ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN LANCAR DI YOGYAKARTA
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Iva Hanifah 09.12.3833
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2013
i
ANALYSIS AND DESIGN SYSTEM SALES IN STORES BUILDING FLUENT IN YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN LANCAR DI YOGYAKARTA Iva Hanifah Bambang Sudaryatno Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information technology is one of the emerging technologies for now, with the advances in information technology, storage of data or information that is available can take place effectively and efficiently. Advances in information technology industry also is in need, in order to improve service to customers is also one pelayananan means for the community to meet the needs of goods. Stores current building is still using manual systems invenrtory goods, where the application of the data management there are several constraints such as data items that the search process takes a long time. In addition the number of goods entering causing errors in the data collection process manually, requiring better information systems to improve the old information system. In this paper the author tries to provide alternative solutions to the problem by creating a software system to store goods inventory current building, which can record the incoming data items. Keywords: System, System Inventory Items.
ii
iii
1. PENDAHULUAN Di era globalisasi dan teknologi ini, penggunaan komputer merupakan salah satu alat yang sangat dibutuhkan keberadaannya dan hampir semua pekerjaan yang dapat digantikan oleh komputer telah digantikan oleh komputer, khususnya pekerjaan yang berkaitan dengan dunia perdagangan seperti jual-beli. Sekarang ini telah banyak kita jumpai toko-toko yang telah menggunakan komputer untuk mempermudah transaksi jual-beli yang mereka lakukan kepada pelanggan. Komputer sebagai perangkat teknologi canggih akhirnya terpilih sebagai salah satu alternative yang paling mungkin dalam membantu menyelesaikan pekerjaan dan menangani arus informasi dalam jumlah yang besar serta membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan akurat. Toko Bahan Bangunan “Lancar” adalah salah satu toko yang kegiatannya bergerak dalam bidang perdagangan bahan bangunan. Toko ini selalu berusaha untuk meningkatkan penjualan barangnya. Oleh karena itu pihak pengelola perlu melakukan pengendalian terhadap sistem jual-beli dan melaksanakan sistem pengawasan yang baik agar dapat mencegah terjadinya kesalahan-kesalahan data ataupun kesalahan keputusan yang diambil berdasarkan data yang ada yang dapat merugikan toko. Oleh karena itu toko ini ingin menerapkan suatu sistem yang berbasis Teknologi Informasi dalam kegiatannya terutama dalam hal keuangan. Selama ini, Toko Bangunan “Lancar” masih menggunakan cara manual dalam pengolahan data penjualan seperti pencatatan data barang, data pemasok, data pelanggan, data karyawan masih ditulis didalam buku, proses transaksi jual-beli masih dilakukan dengan menulis pada sebuah kertas (nota), proses pelaporan juga masih ditulis didalam buku. Hal ini tentunya kurang efektif karena akan membutuhkan waktu lama untuk pencatatannya. Berdasarkan uraian singkat di atas, maka perlu untuk membuat sebuah sistem yang berbasis komputer untuk mengolah sebuah sistem informasi yang dapat membantu memberikan kemudahan pada saat terjadinya jual-beli tunai dan pengolahan data-data transaksi penjualan. Diharapkan sistem ini dapat menunjang kelancaran pengolahan data penjualan pada Toko Bangunan “Lancar” Group ini.
2. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Definisi Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.
4
Suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan system sebagai berikut.System adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Berdasarkan definisi di atas, maka pengertian system secara umun dalam dunia manajemen dapat diartikan sebagai berikut. Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan dan bertanggung jawab memproses masukan (input) sehingga menghasilkan keluaran (output). 2.1.2 Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu : a. Komponen – komponen (components) b. Batasan Sistem c. Lingkungan luar sistem (environments) d. Penghubung (interface) e. Masukan (input) Energy yang dimasukkan kedalam sistem. Masukkan data dapat berupa : 1) Masukkan perawatan (maintenance input). 2) Masukan sinyal (signyal input) 3) Pengolahan (process) Proses tidak lepas dari input, proses sendiri berfungsi sebagai pengolahan terhadap input sehinggan menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhann pemakai. a. Keluaran (output) b. Sasaran (objectives)
2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi
Gordon B. Davis mendefinisikan Informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan yang akan datang. Jogiyanto mendefinisikan informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan definisi diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sumber informasi adalah data. Data belum menunjukan sesuatu yang bias dipahami, karenanya harus diproses terlebih dahulu.
5
Informasi merupakan hasil dari pegolahan data menjadi lebih berguna bagi yang menerimanya dan menggambarkan suatu kejadian nyata untuk alat bantu dalam pengambilan keputusan. 2.2.2 Kualitas Informasi Kualitas informasi suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu : a. Akurat (accurate) b. Tepat waktu (timeliness) c. Relevan (relevance) 2.2.3 Siklus Informasi Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membuat suatu siklus.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.3.1 Komponen Sistem Informasi Menurut John Burch dan Gary Grudnitski bahwa sistem informasi terdiri dari komponenkomponen yang disebut dengan istilah bangunan (building block) yang dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
2.4 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen atau management Information Sistem adalah suatu himpunan dari elemen-elemen informasi yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam perancangan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan (actuating), dan pengawasan (controlling) dalam suatu organisasi. 2.5 Sistem Informasi Penjualan Penjualan adalah bagian yang penting dari pemasaran, karena seseorang mengasumsikan bahwa penjualan secara tetap dibutuhkan.Konsep dasar penjualan masyarakat bahwa konsumen jika diabaikan biasanya tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup.Karena seiring dengan meningkatkan volume penjualan akan meningkatkan pula pendapatan perusahaan. Konsep penjualan menyatakan bahwa : 1. Konsumen cenderung membeli barang yang tidak penting 2. Agar mau membeli, konsumen perlu dipengaruhi dengan alat yang dapat meningkatkan minat pembeli. 3. Tugas perusahaan adalah menarik minat dan perhatian pelanggan.
6
Menurut Philip Kotler “Konsep penjualan menyatakan bahwa konsumen yang diabaikan biasanya tidak akan membeli produk organisasi dalam jumlah yang cukup besar, karena itu organisasi harus melakukan usaha penjualan agresif”
2. 6
Jenis – Jenis Analisis
2.6.1
Analisis Pieces
Analisis PIECES untuk menentukan suatu sistem baru ini layak atau tidak maka diperlukan analisis yang terdiri dari 6 aspek yaitu yang biasa dikenal dengan analisis PIECES yaitu : 1. Analisis Performance (kinerja) 2. Analisis Information (informasi) 3. Analisis Economic ( ekonomi ) 4. Analisis Control (pengendalian) 5. Analisis Efficiency (efisiensi) 6. Analisis Service (pelayanan) 2.6.2 Analisis Biaya dan Manfaat Untuk pengembangan sistem informasi dengan investasi yang relative besar perlu dibuat analisis biaya dan manfaat untuk mengetahui apakah investasi tersebut layak dikerjakan atau tidak. Beberapa metode yang umum dan lazim digunakan dalam proses analisis sistem adalah seperti metode periode pengembalian (payback periode), metode pengembalian investasi (return on investment), metode nilai sekarang (net present value). Investasi yang dikeluarkan untuk mengembangkan atau membangun sistem informasi tersebut merupakan sumber daya untuk mendapatkan manfaat di masa mendatang. Jika manfaat yang diharapkan atau diperoleh lebih kecil dari sumber daya yang dikeluarkan, maka berarti sistem informasi tersebut tidak memiliki nilai dan tidak layak untuk dibangun atau diekembangkan. 2.6.3 Analisis Kelayakan Setelah mengumpulkan dan mendokumentasikan fakta, sistem analisis mengetahui apa yang sesungguhnya dilakukan oleh sistem. Selanjutnya sistem analisis melakukan studi kelayakan untuk memperhitungkan apakah kebutuhan sistem yang dibuat layak untuk dilanjutkan menjadi sistem atau tidak. Ada 5 aspek penting yang perlu dipertimbangkan dalam menilai suatu studi kelayakan yaitu: 1. Kalayakan Teknis 2. Kelayakan Operasi 3. Kelayakan Ekonomi 4. Kalayakan jadwal waktu 5. Kelayakan Operasional
7
2.7.
Konsep Pemodelan Sistem
2.7.1
Flowchart
2.7.2
DFD (Data Flow Diagram)
2.7.2.1 Diagram Konteks 2.7.2.2 Diagran Nol
2.8. Konsep Dasar Basis Data 2.8.1 Pengertian Basis Data Basis data itu sendiri adalah kumpulan file yang saling terkait dan membentuk hubungan yang mempunyai kaitan satu dengan yang lainnya sehingga membentuk suatu bangunan data yang digunakan untuk menginformasikan suatu perusahaan, instalasi, dan organisasi dalam batasan tertentu. Dalam basis data terdapat istilah-istilah yang sering digunakan, antara lain adalah : a. Atribut b. File c. Record d. Data Value 2.8.2
Perancangan Basis Data Entity relationship adalah upaya perncangan basis data dengan cara membuat
sebuah model dari awal, hal ini biasa dilakukan karena kelangkaan data atau fakta. Komponen utama entity relationship : 1) Entitas 2) Relasi 3) Batasan 4) Domain 5) Integritas referensial 2.8.3
Data Base Management Sistem (DBMS) Sistem pengorganisasian dan pengolahan data dalam suatu basis data. DBMS
merupakan sistem perangkat lunak yang secara umum dapat digunakan untuk melakukan pemrosesan dalam hal pendefinisian penyusunan dan manipulasi basis data untuk berbagai aplikasi.
2.9 Perangkat Lunak yang Digunakan 2.9.1 Pengertian Visual Basic Visual basic selain disebut sebagai bahasa pemrograman, juga disebut sebagai sarana(tool)
untuk
menghasilkan
program-program
aplikasi
berbasiskan
Beberapa kemampuan atau manfaat dari Visual Basic diantaranya seperti :
8
Windows.
a. Untuk membuat program aplikasi berbasisi windows b. Untuk membuat objek-objek pembantu program seperti misalnya Active X, file Help, aplikasi internet dan sebagainya. c. Menguji program (debugging) dan menghasilkan program akhir berakhiran EXE yang bersifat executable, atau dapat langsung dijalankan. Keistimewaan Visual Basic 6.0 yaitu : 1. Menggunakan platform pembuatan program yang diberi nama developer studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Visual C++ dan Visual j++ 2. Memiliki compiler handal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih cepat dan lebih efisien dari sebelumnya. 3. Memiliki beberapa tambahan sarana Wizard yang baru. Wizard adalah sarana yang mempermudah di dalam pembuatan aplikasi dengan mengotomasi tugas-tugas tertentu. 4. Tambahan kontrol-kontrol baru yang lebih canggih serta peningkatan kaidah struktur bahasa Visual Basic. Kelemahan dari Visual Basic 6.0 yaitu : 1. Membutuhkan biaya besar dalam pengembangan sistem 2. Dalam penerapannya memerlukan perangkat keras yang mahal disbanding dengan sistem DOS. 3. Hasil kompilasi tidak bias berdiri sendiri tanpa adanya sistem operasi Window. 2.9.1.1 Lingkungan Visual Basic 6.0 2.9.2.2 Implementasi dalam SQL Server 2000 3.Analisis dan Perancangan Sistem 3.1. Tinjauan Umum 3.1.1. Sejarah Berdirinya Toko Toko Bangunan Lancar berdiri pada tahun 1994. Toko ini didirikan oleh ibu Hj Margono, kemudian toko bangunan ini dikelola oleh anaknya. Toko Bangunan Lancar berlokasi di Jalan Kebon Agung km 13 Somokaton, Margokaton, Seyegan, Yogyakarta. 3.1.2 Tujuan Umum didirikannya Toko Bangunan Tujuan didirikannya Toko Bangunan ini adalah untuk meningkatkan kesejahteraan hidup pemilik usaha dan menciptakan lapangan pekerjaan untuk warga sekitar. 3.1.3 Visi dan Misi Setiap perusahaan / organisasi tentunya mempunyai visi dan misi dan nilai yang ingin dicapai. Begitu juga dengan Toko Bangunan Lancar, adapun visinya adalah “Mendapatkan Pelanggan yang banyak dan keuntungan yang besar untuk merubah nasib menjadi lebih baik” Untuk mewujudkan visi tersebut maka pihak toko menetapkan beberapa misi yang harus dilakukan yaitu :
9
1. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan 2. Menjaga kualitas produk yang ada 3. Memberikan harga terjangkau 3.1.4 Struktur Organisasi Struktur organisasi ini mengacu pada cara membagi, mengelompokan, dan mengkoordinasi aktivitas organisasi menjadi hubungan antar pimpinan dengan karyawan dan karyawan dengan karyawan lainya. 3.2. Analisis Sistem Definisi analisis sistem adalah Penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya ( Jogiyanto HM, 1998,h.129). 3.2.1.
Identifikasi Masalah Permasalahan yang terjadi pada sistem informasi penjualan di Toko Bangunan
Lancar adalah sebagai berikut : 1. Pencatatan dalam pengolahan persediaan dan transaksi penjualan maupun pembelian barang masih dilakukan secara manual, sehingga menyebabkan lambatnya pelayanan. 2. Proses perhitungan dalam transaksi penjualan masih menggunakan kalkulator, dan kertas coretan / nota cash bon untuk merekam hasil perhitungan sementara. Sering terjadi kesalahan perhitungan akibat kesalahan penulisan pada kertas coretan. 3. Lambatnya pencarian persediaan barang yang tersisa di gudang. 4. Penulisan dan penyajian laporan masih dilakukan secara manual karena belum adanya sistem penjualan yang digunakan untuk pengolahan data. Hal ini dirasa masih kurang efisien dan akan sering terjadi kesalahan dalam penulisanya. 3.2.2.
Analisis Kelemahan Sistem Metode yang digunakan oleh penulis untuk menganalisis kelemaan sistem lama
adalah metode PIECES, yaitu menganalisis dari segi kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensi dan layanan. 3.2.2.1 Analisa Kinerja (Performance) 3.2.2.2 Analisis Informasi (Information)
3.2.2.3 Analisis Ekonomi (Economy) 3.2.2.4 Analsisis Keamanan (Control) 3.2.2.5 Analisis Efisiensi (Efficiency) 3.2.2.6 Analisis Pelayanan (Service)
10
3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan agar dapat memperoleh
mutu yang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. 3.3.1
Kebutuhan Fungsional
3.3.2
Kebutuhan Non Fungsional
3.4
Studi Kelayakan Sistem (Feasibility Study)
Studi kelayakan adalah studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan 3.4.1
Analisis Kelayakan Teknologi
3.4.2
Analisis Kelayakan Operasional
3.4.3
Analisis Kelayakan Hukum
3.4.4
Analisis Kelayakan Ekonomi
4
IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN 1.1 Program 1.1.1
Pembuatan Database
1.1.2
Interface
1.1.3
Koneksi
1.2 Test Program 1.3 Manual Instalasi 1.4 Pengetesan Sistem 1.5 Pemilihan dan Pelatihan Personil 1.6 Konversi Sistem 1.7 Manual Program 1.7.1
Login Pengguna
Gambar 4.17 Login Pengguna
11
4.7.2 Tampilan Menu Utama
Gambar 4.18 Menu Utama
5.PENUTUP 5.1
Kesimpulan Dari hasil analisis terhadap percobaan implementasi sistem yang telah dilakukan
dapat diambil beberapa kesimpulan mengenai analisis dan desain sistem informasi penjualan ini, yaitu: 1. Pengolahan data di Toko Bangunan Lancar masih bersifat manual sehingga dalam penyajian informasi masih kurang cepat dan akurat serta dalam penyimpanan data masih kurang begitu aman. 2. Penggunaan sistem yang masih manual mempunyai keterbatasan dalam proses pencarian data karena data tersebut masih tersimpan dalam bentuk catatan pada buku atau lembaran - lembaran kertas. 3. Untuk meminimalisasi masalah-masalah tersebut maka diperlukan suatu sistem pengolahan data transaksi penjualan yang diharapkan dapat menghasilkan informasi yang cepat dan akurat serta dapat membantu dalam proses perkembangan Toko Bangunan tersebut. 5.2
Saran Berdasarkan kesimpulan di atas, juga sebagai pertimbangan bagi pihak Toko
Bangunan Lancar di dalam meningkatkan pelayanan, penulis mempunyai beberapa saran yang dapat dipertimbangkan oleh pemilik toko. Adapun saran yang penyusun usulkan sebagai bahan pertimbangan untuk pihak Toko Bangunan Lancar untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas kerja yaitu :
12
1. Mengganti sistem yang masih manual menjadi sistem yang terkomputerisasi, dimana sistem terkomputerisasi dapat mengolah dan menyajikan data lebih efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang manual. 2. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang penyusun usulkan, sistem tersebut dapat digunakan untuk proses pengolahan data. 3. Jika sistem yang penyusun usulkan ini digunakan oleh pihak Toko Bangunan maka perlu diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses penginputan data, record transaksi, sampai penyajian laporan dapat berjalan dengan lancar. 4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya.
Demikian kesimpulan dan saran yang dapat penyusun sampaikan. Penyusun berharap sistem yang diusulkan ini dapat membantu dalam proses pencatatan data, pencarian data dan pengolahan data serta pembuatan laporan penjualan. Sehingga dapat menghasilkan informasi dengan cepat dan akurat yang berguna dalam pengambilan keputusan bagi kemajuan Toko Bangunan Lancar.
13
DAFTAR PUSTAKA
George, M. Scoot. 1986. Principli of management Information Sistem. New York : Mc Grow Hill Inc. Gordon, B. D. 1974. Management Information Sistem : Conseptual Fundation, Structur and development. Tokyo: Mc Grow Hill Kogakusha ttd, International student Edition. Gordon, B. D. 1995. “Sistem Informasi Manajemen”.Cetakan ke-9. Jakarta : PT Gramedia. Jogiyanto H. M. 1999. Analisis dan Desain System Informasi Edisi ke Dua. Yogyakarta: Andi Offse. Jogiyanto, H. M. 2005 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Tersetruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Penerbit : ANDI OFFSET Yogyakarta. Robert A. Letch / K.Rescoe Davis. 1983. Accounting Information Sistem. New Jersey : Prentice-H. Tavri D Mahyuzir. 1997 Analisis dan Perancangan Sistem Pengolahan Data. Jakarta: PT.Elexmedia Komputindo.
14
