PERANCANGAN BASIS DATA UNTUK MENDUKUNG PROSES PEMBELIAN, PERSEDIAAN DAN PRODUKSI PADA PT. GLOBAL TEKNINDO BERKATAMA
Supendi Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Albert Chandra Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Steven Wibowo Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang aplikasi basis data pembelian, persediaan dan produksi untuk mempermudah pengorganisiran transaksi dan proses produksi yang ada pada perusahaan. Metodologi penelitian yang digunakan dalam perancangan basis data ini terdiri dari metode analisis dengan cara memeriksa dokumen, wawancara dan pengamatan langsung, serta metode perancangan basis data dengan menggunakan metode Database Lifecycle (DBLC). Aplikasi desktop menggunakan Microsoft Visual Studio 2010 dan sistem basis data menggunakan SQL Server 2008. Hasil yang didapat yaitu dengan perancangan basis data yang sudah dihasilkan dapat digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada dan membantu kinerja perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya.
Kata Kunci : Basis data, Pembelian, Persediaan, Produksi.
1.
Pendahuluan Dalam dunia bisnis, kebutuhan akan informasi berupa data-data perusahaan
adalah salah satu sumber daya utama dari sebuah bisnis. Tanpa adanya informasi, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam menjalankan proses bisnisnya. PT Global Teknindo Berkatama adalah perusahaan swasta yang bergerak di bidang pemotongan plat baja. Perusahaan ini merupakan perusahaan manufaktur yang bertipe make to order, yaitu berproduksi berdasarkan permintaan. Aktivitas proses pembuatan produk bersifat khusus yang disesuaikan dengan setiap pesanan dari pelanggan. Produk yang dihasilkan diantaranya adalah plat persegi, plat bulat, plat bintang dan lain sebagainya sesuai pesanan dari pelanggan. Masalah yang dialami perusahaan adalah masalah pengiriman produk jadi ke konsumen. Setiap bulan perusahaan melakukan rekapitulasi atau evaluasi, ternyata banyak pengiriman yang dilakukan mengalami keterlambatan atau tidak sesuai dengan due date delivery promised. Masalah tersebut timbul karena berkaitan dengan pengolahan data perusahaan yang kurang baik. Pertama adalah terjadi selisih barang fisik yang ada di gudang dengan dengan barang yang di catat yang di karenakan data pembelian dan data barang di gudang yang tidak terintegrasi. Selain itu Terjadi redudansi dan inkonsistensi data karena tidak adanya pengaturan batasan yang jelas terhadap data , masalah lain yang di hadapi perusahaan adalah Semua karyawan yang bekerja di perusahaan dapat mengakses semua data perusahaan walaupun bukan termasuk tanggung jawabnya. Perancangan basis data yang mencakup pembelian bahan baku, persediaan bahan baku, dan produksi produk jadi merupakan salah satu pemecahan permasalahan yang dihadapi oleh PT Global Teknindo Berkatama. Dengan adanya aplikasi basis data yang baik, perusahaan dapat menyimpan data dalam jumlah besar serta dapat mengolah dan menampilkan informasi data tersebut dengan cepat dan tepat. Berdasarkan hal tersebut, maka dirancang sebuah aplikasi basis data untuk mempermudah perusahaan dalam melakukan kegiatan
2.
Metodologi 2.1
Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan mempelajari referensi dari bukubuku yang berkaitan dengan topik dan masalah yang dibahas sebagai dasar pertimbangan dalam memecahkan masalah-masalah yang ada.
2.2
Metode Analisis a. Dokumen Mempel Memeriksa dokumen-dokumen dan naskah
yang
disimpan oleh perusahaan. b. Wawancara Mengetahui fakta-fakta yang ada, verifikasi fakta, klarifikasi fakta,
keterlibatan
end-user,
identifikasi
kebutuhan
dan
mengumpulkan ide-ide serta opini yang ada. c. Pengamatan langgsung Melakukan pengamatan secara langsung, serta melihat kegiatan dari perusahaan tersebut.
2.3
Metode Perancangan Metode perancangan yang digunakan adalah : a. Perencanaan Database Aktifitas manajemen untuk merealisasikan tahapan DBLC secara efektif dan efisien. Perencanaan basis data mencakup cara pengumpulan data, format data, dokumentasi yang diperlukan, cara membuat design, dan implementasi. b. Definisi Sistem Ruang lingkup dan batasan dari aplikasi basis data dan tampilan user secara umum. c. Pengumpulan Kebutuhan Pengguna Proses mengumpulkan dan menganalisa informasi tentang organisasi yang akan didukung oleh aplikasi basis data dan menggunakan informasi tersebut untuk mengidentifikasikan kebutuhan user terhadap sistem baru. d. Perancangan Database Proses dalam membuat sebuah rancangan basis data yang akan mendukung mission statement dan mission objective perusahaan. e. Pemilihan DBMS Pemilihan dari DBMS yang akan digunakan untuk menunjang sistem basis data. f. Desain Aplikasi Perancangan
user
interface
dan
program
aplikasi
menggunakan dan melakukan proses terhadap basis data. g. Prototyping Suatu pembuatan model kerja suatu aplikasi basis data.
yang
h. Implementasi Realisasi fisik dari basis data dan design aplikasi. i. Data Convertion and Loading Pemindahan data yang ada kedalam basis data yang baru dan mengkonversikan aplikasi yang ada agar dapat menggunakan basis data yang baru. j. Testing Proses menjalankan aplikasi sistem basis data dengan tujuan untuk mencari kesalahan yang ada. k. Operational Maintenance proses dari pengamatan dan perbaikan dari sistem basis data yang sudah diterapkan.
I.
Database Design, meliputi: i.
Conceptual Database Design Perancangan basis data secara konseptual yaitu proses dimana membangun suatu model data dari informasi perusahaan dan bebas dari pertimbangan fisik, dimana lebih menekankan konsep.
Gambar 1 ERD Perancangan Basis Data Konseptual
ii.
Logical Database Design Pada tahap ini perancangan basis data logical sudah memperhatikan normalisasi dan model atau hirarkinya, tetapi dalam tahap ini masih belum memperhatikan Hardware / Software yang akan digunakan.
Gambar 2 ERD Perancangan Basis Data Logikal
iii.
Physical Database Design Proses pembuatan deskripsi dari implementasi basis data pada secondary storage, yang menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang akan digunakan dalam mengakses data secara cepat.
Gambar 3 Struktur Menu
II.
DBMS Selection: membuat model kerja dari sistem database yang dibuat
III. Application Design: menerapkan sistem aplikasi database yang baru dalam perusahaan. IV.
Impelementation: merupakan realisasi fisik dari basis data dan desain aplikasi, mencakup skema basis data, user view. i.
Speksifikasi Komputer •
Server Processor Core 2 Duo Memory RAM 2Gb Harddisk 64Gb Monitor 17”
•
Client Intel Pentium Dual Core Memory RAM 2Gb Harddisk 64Gb Monitor 17” Printer
ii.
Spesifikasi Perangkat Lunak Sedangkan perangkat lunak yang diperlukan untuk sistem pada PT. Bumi Darussalam, yaitu : •
Windows 7
•
Microsoft SQL Server 2008
•
Microsoft Visual C# 2010
3.
Kesimpulan Berdasarkan analisis dan perancangan basis data pembelian, persediaan, dan produksi pada PT. Global Teknindo Berkatama yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan : a. Dari hasil survei dan wawancara serta memeriksa dokumen yang dimiliki oleh perusahaan diketahui proses bisnis pada perusahaan ini masih menggunakan sistem yang manual. Dengan metode problem solving dari data-data yang didapat maka dapat dianalisis permasalahan yang terjadi pada perusahaan tersebut. Perusahaan mengalami kesulitan terjadi selisih antara barang fisik di gudang dengan barang yang dicatat karena data pada bagian pembelian dengan data barang di gudang tidak terintegrasi. Perusahaan mengalami masalah dalam hal redudansi data karena tidak adanya pengaturan batasan yang jelas terhadap data. Dan terakhir adalah semua karyawan yang bekerja di perusahaan dapat mengakses semua data perusahaan walaupun bukan termasuk tanggung jawabnya. b. Untuk memecahkan masalah yang terjadi pada perusahaan maka dibuat perancangan basis data yang bisa membantu perusahaan. Metode yang digunakan adalah metode database lifecycle yaitu dengan database planning, system definition, requirement collection and analysis, database design, dbms selection, application design, prototyping, implementation, data conversion and loading, testing, dan operational maintanance. Kemudian perancangan basis data yang dibuat dapat memberikan peringatan bahwa persediaan barang sudah mencapai titik reorder point, dapat mengitegrasikan data pada bagian pembelian dengan data barang, dapat menghilangkan redudansi data yang terjadi pada perusahaan c. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk menganalisis dan merancang basis data pembelian, persediaan, dan produksi pada PT Global Teknindo Berkatama. Di harapkan dari hasil perancangan basis data ini, dapat di jadikan sebagai kerangka dasar pembuatan sistem informasi perusahaan yang lebih baik sehingga dapat menunjang kegiatan perusahaan sehingga dapat berjalan lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Connolly, Thomas, Begg, & Carolyn. (2010). Database System. (5th edition). USA : AddisonWesley. Dahlia Widhyaestoeti. (2011). Rancang Bangun Database Nilai Siswa Tingkat Sekolah Menengah. Jurnal Ilmiah Teknologi Dan Informasi Volume 2 – Mei 2011. Emmanuel Akintunde Okunade. (2010). Design and Implementation of a Web-Based Geotechnical Database Management System for Nigerian Soils. Modern Applied Science Vol. 4 No. 11. Gintoro, Andreyus, Emilia, Richard William (2010). Analisis Dan Perancangan Sistem Pemesanan Tiket Dengan Teknologi Mobile. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi B29-B33. Hoffer, Jeffrey A., Prescott, Mary B,. Topi,Heikki (2009). Modern Database Management. (9 th Edition). New Jersey : Person Prentice Hall. Indrajani, S.Kom., MM. (2011). Perancangan Basis Data dalam All in 1. Jakarta : Elex Media Komputindo. Jason L. Salemi, et al. (2010). Developing a Database Management System to SupportBirth Defects Surveillance in Florida. Journal of Registry Management 2010 Volume 37 Number 1. Jaegeol Yim, Gyeyoung Lee and Thanh C. Le. (2012). Design and Implementation of VOD Database System. International Journal of Multimedia and Ubiquitous Engineering Vol. 7, No. 2. Karim, Adiwarman A. (2006). Bank Islam Analisis Fiqih dan Keuangan.(3 th edition). Jakarta : Raja Grafindo Persada. McLeod, R. & Schell, G.P (2007). Management Information Systems. Edisi ke-10. New Jersey : Pearson Prentice Hall.
O’Brien, J. A, George M. Marakas. (2008) . Management Information Systems. (8th Edition) . New York : McGraw-Hill. Rainer, Efraim Turban, Richard E. Potter.(2007). Introduction to Information Systems Supporting and transforming Business. New-York : John Wiley & Sons. Sadono Sukrino. (2005). Mikro Ekonomi Teori Pengantar edisi ketiga. Jakarta : PT.Rajagrafindo Persada. Satzinger, John W., Jackson Robert B. & Burt, Stephen D. (2010). System Analysis and Design in a Changing Worl. (5 th edition). New-York : Course Technology. Schroeder, Roger G. (2007). Operation Management Contemporary Concepts and Cases.( 3rd edition). New York : McGraw-Hill. Stevenson, William .J .(2009). Operation Management. (10th edition). Usa : McGraw-Hill. Whitten, Jeffry L.(2007). System Analysis and Design for the Global Enterprise. (7 th Edition). New York : McGraw-Hill.
