ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PADA PHOTOTALK DI YOGYAKARTA Naskah Publikasi
Di susun oleh :
Yuni Pangesti
(08.22.0859)
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2009
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PADA PHOTOTALK DI YOGYAKARTA Naskah Publikasi
untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Sarjana S1 pada jurusan Sistem Informasi
disusun oleh
Yuni Pangesti 08.22.0859
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2009
NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PADA PHOTOTALK DI YOGYAKARTA disusun oleh
Yuni Pangesti 08.22.0859 Dosen Pembimbing,
Drs.Bambang Sudaryatno, MM 190302029
Tanggal, 10 Februari 2010 Ketua Jurusan Sistem Informasi
Drs.Bambang Sudaryatno, MM 190302029
The Analyze and Design of Selling and Service Information System of PhotoTalk in Yogyakrta Analisis dan Perancangan Sistem Information Penjualan dan Jasa pada PhotoTalk di Yogyakarta Yuni pangesti Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
Information system holds an important role in a company to provide useful information for operational or management purposes. For example PhotoTalk, a photo studio, which runs in service and selling areas of the business. PhotoTalk already uses computers to handle operational activities, such as data transfer, entry of transactions, and photo editing. However, the output data still can not be used as decisions making tools because the output data do not cover all the indented data. PhotoTalk needs a complete information system to reduce the weakness of incomplete data collection so that manager can uses the data to make decisions. In this paper, the writer tries to analyze that topics and the results can be used to provide suggestions for PhotoTalk to provide and manage a better information system to give the best values for its consumers. Keyword: Information systems
1. Pendahuluan Data yang telah diolah melalui proses dalam suatu sistem komputer menghasilkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan untuk mendukung fungsi menajemen dalam pengambilan keputusan. Ada kemungkinan informasi yang
telah
dihasilkan oleh suatu sistem komputer dapat diolah lebih lanjut menjadi sebuah bentuk laporan yang akhirnya dapat digunakan
sebagai bahan untuk memutuskan suatu
masalah perusahaan. PhotoTalk juga tidak luput dari kebutuhan akan penggunaan sistem komputer dalam mendukung kegiatan operasionalnya. Hampir semua kegiatannya memanfaatkan komputer misalnya: menyimpan data konsumen, editing, transaksi jual beli sehingga menghasilkan informasi yang mendukung dalam pengambilan keputusan. Selama ini manajer PhotoTalk atau user memperoleh informasi penjualan dan jasa harus secara manual dan tidak mewakili informasi semua yang dibutuhkan. Dengan melihat permasalahan tersebut, alangkah baiknya jika dilakukan pengembangan sistem yang sudah ada menjadi sistem yang lebih baik. Hal ini yang mendorong penulis untuk memilih judul “ ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN JASA PADA PHOTOTALK DI YOGYAKARTA”. 2. Landasan Teori Kegiatan organisasi suatu sistem mempunyai arti penting, karena sistem merupakan kumpulan-kumpulan dari prosedur untuk mencapai tujuan. Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur yang menjelaskan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bila mana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi. Kualitas Informasi Informasi
yang
berkualitas
akan
menentukan
efektifitas
dalam
pengambilan keputusan pada suatu organisasi. John Burch dan Gary Grudnitski menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas dari suatu informasi
(Quality of Information) yaitu akurat (Accurate), tepat waktunya (Timeliness) dan relevan (Relevance). Akurat (Accurate) Suatu sistem informasi mempunyai titik ketelitian tinggi, harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias dan menyesatkan. Informasi tersebut harus mencerminkan maksudnya karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi. Tepat Waktu (Up to Date) Informasi harus tersedia tepat pada saat waktu dibutuhkan. Dalam hal ini informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi dalam pengambilan keputusan, karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan, bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Relevan (Relevance) Ini berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya, yaitu yang benar-benar relevan dengan masalah yang dihadapi, misi dan tujuan dari organisasi tersebut, sebab informasi ini akan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam pemecahan suatu masalah. Kebutuhan informasi tiap orang berbeda, maka relevance untuk tiap-tiap orang berbeda pula. Visual basic berasal dari sebuah ide untuk membuat simple scripting language untuk GUI windows. Saat itu masih windows 3.11. sebagai bahasa pemrograman yang tergolong RAD (Rapid Aplication Development) tool, perkembangan visual basic mendapat sambutan yang baik di kalangan programmer. Bisa kita lihat hingga saat ini sudah tercatat 6 juta developer di seluruh dunia yang resmi menggunakan visual basic. Ledakan jumlah developer/programmer yang sangat bararti terjadi saat munculnya visual basic 5, dimana visual basic mampu melakukan dobrakan yang sangat besar, yaitu kemampuan membuat activeX control beserta komponennya (ActiveX. EXE). Hal ini mampu menyedot perhatian developer dan mempengaruhi perubahan teknik pemrograman visual basic. Pada oktober 1997 muncul visual basic 6, yang tidak jauh berbeda dengan visual basic 5. hanya saja visual basic 6.0 sudah ditambah dengan kemampuan internet programming, dan juga penyempurnaan pada tingkat keamanan saat menjalankan tread, COM-based application, yang kemudian membuat trend pemrograman visual basic 6.0 mulai bergeser dari aplikasi desktop kearah aplikasi network dan desain komponen.
Microsoft SQL 2000 Microsoft SQL (Structured Query Language) Server 2000 ialah perangkat lunak Relation Database Management Sistem (RDMS) yang handal. Didesain untuk mendukung proses transaksi yang besar. SQL server 2000 dapat dijalankan pada NT4.0 Server atau Microsoft 2000 Server, dan dapat diinstal juga pada personal desktop di Windows 2000 Professional, Windows 98, dan Windows Millenium. Sql Server 2000 terdiri dari tujuh edisi yang berbeda diantaranya: Standard Edition, Enterprise Edition, Personal Edition, Developer Edition, Windows CE Edition, Evaluation Edition dan Microsoft Desktop Engine (MDE).
3. Analisis dan Perancangan 3.1 Latar Balakang PhotoTalk PhotoTalk Berdiri tgl 12 Juni 2006. PhotoTalk sebenarnya adalah anak perusahaan dari Agatha Photo yang sudah lama berdiri di Yogyakarta dan sudah diakui eksistensinya. Sedangkan Agatha Photo sendiri berdiri sejak tahun 1981.Untuk meningkatkan usahanya dengan pangsa pasar berbeda dengan memprioritaskan konsumen menengah kebawah dan mahasiswa maka Agatha Photo membuka PhotoTalk sebagai cabangnya. PhotoTalk yang pertama kali buka dijalan kaliurang km 5,5 Yogyakarta. Dengan melihat sambutan masyarakat Yogyakarta pada umumnya, ternyata PhotoTalk mendapat sambutan baik ditandai dengan meningkatnya penjualan setiap harinya. Oleh karena itu maka dibukalah cabang baru di jalan gejayan (sekarang Jalan Affandi) enam bulan kemudian tepatnya tgl 27 November 2006. Disusul cabang baru lagi dijalan Wahidin tgl 28 April 2007. Saat ini umur PhotoTalk sudah 3 tahun, sudah banyak perubahann dalam PhotoTalk, misalnya pergantian karyawan, dekorasi sampai perluasan studio. 3.2 Definisi Analisis Sistem Analisis sistem (sistem analysis) dapat didefinisikan sebagai berikut: “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya.” Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (sistem planning) dan sebelum tahap desain sistem (sistem design). Tahap analisis merupakan
tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan ditahap selanjutnya. Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem informasi di PhotoTalk antara lain: 1. Pengolahan data informasi penjualan dan jasa di phototalk kurang efektif dan efisien , dikarenakan kurang optimalnya penggunaan komputer. Dalam hal ini program yang ada belum dapat menyajikan laporan yang lengkap sesuai kebutuhan manajer. 2. Terjadinya proses manual order/pesanan, sehingga mengakibatkan lamban dan kurang jelasnya data order/pesanan. 3. Proses pembuatan laporan lamban dan kurang akurat. 4. Karyawan yang menangani proses pembuatan laporan sudah bekerja secar maksimal, namun kesempurnaan kerja sistem masih dirasakan kurang baik. Tahap analisis sistem bertujuan untuk melakukan evaluasi, mencari bentukbentuk permasalahan yang ada sehingga ditemukan solusi guna meningkatkan perkembangan usaha. Selain dari uraian diatas analisis sistem bertujuan untuk mengetahui berbagai macam kekurangan yang terdapat pada sistem lama ataupun sistem yang sedang berjalan. Adapun bentuk proses analisis sistem terhadap permasalahan yang mencakup tiga langkah pokok yaitu: 1. Identifikasi masalah yaitu mengenali kondisi atau permasalahan yang ada serta memberikan solusi kearah pemecahan yang akan dilakukan. 2. Penetapan hasil yang dikehendaki. 3. Pemilihan alternatif yang bertujuan untuk mendapatkan hasil yang dikehendaki. Untuk
melakukan
langkah-langkah
tersebut
diperlukan
pertimbangan-
pertimbangan yang berhubungan dengan permasalahan di PhtoTalk Yogyakarta, antara lain kondisi intern dan kondisi ekstern diantaranya perusahaan pesaing yang mempunyai tujuan dan sasaran yang sama. Bentuk-bentuk pertimbangan tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan Analisis SWOT yang terdiri dari: 1. Strength Menerangkan kondisi atau peta kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan yang terdiri dari fasilitas atau aktiva tetap (gedung, fasilitas, peralatan yang lebih canggih). 2. Weakness Kondisi yang berhubungan dengan kelemahan yang dimiliki perusahaan jika dibandingkan dengan perusahaan lain.
3. Opportunity Menerangkan tingkat peluang atau kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk melakukan pengembangan usaha. 4. Threath Menerangkan adanya ancaman yang datang dari luar, biasanya dari para pesaing. Pada tahap analisis sistem, ke-empat hal diatas harus benar-benar dipahami oleh perusahaan. Jika perusahaan dapat melakukan identifikasi dan perbaikan berdasarkan permasalah di atas maka perusahaan akan dapat melaksanakan pengembangan perusahaannya dengan lancar. Perancangan Basis Data. sistem basis data diartikan sebagai kumpulan file (tabel) yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data pada sistem komputer) dan sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file (tabel-tabel) tersebut. Untuk memperoleh database yang diingnkan harus melalui tahap normalisasi. Tujuan dilakukan normalisasi ini adalah menghasilkan struktur tabel yang normal dan meminimalisasi kerangkapan data (redundancy data). Normalisasi. Model data yang digunakan dalam hal ini adalah model data logic berdasarkan record (record based logical models) karena didalamnya terdapat record yang saling berelasi.
Normalisasi
dalam
perancangan
suatu
database
diperlukan
untuk
mempermudah perancangan database. Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Tujuan dilakukannya normalisasi ini adalah untuk mengurangi terjadinya kerancuan pada masing-masing file yang berupa kerangkapan (duplikasi) atau perulangan (redudansi) data yang sama.
4. Implementasi sistem. Implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sesuatu sistem supaya siap untuk dioperasikan . Tahap ini terdiri dari beberapa langkah sebagai berikut :
4.1 Menerapkan Rencana Implementasi Rencana implementasi merupakan awal ditahap implementasi sistem yang bertujuan untuk mengatur biaya dan waktu yang dibutuhkan selama tahap implementasi sistem. Biaya yang diperlukan dalam tahap implementasi sistem harus dianggarkan dalam bentuk anggaran biaya yang berfungsi sebagai pengendalian terhadap biaya-biaya yang dikeluarkan. Waktu yang diperlukan selama tahap implementasi harus diatur dalam bentuk skejul waktu yang berfungsi untuk menjadi panduan dalam tahap implementasi. Adapun rencana kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi adalah sebagai berikut : a. Pemrograman dan pengetesan program
b. c.
d.
Instalasi hardware dan software. Pengetesan sistem. Pemilihan dan pelatihan personil.
e. Konversi sistem. f.
Penggunaan sistem.
4.2 Kegiatan Implementasi Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan dalam rencana implementasi sistem. Kegiatan dalam tahap ini adalah sebagai berikut . 4.2.1 Pemrograman dan pengetesan program. Pengetesan dilakukan untuk mengetahui letak dan bentuk kekurangan dari sistem yang dibuat dengan melakukan kegiatan study kelayakan jika sistem yang dibuat telah memenuhi persyaratan yang diminta, maka sistem dinyatakan layak penggunaanya dan jika tidak maka dilakukan pengecekan dan perbaikan ulang terhadap bentuk kekuranganya. Pengetesan program dilakukan dengan pihak yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Permasalahan ini bertujuan apakah sistem yang dibuat sudah membantu menyelesaikan permasalahan yang ada atau sebaliknya. Selain itu juga bertujuan untuk menghindari kesalaha-kesalahan pada program yang dibuat. Adapun bentuk kesalahan yang dibuat adalah sebagai berikut :
1)
Kesalahan penulisan program (Sintax errors) yaitu kesalahan didalam penulisan source program yang tidak sesuai dengan yang disyaratkan. Kesalahan ini mudah ditemukan dan diperbaiki, karena compiler akan memberikan letak dan sebab kesalahanya.
2) Kesalahan sewaktu proses (Run Time Errors), adalah kesalahan waktu executable program dijalankan. Kesesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum
selesai pada saatnya.
Karena
compiler
menemukan kondisi-kondisi yang belum terpenuhi sehingga tidak bisa dikerjakan. Kesalahan seperti ini karena koneksi ke database Belum terbuka atau koneksi belum di panggil saat form di load.
1) Kesalahan logika (logical errors), merupakan kesalahan yang berasal dari logika program yang dibuat. Kesalahan seperti ini sulit untuk ditemukan karena tidak ada pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. Program dapat dites untuk tiap-tiap modulnya dan dilanjutkan dengan pengetesan semua modul yang telah dirangkai. Dengan demikian terdapat tingkatan pengetesan yang dilakukan, yaitu sebagai berikut : a) Pengetesan modul. Pengetesan untuk tiap-tiap modul program (dapat berupa program utama, sub routine, sub program) disebut stub system. Pengetesan suatu modul dapat saja dilakukan walaupun ,modul lainnya yang berhubungan dengannya belum ditulis. Hal ini mudah dilakukan yaitu dengan cara mensimulasikan modul yang dipanggil yang belum ditulis. Modul dipanggil yang disimulasi ini disebut stub. Modul stub dapat berupa sub routime atau sub programnya yang tidak berisi dengan logika-logika. b) Pengetasan unit atau pengetesan program. Setelah semua modul program selesai dites secara independen sampai bebas dari kesalahan dan telah dirangkai menjadi satu unit program, maka unit program ini perlu dites kembali. Pengetesan ini sidebut dengan unit
testing atau program testing yang dimaksudkan untuk meyakinkan bahwa semua modul telah bekerja tanpa mengalami kesalahan. 4.1.2.2 Instalasi Program. Program dalam bentuk ini adalah program aplikasi hasil pengkodean yang merupakan sebuah sistem yang baru yaitu Sistem Informasi pengolahan data nilai siswa yang akan ditempatkan pada sistem komputer dengan cara instalasi nenggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. Adapun cara penginstalanya adalah sebagai berikut : 1) Masukkan CD program kedalam CD ROM pada komputer yang akan di instal program.
2) Jalankan file project.exe Sistem Informasi Pengolahan data Penjualan dan jasa yang ada pada CD dengan men-double klik atau klik kanan lalu open file project.exe tersebut. Lalu ikuti petunjuk instal program. Secara default Sistem Informasi Pengolahan data penjualan dan jasa
akan terinstal di
C:\\Program File\ Sistem Informasi Pengolahan data penjualan dan jasa 4.1.2.3 Pengetesan Sistem. Pengetesan sistem biasanya dilakukan setelah pengetesan program. Pengetesan dilakukan untuk memeriksa kekompakan antar komponen sistem implementasi. Tujuan utama dari pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen-komponen dari sistem telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Pengetesan perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahankelemahan yang mungkin masih terjadi, pengetesan ini juga termasuk pengetesan program secara keseluruhan. Pada pengetesan program , masing-masing program yang telah berjalan dengan benar dan baik bukan berarti program tersebut juga akan dapat berjalan dengan dengan program yang lainya dalam sistem yang baik. Kumpulan dari semua program yang telah di integrasikan perlu dites kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memproses dengan baik, dan dapat memberikan output kepada program yang lainya.
Uji coba program dilakukan dengan menggunakan unit testing, yaitu ,mengetes setiap modul untuk menjamin setiap modul menjalankan fungsinya dengan baik. Ada dua metode untuk melakukan unit testing yaitu pengujian black box testing, dan white box testing. 1) White box testing. Pengetesan white box testing adalaha metode perancangan test case yang menggunakan struktur kontrol dari pengetesan prosedural untuk mendapatkan test case. Test ini digunakan untuk meramal cara kerja perangkat lunak secara rinci karena logic path (jalur logika) perangkat lunak akan di tes dengan menyediakan test case yang akan mengerjakan kumpulan kondisi dan perulangan secara fisik. Untuk pengujian yang lengkap maka suatu perangkat lunak harus diuji dengan white box testing dan black box testing. Dengan menggunakan white box testing software engineer dapat mendesain suatu test case yang dapat digunakan. Uji coba ini akan berhasil apabila fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan yang diharapkan pemakai atau user. Contoh pengujian white box testing ini merupakan peringatan ketika user akan menginputka data yang sudah ada. Untuk kesalahan hal semacam ini sistem akan memberikan suatu informasi kepada user mengenai kesalahan yang di lakukan. Berikut informasi yang muncul saat user melakukan kesalahan karena mamasukan kode yang sudah ada. 2) Black box testing Pengetesan black box testing ini dapat dilakukan untuk interface perangkat lunak. Test case bertujuan untuk menjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara operasi. Apakah pemasok data telah berjalan sesuai dengan sebagaimana yang diharapkan dan apakah informasi yang tersimpan dapat di jaga tingkat keamananya. Lebih spesifik lagi metode ini bertujuan untuk mencari pada: a. Fungsi yang salah atau hilang.
b. Kesalahan interface.
c.
Kesalahan pada struktur data atau akses database.
d. Kesalahan pada performance. e. Kesalahan instalasi dan tujuan akhir. Salah satu bentuk uji coba black box testing adalah testing validasi. Ujicoba ini dinyatakan berhasil apabila fungsi-fungsi perangkat lunak dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan oleh pemakai. 4.1.2.4 Pemilihan dan pelatihan personil. 4.1.2.4.1 Pemilihan Personil. Salah satu yang mempengaruhi suksesnya sebuah sistem informasi yaitu peranan personil yang harus mengerti dan memahami sistem kerja dari sistem informasi yang akan diterapkan. Untuk mempunyai personil yang baik dan mengerti kinerja sistem, maka personil tersebut harus dipilih dan diberikan pelatihan. Dalam hal ini perekrutan akan diutamakan yang mengerti komputer karena berhubungan dengan cara pengoperasian sistem informasi. Adapun dasar-dasar
pertimbangan-pertimbangan
menggunakan
karyawan
lama
sebagai berikut. a) Jika mentransfer karyawan yang telah ada ke posisi yang baru bisaanya lebih mudah dibandingkan dengan merekrut karyawan baru dari luar. Dalam hal ini tentu saja karyawan yang mempunyai kemampuan dan mengerti cara mengoperasikan komputer. b) Karyawan yang ada biasanya sudah lebih tahu dan mudah memahami bagaimana operasi perusahaan, sedangkan karyawan yang baru masih membutuhkan waktu yang lama untuk mempelajari cara-cara kantor beroperasi, sehingga kinerja dapat optimal tanpa harus menyesuaikan diri dengan lingkungan lagi. 4.1.2.4.2 Pelatihan Personil. Personil-personil yang akan menduduki posisi baru perlu dilatih untuk halhal yang belum mereka pahami. Ada beberapa penekatan yang mendukung proses pelatihan personil yaitu :
a)
Pelatihan prosedur (procedural training) yaitu pelatihan yang
dilakukan dengan menyediakan prosedur-prosedur tertulis kepada personil yang akan dilatih. b)
Pelatihan tutorial (tutorial training) yaitu pelatihan yang dilakukan
secara tatap muka dengan memberikan bimbingan langsung terhadap tugas personil. Pelatihan ini dilakukan untuk tugas-tugas rumit yang membutuhkan bimbingan secara langsung. c)
Pelatihan langsung dengan pekerjaan (on-the-job-training) yaitu
pelatihan yang memberikan bimbingan atau latihan langsung kepada personil yang terpilih tentang apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengoperasikan sistem pada situasi kerja yang sebenarnya. Untuk pelatihan sistem informasi pengolahan data penjualan dan jasa pada PhotoTalk Yogyakarta memakai dua cara, yaitu : 1) Dengan pelatihan prosedural maka bagian Costumer Service diberi modul tentang tugas-tugas apa yang akan dilakukan sehingga pada bagian Costumer Service mendapatkan gambaran yang jelas tentang pekerjaannya. 2) Dengan pelatihan langsung terhadap pekerjaan maka bagian Costumer Service akan langsung mengetahui bagaimana cara mengoperasikan sistem yang baru dengan situasi kerja yang sebenarnya dan karyawan yang ada juga dapat secara langsung menanyakan masalah atau kendala yang dihadapi terhadap sistem yang baru. 4.1.2.5 Konversi sistem. Konversi sistem merupakan tahap untuk meletakkan sistem baru supaya siap untuk dioperasikan.
1) Konversi Paralel. Konversi ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem yang lama dengan sistem yang baru secara bersama-sama pada suatu periode waktu tertentu. Sistem ini dilakukan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah beroperasi dengan baik sebelum sistem
lama dihentikan. Kelebihan konversi ini adalah memberikan proteksi yang tinggi terhadap kegagalan sistem yang baru. Kelemahan terletak pada besarnya biaya operasi yang harus dikeluarkan untuk dua sistem sekaligus. Pada Sistem Informasi Pengolahan Data Penjualan dan Jasa pada PhotoTalk Yogyakarta memakai konversi paralel dengan pertimbangan bahwa apabila sistem yang baru tidak berjalan sesuai dengan apa yang diharapkan maka masih ada data-data pada sistem yang lama, sehingga kegiatan pengolahan data akan tetap berjalan. 4.1.2.6 Penggunan sistem. Penggunaan sistem merupakan bagian terpenting dalam kelangsungan sistem tersebut setelah diterapkan, karena dalam penggunaan sistem yang salah akan mengganggu kinerja kelangsungan sistem tersebut, Ada beberapa pendekatan untuk melakukan hal tersebut terhadap sistem ini yaitu:
1)
Pemeliharaan sistem Pemeliharaan sistem sangatlah penting bagi pengguna sistem. Karena,
seringkali penggunaan sistem operasi menjadi tidak aman karena alasan-alasan seperti:
a) Sistem terinfeksi malware aktif. b) Sistem berkas corrupt. c) Perangkat keras melemah. Untuk mencegah hal-hal tesebut, digunakanlah mOS(maintenance Operating system) yang berfungsi untuk:
a) Manajemen Malware yang aktif b) Pemulihan data (recovery) dan perbaikan sistem berkas c) Diagnosa perangkat keras. mOS tidak menulis ke disk atau menjalankan kode apapun dari disk, memiliki akses langsung ke perangkat keras, dan hanya membutuhkan sedikit
bagian dari perangkat keras untuk bekerja dengan sempurna. Selain dengan mOS, kita juga dapat memelihara sistem (pada windows) dengan cara-cara yang sederhana seperti:
a) Jangan pernah mematikan power sampai sistem benar-benar sudah shutdown.
b) Buatlah backup data-data yang penting. c) Lakukan defragment setidaknya satu bulan sekali d) Gunakan firewall jika anda terkoneksi dengan jaringan. e) Lakukan pengecekan virus secara rutin. 2)
backup database Ada beberapa pertimbangan untuk melakukan Backup database di lakukan
karena untuk mencegah apabila database mengalami kerusakan, atau pada saat terjadi kebakaran, pencurian, atau gempa bumi, agar backup tidak mengalami kehilangan sebaiknya backup disimpan di tempat yang dapat mengatasi bencana tersebut. Sebaiknya tape backup tidak disimpan di lokasi yang sama dengan penyimpanan database master. Hal yang mudah untuk melakukan backup database adalah dengan membuat perintah backup database dengan utilitas enterprise manager yaitu dengan cara: Langkah pertama untuk membuat backup database membuat backup device untuk mempermudah pembuatannya buka enteprise manager kemudian kembangkan simpul management, klik simpul backup di jendela sebelah kanan ditampilkan semua device yang ada.Setelah itu klik kanan pada backup, pilh menu NewBackupDevice ditampilkan kotak dialog sebagai berikut: Setelah itu beri nama kemudian klik ok. Setelah pembutan backup device selesai langkah selanjutnya adalah:
a) Buka enterprise manager. b) Cari sebuah database yang akan di backup kemudian klik kanan. c) Pilih menu all tasks|Backup database.setelah itu muncul kotak dialog SQL Server Backup
Setelah muncul kotak dialog tersebut pilih
tombol add kemudian pilih nama device yang telah dibuat, kemudian pilih ok untuk menjalakn proses backup. 3)
restore database Kebalikan backup adalah restore.
Restore diperlukan jik database
mengalami masalah, seperti kerusakan, atau terkena bencana yang membuat database hilang, untuk mempermudah gunakan enterprise manager,yaitu:
a) kembalikan folder database yang akan di-recover b) pilih menu All tasks|restore database. Kemudia akan muncul kotak dialog sebagai berikut
c) Setelah itu piilih file yang database yang telah di backup, kemudai klik Ok.
5 Penutup 5.1 KESIMPULAN Dari penelitian yang telah penulis lakukan dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efisien diantaranya: 1. Pengolahan
data-data
transaksi
masih
dilakukan
secara
manual
sering
menyebabkan keterlambatan dalam pelayanan dan penyajian informasi kepada pihak-pihak yang membutuhkan. 2. Pembuatan laporan penjualan memerlukan waktu yang cukup lama . 3. Data transaksi masih berupa arsip yang manual dan tidak terdapat backup data sehingga bila akan mencari data akan mengalami kesulitan. 4. Kemungkinan kehilangan kertas/bukti order karena berupa lebaran kertas. Sedangkan menggunakan sistem informasi berbasis komputerisasi di harapkan bisa menghasilkan apa yang di harapkan diantaranya: 1. Dapat menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan 2. Dapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukan data konsumen, karyawan,barang dan pelayanan. 3. Dapat mengurangi pekerjaan berulang-ulang atau dapat mengedit dengan mudah. 4. Hasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah diperoleh tepat waktu.
5. Data-data dapat di back-up dengan mudah sehingga terhindar dari kehilangan ataupun kerusakan data yang dapat terjadi kapan saja.
5.2 Saran Dalam pembuatan laporan skripsi ini penulis memberikan saran agar Sistem Informasi Pengolahan Data Penjualan dan Jasa ini lebih dikembangkan lagi sesuai dengan kebutuhan PhotoTalk Yogyakarta, agar informasi-informasi yang disajikan lebih terperinci dan akurat, mengingat pentingnya penyajian informasi-informasi tentang data konsumen, data barang, data karyawan, data pelayanan dan data transaksi. Sehingga, dengan adanya pengolahan data yang benar mampu menunjang proses berkembang dan lebih baiknya pelayanan terhadap konsumen.
DAFTAR PUSTAKA
Jogiyanto, H.M.1995. Analisis dan desain Sistem Informasi (Pendekatan Struktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis), Andi Offset, Yogyakarta. Ario Suryo Kusumo, 2002, Pemrograman Database Dengan Visual Basic 6.0, Elex Media Kompetindo, Jakarta. Ben Forta, 2002, Belajar Sendiri Dalam 10 Menit SQL Server 2000,Andi offset,Yogyakarta. Harianto Kristanto, Ir, 1994, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset, Yogyakarta. Inge Martina, 2003, 36 belajar komputer Microsoft SQL Server 2000, Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta. Wardana, 2005, Pembuatan Kontrol ActiveX Di Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Jakarta Widodo budiharto, 2002, Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic 6, Elex Media Kompetindo, Jakarta.
