ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA UNTUK PEMBELIAN, PERSEDIAAN, DAN PENJUALAN PADA PT. DUTA GRAHA MILLER Revan Kristianto Salim Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Lucky Saritama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Mulyawanto Suganda Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak Tujuan penelitian adalah merancang sistem basis data pembelian, persediaan, dan penjualan barang yang sesuai dengan kebutuhan PT. Duta Graha M iller serta membuat aplikasi yang sesuai dengan sistem basis data yang telah dirancang. M etode penelitian yang digunakan adalah metode fact finding serta metode perancangan basis data dengan menggunakan konsep DBLC (Database Life Cycle) yang terdiri atas perancangan konseptual, perancangan logikal, dan perancangan fisikal. Hasil yang dicapai adalah terbentuknya sebuah sistem basis data dan aplikasi yang membantu perusahaan dalam menyimpan, mengelola, dan memelihara data pembeliaan, persediaan, dan penjualan dimana data – data tersebut sudah terintegrasi di dalam sistem basis data. Simpulan dari penelitian ini adalah berdasarkan aplikasi yang telah dibuat, semua fitur mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan sudah berjalan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat. Kata Kunci analisis, sistem basis data, pembelian, persediaan, penjualan
1. Pendahuluan Dewasa ini tidak dapat dipungkiri bahwa teknologi informasi dan
pengetahuan
berkembang dengan sangat pesat. Banyak perusahaan baru yang bermunculan serta mencari konsumen di pasar yang sama menyebabkan persaingan pasar semakin ketat. Untuk itu, agar setiap perusahaan yang ada dapat bersaing satu sama lain dibutuhkan suatu sistem yang dapat menjalankan aplikasi sesuai dengan tuntutan zaman. Dengan demikian, diharapkan hal yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kinerja perusahaan pada masa yang akan datang. Terkadang tidak sedikit pelanggan yang ingin membeli barang tetapi tidak dapat langsung mendapatkannya dikarenakan mereka harus menunggu konfirmasi adanya persediaan barang di gudang. Hal ini menyebabkan keterlambatan informasi bagi pelanggan sehingga dapat berujung pada hilangnya kesempatan untuk memperoleh keuntungan yang maksimal. M asalah lain yang dihadapi adalah rumitnya pekerjaan yang harus dilakukan secara manual, seperti pencatatan pembelian dan penjualan yang berujung pada tidak seimbangnya antara pencatatan dan kenyataan persediaan barang di gudang. Faktor inilah yang biasanya sering terjadi dan menjadi masalah utama dalam sistem yang dilakukan secara manual. Pengelolaan data maupun transaksi yang lancar menunjukkan bahwa sistem yang digunakan didukung oleh perangkat teknologi informasi yang baik serta sarana pengelolaan data yang baik pula. Oleh karena itu, akhir-akhir ini banyak perusahaan berlomba-lomba mengikuti perkembangan teknologi informasi terbaru untuk dapat diterapkan pada perusahaan mereka sehingga diharapkan dapat meningkatkan produktivitas perusahaan mereka.
PT. Duta Graha M iller adalah perusahaan yang bergerak pada bidang penjualan welding and cutting machine pada khususnya. Segala transaksi mulai dari pembelian barang dagang sampai pada penjualan kembali dilakukan secara manual. Untuk itu, dibuatlah suatu sistem basis data untuk pembelian, persediaan dan penjualan barang yang sudah terkomputerisasi yang diharapkan dapat membantu juga mempermudah dilakukannya transaksi-transaksi.
2. General Guidelines Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai proses bisnis yang berjalan pada perusahaan serta langkah-langkah apa saja yang dilakukan dalam melakukan perancangan sistem basis data pada perusahaan.
2.1.
Proses Bisnis Perusahaan Sistem pencatatan transaksi-transaksi yang berjalan di perusahaan PT. Duta Graha
M iller ini masih bersifat manual dengan ditulis secara manual pada kertas dan kemudian diketik pada lembar kerja M s. Excel. Prosedur-prosedur sistem yang berjalan adalah sebagai berikut: 2.1.1
Pembelian Barang
1. Pihak Duta Graha M iller (DGM )membuat Purchase Order (PO) yang akan diserahkan kepada supplier dimana PO tersebut berisi daftar barang yang akan dibeli dan ditujukan ke supplier yang ditentukan (PO dibuat oleh bagian purchasing, disetujui oleh direksi). 2. PO akan dikirimkan ke supplier dan akan diproses oleh pihak supplier. 3. Barang akan dikirimkan oleh pihak supplier ke alamat yang ditujukan dalam PO pihak DGM .
(Tidak ada bukti/ tanda terima bahwa barang sudah diterima oleh pihak DGM , komunikasi dilakukan via email, dan melakukan pembayaran sesuai batas/ lama kredit jika barangnya sudah diterima). 4. Pihak DGM membayar barang kepada supplier. Note: Supplier menerbitkan Invoice pada saat barang dikirim.
2.1.2
Retur Pembelian Barang Dalam sistem retur pembelian PT. Duta Graha M iller ini, bila barang yang dibeli
dari supplier mengalami kerusakan / kecacatan, yang dilakukan adalah: 1. Tiap barang yang masuk ke DGM akan dicek jumlahnya oleh bagian inventory dan dicek kelengkapan serta barang rusak atau tidak oleh bagian gudang. 2.
Bila ada barang yang tidak lengkap atau rusak, pihak PT. Duta Graha M iller menghubungi supplier bahwa barang yang diterima mengalami kerusakan.
3.
Supplier akan mengirimkan barang yang baru dari jenis barang yang rusak tersebut kepada pihak Duta Graha M iller, free of charge.
4.
Barang yang ada di gudang perusahaan, tidak dikirimkan kembali kepada supplier.
2.1.3
Penjualan Barang
1. Customer melakukan pemesanan barang kepada PT. Duta Graha M iller setelah mencapai kesepakatan harga. 2. Customer mengeluarkan Purchase Order (PO) dan dikirimkan kepada PT. Duta Graha M iller. 3. Perusahaan memeriksa barang yang ada dalam PO yang dikeluarkan oleh customer. Bila barang tidak ada dalam persediaan, perusahaan memberitahukan
kepada customer bahwa customer harus menunggu barang dipesan terlebih dahulu. Bila customer setuju, perusahaan akan melakukan pemesanan barang terlebih dahulu kepada supplier.Akan tetapi, bila barang yang dipesan ada dalam persediaan, bagian administrasi akan menerbitkan Delivery Order (DO) dan invoice, sedangkan bagian inventory akan menerbitkan memo. 4. DO, invoice, dan memo diberikan kepada bagian pengiriman (supir) untuk pengiriman delivery ke customer. 5. M emo akan diserahkan ke bagian gudang, memo rangkap 2, dimana aslinya akan disimpan gudang, copy-nya akan dikirim balik ke bagian inventory sebagai bukti bahwa gudang sudah mengeluarkan barang yang diminta. 6. Gudang akan mengeluarkan barang berdasarkan memo dan mencocokkannya dengan DO, jika telah sesuai baik jenis barang maupun jumlahnya maka gudang akan memberikan barang kepada bagian pengiriman. 7. Gudang langsung memotong stok berdasarkan memo dan DO tersebut. 8. Invoice dikeluarkan dari kantor pusat sebagai bukti untuk pengurangan stok barang yang bersangkutan pada catatan di kantor pusat. Hal ini dilakukan karena terkadang produk hanya keluar dari gudang untuk keperluan pameran yang akhirnya produk akan dikembalikan ke gudang lagi, sehingga tidak perlu diterbitkan invoice. 9. Barang dikirimkan ke customer oleh bagian pengiriman ke alamat yang diminta customer. 10. Jika alamat pengiriman sama dengan alamat penagihan, maka DO dan invoice akan dibawa bersamaan, jadi setelah barang dikirim langsung bisa ditagih ke customer yang bersangkutan.
11. Jika alamat pengiriman berbeda dengan alamat penagihan, biasanya supir hanya membawa DO saja, kemudian DO yang telah ditandatangani (bukti sudah terima barang) oleh customer yang bersangkutan, akan dilampirkan ke Invoice untuk selanjutnya dijadikan alat bukti untuk penagihan ke kantor pusat customer. 12. Customer setelah menerima DO yang sudah ada tanda tangan dari gudangnya (bukti bahwa gudang mereka sudah terima barang), invoice lengkap dengan faktur pajak, mereka akan menerbitkan tanda terima, tanda terima ini bisa berupa secarik kertas yang isinya seperti surat pernyataan bahwa mereka sudah menerima seluruh dokumen yang dibutuhkan untuk proses penagihan. 13. DGM akan menagih ke customer dengan berbekal tanda terima tadi, biasanya setelah jatuh tempo, customer akan
melakukan pembayaran dengan cara
menerbitkan giro, cash, maupun transfer dan tanda terima tadi dikembalikan kepada customer. 14. Jika pada saat barang dikirim ke customer dan langsung diterima pembayarannya saat itu juga, maka DO, Invoice asli beserta rangkap langsung diserahkan ke customer tanpa perlu tanda terima lagi.
2.1.4
Retur Penjualan
1. Apabila ada barang yang rusak/ tidak sesuai dengan pesanan customer, maka customer dapat melakukan retur barang ke DGM . 2. Untuk barang yang belum dibayar, maka DGM akan mengirimkan barang pengganti, menerbitkan DO baru dam memo untuk pengambilan barang ke gudang, sedangkan tetap menggunakan invoice yang lama (tidak ada perubahan). Gudang tetap akan memotong stoknya berdasarkan DO dan memo tersebut.
3. DO lama akan dibatalkan oleh DGM . Berbekal DO baru, maka barulah bisa dilakukan proses penagihan. 4. Barang retur dari customer akan diterima oleh gudang dan setelah dicek oleh DGM jika memang ternyata rusak maka tidak akan dimasukkan ke inventory lagi. 5. Barang retur jika tidak rusak tapi misalnya hanya salah kirim maka akan dimasukkan kembali ke inventory. 6. Untuk barang yang sudah lunas, jika terjadi retur maka sama seperti keterangan pada no.5, dimana proses administrasinya sebagai berikut: DO lama tidak dibatalkan,
tetapi ketika mengirimkan
barang pengganti,
DGM
hanya
menyerahkan surat pengantar saja sebagai pelengkap proses administrasi. Flowchart dari sistem yang berjalan dapat dilihat pada Gambar 1 dan Gambar 2.
Gambar 1 Flowchart Pembelian dan Retur Pembelian
Gambar 2 Flowchart Penjualan dan Retur Penjualan
2.2.
Metodologi dan Perancangan M etode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah : 1. M etode pengumpulan data dan analisis Pengumpulan data dilakukan dengan teknik fact finding yang menggunakan teknik-teknik seperti studi pustaka, yaitu membaca buku-buku yang berhubungan dengan topik skripsi ini. Selain itu metode fact finding yang digunakan juga meliputi wawancara dan mempelajari form yang ada untuk mengetahui kebutuhan dan mengumpulkan fakta yang ada dari sistem yang berjalan. 2. M etode Perancangan a. Database Design 1. Perancangan basis data konseptual 2. Perancangan basis data logical 3. Perancangan basis data fisikal b. Application Design 1. M enggunakan DFD (Data Flow Diagram) untuk menunjukkan aliran data. 2. M erancang STD (State Transition Diagram) yang menggambarkan hubungan antar modul. 3. M erancang tampilan layar. 4. M enyusun program (coding)
Perancangan sistem basis data yang dilakukan terdiri atas 3 tahapan yaitu : a) Perancangan basis data konseptual Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data konseptual yaitu: 1. M engidentifikasi tipe-tipe entitas 2. M engidentifikasi tipe-tipe hubungan antar entitas 3. M engidentifikasi dan mengasosiasikan atribut-atribut dengan tipe-tipe entitas atau hubungan antar entitas. 4. M enentukan domain atribut. 5. M enentukan atribut candidate dan primary key. 6. M empertimbangkan penggunaan konsep enhanced modeling. 7. M emeriksa model terhadap redudansi. 8. M emvalidasikan model konseptual terhadap transaksi user. b) Perancangan basis data logikal Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data logikal yaitu: 1. M enghilangkan fitur yang tidak compatible dengan model relasional. 2. M embuat relasi untuk model data logikal. 3. Validasi relasi dengan normalisasi. 4. M emvalidasikan relasi terhadap transaksi pengguna. 5. M enentukan batasa integritas. 6. M emvalidasikan model data logikal global. c) Perancangan basis data fisikal Tahapan yang dilakukan dalam perancangan basis data fisikal yaitu: 1. M enerjemahkan model logikal global sesuai dengan DBM S yang digunakan. 2. M erancang representasi dari data turunan.
3. Perancangan representasi fisikal. a. Analisis transaksi. b. Pemilihan organisasi file. c. Pemilihan indeks. d. Estimasi kebutuhan disk space. e. M erancang mekanisme keamanan. Hasil perancangan sistem basis konseptual dan logikal dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3. ERD Konseptual
Gambar 4. ERD Logikal
2.3.
Evaluasi 1. Domain Integrity Pengujian yang dilakukan adalah apakah nilai atribut yang dihasilkan sesuai dengan domain yang telah ditentukan sebelumnya. Hal – hal yang diuji sebagai contoh antara lain: a) Domain atribut yang ditetapkan untuk kode pada tabel Employee, Customer, dan Supplier diawali inisial tertentu misalnya: Employee dengan EM b) Hasil evaluasi domain integrity menunjukkan bahwa seluruh tabel diuji telah memiliki domain integrity yang tepat. 2. Entity Integrity Pengujian yang dilakukan adalah menguji seluruh tabel dan memastikan bahwa tidak ada atribut dari suatu primary key yang boleh bernilai NULL dan tidak ada 2 record yang sama pada primary key pada strong entity. 3. References Integrity Hal yang diuji adalah setiap tabel telah berhubungan, terdapat foreign key dalam tabel yang terhubung tersebut. Selain itu juga dilakukan pengujian apakah nilai foreign key harus sesuai dengan primary key tabel yang terhubung. Hasil evaluasi domain integrity,
entity integrity,
dan references
integrity
membuktikan bahwa seluruh tabel telah layak uji 4. Performance Setelah melakukan pengujian terhadap aplikasi, performance menunjukkan bahwa sistem basis data berjalan sesuai dengan rancangan dan dapat menghasilkan data dalam waktu singkat.
5. Security Evaluasi security dimaksudkan untuk menguji apakah seluruh tabel memiliki keamanan berdasarkan mekanisme keamanan yang baik sehingga tidak terjadi penyimpangan atau penyalahgunaan data yang ada. Sebagai contoh adalah sebagai berikut : a) Pengguna tidak diperbolehkan untuk mengakses dan melakukan perubahan atau transaksi yang ada tanpa memasukkan username dan password yang benar pada login. b) Pengguna tidak dapat menyelesaikan transaksi yang dilakukan apabila tidak terjadi kesesuaian maka data akan dibatalkan ketika melakukan proses transaksi, c) Setiap pengguna memiliki hak akses tersendiri. Hasil evaluasi security menunjukkan bahwa seluruh tabel dapat berjalan dengan benar mengikuti keamanan dengan baik. .
3. Simpulan Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem basis data pembelian, persediaan, dan penjualan barang pada PT. Duta Graha M iller seperti telah diuraikan pada bab-bab sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan pada PT. Duta Graha M iller, sistem yang berjalan di perusahaan masih dikerjakan secara manual sebagaimana yang terlihat pada data-data perusahaan yang masih tersebar di divisi yang ada di perusahaan. 2. Berdasarkan hasil analisis yang diperoleh, telah dilakukan perancangan sistem basis data pada PT. Duta Graha M iller yang mencakup bidang pembelian, persediaan, dan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan.
3. Berdasarkan program yang telah dibuat, semua fitur mengenai pembelian, persediaan, dan penjualan sudah berjalan sesuai dengan rancangan yang telah dibuat.
Daftar Pustaka [1] Connolly, T.M , Begg, C.E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (4th edition). USA: Addison – Wesley Publishing Company. [2] Date, C.J. (2000). An Introduction to Database Systems. (7th edition). U SA: Addison – Wesley Publishing Company. [3] Dyckman, T.R., Dukes, R.E., Davis, C.J. (2001). Accounting Intermediate. (5th edition). Jakarta: Erlangga. [4] M annino, M .V. (2001). Database Application Development & Design. USA: M cGrawHill. [5] M ulyadi. (2001). Sistem Akutansi. (Edisi ke-3, cetakan ke-3). Jakarta: Salemba Empat. [6] Pressman, R.S. (2005). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. (6th edition). USA: M cGraw-Hill. [7] Priyanto, R. (2009). Langsung Bisa Visual Basic.Net 2008. Yogyakarta: C.V Andi Offset. [8] Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). System Analysis & Design Methods. USA: M cGraw-Hill. [9] Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem (Tim Penerjemah ANDI, Trans.). Yogyakarta: Andi. [10] Yuliagroups. n.d. System Development Life Cycle (SDLC). Diperoleh 5-10-2011 dari http://yuliagroups.wordpress.com/system-development-life-cycle-sdlc/. [11] Umi Proboyekti, S.Kom, M LIS. n.d. Software Process Model I. Diperoleh 18-10-2011 dari http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/softwareprocess.pdf/.
ANALYSIS AND DESIGN OF DATABASE SYSTEM FOR PURCHASING, INVENTORY AND SELLING OF PRODUCTS AT PT. DUTA GRAHA MILLER Revan Kristianto Salim Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Lucky Saritama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Mulyawanto Suganda Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract The objective of this study is to design a database system for purchasing, inventory, and selling of goods to suit the needs of PT. Duta Graha M iller and also make an application that suits with the database system which has been designed. The research methods are fact finding methods and also database design methods which is DBLC concepts (Database Life Cycle) consists of conceptual design, logical design, and physical design. The result achieved is the establishment of a database system and application that help companies to store, manage, and maintain purchasing data, supplies, and sales where the data is already integrated in the system database. The conclusions of this study is based on the application which has been made, all the features of the purchasing, inventory, and selling have been going according to plan that has been made. Keywords analysis, database system, purchasing, inventory, selling
1. Introduction Today, it cannot be denied that information technology and knowledge has developed so fast. M any new companies are springing up as well as looking for consumers in the same market because the market competition becomes more intense. Therefore, so that every company can compete each other, it needs a system which can run an application that suits the demands. Thus, it is expected that the previously thing which is performed manually can be done in computerized so as to increase productivity and improve company performance in the future. Sometimes not a few customers who want to buy goods but cannot immediately get them because they have to wait for confirmation of supplies in the warehouse. This causes delays for the information for the customer that can lead to lost opportunities in gaining the maximum benefit. Another problem is the complexity of the work to be done manually, such as recording the purchase and sales resulting in the imbalance between recording and reality in the warehouse supplies. This factor is usually common and become major problem in the system carried out manually. Data management and smooth transaction indicates that the system used is supported by good information technology tools and data management facilities are good too. Therefore, recently many companies are competing to keep abreast of the latest information technology to be applied to those companies that are expected to increase the productivity of their companies. PT. Duta Graha M iller is a company engaged in the sale of welding and cutting machine on a particular. All transactions starting from purchase of goods until sales done manually. Therefore, they invented a database system for purchasing, supplies and sales of goods that have been computerized which is also expected to help and facilitate these
transactions be done.
2. General Guidelines In this part, it will be exlplained about bussiness processes which run in the company and also procedures done in doing database design in the company.
2.1.
Company’s Business Process System for recording transactions that run in the company of PT. Duta Graha
M iller is still manual with manually written on paper and then typed on a M s. Excel worksheet. System procedures which is running are as follows: 2.1.1
Purchases
1. Duta Graha M iller (DGM ) makes Purchase Order (PO) to be submitted to the supplier where the PO contains a list of items to be purchased and destined for a specified supplier (PO made by the purchasing, approved by the board of directors). 2. PO will be sent to the supplier and will be processed by the supplier. 3. Goods will be delivered by the supplier to the address designated in the PO DGM . (No proof / receipt that the goods have been received by the DGM , the communication is done via email, and make payments within the limits / long credit if the goods have been received). 4. DGM pays for the goods to the supplier. Note: Supplier Invoice issued when goods are shipped.
2.1.2
Purchases Return Dalam sistem retur pembelian PT. Duta Graha M iller ini, bila barang yang dibeli
dari supplier mengalami kerusakan / kecacatan, yang dilakukan adalah: In the PT. Duta Graha M iller’s system purchase return is, if the goods purchased from the supplier suffered damage / defect, which is the following: 1. Every item that goes into DGM will be checked by the amount of inventory and check the completeness and the items damaged or not by the warehouse. 2.
If there are items that are incomplete or damaged, the PT. Duta Graha M iller contacted the supplier that the goods are received damaged.
3.
Supplier will send a new item of the type of goods that are damaged to the Duta Graha M iller, free of charge.
4.
2.1.3
Goods in the warehouse company, not sent back to suppliers.
S ales
1. Customer orders goods to the PT. Duta Graha M iller after reaching a price agreement. 2. Customer issues a Purchase Order (PO) and sent to PT. Duta Graha M iller. 3. Company inspects the items in the PO which is issued by the customer. If goods are not in stock, the company tells the customer that the customer must wait for the goods booked in advance. If the customer agrees, the company will make orders in advance to supplier. However, if the ordered goods in stock, the administration will issue a Delivery Order (DO) and the invoice, while the inventory will publish the memo. 4. DO, invoices, and memos given to the delivery (the driver) for delivery to customer delivery.
5. M emo will be submitted to the warehouse, memo in 2, where the originals are stored warehouse, a copy will be sent back to the inventory as evidence that the warehouse has issued the requested item. 6. Warehouse will issue items based on the memo and match it to the DO, if it has to fit both the type and quantity of goods the warehouse will deliver the goods to the delivery. 7. Warehouse directly cuts the stock by memos and DO. 8. Invoice issued from headquarters as evidence for a reduction in stocks of goods in question on the record at headquarters. This is done because sometimes the only product out of the warehouse for exhibition purposes is ultimately the product will be returned to the warehouse again, so it is not necessary to issue the invoice. 9. Goods shipped to the customer by the delivery to the address requested customer. 10. If the shipping address same as billing address, then the DO and the invoice will be brought together, so after the item can be shipped directly billed to the customer in question. 11. If the shipping address different than the billing address, usually the driver just bring the DO, then DO who has been signed (the evidence that already received the goods) by the customer, will be attached to the invoice to be further evidence to the central office to customer billing. 12. Customer upon receipt of an existing DO signature of the warehouse (proof that they have received the goods), a complete invoice with the tax invoice, they will issue a receipt, this receipt can be a piece of paper that is a letter stating that they had received all documents required for the billing process.
13. DGM will bill the customer with the receipt, usually after the due date, customer will make payment by issuing demand deposits, cash, or transfer and receipt was returned to the customer. 14. If at the time the goods are sent directly to the customer and received payment on the spot, then DO, along with copies of original invoices be submitted directly to the customer without the need for a receipt again.
2.1.4
S ales Return
1. If the goods are damaged / not in accordance with customer orders, the customer can return the goods to the DGM . 2. For goods that have not been paid, the DGM will send a replacement item, publish new DO and memo to pick up item from the warehouse, while still using the old invoice (no change). Warehouse will still cut the stock based on the DO and the memo. 3. Old DO be canceled by the DGM. Armed with a new DO, only then can do the billing process. 4. Customer’s returns of goods will be received by the warehouse and after checking by DGM if it is damaged then it will not be put into inventory again. 5. Returns goods if they are not damaged but for example only wrong send then they will be put back into inventory. 6. For goods that have been paid off, in case it returns the same as the description on no.5, where the administrative process as follows: DO not been canceled, but when sending a replacement item, DGM only submit a letter of introduction only as a supplement to the administrative process.
Flowchart from the running system can be seen in picture 1 and picture 2.
Picture 1. Purchases and Purchases Return Flowchart
Picture 2. S ales and S ales Return Flowchart
2.2.
Methodology and Design The methods used in the preparation of this paper is: 1. Data collection and analysis methods The data was collected with a fact finding technique that uses techniques such as literature, the reading of books related to the topic of this thesis. Besides of the fact finding methods used, also include interviews and study the existing form to find out the needs and gather the facts of the system running. 2. Design methods a. Database Design 1. Conceptual database design 2. Logical database design 3. Physical database design b. Application Design 1. Using DFD (Data Flow Diagram) to show the data flow. 2. Design STD (State Transition Diagram) which draws the relationship between modules. 3. Design the user interface. 4. Constructs the program (coding).
Database system design which is done consists of 3 phases as follows: a) Conseptual database design The stages are carried out in the conceptual database design: 1. Identify the entity types 2. Identify the relationship types of entities
3. Identify and assosiate attributes with the entity types or relationship between entities 4. Determine attribute domains 5. Determine candidate and primary key attibutes 6. Consider the useness of enhanced modelling concept 7. Check model against redundancy 8. Validate conceptual model against user transaction b) Logical database design The stages are carried out in the logical database design: 1. Relieve the features which is not compatible with the relational model 2. M ake relation for the logical data model 3. Validate relation with normalization 4. Validate relation againsts user transaction 5. Determine the integity constraints 6. Validate global logical data model c) Physical database design The stages are carried out in the physical database design: 1. Translate the global logical model according to the DM BS used 2. Design representation from derived data 3. Physical representation design a. Transaction analysis b. Choose file organization c. Choose index d. Estimate the needs of disk space e. Design the security mechanism
The result of conceptual and logical database system design can be seen at Picture 3 and Picture 4.
Picture 3. Conceptual ERD
Picture 4. Logical ERD
2.3.
Evaluation 1. Domain Integrity Tests performed is whether the attribute value is generated according to a predetermined domain. They are tested as examples among the others: a) Domain attribute set to the code in the table Employee, Customer, and Supplier initiated certain initials for example: Employee with EM . b) Evaluation results indicate that domain integrity tested all tables have a proper domain integrity. 2. Entity Integrity Tests performed was to test the entire table and ensure that no primary key attribute of a NULL value is allowed and no two the same record on the strong entity primary key. 3. References Integrity It is tested every table had been in contact, there is a foreign key in the linked table. It also tested whether the foreign key value must match the primary key linked table. The results of the evaluation of domain integrity, entity integrity, integrity, and references to prove that all tables have been worthy of a test. 4. Performance After conducting tests on the application, performance indicates that the database system is running according to design and produce data in a short time. 5. Security Security evaluation is intended to test whether the entire table has a security mechanism based on good security so that no irregularities or misuse of data. As examples of the security:
a) Users are not allowed to access and make changes or existing transaction without entering the correct username and password to login. b) Users can not complete a transaction conducted if there is a match then no data will be canceled when doing the transaction. c) Each user has its own access rights. Security evaluation results indicate that the entire table can be run properly with the security as well. .
3. Conclusion Based on the analysis and design of database systems purchasing, inventory, and selling of products at PT. Duta Graha M iller as described in previous chapters, it can be concluded as follows: 1. Based on the results of the analysis has been done in PT. Duta Graha M iller, who runs the company's system is still done manually as seen in the company data are still scattered in the division of the company. 2. Based on the analytical results obtained, have been performed on the data base system design PT. Duta Graha M iller spanning the fields of purchasing, inventory, and sales made by the company. 3. Under the program has been created, all of the features on purchasing, inventory, and sales have been going according to plan already made.
References [1] Connolly, T.M , Begg, C.E. (2005). Database System: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (4th edition). USA: Addison – Wesley Publishing Company. [2] Date, C.J. (2000). An Introduction to Database Systems. (7th edition). U SA: Addison – Wesley Publishing Company. [3] Dyckman, T.R., Dukes, R.E., Davis, C.J. (2001). Accounting Intermediate. (5th edition). Jakarta: Erlangga. [4] M annino, M .V. (2001). Database Application Development & Design. USA: M cGrawHill. [5] M ulyadi. (2001). Sistem Akutansi. (Edisi ke-3, cetakan ke-3). Jakarta: Salemba Empat. [6] Pressman, R.S. (2005). Software Engineering : A Practitioner’s Approach. (6th edition). USA: M cGraw-Hill. [7] Priyanto, R. (2009). Langsung Bisa Visual Basic.Net 2008. Yogyakarta: C.V Andi Offset. [8] Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). System Analysis & Design Methods. USA: M cGraw-Hill. [9] Whitten, J.L., Bentley, L.D., Dittman, K.C. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem (Tim Penerjemah ANDI, Trans.). Yogyakarta: Andi. [10] Yuliagroups. n.d. System Development Life Cycle (SDLC). Diperoleh 5-10-2011 dari http://yuliagroups.wordpress.com/system-development-life-cycle-sdlc/. [11] Umi Proboyekti, S.Kom, M LIS. n.d. Software Process Model I. Diperoleh 18-10-2011 dari http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/softwareprocess.pdf/.
