ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN, DAN PENGEMBALIAN BERBASIS WEB PADA PT. REITECH SOLUSINDO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN, DAN PENGEMBALIAN BERBASIS WEB PADA PT. REITECH SOLUSINDO

Henny Purnomo [email protected]

Hendra Lim [email protected]

Ryan Perkasa Rimbani [email protected]

Yusrizal Oenzil [email protected]

ABSTRAK Tujuan penelitian adalah menganalisis dan merancang sistem basis data berbasis web pada PT. Reitech Solusindo yang menangani pembelian barang dari pemasok, dan penjualan produk secara langsung kepada pembeli yang dipasarkan menggunakan web dengan harapan pemasaran produk lebih luas ke seluruh Indonesia sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Metode penelitian yang digunakan adalah metode Database Life Cycle yang meliputi observasi dan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. Hasil penelitian adalah implementasi rancangan sistem basis data berbasis web yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan serta keamanan data-data akibat penggunaan sistem otorisasi pengakses basis data. Simpulan dari penelitian ini adalah dengan digunakannya sistem basis data berbasis web ini, sistem pemasaran menjadi efektif dan efisien karena informasi produk dapat diakses oleh pembeli dengan lebih mudah dan proses pencarian data dapat dilakukan dengan lebih cepat dan aman. Kata kunci :pembelian, penjualan, web, sistem, basis data

ABSTRACT The purpose of this research is to analyze and build database system based on web for the company PT. Reitech Solusindo which is handling of buying items from vendor and selling them immediately to the customer that are marketed by a website so hopefully the marketing of the product could be marketed expansively around Indonesia and finally performance of the company will be increased more significantly. The method used in the analysis and design of this application is the Database Life Cycle method which contains observation and analysis of current system. The result of this research is an implementation of database system building based on web that can be increased performance of the company and data security system such as database access authorization system. The conclusion of this research is with the use of this application, the marketing system will be effective and efficient because the information of product could be accessible by customer easier and data searching process will be done faster and safe. Keyword: Buying, Selling, Returning, Web, System, Database.

PENDAHULUAN Dalam era globalisasi bisnis saat ini, tingkat persaingan antar perusahaan menjadi semakin tinggi. Kemajuan teknologi dan informasi memegang peranan penting dalam menentukan keberhasilan di segala aspek khususnya aspek bisnis. Selain perkembangan teknologi yang maju, persaingan harga jual produk juga turut mempengaruhi keberhasilan suatu perusahaan. Untuk dapat bertahan dalam tingkat persaingan yang tinggi tersebut, maka suatu perusahaan harus memiliki keunggulan bersaing, salah satunya dengan memiliki informasi yang baik seperti menghasilkan laporan yang lengkap serta aliran dokumendokumen yang jelas dalam operasional perusahaan, karena informasi tersebut dapat memperlancar kegiatan operasional perusahaan, dan digunakan oleh pihak manajemen untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu informasi mempunyai peranan penting dalam operasional bisnis perusahaan agar memberikan hasil sesuai dengan yang diharapkan. Kebutuhan akan informasi yang akurat mendorong perusahaan untuk menggunakan sistem terkomputerisasi yang akan menghasilkan informasi yang baik untuk pengambilan keputusan dalam mencapai sasaran dan tujuan perusahaan. Suatu sistem informasi yang baik akan memberikan dampak yang positif pada kemampuan perusahaan dalam menghadapi persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Dengan perkembangan teknologi yang maju, pemrosesan data tidak hanya dilakukan secara manual melainkan dapat diproses secara terkomputerisasi. Pemrosesan data secara terkomputerisasi

memberikan keuntungan bagi perusahaan, antara lain informasi yang

dihasilkan lebih akurat, meminimalkan waktu yang diperlukan untuk memproses data, dan data dapat dihasilkan sesuai dengan waktu yang ditentukan serta menghemat biaya. Perusahaan yang masih memproses datanya secara manual mungkin akan mengalami beberapa hambatan dalam operasionalnya seperti waktu yang lama untuk memproses data

dan waktu yang lebih lama untuk menghasilkan laporan yang akan menghambat pihak manajemen dalam membuat keputusan serta tingkat kesalahan pengguna yang lebih tinggi. Perusahaan yang akan menjadi obyek dalam penulisan skripsi kelompok kami adalah PT Reitech Solusindo yang bergerak dalam bidang importir yang menjual barang-barang unik yang akan mempermudahkan penggunanya ketika digunakan. Selama ini PT Reitech Solusindo masih menggunakan sistem yang manual dalam pengelolaan informasi pada proses bisnis B2B yang sudah berjalan dan B2C yang baru – baru ini dimulai. Namun yang paling menghambat dalam menggunakan sistem yang manual adalah proses bisnis B2C, diakibatkan atas keterbatasan perusahaan dalam menjangkau customer yang lebih banyak dan menyeluruh di seluruh Indonesia. Dari latar belakang diatas dapat dirumuskan permasalahan diantaranya sistem yang sedang berjalan mengalami kemungkinan dalam hilangnya data yang disebabkan oleh hal-hal teknis dan bencana alam, data setiap bagian belum saling terintegrasi oleh karena itu masih banyak data yang tidak tertata dengan baik karena tidak saling berhubungan, tingkat keamanan yang dimiliki saat ini masih sangat rendah karena data-data penting yang harus dijaga dapat saja hilang atau dimanipulasi oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan, dan sistem pemasaran yang sedang berjalan sangat tidak efisien karena informasi yang dicari sangat sulit dicari dan tidak detail sehingga customer akan kesulitan mencari informasi yang diinginkan. Tujuan dari perancangan sistem ini adalah untuk mengalisis dan mempelajari sistem informasi yang sedang berjalan pada perusahaan ini, mengidentifikasi masalah-masalah yang terjadi serta informasi apa saja yang dibutuhkan dalam sistem web terhadap pegawai maupun pengguna jasa dan merancang sistem basis data berbasis web pada PT. Reitech Solusindo yang menangani pembelian barang dari pemasok, dan penjualan produk secara langsung kepada pembeli yang dipasarkan menggunakan web dengan harapan pemasaran produk lebih luas ke seluruh Indonesia sehingga dapat meningkatkan kinerja perusahaan. Adapun manfaat dari perancangan ini adalah mendukung PT. Reitech Solusindo agar dapat meningkatkan mutu serta kualitas pelayanan dan juga meningkatkan performa bisnisnya, serta meningkatkan keunggulan kompetitif dengan cara menerapkan sistem informasi yang efektif untuk menghadapi persaingan.

METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam perancangan aplikasi ini menggunakan metode perancangan Database System Development Lifecycle (DSDLC). Metode ini digunakan untuk

mengelola suatu basis data dan perancangan web mengunakan UML. Sistem basis data adalah komponen

pokok dari sebuah sistem informasi, dan perkembangan serta

penggunaannya harus dilihat dari sudut pandang kebutuhan perusahaan yang lebih besar. Database Planning

System Definition

Reguirement Collection and Analysis Database Design Conseptual Database Design DBMS Selection (Optional) Logical Database Design

Application Design

Physical Database Design

Prototyping (Optional)

Implementation

Data Conversion and Loading

Testing

Operational Maintenance

Gambar diatas menjelaskan tahapan-tahapan dalam perancangan basis data dari tahap awal perencanaan sampai tahap akhir pemeliharaan.

Dalam perancangan aplikasi ini penulis menggunakan langkah langkah sebagai berikut : Metode Pengumpulan Data 1. Observasi Observasi ialah metode atau cara-cara yang menganalisis dan mengadakan pencatatan secara sistematis mengenai tingkah laku dengan melihat atau mengamati individu atau kelompok secara langsung.

Mengunjungi dan mengamati secara langsung lokasi PT. Reitech Solusindo. 2. Wawancara Wawancara merupakan percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara. Melakukan wawancara dengan pemilik Perusahaan. Metode Analisis Data 1. Analisis Data Proses analisis dilakukan berdasarkan hasil dari metode penelitian. Metode penelitian yang dilakukan meliputi wawancara dan observasi. Hasil analisis akan berupa sistem yang sedang berjalan saat ini, serta permasalahan dan penyebabnya. 2. Pemecahan Masalah Dari hasil analisis maka dilanjutkan dengan membuat cara pemecahan masalah. Diharapakan pemecahan masalah yang akan dibuat dapat memberikan solusi yang dibutuhkan dari masalah yang ada. Metode Perancangan Proses perancangan database

merupakan bagian dari metode

Database Development Life Cycle yang terdiri dari 3 tahapan, yaitu perancangan database konseptual, logikal,dan fisikal. Selain menggunakan perancangan database, terdapat juga perancangan layar dan perancangan sistem dengan menggunakan UML. Metode Implementasi Implementasi berkaitan dengan pemrograman aplikasi yang dibuat, seperti bahasa pemrograman yang digunakan. Untuk Sistem aplikasi database berbasis web ini ini sendiri ada 3 bagian yang akan dibuat, yaitu bagian tampilan/interface(client side scripting), akses database(server side scripting) dan database. Untuk bagian tampilan/interface(client side scripting) menggunakan kombinasi bahasa pemrograman antara HTML, CSS, JavaScript dan jQuery. Untuk bagian akses database(server side scripting) menggunakan bahasa pemrograman PHP. Sedangkan untuk database menggunakan MySQL. Metode Testing Testing berkaitan uji coba aplikasi untuk memeriksa apakah aplikasi

berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pada tahap testing, Sistem aplikasi database berbasis web ini akan dijalankan secara offline di localhost server menggunakan XAMPP dan DBMS MySQL.

Data Flow Diagram adalah representasi input-proses-output yang menggambarkan aliran data obyek ke dalam sistem. (Pressman, 2010)

Diagram konteks menjelaskan keseluruhan sistem didalam lingkaran tunggal terdapat data input yang diproses didalam sistem dan menghasilkan output.

Gambar 1 DFD Konteks

Gambar 2 DFD Nol

Dari hasil analisis sistem yang berjalan pada PT. Reitech Solusindo seperti yang ditunjukkan pada gambar DFD diatas, diperoleh gambaran aliran data dari sistem yang berjalan yaitu terdapat bagian operasional yang menangani secara teknis proses pembelian dan penjualan, keuangan yang menangani pembayaran pembelian dan penjualan, pemasok sebagai penyedia barang, pelanggan sebagai pembeli barang, dan CEO yang menerima laporan pembelian dan penjualan.

ERD konseptual

Gambar diatas adalah gambar ERD yang menjelaskan tahap awal dari penggunaan metode DSDLC, melalui tahap perancangan basis data di awal perencanaan khususnya dari tahap database design dihasilkan suatu gambaran data yang terhubung secara konseptual.

ERD logikal Gambar diatas adalah gambar ERD yang menjelaskan hasil dari penggunaan metode DSDLC, melalui tahap perancangan basis data dari awal perencanaan hingga akhir khususnya dari tahap database design dihasilkan suatu gambaran data yang terhubung secara logikal.

UML merupakan permulaan yang baik karena unified modeling language menentukan notasi dan semantik untuk model object-oriented ( Ambler, 2005). Metode Unified Modeling Language (UML) ini membantu perancangan aplikasi web dalam menentukan, memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. Beberapa diagram yang digunakan yaitu Usecase diagram, diagram ini digunakan untuk memodelkan proses bisnis di dalam perusahaan yang menggunakan aplikasi. Sehingga dengan usecase diagram dapat diketahui kegiatan apa saja yang dilakukan serta user yang memakai aplikasi. Selain itu yaitu Activity diagram.

diagram ini digunakan untuk

memodelkan perilaku Usecases dan objects di dalam system. Diagram ini menunjukkan aliran kontrol dan cabang untuk menentukan jalur alternatif transisi. Juga terdapat Statechart diagram yang digunakan untuk menunjukkan bagaimana suatu kejadian mengubah kondisi

suatu objek semasa hidup tersebut dan menunjukkan berbagai kondisi yang dapat dicapai objek dan transisi atar kondisi-kondisi itu.

Gambar diatas adalah gambar Usecase yang digunakan untuk menggambarkan proses bisnis didalam perusahaan dalam suatu sistem / aplikasi. Perancangan usecase diagram berisi siapa saja yang menggunakan aplikasi dan kegiatan apa saja yang dilakukan didalam sistem. Setiap bulatan menggambarkan kegiatan atau tugas yang dilakukan.

Gambar diatas adalah activity diagram untuk mencatat pembelian produk untuk admin. Admin mencatat setiap pembelian yang dilakukan perusahaan dengan mengisi form add new purchase.

Gambar diatas adalah activity diagram untuk membuat order bagi pelanggan. Pelanggan yang ingin membeli deal, memilih tombol buy now dan mengisi form order.

Gambar diatas adalah activity diagram untuk melakukan retur barang bagi pelanggan. Pelanggan yang ingin meretur barang harus mengisi form return item.

Gambar diatas adalah statechart diagram untuk melakukan order bagi pelanggan. Pelanggan yang ingin membeli produk harus mengisi menekan tombol buy now dan mengisi form order.

Gambar diatas adalah statechart diagram untuk melakukan melakukan return item bagi pelanggan. Pelanggan yang ingin mengembalian produk harus mengisi mengisi form return item.

Gambar diatas adalah statechart diagram untuk melakukan melakukan input data untuk pembelian bagi admin. Admin yang selalu mencatatkan pembelian yang dilakukan oleh perusahaan melalui form add new purchase.

HASIL DAN PEMBAHASAN Dihasilkan suatu aplikasi berbasis web yang digunakan perusahaan dalam membantu proses bisnis yang ada agar dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Beberapa contoh tampilan web yang dibuat :

Ini merupakan tampilan layar beranda atau home dari website Reitech Solusindo yang pasti akan ditemui pertama kali ketika membuka web tersebut. Terdapat 3 menu utama di bagian tengah atas, seperti menu all deals, menu product, dan menu voucher. Menu All Deals berfungsi sebagai beranda atau home, menu

product berfungsi untuk menampilkan

keseluruhan produk yang dijual, dan menu voucher berfungsi untuk menampilkan keseluruhan voucher yang dijual.

Ini merupakan tampilan layar registrasi atau sign up untuk customer yang ingin melakukan registrasi untuk dapat membeli produk dan voucher yang ditawarkan. Terdapat form yang harus diisi oleh customer dan terdapat field wajib diisi yaitu salah satunya email dan password yang nantinya berguna ketika customer ingin melakukan log in.

SIMPULAN Berdasarkan hasil analisis, perancangan, implementasi, dan evaluasi sistem yang telah disampaikan dalam bab-bab sebelumnya, maka kesimpulan yang dapat diambil adalah sebagai berikut : 1. Sistem aplikasi basis data berbasis web ini membantu

masalah kemungkinan

hilangnya data–data yang disebabkan oleh hal-hal teknisdan membantu dalam melakukan pencarian data-data untuk pembuatan laporan dengan lebih cepat dan efisien. 2. Sistem aplikasi basis data berbasis web ini mengintegrasikan data sehingga saling terhubung. Proses penginputan data customer, order, dan transaksi penjualan sudah dilakukan secara terkomputerisasi sehingga meminimalisir terjadinya duplikasi data. 3. Tingkat keamanan yang dimiliki saat ini sudah berkembang dari sebelumnya karena sudah memiliki sistem otorisasi pengakses basis data sehingga basis data tidak bisa digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab. 4. Dengan adanya aplikasi ini, sistem pemasaran menjadi lebih efektif dan efisien karena informasi produk-produk yang dijual dapat diakses oleh customer dengan lebih mudah. 5. Dengan adanya aplikasi ini memudahkan admin untuk mengatur dan memanipulasi data seperti update, delete, dan insert.

DAFTAR PUSTAKA Casciano, Chris (2011).The CSS Pocket Guide. United States of America: Peachpit Press. Connolly, Thomas And Carolyn E. Begg. (2010). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. (5thedition). USA: Addison –Wesley Longman. Departemen Pendidikan Nasional.(2002). Kamus Besar Bahasa Indonesia.(3thedition). Jakarta : Perusahaan Umum Balai Pustaka. Eaglestone, B. And Ridley, M. (2010).Web Database System. UK: McGraw-Hill. Forta, B. (2006). MYSQL Crash Course. USA: Sams. Greenlaw, Raymond dan Ellen Hepp. (2003). In-line / On-line : Fundamentals of The Internet and The World Wide Web.Third Edition. McGraw Hill, New York. Holzner, S. (2009).JQuery: Visual QuickStart Guide. CA: PeachPit Press. Kolter, P. And Gary, A (2008). Prinsip-PrinsipPemasaran.(12th edition). Jakarta: Erlangga. McFarland, D. S. (2011).DreamWeaver CS5.5: The Missing Manual. CA: O’Reilly Media, Inc. Mulyadi.(2001).SistemAkuntansi, Edisi ke-3, Cetakan ke-3.SalembaEmpat, Indonesia. Musciano, Chuck and Kennedy, Bill(2000). HTML & XHTML.(4th edition). O’Reilly, Germany Pressman, R. S. (2010).Software Engineering: A Partitioner Approach (7th edition). USA: McGraw-Hill. Shneiderman, B., Plaisant, C. (2010). Designing The User Interface: Strategies for Effective Human – Computer Interaction.(5th Edition). New York: Addison – Wesley. Whitten J.L., Bentley Y., Lonnie D., Dittman K.C. (2007). Systems Analysis And Design Methods.

(7th

edition).

New

York

:

McGraw-Hill.

RIWAYAT PENULIS

Nama

: Henny Purnomo

Address

: Jl. Sungai Sambas II / 20 Jakarta Selatan 12130 DKI Jakarta , Indonesia

Mobile Phone

: +62-858-80898550

Place, Date of Birth

: Jakarta, 5 Maret 1992

Sex

: Female

Marital Status

: Single

Religion

: Buddha

Nationality

: Indonesia

Email

: [email protected]

Pendidikan Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia (2010-2014) Bachelor of Computer Science (S.Kom), Database System

Kemampuan 1. Microsoft Office. 2. Adobe Photoshop and Flash. 3. Basic programming “C”, “C++” and “Java”. 4. Web Programming “Javascript” and “JSP”. 5. SQL Server. 6. PHP 7. SQL Server.

RIWAYAT PENULIS

Nama

: Hendra Lim

Address

: Jl. Kampung Baru Karimun 038 Karimun 29161 Kepulauan Riau , Indonesia

Mobile Phone

: +62-856-68742241

Place, Date of Birth

: Tanjung Balai, 15 Februari 1992

Sex

: Male

Marital Status

: Single

Religion

: Buddha

Nationality

: Indonesia

Email

: [email protected]

Pendidikan Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia (2010-2014) Bachelor of Computer Science (S.Kom), Database System

Kemampuan 1. Microsoft Office. 2. Adobe Photoshop and Flash. 3. Basic programming “C”, “C++” and “Java”. 4. Web Programming “Javascript” and “JSP”. 5. SQL Server. 6. PHP 7. SQL Server.

RIWAYAT PENULIS

Nama

: Ryan Perkasa Rimbani

Address

: Taman Asri Blok L3 / 11 Tangerang 15154 Banten, Indonesia

Mobile Phone

: +62-821-24942920

Place, Date of Birth

: Jakarta, 1 September 1992

Sex

: Male

Marital Status

: Single

Religion

: Catholic

Nationality

: Indonesia

Email

: [email protected]

Pendidikan Bina Nusantara University, Jakarta, Indonesia (2010-2014) Bachelor of Computer Science (S.Kom), Database System

Kemampuan 1. Microsoft Office. 2. Adobe Photoshop and Flash. 3. Basic programming “C”, “C++” and “Java”. 4. Web Programming “Javascript” and “JSP”. 5. SQL Server. 6. PHP 7. SQL Server.