PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA APOTEK NEWTON
Danil Wijaya Binus University, Jl. U No.9A Kemanggisan, 085611009901,
[email protected]
Junaidi Binus University, Jl. Batu Sari No.80 Kemanggisan, 083898234493,
[email protected]
Wan Wan Binus University, Jl. Raya Kebon Jeruk No.25A Kemanggisan, 081949069026,
[email protected]
Tanty Oktavia Binus University, Dosen Pembimbing, D3219,
[email protected]
ABSTRAK
The database system is part of the information technology that acts as a data repository and provide ease of data access facilities. The design of a data base system in Apotek Newton aims to analyze information needs, design a database to support the information needs, provide limits user access rights database and design a program for managing database applications. Design methodology used is the database system development lifecycle methodology covers conceptual design, logical, and physical. Results of the design database is the conceptual stage is the stage of designing the data model according to the data required by Apotek Newton consists of 14 entities is suppliers, patients, staff, Letter of Submission Examination, Examination records, payment, product, purchase order , receipt of goods, procurement of payment, payment returns, notes payable, sales of goods and stock. In the logical design phase data is taken from the conceptual data model is then performed normalization, normalization is used to remove redundancies in the data, after normalizing the amount of data at this stage there are 23 logical entity. In the physical phase of the estimated size of the entity that is 1105289 bytes per year / year, file organization used to use btree and DBMS (Database Management of System) that is used is SQL server 2008. The conclusion is the existence of a data base system purchase, sale and supply of integrated capable of providing the information required by Apotek Newton and presenting accurate transaction reports. Keywords : Database system, system development lifecycle, Newton pharmacy 1
2
ABSTRAK
Sistem Basis data merupakan bagian dari teknologi informasi yang berperan sebagai tempat penyimpanan data dan memberikan fasilitas kemudahan dalam akses data. Perancangan sistem basis data pada Apotek Newton bertujuan untuk menganalisis kebutuhan informasi, merancang basis data untuk mendukung kebutuhan informasi, memberikan batasan hak akses pengguna basis data dan merancang program aplikasi untuk mengelola basis data. Metodologi perancangan yang digunakan adalah metodologi database system development lifecycle meliputi perancangan conceptual, logical, dan physical. Hasil dari perancangan basis datanya adalah pada tahapan konseptual merupakan tahapan merancang model data sesuai dengan data-data yang dibutuhkan oleh Apotek Newton yang terdiri dari 14 entitas yaitu pemasok, pasien, karayawan, surat ajuan pemerikasaan, catatan pemeriksaan, pembayaran penjualan, barang, purchase order, surat tanda terima barang, pembayaran pembelian, retur pembelian, catatan hutang, penjualan barang, dan persediaan barang. Pada tahap perancangan logikal datanya diambil dari data model konseptual kemudian dilakukan normalisasi, normalisasi digunakan untuk menghilangkan redudansi pada data, setelah melakukan normalisasi jumlah data pada tahap logikal ada 23 entitas. Pada tahap fisikal yaitu mengestimasikan ukuran entitas pertahun yaitu 1105289 byte/tahun, file organisasi yang digunakan menggunakan btree serta DBMS (Database Manajement System) yang digunakan adalah SQL server 2008. Simpulannya adalah dengan adanya sistem basis data pembelian, penjualan dan persediaan yang terintegrasi mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Newton dan menyajikan laporan transaksi secara akurat. Kata kunci : Sistem basis data, database system development lifecycle, Apotek Newton
PENDAHULUAN Perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi sekarang ini berkembang semakin cepat. Gabungan dari teknologi dan informasi dapat menghasilkan suatu sistem yang terintegrasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan membantu pengelolaan dalam kegiatan bisnisnya. Dengan adanya teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam pemecahan masalah dan menentukan strategi bisnis apa yang akan digunakan. Basis data merupakan bagian dari teknologi informasi yang berperan penting sebagai tempat penyimpanan data. Basis data memberikan keakuratan yang tinggi karena dengan basis data dapat ditentukan batasan tipe, domain dan keunikan datanya. Penggunaan basis data juga dapat menghemat atau memberikan efisiensi pada tempat penyimpanan. Peran penting lainnya adalah basis data menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga data dapat ditambah, diakses, diubah, dan dihapus oleh pihak tertentu saja. Apotek Newton yang berlokasi di Ruko Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng, Kecamatan Kelapa Dua, Tangerang ini bergerak dalam bidang penjualan obat baik secara resep maupun tanpa resep. Apotek Newton memiliki beberapa sistem dalam menjalankan proses bisnisnya, antara lain sistem persediaan, pembelian dan sistem penjualan. Sistem persediaan, yaitu sistem yang berfungsi untuk menangani persediaan barang yang terdapat pada Apotek Newton. Sistem pembelian Apotek Newton berfungsi untuk melakukan pembelian kepada pemasok apabila persediaan barang telah menipis. Sementara sistem penjualan Apotek Newton berfungsi untuk menangani transaksi penjualan yang terjadi sehari-hari. Dalam menjalani proses bisnisnya, Apotek Newton tak luput dari beberapa permasalahan yang dihadapinya. Beberapa masalah yang dialami oleh Apotek Newton, antara lain adalah kurangnya integrasi data yang ditunjukkan oleh stok barang yang tidak ter-update ketika pasien maupun pelanggan melakukan pembelian barang. Kurangnya akses kontrol juga menjadi permasalahan yang tak luput dihadapi oleh Apotek Newton. Hal ini ditunjukkan oleh sistem keamanan data apotek yang minim, sehingga menyebabkan tiap karyawan memiliki otoritas yang homogen, yaitu dapat melihat seluruh data apotek yang kemungkinan di antaranya merupakan data rahasia apotek. Permasalahan selanjutnya yang menjadi hambatan Apotek Newton adalah ketidakmampuan dalam menangani persediaan barang. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya kesulitan dalam mengetahui jumlah persediaan barang karena Apotek Newton tidak memiliki sistem yang dapat memberikan notifikasi apabila persediaan barang telah mencapai batas minimumnya. Permasalahan-permasalahan yang dihadapi tersebut menyebabkan terhambatnya
3
kelancaran transaksi-transaksi yang dilakukan pada Apotek Newton dalam kesehariannya. Menurut penelitian yang dilakukan oleh Oktafiani (2010: 4) penerapan sistem aplikasi sangat penting dalam melakukan transaksi pendataan penjualan obat dan konsumen, dari data-data yang ada akan diproses menjadi suatu sistem informasi yang dapat menunjang kelancaran pengolahan data, dengan menerapkan sistem aplikasi tersebut dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan, membantu penyimpanan data yang lebih aman dan pembuatan laporan lebih cepat. Oleh karena itu, Apotek Newton memerlukan sebuah sistem basis data yang terintegrasi pada proses bisnisnya untuk menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada saat ini agar seluruh data dalam proses bisnis dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Sistem yang akan dirancang adalah sistem pembelian, persediaan serta penjualan secara terintegrasi. Apotek Newton membutuhkan suatu aplikasi yang digunakan untuk mengelola basis data dan membuat suatu sistem yang akan memberikan notifikasi apabila stok barang telah hampir habis, maka akan dibuat sistem yang mampu menghasilkan laporan surat tanda terima barang, laporan persediaan, laporan penjualan barang, dan laporan penjualan barang pemeriksaan yang sesuai dengan kebutuhan Apotek Newton kepada manajer.
METODE ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA Metode Analisis Metode analisis digunakan untuk menganalisis kebutuhan yang diperlukan oleh Apotek Newton, metode analisis terdiri dari : 1.
Database planning: Merencanakan bagimana tahapan life cycle atau siklus hidup dapat di realisasikan yang paling efisien dan efektif.
2.
System definition: Menentukan ruang lingkup dan batas-batas dari sistem basis data, termasuk tampilan pengguna utama, pengguna, dan area aplikasi.
3.
Requirement collection and analysis: Pengumpulan dan analisis kebutuhan untuk sistem basis data yang baru.
Metode Perancangan Metode Perancangan digunakan untuk merancang sistem basis data pada Apotek Newton terdiri dari : 1.
Database Design, database design terdiri dari conceptual, logical and physical design.
2.
DBMS Selection (Optional), memilih DBMS (Database Management System) yang cocok untuk sistem basis data.
3.
Application Design, merancang user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan mengolah basis data.
4.
Prototyping (Optional), membangun sebuah model kerja dari sistem basis data, yang memungkinkan para desainer atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final akan terlihat dan berfungsi.
Metode Implementasi Metode Implementasi digunakan untuk mengimplementasikan sistem basis data pada Apotek Newton terdiri dari : 1. Implementation, membuat definisi physical databasedan program aplikasi. 2.
Data Conversion and Loading, Loading data dari sistem lama ke sistem baru dan jika mungkin, mengubah aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan pada database baru.
4
3.
Testing, sistem basis data diuji untuk menemukan kesalahan dan validasi terhadap kebutuhan yang ditentukan oleh pengguna.
4.
Operational Maintenance,sistem basis data sepenuhnya dilaksanakan. Sistem ini terus dipantau dan dipelihara (maintenance). Bila perlu, kebutuhan yang baru dimasukkan ke dalam sistem basis data melalui tahapan precending dari siklus hidup (Life cycle).
HASIL DAN BAHASAN Hasil dan bahasan perancangan dan implementasi sistem basis data pada Apotek Newton adalah pada tahap analisis terdiri dari database planning, system definition, dan requirement collection and analysis. Pada database planning menentukan mission statement dan mission objective. Mission statement merupakan tujuan utama dalam perancangan sistem basis data yaitu untuk mengintegrasikan data agar dapat mempermudah dalam mengontrol dan memonitor seluruh data seperti data-data pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan data yang terintegrasi, dapat mempermudah dalam pembuatan laporan, agar laporan yang dihasilkan lebih akurat serta mempermudah dalam melakukan pencarian data. Sedangkan mission objective mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan oleh sistem basis data seperti insert, update, delete, mencari, dan melaporkan
System definition merupakan ruang lingkup atau batas-batasan dari sistem basis data, system denfinition pada Apotek Newton sebagai berikut :
Gambar 1 System Definition
Gambar diatas, menggambarkan proses-proses yang terjadi di dalam ruang lingkup sistem basis data Apotek Newton dan bagian-bagian yang termasuk didalamnya sebagai system boundary meliputi proses pendaftaran, pemeriksaan, penjualan, pembayaran, persediaan, pembelian, retur, catatan hutang, barang, karyawan, surat ajuan pemeriksaan, dan retur. Karyawan dan manager ikut terlibat sebagai user di dalamnya karena mempunyai keterlibatan peranan dalam penggunaan terhadap apa yang menjadi batasan
5
dalam sistem basis data ini, sedangkan untuk pemasok dan pasien berada di luar system boundary, dikarenakan mereka tidak terlibat dalam pemakaian sistem basis data. Dari system boundary diatas untuk lebih jelasnya batasan sistem basis data akan ditulis pada requirement collection and analysis, requirement collection and analysis bertujuan untuk mengidentifikasikan apa saja yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem basis data. Berikut adalah table kebutuhan dan informasi pada Apotek Newton.
Tabel 1 Requirement Collection and Analysis
Data Barang
Pemasok
Pasien
CatatanPemeriksaan
Pembayaran penjualan
Penjualan Barang
PersediaanBarang
PurchaseOrder
Retur pembelian
Tipe Akses Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan
Kasir X X X
X X X X X
Manajer X X X
Apoteker X X
X X X X X X
X
X X
X X X
X X
X X X X X X
X
X X
X X X X X X X X X
X X
X X X
X X X
Dokter X X
X
X X
X X
6
Data Pembayaran pembelian
Catatan hutang
SuratTandaTerima barang
SuratAjuan Pemeriksaan
Tipe Akses Query View Surat Laporan Query View Surat Laporan Query
Kasir X
Manajer X
X X
X X
X X X
X X X X X
X
X X X
X
X
View Surat Laporan Query
X X
View Surat Laporan
X X
X
Apoteker
Dokter
X
X
X
X X
Pada perancangan basis data terdapat 3 tahap yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal dan perancangan fisikal. Perancangan konseptual merupakan merancang data model sesuai dengan data yang diperlukan oleh apotek. Entitas pada tahapan konseptual terdiri dari 14 entitas yaitu pemasok, pasien, karyawan. Surat ajuan pemeriksaan, catatan pemeriksaan, pembayaran penjualan, barang, purchase order, surat tanda terima barang, pembayaran pembelian, retur pembelian, catatan hutang, penjualan barang dan persediaan barang. Beriku ini merupakan Entity Relation Diagram pada perancangan konseptual.
7
Gambar 2 Entity Relational Diagram Konseptual Pada tahapan kedua merupakan tahapan perancangan logikal, perancangan logikal merupakan membangun model data berdasarkan data yang spesifik tetapi tidak tergantung pada pertimbangan fisik. Pada tahapan logikal akan dilakukan teknik normalisasi yang bertujuan untuk menghilangkan redudansi. Berikut merupakan Entity Relational Diagram logikal setelah dilakukanya tahapan normalisasi yang teridir dari 23 entitas:
8
Gambar 3 Entity Relational Diagram Logikal
Tahapan perancangan terakhir adalah perancangan fisikal yang bertujuan untuk menentukan struktur penyimpanan basis data. Dari perancangan fisikal pada estimasi kapasitas kebutuhan menghasilkan total ukuran record per tahun adalah 1105289 byte/tahun. File organisasi yang digunakan adalah btree sedangkan DBMS (Database Management System) yang digunakan adalah SQL Server 2008.
9
SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Pengolahan data yang terkomputerisasi lebih memudahkan pengguna dalam proses penyimpanan, pengubahan, dan pencarian data. Data-data terintegrasi dan terkelola dengan baik sehingga informasi yang berhubungan dengan pembelian, persediaan, dan penjualan menjadi lebih akurat dari sebelumnya. Tingkat keamanan lebih terjamin karena hanya pengguna yang berkepentingan yang dapat melihat, mengubah, dan memproses basis data. Data-data baik data pembelian, persediaan, maupun data penjualan dapat dimonitor dan dicetak menjadi laporan yang dapat digunakan oleh manajer apotek untuk menentukan strategi bisnis demi kemajuan apotek.
Saran •
• •
Membangun data warehouse pada Apotek Newton mampu menghasilkan informasi yang dibutuhkan sehingga membantu manajer dalam melakukan analisis jangka panjang. Memperluas ruang lingkup basis data, yaitu fungsi pendistribusian barang dan laboratorium yang berguna untuk menyalurkan persediaan barang untuk apotek lain dan untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Menggunakan data mining untuk mengetahui perilaku-perilaku pembeli dari jumlah data yang besar sehingga dapat membantu manajer dalam menentukan strategi jangka pendek.
10
Daftar Pustaka Albecht, W. S., Stice, E. K., Stice, J. D., & Swain, M. R. (2008). Accounting. United States of America: Thomson Higher Education. Alfredson, K. e. (2007). Applying International Financial Reporting Standart. Australia: Enhancrd Edition. Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2010). Object-Oriented Systems Analysis and Design Using UML. United Kingdom: McGraw-Hill Education. Cahyono, E. T. (2009). Perancangan basis data: antara pendekatan model entity relationship dan model relasional. Perancangan basis data , 83. Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database system : A practical Approach To Design, Implementation, And Management. Boston: Pearson. Deitel, P., & Deitel, H. (2008). C++ How to program. Singapore: Pearson education, Inc. Deitel, P., & Deitel, H. (2011). Visual c# 2010. United States of America: Pearson education, Inc. Fadlil, A., Firdausy, K., & Hermawan, F. (2008). Pengembangan Sistem Basis Data Presensi Perkuliahan dengan Kartu Mahasiswa Ber-Barcode. Firmansyah, M. (2009). Tata Cara Mengurus Perizinan Usaha Farmasi dan Kesehatan. Jakarta Selatan: Visimedia. George C, P. P. (2007). Teaching Database Modeling and Design:. Journal Information Technology Education , 488. Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. United States: South-Western Cangage Learning. Ibrahim, R., & Yen, S. Y. (2011). A Formal Model for Data Flow Diagram Rules. ARPN Journal of Systems and Software , 60. Kolahi, S. (2007). Dependency-preserving normalization of relational and XML data. Journal of Computer and System Sciences , 636. Kroenke, D., & Auer, D. (2010). Database processing . New Jersey: Pearson Education . Kursini. (2007). Strategi dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: C.V Andi Offset. Mirano, A., Mukharam, N., & Prayogo, T. (2012). Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Pendaftaran Pasien, Rawat Jalan, Apotek dan Laboratorium Pukesmas. Jurnal Ilmiah . Oktafiani, D. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Primadona Palembang. Jurnal Sistem Informasi , 4. Reeve, J. a. (2009). Principle of Accounting (23 ed.). China: Cengage Learning Academic Resouce Center. Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis and Design. Canada: Cangage Learning. Sitepoe, M. (2008). Corat Coret Anak Desa Berprofesi Ganda. Jakarta: kepustakaan populer gramedia. Spillane, S. P. (2010). Ekonomi Farmasi. Jakarta: Grasindo. Stevenson, W. J. (2009). Operations Management . New York: McGraw Hill. Whiten, J. L., & Benntley, L. D. (2007). Systems Analysis and Design Methods. New York: McGrawHill. Yuniarto, S. R. (2011). Desain Sistem Informasi Reservasi Paket Wisata Pada Usaha Kecil Dan Menengah (UKM) Sektor Jasa Travel. Jurnal Akuntansi, Management Bisnis Dan Sektor Public (JAMBSP) , 200.
11
Riwayat Penulis Nama
: Danil Wijaya
Tempat Tanggal Lahir
: Bandar Lampung, 10 Desember 1991
Pendidikan Terakhir/University
: S1- Bina Nusantara University
Jurusan
: Sistem Informasi
Nama
: Junaidi
Tempat Tanggal Lahir
: Tanjung Pinang, 17 Juli 1990
Pendidikan Terakhir/University
: S1- Bina Nusantara University
Jurusan
: Sistem Informasi
Nama
: Wan Wan
Tempat Tanggal Lahir
: Sungailiat 12 September 1991
Pendidikan Terakhir/University
: S1- Bina Nusantara University
Jurusan
: Sistem Informasi
