ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO MK YOGYAKARTA NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Karisma 13.22.1544
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO MK YOGYAKARTA Karisma1), Armadyah Amborowati, S. Kom, M. Eng2), 1)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected],
[email protected])
Abstract-Information systems have become an integral part of the business activities of a company or a modern organization as the effect of the development and advancement of information technology itself. The need for better information systems because of the problems that arise in a company or organization that can’t be resolved with the manual system. One part of the system or sub-system information that the sales information system. The need for good sales information is not only a necessity but also a business manager needs of customers and business partners both for the smooth operations of sales. Sales information system was designed and made by combining at least two major software, can work well to collect the data needed, and then will take him to the place of destination. In addition, the working principle of the computer that has the level of accuracy and higher access speed of the human brain in the data processing is helpful activity data processing and report generation sales in general. Keywords: information systems 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Salah satu sistem informasi yang banyak dibutuhkan dan banyak digunakan adalah sistem informasi penjualan atau Transaction Processing System. Sistem informasi penjualan ini adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.[1] Salah seorang pelaku usaha yang berniat menggunakan sistem informasi penjualan yaitu Ibu Evi, S.E., pemilik Toko MK Yogyakarta. Toko ini adalah sebuah toko kelontong yang menjual berbagai macam kebutuhan sehari-hari yang beralamat lengkap di Jl. Ring Road Utara No. 03 Mancasan Kidul Condong Catur Depok Sleman Yogyakarta.
Aplikasi Sistem informasi penjualan yang direncanakan untuk dibuat dan diterapkan berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Penjualan Toko Mk Yogyakarta”. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan permasalahan di atas diketahui pokok permasalahan yang dihadapi yaitu: Bagaimana merancang dan membangun sebuah sistem penjualan yang dapat diterapkan dan digunakan di Toko MK Yogyakarta? 1.3
Batasan Masalah Pembuatan laporan skripsi ini hanya dibatasi pada analisis dan perancangan sistem informasi penjualan berupa: 1. Proses Analisis dam Perancangan suatu sistem pengganti yang disesuaikan dengan kebutuhan usaha saat ini yaitu sistem informasi penjualan; 2. Sistem baru yang dibuat dapat melakukan proses memasukan data, pengolah data, dan keluaran data yang berhubungan dengan usaha tersebut. 3. Pembuatan sistem informasi ini dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0. untuk mengetikan program dan Microsoft Sql Server 2008 untuk membuat database. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi didefiniskan oleh Robert A. Laitch dan K. Roscoe Bavis sebagai berikut: “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.”[2]
1
berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal dari pengembangan sistem menjadi fondasi menentukan keberhasilan sistem informasi yang dihasilkan nantinya.[7] 3.3 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficieny, dan Service). A. Analisis Kinerja (Performance Analysis) Berdasarkan pengamatan terhadap sistem yang sedang berjalan di toko MK Yogyakarta dari segi kinerja, dapat dibuat sebuah kesimpulan analisis kinerja sebagai berikut: Tabel 3.1 Analisis Kinerja Parameter Hasil Analisis Respontime Respone time dari sistem dan transaksi tergolong lambat, hal Throughput ini terjadi terutama jika kasir tidak mengetahui harga barang secara pasti, sehingga dia harus membuka-buka catatan.
2.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan Sistem Pemrosesan Transaksi adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin. Pemasukan Data
Pemrosesa n Transaksi
Laporan dokumen dan keluaran lain
Basis Data
Gambar 2.1 Arus Sistem Pemrosesan Transaksi 2.3
Pendekatan Pengembangan Sistem
Beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem ke dalam sejumlah aturan yang berbeda-beda. Tetapi semuanya akan mengacu pada proses-proses standar yaitu Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. Pada perkembangannya, proses-proses standar tadi dituangkan dalam satu metode yang dikenal dengan nama Systems Development Life Cycle (SDLC) yang merupakan metodologi umum dalam pengembangan sistem yang menandai kemajuan usaha analisis dan desain. Fase dalan SDLC meliputi Identifikasi dan seleksi proyek, Inisiasi dan perencanaan proyek, Analisis, Desain, Implementasi, dan Pemeliharaan. [3]
Respontime untuk informasi yang dibutuhkan, khususnya yang berkaitan dengan laporan, dinilai masih sangat lambat karena sistem belum secara penuh melakukan proses perhitungan dan masih banyak melibatkan user.
3. 3.1
Analisis dan Perancangan Sistem Tentang Toko MK Yogyakarta Toko MK Yogyakarta beralamat lengkap di Jl. Ring Road Utara No. 03 Mancasan Kidul Condong Catur Depok Sleman Yogyakarta. Pemilik usaha ini bernama Evi Sunarto, S.E., beliau lulusan fakultas ekonomi salah satu universitas swasta terkenal di kota Yogyakarta sekaligus putri salah seorang anggota dewan di Kabupaten Sleman.
Throughput yang ada pada sistem lama tergolong kecil, throughput ini sangat bergantung sekali dengan kecekatan dan ingatan karyawan/kasir, jika pegawai baru maka dipastikan throughput akan semakin kecil.
3.2
Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendiskripsikan fasefase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagianbagian komponen tersebut bekerja dan
B. Analisis Informasi (Information Analysis) Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu ketepatan waktu, relevansi dan akurasi analisis informasi, yaitu:
2
Tabel 3.2 Analisis Informasi Parameter Hasil Analisis Ketepatan Pencatatan data transaksi waktu yang masih manual dan perhitungan dengan cash register menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi menjadi lebih banyak sehingga informasi yang dibutuhkann sering terlambat. Akurasi Karena masih bersifat arsip atau catatan manual, informasi yang dihasilkan tidak jelas dan tidak lengkap, hal ini juga terjadi karena masih terjadi kekeliruan dan ketidakakuratan penginputan data transaksi. Relevansi Informasi dicatat dalam dokumen biasa (kertas). Apabila kertas itu hilang ataupun rusak maka data juga ikut hilang sehingga sering juga terjadi ketidaksesuaian informasi sehingga informasi menjadi tidak relevan.
B. Analisis Pengendalian (Control Analysis) Sistem yang sedang berjalan dilihat dari sistem kontrol, setelah dianalisis diambil kesimpulan sebagai berikut: Tabel 3.4 Analisis Pengendalian Parameter Hasil Analisis Sumberdaya Tidak ada proteksi terhadap Manusia data sehingga bila terjadi kesalahan penginputan data transaksi atau pembuatan laporan data transaksi maka akan sulit melacak di mana letak kesalahannya. Bagian administrasi tidak mampu mengoreksi atau mengontrol kesalahan informasi karena terlalu banyak data dan data-data itu tidak teratur. C. Analisis Efisiensi (Efficiency Analysis) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan dengan sebaik mungkin dengan pemborosan yang paling minimum. Hasil analisi efisiensi dari sistem yang sedang berjalan saat ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Parameter Hasil Analisis
A. Analisis Ekonomi (Economic Analysis) Kaitannya dengan analisis ekonomi, berdasarkan pengamatan pada sistem yang sedang berjalan, ini mengacu pada biaya yang harus dikeluarkan. Hasil analisis ekonomi pada sistem yang sedang berjalan adalah sebaga berikut:
Sumberdaya Pendayagunaan personil manusia operator kurang efisien, selain itu waktu yang diperlukan untuk mencapai dan mendapatkan kembali data yang tersimpan cukup lama, karena masih menggunakan catatan manual. Hal ini juga berakibat tertundanya kegiatan lain yang masih ada kaitannya
Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Parameter Hasil Analisis Biaya Pencatatan data transaksi dan operasional penyimpanannya yang masih manual menggunakan kertas dalam setiap kali pembuatan laporan dan jika terjadi kesalahan tidak dapat digunakan lagi menyebabkan pemborosan.
D. Analisis Layanan (Service Analysis) Berdasarkan pengamatan langsung dan dilakukan analisis terhadap sistem pelayanan di Toko MK Yogyakarta, maka didapat sebuah kesimpulan analisis sebagai berikut:
3
Tabel 3.6 Analisis Layanan Parameter Hasil analisis Kualitas dan kuantitas
Tabel 3.7 Kebutuhan Perangkat keras Spesifikasi Kebutuhan Processor Intel(R) Core(TM) i3 CPU IV ke atas Hard disk 80 GB RAM Minimal 1GB VGA Intel(R) HD Graphics Monitor @1 buah Keyboard @1 buah Mouse @1 buah Stabilizer Kasugawa Printer Canon @1 buah CD RW
Untuk melayani satu pelanggan kasir kadangkala melakukan salah input, tidak hafal dengan harga produk satu persatu sehingga dan proses pencarian masih manual dengan melihat daftar catatan menyebabkan pelayanan membutuhkan waktu lebih lama.
3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Kebutuhan fungsional berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan oleh sistem. Jenis kedua adalah kebutuhan nonfungsional (nonfunctional requirements). A. Kebutuhan Fungsional Sistem informasi penjualan yang akan dikembangkan memiliki kemampuan sebagai berikut: a) Admin Pada sistem informasi penjualan ini, admin memiliki hak akses terhadap aplikasi ini berupa: 1) Olah data pengguna 2) Olah data Pemasok 3) Olah data kasir 4) Olah data barang 5) Proses transaksi penjualan 6) Proses transaksi pengadaan produk 7) Proses pembuatan Laporan a. Cetak laporan data produk b. Cetak laporan admin/user c. Cetak laporan data pemasok d. Cetak laporan pengadaan produk e. Cetak laporan penjualan b) Kasir Pada sistem informasi penjualan ini, user memiliki hak akses terhadap aplikasi ini berupa: 1) Proses transaksi penjualan 2) Cetak nota 3) Proses transaksi pengadaan produk
Kebutuhan Perangkat Lunak (Software) Adapun software yang digunakan adalah sebagai berikut: Tabel 3.8 Kebutuhan Perangkat Lunak Spesifikasi Kebutuhan Sistem Windows 7 Ultimate 32 bits Operasi Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0. Microsoft SQL Server 2008 Microsoft Office 2007 Kebutuhan Keamanan (Security) Dilengkapi password untuk dapat mengakses atau menjalankan aplikasi ini, yaitu login Administrator dan login Kasir. 3.5
Perancangan Proses Pemodelan proses sistem yang dibuat kali ini adalah menggunakan pemodelan fisik (phisycal model) yaitu dengan flowchart system dan pemodelan logic (logical model) yaitu diagram konteks dan Data Flow Diagram (DFD).
B. Kebutuhan Non Fungsional Meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang diperlukan dalam pengembangan sistem, mekanisme keamanan aplikasi, data, maupun transaksi dan kebutuhan pengguna. Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)
4
1.
Flowchart sistem yang diusulkan:
Dt. Produk
Data Pemasok
Input dt. Produk
Input data
Olah Dt. Produk
Olah data
Data Beli Data jual
Trans. Beli
Data Kasir
Olah Trans. Beli
Pema sok
Perancangan Basis Data 1) Relasi Antara Tabel
Data User
Tras. Jual
Input dt. Kasir
Input User
olah Trans. Jual
Olah dt. Kasir
Olah User
P
Produ k
2.6
Beli
Det. Beli
Det. Jual
Trans. jual
Kasir
User
Buat Laporan trans
Buat faktur
Buat nota
Buat Lap. Jual
Buat lap. Kasir
Buat lap. User
Lap. beli produk
Bukti beli
Nota jual
Lap. jual
Lap. dt. Kasir
Lap. User
Relasi antar tabel menunjukkan hubungan antar tabel yang ditandai dengan adanya foreign key. [8] Tabel user IdUser* Username Password Status
P Buat Lap. produk
Buat Lap. pemasok
Lap. Dt. Produk
Lap. dt. Pemasok
Tabel Det. Beli Kd.beli* Kdbrg** Harga Banyak Subtotal
Gambar 3.1 Flowchart sistem yang diusulkan
Tabel Penjualan No.jual* Kd_Kasir** Kd.barang** Tgljual Harga Jml Total
Tabel Kasir Kd_Kasir* Nama
Tabel Produk Kd_ Produk* Nmproduk Ukuran Harga_jual Stockawal Stokakhir
Tabel Det. Jual Kd.jual* Kdbrg* Jumlah
Tabel Pemasok Kd_ Sup* NmSup Alamat No_telp
Tabel Pembelian No.jual* Tglbeli Kd_pemask** Kdbrg** Total
Gambar 3.4 Relasi Antar Tabel 2.
Data Flow Diagram Level 1 Pimpinan/ Pemilik
4. Implementasi dan Pembahasan 1. Halaman Menu Login
Lap. Dt. Pemasok Lap. Dt. Bhn Baku Lap. Pengadaan Lap. Dt. User Lap. Penjualan Lap. Dt. User
Input Dt. Pemasok Input Dt. Produk Input Dt. Kasir Input Dt. User
Login Input Penjualan Sistem Informasi Penjualan Toko MK Yogyakarta
Data Entry
Data Pemasok Data Bahan Baku Data Kasir Data User
Kasir
Validasi Data penjualan Data pengadaan
Gambar Halaman Menu Login 2. Halaman Menu Utama
Gambar 3.2 Data Flow Diagram Level 0 3.
Data Flow Diagram level 2 Login valid User
Admin
DtPemaso k 1.0 Input data User
2.0 Input data Pemasok
3.0 Input data Produk
4.0 Input data Kasir
Data transaksi Penjualan
Data transaksi Pengadaan
DtPenjualan
Data Pengadaan
5.0 Transaksi Penjualan
6.0 Transaksi Pengadaan
Data Produk
Data User
Data Pemasok
Data Produk
Data Kasir
Data User
Data Pemasok
Data Produk
Data Kasir
Data Logi
7.0 Login Admin dan User
Gambar 4.2 Halaman Utama
8.0 Pengolahan Data Dan Laporan
Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 2
5
3. Halaman Form Manajemen User
1.
Form Cetak Penjualan Berdasarkan Tanggal
Gambar 4.3 Form Manajemen User 4. Halaman Form Olah data Pemasok
Gambar 4.7 Halaman cetak laporan per tgl 5. 5.1
Penutup Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian, analisis, dan perancangan sistem yang telah dilakukan terhadap sistem penjualan yang berjalan selama ini di Toko MK Yogyakarta, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan hal tersebut di atas maka disepakati perancangan dan pembuatan sistem informasi penjualan dengan menggunakan metodologi pengembangan sistem yang dikenal dengan istilah Systems Development Life Cycle (SDLC) yang antara lain meliputi fase-fase sebagai berikut: a. Identifikasi dan seleksi proyek b. Inisiasi dan perencanaan proyek c. Analisis d. Desain e. Implementasi f. Pemeliharaan 2. Analisis yang digunakan dalam tahapan tersebut adalah Analisis PIECES, Analisis Kebutuhan, dan Analisis Kelayakan. 3. Dihasilkannya sebuah sistem informasi penjualan yang dapats melakukan input data, process data, dan output data untuk membantu kegiatan penjualan Toko MK Yogyakarta. 4. Sistem informasi penjualan yang dibuat menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0., untuk aplikasi bahasa pemrograman dan Microsoft SQL Server 2008 untuk membuat database.
Gambar 4.4 Halaman Olah Data Pemasok
5. Halaman Menu Transaksi Penjualan
Gambar 4.5 Halaman Transaksi Penjualan
6.
Nota
Gambar 4.6 Nota
6
5.2
Saran Berhubung sistem informasi penjualan ini bukan merupakan pengembangan, serta permasalahan sistem lama masih sangat luas, sehingga sistem ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik maupun saran dari berbagai pihak sangat diharapkan guna perbaikan terutama kepada para peneliti selanjutnya. Saran-saran yang perlu guna perbaikan dan pengembangan sistem informasi penjualan ini antara lain: 1. Data login bisa dibuat terekam otomatis kedalam menu utama dan semua form di menu utama sehingga keamanan pemakaian aplikasi lebih bisa dipertanggungjawabkan. 2. Pada pembuatan laporan disarankan menggunakan aplikasi semacam Crystal Report sehingga tampilan lebih baik dan ukuran kertas bisa diatur sesuai kebutuhan. 3. Tampilan dibuat lebih menarik, peralihan dari tombol atau text box yang satu ke yang lain dibuat lebih otomatis sehingga tidak selalu menggunakan mouse. 4. Aplikasi selanjutnya yang disarankan dibuat yaitu aplikasi sistem informasi akutansi.
Biodata Penulis Karisma, memperoleh gelar Ahli Madya Komputer (Amd.Kom), Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2013. Memperoleh gelar Sarjana Komputer (S. Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015. Armadyah Amborowati, S. Kom, M. Eng. memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta. Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Daftar Pustaka [1] Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta. hal. 12
[2] Ibid, hal. 8 [3] Ema Utami, Sukrisno, 10 Langkah Belajar Logika dan Algoritma Menggunakan Bahasa C dan C++ di GNU, hal 24 [4] Andi Kristanto, Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya, hal 56-58
[5] Abdul Kadir, Pengenalan Informasi, hal 32
Sistem
7
