ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA FAKULTAS SENI RUPA ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Dhian Shinta Pramudita 06.21.0353
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2012
NASKAH PUBLIKASI Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Pada Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta Berbasis Web
disusun oleh Dhian Shinta Pramudita 06.21.0353
Dosen Pembimbing
Krisnawati, S.Si, MT. NIK. 1 90302038
Tanggal 3 Desember 2012
KETUA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
Sudarmawan, S.T., M.T. NIK. 190302035
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEMS AT THE FACULTY OF FINE ARTS ISI YOGYAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA FAKULTAS SENI RUPA ISI YOGYAKARTA BERBASIS WEB
Dhian Shinta Pramudita Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system plays an important role in an organization (a company) in providing the accurate information needed by the organization in terms of human resources data and governmental information. An organization or company uses technology to support the existing system to run smoothly. So Far, The Faculty of Visual Art of Indonesia Institute of the art in processing its data of human resources still applies the manual system and it is not integrated with other faculties. The system used is very risky because it can be accesed by all people. There is no protection set by the information provider. Web-based Human Resources Information System designed will give the users many benefits. The new system provides accurate information and sets access limitation for the users. Only those who given the right will be permitted to access the data. The system uses MySQL (PhpMyAdmin) as the database and Macromedia Dreamweaver, Appserv as the programs in use interface designing. This Web-Based system eases the users in obtaining information quickly so that time efficiency is achieved and also reduces the papers used (paperless). Keyword : Information System, Human Resources (Personnel) Information System.
1.
Pendahuluan Sistem Informasi Kepegawaian adalah suatu sistem terpadu yang terdiri atas
perangkat pengolah meliputi pengumpul, prosedur, tenaga pengolah dan perangkat lunak. Perangkat penyimpan meliputi pusat data dan bank data serta perangkat komunikasi yang saling berkaitan dan saling menentukan dalam rangka penyediaan informasi di bidang kepegawaian. Begitu banyaknya data yang harus diolah mengharuskan penggunaan sistem informasi yang tertata rapi, disimpan dengan baik dan diakses dengan benar, disini yang dimaksudkan adalah data ini
harus diakses oleh
orang berhak. Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta sudah menggunakan komputer sebagai alat bantu pengolah data. Penggunaannya masih minimal sekali, apabila dibandingkan dengan kemampuan komputer yang sebenarnya bisa digunakan secara maksimal. Fakultas ini terdiri dari beberapa sub bagian yang memiliki jarak yang tidak berdekatan, didukung lagi dengan gedung yang bertingkat. Jarak membuat informasi sulit untuk diakses dalam waktu cepat. Berdasarkan
permasalahan
diatas
maka
penulis
merancang
Sistem
Informasi
Kepegawaian pada Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis web.. Suatu sistem kepegawaian membutuhkan pengolahan dan penyimpanan data yang bagus dan juga dapat diakses oleh pengguna informasi sehingga kebutuhan akan informasi dapat terpenuhi. Sistem kepegawaian berbasis web akan memudahkan penyaji informasi melakukan update data secara cepat dan dapat diakses pengguna dimanapun mereka berada, asalkan terdapat jaringan internet serta mengurangi penggunaan kertas yang berlebihan. Melihat keadaan sistem yang masih manual sehingga dalam rangka penelitian skripsi, judul yang diambil adalah “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta berbasis Web”. 2.
Landasan Teori Definisi Sistem Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini : “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.” Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut : “ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.” Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Siklus Informasi Siklus in Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data
INPUT
PROSES (MODEL)
DATA
OUTPUT (INFORMATION)
PENERIMA DASAR DATA
HASIL TINDAKAN
KEPUTUSAN TINDAKAN Gambar 1.1. Siklus Informasi
Keterangan : Siklus informasi : data dimasukkan ke dalam model yang pada umumnya memiliki proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan diperoleh keluaran yang berupa informasi yang bermanfaat bagi penerima untuk membuat keputusan dan melakukan tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali. Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal, yaitu akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan (relevance). Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Informasi Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.“ Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali. Sebagai sebuah sistem, keenam blok ini akan saling berinteraksi membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. a. Blok Masukan (Input Block) Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metodemetode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan. b. Blok Model (Model Block) Blok yang terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok Keluaran (Output Block) Produk dari sistem informasi yang berupa informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok Teknologi (Technology Block) Merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirikan keluaran dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware ), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). e. Blok Basis Data (Database Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Basis data diakses dan dimanipulasi dengan
menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management Systems). f. Blok Kendali (Controls Block) Banyak hal yang dapat merusak sistem, seperti kesalahan, ketidakefisienan, kegagalan sistem dan lain-lain, sehingga perlu dirancang dan diterapkan beberapa pengendalian untuk mencegah hal-hal yang merusak sistem ataupun bila sudah terlanjur terjadi kesalahan bisa segera diatasi.
Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information systems atau MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. Definisi SIM : “SIM
merupakan
suatu
sistem
yang
melakukan
fungsi-fungsi untuk
menyediakan semua operasi organisasi. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi.” Sistem-sistem informasi memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level management), manajemen tingkat menengah (middle level management) dan manajemen tingkat atas (top level management). Sistem Manajemen Basis Data Penerapan database dalam sistem informasi disebut dengan sistem basis data (database system). Sistem basis data adalah suatu sistem informasi informasi yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi yang bermacam-macam di dalam suatu organisasi. Sistem manajemen basis data (DBMS) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk melakukan utilisasi dan mengelola koleksi data dalam jumlah besar. DBMS merupakan antar muka antara pengguna database dengan data yang tersimpan. Keuntungan penggunaan DBMS : a. Mengurangi pengulangan data b. Mencapai Independensi data
c.
Mengintegrasikan data dari beberapa file
d. Mengambil data dan informasi dengan cepat e. Meningkatkan keamanan Kerugian penggunaan DBMS : a. Perangkat lunak yang mahal b. Konfigurasi perangkat keras yang besar c.
Memerlukan staf pengelola basisdata khusus
Data dalam DBMS dapat digambarkan dalam tiga level abstraksi, yaitu konseptual, fisik dan eksternal. Data definition language (DDL) digunakan untuk mendefinisikan skema konseptual, SQL untuk menggambarkan aspek dari skema fisik. Skema didefinisikan menggunakan data definition language (DDL) dan data dimodifkasi menggunakan data management language (DML). Perangkat Lunak yang Digunakan Perangkat lunak adalah perintah-perintah atau data komputer, yang disimpan secara elektronik. Perangkat lunak dibagi menjadi dua kategori, yaitu : 1. Perangkat lunak sistem (software system) yang meliputi sistem operasi dan semua utilitas yang menjalankan komputer. 2. Perangkat lunak aplikasi (application system) yang meliputi program yang digunakan oleh pengguna untuk melakukan pekerjaan tertentu, seperti pengolahan kata (word processor), spreadsheets, dan sistem manajemen basis data. Dalam penyusunan skripsi ini, sistem operasi yang digunakan adalah Windows 7 Ultimate, didukung oleh aplikasi MySQL 5.0.21, PhpMyAdmin, Apache 2.2.2 dan Macromedia Dreamweaver. MySQL MySQL (My Structure Query Language) merupakan sebuah program pembuat database yang bersifat open source, berarti semua orang dapat menggunakannya dan dapat dijalankan pada semua platfowm baik Windows maupun Linux. MySQL termasuk jenis RDBMS (Relational Database Management System) yaitu satu jenis DBMS yang mendukung adanya relationship atau hubungan antar tabel.
PhpMyAdmin PhpMyAdmin merupakan perangkat lunak open source yang ditulis dalam bahasa pemrograman PHP yang digunakan untuk menangani administrasi MYSQL melalui www ( World Wide Web). Phpmyadmin mendukung berbagai aplikasi mysql, diantaranya (mengelola basis data, tabel – tabel , bidang, relasi, indeks dan lain-lain). Kelebihan PhpMyAdmin yaitu sifat aplikasi yang open source, kemudahan administrasi dan akses objek-objek database. Apache 2.2.2 Apache adalah sebuah nama web server yang bertanggung jawab pada requestresponse HTTP dan logging informasi secara detail. Selain itu, Apache juga diartikan sebagai suatu web server yang cocok, modular, mengikuti standar protokol HTTP, dan tentu saja sangat digemari. Apache memiliki fitur-fitur canggih seperti pesan kesalahan yang dapat dikonfiguri, autentikasi berbasis data dan lain-lain. Apache juga didukung oleh sejumlah antarmuka pengguna berbasis grafik (GUI) yang memungkinkan penanganan server menjadi mudah. Apache merupakan perangkat lunak open source yang dikembangkan oleh komunitas terbuka yang terdiri dari pengembang-pengembang dibawah naungan Apache Software Foundation. Macromedia Dreamweaver Macromedia Dreamweaver adalah sebuah HTML editor professional yang berfungsi untuk mendesain secara visual dan mengelola situs web maupun halaman web. Dreamweaver 8 digunakan untuk web desain. Dreamweaver 8 mengikutsertakan banyak tools untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara lain referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger dan editor kode yang mengijinkan pengeditan kode Javascript, XML dan dokumen teks lain secara langsung. 3.
Analisis Identifikasi Masalah
Mengindentifikasi masalah yang ada pada Sub bagian Kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta. Identifikasi masalahnya adalah sebagai berikut : -
Lambatnya proses pemasukan data pegawai
-
Penyajian informasi kepegawaian yang kurang efektif
-
Penyimpanan data pegawai yang kurang bagus.
-
Penyampaian informasi kepegawaian yang kurang cepat tersampaikan kepada pegawai yang bersangkutan.
-
Data pegawai yang tidak up to date.
-
Pemborosan kertas. Analisis Kelemahan Sistem
Analisis lain yang digunakan untuk menganalisis sistem kepegawaian pada Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta adalah dengan menggunakan analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency, Services). a. Analisis Kinerja (Performance) Kelemahan sistem lama : Pengolahan data pegawai yang menggunakan sistem manual, dan belum digunakannya database untuk penyimpanan data pegawai. Harapan pada sistem yang baru : Dengan sistem kepegawaian yang berbasis web maka pengolahan data sudah menggunakan database dan dapat diakses oleh pemakai yang berhak. b. Analisis Informasi (Information) Kelemahan sistem lama : Informasi data kepegawaian yang kurang up to date dan sudah kadaluarsa, karena masih menggunakan sistem cetak dalam penyampaian informasi dan ditempel pada papan pengumuman kepegawaian, sehingga saat ada perubahan data pegawai belum tentu akan dicetak dan ditempel di papan pengumuman kepegawaian. Harapan pada sistem yang baru : Informasi yang telah di up date oleh admin kepegawaian akan dapat tersampaikan kepada pemakai (user) secara cepat dan tepat waktu. c.
Analisis Ekonomi (Economy) Kelemahan sistem lama :
Dalam jangka panjang sub bagian kepegawaian akan mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk mencetak semua informasi baru yang telah mengalami perubahan, karena semua informasi diberikan dalam bentuk cetak. Harapan pada sistem yang baru : Pengurangan biaya untuk mencetak informasi yang dibutuhkan karena informasi akan disajikan dalam bentuk web dan dapat diakses dari komputer mana saja asalkan komputer terhubung dengan internet. d. Analisis Kendali (Control) Kelemahan sistem lama : Masih terlihat adanya pengendalian yang kurang yaitu kurangnya pengendalian hak akses untuk mendapatkan informasi, semua pegawai dapat melihat data pegawai yang lain saat mereka berada di sub bagian kepegawaian, sehingga kerahasiaan informasi tidak bisa dijaga dan bisa disalahgunakan. Harapan sistem yang baru : Pemberian hak akses akan membatasi pemakai yang tidak berhak mengakses informasi penting tentang data pegawai. e. Analisis Efisiensi (Efficiency) Kelemahan sistem lama : Pengolahan data pegawai yang masih mengunakan software standar belum memberikan hasil yang maksimal dalam pendokumentasian data. Harapan pada sistem yang baru : Sistem yang baru akan membuat sumber daya manusia pada sub bagian kepegawaian mengenal sistem yang lebih baik untuk melakukan pendokumentasian data, agar informasi dapat disampaikan secara cepat dan terdokumentasi dengan baik f.
Analisis Pelayanan (Service) Kelemahan sistem lama :
Pelayanan yang diberikan pada sub bagian kepegawaian masih kurang maksimal, karena pada saat informasi dibutuhkan dan admin kepegawaian tidak berada di tempat maka pelayanan akan terhambat dan mengganggu dalam pengambilan keputusan. Harapan pada sistem yang baru : Pelayanan akan informasi kepegawaian akan bisa dimaksimalkan karena sistem akan berjalan berbasis web dan disajikan tanpa tergantung pada keberadaan admin yang harus selalu ditempat. Perancangan Sistem Flowchart Sistem
DFD (Data Flow Diagram) Diagram Konteks
Relasi Tabel
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan Hasil uji coba sistem untuk memastikan bahwa komponen-komponen dari sistem
telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan program secara menyeluruh. Kumpulan dari semua program yang telah diintegrasikan perlu di tes kembali untuk melihat apakah suatu program dapat menerima input data dengan baik, dapat memprosesnya dengan baik dan dapat memberikan output kepada program yang lainnya. Menu Login Saat admin melakukan login maka akan masuk ke menu dengan 2 pilihan, yaitu menu utama admin dan menu utama user.
Gambar 4.1 Menu Login
Menu Utama Admin Menu admin untuk melakukan pengolahan data kepegawaian dan menu user untuk melihat tampilan data yang telah diolah yang akan bermanfaat bagi para pengguna sistem. Menu utama admin terdiri dari beberapa menu untuk mengelola data kepegawaian, yang meliputi pengolahan data pegawai, golongan, jabatan, pendidikan, pelatihan, kenaikan pangkat/pendidikan/jabatan, pensiun, regitrasi user, upload file & foto kegiatan, berita terbaru kepegawaian, dan laporan kepegawaian. Sedangkan menu utama user terdiri dari Beranda, Profil Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta, Berita (Arsip Kepegawaian), Kontak, Galeri Foto Kegiatan dan Download Arsip Kepegawaian.
Gambar 4.2 Menu Utama Admin
Menu Utama User
Gambar 4.3 Menu Utama User 5.
Kesimpulan
Setelah melalui pembuatan perancangan sistem dan implementasi program, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
Dengan
membuat
sebuah
aplikasi
sistem
informasi
kepegawaian
yang
terkomputerisasi dan berbasiskan web mampu mengolah data dan menyediakan informasi kepegawaian secara akurat dan cepat.
Aplikasi dibuat dengan desain GUI (Graphical User Interface) yaitu pemrograman yang menggunakan tampilan grafis sebagai alat komunikasi dengan pengguna aplikasi untuk dapat memenuhi syarat kemudahan operasional software.
Aplikasi telah diuji dan mampu menyelesaikan masalah yang dihadapi pada sub bagian kepegawaian Fakultas Seni Rupa ISI Yogyakarta.
Masih diperlukan pengembangan aplikasi untuk benar-benar memenuhi kebutuhan aplikasi sesuai dengan kebutuhan informasi.
DAFTAR PUSTAKA
Budi Sutedjo Dharma Oetomo, Eddy Hartono, Esther Wibowo, Samuel Prakoso Konsep dan Aplikasi Pemrograman Client Server dan Sistem Terdistribusi. 2006.Edisi I, Yogyakarta : Penerbit ANDI. Kadir, Abdul. 2010. Mahir Mempelajari Database MySQL, Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI Kenneth, E. Kendall dan Julie, E. Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem, Edisi Kelima, Jilid II. Jakarta : PT Indeks Kelompok Gramedia.
Lanawati, Mei. 2007. Mahir Dalam 7 Hari Macromedia Dreamweaver 8 dengan PHP, Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI. MADCOMS. 2007. Macromedia Dreamweaver 8. Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Nugroho, Bunafit. 2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver MX, Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Simarmata, Janner dan Paryudi, Iman. 2006. Basis Data, Edisi I. Yogyakarta : Penerbit ANDI. Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer, Edisi Pertama. Yogyakarta : Penebit ANDI.
.
