ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN PADA PT.ABC Albert Revato Kowiranata Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Andreas Yusup Kurniawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Jimmi Jarkowi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK Tujuan dari pembuatan skripsi ini adalah menganalisis sistem yang berjalan dan masalah yang timbul dalam kegiatan operasional perusahaan khususnya penjualan, pembelian dan persediaan. Metodeologi yang digunakan dalam skripi ini ada tiga,yaitu metode fact finding techniques untuk analisis sistem, sedangkan metode DBLC untuk perancangan database, dan metode SDLC untuk perancangan aplikasi database. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sistem basis data penjualan, pembelian, dan persediaan yang membantu kegiatan perusahaan. Simpulan dari pembuatan skripsi ini adalah dapat membantu perusahaan dalam melaksanakan kegiatan operasional perusahaan dalam transaksi penjualan, pembelian dan persediaan barang.
Kata Kunci Analisis, perancangan, system, basis, data, pembelian, penjualan, persediaan.
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada zaman sekarang ini Teknologi Informasi dalam kehidupan masyarakat pada umumnya sangat dibutuhkan, terutama dalam dunia bisnis. Perkembangan Teknologi Informasi yang meningkat pesat akan sangat bermanfaat jika diterapkan dengan tepat. Penerapan Teknologi Informasi berguna untuk mendukung proses bisnis dalam suatu perusahaan. Dengan adanya kebutuhan yang semakin banyak, maka di dalam dunia bisnis sekarang ini pemanfaatan teknologi informasi sangat dibutuhkan demi memperkecil resiko kerugian yang mungkin terjadi. Dalam hal ini, penerapan teknologi berperan penting untuk kemajuan suatu perusahaan, terutama untuk peningkatan kinerja perusahaan. Sedangkan informasi berperan penting untuk mendukung proses bisnis dalam suatu perusahaan, dimana informasi tersebut berupa data dan data tersebut merupakan data yang akurat serta berguna bagi perusahaan. Namun saat ini, masih banyak juga para pelaku bisnis yang belum secara optimal melakukan kegiatan proses bisnis dengan menggunakan sistem informasi, database, application program dan sarana komputer. Hal ini menyebabkan terhambatnya kegiatan operasional perusahaan, contohnya proses penjualan dan pembelian yang kurang efektif, banyak nota penjualan dan pembelian tidak disimpan dengan baik, dan persediaan barang yang kurang dikelola dengan baik. Untuk itu dengan menggunakan teknologi yang berkembang saat ini dan sarana komputer, para pelaku bisnis akan lebih mudah dan akurat dalam mengelola semua data perusahaan yang dimiliki secara berskala.
1.2 Ruang Lingkup Sistem yang akan dikembangkan pada PT. ABC adalah sistem penjualan, pembelian, dan persediaan barang, dimana pembahasan meliputi: 1.Sistem penjualan : • Pencatatan pemesanan pelanggan. • Pengiriman barang ke pelanggan. • Pembayaran pelanggan. 2. Sistem pembelian : • Pembelian barang dari pemasok. • Pembayaran pembelian barang dari pemasok. 3.Sistem persediaan barang : • Pengecekan stok barang. • Penerimaan pembelian barang dari pemasok. • Pengecekan barang rusak atau tidak sesuai.
1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan yang ingin dicapai adalah: • Merancang basis data penjualan, pembelian, dan persediaan untuk perusahaan. • Merancang aplikasi berbasis desktop yang dapat membantu para pelaku bisnis dalam melakukan proses transaksi penjualan, pembelian, dan persediaan barang. Manfaat yang akan didapat adalah • Data menjadi terintegrasi dan dapat melakukan sharing data. • Mempermudah pemilik perusahan dalam melihat laporan penjualan dan pembelian di setiap akhir bulan. • Meningkatkan keamanan dalam transaksi penjualan, pembelian dan persediaan barang sehingga dapat menghindari terjadinya kecurangan dalam transaksi penjualan, pembelian dan persediaan barang.
1.4 Masalah yang dihadapi Berikut adalah masalah – masalah yang sering terjadi pada PT. ABC dalam proses pembelian, penjualan dan persediaan, diantaranya : • Data tidak terintegrasi. • Keamanan data belum terjamin. • Tidak memiliki pengingat pembayaran. • Tidak memiliki pengingat stok menipis. • Terjadinya redudansi data.
1.5 Solusi masalah Berikut adalah Solusi masalah yang dihadapi PT. ABC dalam proses pembelian, penjualan dan persediaan, diantaranya : • Dibuatkan sebuah sistem database yang mengintegrasikan data. • Dibuatkan sistem database yang dapat mengurangi redudansi data. • Sistem database menggunakan hak akses untuk menjaga keamanan. • Dibuatkan pengingat pembayaran tagihan pada sistem. • Dibuatkan pengingat stok menipis pada sistem.
2. METODOLOGI Metode yang digunakan dalam penulisan Skripsi, meliputi : 1. Fact Finding Techniques ( Teknik Pengumpulan Data) Untuk mendapatkan data secara langsung agar informasi yang didapat tepat dan akurat. Teknik pengumpulan data yang digunakan meliputi: • Wawancara Melakukan wawancara secara langsung kepada Ibu Suryani selaku direktur dari PT. ABC mengenai sejarah perusahaan dan proses bisnis yang sedang berjalan, masalah yang dihadapi, serta sistem yang diharapkan oleh perusahaan saat ini. • Observasi Melakukan pengamatan secara langsung, serta melihat kegiatan dari perusahaan tersebut. • Riset Metode ini dilakukan melalui beberapa kegiatan yaitu : - Mengumpulkan data - data dari berbagai media yang ada, seperti hasil karya tulis, dan artikel-artikel dari internet yang berhubungan dengan masalah masalah yang dibahas. - Mempelajari buku – buku sistem basis data penjualan, pembelian, dan persediaan. 2.
Metode DBLC (Database Life Cycle) Metode DBLC yang digunakan adalah: • Conceptual database design • Logical database design • Physical database design
3.
Metode SDLC (Systems Development Life Cycle) Metode SDLC yang digunakan adalah waterfall model, dimana tahap – tahapnya adalah sebagai berikut : • Requirements analysis and definition: mengumpulkan kebutuhan secara menyeluruh kemudian dianalisis dan didefinisikan kebutuhan - kebutuhan yang diperlukan dalam pembuatan program. • System and software design : mendesain software setelah kebutuhan-kebutuhan telah terpenuhi. • Implementation and unit testing : melakukan pembuatan program dengan menggunakan bahasa program yang telah ditentukan. • Integration and system testing : melakukan uji coba terhadap program yang telah dibuat. • Operation and maintenance : mengoperasikan program dan melakukan pemeliharaan terhadap program tersebut.
3. HASIL DAN BAHASAN Hasil yang diperoleh dalam penulisan skripsi ini adalah: 1. Perancangan database
Gambar 4.1 ERD Logikal
2.
Perancangan aplikasi Berikut ini merupakan perancangan struktur menu yang diusulkan untuk aplikasi
Gambar 4.2 Struktur Menu Gambar dibawah ini menunjukan rancangan tampilan utama dari aplikasi yang telah dibuat
Gambar 4.3 Rancangan Menu 3.
Implementasi Tahap implementasi terdiri dari : 1. Spesifikasi Perangkat Keras Minimum Requirement: - Processor Intel Pentium 4 - Memory RAM 512 Mb - Hardisk size 2GB
2.
3. NO
Reccommended Requirement: - Processor Intel Pentium Dual Core (2.0 Ghz) - Memory RAM 2GB - Hardisk size 10GB Spesifikasi Perangkat Lunak - Windows XP Sp2 - Microsoft SQL Server 2000 - .Net Framework 3.5 Jadwal Implementasi Kegiatan
Bulan 1 1
1
Analisa
2
Desain
2 2
3
4
1
3 2
3
4
1
4 2
3
4
1
5 2
3
4
1
2
Basis Data dan aplikasi 3
Pengujian
4
Pelatihan Tabel 4.1 Jadwal Implementasi
4. SIMPULAN DAN SARAN Setelah melakukan perancangan basis data pada proses penjualan, pembelian dan persediaan pada PT. ABC penulis mendapat kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan menggunakan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan maka dapat menggantikan pendataan informasi perusahaan yang masih dilakukan secara manual. 2. Dengan menggunakan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan maka kegiatan dalam perusahaan dapat dilakukan dengan lebih efektif dan efisien dalam hal waktu. 3. Dengan menggunakan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan, data dapat terintegrasi dan dapat saling sharing. 4. Dengan menggunakan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan pembuatan laporan bulanan menjadi lebih mudah 5. Dengan menggunakan sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan keamanan data menjadi terjamin. Beberapa saran yang perlu dipertimbangkan untuk mendukung aplikasi sistem basis data penjualan, pembelian, dan persediaan pada PT. ABC adalah sebagai berikut :. 1. Segera dilakukan training bagi calon pengguna sistem agar dapat menggunakan aplikasi ini secara maksimal. 2. Dalam jangka waktu tertentu, ada baiknya dilakukan evaluasi mengenai kelemahan dan permasalahan yang timbul pada aplikasi basis data yang telah digunakan, sehingga nantinya sistem yang lebih baik dapat dihasilkan 3. Mengembangkan aplikasi berbasis web, seperti pemesanan dan pembelian melalui online.
DAFTAR PUSTAKA Connoly, Thomas, Begg,Carolyn (2010). Database system : A Practical Approach to Design, Implementation, and management, 5rd edition. Addison-Wesley, English. Kotler, Philip, & Keller, K. L. (2006). Marketing Management. (12 th edition). New Jersey: Pearson Education, Inc. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta : Salemba Empat. Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Edisi pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu. O,Brien,James A. (2006). Introduction to Information System, 12th edition. McGrawHill, New York. Warren, Reeve, & Fess. (2008). Accounting (Pengantar Akuntansi). Edisi ke-21. Jakarta : Salemba Empat. Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D., Dittman, & Kevin C. (2004). System Analysis and Design Methods. 6 th Edition. Boston : McGraw-Hill
ANALYSIS AND DESIGN OF DATABASE SYSTEM FOR PURCHASING, SELLING, AND INVENTORY AT PT.ABC Albert Revato Kowiranata Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Andreas Yusup Kurniawan Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Jimmi Jarkowi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK The objective of this paper is to analyze the system running and the issues that arise in the company's operations in particular sales, purchasing and inventory. Skripi Metodeologi used in these three, the method of fact finding techniques for system analysis, whereas DBLC method for database design, and SDLC methods for designing database applications. The result achieved is the establishment of a data base system sales, purchasing, inventory and assist the company. Conclusions from the manufacture of this paper is to assist companies in implementing the company's operations in the sale, purchase and supply of goods.
Key Word Analysis, design, system, database, data, purchasing, sales, inventory.
1. INTRODUCTION 1.1 Background In this day and age of information technology in society in general is needed, especially in the business world. Development of Information Technology is rapidly increasing would be very useful if applied correctly. Application of Information Technology is useful to support the business processes within an enterprise. With the need for more and more, then in the business world today is the use of information technology is needed in order to minimize the risk of loss that may occur. In this case, the application of technology plays an important role for the progress of a company, especially for enhancing company performance. While information plays an important role to support business processes in a company, where such information is in the form of data and the data is accurate and useful data for the company. But this time, there are still many businesses that have not been optimally conduct business processes using information systems, databases, application programs and computer facilities. This curtailed operations, for example, the process of selling and buying a less effective, much memorandum of sale and purchase are not stored properly, and supplies that are less well-managed. For those using the technology developed at this time and computer facilities, the business will be more easily and accurately manage all data owned largescale enterprise.
1.2 Scope The system to be developed in the PT. ABC is a system of sales, purchasing and inventory, where the discussion include: 1.System sale: • Recording customer ordering. • Delivery of goods to the customer. • Payment customers. 2. Purchasing system: • Purchase of goods from suppliers. • Payment of the purchase of goods from the supplier. 3.Sistem inventory: • Checking stock. • Acceptance of the purchase of goods from the supplier. • Checking defective or not fit.
1.3 Objectives And Benefits The objectives are: • Design database sales, purchasing, and inventory for the company. • Designing a desktop based application that can help business in the process sales transactions, purchasing, and inventory. The benefits to be gained are • Data can be integrated and sharing data. • Facilitate the owner of the company saw sales reports and purchase at the end of each month. • Improving security in the sale, purchase and supply of goods so as to avoid the occurrence of fraud in the sale, purchase and supply of goods.
1.4 Problem Here is the problem - a problem that often occurs in PT. ABC in the process of purchasing, sales and inventory, among others: • Data is not integrated. • Data security is not guaranteed. • Do not have a payment reminder. • Do not have a stock reminder thinning. • The occurrence of data redundancy.
1.5 Solution Here is the solution of the problem faced by PT. ABC in the process of purchasing, sales and inventory, among others: • created a system that integrates database data. • created a database system that can reduce data redundancy. • The database system used to maintain security permissions. • bill payment reminders created on the system. • reminders made stock thinning in the system.
2. METHODOLOGY The method used in the thesis writing, include: 1. Fact Finding Techniques (Engineering Collection of Data) To get the data directly in order to get the information timely and accurate. Data collection techniques used include: • Interviews Conducting interviews directly to Mrs. Suryani as director of PT. ABC on the history of the company and the business processes that are running, the problems encountered, and the system is expected by the company today. • Observation Direct observation, as well as view the activities of the company them. • Research This method is done through several activities, namely: - Collecting data - data from a variety of media, such as written works, and articles from the internet relating to the issues discussed issues. - Studying a book - a book sales database systems, purchasing, and inventory.Development Database
2.
3.
Methods DBLC (Database Life Cycle) DBLC methods used are: • Conceptual design database • Logical database design • Physical database design Methods SDLC (Systems Development Life Cycle) The method used is SDLC waterfall model, where the stages - stages are as follows: • Requirements analysis and definition: gathering requirements thoroughly analyzed and defined needs - needs that required in the making of the program. • System and software design: designing software following requirements have been met. • Implementation and unit testing: do the programming using the language of the specified program. • Integration and system testing: a test of the program have been made. • Operation and maintenance: operate and perform maintenance program to program.
3. RESULT AND DISCUSSION The result obtained in writing this thesis is : 1. Database design
Picture 4.1 ERD Logical
2.
Application design The following is the design of the proposed structure for the application menu
Picture 4.2 Structure Menu Figure below shows the design of the main view of the application has been made
Picture 4.3 Rancangan Menu 3.
Implementation Implementation phase consist of : 1. Specification hardware Minimum Requirement: - Processor Intel Pentium 4 - Memory RAM 512 Mb - Hardisk size 2GB
2.
3. NO
Reccommended Requirement: - Processor Intel Pentium Dual Core (2.0 Ghz) - Memory RAM 2GB - Hardisk size 10GB Specification software - Windows XP Sp2 - Microsoft SQL Server 2000 - .Net Framework 3.5 Implementation schedule Kegiatan
Bulan 1 1
1
Analisa
2
Desain
2 2
3
4
1
3 2
3
4
1
4 2
3
4
1
5 2
3
4
1
2
Basis Data dan aplikasi 3
Pengujian
4
Pelatihan Table 4.1 Implementation schedule
4. CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS After doing database design to process sales, purchase and stock up on PT. ABC got the writer following conclusion: 1. By using the database system purchases, sales, and inventory it can replace the collection of information companies are still done manually. 2. By using the database system purchases, sales, and inventory activities within the company can be done more effectively and efficiently in terms of time. 3. By using the database system purchases, sales, and inventory data can be integrated and mutual sharing. 4. By using the database system purchases, sales, and inventory reporting made easy monthly 5. By using the database system purchases, sales, and inventory data security becomes guaranteed. Some suggestions to consider to support the application of database system sales, purchasing, and inventory at PT. ABC is as follows:. 1. Immediate training for potential users of the system in order to use this application to the fullest. 2. In this period of time, it is better to evaluate the weaknesses and problems that arise in the application database that has been used, so that a better system will be produced 3. Develop web-based applications, such as reservations and purchase through online.
REFERENCE Connoly, Thomas, Begg,Carolyn (2010). Database system : A Practical Approach to Design, Implementation, and management, 5rd edition. Addison-Wesley, English. Kotler, Philip, & Keller, K. L. (2006). Marketing Management. (12 th edition). New Jersey: Pearson Education, Inc. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Jakarta : Salemba Empat. Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Edisi pertama. Yogyakarta : Graha Ilmu. O,Brien,James A. (2006). Introduction to Information System, 12th edition. McGrawHill, New York. Warren, Reeve, & Fess. (2008). Accounting (Pengantar Akuntansi). Edisi ke-21. Jakarta : Salemba Empat. Whitten, Jeffrey L., Bentley, Lonnie D., Dittman, & Kevin C. (2004). System Analysis and Design Methods. 6 th Edition. Boston : McGraw-Hill
