BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR

118 BAB 4 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN PADA PT. ISTANA KEBAYORAN RAYA MOTOR

4.1 Analysis Document 4.1.1 The Task 4.1.1.1 Purpose Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dirancang dengan tujuan untuk mempermudah kegiatan penggajian dan pengupahan di perusahaan yang dilakukan rutin setiap bulan agar lebih efisien dan efektif, dan juga mendukung pengendalian internal terhadap penggajian dan pengupahan baik pengendalian dari sistem yang terkomputerisasi maupun pengendalian secara manual. Sistem ini dimulai dari pencatatan kehadiran karyawan, pembayaran gaji dan upah kepada karyawan dimana perhitungan gaji staff, upah mekanik, dan insentif sales dilakukan secara otomatis, sampai pada membuat jurnal untuk penggajian dan pengupahan. Selain itu, sistem juga dilengkapi dengan kontrol dari sistem untuk cuti karyawan dan berbagai tunjangan agar fasilitas ini hanya dapat diberikan kepada karyawan yang berhak menerimanya. Sistem ini juga mencakup sebagian kecil dari kegiatan personalia, khususnya yang berhubungan dengan penggajian, seperti: pengangkatan karyawan, mutasi karyawan yang berpengaruh terhadap gaji karyawan, dan pemberhentian karyawan dimana ada perhitungan untuk uang pensiun, uang penghargaan masa kerja, atau uang pesangon yang menjadi hak karyawan. Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang berguna dalam kegiatan penggajian dan pengupahan.

119 4.1.1.2 System Definition System Definition dari Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor adalah sebagai berikut: 1. Functionality Sistem ini berguna untuk memberikan kemudahan dalam kegiatan penggajian dan pengupahan, seperti absensi, permohonan cuti, menghitung gaji staff, upah mekanik, upah karyawan borongan, upah service advisor, upah lembur, insentif sales, kenaikan gaji, berbagai tunjangan untuk karyawan, pembuatan jurnal, juga termasuk mutasi karyawan, dan pemutusan hubungan kerja. 2. Application Domain Pengguna dari sistem ini adalah HRD Head, Finance Manager, Operational Director, Sales Manager, Business Development(Data Analyst), masing-masing Division Head, dan karyawan. 3. Condition Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dibuat berdasarkan usulan/saran untuk mengatasi permasalahan yang ditemukan dalam aktivitas penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang berhubungan dengan kegiatan penggajian dan pengupahan. Sistem ini hanya dapat dijalankan oleh orang-orang yang memiliki hak otorisasi. 4. Technology Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa personal computer (PC) dengan penambahan device seperti printer. Diperlukan PC yang terhubung pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN)

120 5. Objects Objek dari sistem ini antara lain: karyawan, gaji, upah, absensi, cuti, lembur, transaksi servis, transaksi penjualan, tunjangan, dan transaksi pembayaran. 6. Responsibility Sistem ini merupakan alat yang efisien, efektif dan dapat diandalkan untuk pencatatan pekerjaan yang dilakukan mekanik dan sales untuk mendapatkan upah dan insentif, dan juga untuk menghitung seluruh komponen gaji dan upah untuk karyawan, serta menyediakan informasi berupa laporan mengenai penggajian dan pengupahan.

4.1.1.3 Context Gambar 4.1 berikut ini menjelaskan proses dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan yang diusulkan.

121

Menginput data karyawan baru, karyawan yang dimutasikan, karyawan yang mendapat surat peringatan, karyawan yang berhenti, karyawan yang tidak hadir kenaikan gaji, bonus, tunjangan, uang makan, dan membuat daftar gaji karyawan

HRD

Surat Peringatan Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan Surat Mutasi Surat Perintah Lembur Surat Kenaikan Gaji

Ditandatangani Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan

Sistem meminta approval untuk Daftar Gaji&Upah dan untuk kenaikan gaji

Sistem meminta approval untuk permohonan lembur

Approve/reject daftar gaji&upah, dan kenaikan gaji

Approve/reject permohonan lembur

Direktur Operasional

Surat Pengangkatan Karyawan Surat Pemberhentian Karyawan

Mencetak Slip Gaji&Upah, membuat daftar no. rekening, membuat cek untuk transfer gaji&upah Bagian Finance

Surat Peringatan Surat Mutasi Surat Perintah Lembur Surat Kenaikan Gaji

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menginput permohonan cuti Daftar no. rekening dan Cek

Menginput data penjualan salesman

Mengisi absen (Finger Scanner)

Karyawan

P ay to

Sistem meminta approval permohonan cuti karyawan

Bukti Transfer

Menginput data service yang dilakukan oleh mekanik dan karyawan borongan

$

$

Slip gaji dan upah

VISIO CORPOR ATION

Approve/reject permohonan cuti

Menginput data lembur karyawan

$ Berbagai laporan mengenai karyawan maupun penggajian Kepala Divisi

Bank

Sales Manager Bagian Business Development

Gambar 4.1 Rancangan Rich Picture Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan yang diusulkan

122 Problem Domain Rancangan sistem penggajian dan pengupahan yang diusulkan ini dimulai pada saat karyawan baru diterima bekerja di perusahaan, maka kepala HRD akan memasukkan seluruh data mengenai karyawan baru tersebut kedalam sistem. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Kontrak Kerja yang harus ditandatangani oleh Direktur Operasional dan diberikan kepada karyawan dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah karyawan. Setelah dinilai kinerjanya baik, maka karyawan dapat diangkat menjadi karyawan tetap. Kepala HRD akan mengubah status karyawan kontrak menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat Pengangkatan Karyawan. Pada saat masuk kerja dan pulang kerja, karyawan harus mengisi absensi dengan cara mengetikkan NIK karyawan tersebut pada komputer yang tersedia khusus untuk absensi. Tiap akhir bulan, sistem akan membuat rekap absensi tiap karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan menghitung secara otomatis jumlah insentif kehadiran, uang transport, dan uang makan yang berhak diterima oleh karyawan tiap bulan. Selain itu, karyawan juga berhak mengajukan permohonan cuti dengan mengisi Leave Transaction pada sistem. Sistem akan meminta approval dari masing-masing kepala divisi atas pengajuan cuti ini. Jika pengajuan cuti ini diterima maka sistem akan mengurangi jumlah hak cuti karyawan. Jika dibutuhkan, perusahaan berhak meminta karyawan untuk melakukan kerja lembur. Untuk prosedur kerja lembur ini masing-masing kepala divisi mengisi Overtime Transaction pada sistem. Sistem akan meminta approval dari kepala HRD atas pengajuan lembur. Jika pengajuan lembur diterima maka sistem akan menghitung

123 jumlah jam lembur yang diperoleh dari jam karyawan melakukan clock out pada absensi untuk pembayaran uang lembur. Perusahaan juga akan memberikan bonus ataupun kenaikan gaji bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Kepala HRD bertanggung jawab untuk mengisi data kenaikan gaji dan sistem akan meminta approval dari Direktur Operasional atas kenaikan gaji karyawan. Jika diterima maka sistem akan mengupdate gaji pokok karyawan yang bersangkutan. Untuk penggajian, sistem akan menghitung secara otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek. Untuk masalah pengupahan, penghitungan upah mekanik, karyawan borongan (Body&Paint Mechanic), dan Service Advisor tergantung dari berapa banyak service yang dikerjakan oleh mereka. Bagian Business Development bertanggung jawab untuk menginput data service yang dilakukan oleh karyawan-karyawan tersebut kedalam sistem dan sistem akan menghitung secara otomatis jumlah upah karyawan tersebut setiap bulan ditambah dengan tunjangan maupun tambahan pembayaran lainnya dan dikurangi dengan potongan untuk Jamsostek. Selain itu, perusahaan juga memberikan insentif untuk salesman yang melakukan penjualan mobil, aksesoris, maupun asuransi mobil. Semua data mengenai penjualan yang dilakukan oleh salesman diinput oleh Sales Manager kedalam sistem. Sistem akan menghitung insentif salesman secara otomatis. Tiap akhir bulan, kepala HRD akan membuat transaksi payment untuk tiap karyawan. Sistem akan meminta approval dari Direktur Operasional atas daftar gaji dan upah yang sudah dibuat. Jika daftar gaji dan upah tersebut diapprove, maka Finance

124 Manager dapat mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan dan juga membuat daftar no. rekening dan jumlah gaji karyawan beserta cek yang diserahkan kepada bank untuk mentransfer gaji ke rekening karyawan. Saat slip gaji dan upah dicetak, sistem akan membuat jurnal pembayaran gaji untuk masing-masing karyawan serta mencetak berbagai laporan penggajian. Selama karyawan bekerja, jika dibutuhkan maka karyawan dapat dipindahkan posisinya ke bagian yang lain maupun divisi yang lain, baik itu berupa promosi, mutasi maupun demosi. Promosi dan demosi terhadap karyawan akan berpengaruh terhadap gaji pokok karyawan tersebut. Kepala HRD akan memasukkan data mengenai mutasi karyawan kedalam sistem dan sistem akan mengupdate data divisi atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji pokok karyawan serta membuat Surat Mutasi karyawan yang harus diserahkan kepada karyawan yang bersangkutan. Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan maka perusahaan berhak memberikan Surat Peringatan (SP). Kepala HRD akan memasukkan data pelanggaran karyawan kedalam sistem dan sistem akan membuat Surat Peringatan. Sistem juga akan menghitung jumlah surat peringatan yang diterima masing-masing karyawan dan jika seorang karyawan mendapatkan tiga buah Surat Peringatan maka sistem akan memberikan peringatan untuk memecat karyawan yang bersangkutan. Pemutusan hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan dapat terjadi karena tiga hal yaitu: karyawan mengundurkan diri, dipecat dari perusahaan, atau pensiun. Karyawan berhak mendapatkan uang penghargaan masa kerja, uang pesangon, uang pensiun, dan uang pisah jika memenuhi syarat-syarat dalam peraturan kerja bersama. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk termination payment ini. Sistem juga akan memberikan peringatan jika karyawan sudah harus pensiun dari pekerjaan, baik

125 karena usia sudah mencapai 55 tahun maupun karena sudah bekerja diperusahaan selama 25 tahun. Jika ada karyawan yang berhenti bekerja maka kepala HRD akan memasukkan data kedalam sistem dan sistem akan mengubah status karyawan menjadi non-aktif serta membuat Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Surat-surat ini akan ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada Finance Manager untuk membayarkan gaji atau upah karyawan tersebut beserta termination payment yang berhak diterima karyawan.

Application Domain Sistem penggajian dan pengupahan yang dibuat bertujuan untuk mendukung tugas-tugas dari kepala HRD, bagian Business Development, bagian Sales dan Finance Manager dalam kaitannya dengan penggajian dan pengupahan. Berikut ini adalah fungsi utama dari application domain sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor, antara lain sebagai berikut: 1. Membuat pendataan karyawan baru 2. Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan 3. Membuat pendataan karyawan yang di PHK 4. Membuat surat peringatan 5. Transaksi cuti 6. Absensi 7. Surat perintah lembur 8. Membuat transaksi tunjangan 9. Transaksi kenaikan gaji karyawan

126 10. Membuat transaksi penjualan salesman 11. Membuat transaksi service mechanic 12. Membuat transaksi service Service Advisor 13. Membuat transaksi service B&P Mechanic 14. Membuat transaksi pembayaran gaji staff 15. Membuat transaksi pembayaran upah mekanik 16. Membuat transaksi pembayaran upah SA 17. Membuat transaksi pembayaran upah B&P mechanic 18. Membuat transaksi pembayaran gaji salesman 19. Approve payroll register 20. Mencetak slip gaji dan upah

4.1.2 The Problem Domain 4.1.2.1 Clusters Model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster, yaitu employee, payment, mutation, termination. Gambar 4.2 berikut ini adalah model sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

EMPLOYEE

PAYMENT

MUTATION

TERMINATION

Gambar 4.2 Cluster Model Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan

127 4.1.2.2 Structure Gambar 4.3 dibawah ini menunjukkan structure dari “employee”, dimana “employee” memiliki hubungan generalisasi dengan “salesman”, “service advisor”, “body&paint mechanic”, dan “mechanic”. Bentuk generalisasi ini menunjukkan perbedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan-karyawan tersebut. division

1 1..* employee

position 1..*1

salesman service advisor body&paint mechanic mechanic

Gambar 4.3 Struktur dari “employee”

Gambar 4.4 dibawah ini menunjukkan structure dari “payment” dimana “payment details” memiliki hubungan aggregasi dengan “payment transaction”. Sedangkan “subsidy”, “overtime”, “SA service”, “mechanic service”, “body&paint service”, “sales car”, “sales insurance”, dan “sales accessories” adalah komponenkomponen untuk perhitungan gaji dan upah karyawan dan memiliki hubungan asosiasi dengan “payment details”.

128

PaymentTransaction 0..*

subsidy

SA Service 1 1..* 1

0..*

1

0..*

Payment Details 1 1

overtime

0..*

1

1 0..*

1

Mechanic Service

1 0..*

0..*

Body&paint service Sales Insurance

Sales Car

0..* Sales Accessories

Gambar 4.4 Struktur dari “payment”

Gambar 4.5 dibawah ini memperlihatkan structure dari ”mutation” yang digunakan untuk mencatat mutasi karyawan. mutation

Gambar 4.5 Struktur dari “mutation”

Gambar 4.6 dibawah ini menunjukkan structure dari ”termination” dimana class ”termination” memiliki hubungan asosiasi dengan ”warning letter” yang menunjukkan bahwa termination dari employee juga tergantung dari berapa banyak warning letter yang diterima warning letter

termination 1..3

1

Gambar 4.6 Struktur dari “termination”

129 Gambar 4.7 dibawah ini menggambarkan struktur lengkap dari keseluruhan class yang ada dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Hubungan antara ”employee”, ”position”, ”division”, serta ”mutation” terjadi ketika karyawan ditempatkan dalam posisi atau divisi tertentu dan mutasi karyawan juga menyebabkan berubahnya posisi atau divisi yang ditempati karyawan. Hubungan antara ”employee”, ”warning letter”, dan ”termination” terjadi ketika kepala HRD membuat surat peringatan kepada karyawan. Jika jumlah surat peringatan = 3 maka karyawan harus di pecat. Selain itu, hubungan ini juga terjadi ketika ada karyawan yang ingin mengundurkan diri atau sudah memasuki masa pensiun. Hubungan antara ”employee”, ”absence”, dan ”payment transaction” terjadi pada saat karyawan melakukan absensi, dimana absensi karyawan berpengaruh terhadap pembayaran insentif kehadiran dan uang transport kepada karyawan. Hubungan antara ”employee” dan ”leave transaction” terjadi ketika karyawan mengajukan permohonan cuti dan sistem akan mengurangi jatah cuti karyawan yang terdapat dalam atribut dari “employee”. Hubungan antara ”employee” dan ”salary upgrade” terjadi pada saat kepala HRD membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang akan mengubah data gaji pokok karyawan. Hubungan antara ”employee”, ”subsidy”, dan ”payment details” terjadi ketika kepala HRD membuat transaksi tunjangan kepada karyawan yang menyebabkan bertambahnya payment detail kepada karyawan tertentu.

130 Hubungan antara ”employee”, ”overtime”, dan ”payment details” terjadi ketika kepala divisi membuat transaksi lembur maka sistem akan menghitung upah lembur dan menambahkannya ke ”payment details” sebagai tambahan gaji atau upah karyawan. Hubungan antara ”salesman”, ”sales car”, ”sales insurance”, “sales insurance”, dan “payment details” terjadi ketika Sales Manager membuat transaksi penjualan mobil, aksesoris, maupun asuransi mobil.

”Sales car”, ”sales insurance”, dan “sales

insurance” akan mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh masing-masing salesman, sedangkan “payment details” akan menghitung total insentif untuk masingmasing sales. Hubungan antara “service advisor”, “SA service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh service advisor. “SA service” akan mencatat penjualan yang dilakukan oleh service advisor, “service advisor”

akan menghitung rata-rata upah mekanik yang berada

dibawah service advisor tersebut, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing service advisor. Hubungan antara “B&P mechanic”, “B&P service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh B&P mechanic. “B&P service” akan mencatat jumlah panel yang dikerjakan oleh B&P mechanic, “B&P mechanic” adalah objek yang melakukan service panel, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing B&P mechanic. Hubungan antara “mechanic”, “mechanic service”, dan “payment details” terjadi ketika bagian Business Development membuat transaksi service yang dilakukan oleh mechanic. “Mechanic service” akan mencatat transaksi service yang dilakukan oleh

131 mechanic, “Mechanic” adalah objek yang melakukan service terhadap kendaraan, sedangkan “payment details” akan menghitung total upah masing-masing mechanic. Hubungan antara “payment transaction” dan “journal transaction” terjadi pada saat Finance Manager mencetak slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan. Ketika transaksi pembayaran gaji dan upah dilakukan maka “journal transaction” secara otomatis akan membuat jurnal pembayaran gaji dan upah kepada masing-masing karyawan.

132

division

warning letter

0..3

subsidy 1

1..3

1..*

1

0..*

0..*

mutation position

termination 1

2

absence 1

1

1

1..* 1

salary upgrade 1 1..*

0..*

employee

leave transaction

overtime 0..*

1 1

1

journal transaction

0..1

0..*

1 1..*

1..* 1 1 1

1..*

PaymentTransaction

0..* 1

1

1..* 1

salesman

1

service advisor body&paint mechanic mechanic Payment Details 1 1

1

0..*

1

1 0..*

0..*

0..*

1 1

1

1 0..*

0..*

0..*

1

1

1

sales car sales insurance sales accessories SA service body&paint service mechanic service

0..*

0..*

0..*

0..*

0..*

Gambar 4.7 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

133 4.1.2.3 Classes and behaviour Employee Class ”Employee” menggambarkan event dimana dapat merekrut karyawan baru, mengupdate data-data karyawan, menghitung jumlah keterlambatan dalam sebulan, menghitung sisa cuti, menghitung surat peringatan, mengubah status employee, dan mencetak Surat Kontrak Kerja dan Surat Pengangkatan Karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”employee” dan pola behaviournya.

Employee -NIK : String -Name : String -Address : String -Phone : String -Sex : Boolean -Religion : String -Marital Status : String -JamsostekNo : String -DivisionCode : String -Position Code : String -DirectReport : String -Join Date : Date -BirthDate : Date -BaseSalary : Integer -NumberOfChildren : Integer -EmployeeStatus : String -Employee Active Status : Boolean -BankAccount : Integer -LateCurrentMonth : Integer -LeaveRemainLastYear : Integer -LeaveRemainCurrentYear : Integer -WarningLetter : Integer -WorkingShift : String +direkrut() +menghitung() +mengubah() +mencetak()

Gambar 4.8 Class “Employee”

/ menghitung

/ mengubah employee active status / berhenti kerja

/ direkrut Active / mengubah

Terminated / mencetak surat pengangkatan karyawan

Gambar 4.9 Statechart Diagram Kelas “Employee”

134 Operations

Attributes Direkrut NIK, Name, Address, Phone, Sex, Marital Status, Jamsostek No, Division Code, Position Code, Direct Report, Join Date, Birth Date, Base Salary, Jumlah Tanggungan, Employee Status, Employee Active Status, Bank Account, Working Shift, Religion. Menghitung Late Current Month, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year, Warning Letter Mengubah Address, Phone, Marital Status, Division Code, Position Code, Direct Report, Base Salary, Jumlah Tanggungan, Employee Status, Employee Active Status, Working Shift Mencetak NIK, Name, Address, Birthdate, Sex, Direct Report, Base Salary, Division Code, Position Code, Join Date Tabel 4.1 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Employee”

Salesman Class ”Salesman” turunan dari class Eemployee” yang berarti class “Salesman” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class “Salesman” menggambarkan event dimana dapat melakukan penjualan mobil, asuransi mobil, dan aksesoris mobil. Berikut ini adalah gambar class ”salesman” dan pola behaviournya. Salesman +melakukan penjualan()

Gambar 4.10 Class “Salesman”

/ melakukan penjualan / menghitung

/ mengubah employee active status

/ berhenti kerja

/ direkrut Active

Terminated

/ mengubah

Gambar 4.11 Statechart Diagram Kelas “Salesman”

135 Operations Melakukan penjualan

Attributes Date, Sales No, NIK, Name, Car Code, Car Name, Car Point, Car Quantity, Car Overprice, Car Counter, Car Overdue, Payment Type, Insurance Counter, Insurance Amount, Accessories Amount, Accessories Overprice Tabel 4.2 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Salesman”

Service Advisor Class ”Service Advisor” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Service Advisor” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Service Advisor” menggambarkan event dimana dapat melakukan penjualan member, spooring, balancing, recycle AC, poles, dll. Berikut ini adalah gambar class ”Service Advisor” dan pola behaviournya. Service Advisor -MechanicNIK : String -MechanicName : String -MechanicWage : Integer -Mechanic Wage Average : Integer +melakukan penjualan() +menghitung rata-rata upah mekanik()

Gambar 4.12 Class “Service Advisor”

/ melakukan penjualan / menghitung

/ mengubah employee active status

/ berhenti kerja

/ direkrut Active

Terminated

/ mengubah

Gambar 4.13 Statechart Diagram Kelas “Service Advisor”

Operations Attributes Melakukan penjualan Date, Service No, NIK, Name, Total Sales Tabel 4.3 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Service Advisor”

136 Body&Paint Mechanic Class ”Body&Paint Mechanic” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Body&Paint Mechanic” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Body&Paint Mechanic” menggambarkan event dimana dapat melakukan service panel. Berikut ini adalah gambar class ”Body&Paint Mechanic” dan pola behaviournya. Body&Paint Mechanic +melakukan service panel()

Gambar 4.14 Class Body&Paint “Mechanic”

/ melakukan service panel / mengubah employee active status / menghitung / berhenti kerja

/ direkrut Active

Terminated

/ mengubah

Gambar 4.15 Statechart Diagram Kelas “Body&Paint Mechanic”

Operations Attributes Melakukan service panel Date, Service No, NIK, Name, Quantity Tabel 4.4 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Body&Paint Mechanic”

Mechanic Class ”Mechanic” turunan dari class “Employee” yang berarti class “Mechanic” mewarisi semua attribute dan behaviour dari class “Employee”. Class ”Mechanic” menggambarkan event dimana dapat melakukan service mobil. Berikut ini adalah gambar class ”Mechanic” dan pola behaviournya.

137

Mechanic +melakukan service()

Gambar 4.16 Class “Mechanic”

/ melakukan service / menghitung

/ mengubah employee active status

/ berhenti kerja

/ direkrut Active

Terminated

/ mengubah

Gambar 4.17 Statechart Diagram Kelas “Mechanic”

Operations Attributes Melakukan service Date, Payment No, NIK, Name Tabel 4.5 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Mechanic”

Division Class ”Division” menggambarkan event dimana dapat menambah divisi, mengubah division head, dan menghapus divisi yang ada. Berikut ini adalah gambar class ”Division” dan pola behaviournya.

Division -DivisionCode : String -DivisionName : String -DivisionHeadNIK : String -DivisionHeadName : String +menambah() +mengubah() +menghapus()

Gambar 4.20 Class “Division”

138 / mengubah division head

/ menambah divisi

/ menghapus divisi Active

Gambar 4.21 Statechart Diagram Kelas “Division”

Operations Menambah Mengubah Menghapus

Attributes Division Code, Division Name, Division Head NIK, Division Head Name Division Head NIK, Division Head Name Division Code Tabel 4.7 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Division”

Position Class ”Position” menggambarkan event dimana dapat menambah posisi, menghapus posisi yang ada, mengubah position head dan salary range serta menghitung salary median. Berikut ini adalah gambar class ”Position” dan pola behaviournya.

Position -PositionCode : String -PositionName : String -PositionHeadNIK : String -PositionHeadName : String -SalaryUpperBound : Integer -SalaryLowerBound : Integer -SalaryMedian : Integer +Menambah() +Menghitung() +Mengubah() +Menghapus()

Gambar 4.22 Class “Position”

139 / mengubah position head, salary upper&lower bound

/ menambah posisi

/ menghapus posisi Active

/ menghitung salary median

Gambar 4.23 Statechart Diagram Kelas “Position”

Operations Menambah

Attributes Position Code, Position Name, Position Head NIK, Position Head Name, Salary Upper Bound, Salary Lower Bound Menghitung Salary Median Mengubah Position Head NIK, Position Head Name, Salary Upper Bound, Salary Lower Bound Menghapus Position Code Tabel 4.8 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Position”

Absence Class ”Absence” menggambarkan event dimana dapat mengisi absen, mengecek keterlambatan, mengecek shift karyawan, mencetak rekap absensi, dan mengisi alasan ketidakhadiran karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”Absence” dan pola behaviournya.

Absence -Date : Date -NIK : String -Name : String -ClockIn : Date -ClockOut : Date -Late : Boolean -Shift : String -NotWorkingType : String +mengisi absen() +mengisi ketidakhadiran karyawan() +mengecek() +mencetak()

Gambar 4.24 Class “Absence”

140 / mengecek / mengisi absen

/ mengisi ketidakhadiran karyawan Active

/ mencetak Absence

Gambar 4.25 Statechart Diagram Kelas “Absence”

Operations Mengisi absen Mengisi ketidakhadiran karyawan Mengecek Mencetak

Attributes Date, NIK, Name, Clock In, Clock Out NIK, Name, Not Working Type

Late, Shift Date, Division, Position, NIK, Name, Late, Not Working Type Tabel 4.9 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Absence”

Leave Transaction Class ”Leave Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi cuti, mengecek hak cuti karyawan, mengecek sisa cuti karyawan, menghitung lama cuti karyawan, meminta approval dari kepala divisi, mengurangi hak cuti, diterima, dan ditolak. Berikut ini adalah gambar class ”Leave Transaction” dan pola behaviournya.

LeaveTransaction -Date : Date -LeaveTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -FromDate : Date -ToDate : Date -LeaveTypeCode : String -LeaveTypeName : String -LeaveTypeRange : Integer -ApprovalStatus : Boolean +membuat() +mengecek hak cuti() +mengecek sisa cuti() +menghitung() +meminta approval() +mengurangi hak cuti() +diterima() +ditolak()

Gambar 4.26 Class “Leave Transaction”

141 / mengecek hak cuti / mengecek sisa cuti / membuat transaksi cuti Active / meminta approval

/ ditolak Waiting

Reject

/ diterima

/ mengurangi hak cuti Approve / menghitung lama cuti

Gambar 4.27 Statechart Diagram Kelas “Leave Transaction”

Operations Membuat

Attributes Date, Leave Transaction No, NIK, Name, From Date, To Date, Leave Type Code, Leave Type Name, Leave Type Range Mengecek hak cuti NIK, Name, Join Date Mengecek sisa cuti NIK, Name, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year Menghitung From Date, To Date, Leave Type Range Meminta approval Approval Status Mengurangi hak cuti NIK, Name, Leave Remain Last Year, Leave Remain Current Year Diterima Approval Status Ditolak Approval Status Tabel 4.10 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Leave Transaction”

Subsidy Transaction Class ”Subsidy Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi tunjangan, mengecek hak menerima tunjangan, mengubah data tunjangan, dan menghapus data tunjangan yang ada. Berikut ini adalah gambar class ”Subsidy Transaction” dan pola behaviournya.

142

SubsidyTransaction -Date : Date -SubsidyTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -SubsidyCode : String -SubsidyName : String -SubsidyValue : Integer +membuat transaksi tunjangan() +mengubah() +mengecek hak menerima tunjangan() +menghapus()

Gambar 4.28 Class “Subsidy Transaction”

/ menghapus / mengecek hak menerima tunjangan / membuat transaksi tunjangan

/ berhak terima tunjangan Approve

Active / mengubah / belum berhak terima tunjangan atau jatah tunjangan habis

Reject

Gambar 4.29 Statechart Diagram Kelas “Subsidy Transaction”

Operations Membuat transaksi tunjangan

Attributes Date, Subsidy Transaction No, NIK, Name, Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value

Mengubah

Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value

Mengecek hak menerima tunjangan

Date, NIK, Name, Subsidy Transaction No, Join Date

Menghapus

Subsidy Code

Tabel 4.11 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Subsidy Transaction”

143 Overtime Class ”Overtime” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi lembur, menghitung waktu lembur karyawan, meminta approval dari HRD, diterima, ditolak, dan mencetak surat perintah lembur. Berikut ini adalah gambar class ”Overtime” dan pola behaviournya.

Overtime -Date : Date -OVTTransactionNo : Integer -NIK : String -Name : String -Division : String -Position : String -OVTDate : Date -OVTDuration : Integer -OVTType : String -Job : String -ApprovalStatus : Boolean +membuat() +menghitung() +meminta approval() +diterima() +ditolak() +mencetak()

Gambar 4.30 Class “Overtime”

/ membuat transaksi lembur Active / meminta approval dari HRD

/ ditolak Waiting

Reject

/ diterima

/ mencetak surat perintah lembur Approve

/ menghitung jam lembur karyawan

Gambar 4.31 Statechart Diagram Kelas “Overtime”

144 Operations Membuat

Attributes Date, OVT Transaction No, NIK, Name, OVT Date, OVT Type, Job, Division, Position Menghitung NIK, Name, Clock In, Clock Out, OVT Duration Meminta approval Approval Status Diterima Approval Status Ditolak Approval Status Mencetak Date, OVT Transaction No, NIK, Name, OVT Date, Job Tabel 4.12 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Overtime”

Salary Upgrade Class ”Salary Upgrade” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi salary upgrade, mengecek tanggal kenaikan gaji terakhir, menghitung kenaikan gaji karyawan, mengupdate base salary dan mencetak pemberitahuan kenaikan gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Salary Upgrade” dan pola behaviournya.

Salary Upgrade -TransactionNo : Integer -Date : Date -NIK : String -Name : String -PreviousSalary : Integer -LastDateSalaryUpgrade : Date -PercentageOfSalaryUpgrade : Decimal -CurrentSalary : Integer -Reason : String -ApprovalStatus : Boolean +membuat() +mengecek() +menghitung() +mengupdate() +mencetak() +meminta approval() +diterima() +ditolak()

Gambar 4.32 Class “Salary Upgrade”

145 / mengecek tanggal kenaikan gaji terakhir

/ membuat transaksi salary upgrade Active / meminta approval dari HRD / ditolak Waiting

Reject

/ diterima / menghitung gaji sekarang Approve / mengupdate base salary / mencetak Updated

Gambar 4.33 Statechart Diagram Kelas “Salary Upgrade”

Operations Membuat

Attributes Transaction No, Date, NIK, Name, Previous Salary, Percentage Of Salary Upgrade, Reason Mengecek NIK, Name, Last Date Salary Upgrade Menghitung Previous Salary, Percentage Of Salary Upgrade, Current Salary Mengupdate NIK, Name, Base Salary Meminta approval Approval Status Diterima Approval Status Ditolak Approval Status Mencetak Date, Transaction No, NIK, Name, Percentage Of Salary Upgrade, Current Salary, Division Name, Position Name Tabel 4.13 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Salary Upgrade”

Sales Car Class ”Sales Car” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan mobil, menghitung jumlah point penjualan mobil, menghitung car overprice, menghitung car overdue, menghitung jumlah insentif, dan mengubah point dan overdue. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Car” dan pola behaviournya.

146

Sales Car -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -CarCode : String -CarName : String -CarPoint : Integer -CarQuantity : Integer -CarOverprice : Integer -CarType : Boolean -CarCounter : Boolean -PaymentType : Boolean -BuyerType : Boolean -CarOverdue : Integer -PaymentStatus : Boolean -IncentivesAmount : Integer +membuat() +menghitung() +mengubah()

Gambar 4.34 Class “Sales Car”

/ mengubah car point, car overdue

/ membuat transaksi penjualan mobil Active / menghitung car point, car overprice, incentives amount / menghitung car overdue

/ lunas Payment Status

Get Incentives

/ belum lunas

/ transaksi selesai / transaksi selesai

Not get incentives

Gambar 4.35 Statechart Diagram Kelas “Sales Car”

Operations Membuat

Attributes Date, Sales Car No, NIK, Name, Car Code, Car Name, Car Point, Car Quantity, Car Overprice, Car Counter, Car Type, Payment Type, Buyer Type, Payment Status Menghitung Car Point, Car Quantity, Car Overprice, Car Overdue, Incentives Amount Mengubah Car Point, Car Overdue Tabel 4.14 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Sales Car”

147 Sales Insurance Class ”Sales Insurance” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan asuransi mobil, menghitung jumlah insentif. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Insurance” dan pola behaviournya.

Sales Insurance -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -PaymentType : Boolean -InsuranceCounter : Boolean -NetProfit/Loss : Integer -IncentivesAmount : Integer +membuat() +menghitung()

Gambar 4.36 Class “Sales Insurance”

/ menghitung / membuat transaksi penjualan insurance

/ transaksi selesai Active

Gambar 4.37 Statechart Diagram Kelas “Sales Insurance”

Operations Membuat

Attributes Date, Sales Insurance No, NIK, Name, Payment Type, Insurance Counter, Net Profit/Loss Menghitung Incentives Amount Tabel 4.15 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Sales Insurance”

Sales Accessories Class ”Sales Accessories” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan aksesoris mobil, menghitung jumlah insentif. Berikut ini adalah gambar class ”Sales Accessories” dan pola behaviournya.

148

Sales Accessories -Date : Date -SalesNo : Integer -NIK : String -Name : String -TotalSales : Integer -Overprice : Integer -IncentivesAmount : Integer +membuat() +menghitung()

Gambar 4.38 Class “Sales Accessories”

/ menghitung / membuat transaksi penjualan accessories

/ transaksi selesai Active

Gambar 4.39 Statechart Diagram Kelas “Sales Accessories”

Operations

Attributes

Membuat

Date, Sales Accessories No, NIK, Name, Total Sales, Overprice

Menghitung

Incentives Amount

Tabel 4.16 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Sales Accessories”

SA Service Class ”SA Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi penjualan oleh SA dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”SA Service” dan pola behaviournya. SA Service -Date : Date -ServiceNo : Integer -NIK : String -Name : String -TotalSales : Integer -WageAmount : Integer +membuat() +menghitung()

Gambar 4.40 Class ”SA Service”

149 / menghitung / membuat transaksi service SA

/ transaksi selesai Active

Gambar 4.41 Statechart Diagram Kelas ”SA Service”

Operations

Attributes

Membuat

Date, Service No, NIK, Name, Total Sales

Menghitung

Wage Amount Tabel 4.17 Penjelasan Behavioural Pattern Class “SA Service”

Body&Paint Service Class ”Body&Paint Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi BP Service dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”Body&Paint Service” dan pola behaviournya.

Body&PaintService -Date : Date -ServiceNo. : Integer -NIK : String -Name : String -Quantity : Integer -WageAmount : Integer +membuat() +menghitung()

Gambar 4.42 Class “Body&Paint Service”

/ menghitung / membuat transaksi BP Service

/ transaksi selesai Active

Gambar 4.43 Statechart Diagram Kelas “Body&Paint Service”

150 Operations

Attributes

Membuat

Date, Service No, NIK, Name, Quantity

Menghitung

Wage Amount

Tabel 4.18 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Body& Paint Service”

Mechanic Service Class ”Mechanic Service” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi service mekanik dan penjualan sparepart dan oli, dan menghitung jumlah upah. Berikut ini adalah gambar class ”Mechanic Service” dan pola behaviournya. Mechanic Service -Date : Date -ServiceNo : Integer -NIK : String -Name : String -ServiceAmount : Integer -SparepartSales : Integer -OilSales : Integer -WageAmount : Integer +membuat() +menghitung()

Gambar 4.44 Class “Mechanic Service”

/ menghitung / transaksi selesai

/ membuat transaksi service mekanik Active

Gambar 4.45 Statechart Diagram Kelas “Mechanic Service”

Operations Membuat

Attributes Date, Service No, NIK, Name, Service Amount, Sparepart Sales, Oil Sales

Menghitung

Wage Amount

Tabel 4.19 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Mechanic Service”

151 Payment Transaction Class ”Payment Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi payment, menghitung total pembayaran gaji dan upah, meminta approval dari Direktur Operasional, diterima, ditolak, membuat daftar gaji, dan membuat slip gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Payment Transaction” dan pola behaviournya.

Payment Transaction -Date : Date -PaymentNo : Integer -NIK : String -Name : String -Pay Method : Boolean -TotalPayment : Integer -ApprovalStatus : Boolean +membuat() +menghitung() +membuat daftar gaji() +meminta approval dari Dir. Op.() +diterima() +ditolak() +mencetak slip gaji()

Gambar 4.46 Class “Payment Transaction”

/ menghitung total payment

/ membuat transaksi payment Active / meminta approval dari Dir. Operasional / ditolak Waiting

Reject

/ diterima / mencetak slip gaji Approve

/ membuat daftar gaji

Gambar 4.47 Statechart Diagram Kelas “Payment Transaction”

152 Operations Membuat Menghitung Membuat daftar gaji

Attributes Date, Payment No, NIK, Name, Pay Method Total Payment Date, Payment No, NIK, Name, Division Name, Position Name, Total Payment Meminta approval Approval Status Diterima Approval Status Ditolak Approval Status Mencetak slip gaji Date, NIK, Name, Division, Position, Total Payment Tabel 4.20 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Payment Transaction”

Payment Details Class ”Payment Details” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi payment, menghitung total gaji/upah, menghitung insentif kehadiran, menghitung uang transport, menghitung uang makan, menghitung uang lembur, menghitung total tunjangan, menghitung pembayaran Jamsostek, mengisi bonus, menghitung termination payment, dan menghitung total payment. Berikut ini adalah gambar class ”Payment Details” dan pola behaviournya.

PaymentDetails -PDCode : String -PDType : String -PDAmount : Integer +membuat transaksi payment() +menghitung gaji/upah() +menghitung insentif kehadiran() +menghitung uang transport() +menghitung uang makan() +menghitung uang lembur() +menghitung total tunjangan() +menghitung pembayaran Jamsostek () +mengisi bonus() +menghitung total payment() +menghitung termination payment() +menghitung pembayaran atas cuti()

Gambar 4.8 Class “Payment Details”

153 / menghitung gaji/upah / menghitung jamsostek / menghitung total tunjangan / membuat transaksi payment

/ menghitung insentif sales Active / menghitung uang transport,uang makan / menghitung insentif kehadiran / mengisi bonus / menghitung uang lembur

/ menghitung total payment

Gambar 4.49 Statechart Diagram Kelas “Payment Details”

Operations

Attributes Membuat PD Code, PD Type, NIK, Name Menghitung gaji/upah NIK, Name, Mechanic Wage Amount, SA Wage Amount, BP Wage Amount, Base Salary, Sales Incentives Amount Menghitung insentif kehadiran NIK, Name, Late, Not Working Type Menghitung uang transport NIK, Name, Not Working Type Menghitung uang makan NIK, Name, Not Working Type Menghitung uang lembur NIK, Name, OVT Duration, OVT Type Menghitung total tunjangan NIK, Name, Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value Menghitung pembayaran NIK, Name, Jamsostek No, PD Type Jamsostek Mengisi bonus NIK, Name, PD Type Menghitung termination NIK, Name, uang jasa, uang pension, uang pesangon payment Menghitung pembayaran atas NIK, Name, Leave Type, Leave Range cuti Menghitung total payment NIK, Name, Total Upah Mekanik, Total Upah SA, Total Upah BP Mekanik, Total Gaji Sales, Total Gaji Staff, Late, Not Working Type, OVT Duration, OVT Type, Subsidy Code, Subsidy Name, Subsidy Value, PD Type Tabel 4.21 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Payment Details”

154 Journal Transaction Class ”Journal Transaction” menggambarkan event dimana dapat membuat jurnal pembayaran gaji, membuat jurnal alokasi beban gaji. Berikut ini adalah gambar class ”Journal Transaction” dan pola behaviournya.

Journal Transaction -JournalDate : Date -AccountNo : Integer -AccountName : String -NIK : String -Name : String -Amount : Integer -DebitOrCredit : String +membuat transaksi pembayaran() +membuat jurnal()

Gambar 4.50 Class “Journal Transaction”

/ membuat jurnal

/ membuat transaksi pembayaran

/ transaksi selesai Active

Gambar 4.51 Statechart Diagram Kelas “Journal Transaction”

Operations Attributes Membuat transaksi Date, Payment No, NIK, Name pembayaran Membuat jurnal Journal Date, Division, NIK, Name, Account No, Account Name, Amount, Debit Or Credit Tabel 4.22 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Journal Transaction”

155 Mutation Class ”Mutation” menggambarkan event dimana dapat mengubah posisi atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dapat didemosikan, dapat dimutasikan, mengupdate base salary, dan mencetak surat mutasi. Berikut ini adalah gambar class ”Mutation” dan pola behaviournya.

Mutation -Date : Date -MutationNo. : Integer -NIK : String -OldPositionCode : String -NewPositionCode : String -MutationType : String -OldDivisionCode : String -NewDivisionCode : String -OldBaseSalary : Integer -NewBaseSalary : Integer -DirectReport : String +membuat() +dipromosikan() +didemosikan() +dimutasikan() +mengupdate() +mencetak()

Gambar 4.52 Class “Mutation”

/ mengupdate division, position, base salary, direct report

Promoted / dipromosikan

/ mencetak surat mutasi

/ mengupdate division, position, base salary, direct report

/ membuat transaksi mutasi Active

/ didemosikan

/ mencetak surat mutasi Demoted

/ dimutasikan

/ mencetak surat mutasi / mengupdate position, division, direct report

Mutated

Gambar 4.53 Statechart Diagram Kelas “Mutation”

156 Operations Membuat Dipromosikan Didemosikan Dimutasikan Mengupdate

Mencetak

Attributes Date, Mutation No, NIK, Mutation Type NIK, Name, Division Code, Position Code, Base Salary NIK, Name, Division Code, Position Code, Base Salary NIK, Name, Division Code, Position Code Old Base Salary, New Base Salary, Old Division Code, New Division Code, Old Position Code, New Position Code, Direct Report Date, Mutation No, NIK, Mutation Type, Old Division Code New Division Code, Old Position Code, New Position Code, New Base Salary Tabel 4.23 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Mutation”

Warning Letter Class ”Warning Letter” menggambarkan event dimana dapat membuat peringatan untuk karyawan, menghitung jumlah surat peringatan tiap karyawan, membuat signal jika jumlah surat peringatan = 3, dan mencetak surat peringatan. Berikut ini adalah gambar class ”Warning Letter” dan pola behaviournya.

Warning Letter -Date : Date -DocumentNo : Integer -NIK : String -Name : String -DivisionCode : String -PositionCode : String -Fault : String -Status : String +membuat() +menghitung surat peringatan() +membuat signal() +mencetak()

Gambar 4.54 Class “Warning Letter”

157 / menghitung surat peringatan

/ membuat surat peringatan

/ membuat signal Active

Terminated

/ mencetak surat peringatan

Gambar 4.55 Statechart Diagram Kelas “Warning Letter”

Operations Membuat

Attributes Date, Document No, NIK, Name, Division Code, Position Code, Fault Menghitung surat peringatan NIK, Name, Warning Letter, Status Membuat signal NIK, Name, Warning Letter Mencetak Date, Document No, NIK, Name, Division Code, Position Code, Fault, Warning Letter Tabel 4.24 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Warning Letter”

Termination Class ”Termination” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi termination, mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK, menghitung uang jasa, menghitung uang pensiun, menghitung uang pesangon, menghitung uang pisah, mengurangi jumlah karyawan, dan mencetak Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja. Berikut ini adalah gambar class ”Termination” dan pola behaviournya.

158

Termination -Date : Date -TerminationNo. : Integer -NIK : String -Name : String -TerminationType : String -Reason : String -WorkingPeriod : Integer -UangJasa : Integer -UangPensiun : Integer -UangPesangon : Integer -TotalTerminationPayment : Integer +membuat transaksi termination() +mengecek hak menerima tunjangan PHK() +menghitung() +mengubah employee active status() +mencetak()

Gambar 4.56 Class “Termination”

/ mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK

/ membuat transaksi termination

/ mengubah employee active status Active

Update

/ menghitung termination payment

/ mencetak surat pemberhentian karyawan

Gambar 4.57 Statechart Diagram Kelas “Termination”

Operations

Attributes Membuat Date, Termination No, NIK, Name, Termination Type, Reason Mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK NIK, Name, Join Date, Warning Letter, Menghitung Uang Jasa, Uang Pension, Uang Pesangon, Total Termination Payment, Working Period Mengubah status karyawan NIK, Name, Employee Active Status Mencetak Date, Termination No, NIK, Name, Address, Position, Join Date, Working Period Tabel 4.25 Penjelasan Behavioural Pattern Class “Termination”

159

4.1.2.4 Event

Body&Paint Mechanic

+

*

*

*

Mechanic

+

*

*

*

Division Position

*

*

+

+

*

+

+

Absence Leave Transaction

+ *

Subsidy Transaction Overtime

+ *

*

+ +

+

+

* *

*

+

+

+

+

+

+

+

*

Membuat signal

*

Dimutasikan

*

Didemosikan

*

Dipromosikan

+

Membuat jurnal

Service Advisor

Membuat daftar gaji

*

Mengupdate

*

Mengurangi hak cuti

*

Ditolak

+

Diterima

Salesman

Meminta approval

+

Mengecek

*

Mengisi

*

Menghapus

Mencetak

+

Menambah

Mengubah

Employee

Membuat transaksi

Menghitung

Melakukan service

Direkrut

Melakukan penjualan

Berikut ini adalah event table dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

Sales Accessories

*

+

SA Service

*

+

Body&Paint Service

*

+

Mechanic Service

*

+

Payment Transaction

*

Payment Details

*

+ +

Journal Transaction

*

Termination

*

+

*

*

*

*

+

Warning Letter

*

+

+

+

Mutation

Membuat signal

+

Membuat jurnal

+

Membuat daftar gaji

+

Mengupdate

+

Mengurangi hak cuti

Mengisi

Menghapus

+

Dimutasikan

+

+

Didemosikan

*

*

Dipromosikan

Sales Insurance

Ditolak

*

Diterima

Sales Car

*

+

Meminta approval

*

Menambah

Membuat transaksi

Melakukan service

Salary Upgrade

Mengecek

+

Melakukan penjualan

Mencetak

Mengubah

Menghitung

Direkrut

160

+

+

+

+

+

+

* *

+ *

Tabel 4.26 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

161 4.1.3

The Application Domain

4.1.3.1 Usage 4.1.3.1.1 Overview Dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor terdapat tujuh aktor yang menggunakan sistem ini, antara lain : Employee, HRD Head, Division Head, Sales Manager, Finance Manager, Operational Director, dan Business Development. Use case diagram dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.

162 Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor Membuat pendataan karyawan baru Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan Membuat pendataan karyawan yang diPHK Membuat Surat Peringatan

Transaksi cuti EMployee Absensi Surat Perintah Lembur Membuat transaksi tunjangan HRD

Division Head

Transaksi kenaikan gaji karyawan

Membuat transaksi penjualan salesman

Membuat transaksi service mekanik Sales Manager

Operational Director Membuat transaksi service SA

Membuat transaksi service BP Mechanic Membuat transaksi pembayaran gaji staff

Bagian Business Development

Membuat transaksi pembayaran upah mekanik Membuat transaksi pembayaran upah SA Membuat transaksi pembayaran upah BP Mechanic Membuat transaksi pembayaran gaji sales Approve payroll register

Finance Manager

Mencetak slip gaji&upah

Gambar 4.58 Use Case Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

163

X

Membuat pendataan karyawan yang di PHK

X

Membuat surat peringatan

X

Transaksi cuti

X

Absensi

X

X X

Surat perintah lembur

X

Membuat transaksi tunjangan

X

Transaksi kenaikan gaji karyawan

X

Membuat transaksi penjualan salesman

X

X X

Membuat transaksi service mechanic

X

Membuat transaksi service Service Advisor

X

Membuat transaksi service B&P Mechanic

X

Membuat transaksi pembayaran gaji staff

X

Membuat transaksi pembayaran upah mekanik

X

Membuat transaksi pembayaran upah SA

X

Membuat

X

pembayaran

Operational Director

X

Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan

transaksi

Finance Maanger

Business Development

Sales Manager

Division Head

USE CASE Membuat pendataan karyawan baru

HRD Head

Employee

ACTOR

upah B&P

mechanic Membuat transaksi pembayaran gaji salesman

X X

Approve payroll register Mencetak slip gaji dan upah Tabel 4.27 Actor Table Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

X

164 4.1.3.1.2 Actors Berikut ini adalah actor description dari sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor Employee Tujuan

Employee bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana employee dapat melakukan absensi dengan cara melakukan finger print dan data absensi tersebut langsung masuk ke dalam sistem. Employee juga dapat mengajukan permohonan cuti secara langsung dengan cara mengisi leave transaction pada sistem. Selain itu, employee dapat melihat data pribadi dan informasi sisa cuti mereka dalam master employee tetapi tidak mempunyai hak untuk mengubah data yang ada.

Karakteristik Employee yang dapat mengakses sistem hanyalah employee yang berstatus aktif bekerja di perusahaan. Tabel 4.28 Definisi aktor Employee

HRD Head Tujuan

HRD Head bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab menginput data karyawan baru, karyawan yang dimutasikan, karyawan yang diPHK, membuat surat peringatan, mengisi data karyawan yang tidak hadir, meng-approve surat perintah lembur, membuat transaksi tunjangan, membuat transaksi kenaikan gaji karyawan, dan membuat transaksi pembayaran gaji dan upah karyawan.

Karakteristik HRD Head haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang menangani seluruh kegiatan Human Resource di perusahaan, antara lain merekrut, melakukan penilaian kinerja, menaikkan gaji, memberikan bonus, melakukan pembayaran gaji, dan melakukan PHK terhadap karyawan. Tabel 4.29 Definisi aktor HRD Head

165 Division Head Tujuan

Division Head bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab untuk membuat surat perintah lembur bagi karyawan yang berada pada divisi yang ia tangani, selain itu ia juga bertanggung jawab untuk melakukan approval terhadap permohonan cuti karyawan.

Karakteristik Division Head adalah orang yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan dan karyawan dalam divisinya masing-masing. Selain itu, dia bertanggung jawab untuk membantu HRD Head menilai kinerja karyawan yang berada di divisinya. Tabel 4.30 Definisi aktor Division Head

Sales Manager Tujuan

Sales Manager bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana Sales Manager bertanggung jawab untuk menginput transaksi penjualan dari salesman agar dapat menghitung total insentif untuk masing-masing salesman.

Karakteristik Sales Manager adalah orang yang bertanggung jawab dalam penjualan mobil, asuransi mobil, dan aksesoris mobil. Dia juga bertanggung jawab untuk mengatur semua salesman yang ada di perusahaan, membuat target penjualan untuk masing-masing salesman dan menilai kinerja salesman. Tabel 4.31 Definisi aktor Sales Manager

166 Business Development Tujuan

Business Development bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana Business Development bertanggung jawab untuk menginput seluruh transaksi service yang dilakukan oleh mekanik, service advisor, dan body&paint mechanic agar dapat menghitung total upah untuk masingmasing karyawan bengkel ini.

Karakteristik Business Development haruslah orang yang dalam teliti menginput data service karyawan bengkel karena itu akan mempengaruhi pembayaran kepada karyawan bengkel. Tabel 4.32 Definisi aktor Business Development

Finance Manager Tujuan

Finance Manager bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana Finance manager bertanggung jawab untuk mencetak slip gaji dan upah untuk pembayaran gaji dan upah karyawan melalui bank

Karakteristik Finance Manager adalah orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan termasuk pembayaran gaji dan upah karyawan. Oleh karena itu, Finance manager haruslah orang

yang teliti dalam melakukan

berbagai transaksi pembayaran agar tidak merugikan perusahaan. Tabel 4.33 Definisi aktor Finance Manager

167 Operational Director Tujuan

Operational Director bertindak sebagai aktor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk melakukan approval terhadap kenaikan gaji karyawan dan payroll register. Operational Director berhak untuk mereject kenaikan gaji karyawan maupun payroll register jika dianggap tidak sesuai.

Karakteristik Operational Director adalah orang yang bertanggung jawab dalam keseluruhan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu, Operational Director haruslah orang yang teliti dan peka agar dapat membuat keputusan-keputusan yang tepat dan tidak mudah di bohongi oleh bawahannya. Tabel 4.34 Definisi aktor Operational Director

4.1.3.1.3 Use Case Berikut ini adalah usecase spesification

dari use case yang terdapat dalam

sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

168

Use Case

Membuat Pendataan Karyawan Baru 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan baru. 2. Sistem akan menampilkan Form Employee 3. Untuk mengisi data karyawan yang baru, maka Kepala HRD memilih tombol ”Add New” 4. Kepala HRD mengisi data karyawan baru pada TabControl Employee dan TabControl Working History 5. Setelah semua data terisi Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam database 6. Untuk mencetak Surat Kontrak Kerja, Kepala HRD memilih tombol “Print Working Contract” 7. Jika karyawan dinilai baik kinerjanya, maka karyawan tersebut dapat diangkat menjadi karyawan tetap dengan cara mengubah status karyawan menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat Pengangkatan Karyawan dengan memilih tombol ”Print Employment Letter” Surat Pengangkatan Karyawan, Surat Kontrak Kerja

Objects

Add New, Delete, Save, Print Working Contract, Print Employment Letter, Close Tabel 4.35 Spesifikasi use case ”Membuat Pendataan Karyawan Baru”

Functions

169

Use Case

Membuat Pendataan Karyawan yang Dimutasikan 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan yang akan dimutasikan. 2. Sistem akan menampilkan Form Employee 3. Kepala HRD memilih TabControl Mutation, kemudian memilih tombol ”Add New”. 4. Sistem akan menampilkan Mutation Letter Number yang baru 5. Kepala HRD mengklik nama karyawan akan dimutasikan pada DataGrid, maka data karyawan yang lama muncul dalam GroupBox Last Data. 6. Kepala HRD mengisi Mutation Type, divisi atau posisi yang baru, dan base salary yang baru (jika ada) dari karyawan yang akan dimutasikan 7. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data mutasi karyawan kedalam database. 8. Sistem akan menampilkan data history promosi, mutasi, dan demosi karyawan. 9. Untuk mencetak Surat Mutasi Kepala HRD memilih tombol ”Print Mutation Letter”

Objects

Surat Mutasi

Add New, Save, Print Mutation Letter, Update Functions Tabel 4.36 Spesifikasi use case ”Membuat Pendataan Karyawan yang Dimutasikan”

170

Use Case

Membuat Pendataan Karyawan yang DiPHK 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Employee dari menu Master pada menu bar, untuk meng-input data karyawan yang diPHK atau mengundurkan diri. 2. Sistem akan menampilkan Form Employee 3. Kepala HRD memilih TabControl Termination, kemudian memilih tombol ”Add New”. 4. Sistem akan menampilkan Termination Letter Number yang baru 5. Kepala HRD memilih nama karyawan akan berhenti pada DataGrid 6. Kepala HRD mengisi Termination Type dan Reason 7. Sistem akan menampilkan Working period, Special Subsidy, Pension Subsidy, dan Termination Subsidy secara otomatis sesuai dengan hak karyawan yang dilihat dari masa kerja karyawan tersebut. 8. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data karyawan yang berhenti kedalam database 9. Untuk mencetak Surat Pemberhentian Karyawan, Kepala HRD memilih tombol “Print Termination Letter” 10. Untuk pembayaran gaji/upah serta termination payment maka Kepala HRD memilih tombol “Termination Payment”. Form Payment yang sesuai dengan posisi karyawan akan muncul. Total termination payment secara otomatis akan muncul dan diakumulasikan dengan total pembayaran gaji/upah karyawan.

Objects

Surat Pemberhentian Karyawan, Termination Payment, Surat Referensi Kerja

Add New, Save, Cancel, Termination Payment, Print Termination Letter, Print Reference Letter Tabel 4.37 Spesifikasi use case ”Membuat Pendataan Karyawan yang DiPHK”

Functions

171

Use Case

Membuat Surat Peringatan 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Warning Letter dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat surat peringatan 2. Sistem akan menampilkan Form Warning Letter 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat surat peringatan yang baru 4. Sistem akan menampilkan Document No yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk membuat surat peringatan 6. Kepala HRD memilih nama karyawan yang akan diberikan surat peringatan dengan memilih tombol ”Find” atau mengetik NIK dari karyawan yang bersangkutan. 7. Sistem akan menampilkan status surat peringatan ke berapa yang diberikan kepada karyawan yang bersangkutan. 8. Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan data surat peringatan ke dalam database 9. Untuk mencetak Surat Peringatan maka Kepala HRD memilih tombol ”Print Warning Letter”

Objects Functions

Surat Peringatan New, Save, Delete, Close, Print Warning Letter Tabel 4.38 Spesifikasi use case ”Membuat Surat Peringatan”

172

Use Case

Transaksi Cuti 1. Use case dimulai pada saat Karyawan memilih Leave Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat permohonan cuti. 2. Sistem akan menampilkan Form Leave Transaction 3. Karyawan memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi cuti yang baru 4. Sistem akan menampilkan Leave Transaction No yang baru secara otomatis 5. Karyawan mengisi semua data permohonan cuti antara lain: NIK, Name, Leave Type, From Date, To Date 6. Sistem akan mengecek hak cuti dan sisa cuti karyawan, jika karyawan tidak mempunyai hak cuti atau sisa cutinya sudah habis maka karyawan tidak dapat mengambil cuti. 7. Jika karyawan mengambil cuti hamil, ijin meninggalkan pekerjaan dengan upah penuh, atau cuti besar maka sistem akan menghitung Leave Range dan To Date secara otomatis. 8. Setelah semua data terisi, Karyawan memilih tombol Add To List untuk memasukkan data ke dalam DataGrid, kemudian memilih tombol Save untuk menyimpan data tersebut ke dalam database. 9. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Karyawan hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 10. Sistem akan memberi peringatan kepada Division Head bahwa ada permohonan cuti yang harus di approve. 11. Jika Division Head mengapprove permohonan cuti tersebut maka sistem secara otomatis akan mengurangi jatah cuti karyawan

Objects

Cuti

Functions

New, Add to list, Delete, Save, Close, Approve, Reject Tabel 4.39 Spesifikasi use case ”Transaksi Cuti”

173

Use Case

Absensi 1. Use case dimulai pada saat Karyawan mengisi absensi pada Form Attendance List 2. Karyawan mengisi NIK kemudian memilih tombol “Clock In” untuk mencatat jam masuk karyawan 3. Jika karyawan terlambat dari jam yang telah ditetapkan maka sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan yang akan berpengaruh pada insentif kehadiran karyawan 4. Ketika pulang dari kantor maka karyawan kembali memasukkan NIK dan memilih tombol “Clock Out” untuk mencatat jam keluar karyawan. 5. Jika karyawan melakukan Clock Out lebih cepat dari jam yang ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa karyawan tersebut pulang lebih awal. 6. Nama-nama karyawan yang tidak mengisi absensi akan secara otomatis tercatat dalam Form Not Working Employee 7. Kepala HRD bertugas untuk mengisi alasan ketidakhadiran karyawan tersebut dengan membuka Form Not Working Employee tiap hari setelah jam kantor berakhir

Objects

Absensi

Functions

Clock In, Clock Out Tabel 4.40 Spesifikasi use case ”Absensi”

174

Use Case

Surat Perintah Lembur 1. Use case dimulai pada saat Kepala Divisi memilih Overtime Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat transaksi lembur karyawan 2. Sistem akan menampilkan Form Overtime Transaction 3. Kepala Divisi memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi lembur yang baru 4. Sistem akan menampilkan Document No yang baru secara otomatis 5. Kepala Divisi mengisi data seperti dari divisi mana, nama karyawan, posisi, tanggal pelaksanaan lembur, tipe lembur. 6. Jika semua data sudah terisi maka Kepala Divisi memilih tombol “Add to list” untuk memasukkan data lembur tersebut kedalam DataGrid, kemudian membuat transaksi lembur untuk karyawan lainnya jika masih ada. 7. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Kepala Divisi hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 8. Jika sudah selesai membuat transaksi lembur maka Kepala Divisi memilih tombol “Save” untuk menyimpan semua transaksi lembur ke dalam database. 9. Sistem akan memberi peringatan kepada Kepala HRD bahwa ada transaksi lembur yang harus diapprove. 10. Jika transaksi lembur di approve oleh Kepala HRD maka sistem secara otomatis akan mencatat jam lembur karyawan dengan melihat jam keluar karyawan untuk menghitung uang lembur karyawan yang bersangkutan. 11. Jika transaksi lembur sudah diapprove maka kepala divisi dapat mencetak Surat Perintah Lembur untuk diberikan kepada karyawan yang bersangkutan.

Objects Functions

Surat Perintah Lembur New, Add to list, Print, Save Delete, Close, Approve, Reject Tabel 4.41 Spesifikasi use case ”Surat Perintah Lembur”

175

Use Case

Membuat Transaksi Tunjangan 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Subsidy Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat transaksi tunjangan. 2. Sistem akan menampilkan Form Subsidy Transaction 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi tunjangan yang baru 4. Sistem akan menampilkan Subsidy Transaction No yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi NIK dengan mengklik tombol ”Find” untuk mencari nama karyawan yang menerima tunjangan atau dengan mengetikkan NIK karyawan yang bersangkutan, juga memilih Subsidy Name dan mengisi Subsidy Value untuk tunjangan tertentu seperti tunjangan pengobatan dan rumah sakit 6. Sistem akan mengecek apakah karyawan yang bersangkutan berhak atas tunjangan tersebut dengan melihat dari Join Date dan juga data tunjangan yang sudah diambil. 7. Jika semua data sudah terisi maka Kepala HRD memilih tombol ”Add to list” untuk memasukkan data tunjangan tersebut untuk sementara ke dalam DataGrid, kemudian Kepala HRD dapat membuat transaksi tunjangan untuk karyawan lainnya. 8. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Kepala HRD hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 9. Jika semua transaksi tunjangan sudah selesai dibuat maka Kepala HRD memilih tombol ”Save” untuk menyimpan semua transaksi tunjangan yang sudah dibuat ke dalam database.

Objects Functions

Tunjangan Find, New, Add to list, Save, Delete, Close Tabel 4.42 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Tunjangan”

176

Use Case

Transaksi Kenaikan Gaji Karyawan 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Salary Upgrade Transaction dari menu HR Transaction pada menu bar, untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan 2. Sistem akan menampilkan Form Salary Upgrade Transaction 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi kenaikan gaji karyawan yang baru 4. Sistem akan menampilkan Transaction No yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data seperti NIK yang dapat dicari dengan memilih tombol ”Find” atau diisi langsung pada textbox yang tersedia, persentase kenaikan gaji dan alasan kenaikan gaji 6. Sistem secara otomatis akan menampilkan Previous Salary, Last Date Salary Upgrade dan secara otomatis akan menghitung Current Salary. 7. Jika semua data sudah terisi maka Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan transaksi kenaikan gaji ke dalam database. 8. Sistem akan memberi peringatan kepada Direktur Operasional bahwa ada kenaikan gaji karyawan yang harus diapprove. 9. Jika transaksi kenaikan gaji di approve oleh Direktur Operasional maka sistem secara otomatis akan mengupdate data Base Salary karyawan yang bersangkutan dan Kepala HRD dapat mencetak Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji.

Objects

Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji

New, Print, Save, Delete, Close, Approve, Reject Functions Tabel 4.43 Spesifikasi use case ”Transaksi Kenaikan Gaji Karyawan”

177

Use Case

Membuat Transaksi Penjualan Salesman 1. Use case dimulai pada saat Sales Manager memilih Sales Transaction dari menu Service Transaction pada menu bar, untuk meng-input data penjualan oleh Salesman 2. Sistem akan menampilkan Form Sales Transaction 3. Sales Manager memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi penjualan salesman yang baru 4. Sistem akan menampilkan Sales Number yang baru secara otomatis 5. Sales Manager mengisi data penjualan salesman seperti NIK, Car Sales, Insurance Sales, Accessories Sales 6. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk Car Overdue dimana data tersebut berpengaruh pada insentif penjualan mobil yang akan diterima oleh salesman 7. Setelah semua data terisi, Sales Manager memilih tombol “Add to list” untuk memasukkan data kedalam DataGrid sebagai tempat penyimpanan sementara. 8. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Sales Manager hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 9. Apabila transaksi penjualan salesman telah selesai dilakukan maka Sales Manager memilih tombol “Save” untuk menyimpan seluruh transaksi penjualan kedalam database.

Objects

Transaksi penjualan salesman

New, Add to list, Save, Delete, Close Functions Tabel 4.44 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Penjualan Salesman”

178

Use Case

Membuat Transaksi Service Mekanik 1. Use case dimulai pada saat Business Development memilih Mechanic Service dari menu Service Transaction pada menu bar, untuk meng-input data service mekanik 2. Sistem akan menampilkan Form Mechanic Service 3. Business Development memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi service mekanik yang baru 4. Sistem akan menampilkan Service Number yang baru secara otomatis 5. Business Development mengisi data service mekanik seperti NIK, Service Amount, Sparepart Sales, dan Oil Sales. 6. Setelah semua data terisi, Business Development memilih tombol “Add to list” untuk memasukkan data kedalam DataGrid sebagai tempat penyimpanan sementara. 7. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Business Development hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 8. Apabila transaksi service mekanik telah selesai dilakukan maka Business Development memilih tombol “Save” untuk menyimpan seluruh transaksi penjualan kedalam database.

Objects

Transaksi service mekanik

New, Add to list, Save, Delete, Close Functions Tabel 4.45 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Service Mekanik”

179

Use Case

Membuat Transaksi Service SA 1. Use case dimulai pada saat Business Development memilih SA Service dari menu Service Transaction pada menu bar, untuk meng-input data service SA 2. Sistem akan menampilkan Form Service Advisor Services 3. Business Development memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi service SA yang baru 4. Sistem akan menampilkan Service Number yang baru secara otomatis 5. Business Development mengisi data service SA seperti NIK, Total Sales. 6. Setelah semua data terisi, Business Development memilih tombol “Add to list” untuk memasukkan data kedalam DataGrid sebagai tempat penyimpanan sementara. 7. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Business Development hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 8. Apabila transaksi service SA telah selesai dilakukan maka Business Development memilih tombol “Save” untuk menyimpan seluruh transaksi penjualan kedalam database.

Objects Functions

Transaksi service SA New, Add to list, Save, Delete, Close Tabel 4.46 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Service SA”

180

Use Case

Membuat Transaksi Service BP Mechanic 1. Use case dimulai pada saat Business Development memilih BodyPaint Service dari menu Service Transaction pada menu bar, untuk meng-input data service BodyPaint mekanik 2. Sistem akan menampilkan Form BodyPaint Service 3. Business Development memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi service BodyPaint yang baru 4. Sistem akan menampilkan Service Number yang baru secara otomatis 5. Business Development mengisi data service BodyPaint mekanik seperti NIK dan panel quantity 6. Setelah semua data terisi, Business Development memilih tombol “Add to list” untuk memasukkan data kedalam DataGrid sebagai tempat penyimpanan sementara. 7. Untuk mengedit kembali data yang sudah masuk kedalam DataGrid, Business Development hanya perlu mengklik data yang ingin di edit didalam DataGrid maka data tersebut akan muncul didalam textbox dan dapat diedit kembali 8. Apabila transaksi service mekanik telah selesai dilakukan maka Business Development memilih tombol “Save” untuk menyimpan seluruh transaksi penjualan kedalam database.

Objects

Transaksi Service BP Mechanic

New, Add to list, Save, Delete, Close Functions Tabel 4.47 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Service BP Mechanic”

181

Use Case

Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Staff 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Payment For Staff dari menu Payment pada menu bar, untuk membuat transaksi pembayaran gaji staff 2. Sistem akan menampilkan Form Payment For Staff 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi pembayaran gaji staff yang baru 4. Sistem akan menampilkan Payment Number yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk pembayaran gaji seperti NIK dengan cara memilih nama karyawan yang terdapat dalam DataGrid, dan juga memilih Pay Method, dan mengisi Bonus untuk karyawan tertentu 6. Sistem akan menampilkan secara otomatis data bank account, attendance incentives, transportation fee, lunch fee, overtime, total subsidy, total jamsostek, dan menghitung total payment secara otomatis 7. Setelah semua data terisi, Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data kedalam database 8. Sistem akan membuat Payroll Register secara otomatis berdasarkan transaksi payment yang telah dibuat

Objects

Payment For Staff

New, Save, Close Functions Tabel 4.48 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Staff”

182

Use Case

Membuat Transaksi Pembayaran Upah Mekanik 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Payment For Mechanic dari menu Payment pada menu bar, untuk membuat transaksi pembayaran upah mekanik 2. Sistem akan menampilkan Form Payment For Mechanic 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi pembayaran upah mekanik yang baru 4. Sistem akan menampilkan Payment Number yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk pembayaran upah seperti NIK dengan cara memilih nama karyawan yang terdapat dalam DataGrid, dan juga memilih Pay Method, dan mengisi Bonus untuk karyawan tertentu 6. Sistem akan menampilkan secara otomatis data bank account, attendance incentives, transportation fee, lunch fee, total subsidy, total jamsostek, total service amount, total sparepart sales, total oil sales, dan menghitung total payment secara otomatis 7. Setelah semua data terisi, Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data kedalam database 8. Sistem akan membuat Payroll Register secara otomatis berdasarkan transaksi payment yang telah dibuat

Objects

Payment For Mechanic

New, Save, Close Functions Tabel 4.49 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Pembayaran Upah Mekanik”

183

Use Case

Membuat Transaksi Pembayaran Upah SA 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Payment For Service Advisor dari menu Payment pada menu bar, untuk membuat transaksi pembayaran upah service advisor 2. Sistem akan menampilkan Form Payment For Service Advisor 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi pembayaran upah service advisor yang baru 4. Sistem akan menampilkan Payment Number yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk pembayaran upah seperti NIK dengan cara memilih nama karyawan yang terdapat dalam DataGrid, dan juga memilih Pay Method, dan mengisi Bonus untuk karyawan tertentu 6. Sistem akan menampilkan secara otomatis data bank account, attendance incentives, transportation fee, lunch fee, total subsidy, total jamsostek, total mechanic wage, total sales, dan menghitung total payment secara otomatis 7. Setelah semua data terisi, Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data kedalam database 8. Sistem akan membuat Payroll Register secara otomatis berdasarkan transaksi payment yang telah dibuat

Objects

Payment For Service Advisor

New, Save, Close Functions Tabel 4.50 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Pembayaran Upah SA”

184

Use Case

Membuat Transaksi Pembayaran Upah BP Mechanic 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Payment For Body&Paint Mechanic dari menu Payment pada menu bar, untuk membuat transaksi pembayaran upah BP Mechanic 2. Sistem akan menampilkan Form Payment For Body&Paint Mechanic 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi pembayaran upah BP Mechanic yang baru 4. Sistem akan menampilkan Payment Number yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk pembayaran upah seperti NIK dengan cara memilih nama karyawan yang terdapat dalam DataGrid, dan juga memilih Pay Method, dan mengisi Bonus untuk karyawan tertentu 6. Sistem akan menampilkan secara otomatis data bank account, attendance incentives, lunch fee, total subsidy, total jamsostek, total panel yang dikerjakan, dan menghitung total payment secara otomatis 7. Setelah semua data terisi, Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data kedalam database 8. Sistem akan membuat Payroll Register secara otomatis berdasarkan transaksi payment yang telah dibuat

Objects

Payment For BP Mechanic

New, Save, Close Functions Tabel 4.51 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Pembayaran Upah BP Mechanic”

185

Use Case

Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Salesman 1. Use case dimulai pada saat Kepala HRD memilih Payment For Salesman dari menu Payment pada menu bar, untuk membuat transaksi pembayaran gaji salesman 2. Sistem akan menampilkan Form Payment For Salesman 3. Kepala HRD memilih tombol ”New” untuk membuat transaksi pembayaran gaji salesman yang baru 4. Sistem akan menampilkan Payment Number yang baru secara otomatis 5. Kepala HRD mengisi data untuk pembayaran gaji seperti NIK dengan cara memilih nama karyawan yang terdapat dalam DataGrid, dan juga memilih Pay Method, dan mengisi Bonus untuk karyawan tertentu 6. Sistem akan menampilkan secara otomatis data bank account, attendance incentives, transportation fee, lunch fee, total subsidy, total jamsostek, total car incentives, total insurance incentives, total accessories incentives, total accessories overprice, total car overprice, dan menghitung total payment secara otomatis 7. Setelah semua data terisi, Kepala HRD memilih tombol “Save” untuk menyimpan data kedalam database 8. Sistem akan membuat Payroll Register secara otomatis berdasarkan transaksi payment yang telah dibuat

Objects

Payment For Salesman

New, Save, Close Functions Tabel 4.52 Spesifikasi use case ”Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Salesman”

186

Use Case

Approve Payroll Register 1. Use case dimulai pada saat sistem memberi peringatan kepada Direktur Operasional bahwa ada payroll register yang harus di approve, kemudian Direktur Operasional memilih Payroll Register dari menu Payment pada menu bar, untuk melihat daftar gaji bulan tersebut dan melakukan approval 2. Sistem akan menampilkan Form Payroll Register 3. Jika Payroll Register di approve oleh Direktur operasional maka status approval berubah menjadi approved

Objects Functions

Use Case

Payroll Register Search, Find, Approve, Reject Tabel 4.53 Spesifikasi use case ”Approve Payroll Register”

Mencetak Slip Gaji dan Upah 1. Use case dimulai pada saat Payroll Register telah diapprove oleh Direktur Operasional, maka Finance Manager dapat memilih Print Paychecks dari menu Payment untuk mencetak slip gaji dan upah untuk karyawan 2. Sistem akan menampilkan Form Print Paychecks 3. Finance Manager melakukan pencetakan slip gaji dan upah untuk masing-masing karyawan.

Objects Functions

Slip Gaji dan Upah Print, Cancel Tabel 4.54 Spesifikasi use case ”Mencetak Slip Gaji dan Upah”

187

Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

Employee UI HRD

Employee

Division

Position

Enter employee UI() Input employee data() Get division() OK() Get position() Surat Kontrak Kerja

OK() Create Surat Kontrak Kerja() Print() accomplish() Mengubah employee status()

Surat Pengangkatan Karyawan

OK() Create Surat Pengangkatan Karyawan() Print() Accomplish() Close()

Gambar 4.59 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Pendataan Karyawan Baru”

188

Employee UI HRD

Mutation

Division

Position

Employee

Enter Employee UI() Create transaksi mutasi() Get employee NIK, Name() OK() Get division() OK() Get position() Surat mutasi

OK() Create Surat Mutasi() Print() Update base salary() Update employee data() Accomplish() Close()

Gambar 4.60 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Pendataan Karyawan yang Dimutasikan”

189

Employee UI

Warning Letter

Employee

Termination

Payment Transaction

Payment Details

HRD Entry Employee UI() Get signal (Warning Letter=3)() OK() Get signal (pensiun)() OK() Create termination() Get employee NIK, Name() OK() Get employee join date() OK() Create payment transaction() Get payment details()

Compute termination payment() OK() Surat Pemberhentian Karyawan

OK() Create Surat Pemberhentian Karyawan()

Surat Referensi Kerja

Print() Create Surat Referensi Kerja() Print() Update employee data() Accomplish() Close()

Gambar 4.61 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Pendataan Karyawan yang DiPHK”

190

Warning Letter UI

Warning Letter

Employee

HRD Enter Warning Letter UI() Create warning letter transaction() Get employee NIK, Name() Surat Peringatan

OK() Create Surat Peringatan() Print() Update employee warning letter() Accomplish() Close()

Gambar 4.62 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Surat Peringatan”

191

Leave transaction UI Employee

employee

Leave Transaction

Division Head

Enter Leave Transaction UI() Create leave transaction() Get employee NIK, Name() OK() Cek hak cuti karyawan() OK()

Compute lama cuti() Get approval() Approve() Update sisa cuti karyawan() Accomplish() Close()

Gambar 4.63 Sequence Diagram untuk Use Case “Transaksi Cuti”

192

Employee

Absence UI

HRD

employee

Not Working UI

Absence

Clock In() Get employee NIK() OK() Cek shift karyawan() Add keterlambatan() OK() Clock Out() Get karyawan yang tidak mengisi absen() OK() Mengisi alasan ketidakhadiran karyawan() Update absensi karyawan() Close()

Gambar 4.64 Sequence Diagram untuk Use Case “Absensi”

Compute keterlambatan()

193

Overtime UI Division Head

Employee

Overtime

Absence

HRD Enter Overtime UI() Create overtime transaction() Get employee NIK, Name() OK() Get Approval() Surat Perintah Lembur

Approve() Create Surat Perintah Lembur() Print()

Get clock out() OK()

Compute overtime duration() Accomplish() Close()

Gambar 4.65 Sequence Diagram untuk Use Case “Surat Perintah Lembur”

194

Subsidy Transaction UI

Employee

Subsidy Transaction

HRD Enter Subsidy Transaction UI() Create subsidy transaction() Get employee NIK, Name() OK() Cek hak mendapatkan tunjangan() OK() Compute jumlah tunjangan() Accomplish() Close()

Gambar 4.66 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Tunjangan”

195

Salary Upgrade UI HRD

Employee

Salary Upgrade

Operational Director Enter Salary Upgrade UI() Create salary upgrade() Get employee NIK() OK() Get approval() Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji

Approve() Create surat pemberitahuan kenaikan gaji() Print() Update employee base salary() Accomplish() Close()

Gambar 4.67 Sequence Diagram untuk Use Case “Transaksi Kenaikan Gaji Karyawan”

196

Sales Transaction UI

Salesman

Sales Car

Sales Insurance

Sales Accessories

Sales Manager Enter Sales Transaction UI() Get sales NIK, Name() OK() Create sales car() Compute jumlah point() Compute car overdue() Accomplish()

Compute car overprice()

Create sales insurance() accomplish()

Compute total penjualan insurance() Create sales accessories() Compute total penjualan aksesoris() Accomplish()

Compute accessories overprice()

Close()

Gambar 4.68 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Penjualan Salesman”

197

Mechanic Service UI

Mechanic

Mechanic Service

Business Development Enter Mechanic Service UI() Create Mechanic Service() Get Mechanic NIK, Name() OK() Compute biaya service() Accomplish()

Compute total penjualan oli&sparepart()

Close()

Gambar 4.69 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Service Mekanik”

198

SA Service UI

Service Advisor

SA Service

Business Development Enter SA Service UI() Create SA Service() Get SA NIK, Name() OK() Compute total sales() Accomplish()

Compute rata-rata upah mekanik()

Close()

Gambar 4.70 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Service SA”

199

Body&Paint Service UI

Business Development

Body&Paint Mechanic

Body&Paint Service

Enter Body&Paint Service UI() Create BP Service() Get BP NIK, Name() OK() Accomplish()

Compute total panel()

Close()

Gambar 4.71 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Service B&P Mechanic”

200

Payment For Staff UI

Employee

Payment Transaction

Payment Details

Absence

Subsidy Transaction

HRD Enter() Create payment transaction() Get Staff NIK, Name() OK() Get payment details() Get Staff Base Salary() OK() Get absence() OK()

Compute insentif kehadiran() Compute uang transport() Compute uang makan() Get Subsidy() OK()

Compute subsidy() Get Overtime() OK()

Compute overtime() Compute bonus() Compute potongan Jamsostek() Compute total payment() OK() Accomplish() Close()

Gambar 4.72 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Staff”

Overtime

201

Payment For Mechanic UI

Mechanic

Payment Transaction

Payment Details

Absence

Subsidy Transaction

Mechanic Service

HRD Enter() Create payment transaction() Get Mechanic NIK, Name() OK() Get payment details() Get absence() OK()

Compute insentif kehadiran() Compute uang transport() Compute uang makan() Get Subsidy() OK()

Compute subsidy() Get Leave Range() OK() Compute payment for leave() Get mechanic service() OK()

Compute upah mekanik() Compute bonus() Compute potongan Jamsostek() OK()

Compute total payment()

Accomplish() Close()

Gambar 4.73 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Pembayaran Upah Mekanik”

Leave Transaction

202

Payment For Service Advisor UI

Service Advisor

Payment Transaction

Payment Details

Absence

Subsidy Transaction

HRD Enter() Create payment transaction() Get SA NIK, Name() OK() Get payment details() Get absence() OK()

Compute insentif kehadiran() Compute uang transport() Compute uang makan() Get Subsidy() OK()

Compute subsidy() Get leave range() OK() Compute payment for leave() Get SA service() OK()

Compute upah SA() Compute bonus() Compute potongan Jamsostek() OK()

Compute total payment()

Accomplish() Close()

Gambar 4.74 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Pembayaran Upah SA”

SA Service

Leave Transaction

203

Payment For BP Mechanic UI

BP Mechanic

Payment Transaction

Payment Details

Absence

Subsidy Transaction

Body&Paint Service

Leave Transaction

HRD Enter() Create payment transaction() Get BP Mechanic NIK, Name() OK() Get payment details() Get absence() OK()

Compute insentif kehadiran() Compute uang makan() Get Subsidy() OK()

Compute subsidy() Get leave range() OK() Compute payment for leave() Get BP service() OK()

Compute upah BP Mechanic() Compute bonus() Compute potongan Jamsostek() OK()

Compute total payment()

Accomplish() Close()

Gambar 4.75 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Pembayaran Upah B&P Mechanic”

204

Payment For Salesman UI HRD

Salesman

Payment Transaction

Payment Details

Absence

Subsidy Transaction

Sales Car

Sales Insurance

Enter() Create payment transaction() Get Sales NIK, Name() OK() Get payment details() Get Salesman base salary() OK() Get absence() OK() Compute insentif kehadiran() Compute uang transport() Compute uang makan() Get subsidy() OK() Compute subsidy() Get penjualan mobil() OK() Compute point penjualan mobil() Compute point car overprice() Get penjualan insurance() OK() Compute insentif insurance() Get penjualan aksesoris() OK() Compute insentif aksesoris() Compute bonus() Compute potongan Jamsostek() OK()

Compute total payment()

Accomplish() Close()

Gambar 4.76 Sequence Diagram untuk Use Case “Membuat Transaksi Pembayaran Gaji Salesman”

Sales Accessories

205

Payroll Register UI

Payment Transaction

Operational Director Enter Payroll Register UI() Meminta approval() Approve() Status:approve() Close()

Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Use Case “Approval Payroll Register”

206

Finance Manager

Payment For Staff UI

Payment For Mechanic UI

Payment For Sales UI

Payment For Service Advisor UI

Payment For Body&Paint Mechanic UI

Enter() Slip gaji staff Create Slip Gaji Staff() Print() Close() Slip gaji sales

Enter()

Create slip gaji sales() Print() Close() Slip gaji mekanik

Enter()

Create slip gaji mekanik() Print() Close() Slip gaji SA

Enter()

Create slip gaji SA() Print() Close() Slip gaji BP

Enter()

Create slip gaji BP() Print() Close()

Gambar 4.77 Sequence Diagram untuk Use Case “Mencetak Slip Gaji dan Upah”

207 4.1.3.2 Function Tabel berikut menunjukkan function list sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor FUNCTION Membuat pendataan karyawan baru Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan Membuat pendataan karyawan yang di PHK • Mengecek join date • Menghitung masa kerja • Menghitung termination payment Membuat surat peringatan • Menghitung jumlah surat peringatan Transaksi cuti • Mengecek hak cuti • Mengecek sisa cuti • Meminta approval • Menghitung lama cuti • Mengurangi hak cuti Absensi • Get jam masuk • Get jam keluar • Mengecek shift karyawan • Mencatat keterlambatan • Get alasan ketidakhadiran karyawan Surat Perintah Lembur • Menghitung jam lembur karyawan • Meminta approval Membuat transaksi tunjangan • Mengecek hak menerima tunjangan Transaksi kenaikan gaji karyawan • Mengecek tanggal kenaikan gaji terakhir • Menghitung kenaikan gaji • Meminta approval Membuat transaksi penjualan salesman Membuat transaksi service mekanik Membuat transaksi service SA Membuat transaksi service BP Mechanic Membuat transaksi pembayaran gaji staff • Menghitung attendance incentives • Menghitung transportation fee • Menghitung lunch fee • Menghitung bonus

COMPLEXITY Simple Simple Complex Simple Medium Complex Medium Medium Complex Simple Simple Medium Medium Medium

TYPE Read, update Read, update Read, Compute Read Compute Compute Compute Compute Read, Signal, Compute Read Read Signal Compute Compute, Update

Simple Simple Simple Simple Simple Simple

Read, Update Read Read Read Update Update

Complex Complex Medium Simple Simple Medium Simple Medium Medium Simple Simple Simple Simple Very Complex Complex Medium Medium Medium

Compute, Signal Compute Signal Read Read Read, Compute, Signal Read Compute Signal Update Update Update Update Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute

208 • Menghitung overtime • Menghitung subsidy • Menghitung pembayaran Jamsostek • Menghitung total payment Membuat transaksi pembayaran upah mekanik • Menghitung total upah dari service • Menghitung insentif penjualan sparepart • Menghitung insentif penjualan oli • Menghitung attendance incentives • Menghitung transportation fee • Menghitung lunch fee • Menghitung bonus • Menghitung subsidy • Menghitung pembayaran atas cuti • Menghitung pembayaran Jamsostek • Menghitung total payment Membuat transaksi pembayaran upah SA • Menghitung rata-rata upah mekanik • Menghitung insentif penjualan • Menghitung attendance incentives • Menghitung transportation fee • Menghitung lunch fee • Menghitung bonus • Menghitung subsidy • Menghitung pembayaran atas cuti • Menghitung pembayaran Jamsostek • Menghitung total payment Membuat transaksi pembayaran upah BP Mechanic • Menghitung upah dari panel yang dikerjakan • Menghitung attendance incentives • Menghitung lunch fee • Menghitung bonus • Menghitung subsidy • Menghitung pembayaran atas cuti • Menghitung pembayaran Jamsostek • Menghitung total payment Membuat transaksi pembayaran gaji salesman • Menghitung insentif penjualan mobil • Menghitung insentif penjualan aksesoris • Menghitung insentif penjualan asuransi • Menghitung insentif overprice • Menghitung attendance incentives • Menghitung transportation fee • Menghitung lunch fee

Complex Medium Medium Medium Very Complex Complex Complex Complex Complex Medium Medium Medium Medium Complex Medium Medium

Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute

Very Complex Complex Complex Complex Medium Medium Medium Medium Complex Medium Medium

Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute

Very Complex Complex Complex Medium Medium Medium Complex Medium Medium

Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute

Very Complex Complex Complex Complex Complex Complex Medium Medium

Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read Compute, Read

209 Medium Compute • Menghitung bonus Medium Compute, Read • Menghitung subsidy Medium Compute, Read • Menghitung pembayaran Jamsostek Medium Compute • Menghitung total payment Approval payroll register Simple Read, update Mencetak slip gaji dan upah Simple Read Tabel 4.55 Function List Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

4.1.3.3 User Interface Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT.Istana Kebayoran Raya Motor dirancang menggunakan Personal Computer (PC). Bahasa yang digunakan dalam rancangan user interface adalah bahasa Inggris. Gambaran desain user interface sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dapat dilihat pada lampiran.

4.1.3.3.1 Dialogue Style User interface dibuat untuk memudahkan user dalam menggunakan sistem yang ada sesuai dengan kebutuhannya. User interface pada sistem ini memiliki tampilan masing-masing untuk setiap fungsi yang terkait agar dapat mendukung user dalam membuat berbagai transaksi HRD maupun penggajian dan mendapatkan informasi dengan cepat dan tepat. Sistem juga dilengkapi dengan fasilitas mencetak yang digunakan untuk memberikan informasi secara akurat. Untuk lebih jelasnya daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada tabel berikut ini.

210

Windows

Printouts

Login Setting Change Password Table User Exit Master Employee

Surat Kontrak Kerja Surat Pengangkatan Karyawan Surat Mutasi Surat Referensi Kerja Surat Pemberhentian Karyawan

Division Position Not Working Types Employee Status Leave Types Marital Status Subsidy Service Advisor-Mechanic Chart of Account for Payroll

HR Transaction Attendance List Not Working Employee Overtime Transaction

Surat Perintah Lembur

Salary Upgrade Transaction

Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji

Warning Letter

Surat Peringatan

211 Subsidy Trasaction Leave Transaction

Service Transactions Mechanic Service BodyPaint Service SA Service Sales Transaction Payment Payroll Register Payment for BodyPaint Payment for Mechanic Payment for Sales Payment for Service Advisor Payment for Staff Print Paychecks

Slip Upah Body&Paint Mechanic Slip Upah Mechanic Slip Gaji Sales Slip Upah Service Advisor Slip Gaji Staff

Journal Current Payroll Journal Entry Reports Absence Report

Laporan Absensi

Absence Recapitulation

Rekap Absensi

Payroll Register

Daftar Gaji dan Upah

Payroll Recapitulation

Rekap Daftar Gaji dan Upah

Jamsostek Payment Report

Laporan Pembayaran Jamsostek

Tabel 4.56 Daftar Windows User Interface dan Printouts Sistem Informasi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

212

Overview Berikut ini adalah gambar navigation diagram yang menyediakan windowwindow user interface dan hubungan antara window-window user interface tersebut. Window didesain serupa dengan bentuk window yang terdapat dalam navigation diagram, dan seuma function penting dapat diaktifkan secara langsung oleh masingmasing window.

213

QUIT QUIT

Main Menu

Change Password

Position

Not Working Types

Employee Status

SA-Mechanic

COA for Payroll

Attendance List

Login

Salary Upgrade Transaction

Subsidy Transaction

Warning Letter

Table User

Leave Types

Employee

Division

Marital Status

Not Working Employee

Leave Transaction

Subsidy

Overtime Transaction

Mechanic Service

QUIT

Body Paint Service

SA Service

Payment for Salesman

Payment for Mechanic

Print Absence Recap

Sales Transaction

Print Payroll Register

Payroll Register

Payment for SA

Print Paychecks

Print Payroll Recap

Print Jamsostek Payment Report

Gambar 4.78 Navigation Diagram

Payment for Body Paint

Current Payroll Journal Entry

Payment for Staff

Print Absence Report

214 4.1.3.4 The Technical Platform Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dikembangkan untuk Personal Computer dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic.NET dan menggunakan Microsoft SQL Server sebagai database engine. User interface yang digunakan sesuai dengan standard windows dan sistem akan dioperasikan dengan menggunakan mouse dan keyboard sebagai alat input data.

4.1.3.5 Recomendations 4.1.3.5.1

The system usefulness and feasibility

Sistem yang dibuat dapat membantu dan mempermudah user dalam pencatatan transaksi service mekanik, penjualan oleh sales, kegiatan personalia, dan transaksi pembayaran gaji dan upah. Sistem ini juga dapat menghasilkan berbagai dokumen dan laporan yang digunakan dalam kegiatan personalia dan penggajian dengan tujuan agar semua transaksi yang dibuat dapat dikontrol oleh sistem.. Hasil pencatatan transaksi langsung disimpan ke komputer.

4.1.3.5.2

Strategy

Sistem

yang

dirancang

dibuat

sesederhana

mungkin

agar

user

dapat

menggunakannya dengan mudah tanpa mengalami kesulitan. Sistem ini dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan user.

215 4.1.3.5.3

Development Economy

Pengembangan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor memerlukan waktu sekitar satu tahun dengan menggunakan sumber daya sebagai berikut: satu orang system analyst, dua orang programmer, dan satu orang database specialist.

4.2 Design Document 4.2.1 The Task 4.2.1.1 Purpose Sistem dibuat dengan tujuan untuk mempermudah pekerjaan kepala HRD, Finance dan Business Development yang secara langsung terlibat dalam kegiatan penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor, dan juga untuk Sales Manager yang menangani penghitungan insentif untuk salesman. Sistem ini mempermudah dalam penghitungan berbagai komponen gaji dan upah serta mempermudah dalam beberapa kegiatan personalia seperti mutasi, lembur, pemberian tunjangan, cuti, dan PHK.

4.2.1.2 Quality Goal Prioritas utama kriteria sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor ditekankan pada kriteria usable, secure, correct, reliable, flexible. Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini dirancang untuk dapat beradaptasi dengan organisasi, tugas, dan hal-hal teknis, jadi sistem ini harus usable untuk digunakan pada sistem penggajian dan pengupahan PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Sistem juga harus mendukung security karena informasi

216 penggajian bersifat rahasia dan tidak boleh diakses oleh sembarang orang. Sistem ini harus memiliki kriteria correct karena harus diutamakan ketepatan dan keakuratan dalam menghitung berbagai komponen gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawan sehingga tidak merugikan perusahaan maupun karyawan. Sistem ini juga harus bersifat reliable dimana semua fungsi dapat berjalan dengan baik dan sempurna sehingga data yang dihasilkan dapat diandalkan. Selain itu, sistem juga harus bersifat flexible karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan baik dari pihak perusahaan maupun dari pemerintah. Kriteria lainnya yang juga penting untuk diperhatikan adalah efficient, comprehensible, reusable, interoperable. Sistem yang efficient dalam hal waktu maupun penggunaan sumber daya diperlukan karena sistem digunakan untuk mencatat berbagai transaksi HRD maupun penggajian yang digunakan rutin setiap hari dan setiap bulan. Kriteria comprehensible dibutuhkan agar sistem mudah dipahami oleh user. Kriteria reusable dan interoperable juga penting untuk diperhatikan karena sistem informasi penggajian dan pengupahan ini juga sangat erat kaitannya dengan sistem informasi sumber daya manusia sehingga ada bagian-bagian dalam sistem informasi penggajian ini yang dapat digunakan oleh sistem informasi sumber daya manusia dan akan sangat baik jika sistem informasi penggajian bisa digabungkan dengan sistem informasi sumber daya manusia menjadi satu kesatuan Human Resources Management System yang complete. Kriteria maintainable, dan testable juga penting tetapi mendapat prioritas yang rendah untuk sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan ini, sedangkan kriteria portable tidak memiliki hubungan dengan sistem ini karena sistem penggajian dan pengupahan tidak perlu dipindah-pindahkan ke technical platform yang lain, kecuali

217 jika sistem informasi penggajian ini sudah disatukan dengan sistem sumber daya manusia maka perlu untuk memindahkan sistem ke technical platform yang lebih sesuai. Berikut ini adalah tabel kriteria sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor. Criterion

Very

Important

Important Usable

X

Secure

X

Less Important

Easily Fulfilled

X

Efficient Correct

X

Reliable

X

Maintainable

X

Testable

X

Flexible

Irrelevant

X

Comprehensible

X

Reusable

X X

Portable Interoperable

X

Tabel 4.57 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

4.2.2 Technical Platform 4.2.2.1 Equipment Sistem didesain dan dikembangkan untuk Personal Computer (PC) dengan LAN, dimana antara client dan server akan terhubung dengan menggunakan switch 16 port. Spesifikasi hardware dapat dilihat pada tabel berikut ini:

218 Spesification Processor Mother Board Memory Hard Disk Drive Floppy Disk CD-ROM Monitor Keyboard and Mouse NIC Sound Card Graphic Card

Client Server Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 3.0 GHz Asus P4 PV-MX Asus P4 P800DLX 128 MB 1 GB 40 GB, 7200 RPM 80 GB, 7200 RPM 1.44 MB 1.44 MB Optional CD-Writer (Asus 52x 48x) 15” LG 15” LG Logitech Logitech 100 Mbps 100 Mbps On-Board On-Board Max. 32 MB on board Max. 32 MB on board (shared memory) (shared memory) Printer Printer dot matrix 132 kolom Operating System Microsoft Windows XP Microsoft Windows 2000 Professional Advanced Server Tabel 4.58 Spesifikasi peralatan untuk sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

4.2.2.2 System Software Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dikembangkan dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic.NET dengan development tools Microsoft Visual Studio.NET dan menggunakan Microsoft SQL Server sebagai database engine.

4.2.2.3 System Interface Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang dibutuhkan oleh kepala HRD, Finance dan Direktur Operasional. Dokumen dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan printer dot matrix 132 kolom diatas kertas continious form, kuarto, HVS dan berbagai jenis kertas lainnya. Sistem juga menggunakan finger scanner untuk mencatat kehadiran karyawan.

219 4.2.2.4 Design Language Dokumentasi dari sistem ini dirancang menggunakan notasi UML (Unified Model Language) dengan menggunakan Microsoft Visio 2002 Professional.

4.2.3

Architecture

4.2.3.1 Component Architecture Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor menggunakan arsitektur client-server dengan bentuk distributed presentation dimana pada client hanya terdapat komponen user interface, sedangkan pada server terdapat komponen user interface, function, dan model. Gambar berikut menunjukkan arsitektur sistem informasi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

220

Client Employee

Client Operational Director

Client HRD Head

Payroll.exe

Payroll.exe

Payroll.exe

Server Client Division Head

Payroll.exe

Client Sales Manager

Client Bussines Development

Payroll.exe

Payroll.exe

FUNCTION

Client Finance Manager

Payroll.exe Payroll_baru.mdb

Payroll.exe

Absensi

Payroll.exe

Gambar 4.79 Component Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

221 4.2.3.2 Process Architecture Deployment Diagram dirancang dengan menggunakan centralized pattern, dimana pada client terdapat komponen user interface sedangkan pada server terdapat komponen user interface, function, dan model. Pola ini menyimpan semua data pada server dan user hanya bisa melihat user interface saja. Gambar berikut adalah Deployment Diagram sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor.

222

Client_Operational_Director

ABSENSI

Client_HRD_Head

UsEr Interface

USEr Interface

USER INterface

System Interface Absence

System Interface Operational Director

System Interface HRD Head

Printer

Finger Scanner SERVER Client_Division_Head

Client_Business_Development

USER_INTERFACE USER INTerface

USer Interface Function System Interface Division Head

System Interface Server

System Interface Business Development

Model

Client_Finance_Manager

Client_Sales_Manager

USER INTERface USER INTERFACe

System Interface Finance Manager

System Interface Sales Manager

PRINTER

Client_Employee

User_INTERFACE

System Interface Employee

Gambar 4.80 Deployment Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

223

Printer SD

Finger Scanner

Client HRD Head Absensi

Client Division Head

Client Sales Manager

Client Finance Manager A

B

C

D

E

F

G

H SELECTED ON-LINE

Switch

Printer

Client Business Development

Client Operational Director

IDC

Client Employee

Server

Gambar 4.81 Arsitektur Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

224 4.2.3.3 Standard Perancangan window dan pesan kesalahan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor mengikuti standard windows. Beberapa contoh dibawah ini menggambarkan perancangan window yang dimaksud.

Tambah record New

Hapus Record Save

Delete

Simpan record

Cari data karyawan Find

Close

Menolak transaksi Reject

Menyetujui transaksi

Search

Cancel

Batal transaksi

Approve

Cari record

Tutup form

Clock In

Catat jam masuk

Tambah ke Data Grid

Pilih Print

Choose

Print dokumen

Catat jam keluar Clock Out

Add To List

Login

Login

Membuat termination payment Remove

Termination Payment

Hapus

Gambar 4.82 Contoh-contoh button standard dalam sistem informasi penggjian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor

225 4.2.4

Recommendations

4.2.4.1 The system usefulness Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor yang dirancang memiliki beberapa kriteria yang harus diperhatikan, yaitu: Criteria Usable

Secure

Efficient Correct Reliable Flexible

Comprehensible Reusable Interoperable

The System Usefulness Sistem yang dirancang harus dapat beradaptasi dengan sistem yang sudah ada sehingga keseluruhan sistem tersebut dapat digunakan dengan baik Sistem dapat menjamin keamanan untuk mencegah terjadinya pengambilan data dan fasilitas oleh pihak-pihak yang tidak memiliki hak otorisasi Dengan adanya sistem ini, sebagian transaksi HRD dan penggajian menjadi lebih efisien dalam pencatatan dan pengendalian. Sistem harus dapat memenuhi kebutuhan user sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar Sistem mampu menghasilkan informasi dan perhitungan komponen gaji dan upah yang lebih akurat dan dapat diandalkan. Sistem bersifat fleksibel untuk mendukung kegiatan penggajian dan pengupahan karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai penggajian dan pengupahan baik dari pihak perusahaan maupun dari pemerintah. Sistem yang dirancang mudah dimengerti dan dapat digunakan oleh semua user. Subsistem yang dirancang dapat digunakan untuk sistem informasi lainnya, misalnya sistem informasi sumber daya manusia. Sistem informasi penggajian dapat digabungkan dengan sistem informasi sumber daya manusia agar menghasilkan Human Resource Management System yang lengkap. Tabel 4.59 The System Usefulness

4.2.4.2 Plan for Initiating User Pelatihan dan instalasi sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor akan dilakukan oleh dua orang programmer secara bergantian pada tahap implementasi dan delivery. Seluruh karyawan yang

226 berkaitan dengan sistem ini, wajib untuk mengikuti pelatihan yang diadakan selama satu jam perhari dalam dua minggu berturut-turut dan diperbolehkan untuk memberikan saran dan tanggapan mengenai sistem yang baru tersebut.

4.2.4.3 Implementation Plan Sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor direncanakan akan dikonversi dengan menggunakan metode parallel selama satu bulan, maksudnya sistem baru dan sistem lama dijalankan secara bersamaan untuk menguji keandalan dan keakuratan perhitungan berbagai komponen gaji dan upah dengan tujuan untuk mengurangi resiko yang mungkin terjadi pada saat sistem yang lama dikonversikan ke sistem yang baru. Jika sistem yang baru ternyata masih belum cukup akurat maka perlu dilakukan maintenance sehingga pada bulan berikutnya sistem baru sudah bisa dipakai untuk menggantikan sistem lama yang masih manual.