UNIVERSITAS BINA NUSANTARA Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semenster Genap tahun 2007/2008
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BASIS DATA ADMINISTRASI DAN PENGARSIPAN SURAT PADA BADAN METEOROLOGI DAN GEOFISIKA (BMG)
Rizka Utami 0800781406 Melya Susanti 0800783014 Dita Nur Septyani 0800783166 Kelas / Kelompok : 08 PAT / 009
Abstrak Tujuan penelitian dari skripsi ini adalah menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan sebuah sistem basis data pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG. Metode penelitian yang digunakan adalah metode fact-finding, di mana metode fact-finding dilakukan dengan mempelajari dokumen-dokumen yang ada, wawancara, penelitian, dan observasi. Hasil penelitian digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan pada perancangan sistem basis data, di mana masih terdapat kekurangan pada sistem manual sebelumnya, yaitu belum adanya sistem yang dapat memanajemen data dengan baik secara tersentralisasi pada proses administrasi dan pengarsipan surat. Simpulan yang diperoleh, yaitu dengan adanya sistem basis data yang dirancang maka permasalahan tersebut dapat diatasi, di mana sistem administrasi dan pengarsipan surat tersimpan secara terstruktur dan juga mampu mendukung konsistensi data dan informasi pada Sub Bagian Persuratan dan Arsip di BMG.
Kata Kunci : sistem basis data, administrasi surat, pengarsipan surat
KATA PENGANTAR
Segala puji dan rasa syukur yang sebesar-besarnya Penulis ucapkan kepada Allah SWT, Yang Maha Pengasih dan Maha Penyayang, karena atas belas kasihan, rizki, hidayah, dan rahmat-Nya Penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat dan salam Penulis haturkan kepada baginda rasul atas jasa dan pengorbanannya untuk umat sekalian. Penulisan skripsi ini merupakan salah satu syarat untuk menempuh sidang sarjana guna mendapat gelar sarjana komputer pada Fakultas Ilmu Komputer, Jurusan Teknik Informatika, Universitas Bina Nusantara. Sebagai bahan dalam Penulisan skripsi ini Penulis memilih judul “Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Administrasi dan Pengarsipan Surat pada Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG).” Atas bantuan dan dukungan secara langsung maupun tidak langsung yang telah diterima, Penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan kesempatan kepada Penulis untuk mengikuti kuliah dan menyelesaikan skripsi ini. 2. Bapak Sablin Yusuf, Ir,Msc,MconpSc., selaku Dekan Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 3. Bapak Fredy Purnomo, S.Kom., M.Kom., selaku Ketua Jurusan Teknik Informatika. 4. Bapak Yusrizal Oenzil Drs, M.Sc., selaku dosen pembimbing yang banyak sekali memberikan pengarahan dan bimbingan kepada Penulis dalam Penulisan penelitian ini.
v
5. Bapak Eryanto selaku Kepala Subbagagian Persuratan dan Arsip BMG dan Bapak Tri Iswanto selaku wakil Kepala Subbagian persuratan dan Arsip BMG
serta
seluruh staff Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) yang telah membantu memberikan informasi yang sangat berharga. 6. Seluruh staff dosen dan karyawan akademis dan non-akademis Universitas Bina Nusantara yang secara langsung maupun tidak langsung yang telah menunjang dalam penyelesaian skripsi ini. 7. Orang tua dan keluarga tercinta, terkasih dan tersayang yang sudah memberi segala perhatian dan bantuan yang luar biasa, baik secara materi, psikologi, dan ruhani. Hingga Penulis bisa mengerjakan penulisan skripsi ini dengan baik dan lancar. 8. Seluruh rekan, sahabat dan teman Penulis yang telah memberikan saran, dukungan dan bantuan baik secara moril maupun materil kepada Penulis selama penyusunan skripsi ini. Penulis telah berusaha sebaik mungkin dengan kemampuan yang ada dalam menyelesaikan penulisan skripsi ini untuk mendapat hasil yang sebaik-baiknya. Namun Penulis menyadari bahwa hasilnya ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati Penulis sangat menghargai segala kritik dan saran yang membangun. Akhir kata, Penulis berharap agar skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca serta dapat dijadikan awal bagi perancangan dan pengembangan selanjutnya.
Jakarta, Juni 2008
Penulis
vi
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar ...........................................................................................................i Halaman Judul Dalam .......................................................................................................ii Halaman Persetujuan Hardcover .....................................................................................iii Abstrak .............................................................................................................................iv Kata Pengantar ..................................................................................................................v Daftar Isi ..........................................................................................................................vii Daftar Tabel ...................................................................................................................xiii Daftar Gambar ................................................................................................................xv Daftar Lampiran ..............................................................................................................xx
BAB 1 PENDAHULUAN ................................................................................................1 1.1 Latar Belakang ..............................................................................................1 1.2 Ruang Lingkup .............................................................................................2 1.3 Tujuan dan Manfaat ......................................................................................3 1.3.1 Tujuan .................................................................................................3 1.3.2 Manfaat ...............................................................................................3 1.4 Metodologi Penelitian ..................................................................................3 1.4.1 Metode Pengumpulan dan Analisis Data ............................................4 1.4.2.
Metode Perancangan .....................................................................5
1.5 Sistematika Penulisan. ..................................................................................5
vii
BAB 2 LANDASAN TEORI ...........................................................................................7 2.1 Teori-teori Dasar ..........................................................................................7 2.1.1 Pengertian Data ...................................................................................7 2.1.2 Pengertrian Database ..........................................................................8 2.1.3 Siklus Hidup Aplikasi Databse ...........................................................9 2.1.3.1 Perencanaan Database (Database Planning) ..................10 2.1.3.2 Pendefinisian Sistem (System Definition) .......................11 2.1.3.3 Pengumpulan dan Analisa Kebutuhan (Requirement Collection and Analysis) ..................................................11 2.1.3.4 Database Design ............................................................12 2.1.3.5 Pemilihan DBMS (DBMS Selection) ...............................12 2.1.3.6 Rancangan Aplikasi (Aplication Design) ........................14 2.1.3.7 Prototyping ......................................................................14 2.1.3.8 Implementasi (Implementation) ......................................15 2.1.3.9 Loading dan Konversi Data (Data Conversion and Loading) ..........................................................................15 2.1.3.10 Testing ..........................................................................15 2.1.3.11 Operasi Pemeliharaan (Operational Maintenance) ......16 2.1.4 Entity Relationship Modelling ...........................................................16 2.1.4.1 Entity Type .......................................................................16 2.1.4.2 Relationship .....................................................................17 2.1.4.3 Attribute ...........................................................................17 2.1.4.4 Entity Relationship Diagram (ERD) ...............................18 2.1.5 Normalisasi ........................................................................................20 viii
2.1.5.1 Bentuk Normalisasi .........................................................20 2.1.5.2 Relational Key .................................................................21 2.1.6 Metodologi Database Design ............................................................22 2.1.6.1 Perancangan Basisdata Konseptual .................................22 2.1.6.2 Perancangan Basisdata Logikal .......................................23 2.1.6.3 Perancangan Basis data Fisikal .......................................24 2.1.7 Tools yang dipakai ............................................................................25 2.1.7.1 Data Flow Diagram (DFD) ..............................................25 2.1.7.2 State Transition Diagram (STD) .....................................27 2.1.7.3 Bagan Alir(Flow Chart ) .................................................28 2.2 Teori-teori Khusus ......................................................................................32 2.2.1 Pengertian Administrasi ....................................................................32 2.2.2 Pengertian Arsip ................................................................................32 2.2.3 Pengertian LAN (Local Area Network) ............................................33
BAB 3 ANALISA SISTEM YANG SEDANG BERJALAN ......................................35 3.1 Sejarah Badan Meteorologi dan Geofisika ....................................................35 3.1.1. Visi ...................................................................................................37 3.1.2. Misi ...................................................................................................37 3.2 Struktur Organisasi ........................................................................................38 3.2.1 Uraian Tugas dan Fungsi ...................................................................38 3.3 Prosedur Yang Sedang Berjalan ....................................................................43 3.3.1 Proses Surat Masuk ...........................................................................43 3.3.2 Proses Surat Keluar ...........................................................................44 ix
3.3.3 Proses Percetakan ..............................................................................45 3.4 Diagram Alir Sistem yang Sedang Berjalan ..................................................47 3.4.1 Diagram Alir Dokumen ......................................................................47 3.4.2 Diagram Contex ...................................................................................50 3.4.3 Diagram Nol ........................................................................................51 3.5 Definisi Sistem ..............................................................................................52 3.5.1 Mission Statement ................................................................................52 3.5.2 Mission Objectives ...............................................................................52 3.5.3 Systems Boundaries ..............................................................................53 3.5.4 Analisa User Views ...............................................................................54 3.6 User Requirement Specifications ..................................................................56 3.6.1 Data Requirements ...............................................................................56 3.6.2 Transaction Requirements ....................................................................58 3.6.3 General Systems Requirements ............................................................60 3.7 Permasalahan yang Dihadapi ........................................................................61 3.8 Usulan Pemecahan Masalah ..........................................................................62
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN ........................................64 4.1 Perancangan Basisdata ..................................................................................64 4.1.1 Perancangan Konseptual ......................................................................64 4.1.1.1 Identifikasi Tipe – tipe Entitas ................................................64 4.1.1.2 Identifikasi Tipe-tipe Relasi ....................................................66 4.1.1.3 Identifikasi Atribut ..................................................................69 4.1.1.4 Domain Atribut .......................................................................76. x
4.1.1.5 Identifikasi Candidate key dan Primary key ...........................89 4.1.1.6 Validasi Model Konseptual dengan Transaksi User ................91 4.1.2 Perancangan Logikal ............................................................................93 4.1.2.1 Penghilangan Fitur-fitur yang tidak Kompatibel ......................93 4.1.2.2 Bentuk Relasi untuk Model Data Logical Lokal ......................98 4.1.2.3 Validasi Relasi dengan Normalisasi .......................................119 4.1.2.4 Menentukan Integrity Constraints ..........................................128 4.1.2.5 Pembentukan Model Data Logikal Global .............................136 4.1.3 Perancangan Fisikal ............................................................................144 4.1.3.1 Menerjemahkan Model Data Logikal Global ke dalam DBMS .....................................................................144 a. Merancang Relasi Dasar .....................................................144 .
4.1.3.2 Perancangan Representasi Fisikal ………………………......164 a. Analisa Transaksi ………………………………………...164 b. Pemilihan Indeks …………………………………………167 c. Estimasi Kebutuhan Media Penyimpanan ………………..176 4.1.3.3 Perancangan Mekanisme Pengamanan Data …………….....183 4.2 Perancangan Program Aplikasi …………………………………………...183 4.2.1 Bagan Terstruktur ………………………………………………......183 4.2.2 Perancangan Struktur Menu …………………………………….......185 4.2.3 State Transition Diagram (STD) ………………………………........186 4.2.4 Perancangan Layar …………………………………………………...194 4.2.4.1 Perancangan Input .....................................................................194 4.2.5 Perancangan Laporan ………………………………………………...202 xi
4.2.6 Spesifikasi Proses …………………………………………………….204 4.3 Implementasi dan Evaluasi ………………………………………………..217 4.3.1 Jadwal Implementasi ………………………………………………...217 4.3.2 Pemilihan DBMS .................................................................................217 4.3.3 Spesifikasi Perangkat Keras ………………………………………....223 4.3.4 Spesifikasi Perangkat Lunak ………………………………………...225 4.3.5 Spesifikasi Kebutuhan Jaringan ……………………………………..230 4.3.6 Konversi Data, Backup dan Recovery Data ………………………....232 4.3.7 Evaluasi ...............................................................................................232 4.4 Panduan Pengoperasian Program Aplikasi ………………………………..233
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN …………………………………………………251 5.1 Simpulan …………………………………………………………………..251 5.2 Saran …………………………………………………………………… ...252
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................253 RIWAYAT HIDUP .......................................................................................................254 LAMPIRAN ..............................................................................................................L1-L5 Surat Keterangan Survei Perusahaan
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Atribut pada Diagram Entity Relationship ………………………………..18 Tabel 2.2 Tabel Entity Relationship Diagram …………………………………… ...18 Tabel 2.3 Simbol-Simbol Data Flow Diagram ……………………………………...26 Tabel 2.4 Tabel State Transition Diagram .................................................................27 Tabel 2.5 Simbol-Simbol Bagan Alir ……………………………………………….28 Tabel 3.1 Referensi silang user view data utama ........................................................54 Tabel 3.2 Data Requirements .....................................................................................56 Tabel 4.1 Kamus Data Tipe Entitas ............................................................................64 Tabel 4.2 Kamus Data Tipe Relationship ...................................................................67 Tabel 4.3 Atribut-Atribut Entitas …............................................................................69 Tabel 4.4 Tabel Candidate key dan Primary key dari Entitas ……………………....89 Tabel 4.5 Tabel Entitas Relasi Model Data Lokal Logikal ......................................114 Tabel 4.6 Skema relasi model data logikal global dengan referential integrity .......128 Table 4.7 Tabel Relasi Model Data Logikal Global .................................................136 Tabel 4.8 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (1) ....................................................165 Tabel 4.9 Tabel Analisa Transaksi Entry Data (2) ....................................................166 Tabel 4.10 Tabel Pemilihan Indeks ...........................................................................168 Tabel 4.11 Tabel Estimasi Ukuran Tabel .................................................................177 Tabel 4.12 Tabel Estimasi Primary Index ...............................................................179 Tabel 4.13 Tabel Estimasi Secondary Index ...........................................................181 Tabel 4.14 Rencana Proyek dan Implementasi ........................................................217
xiii
Tabel 4.15 Tabel Spesifikasi Microsoft SQL ................................................................218 Tabel 4.16 Tabel Perbedaan SQL Server 2000, Oracle 9i dan MySQL 4.1 ..................218 Tabel 4.17 Tabel Perbandingan Keterbatasan SQL Server 2000 dengan MySQL .......221 Tabel 4.18 Tabel Perbandingan keterbatasan SQL Server 2000 dengan Oracle 9i .......222 Tabel 4.19 Tabel Spesifikasi Perangkat Keras ..............................................................223 Tabel 4.20 Tabel Perbandingan Hardware Requirements DBMS .................................223 Tabel 4.21 Tabel Spesifikasi Perangkat Lunak .............................................................225 Tabel 4.22 Tabel Perbandingan Software Requirements untuk SQL Server 2000 .......226 Tabel 4.23 Tabel Platform untuk MySQL 4.1 ...............................................................227 Tabel 4.24 Tabel Platform untuk Oracle 9i ...................................................................228
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Aplikasi Basis Data ……………………………………..10 Gambar 3.1 Struktur Organisasi Badan Meteorologi dan Geofisika (BMG) .............38 Gambar 3.2 Struktur Organisasi Biro Umum pada BMG ..........................................40 Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Masuk .............................................47 Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Proses Surat Keluar .............................................48 Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Proses Pencetakan ...............................................49 Gambar 3.6 Diagram Contex ......................................................................................50 Gambar 3.7 Diagram Nol ...........................................................................................51 Gambar 3.8 System Boundaries pada Subbagian Persuratan dan Arsip .....................53 Gambar 4.1 ER Diagram Konseptual ......................................................................... 69 Gambar 4.2 ER Diagram Konseptual dengan Penambahan Primary Key ..................91 Gambar 4.3 Panah Transaksi pada ER Diagram .........................................................93 Gambar 4.4 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratMasuk ............94 Gambar 4.5 Menghilangkan Hubungan *:* antara AdmSrt dan SuratKeluar ............94 Gambar 4.6 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSM dan SuratMasuk.................................................................................................95 Gambar 4.7 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanSK dan SuratKeluar ................................................................................................95 Gambar 4.8 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan SuratKeluar .......96 Gambar 4.9 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pengiriman dan Dokumen ...........96 Gambar 4.10 Menghilangkan Hubungan *:* antara PengarsipanDok dan Dokumen .97 Gambar 4.11 Menghilangkan Hubungan *:* antara Pencetakan dan Dokumen .........97 xv
Gambar 4.12 Tabel Perihal sudah normal .....................................................................119 Gambar 4.13 Normalisasi 3NF tabel SuratMasuk ........................................................119 Gambar 4.14 Tabel SuratKeluar sudah normal .............................................................120 Gambar 4.15 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSM ...................................120 Gambar 4.16 Tabel AdmSrt sudah normal ...................................................................121 Gambar 4.17 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanSK ...................................122 Gambar 4.18 Normalisasi 3NF tabel Staff ...................................................................122 Gambar 4.19 Tabel Divisi sudah normal ......................................................................123 Gambar 4.20 Tabel Pengiriman sudah normal .............................................................123 Gambar 4.21 Tabel Pencetakan sudah normal .............................................................124 Gambar 4.22 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel PengarsipanDok ..................................124 Gambar 4.23 Tabel Dokumen sudah normal ................................................................125 Gambar 4.24 Normalisasi 2NF dan 3NF tabel RegistrasiSrt......... ...............................125 Gambar 4.25 Tabel DetailAdmSM sudah normal ........................................................126 Gambar 4.26 Tabel DetailAdmSK sudah normal .........................................................126 Gambar 4.27 Tabel DetailPengarsipanSM sudah normal .............................................126 Gambar 4.28 Tabel DetailPengarsipanSK sudah normal ..............................................126 Gambar 4.29 Tabel DetailPengirimanSK sudah normal ...............................................127 Gambar 4.30 Tabel DetailPengirimanDok sudah normal .............................................127 Gambar 4.31 Tabel DetailPengarsipanDok sudah normal ............................................127 Gambar 4.32 Tabel DetailPencetakanDok sudah normal .............................................127 Gambar 4.33 Diagram Relasi Global ……………………………………………........143 Gambar 4.34 Structure Chart Data Klasifikasi ............................................................184 Gambar 4.35 Structure chart menambah, mengupdate dan Menghapus Informasi.......184 xvi
Gambar 4.36 Structure chart transaksi penomoran surat.............................................185 Gambar 4.37 Struktur Menu......................................................................................185 Gambar 4.38 STD Layar Login dan Main Menu.......................................................186 Gambar 4.39 STD Menu File......................................................................................186 Gambar 4.40 STD Master............................................................................................187 Gambar 4.41 STD Administrasi Surat Masuk...........................................................188 Gambar 4.42 STD Arsip Surat Masuk.........................................................................189 Gambar 4.43 STD Administrasi dan Arsip Surat Keluar.............................................190 Gambar 4.44 STD Penomoran Surat............................................................................191 Gambar 4.45 STD Administrasi dan Arsip Pencetakan..............................................192 Gambar 4.46 STD Administrasi dan Arsip Pengiriman..............................................193 Gambar 4.47 STD Konfigurasi.....................................................................................194 Gambar 4.48 Rancangan Layar Login..........................................................................195 Gambar 4.49 Rancangan Layar Menu Utama................................................................195 Gambar 4.50 Rancangan Layar Master Staff...............................................................196 Gambar 4.51 Rancangan Layar Master Klasifikasi....................................................196 Gambar 4.52 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Masuk..............197 Gambar 4.53 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk............197 Gambar 4.54 Rancangan Layar Administrasi Surat Pribadi......................................198 Gambar 4.55 Rancangan Layar Admnistrasi dan Arsip Surat Takah Keluar.............198 Gambar 4.56 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar............199 Gambar 4.57 Rancangan Layar Penomoran Surat....................................................199 Gambar 4.58 Rancangan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan........................200 Gambar 4.59 Rancangan Layar Administrasi Pengiriman .......................................200 xvii
Gambar 4.60 Rancangan Layar Konfigurasi Ganti Password..................................201 Gambar 4.61 Rancangan Layar Konfigurasi Tambah User.......................................201 Gambar 4.62 Perancangan Layar Laporan Surat Masuk............................................202 Gambar 4.63 Perancangan Layar Laporan Surat Keluar............................................202 Gambar 4.64 Perancangan Layar Laporan Pencetakan .............................................203 Gambar 4.65 Perancangan Layar Laporan Pengiriman..............................................203 Gambar 4.66 Tampilan Layar Desktop Windows…………………………………..234 Gambar 4.67 Tampilan Layar Login..........................................................................235 Gambar 4.68 Tampilan Layar Menu Utama .............................................................235 Gambar 4.69 Tampilan Layar Menu File...................................................................236 Gambar 4.70 Tampilan Layar Menu Master.............................................................237 Gambar 4.71 Tampilan Layar Master Klasifikasi.....................................................238 Gambar 4.72 Tampilan Layar Master Staff ……………………………………….. 238 Gambar 4.73 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip.............................................239 Gambar 4.74 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Masuk.........................240 Gambar 4.75 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas……………….241 Gambar 4.76 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Takah Masuk……….241 Gambar 4.77 Tampilan Layar Administrasi Surat Pribadi………………………….242 Gambar 4.78 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Surat Dinas Keluar..............243 Gambar 4.79 Administrasi dan Arsip Surat Takah Keluar.........................................244 Gambar 4.80 Tampilan Layar Administrasi Penomoran Surat.................................245 Gambar 4. 81 Tampilan Layar Administrasi dan Arsip Pencetakan.........................246 Gambar 4.82 Tampilan Layar Administrasi Pengiriman…………………………..247 Gambar 4.83 Tampilan Laporan Surat Masuk…………………………………….248 xviii
Gambar 4.84 Tampilan Layar Tambah User ...........................................................249 Gambar 4.85 Tampilan Layar Ganti Password .........................................................249 Gambar 4.86 Tampilan Layar Tentang Kami ...........................................................250
xix
DAFTAR LAMPIRAN
Wawancara Analisis ………………………………………………………………..L1-L3 Wawancara Evaluasi ……………………………………………………………….L4-L5
xx
