ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN CV. LUMBUNG REJEKI MENGGUNAKAN VB.NET

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN, PENJUALAN DAN PERSEDIAAN CV. LUMBUNG REJEKI MENGGUNAKAN VB .NET Imelda1; Hendra Setiawan2; Stephen P. L3; Djauharry Noor4 1,2,3,4

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Bina Nusantara, Jln. K.H. Syahdan No. 9, Palmerah, Jakarta Barat 11480 [email protected], [email protected], [email protected]

ABSTRACT CV. Lumbung Rejeki is a company that acts as a distributor in the field of medical devices. In conducting its operations, the company is still using the semi-computerized with Microsoft Excel so that emerging issues. The purpose of this study is to analyze and design a database system to support the process of buying, selling, and stock up on CV. Lumbung Rejeki in improving the performance of the company at the time of the transactions. The research methodology used in the preparation of this thesis is a method of analysis using the Fact Finding Techniques, database design method using DBLC method, while the method of designing systems using SDLC. The results achieved in this thesis research is the availability of a database application purchases, sales and stock-based VB. NET on the CV. Lumbung Rejeki. The conclusions of this study are all transactions relating to the purchase, sale and stock up on CV. Lumbung Rejeki have been met by using an application program that has been created. Keyword : database, purchasing, sales, inventory, CV. Lumbung Rejeki.

ABSTRAK

CV. Lumbung Rejeki merupakan sebuah perusahaan yang berperan sebagai distributor di bidang alat kesehatan. Dalam menjalankan kegiatan operasionalnya, perusahaan ini masih menggunakan semi komputerisasi dengan Microsoft Excel sehingga muncul berbagai permasalahan. Tujuan penelitian ini adalah menganalisis dan merancang sebuah sistem basis data untuk mendukung proses pembelian, penjualan, dan persediaan pada CV. Lumbung Rejeki dalam meningkatkan kinerja perusahaan pada saat melakukan transaksi-transaksi. Metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini adalah metode analisis menggunakan metode Fact Finding Techniques, metode perancangan basis data memakai metode DBLC, sedangkan metode perancangan sistem menggunakan SDLC. Hasil yang dicapai pada penelitian skripsi ini adalah tersedianya suatu aplikasi basis data pembelian, penjualan dan persediaan berbasis VB .NET pada CV. Lumbung Rejeki. Simpulan dari penelitian ini adalah seluruh transaksi yang berkaitan dengan proses pembelian, penjualan dan persediaan pada CV. Lumbung Rejeki telah dipenuhi dengan menggunakan program aplikasi yang telah dibuat.

Kata Kunci: basis data, pembelian, penjualan, persediaan, CV. Lumbung Rejeki.

PENDAHULUAN Perkembangan kemajuan teknologi dan informasi kini telah berkembang dengan pesat dalam setiap aspek kehidupan manusia, termasuk dalam bidang bisnis sehingga membuat beberapa perusahaan harus dapat beradaptasi dan melakukan evaluasi terhadap kegiatan operasional perusahaan. Beberapa perusahaan telah menyadari pentingnya teknologi untuk menunjang kegiatan operasional yang berlangsung di dalam perusahaan sehingga mulai menerapkan teknologi tersebut untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar menjadi lebih baik. CV. Lumbung Rejeki adalah perusahaan yang berperan sebagai distributor dalam bidang perdagangan alat kesehatan. Kegiatan operasional yang dijalankan dalam perusahaan ini masih manual dan hanya menggunakan Microsoft Excel. Namun, dikarenakan adanya beberapa permasalahan yang muncul, maka CV. Lumbung Rejeki ingin mengubah sistem pembelian, penjualan, dan persediaan menjadi terkomputerisasi sehingga kinerja perusahaan menjadi lebih cepat, akurat, efektif, dan efisien. Mengingat luasnya sistem informasi perusahaan, maka ruang lingkup dari penelitian ini adalah : (1) Penjualan barang, yaitu penjualan barang kepada pelanggan; (2) Pembelian barang, yaitu pembelian barang dari pemasok; (3) Persediaan barang, yaitu pengawasan terhadap keluar masuknya barang di dalam gudang. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang sistem basis data pembelian, penjualan, dan persediaan Rejeki dan merancang sistem aplikasi pembelian, penjualan, dan persediaan untuk mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi. Sedangkan manfaat yang diharapkan dengan menerapkan solusi perancangan basis data ini adalah : (1) Terciptanya sistem basis data yang terstruktur dan terintegrasi; (2) Memungkinkan adanya data sharing; (3) Memudahkan proses searching dan pengolahan informasi; (4) Mengurangi adanya human error dan redundansi data; (5) Keamanan data terjaga dan reporting menjadi lebih mudah.

KAJIAN PUSTAKA Basis Data Menurut Connolly dan Begg (2005:15), Basis data adalah suatu kumpulan data yang berelasi secara logis dan deskripsi dari data tersebut, yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Database Management System (DBMS) Menurut Connolly dan Begg (2005:16), DBMS adalah sebuah sistem perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, membuat, memelihara, dan mengendalikan akses terhadap basis data. Di samping itu, pengertian lain dari DBMS adalah suatu perangkat lunak yang berinteraksi diantara program aplikasi pengguna dan basis data. Database Application Lifecycle Sistem basis data merupakan komponen dasar dari sebuah sistem informasi yang luas pada suatu organisasi. Dalam hal ini, database application lifecycle memiliki kaitan yang tetap dengan siklus hidup sebuah sistem informasi. Hal penting yang perlu diperhatikan dalam sebuah database application lifecycle adalah bahwa tingkatannya tidak sepenuhnya berurutan (sequential), dimana ada beberapa tingkatan yang berulang dengan alur-balik (feedback loop).

Menurut Connolly dan Begg (2005:283), Siklus hidup pengembangan database (Database System Development Lifecycle) merupakan tahapan yang digunakan dalam merancang suatu sistem basis data. Adapun siklus hidup pengembangan database digambarkan dalam gambar di bawah ini.

Gambar 1 Tahapan siklus database application life cycle (Connolly dan Begg, 2005:272)

System Development Life Cycle Dalam pembuatan sebuah software dikenal istilah System Development Life Cycle (SDLC), yaitu serangkaian kegiatan yang dilakukan selama masa perancangan software. Menurut Turban, Rainer, Potter (2003:463-471), SDLC adalah kerangka terstruktur yang terdiri dari beberapa proses yang berurutan yang digunakan untuk membangun suatu sistem informasi. System Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup pengembangan sistem merupakan tahapan-tahapan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang analisis sistem dan programmer dalam membangun sebuah sistem informasi. Dengan adanya siklus System Development Life Cycle (SDLC), proses membangun sistem dapat dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, sehingga masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda.

Waterfall Model Menurut Pressman (2005:79), Model air terjun adalah paradigma tertua untuk rekayasa perangkat lunak. Waterfall model terkadang disebut sebagai siklus hidup klasik (classic life cycle) yang menunjukkan pendekatan berurutan yang sistematis dalam pengembangan perangkat lunak. Waterfall model dimulai pada persyaratan kebutuhan pelanggan dan kemajuan melalui perencanaan, desain modelling, construction, dan deployment untuk mendukung kelengkapan perangkat lunak. Adapun beberapa tahapan pada model proses Waterfall Pressman (2005:56) adalah : (1) Communication, dilakukan analisis terhadap kebutuhan software dengan melakukan pertemuan dengan customer; (2) Planning, dilakukan untuk menghasilkan user requirement, menetapkan rencana dari pengembangan perangkat lunak, menetapkan tugas-tugas yang harus dipenuhi, sumber daya, jadwal kerja, dan lain-lain; (3) Modelling, dilakukan dengan membuat model yang dapat dipahami oleh pengembang maupun pelanggan mengenai fitur secara fungsional yang akan dibuat; (4) Construction, merupakan tahap penerjemahan desain ke dalam bahasa yang dapat dikenali oleh komputer; (5) Deployment, tahap final dalam pembuatan sebuah software atau sistem dengan mengirimkan software tersebut guna memperoleh feedback, dan melakukan pemeliharaan secara berkala;

Gambar 2 Waterfall Model Process (Pressman, 2005:79) Diagram Alir (Flow Chart) Menurut Mulyadi (2001:60-63), Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Berikut ini merupakan simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen yang menggambarkan sistem tertentu : Tabel 1 Tabel Flow Chart Simbol

Makna Dokumen Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Kegiatan Manual Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : a. Menerima order dari pembeli. b. Mengisi formulir. c. Membandingkan dan memeriksa berbagai jenis kegiatan klerikal yang lain. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di simbol ini. Keterangan / Komentar Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. Keputusan Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol. Garis alir / flowline Simbol ini mengambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan. Mulai/ berakhir ( terminal) Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. Dokumen dan Tembusannya Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya.

Penghubung halaman yang sama (onge page connector) Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Namun, dengan keterbatasan ruang halaman kertas untukmenggambar, maka simbol penghubung digunakan untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Penghubung halaman yang berbeda (Off=page connector) Apabila menggambar bagan alir suatu sistem akuntansi melebihi satu halaman, maka simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.

Data Flow Diagram (DFD) Menurut Whitten (2001:308), Data Flow Diagram adalah alat yang menggambarkan aliran data yang melewati sistem beserta hasil yang diperoleh dari sistem tersebut. Selain itu, pengertian lain mengenai Data Flow Diagram menurut Whitten (2001:308) adalah model proses yang digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan tugas atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem. Menurut McLeod (2010:214), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu penyajian grafis dari suatu sistem yang mengilustrasikan bagaimana data mengalir melalui proses-proses yang saling tersambung.

Teori Pembelian Menurut Render (2001:414) dalam Wawan Saputra pada Jurnal ComTech Volume 1, Pembelian adalah perolehan barang dan jasa. Secara umum, Pembelian adalah suatu usaha pengadaan barang atau jasa dengan tujuan yang akan digunakan untuk kebutuhan sendiri, untuk kepentingan proses produksi, maupun untuk dijual kembali. Menurut Mulyadi (2001:299), Pembelian didefinisikan sebagai suatu usaha yang digunakan oleh perusahaan dalam pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.

Teori Penjualan Penjualan adalah suatu aktivitas perusahaan yang paling utama dan penting dalam memperoleh pendapatan, baik untuk perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Penjualan juga merupakan sasaran akhir dari kegiatan pemasaran. Pada bagian ini terjadi penetapan harga melalui perundingan dan perjanjian serah terima barang, cara pembayaran yang disepakati oleh kedua pihak, sehingga tercipta suatu titik kepuasan. Menurut Mulyadi (2001:202), Penjualan merupakan suatu transaksi dari pelanggan ke perusahaan, yang melibatkan sumber daya dalam suatu perusahaan, prosedur, data serta sarana pendukung untuk mengoperasikan sistem penjualan itu sendiri sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.

Menurut Mulyadi (2001:204), Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Menurut Mulyadi (2001:474), Transaksi penjualan ada dua jenis, yaitu : (1) Penjualan secara Tunai, Dalam penjualan secara tunai, barang atau jasa akan diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai; (2) Penjualan secara Kredit, Penjualan kredit dilakukan jika order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.

Teori Persediaan Menurut Niswonger, Warren, Reeve, dan Fess (2002 : 350), “Inventory is merchandise held for sell in the normal course of business and materials in the process of production or held for production”. Secara garis besar, dapat diartikan bahwa persediaan digunakan untuk menjelaskan : (1) Barang-barang yang disimpan untuk penjualan dalam proses bisnis; (2) Bahan baku dalam proses produksi yang disimpan serta digunakan untuk keperluan produksi. Menurut Handoko (1999:334-335) dalam Suryanto, dkk pada Jurnal CommIT Volume 3, Persediaan dibedakan menurut jenis dan posisi barang tersebut dalam urutan pengerjaan produk yaitu (1) Persediaan bahan baku (raw material stock), yaitu persediaan barang-barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. Barang tersebut diperoleh dari sumber-sumber alam ataupun dibeli dari pemasok atau perusahaan lain. Contohnya adalah baja, kayu, dan lain-lain; (2) Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/components stock), yaitu persediaan yang terdiri dari komponen-komponen, yang diperoleh dari perusahaan lain yang langsung dapat dirakit menjadi sesuatu produk; (3) Persediaan barang pembantu / barang perlengkapan (supplies stock), yaitu persediaan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi; (4) Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses (work in progress / progress stock), yaitu persediaan yang merupakan keluaran dari bagian dalam proses produksi yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi; (5) Persediaan barang jadi (finish goods stock), yaitu persediaan yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dipasarkan.

METODE PENELITIAN Metodologi yang digunakan untuk perancangan aplikasi sistem basis data pada penelitian ini adalah : (1) metode analisis menggunakan metode fact finding dan metode studi pustaka; (2) metode perancangan yang meliputi : (1) metode perancangan basis data; (2) metode perancangan sistem. Pada metode perancangan basis data menggunakan database lifecycle yang meliputi perancangan basis data konseptual, perancangan basis data logikal, dan perancangan basis data fisikal, sedangkan pada metode perancangan sistem menggunakan system development life cycle dengan waterfall model.

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis sistem yang berjalan Sistem yang berjalan pada CV. Lumbung Rejeki dilakukan secara semi-komputerisasi dimana (Purchase Order) PO dari pelanggan, pemesanan barang pelanggan (Sales Order), Surat Jalan, Faktur, dan pencatatan transaksi penting lainnya masih dilakukan secara manual dan menggunakan Microsoft Excel. Perusahaan menjual barang dengan memberikan diskon yang berbeda-beda kepada pelanggan yang berbeda pula. Pemesanan dari pelanggan dapat dilakukan melalui telepon, dikirim melalui fax atau email, maupun melalui sales marketing. Pemesanan penjualan dari pelanggan tersebut diatur oleh admin. Untuk melakukan pemesanan pembelian kepada pemasok dilakukan dengan mengirimkan e-mail kepada pemasok, dan proses pembayarannya dilakukan dengan cara transfer melalui bank, sehingga data pembelian sering tertinggal.

Sedangkan untuk melakukan pencatatan persediaan, biasanya bagian persediaan dapat melakukan request apabila stok barang hampir habis, dan memasukkan data barang ketika barang tiba. Namun, dikarenakan pencatatan yang masih manual, memungkinkan stok pencatatan berbeda dengan stok yang ada. Berikut ini merupakan prosedur yang sedang berjalan pada CV. Lumbung Rejeki, yang meliputi proses pembelian, penjualan, dan persediaan yang akan dijabarkan dalam bentuk flow chart.

Gambar 3 Proses Penjualan Tunai

Gambar 4 Proses Penjualan Kredit

Gambar 5 Proses Pembelian

Gambar 6 Proses Persediaan

Permasalahan Dalam menjalankan kegiatan bisnisnya, CV. Lumbung Rejeki memberikan diskon yang berbeda untuk setiap barang kepada pelanggan yang berbeda pula, sehingga muncul berbagai masalah yang sering mengganggu kelancaran proses bisnis perusahaan ini. Setiap pelanggan akan membeli jenis barang yang sama secara rutin dengan kuantitas berbeda-beda, namun seringkali mengurangi dan menambah jenis barang yang akan dibeli. Di samping itu, ada pula beberapa permasalahan seperti : (1) Kesulitan dalam pencarian data dan reporting; (2) Human error; (3) Selisih stok fisik dengan pencatatan; (4) Tidak dapat mengetahui perubahan data yang terjadi; (5) Tidak ada sinyal stok akan habis; (6) Tidak dapat melakukan analisis profit penjualan.’

Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada CV. Lumbung Rejeki, maka penulis mengusulkan beberapa solusi untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu sebagai berikut : (1) Merancang sistem basis data; (2) Merancang aplikasi basis data; (3) Merancang fitur reporting.

Perancangan Basis Data Setelah melakukan seluruh tahapan DBLC yang ada dan melalui tahapan perancangan basis data yang meliputi : (1) Perancangan basis data konseptual; (2) Perancangan basis data logikal; (3) Perancangan basis data fisikal, maka diperoleh diagram ER sebagai berikut.

Gambar 7 Diagram ER Logikal

Data Flow Diagram Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan, berikut ini merupakan rancangan usulan yang dapat dilakukan terhadap sistem yang akan dibuat untuk memecahkan permasalahan tersebut. Dalam hal ini hanya terdapat DFD rinci penjualan dan delivery order, karena proses pembelian dan persediaan tidak kompleks, sehingga tidak membutuhkan DFD rinci.

Gambar 8 Diagram Konteks

Gambar 9 Diagram Nol

Gambar 10 Diagram Rinci Penjualan

Gambar 11 Diagram Rinci Delivery Order

SIMPULAN DAN SARAN Berdasarkan hasil penelitian dan pembuatan program aplikasi basis data untuk sistem pembelian, penjualan, dan persediaan, maka dapat disimpulkan beberapa hal berikut : (1) Dengan adanya aplikasi basis data ini, data-data yang berkaitan dengan sistem pembelian, penjualan, dan persediaan telah terintegrasi; (2) Permasalahan yang berkaitan dengan sistem pembelian, penjualan, dan persediaan pada CV. Lumbung Rejeki dapat teratasi dan dipecahkan dengan program yang telah dibuat; (3) Fasilitas reporting yang telah dibuat juga sangat membantu perusahaan dalam memperoleh kebutuhan informasi perusahaan.

REFERENSI Connolly, T., & Begg, C. (2005). Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management (4 ed.). England: Addison Wesley. McLeod, J. R., & Schell, G. P. (2010). Sistem Informasi Manajemen (10 ed.). Jakarta: Salemba Empat. Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi (3 ed.). Jakarta: Salemba Empat. Pressman, R. (2005). Softwaare Engineering : A Practitioner's Approach (6 ed.). New York: Mc-GrawHill Inc. Saputra, W. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Persediaan, Pembelian, dan Penjualan pada Toko Sinar Jaya. ComTech , 1, 1073-1082. Suryanto, Gondodiyoto, S., Ristianto, Herny, & Nathalia, D. (2009). Evaluasi Sistem Informasi Persediaan pada PT. Sumber Mandiri. CommIT , 3, 50-52. Turban, E., Rainer, R. K., & Potter, R. E. (2003). Introduction to Information Technology (2 ed.). New Jersey: John Wiley & Sons Inc. Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C. (2004). Metode Desain dan Analisis Sistem (6 ed.). Yogyakarta: Penerbit ANDI.

RIWAYAT PENULIS Imelda lahir di kota Jakarta pada tanggal 16 Febuari 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013. Hendra Setiawan lahir di kota Jakarta pada tanggal 14 November 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013. Stephen Putranaingo Lihardja lahir di kota Jakarta pada tanggal 29 September 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara dalam bidang Ilmu Komputer pada tahun 2013.