ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA APOTEK NABILA YOGYAKARTA BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh Ridho Eko Nugroho 10.12.4561
Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF PROCESS MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM ON A WEB BASED PHARMACY NABILA YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGOLAHAN DATA PENJUALAN PADA APOTEK NABILA YOGYAKARTA BERBASIS WEB Ridho Eko Nugroho Heri Sismoro Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information technology continue to evolve with the computer's ability to provide solutions to problems in various fields . One of the developments of information technology is the information system that can provide a solution for data processing drugs in the pharmacy store. Applications that will be used to build applications of process management information system is a data Drugstore make PHP as a web application and MySQL as database. Information system data on pharmacy refineries built as a solution to the problems that arise when the existing systems still use manual so the impact of the delay in the delivery of an information data , either to the head of the pharmacy as well as to consumers . With the sales information system , it will ease the process of search and update the data for a more accurate information and more timely as expected and desired by the user or the user. The system built has advantages in speed and accuracy in data processing , other than that the system can facilitate employees in the processing and recap data can also facilitate employees in information retrieval , as well as facilitate the performance of these applications in the pharmacy stock control and their goods. Keywords : Systems , Information , PHP , MySQL , Data processing Pharmacy store
iii
1.
Pendahuluan Proses pengolahan data sangat dibutuhkan untuk mengolah informasi yang
akurat, relevan dan tepat waktu. Karena itulah banyak perusahaan mulai beralih dari sistem manual kesistem komputerisasi dalam mengerjakan setiap kegiatan. Dengan adanya sistem informasi yang sudah terkomputerisasi dapat membantu pimpinan Apotek dalam menyelesaikan masalahnya. Sistem informasi harus ditunjang oleh perangkat keras dan perangkat lunak, agar dapat meninggkatkan kecepatan informasi yang dihasilkan. Cara untuk meningkatkan usaha suatu perusahaan ialah dengan cara membangun sistem informasi yang baik. Dan untuk membangun sistem informasi yang baik yaitu adanya kecepatan dan keakuratan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Komputer adalah suatu alat yang dapat menyimpan data, mengolah data, dan memberikan informasi yang diinginkan secara tepat dan akurat yang berguna bagi suatu Apotek untuk kemajuan usahanya. Selama ini semua aktifitas penjualan dan persediaan obat pada Apotek masih dilakukan secara manual, sehingga ketika ada pembeli yang menanyakan obat dengan kategori tertentu maka karyawan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari obat dengan kategori yang dimaksud. Hal ini akan menjadi tidak efektif bila ditambah dengan pencatatan transaksi yang dilakukan secara manual. Ketika akan melakukan rekapitulasi data penjualan obat pada bulan tertentu, dengan cara manual maka pihak Apotek harus mengumpulkan data penjualan dalam buku pencatatan penjualan terlebih dahulu baru kemudian diberikan kepada pimpinan. 2.
Landasan Teori
2.1
Sistem
2.1.1
Definisi Sistem sistem dapat didefinisikan suatu kumpulan dari unsur atau variabel-variabel
yang saling berhubungan dan saling tergantung satu dengan yang lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu, model dasar dari bentuk sistem adalah dengan adanya masukkan , adanya pengolaan, dan adanya keluaran1 2.2
Konsep Dasar Informasi
2.2.1
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya2.
1
Hanif Al Fatah,Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Persaingan Perusahaan Dan Organisasi Modern,(Andi,2007),hal 3 2 Jogiyanto,Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur,(Andi,1989),hal 8
1
Sumber
dari
informasi
adalah
data.
Data
adalah
kenyataan
yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata, tetapi data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum dapat memberikan arti banyak bagi pemakai, sehingga perlu diolah lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Dengan kata lain informasi adalah hasil dari pengolahan data. 2.2.2
Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal,
3
yaitu : 1. Informasi harus akurat (Accurate) Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa menyesatkan. 2. Tepat pada waktunya (Timeliness) Bararti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. 3. Relevan (Relevance) Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. 2.2.3
Nilai Informasi Nilai informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat
dan biaya mendapatkannya. Suara informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatnya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan 4. 2.3
Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1
Pengertian Sistem Informasi sistem informasi adalah sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat
dilaksanakan dan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan informasi. 2.3.2
Sistem Informasi Manajemen sistem informasi manjemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem
informasi yang menyediakan informasi baik untuk keputuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. 2.3.3
Komponen Sistem Informasi Pada dasarnya komponen sistem informasi merupakan gambaran dari sistem
informasi yang sedang berjalan. Menurut Burch dan Grudnistki mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen yang disebutkan dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis 3 4
Jogiyanto,Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur,(Andi,1989),hal 10 Jogiyanto,Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur,(Andi,1989),hal 10
2
data, dan blok kendali. Sebagai suatu sistem keenam blok tersebut masing-masing berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya 5. 2.4
Flowchart dan DFD
2.4.1
Flowchart Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di
dalam program sistem scara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Flowchart menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan dalam gambar,prosedur pemrosesan transaksi yang digunakn oleh perusahaan dan aliran data dalam suatu sistem. Tabel 2.1 Flowchart
Simbol
Nama Simbol
Keterangan Dokumen atau report yang ditulis
Document oleh tangan Terminal
Start point atau end point Proses yang dijalankan
Computer processing menggunakan bantuan komputer Document atau
Penghubung berupa garis lurus
processing flow
dengan anak panah
File
Arsip data
Magnetic disk
Data store untuk database
Manual operation
Proses yang dilakukan manual
Digunakan untuk menunjukkan Decision pengambilan keputusan
5
Jogiyanto,Analisis Dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur,(Andi,1989),hal 12-13
3
2.4.2
DFD Data Flow Diagram(DFD) adalah suatu grafik yang menunjukkan hubungan
antar proses dalam suatu data flow. DFD menjelaskan aliran informasi dan transformasi data yang bergerak dari pemasukkan data hingga keluar data. DFDmerupakan alat bantu yang digunakan dalam perancangan suatu sistem. DFD dapat digunakan untuk menyajikan sebuah sistem atau perangkat lunak pada setiap tingkat abstraksi. Kenyataannya, DFD dapat dipartisi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran informasi yang bertambah dan fungsi ideal. 1. Diagram Konteks DFD pertama dalam proses bisnis. Menunjukkan konteks dimana proses bisnis berada. Menunjukkan semua proses bisnis dalam 1 proses tunggal. Diagram konteks juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari sistem atau memberi informasi ke sistem. 2. Diagram Level 0 Menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Pada level ini juga ditunjukkan bagaimana proses utama terhubung dengan entitas luar. Pada level ini juga dilakukan penambahan penyimpanan data. 3. Diagram Level 1 Umumnya diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan proses-proses internal yang menyusun setiap prosesproses utama dalam level 0, sekaligus menunjukkan bagaimana informasi berpindah dari satu proses ke proses yang lainnya. 4. Diagram Level 2 Menunjukkan semua proses yang menyusun sebuah proses pada level 1. Bisa saja penyusunan DFD tidak mencapai level ini, atau mungkin harus dilanjutkan ke level berikutnya (level 3, level 4, dan seterusnya). 2.5
Normalisasi Normalisasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika
basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetai dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur tabel yang normal 6. Pada proses normalisasi terdapat bentuk-bentuk normalisasi diantaranya adalah sebagai berikut:
6
Kusrini,Strategi Perancangan dan Pengolaan Basis Data,(Andi,2007),hal 40
4
1. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form) Bentuk ini merupakan kumpulan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data di kumpulkan apa adanya sesuai dengan kedatangannya. 2. Bentuk Normal Kesatu (1NF/First Normal Form) Bentuk normal ke satu mempunyai ciri yaitu setiap data dibentuk dalam flat file (file datar/rata), data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field-field berupa “atomic value”. 3. Bentuk Normal Kedua (2NF/Second Normal Form) Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribute lain yang menjadi anggotanya. 4. Bentuk Normal Ketiga (3NF/Third Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal ketiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal kedua dan semua atribute bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribute bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. 5. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Boyce-Codd Normal Form mempunyai paksaan yang lebih kuat dari bentuk normal ketiga. Untuk menjadi BCNF, relasi harus dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribute harus bergantung fungsi pada atribute superkey. 3.
Analisis Dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Sistem Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai pengurai dari suatu sistem
informasi yang utuh dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan. 3.2
Analisis Kelemahan Sistem Kelemahan dari sistem manual pada Apotek Nabila Yogyakarta adalah
lemahnya dalam pelayanan transaksi penjualan yang membutuhkan waktu yang relatif lama untuk pencatatan dan Perhitungan harga obat. Untuk mengoptimalkan identifikasi
5
masalah, perlu adanya penjabaran dari sebuah sistem melalui analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service). 3.2.1
Kinerja (Performance) Merupakan kemampuan dalam menyelesaikan masalah dengan cepat
sehingga sasaran dapat segera tercapai. Jumlah dari pekerjaan yang dilakukan suatu sistem tertentu (throughput) dan rata-rata waktu yang tertunda diantara dua pekerjaan ditambah dengan waktu respon untuk menangani pekerjaan tersebut (response time) dari suatu sistem. 1. Throughput Masih lambat dalam menghasilkan laporan. Untuk menyelesaikan 1 laporan harian, 1 laporan bulanan, 1 laporan tahunan membutuhkan waktu tambahan untuk menyelesaikan semua laporan tersebut. Karena perhitungan masih melalui proses manual mengunakan kalkulator. 2. Response time Masih terjadi keterlambatan dalam pelayanan saat transaksi, setiap ada Pelanggan yang datang membeli obat maka karyawan harus menuliskan barang yang dibeli pada buku laporan penjualan serta proses perhitungan total bayar masih menggunakan kalkulator, pencarian stok obat masih dilakukan dengan pengecekan manual. 3.2.2
Informasi (Information) Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus
akurat (accurate), tepat pada waktunya (timely basis), dan relevan (relevance). Semua transaksi dan pembuatan laporan masih manual, serta perhitungan masih menggunakan kalkulator yang memungkinkan terjadinya kesalahan dalam penekanan angka yang menyebabkan tidak akurat dalam perhitungan. Proses pencatatan data dan transaksi masih manual
yang ditulis dalam buku besar dan penghitungan total penjualan
menggunakan kalkulator, hal ini menyebabkan waktu yang dibutuhkan akan lebih lama dalam menghasilkan informasi. Informasi data penjualan tidak sama dengan laporan harian, bulanan, tahunan yang akan dilaporkan kepada pimpinan Apotek. Karena terjadi kesalahan penulisan. 3.2.3
Ekonomi (Economy) Sistem lama membutuhkan rak atau lemari untuk tempat penyimpanan
dokumen laporan pembelian dan penjualan barang. Membutuhan tambahan biaya untuk membeli rak sehingga tidak akan menguntungkan apabila masih menggunakan sistem yang lama.
6
3.2.4
Kontrol (Control) Pengendalian atau control dalam sebuah sistem sangat diperlukan. Bertujuan
untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah, atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dan informasi. Semua karyawan dapat melihat semua informasi data transaksi penjualan sehingga memungkinkan data dapat dimanipulasi. Pencatatan laporan masih menggunakan buku besar dan penyimpanan berkas-berkas seperti kwitansi dan nota yang tidak berurutan akan mempersulit dalam mengontrol informasi penjualan. 3.2.5
Efisiensi (Eficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalisasi
pemborosan. Efisiensi dapat meliputi sumber daya yang tersedia seperti manusia, informasi, waktu, uang, dan peralatan. Adanya pengerjaan secara berulang untuk pembuatan semua jenis laporan penjualan. Pada ssat pembuatan laporan sering terjadi kesalahan pencatatan sehingga menambah biaya pembelian pengadaan alat tulis. 3.2.6
Pelayanan (Service) Dalam suatu perusahaan yang langsung berhubungan dengan Pelanggan,
maka harus memberikan pelayanan yang prima sebagai prioritas untuk memuaskan pelanggan. Dalam proses pelayanan kepada pelanggan pencarian data obat masih dilakukan dengan pengecekan secara manual pada daftar obat. 3.3
Analisis Kebutuhan Sistem Untuk merancang sebuah perancangan sistem maka harus memahami dengan
sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru. 3.3.1
Kebutuhan Fungsional Jenis kebutuhan yang berisi proses-proses apa saja yang nantinya dilakukan
oleh sistem. Kebutuhan fungsional juga berisi informasi-informasi apa saja yang harus ada dan dihasilkan sistem. 3.3.2
Kebutuhan Non Fungsional Perancangan dan pengembangan sistem selalu memiliki tujuan agar dapat
memperoleh informasi yang lebih cepat dan akurat serta meningkatkan kualitas kerja. 1. Operasional •
Bisa digunakan pada sistem operasi Microsoft Windows
•
Spesifikasi computer Prosesor Dual Core 2.0 Ghz.
•
Kebutuhan memori RAM 1 GB.
•
Bisa dilengkapi printer untuk laporan dan struk penjualan.
2. Sekurity •
Sistem aplikasinya maupun databasenya dilengkapi password.
•
Semua password yang telah terenkripsi.
7
•
Admin, kasir yang akan melakukan login harus menggunakan account yang telah terdaftar dan password yang telah terenkripsi baru bisa mendapat hak akses ke dalam halaman masing-masing.
3. Informasi •
Digunakan
untuk
menginformasikan
apabila
password
yang
dimasukkan oleh pengguna salah. •
Menginformasikan kepada user bahwa data yang dimasukan terdapat data yang kurang akurat.
4. Kinerja •
Sistem ini akan mendata semua informasi Apotek Nabila Yogyakarta meliputi semua data obat, pelanggan, suplier, kategori dan lain-lain.
3.4
Analisis Kelayakan Sistem Tujuan utama dari analisis kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah
sistem yang baru sudah layak dipakai atau tidak, dalam hal ini tentunya diperlukan pertimbangan yang benar. Seberapa bayak biaya yang akan diperlukan untuk sistem yang baru. 3.4.1
Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar
hukum yang berlaku. Penggunaan software asli dan berlisensi yang terkait dalam penggunaan aplikasi pendukung sistem merupakan syarat mutlak agar tidak terjadi masalah di kemudian hari. 3.4.2
Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek
teknologi yang akan digunakan. Jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem dapat dikatakan layak. 3.4.3
Kelayakan Ekonomi Kelayakan ekonomi dalam penerapan dan pengembangan suatu sistem
dipertimbangkan dalam dua aspek yaitu besarnya dana yang diperlukan untuk mengembangkan sistem ini dan manfaat yang diperoleh sistem dibandingkan dengan biaya pengembangannya. 3.5
Analisis Biaya Dan Manfaat Disini
diuraikan
semua
kebutuhan
biaya
dalam
pembuatan
dan
pengembangan sistem yang akan diterapkan dalam menghitung keuntungan dan manfaat yang didapat dari sistem yang akan diterapkan. Tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk melihat apakah sistem yang diterapkan merugikan atau
8
menguntungkan. Jika biaya yang dikeluarkan lebih besar dari manfaat maka sistem ini dapat dikatakan tidak layak. 3.6
Perancangan Sistem
3.6.1
Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
9
3.6.2
DFD (Data Flow Diagram) Data Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data adalah model proses yang
digunakan untuk menggambarkan aliran data melalui sebuah sistem dan dan tugas pengolahan data yang dilakukan oleh sistem. • • • • • • • •
Data Pengguna Data Supplier Data Retur Data Obat Data Pembelian Data Penjualan Data Pelanggan Data Kategori Obat 0 Sistem Informasi Apotek Nabila
Admin • • • •
Informasi Obat Informasi Supplier Informasi Retur Informasi Pembelian
•
Informasi Penjualan
• • •
Informasi Kategori Obat Informasi Pelanggan Informasi Pengguna
• Informasi Penjualan Kasir
• Data Penjualan
• Laporan Pembelian • Laporan Penjualan
Pimpinan Apotek
Gambar 3.2 DFD
10
3.7
Perancangan Basis Data
3.7.1
Normalisasi Normalisasi merupakan proses konvensi dokumen atau laporan kedalam
struktur tabel dengan menghilangkan elemen yang sama dan data yang berulang-ulang. Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi suatu tabel tidak terdapat redudansi maka tabel normal. Tujuan dari normalisasi melakukan verifikasi terhadap tabel-tabel yang telah dibuat. Sehingga tidak menimbulkan suatu permasalahan saat data di tambah, diperbaharui, ataupun dihapus. 3.7.2
Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel akan memberikan gambaran tentang hubungan masing-
masing tabel terhadap tabel lainnya. Dengan adanya relasi tersebut akan mempermudah pembacaan tabel karena akan terlihat field mana yang dijadikan primary key dan foreign key.
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel
11
4
Implementasi Sistem
4.1
Implementasi Halaman Antar Muka
4.1.1
Halaman Login
Gambar 4.1 Halaman Login
4.1.2
Halaman Menu Transaksi Pembelian
Gambar 4.2 Halaman Menu Transaksi Pembelian
12
4.1.3
Halaman Menu Transaksi Penjualan
Gambar 4.3 Halaman Menu Transaksi Penjualan 5
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan
rumusan
masalah,
tujuan
penelitian,
implementasi
dan
pembahasan maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan adanya sistem ini akan memudahkan admin, kasir, dan pemilik untuk mengetahui atau mencari informasi tentang data obat dan transaksi.
2. Sistem ini dapat mempermudah dan memperlancar kegiatan transaksi pembelian dan penjualan.
3. Dengan adanya sistem ini maka pihak Apotek tidak banyak memerlukan banyak tempat untuk penyimpanan data-data Apotek.
4. Dengan adanya sistem ini dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan karena efektivitas waktu dan pemberian nota pembelian sebagai bukti transaksi. 5.2
Saran Penulis menyadari bahwa aplikasi Sistem Informasi penjualan Apotek ini
masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, demi pengembangan sistem kedepannya penulis memberikan saran sebagai berikut :
13
1. Untuk penyempurnaan perancangan sistem informasi apotek ini perlu ditambahkan master data dokter dan master data resep obat karena penyimpanan data dokter dan data resep dari pelanggan dapat digunakan untuk arsip apotek. 2. Sistem informasi pengolahan data penjualan pada apotek ini perlu ditambah tabel data obat yang expired agar mempermudah pengguna untuk mengetahui obat apa saja yang sudah kadaluarsa. 3. Sistem informasi ini perlu ditambahkan fasilitas untuk pengolahan data berserta laporan presensi karyawan sekaligus perhitungan gaji karena untuk membantu pihak apotek dalam perhitungan laba/rugi. 4. Sistem informasi ini diharapkan dapat dapat dikembangkan menjadi beberapa komputer
dalam
satu
jaringan
berupa
client-server
sehingga
dapat
dikembangkan menjadi beberapa kassa. Penyusun penyadari dalam pembuatan sistem informasi ini, masih banyak kekurangan, dari segi penulisan, pembuatan sistem, dan desain, yang dibuat oleh karena itu diharapkan kritik dan saran
14
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto.HM, 1989. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendektan Terstruktur. Andi Offset, Yogyakarta Hanif Al Fatta, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Andi Offset, Yogyakarta. Kusrini, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolaan Basis Data. Andi Offset, Yogyakarta.
15
