ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK DIANA FARMA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Popo Aris Munandar 08.21.0376
kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM SALES TO APOTEK DIANA FARMA YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA APOTEK DIANA FARMA YOGYAKARTA
Popo Aris Munandar Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
The use of information technology to support data processing activities in the various activities the company already is a requirement for every company. With this technology that has been processed data will be an accurate, rapid, accurate and up to date. Therefore not surprising that every leader of the company adopted a policy to absorb this technology into the company he leads. Data processing activities by using this technology has changed a system that is manual to a computerized system. Computerized systems has created an efficient data processing procedures and effective. Drug sales information system on Diana Farma Apotek Yogyakarta-based stand alone is a system to process data on drug sales. With this system expected to be able to process the sale of medical supplies with fast, precise and accurate. System test conducted have shown that the information system built free from error (error).
Keywords : Information System, Drug sales
1.
Pendahuluan Di era globalisasi sekarang ini masyarakat semakin menuntut tersedianya
kemudahan-kemudahan di segala bidang yang mampu menunjang berbagai bidang usaha. Untuk mendukung kemajuan itu semua, sangat diperlukan suatu pertukaran informasi atau komunikasi yang lebih cepat, kapan saja dan di manapun mereka berada. Untuk itu manusia akan mengupayakan seoptimal mungkin kemampuan yang ada padanya untuk berkomunikasi. Akan tetapi usaha tersebut terbentur pada keterbatasan manusia, baik dari segi fisik maupun mental. Apotek Diana Farma adalah salah satu perusahaan
yang
bergerak
di
bidang
pelayanan
masyarakat.
Dengan
terus
berkembangnya perusahaan ini, mendorong pihak perusahaan untuk melakukan perbaikan di segala aspek dan salah satu wujud perbaikan tersebut adalah dengan menggunakan sistem komputerisasi di beberapa bagian persediaan obat, penjualan obat, dan laporannya masih dilakukan secara manual.
Sehingga sering ditemukan
kekurangan-kekurangannya seperti mengelola data persediaan dan data penjualan obat yang masih memakai waktu yang lama, untuk itu sistem komputerisasi sangat dibutuhkan. Permasalahan tersebut maka akan dirancang sistem informasi obat-obatan menggunakan database Microsoft Office Access dan bahasa pemrograma Visual Basic, pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan metode penelitian lapangan dengan melakukan wawancara langsung kepada pihak yang terkait. Penelitian ini bertujuan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan penjualan, sebab pengolahan data dengan sistem komputerisasi akan memberikan data yang cepat dan akurat serta dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan dalam pengolahan data dan membantu dalam pengambilan keputusan pemimpin. Berdasarkan hasil analisa dan desain sistem informasi dengan perancangan sebuah aplikasi menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic sebagai usulan untuk menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengatasi kelemahan-kelemahan yang akan ditemukan dari data sebelumnya. Dengan
menggunakan sistem yang
terkomputerisasi ini diperlukan karyawan yang mengerti dasar-dasar komputer dalam mengoperasikan komputer tersebut. Dengan hal tersebut diatas yang melatarbelakangi untuk mengajukan judul ”Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pada Apotek Diana Farma Yogyakarta". Sehingga diharapkan dengan adanya sistem yang baru ini keefektifan dan keefisienan waktu dan tenaga akan tercapai dan pelayanannya akan lebih baik lagi. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Davis (1995, h. 68) sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dan beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan. Dengan menggunakan dasar-dasar teori yang diambil dari literatur tentang pengolahan data. Secara garis besar sistem didefinisikan menjadi dua kelompok, kelompok pertama lebih menekan pada pendekatan prosedur-prosedur, kelompok kedua lebih menekankan pada pendekatan elemen atau komponen. “Suatu Sistem adalah
suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau utnu 1
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” . Sedangkan menurut kelompok yang menekannkan pada pendekatan elemen atau komponen, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan2 atau sistem adalah suatu integrasi elemen-elemen, yang semuanya bekerja menuju satu tujuan, semua sistem meliputi tiga elemen utama : input, transfomasi, output3. 2.1.2 Komponen Sistem “Suatu Sistem mempunyai karakteristeik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai
komponen-komponen
(components),
batas
sistem
(boundary),
lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal)”4.
Menurut Kristanto (2003, h. 2-4) Elemen atau komponen dari sistem terdiri dari tujuan, batasan, kontrol, masukan, proses, keluaran, dan umpan balik. Elemen yang menyusun sebuah sistem tidak dapat terpisahkan satu sama lain, sebab semua adalah satu kesatuan yang utuh sehingga tujuan atau sasaran dari sistem dapat tercapai. Komponen atau elemen sistem yang berinteraksi tersebut akan membentuk satu kesatuan komponen berupa subsistem yang memberi fungsi dan mempengaruhi keseluruhan proses sistem. Adapun elemen atau komponen tersebut adalah sebagai berikut :
1
1.
Tujuan
2.
Batasan
3.
Kontrol
Jerry Fitz Gerald, Ardra Fitz Gerald, Warren D. Stalling, Jr., Fundamentals Of Systems Analysis (edisi kedua; New York: John Willey & Sons, 1981), hal. 5., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005) hal. 1. 2 Raymond Mcleod, Jr., Sistem Informasi Menejemen(edisi ketujuh; jilid 1; Jakarta: Pearson Education Asia, 2001) hal. 11. 3 Ibid., hal. 25. 4 Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005) hal. 3.
4.
Masukan
5.
Proses
6.
Keluaran
7.
Umpan balik
2.2
Konsep Dasar Informasi 2.2.1
Penertian Informasi
Menurut McLeod (1998, h. 15), informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Menurut Jogiyanto (2005, h. 8), informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut Davis (1995, h. 28), informasi adalah data yang telah dioleh menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dari beberapa definisi diatas tentang informasi dapat disebutkan bahwa data adalah sumber dari informasi. 2.2.2 Menurut
Kualitas Informasi Jogiyanto (2005, h. 10-11) Kualitas suatu informasi (quality of information)
tergantung dari tiga hal yaitu : informasi yang akurat (accurate), tepat pada waktu (timeliness), dan relevan (relevance). Akurat (accurate), berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias atau menyesatkan. Akurat (accurate) juga berarti informasi harus jelas dan mencerminkan maksudnya. Tepat Waktu (timelines), berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah using tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Relevan (relevance) berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah dan diproses melalui suatu model menjadi suatu output dan output tersebut adalah informasi yang dibutuhkan. Informasi tersebut akan diterima oleh pemakai atau penerima, kemudian penerima akan membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tidakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data itu kemudian ditanggkap dan dianggap sebagai input kembali, kemudian diproses melalui suatu model dan seterusnya membentuk siklus informasi. 2.2.3
Nilai Inforamasi
Disamping karakteristik, nilai inforamsi juga dapat menentukan kualitas dari suatu informasi nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal yaitu manfaat
dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Menurut George M Scott, SIM (sistem informasi manajemen) didefinisikan
sebagai berikut. Suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang 5
menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi . Menurut Barry E. Cushing : Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian6. Selanjutnya dikatakan oleh Freederich H. Wu, SIM adalah kumpulan sistemsistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen7. Menurut Gordon B. Davis, SIM adalah sebuah sistem manusia atau mesin yang terpadu(integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi8. 2.4
Konsep Dasar Basis Data
2.4.1
Pengertian Basis Data Database atau Basis Data merupakan kumpulan data yang pada umumnya
menggambarkan aktivitas-aktivitas dan pelakunya dalam suatu organisasi. Sistem database adalah system computer yang digunakan untuk menyimpan dan mengelola data tersebut. Adapun komponen penting dalam basis data adalah : a.
Pemrosesan basis data menjadi perangkat andalan dan
kehadirannya sangat
diperlukan oleh berbagai institusi dan perusahaan. Dalam pengembangan sistem informasi diperlukan basis data sebagai media penyimpanan data.
5
George M Scott, Principles of Management Information Systems, (New York: McGraw-Hill, 1986), hal. 66., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005), hal. 14 6 Barry E. Cushing, Accunting Information Systems and Business Organizations, (Philippines : Addison Wesley Publishing Company, 1974), hal 8., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta : Andi, 2005), hal. 14 7 Freederich H. Wu, Accunting Information Systems, Theory and Practice, (International Student Edition; Tokyo: McGrow-Hill Japan, 1984), hal. 65., dikutip oleh Jogiyanto HM, Analisis & Disain Sistem Informasi (Yogyakarta: Andi, 2005), hal. 14 8 Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1 (Jakarta: Gramedia, 1995), hal. 3
b.
Kehadiran basis data dapat meningkatkan kinerja perusahaan dan dapat
meningkatkan daya saing perusahaan tersebut. c.
Basis data dapat mempercepat upaya pelayanan kepada pelanggan, dapat
menghasilkan informasi dengan cepat dan tepat sehingga membantu pengambilan keputusan untuk segera memutuskan suatu masalah berdasarkan informasi yang ada. 2.4.2
Definisi basis data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berelasi. Data sendiri merupakan fakta mengenai objek orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan nilai (angka, deretan karakter, atau simbol) 1.
Merurut chou : basis data sebagai sekumpulan informasi bermanfaat yang
diogranisasikan kedalam tatacara yang khusus. 2.
Menurut fabbri dan schwab : basis data adalah sistem berkas terpadu yang
dirancang terutama untuk meminimalkan pengulangan data. 3.
Menurut date : basis data dapat dianggap tempat untuk sekumpulan berkas data
berkomputerisasi, dengan tujuan utama memelihara informasi dan membuat informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan. 2.4.3
Tujuan basis data
a.
Basis data bertujuan untuk mengatur data sehingga diperoleh kemudahan,
ketepatan, dan kecepatan dalam pengambilan kembali. b.
Untuk mencapai tujuannya, syarat sebuah basis data yang baik adalah sebagai
berikut :
Tidak adanya redudansi dan inkonsistensi data Redudansi terjadi jika suatu informasi disimpan di beberapa tempat. Misalnya ada data mahasiswa yang memuat NIM, nama, alamat dan atribut lainnya, sementara itu ada data lain tentang data KHS mahasiswa yang isinya terdapat NIM, nama, mata kuliah dan nilai. Pada kedua data tersebut ditemukan ada atribut yang sama. Kesulitan pengaksesan data Basis data memiliki fasilitas untuk melakukan pencairan informasi dengan menggunakan Query apapun dari tool untuk melihat tabelnya. Dengan fasilitas ini dapat secara langsung melihat data dari software DBMS-nya. Multiple user basis data memungkinkan pengguna data bersama-sama oleh banyak pengguna pada saat yang bersamaan atau pada saat yang berbeda. 2.5 Normalisasi Normalization/ normalisasi adalah teknik analisis data yang mengtur artribut data dalam kelompok untu membentuk entitas yang nonredundan, stabil, fleksibel dan mudah
beradaptasi 9. Normalisasi merupakan peralatan yang digunakan untuk melakukan proses 10
pengelompokan data menajdi table-tabel yang menunjukkan entitas dan realitasinya . Adapun tahapan normalisasi
11
adalah sebagai berikut
2.12.1 Normalisasi bentuk Pertama (1NF) Entitas yang atibutnya memiliki tidak lebih dari satu nilai untuk contoh tunggal entitas tersebut. 2.12.2 Normalisasi bentuk kedua (2NF) Entitas yang attribute non primary-key-nya hanya tergantung pada full primary key. 2.12.3 Normalisasi bentuk ketiga (3NF) Entitas yang atribut non primary-keynya tidak tergantung pada atribut non primary key yang lain. 2.6 Konsep Perancangan Sistem 2.6.1 Pengertian Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) adalah sebuah bahasa yang telah menjadi standar dalam industri visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML dapat digunakan dalam pembuatan model untuk semua jenis aplikasi piranti lunak, dimana aplikasi tersebut dapat berjalan pada piranti keras, sistem operasi dan jaringan apapun, serta ditulis dalam bahasa pemrograman apapun (Dharwiyanti & Wahono, 2003, p. 2). Model yang dimaksud adalah proses merancang piranti lunak sebelum melakukan pengkodean (coding). Tetapi kerana UML mempunyai konsep dasar dan operation, maka UML lebih cocok digunakan untuk pemrograman software yang menggunakan bahasa-bahasaa pemrograman yang berorientasi obyek seperti C++, Java, VB, atau VB.NET. Unified Modeling Language (UML) meliputi symbol-simbol dan suatu tata bahasa yang menjelaskan bagaimana symbol-simbol tersebut dapat digunakan. Dengan mempelajari symbol-simbol dan tata bahasa, maka tiap orang dapat memahami suatu gambaran dokumentasi model yang sebelumnya hanya orang-orang tertentu saja yang memahaminya. UML merupaan bahasa pemodelan yang universal yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk bertukar gagasan dalam perancangan suatu software. 2.6.2 Komponen Unified Modeling Language (UML) Unified Modeling Language (UML) terbagi menjadi Sembilan jenis diagram yang masing-masing memiliki aturan-aturan tertentu dalam penyusunannya. Diagramdiagram tersebut tersusun atas sjumlah elemen grafis yang saling membentuk suatu 9
Jeffry L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, Op. Cit., hal. 306. Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Op.Cit., hal. 126. 11 Jeffry L. Whitten, Lonnie D. Bentley, Kevin C. Dittman, Op. Cit., hal. 306-307. 10
kesatuan dalam pemodelan software. Masing-masing diagram UML mempresentasikan berbagai sudut pandang terhadap sistem dan mendefinisikan apa yang dikerjakan oleh sistem bukan bagaimana cara sistem bekerja. Unified Modeling Language (UML) memiliki banyak diagram agar dapat memodelkan sistem secara lebih akurat, kerena dalam pembuatan suatu sistem terdapat sejumlah pihak yang berkepentingan (stakeholder) pada aspek-aspek yang berlainan dari sistem. Oleh karena itu dengan adanya diagram-diagram pada UML yang mempunyai fungsi masing-masing sesuai bidang dari pihak-pihak yang terlibat dalam pembuatan sistem, maka pihak-pihak yang terlibat dapat memahami informasi yang ingin disampaikan dari satu pihak menuju pihak lainnya. Meskipun UML mempunyai banyak diagram, tetapi tidak semua diagram harus digunakan dalam pembuatan suatu sistem. Dalam pengerjaan Skripsi ini hanya digunakan 2 (dua) diagram yaitu Use Case Diagram dan Activity Diagram untuk mendukung desain dari sistem. Berikut penjelasannya : 1.
Use Case Diagram a. Stereotype b. Actor c. Use Case
2.
Activity diagram
3.
Sequence Diagram
4.
Class Diagram a. Nama (dan stereotype) b. Atribut c. Metoda
2.7 Perangkat Lunak Yang Digunakan a. Microsoft Visual Basic 6.0 b. Microsoft Office Access 2007 3. Analisis dan perancangan sistem 3.1
Tinjauan Umum 1. Sejarah singkat berdirinya apotek 2. Struktur organisasi dan fungsi 3. Sistem yang sedang berjalan 4. Masalah yang dihadapi 5. Sistem yang diusulkan
3.2
Analisis Kebutuhan sistem
3.2.1 Fungsional
Untuk memecahkan permasalah tersebut diatas maka diperlukan suatu sistem yang mampu : a.
Menghasilkan laporan transaksi secara periodik sehingga dapat kesalahan pada
pembuatan laporan ( mengurangi pemborosan alat tulis dan kertas ) dan meningkatkan kinerja karyawan. b.
Sistem e-commerce harus memiliki fasilitas untuk melakukan transaksi baik
secara online maupun offline. 3.2.2 Non-Fungsional Kebutuhan non-fungsional menjabarkan apa-apa saja yang harus dimiliki oleh sistem agar dapat berjalan. Kebutuhan non-fungsional meliputi ketersedian perangkat keras, perangkat lunak, brainware. 1. Kebutuhan Perangkat Keras ( hardware ) 2. Kebutuhan Perangkat Lunak ( Software ) 3. Kebutuhan Pengguna ( Brainware ) 3.3 Analisis Kelayakan 3.3.1 Kelayakan Hukum Sistem yang diusulkan ini tidak melanggar hukum atau peraturan-peraturan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pemerintah maupun berdasarkan peraturan yang ditetapkan oleh organisasi. Sedangkan ditinjau dari segi pembuatan sistem, pembuatan sistem informasi berbasis web ini menggunakan skrip PHP dengan web server apache dan database mysql dengan free licence. 3.3.2 Kelayakan Teknologi Untuk
mendukung
sistem
baru
ini
digunakan
media
internet
dimana
membutuhkan suatu komputer yang terhubung dengan jaringan internet secara online 24 jam sehari yang dimaksudkan agar pengunjung dapat mengakses web dimanapun pada waktu kapanpun. 3.3.3 Kelayakan Operasi Sumber daya yang ada sekarang dibidang komputer informatika mudah didapat. Kondisi ini memudahkan penerapan sistem baru ditunjang dengan ketersediaan sumber
daya manusia dan alat. Penerapan sistem ini dapat mereduksi waktu operasi yang diperlukan dibanding dengan sistem yang lama. Dengan media internet, semua informasi akan dapat ditampung dan diakses oleh masyarakat luas dengan cepat dan mudah. 3.3.4 Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi dapat dilihat dari keuntungan ekonomis yang didapat dari sistem informasi berbasis web yang dibuat. Untuk mengetahui kelayakan ekonomi, dibutuhkan suatu metode analisis yaitu metode analisis biaya-manfaat. Metode yang digunakan adalah dengan membandingkan antara biaya-biaya yang dikeluarkan dengan manfaat-manfaat yang didapat. Item Biaya Investasi/Manfaat
Tahun 0
Tahun 1
Tahun 2
RINCIAN BIAYA DAN MANFAAT Biaya Pengadaan Pengadaan Hardware Pengadaan Software Total Biaya Pengadaan Barang Biaya Proyek - Tahap Analisis Sistem : Pengumpulan data - Tahap Perancangan Sistem : 1. Biaya Analis 2. Biaya Programmer - Tahap Implementasi : Pembuatan modul Total Biaya Proyek Biaya Operasional dan Perawatan 1. Biaya Overhead 2. Biaya Operasional 3. Biaya Perawatan Total Biaya Operasional & Perawatan Total Biaya Investasi(TBI) Biaya Manfaat Berwujud 1. Pengurangan Biaya Operasional 2. Pengurangan Biaya Kesalahan Total Biaya Manfaat Berwujud Biaya Manfaat Tak Berwujud Peningkatan Pelayanan Total Biaya Manfaat Tak Berwujud
0 0 0
0 0 0
0 0 0
Rp. 10.000,-
0
0
Rp. 40.000,Rp. 3.550.000,-
0
0
0 0 0 0
Rp. 1.740.480,Rp. 351.600,Rp. 500.000,Rp. 2.592.080,-
Rp. 1.800.000,Rp. 700.000,Rp. 700.000,Rp. 3.200.000,-
Rp. 3.550.000,-
Rp. 2.592.080,-
Rp. 3.200.000,-
0 0 0
Rp. 454.350,Rp. 2.500.000,Rp. 2.954.350,-
Rp. 600.000,Rp. 3.000.000,Rp. 3.600.000,-
0 0
Rp. 3.000.000,Rp. 3.000.000,-
Rp. 4.000.000,Rp. 4.000.000,-
Rp. 2.000.000,Rp. 1.500.000,-
Total Biaya Manfaat (TBM) Proceed (Selisih TBM dan TBI)
0 -Rp. 3.550.000,-
Rp. 5.954.350,Rp. 3.362.270,-
Rp. 7.600.000,Rp. 4.400.000,-
4. Hasil Penelitian dan PembahasanInstalasi sistem 4.1
Instalasi perangkat lunak
Meliputi meliputi penyediaan dan instalasi software-software pendukung aplikasi diataraanya sistem operari windows XP, intalasi aplikasi office 2007 dan instalasi Aplikasi sistem informasi penjualan obat pada apotek Diana farma yogyakarta. Adapun langkahlangkah proses instalasi adalah sebagai berikut : 4.1.1
Pilih OK
4.1.2
Klik gambar komputer untuk meneruskan instalasi, untuk membatalkan proses
instalasi klik exti setup, untuk mengganti dirrektori tempat penyimpanan file instalasi silahkan klik Change Directory 4.1.3
Klik continue, untuk meneruskan proses instalasi,
4.1.4
Klik cancel untuk membatalkan proses instalasi, untuk merubah graup program
isikan nama group yang ada inginkan atau pilih salah satu grup yang ada di bawahnya. 4.1.5
Proses instalasi telah berhasil, klik ok untuk menyelesaikan proses instalasi.
4.2
Pelatihan personal
Pelatihan pemakaian program meliputi pelatihan kepada departemen rekrutmen relawan dan pembinaan sumber daya manusia, departemen farmasi dan logistik, departemen tanggap bencana dan pelayanan sosial. Hal- hal yang disampaikan dalam pelatihan ini adalah pengenalan tentang gambaran umm sistem baru yang dakan diberlakukan. Pengenalan tersebut mencakup apa saja yang baru dalam sistem tersebut, perbedaan sistem lama dan sistem baru, dan kelebihan dan kekurangan sistem baru dibandingkan dengan sistem lama. Pelatihan yang diberikan kepada departemen rekrutmen relawan dan pembinaan sumber daya
manusia
adalah
pengunaan
interface
aplikasi
pada
menu
Dep
Rek.
Relawan::PSDM, yaitu pada sub menu pengurus dan relawan, baik untuk menginput data, menghapus, mengedit, memperbarui, mencetak laporan. Pelatihan yang diberikan kepada departemen farmasi dan logistik adalah penggunaan interface aplikasi pada menu laporan dan Dep Farmasi::Logistik, yaitu pada submenu master obat, obat masuk, stok obat, obat retur, dan pemasok. Pelatihan yang diberikan adalah bagaimana menginput data, menghapus, mengedit, memperbarui, mencetak laporan.
Pelatihan yang diberikan kepada departemen tanggap bencana dan pelayanan sosial adalah penggunaan interface aplikasi pada Dep TBPS, yaitu pada submenu data penyakit, permintaan yankes, BA yankes, dan obat keluar. Untuk menu pertolongan diberikan semua kepada pengurus karena masing-masing pengurus memiliki kebutuhan yang sama. Jika pengurus departemen mengalami kesulitan maka bisa membuka manual program yang disertakan dalam program tersebut. Seluruh rangkaian pelatihan dilakukan secara bersamaan seluruh pengurus BSMI, yang memerlukan waktu satu hari. 4.3
Uji coba sistem
Pengujian sistem (system testing) dilakukan untuk memerikas atara komponen sistem yang diimplementasi. Tujuan untama dalam pengetesan sistem ini adalah untuk memastikan bahwa elemen-elemen atau komponen komponen dari sistem telah berfungsi sesuai denga yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan atau kelemahan-kelemahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem yang dilakukan antara lain : 4.4.1
Penguji coba program aplikasi dengan cara menjalankan aplikasi
4.4.2
Menguji pemasukan data, perubahan data dan penghapusan data serta
pembuatan laporan 4.4.3
Menguji coba tampilan (form) dan cetak laporan.
Berikut ini contoh bahwa data yang dimasukan sudah masuk ke database dan berjalan dengan benar. 4.4
Konversi Proses konversi sistem merupakan proses untuk meletakkan sistem baru supaya
siap untuk dapat digunakan. Adapun konversi yang digunakan dalam peletekan aplikasi sistem informasi sirkulasi obat di BSMI adalah menggunanakan konversi paralel (parallel conversion), yaitu dilakuan dengan mengoperasikan sistem yang baru bersama-sama dengan sistem yang lama selama satu bulan, hal ini dilakukan karena periode dalam pelaporan adalah satu bulan. Kedua sistem dioperasikan secara bersama-sama untuk meyakinkan bahwa sistem yang baru telah benar-benar beroperasi dengan sukses sebum sistem lama dihentikan. Hal ini dilakukan guna mengurangi resiko dampak dari kegagalan sistem baru yang baru diaplikasikan. 4.5
Pemeliharaan
4.6.1
Pemeliharaan aplikasi
Pada tahapan ini dimaksudkan untuk pemeliharaan dari segi aplikasi dan untuk hal ini hanya bisa dilakukan oleh personil yang telah dilatih saja. 4.6.2
Back up database.
Disini dimaksudkan nyanya pada proses back up data saja, karena begitu pentingnya kebutuhan data dan keamanannya, dibutuhkan proses back up sesering mungkin demi menajga keamanan data. Pada tahapan ini sangat bisa dilaksanakan oleh para personal yang sudah dilatih khusus. 4.6
Manual program
Perancangan manula program dapat dilakukan apabila seluruh penyusunan rancangan database dan pancangan aplikasi input serta output sudah selesai disusun, manual program digunakan untuk menjelaskan kepada pengguna tentang penggunaan program supaya tidak terjadi kesalahan dalam menjalankannya. 5.
Kesimpulan Berdasarkan penelitian dan perancangan yang dikerjakan dan mengacu pada
rumusan masalah yang ada yaitu bagaimana merancang sistem informasi penjualan dan apakah dengan perancangan sistem informasi persediaan dan penjualan obat pada Apotek Diana Farma dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat. Berikut adalah beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari sistem yang dibuat : 1. Dari analisis yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa pada sistem yang lama masih terjadi
kesulitan dalam menangani pengolahan data dan
penyampaian informasi. Dari analisis diperoleh hasil bahwa transaksi penjualan masih dilakukan secara manual, dari segi analisis kelayakan diperoleh hasil bahwa sistem yang akan dibangun layak untuk diteruskan karena dapat menghasilkan manfaat. Dari segi analisis kebutuhan perangkat keras dan lunak diperoleh kesimpulan bahwa lokasi penelitian sudah memenuhi. 2. Dari analisis biaya dan manfaat dapat diperoleh kesimpulan bahwa manfaat yang diperoleh dari penerapan sistem penjualan yang baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk membangun sistem penjualan tersebut. Jadi secara logika sistem tersebut layak untuk diterapkan guna menambah keuntungan. Ada beberapa saran yang dapat diberikan berhubungan dengan sistem yang dibuat : 1. Dengan adanya sistem informasi penjualan yg bersifat komputerisasi diharapkan kontrol terhadap kegiatan penjualan dan pembelian dilakukan sesuai prosedur yang ada. 2. Dapat
digunakan
sebagai
bahan
pertimbangan
dalam
menyelesaikan
permasalahan pada Apotek Diana Farma dalam hal transaksi penjualan obat.
3. Untuk tahap selanjutnya sistem aplikasi bisa dikembangkan sesuai kebutuhan lebih lanjut.
Daftar pustaka Adi Nugroho. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan Metodologi Berorientasi Objek, Edisi Revisi. Bandung: Informatika.
Andri Kristanto. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya Yogyakarta: Gava Media.
Budi Sutedjo Dharma Oetomo. 2002. Perancangan & Pembangunan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Gordon B. Davis. 1995. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian 1. Jakarta: Gramedia.
Hanif Al Fatta. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta: Andi.
Jeffry L. Whitten, Lonie D. Bentley, Kevin C. Dittman. 2004. Methode Desain & Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta:Andi.
Jogiyanto. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Raymond Mcleod, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Edisi Ketujuh Jilid 1. Jakarta: Pearson Education Asia.
Roger S. Pressman. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktis, Buku Satu. Yogyakarta: Andi.
