MEMBANGUN SISTEM BASIS DATA PENJUALAN, PEMBELIAN, DAN PERSEDIAAN PADA PT. IPUM CARINA TRI NUGROHO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
WINA FITRIYANTI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
REYNALDO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstrak
Tujuan Penulisan ini adalah menganalisis, merancang dan membangun sistem basis data penjualan, pembelian dan persediaan yang terjadi pada PT. Industri Paku Ulir M arabu (IPUM ). Sistem basis data yang dibangun adalah sistem basis data baru yang akan membantu perusahaan dalam memberikan keakuratan data pada proses penjualan, pembelian dan persediaan. Dalam membangun sistem basis data ini, dilakukan dengan metode database lifecycle dengan membuat perencanaan terlebih dahulu apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dengan mengumpulkan, menganalisis data, studi pustaka dan identifikasi sampai pada tahap implementasi basis data kepada perusahaan. Hasil yang
dicapai adalah sistem aplikasi basis data yang diharapkan dapat membantu meningkatkan keakuratan data dalam proses penjualan, pembelian dan persediaan barang pada perusahaan. Simpulan dari penelitian ini yaitu sistem aplikasi basis data ini dapat membantu mempermudah proses kinerja PT. IPUM dalam melakukan aktivitas bisnisnya.
Kata Kunci: Analisis, Perancangan, Sistem, Basis Data, Penjualan, Pembelian, Persediaan
1. PENDAHULUAN Pada era globalisasi sekarang ini, perkembangan teknologi semakin maju dan berkembang dengan sangat pesat. Perkembangan teknologi membuat aspek-aspek kehidupan lainnya juga ikut beradaptasi. Salah satu aspek yang ikut berkembang dengan kemajuan teknologi adalah dalam bidang bisnis, karena dengan bantuan teknologi proses yang terkait dengan bisnis akan berjalan lebih baik dan juga akan mendapatkan informasi lebih cepat serta meningkatkan persaingan dengan para kompetitor. Hal tersebut yang membuat banyak pelaku bisnis menggunakan teknologi dalam perusahaannya. Sistem basis data sangat membantu berbagai kegiatan operasional dalam perusahaan. Kegiatan pemasukan dan pengambilan data yang sebelumnya memerlukan waktu dan tenaga, dengan adanya sistem basis data akan lebih mudah dan cepat. Hal tersebut akan sangat membantu para karyawan dalam sebuah perusahaan, tidak hanya itu para pelanggan juga merasa lebih puas, karena dapat dilayani dengan cepat. Adanya basis data secara tidak langsung akan mempercepat proses bisnis dalam perusahaan. PT. IPUM (Industri Paku Ulir M arabu) merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan paku. Dimana bahan dasar pembuatan paku tersebut menggunakan kawat Wire Rod yang diolah dengan menggunakan mesin drawing. Dalam proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan, kendala yang dihadapi seperti pada permasalahan akurasi data produk. Dimana pencatatan dan penyimpanan data pada bagian gudang yang terjadi ketidaksamaan data barang dengan kondisi fisik barang yang sebenarnya dalam gudang, sehingga laporan yang sampai ke Direktur Keuangan tidak bisa secara akurat menggambarkan kondisi fisik
barang yang sebenarnya. M aka mengakibatkan penjualan berkurang serta tidak dapat menentukan kapan harus melakukan pembelian bahan baku ke supplier dalam perusahaan tersebut. Dari permasalahan yang dialami oleh perusahaan, maka dibuatlah sebuah sistem aplikasi basis data penjualan, pembelian dan persediaan barang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar data yang diinginkan oleh perusahaan sesuai dengan keadaan proses bisnis yang berjalan.
2. METHODOLOGY Metode yang digunakan adalah: Metode perancangan dengan menggunakan Database Lifecycle yang berdasarkan buku Conolly and Begg (2010), Database System. a. Database Planning : membuat perencanaan mengenai tujuan apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan. b. System definition : menentukan batasan dan ruang lingkup dari system yang dibuat dalam perusahaan. c. Requirement collection and analysis : mengumpulkan dan menganalisis kebutuhan di setiap bagian dalam perusahaan yang akan dibuatkan sistem a plikasi yang baru. d. Database Design, meliputi: •
Conceptual database design
•
Logical database design
•
Physical database design
e. Prototyping : membuat model kerja dari sistem database yang dibuat. f.
Implementation : menerapkan sistem aplikasi database yang baru dalam perusahaan.
2.1. PERANCANGAN BAS IS DATA KONS EPTUAL Perancangan basis data secara konseptual yaitu Proses dimana membangun suatu model data dari informasi perusahaan dan bebas dari pertimbangan fisik, dimana lebih menekankan konsep.
Gambar 1 ERD Perancangan Basis Data Konseptual
2.2. PERANCANGAN BAS IS DATA LOGIKAL Pada tahap ini perancangan basis data logikal sudah memperhatikan normalisasi dan model atau hirarkinya, tetapi dalam tahap ini masih belum memperhatikan Hardware / Software yang akan digunakan.
Gambar 2 ERD Perancangan Basis Data Logikal
2.3. PERANCANGAN BAS IS DATA FIS IKAL Proses pembuatan deskripsi dari implementasi basis data pada secondary storage, yang menggambarkan struktur penyimpanan dan metode akses yang akan digunakan dalam mengakses data secara cepat. •
S truktur Menu
Gambar 3 S truktur Menu
Keterangan : Apabila Login berhasil maka akan ditampilkan Form M enu. Didalam Form M enu terdapat beberapa menu, antara lain : 1. File Dalam menu file terdiri atas beberapa submenu, yaitu : a. Admin b. Logout 2. M aster Dalam menu master terdiri atas beberapa submenu, yaitu : a. Supplier b. Barang c. Pelanggan d. Bahan_Baku 3. Transaksi Dalam menu transaksi terdiri atas beberapa submenu, yaitu : a. Penjualan Dalam menu penjualan terdiri atas beberapa submenu, yaitu : i.
Sales_Order
ii.
Surat_Jalan
iii.
Tagihan
iv.
Bukti_Penerimaan_Pembayaran
b. Pembelian Dalam menu pembelian terdiri atas beberapa submenu, yaitu : i. ii.
Purchase_order Surat_Penerimaan_Bahan_Baku
c. Surat_Perintah_Kerja d. Surat_Pengeluaran_Bahan_Baku e. Surat_Barang_Jadi f. Surat_Pengeluaran_Barang 4. Laporan Dalam menu laporan terdiri atas beberapa submenu, yaitu : a. Laporan Persediaan b. Laporan Penjualan c. Laporan Pembelian
2.4. IMPLEMENTAS I • Jadwal Rencana Implementasi
Kegiatan
1 X
2
Minggu ke 3 4 5 6
Implementasi Sistem Konversi Data X X Testing X X Evaluasi dan Revisi X Pelatihan Tabel 1 Jadwal Implementasi
7
8
X
X
X
Sistem yang telah dirancang setelah itu akan diimplementasi kepada user sesuai dengan jadwal yang direncanakan. User-user yang terlibat dalam training, yaitu bagian
dari PT. Industri Paku Ulir M arabu, Direktur
Produksi, Direktur Penjualan, Direktur Keuangan, bagian gudang, bagian penjualan, dan bagian pembelian. •
S pesifikasi Komputer S pesifikasi Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi perangkat keras (Hardware) yang disarankan dalam penerapan aplikasi database pada PT. Industri Paku Ulir M arabu adalah sebagai berikut : 1. Server Processor
:I3
M emory
: 4GB DDR 3
Harddisk
: 500 GB
M onitor
: SVGA 15”
O/S Provided : Windows server 2005
2. Client Processor
: Core 2 Duo
M emory
: 1,24 GB DDR 2 SDRAM
Harddisk
: 120 GB
M onitor
: SVGA 15”
O/S Provided
: Windows 7
Perangkat pelengkap : CD – RW dan USB Port S pesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sedangkan perangkat lunak (Software) yang diperlukan untuk sistem baru pada PT. Industri Paku Ulir M arabu, yaitu : 1. M icrosoft Visual Studio 2010 2. M icrosoft SQL server 2005
2.5. EVALUAS I Tahap evaluasi dilakukan bersamaan dengan tahap testing. Apabila pada tahap testing terdapat kesalahan, maka dapat langsung dievaluasi dan dicari solusi-solusi untuk perbaikan sistem. Kemudian dilakukan tahap revisi untuk memperbaiki kesalahan pada sistem baru, agar sistem baru dapat diterapkan dengan baik.
3. KES IMPULAN Berdasarkan dari hasil analisis sistem basis data penjualan, pembelian dan persediaan pada PT. Industri Paku Ulir M arabu yang telah dibangun dan seperti yang sudah dibahas pada bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Pada proses bisnis PT. Industri Paku Ulir M arabu yang belum memakai sistem basis data, terjadi masalah pada proses pencatatan dan penyimpanan data pada bagian gudang yaitu adanya ketidaksamaan data barang dengan kondisi fisik barang yang sebenarnya dalam gudang. 2. Adanya permasalahan pada PT. Industri Paku Ulir M arabu, maka diperlukan sistem basis data yang dapat membantu meminimalkan permasalahan pada proses penjualan, pembelian dan persediaan data dalam gudang. 3. Setelah dibangun sistem basis data pada PT. Industri Paku Ulir M arabu, maka permasalahan ketidaksamaan data yang menyebabkan terhambatnya proses penjualan dan pembelian pada perusahaan dapat teratasi dengan baik.
DAFTAR PUS TAKA Alfredson, K., et al. (2007). Applying Intenational Financial Reporting Standart, Enchanced Edition. Willey: Australia. Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database System : A Practical Approach To Design, Implementation, And Management, (5th ed). Pearson. Fess, Warren Robert. (2006). Accounting-Pengantar Akuntansi, edisi 2, Salemba Empat, Jakarta.. Inmon, W.H. (2005). Building The Data Warehouse, Fourth Edition, John Willey & Sons, Inc., Canada, USA. Harlinda L. (2005). “konsep dan penerapan sistem basis data/database”. M anajemen database (Nomor 3). Hlm. 372-378 Kakouris, Andreas P. (2006). Outsourcing dicisions and the purchasing process : a system oriented approach. M arketing Intelligence And Planning. Vol.24, p708729 Kotler, Philip., et al. (2006). M arketing M anagement. 12th Edition. Prentice-Hall. Kroenke, D. M ., & Auer, D. J. (2010). Database Processing (11 ed.). New Jersey: Pearson Education. M arakas, George M (2006). System Analysis and Design an active approach.M cGraw Hill, New York. M cLeod, Raymond, Schell, George. (2004). Sistem Informasi M anajemen, edisi 8. PT. Indeks, Jakarta. M cLeod, Raymond et al,. (2007). Management Information System, 10th Edition. Pearson Prentice Hall, New York.
O’Brien, James A. (2005). Pengantar SIstem Informasi, edisi 12. Salemba Empat, Jakarta. Post, G. V. (2005). Database Management Systems (3 ed.). New York: M cGraw Hill. Reeve, James M et al,. (2005). Accounting 2E, 21st Edition. Cengage Learning Academic Resource Center, China. Reeve, James M et al,. ( 2009). Principles Of Accounting, 23rd Edition. Cengage Learning Academic Resource Center, China. Romney M arshall. B dan Steinbart Paul John (2003). Accounting Information System. Ninth edition. Prentice Hall, United States. Stevenson, William J. (2009). Operations Management, 10th Edition. M cGraw Hill, New York- Amerika. Sawyer, Stacey C., Williams, Brian K. (2005). Using Information Technology, Complete Edition. M cGraw Hill, New York. Turban, Efraim, R. Kelly Rainer, Jr, And Richard E.Potter. (2005). Introduction to Information Technology. Third Edition. John Willey & Sons, Inc., USA. Whitten, Jeffery L et al., (2004). Systems analysis and design methods, 6th Edition. M cGraw Hill, New Jersey .
BUILD DATABASE SYSTEM FOR SALES, PURCHASES, AND INVENTORY AT PT. IPUM Carina TRI NUGROHO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
WINA FITRIYANTI Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
REYNA LDO Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
Abstract Writing Objectives This is analyzing, designing and buildin g a database sy stem sales, purchasing and inventory that occurs in PT. Industri Paku Ulir Marabu (IPUM). Database systems are built is a new database system that will help the comp any provide data on the accuracy of the sales process, p urchasing and inventory . In develop ing this data base sy stem, p erformed by the method of database lifecycle with a plan in advance what is needed by the company with collect, analy ze data, literature and identification to the level of implementation to the comp any database. results were achieved is a d atabase ap plication system that is exp ected to help imp rove the accur acy of the data in the sales p rocess, purchasing and inventory of goods at the comp any . Knot of this research is a database ap plication sy stem can help simplify the p rocess of the p erformance of PT. IPUM in conducting its business activities.
Key word:
Analysis,
Design,
S ystems,
Database,
Sales,
Purchasing,
Inventory
1. INTRO DUCTION In the era of globalization, the develop ment of more advanced technolo gy and growin g very rap idly . Technological develop ments make other asp ects of life also adapt. One of the asp ects that come with advances in technolo gy are develop ed in the fields of business, because with the help of technology related to business p rocesses will run better and will also get information more quickly and increase comp etition wit h its competitors. It makes a lot of business p eop le using technolo gy in the comp any.
Database sy stem is helpful in the company's op erational activities. Data entry and retrieval activities that used to take time and effort, with the database system will be easier and faster. This will greatly assist the emp loy ee in a company, not only that its customers also feel more satisfied, because it can be served quickly . The existence of indirect data base will accelerate the company's business p rocesses.
PT. IPUM (Industri Paku Ulir M arabu) is a co mp any engaged in the manufacture of nails. Where the manufacture of these nail using a wire Wire Rod is p rocessed by using the drawing mach ine.
In business p rocesses that are running on the company, the obstacles encountered on issues such as p roduct data accuracy . Where the recording and storage of data in the warehouse that occur inequality data items with an actual p hy sical condition of the goods in the warehouse, so that rep orts to the Director of Finance can not accurately describe the physical condition of the
actual item. Then result in reduced sales and could not determine when to make p urchases of raw materials to the supplier of the comp any .
Of the problems faced by the comp any , then made a database app lication system sales, p urchasing and inv entory of goods in accordance with the needs of the company , so that the desired data by the company in accordance with the
state
of
business
processes
that
are
running.
2. Methodology The method used is:
Database design method using a lifecycle based on the book Conolly and Begg (2010), Database System.
a. Database Planning: make p lans about any purpose required by the company. b. System definition: def inin g the limits and scope of the system are made in the comp any . c. Requirement collection and analysis: collectin g and analyzing the needs in every p art of the comp any that y ou want to create a new app lication sy stem. d. Database Design, include:
Conceptual da tabase design
Logical database design
Physical da tabase design
e. Prototyping: create a workin g model of a database system is created. f. Implementation: imp lementing a new database application systems within the company.
2.1DATABAS E DES IGN CONCEPTUAL Conceptual database design is a p rocess by which to build a data model
of
corp orate
information
and
free
from
considerations, which further emphasizes the concept.
Figure 1 ERD Conceptual Database Design
p hy sical
2.2. DATABASE DESIGN LOGICAL At this stage the logical database design and normalization has been noticed or hierar chical mod el, but in this stage is still not noticed Hardware / Software to be used.
Figure 2 ERD Logical Database Design
2.3. DATABASE DESIGN physical The p rocess of makin g the description of the implementation of data base on secondary storage, which descr ibes the storage structures and access methods to be used to access data quickly.
Menu structure
Figure 3 S tructure Menu
Descrip tion: If successful it will be disp lay ed Login Form M enu. In the Form menu, there are sev eral menus, amon g others:
1. File
In the file m enu consists of submenus, namely:
a.
Admin
b.
Logout
2. Master
In the master menu consists of submenus, namely:
a.
Supplier
b.
Goods
c.
Customer
d.
Raw M aterial
3. Transaction
The menu consists of several sub-transactions, namely:
a.
Sale The menu consists of the sale of submenus, namely :
i. ii.
Sales_Order Permit
iii.
Bill
iv.
Receip t of pay ment
b. Purchase
The menu consists of submenus p urchase, namely:
i.
Purchase_order
ii.
Letter of accep tance of raw materials
c. Work Warrant
d. Letter exp enditure of raw materials e. Letter of finished goods f. Exp enditures letter
4. Rep ort The menu consists of several sub-rep orts, namely :
a.
Inventory report
b.
Sales Report
c.
Purchase the report
2.4. IMPLEM ENTATIO N •
Schedule of Implementation Plan
Week -
Activity
1 2 3 4 5 6 7 8 System Imp lementation Data Conversion
X X X
Testing
X X
Evaluation and R evision
X X
Training
X X
Table 1 Implementation Schedule table
The sy stem has been designed after that will be implemented to the user in accordance with p lanned schedule. User-user is involved in training, which is p art of the PT. Screw nails industrial Marabu, Director of Production, Sales Director, Director of Finan ce, the warehouse, sales, and the p urchasing dep artment.
Computer Specifications
Specifications Hardware Requirements
Hardware
sp ecifications
(Hardware)
suggested
the
app lication of database app lications on the PT. Marabu Screw Nail industry is as follows:
1. Server Processor : I 3
Memory : 4GB DDR 3
Hard Drive : 500 GB Monitor : SVGA 15 "
O / S Provided : Windows server 2005
2. Client
Processor : Core 2 Duo
Memory : 1.24 GB DDR 2 SDRAM
Hard Drive : 120 GB
Monitor : SVGA 15 "
O / S Provided : Windows 7
Complementary tools : CD - RW and USB Port
Software Requirements Specification
While the software (Software) r equired for the new system on PT. Screw Nails M arabu industry , namely : 1. Microsoft Visual Studio 2010 2. Microsoft SQL server 2005
2.5. EVALUATION Stage of the evaluation p erformed in conjunction with the testing phase. If there are errors in the testing p hase, it can be directly evaluated and sought solutions to imp rove the sy stem. Then carried out a revision to correct phase errors on the new sy stem, so that the new system can be imp lemented
well.
3. CO NCLUS IO N
Based on the analy sis of sales data base systems, p urchasing and inventory in PT. Screw nails industrial Marabu has been built and, as already discussed in previous chapters, it can be concluded as follows:
1. On the business of PT. Scr ew nails industrial M arabu not on the database system, there are p roblems in the process of r ecordin g and storing data in the data warehouse that is the inequality of goods with an actual p hysical condition of the goods in the warehouse. 2. Any p roblems in PT. Screw nails industrial Marabu, the necessary data base sy stem that can help minimize problems in the sales p rocess, purchasing and inv entory data in the warehouse. 3. Having built database sy stem on PT. Screw nails industrial Marabu, then the inequality issues that will cause delays in the p rocess of sellin g and buy ing on the company can be p roperly resolved.
REFERENCES Alfredson, K., et al. (2007). App lying Intenational Finan cial Rep orting Standards, Enchan ced Ed ition. Willey : Australia.
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database System: A Practica l Approach To Design, Implementation, And Management, (5th ed). Pearson.
Fess, Warren Robert. (2006). Accounting, Introduction to Accounting, 2nd edition, Salemb a Four, Jakarta ..
Inmon, WH (2005). Buildin g The Data Warehouse, Fourth Edition, John Willey & Sons, Inc., Canada, USA.
Harlinda L. (2005). "The concept and ap plication of database sy stems / database". Database management (No. 3). , P. 372-378
Kakouris, Andreas P. (2006). Outsourcing dicisions and the p urchasing process: a system oriented approach. M arketing Intelligence And Planning. Vol.24, p708-729
Kotler, Philip ., Et al. (2006). Marketing Management. 12
th
Ed ition. Prentice-
Hall.
Kroenke, DM, & Auer, DJ (2010). Database Processing (11th ed.). New Jersey : Pearson Education.
Maracas, George M (2006). System Analysis and Design an active approach. McGraw Hill, New York.
McLeod,
Ray mond,
Schell,
George.
(2004).
Information
Systems
Management, 8th edition. PT. Index, Jakarta.
McLeod, Ray mond et al,. (2007). Management Information System, 10
th
Edition.
Pearson Prentice Hall, New York.
O'Brien, James A. (2005). Introduction to Information Systems, 12th edition. Four Salemba, Jakarta.
Post, GV (2005). Database Management Systems (3rd ed.). New York: McGraw Hill.
Reeve, James M et al,. (2005). Accounting 2E, 21
st
Ed ition. Cengage
Learnin g Academic Resource Center, China.
Reeve, Jam es M et al,. (2009). Principles Of Accounting, 23
rd
Edition.
Cengage Learning Academ ic Resource Center, China.
Marshall Romney . B and Paul John Steinbart (2003). Accounting Information System. Ninth edition. Prentice Hall, United States.
Stevenson, William J. (2009). Operations Management, 10
th
Edition.
McGraw Hill, New York, USA.
Sawyer, Stacey C., Williams, Brian K. (2005). Using Information Technology , Comp lete Edition. M cGraw Hill, New York.
Turban, Efraim, R. Kelly Rainer, Jr., And Richard E.Potter. (2005). Introduction to Information Technology . Third Edition. John Willey & Sons, Inc., USA.
Whitten, Jeffrey L et al., (2004). Systems analysis and design methods, 6 Edition. McGraw Hill, New Jersey.
th
