal tersebut terjadi dikarenakan adanya kumpulan data yang telah diolah dan disimpan dalam komputer. Universitas Bina Nusantara telah berdiri sejak 33 tahun yang lalu dan fokus pada dunia pendidikan. Universitas Bina Nusantara merupakan salah satu universitas swasta unggulan di Indonesia dengan jumlah mahasiswa mencapai 6.000 lebih setiap tahunnya. Kurniali (2012) menyatakan bahwa perguruan tinggi yang merupakan lembaga penyedia jasa pendidikan tinggi dapat disetarakan dengan model bisnis. Semua data-data mengenai sekolah-sekolah dan jumlah siswa-siswi sekolah yang menjadi target pemasaran disimpan dalam sebuah program aplikasi berbasis desktop yaitu Marketing Information System. Dengan adanya aplikasi berbasis desktop yang dimiliki oleh divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara, masalah penyimpanan data-data sudah teratasi. Masih ada beberapa kekurangan dari aplikasi tersebut seperti adanya data-data yang belum terhubung. Divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara mengharapkan aplikasi yang akan dikembangkan nantinya akan membuat data-data dapat tersusun rapi, terintegrasi dengan baik, dapat dimanipulasi secara cepat dan akurat, dan mudah dikontrol. Menurut Wijaya (2011), “Semua kegiatan operasional dalam suatu organisasi atau perusahaan dapat dikerjakan dan dikendalikan oleh suatu program aplikasi sistem informasi. Pada prinsipnya suatu sistem informasi terintegrasi dapat bekerja dan mendukung kegiatan operasional yang berhubungan dengan data-data yang berkaitan dengan proses bisnis perusahaan.” Divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara juga mengharapkan implementasi aplikasi menjadi berbasis web. Menurut Kurniali, (2012), “Implementasinya pada website perguruan tinggi pun diharapkan bisa mengangkat brand atau persepsi calon mahasiswa, yang pada akhirnya bisa mempengaruhi keputusan pemilihan perguruan tinggi oleh calon mahasiswa.” Berdasarkan latar belakang tersebut, Penulis menganalisa, merancang, dan mengimplementasi aplikasi basis data mengenai sistem informasi pemasaran berbasis web dalam sebuah penelitian yang berjudul “Analisis dan Perancangan

Sistem Basis Data mengenai Sistem Informasi Pemasaran Berbasis Web pada Universitas Bina Nusantara”. Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan di atas maka permasalahan yang akan diangkat oleh penulis dalam penelitian ini yaitu: 1.

Bagaimana membuat proses pemasaran pada divisi pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien?

2.

Bagaimana membangun sistem basis data yang dapat memudahkan divisi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara dalam melakukan kegiatan pemasaran?

3.

Bagaimana data-data pada divisi pemasaran dapat diakses secara cepat dan akurat?

4.

Bagiamana data-data pada divisi pemasaran dapat tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh pihak tertentu yang memiliki hak akses terhadap data tersebut? Aplikasi yang akan dikembangkan adalah sistem informasi pemasaran

berbasis web yang akan membantu Universitas Bina Nusantara dalam kegiatan pemasaran. Penelitian ini memiliki ruang lingkup: 1. Informasi Sekolah Menengah Atas (SMA) Karyawan dapat melihat informasi sekolah-sekolah yang telah dibagi menjadi beberapa kategori oleh Universitas Bina Nusantara. Informasi yang disampaikan berupa profile sekolah, kategori sekolah dan data rinci yang berhubungan dengan sekolah (data siswa-siswi, data pengelola sekolah, data siswa-siswi yang mendaftar dan yang melanjutkan perkuliahan di Universitas Bina Nusantara). 2. Sistem manajemen pendataan sekolah. Karyawan dapat melakukan manipulasi data sekolah dan siswa sekolah tersebut melalui operasi insert, update, delete, dan view data yang ditampilkan melalui website. Pada aplikasi ini, data sekolah dan data siswa akan terkoneksi. Pada aplikasi sebelumnya, data tersebut merupakan data terpisah yang tidak terkoneksi.

3. Sistem notifikasi/pemberitahuan Merancang sistem untuk memfasilitasi proses pemberitahuan bagi para user seperti pemberitahuan ulang tahun pengelola sekolah dan sekolah sehingga karyawan dapat mengirimkan kartu ucapan ulang tahun kepada pihak sekolah. Hal ini berguna bagi divisi pemasaran untuk menjalin relasi yang baik dengan target pemasara 4. Sistem pengelolaan distribusi promotion tools Distribusi promotion tools yang digunakan oleh karyawan bagian sales awalnya melalui proses secara manual. Sistem pengelolaan distribusi promotion tools akan dikonversi menjadi sistem yang terkomputerisasi sehingga karyawan bagian promotion dapat mengawasi proses pendistribusian.

Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu : 1. Menganalisis kebutuhan divisi pemasaran dalam pengelolaan data yang dapat meningkatkan kinerja karyawan pada divisi pemasaran Universitas Bina Nusantara 2. Menganalisis dan merancang sistem basis data dengan seluruh proses beserta basis data yang saling terintegrasi, memiliki data yang konsisten dan redundansi data minimal sehingga dapat digunakan untuk menggantikan sistem informasi pemasaran yang sedang berjalan. 3. Membangun aplikasi basis data mengenai sistem informasi pemasaran berbasiskan web pada Universitas Bina Nusantara

Adapun manfaat-manfaat yang diperoleh sebagai berikut : 1.

Meningkatkan keamanan data-data pada divisi pemasaran.

2.

Membantu kerja kegiatan pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien karena informasi yang didapatkan lebih cepat dan akurat.

3.

Memudahkan bagian promotion dalam melakukan pengawasan distribusi promotion tools.

4.

Membantu Universitas Bina Nusantara dalam membangun relasi yang baik dengan sekolah rekanan maupun non-rekanan yaitu mengirimkan surat ucapan ulang tahun ketika sekolah ataupun pengelola sekolah sedang berulang tahun. Dalam hal ini, Staff akan dibantu melalui fitur notifikasi ulang tahun (BirthdayReminder) yang ditambahkan pada aplikasi ini.

5.

Menghasilkan laporan yang akurat dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan karena tersedianya informasi yang cepat dan akurat. Dalam mengenalisis dan merancang aplikasi basis data pada sistem

informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara, digunakan dua metode penelitian yaitu : 1.

Metode analisis Metode analisis dilakukan dengan tiga cara, yaitu : a. Studi pustaka Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan data dari berbagai macam referensi yaitu buku, jurnal ilmiah dan internet yang mendukung sesuai dengan sistem yang akan dikembangkan. b. Wawancara Penulis melakukan wawancara langsung dengan Marketing Manager, Head of Sales dan Head of Promotion Universitas Bina Nusantara. Kegiatan wawancara ini dilakukan untuk mendapatkan dan mengumpulkan data-data yang dibutuhkan seperti sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diharapkan ada di Universitas Bina Nusantara. c. Observasi Metode observasi membantu untuk memahami sistem yang sedang berjalan. Data yang ada pada Universitas Bina Nusantara dapat diamati dengan seksama dan dilakukan analisa seusai dengan kebutuhan yang meliputi data-data atau informasi dan proses bisnis dalam Universitas Bina Nusantara.

2.

Metode perancangan Metode perancangan dilakukan dengan dua cara, yaitu : a. Perancangan sistem basis data

Perancangan basis data dilakukan dengan menggunakan metodologi perancangan basis data yang terdiri dari tiga tahapan, yaitu : 1) perancangan basis data konseptual 2) perancangan basis data logikal 3) perancangan basis data fisikal. b. Perancangan aplikasi Penulis juga melakukan perancangan aplikasi dengan menggunakan perancangan struktur menu dan perancangan layar. Dalam menguraikan masalah yang ada di dalam proses bisnis Universitas Bina Nusantara, disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut : BAB 1 Pendahuluan Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang, rumusan masalah ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian dan sistematika penulisan yang terdapat dalam penulisan skripsi. BAB 2 Tinjauan Pustaka Pada bab ini akan dibahas mengenai teori-teori yang dikutip berdasarkan studi kepustakaan. Teori-teori ini akan digunakan sebagai referensi untuk pemecahan masalah dalam analisa dan perancangan. BAB 3 Metodologi Pada bab ini akan dijelaskan mengenai analisis masalah (analisis sistem yang sedang berjalan, analisis kebutuhan user, identifikasi masalah, usulan pemecahan masalah), perancangan basis data, perancangan diagram UML dan perancangan program aplikasi. BAB 4 Hasil dan Pembahasan

Pada bab ini akan dibahas mengenai spesifikasi sistem, proses implementasi, panduan pengoperasian program aplikasi basis data pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara dan evaluasi. BAB 5 Simpulan dan Saran Bab ini berisi simpulan hasil pengembangan rancangan sistem informasi yang dapat menjawab masalah yang disampaikan pada Bab 3 dan saran berupa usulan yang dapat dijadikan sebagai referensi untuk pengembangan sistem informasi pemasaran bagi pengguna serta membantu penulis untuk mencapai tujuan dari penulisan skripsi ini.

METODE PENELITIAN Metodologi penelitian yang digunakan dalam perancangan aplikasi sistem basis data ini menggunakan sebagian dari fact-finding technique sesuai dengan Connolly dan Begg (2010:341), diantaranya adalah : 1. Studi Pustaka 1) Buku yang digunakan sebagai landasan teori dalam penulisan skripsi. Buku-buku yang digunakan adalah buku-buku yang membahas mengenai basis data, aplikasi berbasis web dan teori tematik lainnya. 2) Jurnal ilmiah yang digunakan sebagai landasan teori tematik mengenai pemasaran dan Data Flow Diagram (DFD), serta jurnal ilmiah yang membahas tentang hasil penelitian terkait mengenai aplikasi berbasis web yang telah dilakukan sebelumnya. Jurnal ilmiah yang digunakan berupa jurnal internasional dan jurnal nasional. 3) Internet yang menjadi landasan teori tematik mengenai flow chart dan web design serta referensi tambahan dalam melakukan analisis dan perancangan aplikasi basis data yang akan dibangun. 2. Wawancara Wawancara dilaksanakan pada hari Senin, 6 Oktober 2014 bertempat di Univeritas Bina Nusantara dengan Bapak Fitsgerald Thio selaku Head of Promotion sebagai narasumber. Wawancara juga dilaksanakan pada hari Rabu, 5 November 2014 dengan Bapak Hendy Susanto selaku Marketing Manager. Dari hasil wawancara yang telah dilakukan, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pemasaran yang digunakan oleh Universitas Bina Nusantara masih menggunakan aplikasi desktop. Aplikasi desktop ini tidak terhubung dengan data telemarketing. Selain itu penyimpanan data calon mahasiswa baru hanya disimpan di dalam Google Drive. Hal ini menyebabkan tidak adanya koneksi antara sistem informasi pemasaran dengan data calon mahasiswa baru yang menyebabkan seringkali karyawan yang bertugas melakukan pekerjaan berulang-ulang karena data tidak update secara cepat.

3. Observasi Observasi dilakukan dengan melakukan survei ke Universitas Bina Nusantara. Survei dilakukan untuk mengetahui sistem pemasaran yang sedang berjalan pada Universitas Bina Nusantara. Setelah melakukan survei, penulis menyimpulkan bahwa sistem pemasaran yang sedang berjalan didukung dengan aplikasi desktop dan sebagian besar kegiatan dilakukan secara manual.

DFD (Data Flow Diagram) Sistem Yang Berjalan Data Flow Diagram (DFD) dari sistem yang berjalan yang dibahas adalah diagram konteks dan diagram nol. Diagram Konteks

Gambar 1 Diagram konteks sistem informasi pemasaran yang berjalan pada Universitas Bina Nusantara

Diagram Nol

Gambar 2 Diagram nol sistem informasi pemasaran yang berjalan pada Universitas Bina Nusantara

Metode yang digunakan dalam perancangan basis data yaitu menggunakan metode Database System Development Lifecycle

Gambar 3 Database System Development Lifecycle

ERD Global

Gambar diatas merupakan ERD yang didapat dari Database System Development Lifecycle setelah melalui tahap konseptual, logikal, dan fisikal

Berikut adalah perancangan struktur menu dari masing-masing pengguna aplikasi yang dibedakan menjadi 4 hak akses yaitu, MI, Head, Staff Sales dan Staff Promotion. a)

Struktur menu MI

b)

Struktur menu Head

c)

Struktur menu Staff Sales

d)

Struktur menu Staff Promotion

HASIL DAN PEMBAHASAN Tampilan layar dari aplikasi basis data dalam informasi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara, yaitu tampilan layar untuk Head, MI, Staff Sales, Staff Promotion dalam pengoperasian sistem basis data informasi pemasaran pada Universitas Bina Nusantara. Berikut beberapa screenshot tampilan aplikasi yang dibuat :

Tampilan Login untuk semua user

Halaman beranda Staff Sales

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan analisis dan perancangan aplikasi basis pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara yang telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan : a. Dengan aplikasi basis data pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara, informasi pendataan sekolah yang semula sulit diakses dan dicari, menjadi lebih mudah untuk diakses sehingga meningkatkan kinerja manajemen pemasaran Universitas Bina Nusantara. b. Kegiatan telemarketing yaitu kegiatan follow up menjadi lebih mudah dan mencegah pekerjaan berulang-ulang karena staff yang bertugas mendapatkan hasil follow up secara cepat, akurat dan real-time. c. Data sekolah dan siswa menjadi terkoneksi karena data terintegrasi dengan baik. d. Keamanan data lebih terjamin karena adanya autentikasi dan autorisasi pada aplikasi basis data pada divisi pemasaran yang dimiliki oleh sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara sehingga memperkecil kemungkinan data dimanipulasi atau disalahgunakan oleh pihak yang tidak berwenang. e. Adanya fitur tambahan seperti fitur notifikasi ulang tahun, pengumuman, pendistribusian promotion tools membuat kerja para karyawan lebih dimudahkan dan meningkatkan mutu kerja.

Ada beberapa saran yang dapat dijadikan sebagai masukan untuk pengembangan lebih lanjut dari aplikasi basis data pada sistem informasi pemasaran Universitas Bina Nusantara: a. Mengembangkan aplikasi ini menjadi mobile application. b. Menambahkan fitur tambahan yang memungkinkan kegiatan telemarketing lebih efektif karena aplikasi bisa langsung terhubung dengan jaringan telekomunikasi sehingga user dapat langsung menelepon customer melalui web ini.

c. Menghubungkan aplikasi ini dengan bagian admisi sehingga kegiatan pemasaran maupun administrasi bagi mahasiswa baru lebih terintegrasi.

REFERENSI Connolly, T. M., Begg, C. E. (2010). Database Systems A Practical Approach to Design Implementation and Management (5th edition). United States Of America: Pearson Education, Inc. Pressman, R. (2010). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. (7th edition).

RIWAYAT PENULIS Evi, lahir di kota Pekanbaru pada 1 Desember 1993. Evi menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Willy Raharja, lahir di kota Jakarta pada 19 Desember 1993. Willy Raharja menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015. Indri Hardianti, lahir di kota Jakarta pada 26 September 1993. Indri Hardianti menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada tahun 2015.