ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN BERBASIS WEB PADA CV SAGA PRIMA Fendi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Bernard Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Herfia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penulisan skripsi ini ialah membuat web transaksi untuk CV Saga Prima Utama yang mampu diakses dari mana saja, sehingga membutuhkan sebuah web database agar transaksi data secara dapat dilakukan secara real-time, karena itulah diperlukan sistem database untuk menyimpan, mengelola dan menyajikan data sehingga informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat dan akurat. Metode yang digunakan terdiri dari, metode studi kepustakaan, metode
pengumpulan data, dan metode perancangan. Metode kepustakaan yaitu dengan membaca beberapa buku literature serta menelusuri website yang berisi konsep dan teori mengenai informasi yang berhubungan dengan topik yang dibahas. Metode pengumpulan data dilakukan dengan wawancara dan observasi. Sedangkan metode perancangan dilakukan dengan terstruktur untuk merancang aplikasi web ini. Hasil yang dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah diharapkan perusahaan kontraktor ini bisa mengelola transaksi yang terjadi dengan lebih mudah dan praktis. Informasi tentang transaksi yang terjadi bisa dengan mudah didapat oleh para pekerja di CV Saga Prima Utama. Aplikasi Web CV Saga Prima Utama ini dibuat dengan bahasa script PHP untuk merancang aplikasi, serta menggunakan MYSQL untuk membangun basis datanya. Simpulan dari analisis dan perancangan sistem basis data berbasis web ini adalah bahwa sistem penyimpanan data dalam internet memudahkan segala transaksi selanjutnya yang terjadi. Sistem ini juga memberi kemudahan bagi pemilik sebuah perusahaan dalam mengawasi kegiatan perusahaannya secara berkala.
Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem, Basis Data, Pembelian, Penjualan, Persediaan, Berbasis Web.
1. Pendahuluan Di era globalisasi ini, perkembangan teknologi informasi sudah merupakan suatu hal yang sangat dominan dan terjadi dengan sangat pesat. Informasi merupakan suatu kebutuhan yang penting bagi semua orang. Untuk menyimpan semua informasi perusahaan yang bertambah banyak dan rumit, maka dibutuhkanlah basis data. Sebelum teknologi komputer berkembang, penyimpanan data pada perusahaan dilakukan secara manual menggunakan kertas. Penyimpanan data secara manual ini membuat terjadinya kesulitan pembagian informasi antara pegawai dalam perusahaan, data yang kurang up to date dan tidak berkala, kesulitan dalam pencarian data,
pengiriman data dan penyimpanan data. CV Saga Prima Utama juga tidak memiliki web transaksi yang dapat berguna sebagai data yang bersifat mobile yang mampu diakses dari mana saja. Dengan berkembangnya teknologi komputer, banyak perusahaan yang mulai beralih dan melakukan penyimpanan informasi dengan menggunakan pendekatan file. Sekarang ini, web publikasi juga merupakan salah satu kebutuhan pokok bagi perusahaan. Pendekatan file dapat mengatur dan menghasilkan laporan dari data sesuai aplikasi program yang digunakan. Penggunaan pendekatan file ini tentu saja lebih mempermudah pengaksesan informasi, namun pendekatan ini juga memiliki banyak keterbatasan, yaitu data yang terpisah-pisah dan terisolasi, duplikasi data, ketergantungan data, format file yang tidak sesuai, dan program aplikasi dengan query atau pengembangan yang terbatas. Hal ini dapat mengakibatkan kesulitan dalam mengakses informasi, tidak menjamin integritas terhadap data, dan beresiko besar terhadap keamanan data. Oleh karena itu diperlukan sistem database untuk menyimpan, mengelola dan menyajikan data sehingga informasi yang diperlukan dapat disajikan dengan cepat dan akurat. Informasi yang cepat dan akurat dapat berguna untuk mendukung pengambilan keputusan. Setelahnya, menjadikan database yang ada menjadi lebih terstruktur dan dapat digunakan secara berbasis web.
2. Methodology Ruang lingkup analisis dan perancangan Web database pada CV Saga Prima Utama yaitu:
1. Data gudang atau persediaan yang dimiliki oleh CV Saga Prima Utama secara terperinci termasuk data mengenai jumlah item, harga item per pembelian, dan lain-lain agar dapat dikelola dengan sebaik-baiknya. 2. Data Customer dan kapasitas pembelian agar dapat menyediakan produk yang terbaik dan memuaskan pelanggan seperti PT UNILEVER, PT KAO INDONESIA, PT. SINAR SOSRO, dan lain-lain. 3. Data Supplier produk yang disimpan dan akan diakses sewaktu-waktu, dalam pembelian barang. 4. Data Transaksi Pembelian Barang, agar tidak terjadi kehilangan yang tidak diinginkan. 5. Data Transaksi Penjualan Produk ke setiap pembeli. 6. Data Transaksi Per Proyek untuk mengetahui untung rugi dan keterangan dalam suatu proyek.
2.1. Perancangan Perancangan pada sistem ini meliputi perancangan basis data dan perancangan aplikasi 1. Perancangan Basisdata Perancangan basisdata dibagi menjadi tiga tahap, yaitu : perancangan basisdata konseptual, perancangan basisdata logical , dan perancangan basisdata fisikal.
Perancangan Basisdata Konseptual Dalam tahapan perancangan basisdata konseptual adalah untuk membangun model data konseptual lokal, dimana dalam tahapan perancangan konseptual terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut ini: 1. Identifikasi tipe entitas
2. Identifikasi tipe hubungan (relationship) 3. Identifikasi dan asosiasi atribut dengan entitas atau relationship tertentu 4. Menentukan domain atribut 5. Menentukan atribut candidate, primary, dan alternate keys 6. Mempertimbangkan penggunaan Enhanced Modeling Concepts 7. Memeriksa redundansi pada model 8. Validasi model data konseptual dengan transaksi user 9. Melakukan review model data konseptual dengan user
Perancangan Basis Data Logikal Perancangan basis data logikal merupakan tahap kedua dalam merancang sebuah sistem basis data, yang bertujuan untuk mengubah model data konseptual menjadi model data logikal dan melakukan validasi model data tersebut untuk memeriksa kebenaran struktur dan kelengkapan model untuk mendukung transaksi yang diperlukan. Langkah-langkah dari perancangan basisdata logikal adalah sebagai berikut: 1
Penurunan relasi untuk model data logikal
2
Validasi relasi menggunakan normalisasi
3
Validasi relasi terhadap user
4
Memeriksa integrity constraints
5
Melakukan pembahasan model data logikal dengan user
6
Mempertimbangkan perkembangan di masa depan
Perancangan Basisdata Fisikal Perancangan
basisdata
fisikal
merupakan
proses
untuk
menghasilkan sebuah deskripsi implementasi database pada media penyimpanan kedua yaitu mencakup organisasi file, relasi dasar, dan index yang mendukung efisiensi dari akses data, dan integritas constraint dan menjamin keamanan data. Adapun langkah-langkah yang terdapat dalalm tahapan ini adalah sebagai berikut: 1
Menerjemahkan model data logikal untuk DBMS yang digunakan a. Merancang relasi dasar b. Merancang representasi derived data c. Merancang general constraints
2
Merancang organisasi file dan index a. Menganalisa transaksi b. Memilih organisasi file c. Memilih index d. Memperkirakan kebutuhan disk space
3
Merancang view pengguna
4
Merancang mekanisme keamanan
2. Perancangan Aplikasi Berikut ini merupakan perancangan aplikasi yang di dalamnya terdapat perancangan struktur menu untuk website yang ada, perancangan input dan output, kemudian dilanjutkan dengan pembuatan STD (State Transition Diagram), beserta dengan spesifikasi prosesnya.
2.2. Implementasi Implementasi suatu sistem aplikasi memerlukan spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak, dan jadwal implementasi. 1. Spesifikasi Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras minimum yang diperlukan dalam implementasi aplikasi basisdata pada CV Saga Prima Utama adalah sebagai berikut : Server Processor : Pentium DualCore 2,6 GHz Memory : 512 MB Hardisk : 1 GB
2. Spesifikasi Perangkat Lunak Spesifikasi perangkat lunak minimum yang diperlukan dalam implementasi aplikasi basisdata pada CV Saga Prima Utama adalah sebagai berikut : Server Sistem Operasi Linux
Kernel version: 2.6.18‐164.el5
Database MySQL version : 5.0.77-log Client Compatible untuk segala tipe client apapun dengan broser yang men-support java script
3. Jadwal Implementasi Untuk memastikan program dapat berjalan dengan lancar maka perlu dilakukan instalasi OS dan DBMS, penerapan program, testing, training user, dan fixing bug.
Tabel 4.37 Jadwal Implementasi Jan 2012 No.
Task Name
Start
End
Duration
1
Installasi OS
01/10/2012
01/10/2012
1d
2
Installasi DBMS
01/10/2012
01/10/2012
1d
3
Penerapan Program
01/10/2012
01/10/2012
1d
4
Testing
01/11/2012
01/12/2012
2d
5
Pelatihan User
01/11/2012
01/12/2012
2d
6
Fixing Bug
01/12/2012
01/13/2012
2d
10
11
12
13
2.3. Evaluasi Untuk evaluasi sistem ini, dilakukan beberapa pengujian terhadap Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, dan Security pada basisdata yang telah dirancang.
1. Domain Integrity Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain yang telah ditentukan sebelumnya. Hal-hal yang diuji sebagai contoh adalah sebagai berikut: •
Domain IDMaster adalah int dengan fungsi identitas
•
Domain Nama tidak boleh lebih dari 30 character yang terdiri dari huruf dan angka
•
Domain Email tidak boleh lebih dari 30 character yang terdiri dari huruf dan angka
•
Domain Jabatan hanya terdiri dari 1 huruf dan hanya bisa ‘M’,’D’, ’S’, ‘F’ atau ‘W’
•
Domain StatusMaster hanya terdiri dari 1 huruf dan hanya bisa ‘P’,’F’, atau ’S’
•
Domain JumlahUang hanya terdiri dari angka Hasil evaluasi domain integrity menunjukkan bahwa seluruh tabel yang diuji telah
memiliki domain integrity yang tepat
2. Entity Integrity Pengujian yang dilakukan adalah menguji seluruh tabel dan memastikan bahwa tidak ada primary key yang bernilai NULL dan tidak ada 2 primary key yang sama dalam suatu strong entity. Hal-hal yang diuji sebagai contoh adalah sebagai berikut: •
CompanyID pada MsCompany merupakan sebuah primary key yang tidak boleh NULL dan entity Company merupakan strong entity, maka harus diuji bahwa tidak ada 2 record yang sama di dalam tabel tersebut.
Hasil evaluasi entity integrity menunjukkan bahwa tabel yang ada telah lulus uji.
3. References Integrity Hal yang diuji adalah setiap tabel telah berhubungan, ada foreign key dalam tabel yang terhubung dengan suatu primary key pada tabel lain. Nilai foreign key tersebut juga harus mengikuti primary key pada tabel yang telah ditentukan. Hal-hal yang diuji sebagai contoh adalah sebagai berikut: •
MsCustomer terhubung dengan tabel MsCompany. Karena itu, harus diuji bahwa terdapat foreign key pada tabel MsCustomer yang sesuai dengan primary key MsCompany(CompanyID).
•
MsSupplier terhubung dengan tabel MsCompany. Karena itu, harus diuji bahwa terdapat foreign key pada tabel MsSupplier yang sesuai dengan primary key MsCompany(CompanyID).
4. Security Evaluasi security dimaksudkan untuk menguji apakah seluruh tabel memiliki keamanan berdasarkan mekanisme keamanan yang baik sehingga tidak terjadi penyimpangan atau penyalahgunaan data yang ada. Hal-hal yang diuji sebagai contoh adalah sebagai berikut: •
Pengguna diharuskan login terlebih dahulu sebelum bisa menggunakan aplikasi web yang ada.
•
Pengguna dibagi berdasarkan hak aksesnya, pengguna hanya bisa mengakses bagian yang diperbolehkan berdasarkan hak aksesnya. Hasil evaluasi security menunjukkan bahwa seluruh tabel dapat berjalan dengan
benar dan mengikuti mekanisme keamanan yang baik.
3. Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan berbasis web pada CV Saga Prima Utama yang telah kami laksanakan, maka dapat diambil simpulan sebagai berikut:
1. Dengan adanya sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan berbasis web, kebutuhan sistem database pada bagian pembelian, penjualan, dan persediaan sudah terpenuhi. 2. Dengan adanya sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan berbasis web, aktivitas dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien dalam hal waktu, tenaga dan uang. 3. Dengan adanya sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan berbasis web, data dalam perusahaan dapat diakses dengan lebih mudah tanpa harus mencari buku data yang lama (sistem manual) dan transaksi dapat dilakukan secara online dari mana saja. 4. Dengan adanya sistem basis data ini, data yang ada lebih tahan lama dan dapat terjaga konsistensinya dibandingkan dengan sistem lama yang masih manual.
Daftar Pustaka [1] Assauri, S. (2004). Manajemen Produksi. Jakarta:FEUI. [2] Atzeni P, Ceri S, Paraboschi S, and Torlone R. (2003). Database Systems : Concept, Languages and Architectures. Singapore: McGraw-Hill [3] Connoly T., & Begg C. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition. Harlow: Addison-Wesley [4] Date C.J. (2004). An Introduction to Database Systems. 8th Edition. Singapore: Pearson Education [5] Handoko, T.H. (2001). Manajemen Personalia & Sumber daya Manusia. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE. [6] Mannino Michael V. (2004). Design, Application Development, and Administration. New York: McGraw-Hill [7] Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: PT Salemba Empat [8] O’Brien J & Marakas G. (2008). Introduction to Information Systems. Fourteenth Edition. New York: McGraw-Hill [9] Silberschatz A, Korth H.F., Sudarshan S. (2002). Database System Concepts. 4th Edition. New York: McGraw-Hill [10] Whitten, JL., Bentley Y., Lonnie D., Dittman, KC. (2004). Systems Analysis And Design Methods. 6th Edition. New York: McGraw-Hill
ANALYSIS AND WEB BASED DATABASE DESIGN FOR PURCHASE, SALES, AND SUPPLY AT CV SAGA PRIMA UTAMA Fendi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Bernard Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Herfia Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak The purpose of this thesis is to make a transaction web for CV Saga Prima Utama whereas it can be accessed from anywhere, web database is needed to make the data transaction can be done real time, so a database system is necessary to save, update and supply the data to supply the needed information fast and accurate. M ethods used for this thesis are literature study, requirements collections methods and design methods. Literature study is to read some literatures and browse through the websites which contains concepts and theories about our topic. Requirements collections methods done by doing some interviews and observation. Where
Design M ethods are structurally done to design this web application. The Results from this thesis are this company can update their data easily. They can easily get the information about transactions. This web application is made with script PHP to design the application and M YSQL to build the database. The conclusion from the analysis and web based database design is that internet based data storage can facilitate any next transactions. This system also gives easiness to the company’s owner by supervising the company’s activity occasionally.
Key Words : Analysis, Web Based, Database Design, Purchase, Sales, Supply
1. Preliminary In this globalizes era, where the Information Technology’s evolution is becoming something dominant and happening real fast. Information is an important thing for everyone. Saving a company’s growing and huge information is very complicated, so a database is needed. Before the computer technology evolved, information storage is done manually with a paper. This manual data storage style make the information flow become disturbed, the data is not up to date and difficult to search for a specific data. CV Saga Prima Utama doesn’t have a mobile transaction web to let the data accessed from anywhere, anytime. So, a database system is needed to store, manage, and supply data to let the needed information can be supplied easily and accurately. A fast and accurate information is also needed to support a decision making. After that, the database system will be able to be web based database system.
2. Methodology The scope for this thesis covers analysis and web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama. Whereas the study will cover : - Design - Implementation - Evaluation
2.1. Design Design for this system will cover database design and application design
1. Database Design Database Design will be divided into 3 steps : conceptual database design, logical database design, and physical database design.
Conceptual Database Design Conceptual Database Design is the process of constructing a model of the data used in an enterprise, independent of all physical considerations. The conceptual database design phase begins with the creation of a conceptual data model of the enterprise, which is entirely independent of implementation details such as the target DBM S, application programs, programming languages, hardware platform, performance issues, or any other physical considerations The steps are as follows:
1. Identify entity types 2. Identify relationship types 3. Identify and associate attributes with entity or relationship types 4. Determine attribute domains 5. Determine candidate, primary, and alternate key attributes 6. Consider use of enhanced modeling concepts (optional) 7. Check model for redundancy 8. Validate conceptual model against user transactions 9. Review conceptual data model with user
Logical Database Design Logical Database Design is The process of constructing a model of the data used in an enterprise based on a specific data model, but independent of a particular DBM S and other physical considerations. The logical database design phase maps the conceptual model on to a logical model, which is influenced by the data model for the target database (for example, the relational model). The logical data model is a source of information for the physical design phase, providing the physical database designer with a vehicle for making tradeoffs that are very important to the design of an efficient database. The steps are as follows: 1. Derive relations for logical data model 2. Validate relations using normalization
3. Validate relations against user transactions 4. Check integrity constraints 5. Review logical data model with user 6. M erge logical data models into global model (optional) 7. Check for future growth
Physical Database Design Physical Database Design is The process of producing a description of the implementation of the database on secondary storage; it describes the base relations, file organizations, and indexes used to achieve efficient access to the data, and any associated integrity constraints and security measures. The physical database design phase allows the designer to make decisions on how the database is to be implemented. Therefore, physical design is tailored to a specific DBM S. There is feedback between physical and logical design, because decisions taken during physical design for improving performance may affect the logical data model. The steps are as follows: 1. Translate logical data model for target DBM S a. Design base relations b. Design representation of derived data c. Design general constraints 2. Step 4 Design file organizations and indexes a. Analyze transactions
b. Choose file organizations c. Choose indexes d. Estimate disk space requirements 3. Design user views 4. Design security mechanisms 5. Consider the introduction of controlled redundancy 6. M onitor and tune the operational system
2. Application Design Application design covers menu design for the website, input output design, and STD (State Transition Diagram), including the processes.
2.2. Implementation Implementation of an application needs a hardware and software specification and implementation schedule.
1. Hardware S pecification The minimum hardware specification needed in the implementation of this application at CV Saga Prima Utama is :
Processor : Pentium Dual Core 2,6 GHz Memory : 512 MB Hard Disk : 1 GB
2. Software S pecification The minimum software specification needed in the implementation of this application at CV Saga Prima Utama is : Linux Operating System
: Kernel version: 2.6.18‐164.el5
Database MySQL version
: 5.0.77-log
3. Implementation S chedule To make sure the program can work smoothly, OS and DBM S installation will be needed. After that, program installation, testing user training and bug fixing will be needed too. Implementation S chedule Jan 2012 No.
Task Name
Start
End
Duration
1
OS Installation
01/10/2012
01/10/2012
1d
2
DBMS Installation
01/10/2012
01/10/2012
1d
3
Program
01/10/2012
01/10/2012
1d
10
11
12
13
Implementation 4
Testing
01/11/2012
01/12/2012
2d
5
User Training
01/11/2012
01/12/2012
2d
6
Bug Fixing
01/12/2012
01/13/2012
2d
2.3. Evaluation For this System evaluation, several tests for Domain Integrity, Entity Integrity, References Integrity, and Security for the database will be done
1. Domain Integrity The test held will check whether the attributes values is corresponding with the given values before. For example: •
Domain IDM aster is an int with identity function
•
Domain Nama is not allowed to have more than 30 character yang consisting of alphabets and numbers
•
Domain Email is not allowed to have more than 30 character yang consisting of alphabets and numbers
•
Domain Jabatan only consists of 1 character and only ‘M ’,’D’, ’S’, ‘F’ or ‘W’
•
Domain StatusM aster only consists of 1 character and only ‘P’,’F’, or ’S’
•
Domain JumlahUang only consists of numbers The evaluation of domain integrity shows that all tested tables have the right
domain integrity
2.
Entity Integrity The test held will check whether there isn’t any NULL primary key and no 2
primary keys in a strong entity. For example: •
CompanyID from M sCompany is a primary key which is not NULL and entity Company is a strong entity, so it will have to be checked that no 2 same records in the table. The evaluation of entity integrity shows that all tested tables have the right entity
integrity.
3. References Integrity The test will check that for all the connecting tables there are foreign key in 1 table and primary key in another. The foreign key’s value have to follow the primary key’s value. For example: •
MsCustomer is connected with MsCompany. So, it have to be checked wethere the foreign key’s value from M sCustomer is corresponding with the primary key’s value from M sCompany(CompanyID).
•
MsSupplier is connected with MsCompany. So, it have to be checked wethere the foreign key’s value from M sSupplier is corresponding with the primary key’s value from M sCompany(CompanyID).
4. Security Security Evaluation is needed to test whether all the tables have the secure level based on the security mechanism. For example: •
A user have to login before he/she can use the web application.
•
A user is divided depending on the access authorization. Only authorized users can access some pages. Security evaluation shows that all tables are secured following the security
mechanism..
3. Kesimpulan From analysis and web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama, we can get a conclusion as follows::
1. With web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama, the database requirements for for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama is fulfilled. 2. With web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama, the activity inside the company can be done effectively and efficiently. 3. With web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama, data in the company can be accessed easily without having to look for the books and the transaction can be done online from anywhere. 4. With web based database design for purchase, sales and supply at CV Saga Prima Utama, data integrity and consistency can be kept for longer time than before.
Bibliography [1] Assauri, S. (2004). Manajemen Produksi. Jakarta:FEUI. [2] Atzeni P, Ceri S, Paraboschi S, and Torlone R. (2003). Database Systems : Concept, Languages and Architectures. Singapore: M cGraw-Hill [3] Connoly T., & Begg C. (2005). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 4th Edition. Harlow: Addison-Wesley [4] Date C.J. (2004). An Introduction to Database Systems. 8th Edition. Singapore: Pearson Education [5] Handoko, T.H. (2001). Manajemen Personalia & Sumber daya Manusia. Edisi kedua. Yogyakarta: BPFE. [6] M annino M ichael V. (2004). Design, Application Development, and Administration. New York: M cGraw-Hill [7] M ulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ke-3. Jakarta: PT Salemba Empat [8] O’Brien J & M arakas G. (2008). Introduction to Information Systems. Fourteenth Edition. New York: M cGraw-Hill [9] Silberschatz A, Korth H.F., Sudarshan S. (2002). Database System Concepts. 4th Edition. New York: M cGraw-Hill [10] Whitten, JL., Bentley Y., Lonnie D., Dittman, KC. (2004). Systems Analysis And Design Methods. 6th Edition. New York: M cGraw-Hill
