SISTEM BASIS DATA UNTUK MENUNJANG PROSES PEMBELIAN, PENJUALAN, DAN PERSEDIAAN PADA PT. MEDIHOP
Denny Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Chrissy Natalie Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia dan
Amelia Nathania Agung Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Abstrak Tujuan dari penuliasan skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem basis data dari suatu proses pembelian, penjualan, dan persediaan agar sistem database antar divisi dapat terintegrasi. Metodologi yang digunakan pada penulisan skripsi adalah dengan menggunakan metode perancangan database menurut teori Thomas Connolly dan Carolyn Begg. Hasil yang akan dicapai dalam penulisan skripsi ini adalah sebuah rancangan sistem basis data untuk proses pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT. Medihop serta aplikasi dari basis data yang dapat menjadi solusi permasalahan pada perusahaan. Simpulan yang dapat diambil, adalah bahwa dengan
adanya sistem basis data untuk pembelian, penjualan, dan persediaan pada PT. Medihop maka semua divisi yang ada dalam perusahaan akan terintegrasi satu sama lain dan memiliki keamanan data yang lebih aman karena menggunakan sistem back up dan hak akses.
Kata kunci : Basis Data, Sistem, Data, Pemebelian, Penjualan, Persediaan
Pendahuluan Seiring berkembangnya teknologi informasi di era ini, semua kegiatan mulai dipengaruhi oleh IT dan pengaruh yang paling menonjol dan dirasakan adalah pengaruh IT dan IS pada pada bidang usaha. IS mempengaruhi sistematika kerja dalam badan usaha. Salah satu yang merupakan faktor penting dalam sistem baru perusahaan adalah database. Database menjadi sangat penting, karena dari database yang ada perusahaan dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja usaha serta mengambil langkah yang tepat untuk mengimbangi perkembangan yang terjadi. Perkembangan yang pesat di bidang pengumpulan data dan teknologi penyimpanan di berbagai bidang, menghasilkan basis data yang besar. Sehingga diperlukan suatu rancangan database yang dapat menampung data dalam jumlah
yang besar, aman, cepat, dan akurat agar kebutuhan PT. MEDIHOP dapat terpenuhi. PT. MEDIHOP didirikan pada tahun 2004, dan bergerak di bidang medis untuk memenuhi kebutuhan alat-alat kesehatan.
Methodology Ruang Lingkup dalam penulisan skripsi ini, pembahasan akan dibatasi pada analisis proses pembelian, penjualan, retur, dan persediaan barang di gudang serta perancangan sistem database-nya. Metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian untuk membangun database ini, yaitu dengan : metode pengumpulan data dengan teknik wawancara, observasi lapangan, studi pustaka dan metode analisis dan perancangan dengan menggunakan database lifecycle yang terdapat dalam buku database system yang dikarang oleh Connolly and Begg (2010, p313). Adapun pembahasan yang dilakukan, meliputi : -
Database Design
-
Perancangan database system
Hasil dan Isi 1. Database Design Tahap ini terbagi menjadi 3 kegiatan utama, yaitu:
1. Perancangan Basis Data Konseptual Langkah awal dalam perancangan basis data adalah dengan membangun model data konseptual lokal bagi setiap view. Perancangan basis data konseptual bertujuan untuk membangun model data konseptual lokal dari sebuah perusahaan bagi setiap view tertentu. Perancangan basis data konseptual melibatkan beberapa aktifitas, yaitu : a. Mengidentifikasi Entitas Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi entitas utama yang dibutuhkan oleh view. Sebuah metode untuk mengidentifikasi entitas adalah dengan memeriksa spesifikasi kebutuhan pengguna. Dari spesifikasi ini, akan dapat diidentifikasi kata benda. Selain itu, tujuan dari tahap ini juga untuk mencari objek utama. b. Mengidentifikasi Relationship Tahap
ini
bertujuan
untuk
mengidentifikasi
relationship penting yang terdapat antara entitas yang telah diidentifikasi. Secara khusus, relationship ditandai dengan kata kerja. c. Mengidentifikasi dan Menghubungkan Atribut Dengan Entitas atau Relationship Tahap ini bertujuan untuk menghubungkan atribut dengan entitas atau relationship yang sesuai. Atribut dapat diidentifikasi dimana kata benda merupakan sebuah sifat,
kualitas, identifier, atau karakteristik dari entitas atau relationship.
d. Menentukan Domain Atribut Tahap ini bertujuan untuk menentukan domain bagi atribut di dalam model data konseptual lokal. Domain merupakan sebuah kolom nilai dari satu atau lebih atribut yang menggambarkan nilai dari masing-masing atribut. e. Menentukan Atribut Primary Key dan Candidate Key Tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi candidate key bagi setiap entitas dan jika terdapat lebih dari satu candidate key, pilihlah satu yang akan dijadikan primary key. f. Mempertimbangkan Penggunaan Konsep Permodelan Lebih Lanjut Tahap penggunaan
ini
bertujuan
konsep
untuk
pemodelan
mempertimbangkan
lebih
lanjut,
seperti
spesialisasi / generalisasi, agregasi dan composition. g.
Memeriksa Model Untuk Pengulangan Tahap ini bertujuan untuk memeriksa keberadaaan berbagai pengulangan di dalam
model. Pada tahap ini
berfungsi untuk memeriksa kembali relationship one-to-one dan menghilangkan relationship yang berulang.
h.
Memvalidasi Model Konseptual Lokal terhadap Transaksi User Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa model konseptual lokal mendukung transaksi yang diperlukan oleh user.
i.
Mereview Model Data Konseptual lokal Dengan User Tahap ini bertujuan
untuk mereview model data
konseptual lokal dengan pengguna untuk memastikan bahwa model tersebut merupakan gambaran yang sebenarnya. 2. Perancangan Basis Data Logikal Langkah kedua dalam
merancang basis data adalah dengan
membangun dan memvalidasi model data logikal untuk setiap view. Perancangan basis data logikal melibatkan beberapa aktifitas, yaitu : a. Menghilangkan fitur-fitur yang tidak sesuai dengan model relational (optional) Langkah-langkah yang dilakukan pada tahap ini adalah: 1. Menghilangkan tipe relasi many-to-many (*..*) 2. Menghilangkan tipe relasi recursive many-to-many(*..*) 3. Menghilangkan tipe relasi yang kompleks 4. Menghilangkan atribut multi-valued b. Membuat relasi untuk model data logikal lokal c. Memvalidasi relasi menggunakan normalisasi
Pada tahap normalisasi memiliki beberapa langkah, yaitu: 1. First normal form (1NF), menghilangkan repeating group 2. Second normal form (2NF), menghilangkan partial dependencies pada primary key 3. Third normal form (3NF), menghilangkan transitive dependencies pada primary key 4. Boyce-codd
normal
form
(BCNF),
menghilangkan
anomaly-anomali yang masih tersisa dalam functional dependencies. d. Memvalidasi relasi pada transaksi-transaksi user Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa relasi dalam model data logikal lokal mendukung transaksi-transaksi yang diperlukan dalam penggambaran. e. Mendefinisikan integrity constraints Integrity constraints memiliki lima tipe, yaitu : 1. Required data 2. Attribute domain constraints 3. Entity integrity 4. Referential integrity 5. Enterprise constraints f. Meninjau ulang model data logikal lokal dengan user Tahap ini bertujuan agar model data logikal dapat menggambarkan model nyata dari suatu view.
g. Menggabungkan model-model data logikal ke dalam model data global Hal-hal yang perlu dilakukan pada tahap ini adalah 1. Memeriksa kembali nama dan isi dari setiap entitas dari candidate key. 2. Memeriksa kembali nama dan isi dari relationship foreign keys. 3. Menggabungkan entitas dari model data logikal. 4. Memasukkan entitas yang unik ke dalam setiap model data. 5. Menggabungkan foreign keys dari model data logikal lokal. 6. Memasukkan foreign keys yang unik ke dalam setiap model data tanpa menggabungkannya. 7. Memeriksa apakah ada entitas dan foreign keys yang tertinggal. 8. Memeriksa kembali foreign keys 9. Memeriksa integrity constraints. 10. Menggambarkan diagram ER / relasi global 11. Meng-update dokumentasi h. Memvalidasikan model data logikal global Tahap ini bertujuan untuk memvalidasi relasi yang dibuat dari model data logikal global dengan menggunakan
teknik dari normalisasi dan memastikan relasi yang dibuat mendukung transaksi.
i. Mengecek pertumbuhan masa depan Tahap ini bertujuan untuk menentukan perubahan yang mungkin terjadi di masa depan dan untuk menganalisis apakah model data logikal global dapat mendukung perubahan yang terjadi. j. Meninjau ulang model data logikal global dengan users Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa model data logikal merupakan representasi nyata sebuah perusahaan. 3. Perancangan Basis Data Fisikal Langkah ke tiga dalam merancang basis data adalah dengan menerjemahkan model data logikal kedalam target DBMS. Perancangan basis data fisikal melibatkan beberapa aktivitas, yaitu : a. Merancang relasi dasar Tahap ini bertujuan untuk memutuskan bagaimana merepresentasikan relasi dasar yang diidentifikasi dalam model data logikal pada DBMS yang dipakai. b. Merancang representasi dari data turunan
Tahap ini bertujuan untuk memutuskan bagaimana mepresentasikan suatu data turunan pada model data logikal pada DBMS yang dipakai. c. Merancang batasan perusahaan Tahap ini bertujuan untuk merancang batasan perusahaan dalam pengaksesan DBMS yang dipakai. d. Analisis transaksi Tahap ini bertujuan untuk menganalisis setiap transaksi agar dapat mengetahui setiap fungsi dari suatu transaksi yang dijalankan pada basis data dan untuk menganalisis transaksi penting. e. Memilih organisasi file Tahap ini bertujuan untuk menentukan organisasi file yang efisien untuk setiap relasional data. f. Memilih indeks Tahap
ini
bertujuan
untuk
menentukan
apakah
penambahan indeks akan meningkatkan performa dan kinerja dari suatu sistem. g. Memperkirakan kapasitas disk yang dibutuhkan untuk menyimpan basis data Tahap ini bertujuan untuk mengestimasi jumlah besarnya ukuran kapasitas disk yang diperlukan untuk sistem basis data. h. Merancang user views
Tahap ini bertujuan untuk merancang tampilan user interface yang diidentifikasi dan dianalisis dari siklus hidup aplikasi sistem basis data. i. Merancang mekanisme keamanan Tahap ini bertujuan untuk merancang ukuran keamanan untuk basis data yang telah ditentukan oleh user.
2. Perancangan database system Setelah menganalisis dan membuat rancangan basis datanya, maka basis data harus direalisasikan dari yang awalnya hanya berupa design logika dan design fisikal. Perancangan database pada proses pembelian, penjualan, retur, dan persediaan barang dapat membantu kinerja PT. Medihop dalam mengatasi masalah-masalah yang dihadapi.
Gambar Menu Utama PT. Medihop Pada menu utama terdapat menu – menu yang dapat dipilih oleh user, antara lain :
•
Master o Barang o Supplier
•
Pembelian o Purchase Order o Surat Jalan o Performance Invoice o Commercial Invoice o Terima Barang
•
Retur o Retur Beli o Retur Jual
•
Penjualan
•
Persediaan
•
Pembayaran
•
Laporan o Laporan Pembelian o Laporan Penjualan o Laporan Stock
Simpulan dan Saran Berdasarkan hasil analisis terhadap proses penjualan, pembelian, dan persediaan barang dan perencanaan perancangan sebuah sistem basis data untuk menunjang kinerja proses bisnis pada PT.Medihop, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut: •
Staff perusahaan dapat dengan mudah untuk meng-update stok barang apabila terjadi transaksi penjualan, sehingga setiap transaksi penjualan dapat tersimpan dengan baik.
•
Setiap barang yang dibeli dari supplier dapat tercatat dan terdata dengan baik sehingga stok barang akan up to date untuk menunjang proses bisnis perusahaan, selain itu dengan adanya aplikasi ini membuat staff perusahaan dapat dengan mudah membeli barang dengan supplier.
•
Setiap barang yang rusak dapat terdata dengan baik dan barang yang akan ditukar juga terdata dengan baik sehingga tidak akan terjadi kesalahan pada retur. Dengan adanya aplikasi ini proses retur akan berjalan dengan mudah dan tepat.
•
Staff perusahaan dan pihak perusahaan dapat dengan cepat dan mudah mengetahui stok barang di gudang karena terdapat fitur laporan stok barang, sehingga apabila stok barang,dapat diantisipasi dengan melakukan po kepada supplier. Aplikasi basis data pada proses persediaan barang ini telah terintegrasi dengan baik sehingga tidak akan ada data barang yang masuk menimpa data barang yang lama
dan menyebabkan kehilangan data yang merugikan perusahaan. •
Terdapat fitur auto generate kode barang yang dapat membantu staff perusahaan dalam mencari dan memperoleh data yang diperlukan dengan cepat sehingga proses pencarian data lebih efektif dan efisien.
Beberapa saran yang dapat diberikan untuk pengembangan selanjutnya untuk menunjang sistem basis data agar terpelihara dengan baik adalah sebagai berikut: •
Untuk meenunjang pengadaan data sebaiknya perusahaan menambah koneksi internet agar dapat memperoleh data dan informasi dengan cepat.
•
Untuk menghindari resiko kehilangan data maka data-data penting perusahaan harus di back-up dengan berkala agar data tetap tersimpan dengan aman.
•
Sistem basis data harus di-maintenance secara berkala untuk menghilangkan beberapa error dan bug yang mungkin muncul agar sistem dapat terus berjalan dengan baik guna mendukung kinerja PT. Medihop.
DAFTAR PUSTAKA
Alfredson, K., et al. 2007 Applying International Financial Reporting Standart, Enhanced Edition. Wiley : Australia Astana, I Nyoman Yudha (2007). Perencanaan Persediaan Bahan Baku Berdasarkan Metode MRP. Jurnal Ilmiah Teknik Sipil Vol. 11, No. 2 Connolly, M. Thomas and Begg, E. Carolyn. (2010). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation, and Management, Fifth Edition. Addison Wesley. English. Enakrire, R.T and Emmanuel Baro. (2008). Patterns of Information storage and retrieval in university libraries in nigeria. Library Hi-Tech News. Number 1, pp19-26 Gerald V. (2005). Database Management Systems : Designing and Building Business Apllication, 3rd Edition. McGraw Hill, New York Hoffer, Jeffrey A, Prescott, Mary B, McFadden, Fred R. (2005). Modern Database Management. 7th Edition Hall, Inc, New Jersey Hollander, Anita Swayer, Eric L. Denna, and J. Owen Cherrington. (2000). Accounting Information Technology and Business Solutions, 2nd , New York Kadir, Abdul. (2009). Dasar Perancangan dan Implementasi Database Relasional. Edisi ke-1. Yogyakarta
Kakouris, Andreas P. (2006). Outsourcing decisions and the purchasing process : a system-oriented approach. Marketing Intelligence And Planning. McLeod. Jr, Raymond and Schell George.(2007). System Information Management, Tenth Edition, Pearson Education, New Jersey Mulyadi, (2001). Sistem Akuntasi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3. Indonesia O`brien, James A. (2005). Introduction to Information System, Eleventh Edition. McGraw-Hill. New Jersey Ramakrishnan, Raghu, and Gehrke, Johannesw. (2003). Database Management System, Third Edition, New York Reeve, M. James, Warren, S.Carl, Duchac, E.Jonathan (2009). Principles of Accounting. Twenty – Third Edition, United States Teorey, Tobey. 2011. Database Modeling And Design, Logical Design , Fifth Edition. Morgan Kaufmann : USA Whitten, Jeffrey, L. Bentley, Lonnie, D, Dittman, Kevin, C. (2005). System Analysis and Design Methods, Sixth Edition, McGraw-Hill, New York Wijaya D. R. (2009). Praktikum Sistem Manajemen Basis Data.
