SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN SUKUCADANG, DAN ANTRIAN SERVIS BERBASIS WEB PADA PT AGUNG PERKASA MOTOR LAPORAN TUGAS AKHIR
Oleh Edbert Julian Soesanto Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Yoko Siddi Purnama Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Handy Kasapa Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Kelas/Kelompok : 07PDT/04
Universitas Bina Nusantara Jakarta 2013
iv
ABSTRAK Otomasi penyimpanan, pemakaian, penyajian informasi data secara cepat dan akurat sangat penting bagi perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan. Peningkatan pelayanan terhadap pelanggan yang melakukan suatu transaksi pembelian dengan perusahaan menjadi suatu tuntutan pokok bagi pihak manajemen perusahaan. Hal ini dapat diantisipasi dengan adanya kemajuan teknologi, melalui proses pembuatan Applikasi transaksi Jual Beli sukucadang dan antrian servis Berbasis Web pada PT. Agung Perkasa Mandiri Motor .Pada pembuatan aplikasi tersebut, konsep perencanaan dan perancangannya melalui pengumpulan data, rich diagram, UML, Perancangan Basis Data dan selanjutnya mengimplementasikannya. Hasil dari aplikasi ini akan sangat membantu perusahaan untuk mengotomatisasi pengolahan data secara cepat dan akurat dari proses penjualan yang terjadi, sehingga meminimumkan terjadinya kekeliruan tentang data atau informasi yang ada.
Kata Kunci : Sistem Informasi Manajemen, Penjualan, Otomasi, Aplikasi
PENDAHULUAN Seiring dengan era globalisasi teknologi saat ini, kebutuhan informasi dalam dunia bisnis menjadi sangat penting dalam menentukan kemajuan suatu perusahaan. Informasi merupakan kebutuhan penting dalam perancangan kegiatan dan pengambilan keputusan yang akan mempengaruhi perkembangan organisasi dengan adanya informasi yang akurat dan tepat, maka perusahaan akan dapat memenangkan persaingan bisnis tersebut, sebaliknya perusahaan yang masih menggunakan cara manual akan jauh tertinggal dengan perusahaan yang telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Disamping itu, perusahaan juga membutuhkan suatu teknologi informasi yang dapat mengorganisir dengan baik data-data perusahaan secara terstruktur dan mudah dipahami dengan baik, sehingga dapat membantu para pengguna dalam pengaksesan data perusahaan. Serta menghasilkan keputusan yang berkualitas baik.Dengan menggunakan sistem basis data dan perancangan aplikasi yang terkomputerisasi, maka semua data dapat tersimpan dengan rapi, integritas terjamin, pengolahan data atau informasi dapat dilakukan dengan secara tepat, dan akurat dibanding dengan cara yang belum menggunakan sistem basis data dan yang belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi.
Maka dari itu pada perusahaan PT. Agung Perkasa Mandiri Motor ini kami mencoba untuk membuat sebuah aplikasi berbasis web yang terkomputerisasi, dimana pada pembuatan aplikasi berbasis web ini dapat di akses oleh pengguna , manajer dan staff di perusahaan tersebut agar pengguna dapat melakukan pembelian suku cadang, menemukan informasi tentang stok dan harga suku cadang motor yang didapat dari perusahaan tersebut dan juga dapat melakukan pemesanan servis yang dapat mengeluarkan nomor antrian pengguna beserta dengan biayanya sehingga hasil transaksi tersebut dapat langung di cetak pada bagian pembayaran perusahaan tersebut.
v
METODE PENELITIAN Metode Pengumpulan Analisis dan Pengumpulan Data Metode analisis dan pengumpulan data yang dipakai yaitu berupa observasi dengan melakukan survey ke lokasi dan wawancara langsung di PT Agung Perkasa Motor. Setelah itu dilakukanlah studi literature dan analisis hasil survey dan wawancara yang didapat.
Wawancara Dengan Kepala Direktur PT Agung Perkasa Motor Permasalahan dalam PT Agung Perkasa Motor dapat kita lihat dalam kuisioner dan hasil wawancara kami kepada beberapa responden (konsumen PT Agung Perkasa Motor) yang mana semuanya lebih memilih ke arah teknologi informasi, pembuatan web dan sistem perancangan database untuk PT Agung Perkasa Motor agar dapat memudahkan mereka dalam melakukan transaksi jual beli suku cadang maupun dalam melakukan servis.
Metode Perancangan Metode perancangan yang dilakukan terlebih dahulu dengan perancangan database, dengan konseptual, logikal dan pisikal. Setelah itu di buat perancangan UML (Unified Modelling language) yang terdiri dari class diagram, use case diagram, sequence diagram, dan activity diagram. Lalu dilanjutkan dengan perancangan story dan tampilan layar (user interface) melalui story board dan fitur-fitur yang akan dimasukan ke dalam web tersebut. Lalu dilakukan implementasi dan penempatan aplikasi sesuai dengan lokasi atau tempat yang telah ditentukan sebelumnya. Kemudian dilakukan evaluasi dan ujicoba.
HASIL DAN BAHASAN Berikut adalah penjelasan dari proses bisnis yang sedang berjalan di bengkel PT Agung Perkasa Motor agan digambarkan dengan rich diagram berikut :
vi
Gambar Rich Diagram Pemesanan Via Telepon
Konsumen menggunakan telepon untuk memesan barang yang akan dilayani oleh Customer Service. Nantinya Customer Service akan mengecek kepada bagian gudang dan bagian gudang akan memberitahu ketersediaan barang serta harga yang harus dibayar sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh konsumen. Setelah itu Customer service akan memberikan laporan penjualan kepada kasir. Apabila kasir setuju dan konsumen setuju dengan harga yang ditentukan maka konsumen melakukan konfirmasi pembayaran sesuai kesepakatan. Setelahnya maka kasir akan membuat laporan pengiriman untuk di berikan pada bagian pengiriman dan bagian pengiriman akan mengantar kan barang pesanan kepada pelanggan. Dari semua laporan nantinya akan d berikan pada manager agar bisa melihat laporan penjualan pada PT Agung Perkasa Motor.
vii
Gambar Rich Diagram Pemesanan Langsung Konsumen datang langsung ke bengkel untuk melihat produk apa saja yang tersedia di bengkel. Apabila produk yang dicari tersedia maka konsumen akan melakukan pemesanan. Customer service bengkel akan memberikan konfirmasi harga pesanan kepada konsumen, bila konsumen menyetujui harga yang diberikan maka konsumen bisa langsung melakukan pembayaran ke kasir sehingga kasir dapat membuat laporan penjualan dan akan melakukan konfirmasi pengecekan ke bagian gudang. Bagian gudang akan menyiapkan produk yang dipesan setelah proses pembayaran selesai, maka barang akan diberikan pada pelanggan. Dari semua laporan nantinya akan d berikan pada manager agar bisa melihat laporan penjualan pada PT Agung Perkasa Motor.
Usulan Pemecahan Masalah Melihat adanya permasalahan yang terjadi pada bengkel PT Agung Perkasa Motor, maka akan dibuatkannya suatu usulan pembuatan sistem penjualan berbasis web sehingga dapat mengatasi masalah yang ada. Kami mengusulkan membuat penjualan suku cadang motor secara online karena ada saja beberapa produk yang ada di bengkel PT Agung Perkasa Motor tidak terdapat pada bengkel yang ada di dekat lokasi konsumen, jadi konsumen harus memesan ke bengkel PT Agung Perkasa Motor. Selain itu dengan penjualan online bengkel PT Agung Perkasa Motor dapat melebarkan ruang lingkupnya. Berikut adalah isi dari sistem penjualan berbasis web tersebut adalah: a. Menyediakan informasi lengkap mengenai produk yang tersedia pada bengkel PT Agung Perkasa Motor kepada konsumen sehingga konsumen mengetahui deskripsi lengkap beserta harga dari produk yang akan mereka beli. b. Menyediakan informasi mengenai produk terbaru yang ada pada bengkel PT Agung Perkasa Motor. c. Menyediakan informasi mengenai status pengiriman produk yang telah dipesan konsumen. d. Memiliki sistem CMS yang akan digunakan oleh staff agar dapat dengan mudah mengatur isi dari sistem penjualan. e. Memiliki tampilan layar yang user friendly sehingga konsumen dan staff bengkel tidak kesulitan dalam menggunakan sistem tersebut. f. Menyediakan fasilitas private message yang dapat digunakan konsumen untuk berinteraksi dengan staff yang ada pada PT Agung Perkasa Motor. Membutuhkan suatu aplikasi terintegritas yang dapat memberikan kemudahan dalam mengakses dan membaca database perusahaan. g.
Membutuhkan aplikasi yang dapat di akses secara multiple user.
h. Membutuhkan suatu aplikasi yang dapat memperluas ruang linkup penjualan pada perusahaan PT AGUNG PERKASA MOTOR. i.
Membutuhkan suatu aplikasi yang dapat memberikan batasan hak akses terhadap karyawan.
j.
Membutuhkan suatu aplikasi yang dapat menghemat ruang penyimpanan data.
viii
List Spesifikasi Database Baru
No. 1.
Nama Tabel Pelanggan
2.
Bagian_Gudang
3.
Bagian_PO
4.
Bagian_CS
5.
Bagian_Kasir
6.
Bagian_Manajer
7.
Bagian_Mekanik
8.
Bagian_Pengiriman
9.
Bagian_Pemasok
10.
Suku_Cadang
11.
Kendaraan
12
Pemberitahuan
13.
Pesan
14.
Jasa_Servis
15.
Kategori
16.
Pembelian
17.
Penjualan
18.
Pengiriman
19.
Servis
20.
Penerimaan
21.
Retur_Pembelian
Keterangan Tabel yang menyimpan data pelanggan Tabel yang menyimpan data para bagian gudang Tabel yang menyimpan data para bagian PO Tabel yang menyimpan data para customer servis Tabel yang menyimpan data para bagian kasir Tabel yang menyimpan data bagian manajer Tabel yang menyimpan data para mekanik Tabel yang menyimpan data bagian pengiriman Tabel yang menyimpan data bagian pemasok Tabel yang menyimpan data suku cadang Tabel yang menyimpan data kendaraan pelanggan Tabel yang menyimpan informasi pemberitahuan Tabel yang menyimpan pesan masuk dan keluar Tabel yang menyimpan data jasa servis Tabel yang menyimpan data kategori suku cadang Tabel yang menyimpan data pembelian suku cadang Tabel yang menyimpan data tentang penjualan suku cadang Tabel yang menyimpan data pengiriman suku cadang ke pelanggan Tabel yang menyimpan data tentang servis Tabel yang menyimpan data penerimaan suku cadang Tabel yang menyimpan data pembelian suku cadang yang di
ix
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
retur Tabel yang menyimpan data penjualan suku cadang yang di retur Detail_Penjualan Tabel yang menyimpan data secara detail penjualan suku cadang Detail_Pembelian Tabel yang menyimpan data secara detail pembelian suku cadang Detail_Pengiriman Tabel yang menyimpan data secara detail pengiriman suku cadang Detail_Servis Tabel yang menyimpan data secara detail servis kendaraan pelanggan Detail_Penerimaan Tabel yang menyimpan data secara detail penerimaan suku cadang Detail_Retur_Pembelian Tabel yang menyimpan data secara detail pembelian suku cadang yang di retur Detail_Retur_Penjualan Tabel yang menyimpan data secara detail penjualan suku cadang yang di retur Retur_Penjualan
x
Berikut ini merupakan ERD Relasional Logikal setelah dilakukan normalisasi:
gambar ERD yang telah di normalisasi
xi
Jaringan Tempat Topologi jaringan komputer adalah suatu cara menghubungkan komputer yang satu dengan komputer lainnya sehingga membentuk jaringan. Cara yang saat ini banyak digunakan adalah Point to Point, Star Network, Ring Networks, Tree Network, Bus Network dan Plex Network. Dalam suatu jaringan komputer jenis topologi yang dipilih akan mempengaruhi kecepatan komunikasi. Untuk itu maka perlu dicermati kelebihan/keuntungan dan kekurangan atau kerugian dari masing – masing topologi berdasarkan karakteristiknya Berikut Adalah topologi yang akan di implementasikan pada PT Agung Perkasa Motor.
Gambar Topologi Jaringan PT Agung Perkasa Motor
Gantt Chart Gantt Chart merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam pembebanan dan penjadwalan. Pada saat digunakan dalam pembebanan diagram gantt menunjukan waktu pembebanan dan waktu menganggur dari beberapa departemen seperti mesin-mesin atau fasilitas. Diagram ini menampilkan beban kerja relatif di dalam sistem sehingga para menajer bisa tahu penyesuaian seperti apa yang tepat. Dalam penjadwalan rencana implementasi PT Agung Perkasa Motor kami membuat rencana 8 minggu kedepan hal apa saja yang akan di lakukan untuk kedepannya. Berikut adalah tabel penjadwalan kegiatan yang akan dilakukan.
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
kegiatan Implementasi Pembentukan Tim Pengumpulan Informasi Pengadaan Hardware software Instalasi Software Desain Basis Data Implementasi Basis Data Konversi Data Testing Pelatihan User Evaluasi Sistem Baru
1 v v
2
3
v
v v v
4
5
v
v
Minggu Ke 6
7
v v
v
8
9
10
11
v
v v v
v v
v
Gambar Gantt Chart Diagram APM
xii
Evaluasi evaluasi yang sudah kita terapkan pada user sampai saat ini baru pada mengacu pada evaluasi terhadap data yang masuk ke databasenya yaitu dengan adanya Domain, Entity dan Referential Integrity. Sedangkan uji coba yang kita lakukan pada sistem aplikasi yang kita buat, kita menguji apakah program kita sudah berjalan dengan baik atau belum. Kita juga membatasi pengguna dengan adanya sistem login yang mana user akan terbagi menjadi tujuh bagian dimana user tersebut adalah Pelanggan, Bagian Kasir, Manajer, Bagian Gudang, Bagian PO, Mekanik, Bagian Pengiriman. Berikut ini adalah penjelasan dari evaluasi yang telah kita lakukan sampai saat ini :
Domain Integrity Atribut yang dihasilkan cocok dengan domain yang telah ditentukan.
Entity Integrity Primary key harus bersifat unique dan tidak boleh null.
Referential Integrity Foreign key bertindak sebagai penghubung primary key pada tabel lain.
Security Membatasi pengguna dengan adanya sistem login.
Kesimpulan kuisioner aplikasi Aplikasi berbasis web kami, merupakan aplikasi untuk memudahkan transaksi pada PT. Agung Perkasa Mandiri Motor .Fitur pada website kami dirancang khusus untuk fitur transaksi penjualan, pembelian dan servis. Selain itu tidak menutup kemungkinan aplikasi ini akan kami kembangkan untuk lebih lanjut, sehingga fitur-fiturnya akan menjadi lebih banyak. Dilihat dari perancangan database yang telah kami buat maka dapat di simpulkan dengan penerapan sistem peracangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasi web, maka akan terhindar redudansi dan inkonsistensi data redudansi yang akan mengakibatkan pemborosan pada penyimpanan data.Sistem perancangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasis web akan mempermudah user / pengguna untuk mengakses data yang ada pada perusahaan PT AGUNG PERKASA MOTOR.Dengan adanya sistem perancangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasis web, maka akan memiliki isolasi data untuk stadarisasi sehingga data dibuat dalam satu format saja, sehingga data tidak tersebar dalam format yang tidak sama.
xiii
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan Berdasarkan hasil dari penelitian, analisis perancangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis motor, implementasi sistem hingga tahap evaluasi sistem yang dilaksanakan pada PT AGUNG PERKASA MOTOR dihasilkan beberapa kesimpulan, antara lain : 1.
Dengan penerapan sistem peracangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasi web, maka akan terhindar redudansi dan inkonsistensi data redudansi yang akan mengakibatkan pemborosan pada penyimpanan data.
2.
Dengan adanya sistem perancangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasis web, maka akan memiliki isolasi data untuk stadarisasi sehingga data dibuat dalam satu format saja, sehingga data tidak tersebar dalam format yang tidak sama.
3.
Penerapan sistem perancangan basis data penjualan, pembelian dan pelayanan sparepart dan antrian servis yang berbasis web membuat data terintegritas, sehingga data yang terpecah-pecah dapat disatukan dengan menggunakan field kunci.
Saran Berdasarkan hasil dari penelitian sistem perancangan basisdata penjualan, pelayanan dan pembelian berbasis web yang telah di lakukan pada PT AGUNG PERKASA MOTOR maka ada beberapa saran untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang, antara lain: 1.
Hasil penelitian ini dapat ditambahkan dengan beberapa fitur pelengkap, seperti fitur pelanggan untuk melakukan pembatalan transaksi, dan fitur kasir dapat mengentahui pembatalan transaksi.
2.
Pada hasil penelitian ini masih memiliki kekurang interaksi antara sesama pengguna / user untuk saling berbagi pengalaman dalam menggunakan produk. Pada pengembangan berikunya disarankan untuk menambahkan fasilitas forum atau quest book.
xiv
REFERENSI Connoly T., & Begg C. (2010). Database Systems: A Practical Approach to Design, Implementation, and Management. 5th Edition. Harlow: Addison-Wesley Whitten, JL., Bentley Y., Lonnie D., Dittman, Kevin C. (2007). Systems Analysis And Design Methods. 7th Edition. New York: McGraw-Hill Mathiassen, Lars., Madsen, Andreas Munk, Nielsen, Peter Axei, dan Stage, Jan. (2000). Object Oriented Analysis & Design.First Edition. Denmark: Marko Publishing APS,Aalborg. Preece, Jenny, Rogers, Yvonne, Sharp, Helen, Benyon, David, Holland, Simon. (2007). HumanComputer Interaction. England: Pearson Education Limited. Indrajani (2009). Sistem Basis Data Dalam Paket Five In One. Jakarta : Elex Media Komputindo. Marwan, Fandy (2008). Strategi pemasaran dan penjualan. Yogyakarta: Gramedia. Simon, Mark. (2007). Storyboards : Motion in Art.3rd edition. Amsterdam : Elsevier. Fauzi, Rikad (2008). Cara Membuat hosting dan Website Super Keren dengan PHP dan JQuery. Yogyakarta: Lokomedia. Assauri, Sofjan (2007). Manajemen Pemasaran,Dasar,Konsep dan Strategi. Edisi 1, Cetakan 5. Jakarta: PT. Raja Grafindo Prasada. Shneiderman, Ben, Plaisant, Catherine. (2010). Designing the user interface : Strategies for effective human-computer interaction, 5th edition. Pearson : Boston Setiawan, Andi. (2004). Mudah Tepat Singkat tentang topologi jaringan. Bandung : Yrama Widya. Iqbal,Mohammad. (2006). Peluang Bisinis dan Manajemen Bengkel Motor.Jakarta: PT Elex Media Komputindo.
xv
RIWAYAT PENULIS
Edbert Julian Soesanto lahir di kota Purwokerto pada tanggal 8 juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Yoko Siddi Purnama lahir di kota Bekasi pada tanggal 22 Juni 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013. Handy Kassapa lahir di kota Bekasi pada tanggal 11 Maret 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.
xvi
