ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO PLASTIK WS YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Binti Musta’adah 07.12.2617
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
2
3
THE ANALYSIS AND DESIGN OF SELLING INFORMATION SYSTEM AT WS YOGYAKARTA PLASTIC SHOP
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO PLASTIK WS YOGYAKARTA Binti Musta’adah Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In line with the development of the business world today, every company is required to develop a service system to the maximum extent as possible, to support company’s perfomance. One of them is the system of accounting services, it’s called Sales Information System. This sales information system has benefit to support the flow of financial information such as purchasing, sales, stock inventory and other documentation. By referring that, so the author considers important to aplly accounting service to manage the flow of sales information system on WS Plastic Store WS Plastic Store is a private company that founded by Mrs. Wasilah, it’s located in Sambilegi Maguwoharjo. WS Plastic Store is an intermediate trading business that engaged in the selling of plastic. Term of use selling system on WS Plastic Store still using manual system and not using technology that more competent and computerized yet, in other side trade competition always appear in the business world. Therefore the author propose in WS Plastic Store, there needs a software of accounting information system based on accurate and relevant data to facilitates the processing of sale transaction data that will produce the company’s report information correctly and can save time and effort in the configuration. Keyword: information system, sales information system.
4
1. Pendahuluan Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting. Informasi yang cepat, tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bersaing dalam dunia usaha. Toko Plastik WS adalah sebuah perusahaan perorangan yang didirikan oleh Ibu Wasilah yang berlokasi di Sambilegi Maguwoharjo. Toko Plastik WS merupakan usaha dagang menengah yang bergerak dalam penjualan plastik. Sistem penjualan pada Toko Plastik WS masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan berkomputerisasi. Sistem transaksi penjualan dan pembelian plastik yang dikerjakan secara manual perlu adanya pendataan data yang terkomputerisasi sebagai alat bantu dalam pendataan persediaan plastik. Hal ini dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan dan hasil laporan yang diperoleh dapat lebih cepat, tepat akurat, dan rapi terutama mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat sekarang ini memberi dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi suatu perusahaan. Dengan penggunaan teknologi ini didalam sistem transaksi dan pendataan maka dapat mengolah data lebih cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, waktu, dan biaya. Sistem persediaan data plastik merupakan bagian dari sistem informasi data plastik yang berfungsi memecahkan permasalahan-permasalahan pengolahan data plastik, yang meliputi pendataan plastik dan transaksi. Data transaksi pembelian plastik dapat dimasukkan kedalam komputer dan secara otomatis akan mempengaruhi data yang ada yaitu barangnya akan bertambah. Begitu juga apabila ada penjualan plastik, data dimasukkan kedalam komputer secara otomatis pula barang akan berkurang, sehingga akan dapat
5
diketahui persedian plastik secara cepat, tepat dan akurat. Toko Palstik WS belum menggunakan komputer dalam menyimpan data transaksi sehari – hari. Data tersebut hanya tersimpan dalam bentuk nota dan buku laporan sehingga dirasa kurang aman dan efisien. Dalam permasalahan di atas diperlukan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Plastik WS. Sistem Informasi Penjualan pada Toko Plastik WS adalah aplikasi komputer yang dikembangkan khusus untuk bidang Penjualan pada Toko Plastik WS. Dengan adanya sistem ini akan mempermudah dalam mencatat semua transaksi sekaligus mengetahui stok yang tersedia, didukung pelaporan lengkap.
2. Landasan Teori 2.1
Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan,
pengendalian,
dan
pengambil
keputusan
dengan
menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi, salah satunya adalah sistem informasi penjualan. Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang
untuk
memperoleh
menghasilkan,
informasi
guna
menganalisa,
mendukung
menyebarkan
pengambilan
dan
keputusan
mengenai penjualan. 2.2
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database
management
system
(RDBMS)
yang
didesain
untuk
melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas. Microsoft SQL Server 2000 merupakan produk andalan Microsoft untuk database server. Kemampuannya dalam manajemen data dan kemudahan dalam pengoperasiannya membuat RDBMS ini menjadi pilihan para database administrator. 2.3
Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah program untuk membuat aplikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah.
6
Visual Basic 6.0 memiliki kelebihan-kelebihan yang tidak dimiliki oleh versi sebelumnya. Kelebihannya antara lain kompiler (proses compile) dapat dilakukan dengan cepat, mendukung kontrol data objek yang baru, mendukung berbagai macam database, pembuatan laporan yang lebih mudah, penambahan fasilitas IDE (Integrated Development Environment) dan koleksi kontrol yang lebih lengkap,
3. Analisis dan Perancangan Kinerja pada sistem lama pada dasarnya masih kurang efektif, membutuhkan banyak biaya dan ruang, waktu kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. Oleh karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis sistem lama, yaitu : a. Analisis Kinerja (Performance) Kinerja merupakan kemampuan menyelesaikan suatu proses dengan cepat, sehingga sasaran dapat segera tercapai. Kinerja dapat diukur dengan jumlah produksi yaitu
jumlah pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu dan waktu tanggap yaitu waktu antara dari permulaan suatu permintaan ditanggapi dari suatu sistem . Kinerja suatu sistem dikatakan baik jika jumlah produksinya lebih besar dari pada jumlah waktu tanggap. Sistem transaksi penjualan dalam mencetak nota masih menggunakan cara manual, yaitu dengan pencatatan jumlah barang, nama barang, harga barang, dan perhitungan jumlah total yang akan dibayar memerlukan waktu yang lama. Pengecekan harga barang secara manual membutuhkan waktu yang lama dan butuh ketelitian dalam melihat harga tersebut. Waktu yang diperlukan dalam pembuatan nota dan pengecekan harga jika menggunakan sistem lama adalah + 3 menit, sedangkan jika menggunakan sistem baru adalah + 1 menit. b. Analisis Informasi (Information) Dengan sistem informasi yang baik maka akan menghasilkan informasi yang bermanfaat, informasi dikatakan baik dan bermanfaat bagi penggunanya jika informasi tersebut tepat waktu, akurat dan relevan yaitu Informasi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Hasil informasi berupa laporan yang dicatat secara manual sering terjadi kesalahan karena perhitungannya yang tidak tepat dan terkadang tulisan tidak jelas. Pencarian data satu per satu membutuhkan waktu yang lama.
7
c.
Analisis Ekonomi (Economic) Pembuatan laporan dengan cara manual memerlukan waktu tambahan atau lembur sehingga perusahaan harus menambah biaya lembur untuk gaji karyawan. Satu bulan sekali dilakukan pembuatan laporan sehingga 1 tahun terjadi 12 kali lembur. Dengan demikian perusahaan mengeluarkan biaya yang cukup besar dalam jangka panjang.
d. Analisis Kontrol (Control) Sistem transaksi penjualan yang digunakan masih dengan cara manual sehingga
kemungkinan
terjadi
kesalahan
akan
cukup
besar
dan
penyimpanan data-data transaksi dalam bentuk nota terkadang akan rusak ataupun hilang. e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data. Pengecekan barang dan pencarian data secara manual kurang efisien karena harus mengecek barang dan mencari data satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama. f. Analisis Pelayanan (Service) Pelayanan pada pelanggan akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu pembuatan nota, dimana pembuatan nota tersebut kasir harus mencari terlebih dahulu harga setiap barang yang akan dibeli dan menghitung total bayar. Perancangan proses terdapat dua pemodelan yaitu pemodelan fisik dan pemodelan logika. Berikut pemodelan fisik yang akan diusulkan : Dalam pemodelan fisik ini akan diusulkan flowchart system. Adapun flowchart system tersebut adalah sebagai berikut :
8
Gambar 3.1 Flowchart Sistem yang diusulkan
4. Implementasi dan Pembahasan Kegiatan implementasi bertujuan untuk melakukan proses penerapan sistem baru. Kegiatan yang akan dilakukan adalah sebagai berikut : a. Pelatihan Personil Personil disini merupakan orang yang memegang peran penting dalam pemanfaatan sistem baru. Pelatihan personil dilakukan dengan tujuan agar orang tersebut paham dan mudah mengoperasikan sistem baru yang akan diterapkan dalam perusahaan. Pelatihan ini dilakukan selama sehari karena personil atau kasir pada toko plastik WS Yogyakarta sudah mengerti atau mengenal komputer sehingga personil tidak memerlukan pengetahuan dasar komputer lagi dan cukup memahami sistem baru. b. Seleksi tempat serta instalasi perangkat keras dan perangkat lunak Untuk menjalankan sistem baru ini dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak yang mampu mendukung pengoperasiannya. Perangkat keras itu sudah dimiliki oleh toko plastik WS yogyakarta. Sedangkan perangkat lunak yang baru dimiliki adalah sistem operasi. Spesifikasispesifikasiny adalah sebagai berikut :
9
Tabel 4.1 Tabel Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Perangkat Keras Processor
Intel(R) Core™2 Duo CPU E7500 2.93GHz
Mainboard
ASUS P5KPL-AM SE
Memory
DDR2 1024 MB
VGA
Intel® GMA 3100 256 MB
Harddisk
320 GB
Perangkat Lunak Sistem Operasi
Windows Xp SP2
S Sehingga untuk menyempurnakan pengoperasian sistem baru tersebut cukup menginstalasi perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000. c.
Konversi Sistem Konversi sistem terdapat beberapa pendekatan salah satunya konversi pararel. Konversi paralel diterapkan dengan cara mengoperasikan sistem lama dengan sistem baru secara bersama-sama pada periode waktu tertentu. Sistem konversi pararel ini berfungsi untuk meyakinkan kinerja sistem baru telah beroperasi dengan baik dan sesuai dengan tujuan, sehingga sistem lama akan dihentikan. Keunggulan sistem ini adalah sistem lama masih dapat dijalankan jika sistem baru tidak sesuai dengan tujuan. Kelemahan sistem ini adalah biaya yang harus dikeluarkan lebih banyak karena harus membiayai dua sistem sekaligus. Adapun konversi sistem yang diterapkan pada toko plastik WS Yogyakarta adalah sistem pararel, karena untuk mengantisipasi jika sistem baru mengalami kendala maka sistem lama masih dapat dioperasikan.
5. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan penjelasan semua materi pada bab-bab yang sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa : a. Menggunakan sistem baru dapat memperoleh informasi secara cepat, tepat, akurat sehingga mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen. b. Menggunakan sistem baru dapat meningkatkan produktifitas kerja para karyawan yang tentunya berdampak bagi kenaikan jumlah konsumen. c.
Menggunakan sistem baru dapat menyimpan laporan-laporan sehingga tidak akan takut rusak ataupun hilang.
10
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M. R. (2006). Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Fatta, H. A. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Kusrini M.Kom. (2007). Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Kusrini M.Kom dan Koniyo, A. (2007). Tuntunan Praktis Menbangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
Sunyoto, Andi. (2007). Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
