ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RATU FASHION BABARSARI YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
Di Susun Oleh :
Dwi Haryanto 10.22.1240
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
ANALYSIS AND DESIGN SYSTEMS SALES SHOP FASHION QUEEN Babarsari YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO RATU FASHION BABARSARI YOGYAKARTA
Dwi Haryanto SISTEM INFORMATIKA STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In line with the development of today's business world, every company is required to develop a service system to the maximum extent possible, in order to support the company's performance. One is the system of accounting services, the sales information system. Sales information system has benefits for the financial support of information flow that is buying, selling, inventory stock, and other documentation. With reference to this, the authors consider the importance of accounting services to regulate the flow of sales information systems at Queen Fashion Shop. Queen of Fashion shop is a private company founded by Mother Sulastri Babarsari located in Yogyakarta. Queen of Fashion shop is a medium-sized commercial enterprises engaged in the sale of Fashion. Conditions of use of shop sales system on the Queen of Fashion still use manual system and not using technology that is more competent and computerized, where trade competition has always appeared in the corporateworld. To the authors propose to the Queen of Fashion Shops have built a software system based on sales information and relevant data to facilitate accurate data processing of sales transactions that will generate sales reports information correctly and can save time and effort in the formulation. Keywords: information system, sales information system
1. PENDAHULUAN
Latar Belakang Masalah Di era modern ini, informasi telah menjadi sangat penting. Informasi yang cepat, tepat, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan sudah menjadi keharusan untuk tetap bersaing dalam dunia usaha. Toko Ratu Fashion adalah sebuah perusahaan perorangan yang didirikan oleh Ibu Sulastri yang berlokasi di Babarsari. Toko Ratu Fashion merupakan usaha dagang menengah yang bergerak dalam penjualan pakaian. Sistem penjualan pada Toko Ratu Fashion masih menggunakan sistem manual dan belum menggunakan teknologi yang lebih berkompetensi dan berkomputerisasi. Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat sekarang ini memberi dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi suatu perusahaan. Dengan penggunaan teknologi ini didalam sistem transaksi dan pendataan maka dapat mengolah data lebih cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, waktu, dan biaya.
Oleh karenanya penulis bermaksud mengangkat masalah tersebut untuk menyusun Skripsi dengan judul ”Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada Toko Ratu Fashion. Sistem Informasi Penjualan pada Toko Ratu Fashion adalah aplikasi komputer yang dikembangkan khusus untuk bidang Penjualan
pada
Toko
Ratu
Fashion.
Dengan
adanya
sistem
ini
akan
mempermudah dalam mencatat semua transaksi sekaligus mengetahui stok yang tersedia, didukung pelaporan lengkap.
2. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Di dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut: 1. Identify yaitu mengidentifikasi masalah. 2. Understand yaitu memahami kerja dari sistem yang ada. 3. Analyze yaitu menganalisis sistem. 4. Report yaitu membuat laporan hasil analisis.
Analisis PIECES Kinerja pada sistem lama pada dasarnya masih kurang efektif, membutuhkan banyak biaya dan ruang, waktu kurang efisien dan informasi bagi pengguna tidak dapat diperoleh dengan cepat dan akurat. Oleh karena itu perlu diadakan beberapa analisa untuk menganalisis sistem lama, yaitu
a. Analisis Kinerja (Performance) Performance (kinerja), merupakan peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari Trhoughput dan response time. Troughput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu, sedangkan response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi.
b. Analisis Informasi (Information) Information (informasi), Dalam hal ini diharapkan setelah adanya pengembangan dari sistem lama menjadi sistem yang baru mengalami peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan. Sementara analisis informasi memeriksa output sebuah sistem, analisis data meneliti data yang akan diolah.
c.
Analisis Ekonomi (Economic) Economic (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungankeuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi. Dalam pembuatan laporan sistem yang masih manual tingkat kesalahannya tinggi sehingga membutuhkan banyak biaya.
d. Analisis Kontrol (Control) Controll (pengendalian), Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terjadi atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data dan informasi. Pada Toko Ratu Fashion, dokumen dan informasinya ada yang disimpan dalam bentuk berkas lembaran yang rentan terhadap kerusakan dan hilangnya dokumen.
e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Efficiency (efisiensi), berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, waktu, uang, peralatan, ruang, dan keterlambatan pengolahan data. Pengecekan barang dan pencarian data secara manual kurang efisien karena harus mengecek barang dan mencari data satu persatu sehingga membutuhkan waktu yang lama.
f.
Analisis Pelayanan (Servis) Pelayanan pada pelanggan akan membutuhkan banyak waktu karena harus menunggu pembuatan nota, dimana pembuatan nota tersebut kasir harus mencari terlebih dahulu harga setiap barang yang akan dibeli dan menghitung total bayar.
Analisis Biaya Dan Manfaat Berikut seperti terlampir dalam tabel rincian biaya manfaat: Analisis Biaya Manfaat
Tahun 0 I. Biaya-biaya 1. Biaya Pengadaan & Persiapan Operasi ¾ Hardware 360.000 ¾ Software 255.000 Total Biaya Pengadaan & Persiapan 615.000 Operasi 2. Biaya Proyek a. Biaya Analisis dan Desain Sistem - biaya pengumpulan data 375.000 - biaya Analisis dan Desain Sistem 900.000 b. Biaya Pembuatan Program 1.100.000 c. Biaya penerapan sistem - biaya pelatihan petugas 300.000 - biaya konversi data lama ke sistem 350.000 baru 2.635.000 Total Biaya Proyek 2.635.000 Total Biaya Pengembangan SIstem 3. Biaya Operasi dan Perawatan Sistem a. Biaya Overhead 0.00 b. Biaya Perawatan hardware 0.00 c. Biaya Perawatan software 0.00 d. Biaya Peralatan dan alat tulis 0.00 Total Biaya Operasi dan Perawatan Sistem 3.740.000 Total Biaya-biaya (TB) II. Manfaat-manfaat 1. Keuntungan Berwujud Pengurangan Biaya Operasi 0.00 Pengurangan Kesalahan Proses 0.00 Pengurangan Biaya Persediaan 0.00 Total Keuntungan Berwujud 0.00 2. Keuntungan Tak Berwujud Peningkatan kepuasan informasi 0.00 Peningkatan Pelayanan 0.00 Total Keuntungan Tak Berwujud 0.00 Total Manfaat (TM) 0.00 3.740.000 PROCEED (TM – TB)
Tahun 1
Tahun 2
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
0.00 0.00
178.875 200.000 250.000 420.000 1.048.875
191.250 240.000 260.000 585.000 1.191.250
1.048.875
1.191.250
200.000 300.000 300.000 800.000
420.000 400.000 450.000
1.100.000 1.375.000 2.475.000 3.275.000 2.226.125
1.275.000 1.650.000 1.925.000 3.575.000 4.855.000 3.473.750
Perancangan Database
Normalisasi Tabel Normalisasi adalah proses mengubah tabel menjadi bentuk normal atau proses untuk mengidentifikasi dan meng-eliminasi anomaly. Proses ini dengan memecah tabel menjadi dua atau lebih tabel yang lebih kecil dengan jumlah atribut yang lebih kecil. pada sistem penjualan tunai ini proses normalisasi hanya dilakukan sampai tahap Ketiga (3NF) hal ini dikarenakan pada tahap ini tabel-tabel yang ada. Bentuk Normal Pertama ( 1st NF) Bentuk Normal Pertama merupakan bentuk normal paling awal. Suatu tabel dikatakan berada pada bentuk normal pertama jika memenuhi syarat bentuk normal pertama yaitu: •
Tidak ada Atribut yang duplikat dalam sebuah tabel
•
Tidak ada baris yang duplikat dalam sebuah tabel
•
Nilai setiap atribut harus atomic
•
Tidak ada pengulangan group data
•
Setiap baris di identifikasi dengan primary key
Berikut ini adalah tabel-tabel yang sudah memenuhi bentuk normal pertama dan dipecah menjadi 2 tabel.
1. Normalisasi Bentuk Pertama Tabel 3.13 Tabel Pemasok
Tabel 3.14 Tabel Barang
Tabel 3.15 Tabel Pembelian
Tabel 3.16 Tabel Penjualan
2. Normalisasi Bentuk Kedua
*
Pemasok Kd_Pemasok Nama_Pemasok Almt_Pmsok Telepom
Pembelian * Kd_Pembelian Tanggal Kd_Pemasok
* *
*
Barang kd_Barang nama_Barang Harga_jual Ukuran Warna Jenis Stok_per_satuan
Detail_Pembelian Kd_Pembelian Kd_Barang HargaBeli Jumlah_Barang
*
Penjualan Kd_Penjualan Tanggal Kd_Pelanggan
* *
Gambar 3.1 Bagan Normalisasi bentuk kedua
Detail_Penjualan Kd_Penjualan Kd_Barang Jumlah_Barang
3. Normalisasi Bentuk Ketiga *
Pemasok Kd_Pemasok Nama_Pemasok Alamat Telepon
*
Barang Kd_Barang Nama_Barang HargaJual Stok_persatuan
Pembelian * Kd_Pembelian Tanggal Kd_Pemasok
* *
Detail_Pembelian Kd_Pembelian Kd_Barang HargaBeli Jumlah_Barang
*
Penjualan Kd_Penjualan Tanggal Kd_Pelanggan
* *
Detail_Penjualan Kd_Penjualan Kd_Barang Jumlah_Barang
Gambar 3.2 Bagan Normalisasi bentuk ketiga Relasi Antar Tabel Selain melakukan proses normalisasi data dapat dibuat relasi antar tabel. Relasi antar tabel ini merupakan hasil dari perancangan basis data menggunakan model basis data relasional.
1.
Flowchart Sistem
Flowchart sistem adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah.
2. DFD ( Data Flow Diagram ) Context diagram adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk menggambarkan sistem pertama kali secra garis besar, yang bisa disebut juga Top level dan dipecahkan menjadi bagian yang lebih terinci (disebut dengan lower level).
Data,informasi laporan penjualan Data,informasi penjualan Kasir
Sistem Informasi Penjualan Ratu Fashion
Data,informasi laporan pembelian Pimpinan/ Admin Data,informasi laporan pemasok Data,informasi laporan barang
Gambar Diagram kontek
DFD Level 1 Sistem Informasi Penjualan Tunai
Pimpinan/ Admin
Kasir
Olah data penjualan
Olah data detail penjualan
Penjualan
Detail Penjualan
Pembuatan laporan penjualan
Olah data barang
Olah data pemasok
Barang
Pemasok
Pembuatan laporan barang
Pembuatan laporan pemasok
Pimpinan/ Admin
Olah data barang pembelian
Pembelian
Olah data detail pembelian
Detail pembelian
Pembuatan laporan pembelian
4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN
Manual Program
Manual
program
dibuat
dengan
tujuan
sebagai
panduan
dalam
mengoperasikan program aplikasi. Berikut petunjuk menjalankan aplikasi sistem informasi penjualan pada Toko Ratu FashionYogyakarta : Menu Menu terdiri dari menu file dengan sub menu login pimpinan, login kasir, log out, menu input data dengan sub menu pemasok dan barang, menu transaksi dengan sub menu pembelian dan penjualan, menu laporan dengan sub menu pemasok, barang, pembelian, penjualan, stok data barang menipis, pembelian per tanggal, penjualan per tanggal.
Login Login berfungsi untuk mengaktifkan menu. Pada saat login, kasir dan pimpinan harus menginputkan nama dan kunci yang sudah ditetapkan oleh programmer. Tombol masuk akan masuk ke menu, tombol batal akan menghapus isi yang sudah diinputkan, keluar akan keluar dari progam :
Data Pemasok Pada form Data Pemasok, pengguna jika ingin membuat data baru harus menginputkan kd pemasok dengan menekan tombol baru, nama, dan alamat karena jika tidak diisi maka akan muncul informasi pada saat proses simpan sedangkan telepon bisa untuk tidak diisi. Jika ingin mengedit data maka klik data yang akan diedit di data grid, setelah diedit maka klik tombol ubah. Jika ingin menghapus data maka klik data yang akan dihapus di data grid, pilih tombol hapus jika sudah yakin maka pilih yes. Jika ingin mencari data maka pilih tombol cari, isi sesuai dengan pertanyaan yang ada jika data yang dimasukan tidak sesuai maka akan muncul informasi.
Data Barang Pada form Data Barang, pengguna jika ingin membuat data baru harus menginputkan kd barang dengan menekan tombol baru, nama, dan harga jual karena jika tidak diisi maka akan muncul informasi pada saat proses simpan. Jika ingin mengedit data maka klik data yang akan diedit di data grid, setelah diedit maka klik tombol ubah. Jika ingin menghapus data maka klik data yang akan dihapus di data grid, pilih tombol hapus jika sudah yakin maka pilih yes. Jika ingin mencari data maka pilih tombol cari. Pilih cari berdasarkan data, tulis data yang akan dicari data akan muncul langsung didata grid. Jika ingin menyimpan data maka pilih tombol simpan, jika ingin membersihkan inputan pilih tombol bersih.
Data Pembelian Pada form Data Pembelian, kasir jika ingin membuat data baru harus menginputkan kd pembelian dengan menekan tombol baru, kd pemasok, dan kd barang, jumlah barang dan bayar karena jika tidak diisi maka akan muncul informasi pada saat proses simpan.
Data Penjualan Pada form Data Penjualan, kasir jika ingin membuat data baru harus menginputkan kd penjualan dengan menekan tombol baru, kd barang, jumlah barang dan bayar karena jika tidak diisi maka akan muncul informasi pada saat proses simpan.
5. PENUTUP 5.1 Kesimpulan Sistem informasi penjualan tunai pada Toko Ratu Fashion ini merupakan suatu aplikasi yang digunakan sebagai penganti dari sistem lama yang belum terkomputerisasi. .maka kesimpulan yang di ambil dari pembahasan diatas sebagai berikut : 1. Brdasarkan analisis kelayakan diperoleh: Metode Periode Pengembalian (Payback Period)
: 7,8 bulan
Metode Pengembalian Investasi (Retrun Of Investment)
: 36,72%
Metode Nilai Sekarang Bersih (Net Present Value)
: Rp1.391.535
Sehingga sistem ini layak untuk digunakan. 2. normalisasi tabel hanya sampai proses tahap Ketiga (3NF) hal ini dikarenakan tabel-tabel yang ada. dan pada tahap ke ketiga ini diperoleh 5 tabel antara lain: tabel barang,tabel pemasok,tabel penjualan, tabel detail_penjualan. 3. Testing terhadap sistem baru ini dilakukan saat pembuatan program, sebelum penerapan sistem. Uji coba dilakukan dengan metode white-box dan metode black-box. Konversi sistem dilakukan dengan metode paralel. Artinya, sistem lama dan baru dijalankan secara bersamaan selama masa uji dua bulan. Waktu dua bulan ini juga dimanfaatkan untuk masa uji coba sistem.
Saran Ada beberapa saran yang diharapkan dapat memudahkan dalam penggunaan dan pengembangan sistem selanjutnya: 1. Pada proses transaksi penjualan, proses input kode barang yang dijual masih dilakukan dengan keyboard. Hal ini akan memperlambat proses penjualan dan kemungkinan kesalahan pengetikan masih mungkin terjadi. Untuk pengembangan selanjutnya proses ini sebaiknya dilakukan menggunakan barcode reader dengan membaca barcode barang sebagai untuk kode setiap barang. 2. Berdasarkan kesimpulan yang telah dibuat, sistem informasi penjualan tunai yang dibangun hanya mampu untuk mengurangi resiko kesalahan dan tidak sepenuhnya menghilangkan kesalahan. Maka keamanan password harus benar-benar terjaga kerahasiaannya.
DAFTAR PUSTAKA Arief, M. R. (2006). Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Fatta, H. A. (2007). Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Jogiyanto Hartono MBA.,Ph.D., Analisis dan Desain Sistem Informasi Penerbit Andi Yogyakarta (2011) Kusrini M.Kom. (2007). Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Kusrini M.Kom dan Koniyo, A. (2007). Tuntunan Praktis Menbangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic & Microsoft SQL Server. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Sunyoto, Andi. (2007). Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta : Penerbit ANDI.
