Universitas Bina Nusantara ___________________________________________________ Jurusan Komputerisasi Akuntansi - Fakultas Ilmu Komputer Skripsi
EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA SUMBER MANDIRI
Ristianto Herny Devi Nathalia
0700686050 0700693346 0700693554
Abstrak Persediaan adalah suatu sumber daya yang disimpan untuk proses produksi ataupun untuk penjualan dalam proses bisnis. Adapun tujuan penyusunan skripsi ini adalah untuk mengetahui dan menganalisis prosedur dan arus bisnis dalam sistem informasi persediaan yang diterapkan dalam perusahaan, mengukur tingkat efektivitas dan efisiensi pengendalian pada sistem informasi persediaan yang diterapkan, mengetahui kelebihan dan kelemahan dalam penerapan sistem informasi persediaan oleh perusahaan, sehingga dapat memberikan rekomendasi dan saran untuk memperbaiki kelemahankelemahan yang ada. Metodologi yang digunakan penulis dalam menyusun skripsi ini adalah studi pustaka, observasi, wawancara kepada pihak yang terkait, check list, pengujian aplikasi, dan studi dokumentasi. Hasil pengamatan yang dikumpulkan akan dianalisis, dievaluasi dan dibandingkan dengan teori pengendalian internal. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan penulis, prosedur sistem informasi persediaan yang dilakukan Sumber Mandiri sudah cukup baik, walaupun masih terdapat beberapa kelemahan. Dalam hal ini diharapkan perusahaan dapat memperbaiki kelemahan tersebut untuk meningkatkan operasional dan kinerja perusahaan. Kata Kunci : evaluasi, sistem informasi persediaan, pengendalian umum, dan pengendalian aplikasi
iii
PRAKATA
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat yang telah diberikanNya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya. Skripsi ini disusun dalam rangka untuk memenuhi salah satu persyaratan dalam menyelesaikan jenjang pendidikan strata 1 di Universitas Bina Nusantara dan untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer Jurusan Komputerisasi Akuntansi. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada pihak-pihak yang telah membantu memberikan dorongan moril maupun materil hingga skripsi selesai. Ucapan terima kasih penulis tujukan kepada: 1.
Profesor Gerardus Polla, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara.
2. Yanti, S.Kom, MM, selaku Ketua Jurusan Komputerisasi Akuntansi Universitas Bina Nusantara. 3. Drs. Sanyoto Gondodiyoto SE., MKom., MM(SI), MComm. (IS), Akuntan, selaku Dosen Pembimbing skripsi yang telah bersedia meluangkan waktu, tenaga dan pikiran dalam membimbing penulis untuk menyelesaikan skripsi ini. 4. Para dosen serta staf pengajar Universitas Bina Nusantara yang telah mendidik penulis selama kuliah di Fakultas Ilmu Komputer Universitas Bina Nusantara. 5. Bapak Deny Chandra, selaku pemilik Sumber Mandiri yang telah memberi kesempatan bagi penulis untuk mengumpulkan bukti dan mengevaluasinya untuk penyusunan skripsi ini.
iv
6. Bapak Suwardi, selaku kepala gudang dan karyawan Sumber Mandiri lainnya yang telah bersedia meluangkan waktu dan membantu dalam proses penyusunan skripsi ini. 7. Keluarga, teman-teman, dan rekan-rekan penulis yang telah memberikan semangat dan dukungan baik secara moril dan materiil dalam rangka penyusunan skripsi ini. 8. Kepada semua pihak terkait yang tidak dapat penyusun sebutkan satu per satu dimana telah membantu penyusun dalam menyelesaikan skripsi ini. Akhir kata penulis menyadari bahwa skripsi ini masih belum sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan sekiranya ada kritik atau saran yang membangun untuk memperbaiki skripsi ini. Kiranya skripsi ini dapat bermanfaat bagi semua orang yang membutuhkan.
Jakarta,
2007
Penulis
v
DAFTAR ISI HALAMAN
JUDUL
i
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI
ii
ABSTRAK
iii
KATA PENGANTAR
iv
DAFTAR ISI
vi
DAFTAR TABEL
xii
DAFTAR GAMBAR
xv xviii
DAFTAR LAMPIRAN
BAB 1
PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
1
1.2 Ruang Lingkup
2
1.3 Tujuan dan Manfaat
BAB 2
1.3.1 Tujuan
2
1.3.2 Manfaat Ruang Lingkup
3
1.4 Metodologi
3
1.5 Sistematika Penulisan
5
LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
6
2.1.2 Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.3 Komponen Sistem Informasi Akuntansi
7
2.1.4 Siklus Proses Transaksi Sistem Informasi Akuntansi
8
2.1.5 Manajemen Data
9
vi
2.2 Sistem Informasi Persediaan 2.2.1 Pengertian Persediaan
9
2.2.2 Jenis Persediaan
10
2.2.3 Metode Pencatatan Persediaan
11
2.2.4 Sistem dan Prosedur yang Bersangkutan dengan Persediaan 2.2.4.1 Narasi
12
2.2.4.2 Flowchart
14
2.2.5 Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Informasi Persediaan
16
2.2.6 Fungsi yang terkait dalam Sistem Informasi Persediaan
17
2.2.7 Laporan yang Dihasilkan dalam Sistem Informasi Persediaan
17
2.2.8 Resiko dan Pengendalian pada Persediaan
18
2.3 Sistem Pengendalian Internal 2.3.1 Pengertian Sistem Pengendalian Internal
20
2.3.2 Tujuan Sistem Pengendalian Internal
20
2.3.3 Komponen Sistem Pengendalian Internal
21
2.3.4 Jenis Pengendalian
25
2.3.4.1 Pengendalian Umum
25
2.3.4.1.1 Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Administration Management Controls)
25
2.3.4.1.2 Pengendalian Manajemen Operasional (Operational Management Controls) 2.3.4.2 Pengendalian Aplikasi
29 33
2.3.4.2.1 Boundary Control
34
2.3.4.2.2 Pengendalian Masukkan (Input Control)
36
2.3.4.2.3 Pengendalian Hasil Keluaran (Output Control)
38
2.3.4.2.4 Pengendalian Database (Database Control)
39
2.4 Audit Sistem Informasi 2.4.1 Pengertian Audit
41
2.4.2 Jenis Audit
42
2.4.3 Standar Audit
44
vii
2.4.4 Instrumen Audit
46
2.4.5 Pengertian Audit Sistem Informasi
49
2.4.6 Tujuan Audit Sistem Informasi
50
2.4.7 Prosedur Audit Sistem Informasi
51
2.4.8 Tujuan Audit Sistem Informasi Persediaan
55
2.4.9 Penetapan Penilaian Resiko dan Pengendalian
55
2.4.10 Rekomendasi Audit
56
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN BAB 3
YANG BERJALAN PADA SUMBER MANDIRI 3.1 Latar Belakang Perusahaan
57
3.1.1 Perkembangan Perusahaan
57
3.1.2 Visi dan Misi
59
3.2 Struktur Organisasi
59
3.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, dan Wewenang
60
3.4 Gambaran Sistem Informasi Persediaan yang Berjalan pada Sumber Mandiri
63
3.4.1
Dokumen yang Digunakan
63
3.4.2
Fungsi yang Terkait
65
3.4.3
Prosedur istem Informasi Persediaan yang sedang berjalan pada Sumber Mandiri
65
3.4.3.1 Narasi
65
3.4.4 Manajemen Data
68
3.4.5 Konfigurasi Sistem
70
3.4.6
3.4.7
Tampilan Layar Aplikasi Persediaan yang Digunakan Sumber Mandiri
71
Laporan yang dihasilkan
92
viii
BAB 4
HASIL EVALUASI SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN PADA SUMBER MANDIRI 4.1 Persiapan dan Perencanaan Evaluasi
96
4.1.1 Perencanaan Evaluasi
96
4.1.2 Prosedur Evaluasi Rinci
98
4.1.2.1 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Umum
98
4.1.2.2 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Aplikasi
101
4.1.3 Pengumpulan dan Evaluasi Bukti Audit
107
4.1.4 Penetapan Penilaian Resiko dan Pengendalian pada Sistem Informasi Persediaan
109
4.2 Pengevaluasian terhadap Bukti Evaluasi atas Pengendalian Umum 4.2.1 Pengendalian Manajemen Keamanan 4.2.1.1 Tujuan
Dilakukan
Evaluasi
113 113
atas
Pengendalian
Manajemen Keamanan
113
4.2.1.2 Objek Evaluasi Pengendalian Manajemen Keamanan
113
4.2.1.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Keamanan 4.2.1.4 Instrumen
113 yang
Digunakan
atas
Pengendalian
Manajemen Keamanan
115
4.2.1.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan
119
4.2.1.5.1 Temuan Evaluasi Positif
119
4.2.1.5.2 Temuan Evaluasi Negatif
120
4.2.1.6 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan
121
4.2.1.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan 4.2.2 Pengendalian Manajemen Operasional
ix
122 125
4.2.2.1 Tujuan Evaluasi atas Pengendalian Manajemen Operasional
125
4.2.2.2 Objek yang Dievaluasi atas Pengendalian Manajemen Operasional
125
4.2.2.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Manajemen Operasional
125
4.2.2.3.1 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Manajemen Operassional 4.2.2.4 Temuan
Audit
atas
Pengendalian
126
Manajemen
Operasional
130
4.2.2.4.1 Temuan Evaluasi Positif
130
4.2.2.4.2 Temuan Evaluasi Negatif
131
4.2.2.5 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Operasional
131
4.2.2.6 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasional 4.3 Pengevaluasian terhadap Bukti Audit atas Pengendalian Aplikasi 4.3.1 Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
132 134 134
4.3.1.1 Tujuan Dilakukan Audit Pengendalian Batasan
134
4.3.1.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Batasan
134
4.3.1.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Batasan
134
4.3.1.4 Instrumen yang Digunakan atas PengendalianBatasan
135
4.3.1.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Batasan
137
4.3.1.5.1 Temuan Evaluasi Positif
137
4.3.1.5.2 Temuan Evaluasi Negatif
138
4.3.1.6 Matrix Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan
138
4.3.1.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan
138
4.3.2 Pengendalian Masukkan (Input Controls)
140
x
4.3.2.1 Tujuan Evaluasi atas Pengendalian Masukkan
140
4.3.2.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Masukkan
140
4.3.2.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Masukkan
141
4.3.2.4 Instrumen
yang
Digunakan
atas
Pengendalian
Masukkan
141
4.3.2.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Masukkan
145
4.3.2.5.1 Temuan Evaluasi Positif
145
4.3.2.5.2 Temuan Evaluasi Negatif
146
4.3.2.6 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukkan
146
4.3.2.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Masukkan
147
4.3.3 Pengendalian Keluaran (Output Controls) 4.3.3.1 Tujuan
Dilakukan
Audit
atas
149 Pengendalian
Keluaran
149
4.3.3.2 Objek Evaluasi atas Pengendalian Keluaran
149
4.3.3.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Keluaran
150
4.3.3.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Keluaran
150
4.3.3.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Keluaran
153
4.3.3.5.1 Temuan Evaluasi Positif
153
4.3.3.5.2 Temuan Evaluasi Negatif
154
4.3.3.6 Penilaian
Resiko
dan
Pengendalian
atas
Pengendalian Keluaran
155
4.3.3.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Keluaran 4.3.4 Pengendalian Basis data (Database Controls)
4.3.4.1 Tujuan Dilakukan Evaluasi atas Pengendalian xi
156 158
158
Basisdata 4.3.4.2 Objek Evalusi atas Pengendalian Basis data
158
4.3.4.3 Kriteria Standar atas Pengendalian Basis data
158
4.3.4.4 Instrumen yang Digunakan atas Pengendalian Basis data
159
4.3.4.5 Temuan Evaluasi atas Pengendalian Basis data
160
4.3.4.5.1 Temuan Evaluasi Positif
160
4.3.4.5.2 Temuan Evaluasi Negatif
161
4.3.4.6 Penilaian Resiko, Pengendalian dan Rekomendasi atas Pengendalian Basis data
161
4.3.4.7 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Basis Data
BAB 5
162
4.4 Kesimpulan atas Audit Pengendalian Umum dan Pengendalian Aplikasi
164
4.5 Laporan Audit
165
SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan
172
5.2 Saran
173
DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Tindakan Pengamanan Virus
28
Tabel 2.2 Kategori pengendalian aplikasi
34
Tabel 2.3 Standars ISACA
46
Tabel 4.1 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Umum (General Controls) 101 Tabel 4.2 Prosedur Evaluasi Rinci atas Pengendalian Aplikasi (Application Controls)
107
Tabel 4.3 Pertanyaan Check List terhadap Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)
117
Tabel 4.4 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)
122
Tabel 4.5 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Keamanan (Security Management Controls)
124
Tabel 4.6 Check List terhadap Pengendalian Operasional (Operational Management Controls)
127
Tabel 4.7 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Manajemen Operasional (Operatioanal Management Controls)
131
Tabel 4.8 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Manajemen Operasional (Operational Management Controls) Tabel 4.9 Check List terhadap Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
133 136
Tabel 4.10 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Batasan (BoundaryControls)
138
xiii
Tabel 4.11 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi atas Pengendalian Batasan (Boundary Controls)
139
Tabel 4.12 Check List terhadap Pengendalian Masukan (Input Controls)
143
Tabel 4.13 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Masukkan (Input Controls)
147
Tabel 4.14 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Masukan (Input Controls)
148
Tabel 4.15 Check List terhadap Pengendalian Keluaran (Output Controls)
151
Tabel 4.16 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)
155
Tabel 4.17 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Keluaran (Output Controls)
157
Tabel 4.18 Check List terhadap Pengendalian Basis Data (Database Controls)
159
Tabel 4.19 Penilaian Resiko dan Pengendalian atas Pengendalian Basis Data
162
(DatabaseControls) Tabel 4.20 Matriks Evaluasi Temuan dan Rekomendasi Atas Pengendalian Basis Data (Database Controls)
xiv
163
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Flowchart pada saat stock-in
14
Gambar 2.2 Flowchart pada saat stock-out
15
Gambar 2.3
22
COSO Model
Gambar 2.4 Langkah Prosedur Audit
54
Gambar 2.5 Threat Vulnerability Work Table
56
Gambar 3.1
Struktur Organisasi SUMBER MANDIRI
59
Gambar 3.2
Database Master file stock
69
Gambar 3.3
User Acces
71
Gambar 3.4
Tampilan error message pada saat log-in access
72
Gambar 3.5
Menu File
73
Gambar 3.6
Database pembelian
74
Gambar 3.7 Tambah data transaksi pembelian
74
Gambar 3.8
Update atau edit data transaksi pembelian
75
Gambar 3.9
Database penjualan
76
Gambar 3.10 Tambah data transaksi penjualan
76
Gambar 3.11 Update atau edit data transaksi penjualan
77
Gambar 3.12 Database transaksi kirim konsinyansi
78
Gambar 3.13 Tambah data transaksi kirim konsinyasi
79
Gambar 3.14 Update atau edit data transaksi kirim konsinyasi
80
Gambar 3.15 Database transaksi retur pembelian
81
Gambar 3.16 Tambah data transaksi retur pembelian
81
xv
Gambar 3.17 Update atau edit transaksi retur pembelian
92
Gambar 3.18 Database retur penjualan
83
Gambar 3.19 Tambah data transaksi retur penjualan
84
Gambar 3.20 Update atau edit transaksi retur penjualan
85
Gambar 3.21 Database Retur kirim konsinyasi
86
Gambar 3.22 Tambah data transaksi retur kirim konsinyasi
87
Gambar 3.23 Update atau edit transaksi retur kirim konsinyasi
88
Gambar 3.24 Database Koreksi stok
89
Gambar 3.25 Tambah data transaksi koreksi stok
90
Gambar 3.26 Update atau edit transaksi koreksi stok
91
Gambar 3.27 Tampilan error message pada saat penginputan ganda pada setiap Transaksi
92
Gambar 4.1 Threat Vulnerability Work Table
111
Gambar 4.2 Matrik Penilaian Pengendalian
112
xvi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1. Prosedur permintaan barang dari gudang Lampiran 2. Prosedur penerimaan barang Lampiran 3. Prosedur Retur pembelian Lampiran 4. Prosedur pengeluaran barang dari gudang Lampiran 5. Prosedur retur penjualan Lampiran 6. Prosedur retur konsinyasi Lampiran 7. Prosedur pemeriksaan barang Lampiran 8. Laporan daftar barang Lampiran 9. Laporan Detail Pembelian Barang Lampiran 10. Laporan Pembelian per group barang Lampiran 11. Laporan Pembelian per barang Lampiran 12. Laporan retur Pembelian Lampiran 13. Laporan detail penjualan Lampiran 14. Laporan Penjualan per group barang Lampiran 15. Laporan penjualan per barang Lampiran 16. Laporan retur penjualan Lampiran 17. Laporan detail kirim konsinyasi Lampiran 18. Laporan retur kirim konsinyasi Lampiran 19. Laporan stok Lampiran 20. Laporan stok minimum Lampiran 21. Laporan kartu stok Lampiran 22. Laporan koreksi stok Lampiran 23. Memo xvii
Lampiran 24. Surat Jalan Antar Gudang (pusat) – Cabang Lampiran 25. Surat Jalan Ke Customer Lampiran 26. Purchase Order Lampiran 27. Nota Tunai Lampiran 28. Nota Kredit Lampiran 29. Produk Sumber Mandiri
xviii
