ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN SUKU CADANG PADA TOKO BINTARA MOTOR CENTRA
NASKAH PUBLIKASI
disusun oleh
Herwanto 07.11.1629
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
Analysis and Design Of Information System Part Sales At Store Bintara Motor Centra
Analisis dan perancangan Sistem informasi penjualan suku cadang Pada toko bintara motor centra
Herwanto Kusrini Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT In the trading business required the presentation of information quickly, precisely and accurately, in order to provide service to the buyer as well. Just as in the shop Bintara Motor Centra in need of a sales information system to be built by the author. Where in the previous system is still using manual systems, so many problems that arise, such as the amount of time required for report generation and the level of accuracy is less. Shop Bintara Motor Centra is a trading business that sells spare parts located in the jl.pra. Kusumayudha no 10 pangkalan bun, Central Kalimantan. In designing this application will be built with the Java programming language and My SQL as the database. Data collection in this study the authors will use two techniques, namely interviews and observations, while the analysis will use the method of analysis pieces. This application has two sides of the admin and cashier with access rights that would distinguish the login. Where the cashier will deal directly with buyers who are concerned with the sale transaction, while the admin is the side where all business activities can be controlled or manipulated, for example here in the procurement of goods or purchase, report, sale pricing, manipulation of data items and so on. With the building of applications this sale are expected to present information in a fast, precise, and accurate so that the increase in service quality and satisfaction to the buyer, and can print reports that are needed in order to control the development of business and design an appropriate strategy to obtain the expected sales effectiveness. Keywords : information, systems, databases, Java, My SQL, sales, analysis pieces
1.
Pendahuluan Perkembangan teknologi memberikan peranan yang penting dalam dunia usaha,
baik dalam lingkup besar maupun kecil. Seperti halnya peranan aplikasi penjualan dalam mengawasi dan mengendalikan kegiatan penjualan dan pembelian barang. Dengan aplikasi penjualan yang memadai pengolahan data dan penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Sehingga dapat menghemat waktu, tenaga, dan biaya serta pengambilan kebijakan oleh pihak manajemen dan perancangan strategi yang tepat guna mendapatkan efektivitas penjualan yang diharapkan. Toko Bintara Motor Centra merupakan usaha dagang menengah yang bergerak dalam bidang penjualan suku cadang yang berlokasi di jl.prakusumayudha no 10 pangkalan bun, Kalimantan tengah. Pengolahan data dalam toko Bintara Motor Centra ini dilakukan secara manual, sehingga banyak permasalahan yang timbul, seperti halnya banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan serta tingkat keakurasian yang kurang. Padahal dalam perancangan strategi untuk kemajuan perusahaan dibutuhkan akurasi data yang cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan pertimbangan tersebut maka akan dirancang sebuah sistem informasi penjualan pada toko Bintara Motor Centra beserta analisanya. Aplikasi ini diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan dalam pengolahan data-data transaksi penjualan, pembelian dan stock barang, serta mempermudah dalam mencatat semua transaksi dan pembuatan laporan yang lengkap. Aplikasi ini akan dirancang dengan menggunakan bahasa pemrograman java dan MySQL sebagai databasenya.
2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Informasi Sistem
merupakan suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-
variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. (Hanif, 2007) 1.
Komponen Sistem Komponen sistem merupakan kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi atau output. Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
2.
Batasan Sistem Penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem
3.
Lingkungan Luar Sistem Segala sesuatu yang ada di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
4.
Masukan Sistem Masukan sistem merupakan sumber daya yang berupa data, bahan baku, peralatan, energi dari lingkungan yang dikonsumsi dan simanipulasi oleh suatu sistem.
5.
Keluaran Sistem Keluaran merupakan sumber daya atau produk berupa informasi, laporan dokumen, tampilan pada layer computer, ataupun barang jadi yang disediakan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.
6.
Penghubung Sistem Penghubung sistem adalah tempat dimana komponen-komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu dan berinteraksi.
7.
Penyimpanan Sistem Penyimpanan sistem merupakan area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku dan sebagainya. Penyimpanan berupa media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data sama.
2.2
Karakteristik Sistem Informasi Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, maka perlu membedakan
unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainya (Hanif, 2007). 1.
Batasan (boundary) Yaitu penggambaran dari suatu elemen atau unsur mana yang termasuk didalam sistem dan mana yang diluar sistem.
2.
Lingkungan (environment) Segala sesuatu diluar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
3.
Masukan (input) Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
4.
Keluaran (output)
Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5.
Komponen (component) Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem.
6.
Penghubung (interface) Tempat dimana komponen atau sistem
dan lingkungannya bertemu atau
berinteraksi. 7.
Penyimpanan (storage) Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.
2.3
Konsep Penjualan
2.3.1
Pengertian Penjualan Penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk mengembangkan rencana-
rencana strategis yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan dan keinginan pembeli guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba (Marwan A, 1986). Penjualan merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari perusahaan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan. Menurut Winardi (1982), penjualan adalah suatu transfer hak atas benda-benda. Dari penjelasan tersebut dalam memindahkan atau mentransfer barang dan jasa diperlukan orang-orang yang bekerja di bidang penjualan seperti pelaksanaan dagang, agen, wakil pelayanan, dan wakil pemasaran.
2.3.2
Jenis Penjualan Penjualan jika diidentifikasi dari Perusahaannya dibedakan menjadi beberapa jenis
Martin, S dan Colleran, G 2006) : 1.
Penjualan langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
2.
Penjualan stok gudang yaitu penjualan barang dari stok yang telah tersedia di gudang.
3.
Penjualan kombinasi yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian dari stok yang tersedia di gudang.
2.4
Konsep Dasar Basis Data Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data merupakan fakta
mengenai obyek, orang, dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol). (Kusrini, 2007) Basis data dapat didefinisikan dalam berbagai sudut pandang seperti berikut: 1.
himpunan kelompok data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa sehingga kelak dapat dimanfaatkan dengan cepat dan mudah.
2.
kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa tanpa pengulangan (redundacy) yang tidak perlu, untuk memenuhi kebutuhan.
3.
kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik.
beberapa operasi dasar basis data, yaitu :
2.5
1.
pembuatan basis data
2.
penghapusan basis data
3.
pembuatan file/tabel
4.
penghapusan file/tabel
5.
pengubahan tabel
6.
penambahan/pengisian
7.
pengambilan data
8.
penghapusan data MySQL MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional
(RDBMS) yang didistribusikan secara gratis dibawah lisensi GPL (General Public License). Setiap pengguna dapat secara bebas menggunakan MySQL, namun dengan batasan
perangkat lunak tersebut tidak boleh dijadikan produk turunan yang bersifat komersial. MySQL sebenarnya merupakan turunan salah satu konsep utama dalam basisdata yang telah ada sebelumnya yakni SQL (Structured Query Language). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basisdata, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. 2.6
XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,
merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public License dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan halaman web yang dinamis. 2.7
Java2 Standart Edition Java adalah bahasa yang dapat dijalankan di sembarang platform, di beragam
lingkungan seperti internet, consumer electronic product, dan komputer applications. Salah satu edisi java adalah Java 2 Standard Edition. Java 2 Standard Edition atau sering disebut dengan J2SE menyediakan lingkungan pengembangan yang kaya fitur, stabil, aman, dan cross platform. Edisi ini mendukung konektivitas basis data, rancangan antar muka pemakai, masukan/keluaran, dan pemrograman jaringan dan termasuk sebagai paket-paket dasar bahasa Java. (Kadir, 2004) 2.8
UML (Unified Modelling Language) UML
adalah
suatu
bahasa
yang
digunakan
untuk
menentukan,
memvisualisasikan, membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi. UML dikembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dan desain berorientasi objek oleh Grady Booch, Jim Rumbaugh, dan Ivar Jacobson. Namun demikian UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi. Penggunaan. UML dalam industri terus meningkat. Ini merupakan standar terbuka yang menjadikannya sebagai bahasa pemodelan yang umum dalam industri peranti lunak dan pengembangan sistem. Proses pemodelan data menggambarkan keseluruhan proses bisnis yang akan dilakukan oleh sebuah sistem informasi. Proses model juga menjelaskan data-data yang terlibat dalam proses tersebut. Salah satu pemodelan data adalah dengan UML (Unified Modelling
Language). (Munawar,2005). Diagram yang digunakan dalam penulisan dan perancangan laporan ini adalah : Diagram Use Case, Diagram Sequence dan Class Diagram.
3.
Analisis
3.1.
Tinjauan Umum Pada tahap ini merupakan bagian untuk
mengetahui gambaran umum objek
penelitian, yaitu toko Bintara Motor Centra serta menganalisis masalah, fungsi dan proses penjualan, hasil dari bagian ini adalah sebuah dokumen kebutuhan yang meliputi gambaran umum toko Bintara Motor Centra, analisis kebutuhan pengguna, dan identifikasi sistem.
3.1.1.
Gambaran umum Toko Bintara Motor Centra
3.1.1.1
Sejarah Toko Bintara Motor Centra adalah sebuah toko onderdil yang menyediakan
berbagai macam suku cadang kendaraan bermotor khususnya sepeda motor yang berlokasi di jl. Prakusumayudha no 10 pangkalan bun kalimantan tengah. Dari pengalaman dan modal yang cukup, maka pada tahun 1995 bapak Abdul Rozaq beserta istrinya ibu Amiroh memulai usahaya ini dengan nama Bintara Motor Centra. Pada mulanya toko ini hanya menjual beberapa suku cadang dan memiliki 2 karyawan. Karena bertambahnya permintaan dan pelanggan dari tahun ketahun, menjadikan toko bintara motor centra berkembang dengan pesat, hingga saat ini toko yang menjual suku cadang kendaraan bermotor ini memiliki luas gudang ± 300 m2 dan Jumlah karyawan saat ini mencapai 7 orang dengan posisi atau jabatan masing-masing. 3.1.1.2
Visi dan Misi Untuk mencapai tujuan serta mampu memberikan kontribusi yang positif untuk
perkembangan perusahaan. Toko Bintara Motor Centra memiliki visi dan misi sebagai berikut : Visi “Memberikan pelayanan dan kenyamanan serta kepuasan kepada konsumen untuk kemajuan bersama”
Misi
“ Menjadi toko suku cadang yang solid yang mampu memberikan kepuasan kepada konsumen di kawasan pangkalan bun ”
3.2.
Analisis Sistem
3.2.1
Analisis Kelemahan Sistem 1. Analisis Performance / Kinerja No 1
Parameter Throughtput
Hasil Analisis Kinerja dalam proses transaksi membutuhkan waktu yang cukup lama karena dilakukan secara manual, apalagi ditambah pembuatan laporan.
2
Respon time
Sering
terjadi
penumpukan
pekerjaan
dalam
pembuatan laporan, sehingga informasi yang dibutuhkan tidak tepat waktu.
2. Analisis Information / Informasi No 1
Parameter Akurat
Hasil Analisis Sering terjadi kesalahan dalam perhitungan karena menggunakan
kalkulator,
sering
kali
dalam
penginputan data. 2
Tepat waktu
Sering terjadi keterlambatan dalam penyampaian informasi, karena data terdapat dalam nota yang harus
disatukan
dulu
dalam
laporan,
serta
pencarian data yang manual membutuhkan waktu yang cukup lama. 3
Relevan
Tidak
relevan
karena
masih
sering
terjadi
kesalahan dalam pembuatan laporan.
3. Analisis Economic / Ekonomi No 1
Parameter Biaya
Hasil Analisis Dilihat dari jangka panjang biaya akan terus meningkat sesuai dengan perkembangan usaha dan kebutuhan alat tulis.
4. Analisis Control / Kontrol No 1
Parameter Hak akses
Hasil Analisis Tidak adanya pengamanan terhadap laporan dan nota-nota penjualan, sehingga resiko kehilangan data atau kerusakan data sering terjadi
5. Analisis Effiency / Efisiensi No 1
Parameter
Hasil Analisis
SDM
Beban kerja yang terlalu banyak yang dilakukan secara manual mengakibatkan sering terjadinya kesalahan-kesalahan pada pembuatan laporan akibat faktor kelelahan.
6. Analisis Services / Pelayanan No 1
Parameter Pelayanan
Hasil Analisis Dalam pelayanan transaksi membutuhkan waktu yang cukup lama karena dalam pencarian data barang yang dibutuhkan dilakukan dengan cara manual, sehingga pelanggan merasa diabaikan.
3.2.2
Analisis Kebutuhan Sistem 1. Kebutuhan Fungsional •
Pendataan Operator
•
Pendataan Kategori
•
Pendataan Barang
•
Pendataan Pelanggan
•
Pendataan Pemasok
•
Penetapan Harga Jual
•
Penetapan Diskon
•
Pendataan Transaksi penjualan
•
Pendataan Transaksi Pembelian
•
Pembuatan laporan
2. Kebutuhan Non Fungsional •
Kebutuhan Perangkat Keras
•
Kebutuhan Perangkat Lunak
3.3.
Perancangan Sistem
3.3.1
Perancangan Model 1. Use Case Untuk Operator Kasir dapat menjalankan aplikasi kasir apabila sudah melakukan login yang telah diijinkan oleh admin, selanjutnya data yang dimasukan akan dicocokan dengan data operator yang ada pada database. Berikut adalah aktivitas operator kasir yang dapat dilakukan setelah login:
Gambar 3.2. Diagram Use Case Sisi Kasir
2. Class Diagram Berikut adalah class diagram pada sisi kasir yang ditunjukkan pada Gambar 3.5 beserta deskripsinya yang akan digunakan dalam perancangan aplikasi penjualan suku cadang pada toko Bintara Motor Centra sisi kasir :
Gambar 3.3 Class Diagram Sisi Kasir 3. Sequence Diagram Diagram sequence merupakan penjelasan dari aturan use case yang dijabarkan berdasarkan urutan waktu kejadian. Diagram ini menunjukkan contoh objek dan pesan yang diletakkan di antara objek-objek di dalam use case. Berikut diagram sequence penjualan yang ditunjukkan pada Gambar 3.4 :
Gambar 3.4 Diagram Sequence Penjualan
3.3.2
Perancangan Basis Data Berdasarkan objek-objek yang terdapat pada aplikasi, perancangan basis data
melibatkan tiga unsur tahapan, yaitu pembuatan Entity Relationship Diagram(ERD), relasi antar tabel, dan perancangan tabel. 1. ERD (Entity Relationship Diagram) Berdasarkan penjelasan alur sistem di atas maka relasi antar tabel pada sistem informasi penjualan dapat digambarkan sebagai berikut : nama_kategori kategori
memiliki
1
kd_kategori nm_barang kd_kategori kd_barang
jumlah
kddetailpembelian
hrg_beli
N
kd_barang
hrg_jual kd_detail_penjualan
hrg_jual
jumlah
hrg_jual jumlah
detailpenjualan
no_beli barang
N
detaipembelian
N
no_jual Kdt_retur
kd_barang
kd_detail detailretur
N
hrg_jual Status_bayar
tgl_transaksi id_user
1
N
nama Kdt_retur
perusahaan
jumlah detailtukar
detail nama
Kdt_tukar
Barang_retur
idPemasok
Sisa_bayar
Kd_barang
jk
N
tanggal
no_jual
1
pemasok
hrg_jual
jumlah
no_telp
id_pelanggan pelanggan
1
kepada
N
penjualan
1
pengembalian
N
retur
N jatuh_tempo id_user
Id_pelanggan
alamat
Kdt_retur 1
no_telp
melakukan
Tgl_jatuhTempo
sisa_bayar password
alamat
N
kepada
idPemasok jmlh_bayar
alamat
pembelian
1
melalui
1
tgl_pembelian
no_jual
N
tanggal sisa_bayar
no_beli pelunasan
status_bayar
kdPelunasan
1 status
username
no_beli
nama
no_telp
operator
1
melalui
N
hak_akses id_user
Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram (ERD) 2. Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel menunjukan hubungan antara beberapa entity. Berikut adalah relasi antar tabel pada sistem ini yang ditunjukkan pada Gambar 3.6 :
detail_pembelian
detail_penjualan PK FK2 FK1
kd_detail_penjualan no_jual kd_barang jumlah hrg_jual
PK
kddetailpembelian
FK2 FK1
no_beli kd_barang jumlah hrg_beli
pembelian PK
no_beli
FK1
idPemasok tgl_pembelian status_bayar sisa_bayar jatuhTempo id_user
FK2
pelunasan PK
kdPelunasan
FK1
no_beli status sisa_bayar jmlh_bayar tanggal
pemasok barang pelanggan PK
penjualan
PK
id_pelanggan
PK
no_jual
nama alamat jns_kelamin no_telp
FK1 FK2
tgl_transaksi id_pelanggan id_user
FK1
kd_barang nm_brang kd_kategori hrg_beli hrg_jual jumlah
kategori PK
PK
kd_kategori nama_kategori
detailTukar
retur
user PK
id_user nama alamat no_telp username password hak_akses
PK
kd_retur
FK1
tanggal status_tukar no_jual
PK
kd_Tukar
FK1
kd_Retur jumlah_tukar harga_jual kd_barang
FK2
detail_retur PK
kd_detail
FK1
kd_retur jumlah harga_jual barang_retur
Gambar 3.6 Relasi Antar Tabel
3. Perancangan Tabel Perancangan tabel terdiri dari : •
Perancangan Tabel Kategori
•
Perancangan Tabel Operator
•
Perancangan Tabel Barang
•
Perancangan Tabel Pemasok
•
Perancangan Tabel Pelanggan
•
Perancangan Tabel Pembelian
•
Perancangan Tabel Pembelian_Detail
•
Perancangan Tabel Penjualan
•
Perancangan Tabel Penjualan_Detail
•
Perancangan Tabel Setting
•
Perancangan Tabel Retur
•
Perancangan Tabel DetailRetur
•
Perancangan Tabel DetailTukar
•
Perancangan Tabel Pelunasan
idPemasok nama perusahaan alamat no_telp
setting PK
kd discount jmlh_beli min_stock
3.3.3
Perancangan Interface 1. Perancangan Struktur Menu Aplikasi Kasir Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi kasir pada sistem informasi ini, menu ini berada pada tampilan utama setelah operator kasir melakukan login.
Menu Utama
File
Pelangga
Transaksi
Retur
Info
Laporan
Gambar 3.7 Perancangan Struktur Aplikasi Kasir
2.
Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin Di bawah ini adalah susunan struktur menu yang dirancang dalam aplikasi Admin pada sistem informasi ini :
Menu Fil
Manajemen Data
Manajemen Transaksi
Setting
Inf
Laporan
Login
Operator
Daftar Belanja
Disko
Penjuala
Logout
Kategori
Pembelian
Stok
Pembelian
Exit
Barang
Operator
Pemasok
Pemasok
Harga
Barang
Gambar 3.8 Perancangan Struktur Menu Aplikasi Admin
Berikut tampilan menu dari aplikasi ini sebelum user melakukan login yang ditunjukkan pada Gambar 3.9 :
Gambar 3.9 Tampilan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Toko Bintara Motor Centra
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif, 2007, Analisis & Perancangan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, Abdul, 2004, Dasar Pemrograman Java 2, Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, 2007, Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data, Andi Offset, Yogyakarta. Martin S, Colleran G, 2006, Sold! Bagaimana Memudahkan Konsumen Membeli dari Anda, Erlangga, Jakarta. Munawar, 2005, Pemodelan Visual Dengan UML, Graha Ilmu, Yogyakarta. Nugroho Bunafit, 2005, Database Relational dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta. Winardi, 1982, Management Perkantoran dan Pengawasan, Alumni, Bandung.
