ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Syaiful Muhammad Furqon 12.22.1435
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
i
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED EMPLOYEE INFORMATION SYSTEMS AT SMP NEGERI 21 SURAKARTA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA
Syaiful Muhammad Furqon Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Employee information system is a system that manages employee data by means of the input data into the system and generate output reports employee data. The purpose of this study is to create website-based employee information systems at SMP 21 Surakarta previously using the manual method. The research method in this study is the observation and the literature method in order to obtain the data necessary to support this report. So that information systems can be implemented with user data processing facilities, processing employee data, and reports making. And expected to be useful to timesaving in employee data searching, updating and mild late in reporting the data. Keywords: Employee Information System, PHP and MySQL.
iii
1.
Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan
teknologi
jauh
akan
lebih
terasa
dengan
adanya
perkembangan informasi dari segi penggunaan komputer sebagai alat pemrosesan suatu data. Informasi adalah hal yang penting saat ini, apalagi bila berhubungan dengan jarak. Salah satu teknologi yang paling cepat perkembangannya adalah internet. Penggunaan internet sangatlah mendukung dalam memberikan informasi yang jaraknya jauh untuk dijangkau. Karena melalui internet, kita dapat mengetahui segala informasi yang diperlukan dan sangat mendukung untuk informasi yang lebih baru. Penggunaan komputer semakin berkembang dengan bertambahnya juga tingkat kebutuhan manusia tersebut untuk melakukan suatu pemrosesan data. Salah satu dari penerapan teknologi ini adalah sistem informasi, banyak dari instansi pemerintah maupun swasta termasuk sekolah telah menggunakan teknologi ini untuk menunjang kemampuan bekerja di instansi tersebut. Di dunia pendidikan sudah lama terjadi perpindahan dari cara manual ke komputerisasi dalam hal pengolahan data namun hanya sebatas pemanfaatan aplikasi sederhana sehingga belum dapat mencapai suatu pencapaian yang maksimal dalam menyelesaikan suatu masalah. Dengan adanya hal tersebut, maka diperlukan alat yang mampu mengolah data dengan cepat, tepat dan akurat yang dapat berguna bagi guru, murid, dan staf pegawai untuk mengetahui informasi data guru. Ini juga terjadi di SMP Negeri 21 Surakarta walaupun sudah menggunakan komputer(excel) sebagai pengolahan datanya, namun hanya sebatas pencatatan nilai siswa, pendataan pegawai dengan cara seadanya, pembuatan jadwal siswa dan guru, pendataan siswa dan sebagainya. Dari masalah yang telah diuraikan di atas, menjadi motivasi bagi penulis untuk membuat sebuah sistem
informasi yang berjudul “ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI SMP NEGERI 21 SURAKARTA”. Sehingga diharapkan dengan adanya sistem ini dapat menyampaikan informasi untuk pihak-pihak yang membutuhkan.
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah : Bagaimana membuat suatu Sistem Informasi Kepegawaian berbasis web di SMP Negeri 21 Surakarta sehingga dapat memudahkan dalam pengolahan data.
4
1.3 Batasan Masalah Agar pembahasan tidak meluas dan menyimpang dari pokok permasalahan, maka penulis menetukan batasan masalah meliputi : 1. Hanya sebatas pengolahan data pegawai di SMP Negeri 21 Surakarta. 2. Data pemutasian pegawai belum mencakup kedalam sistem ini. 3. Bahasa pemrograman yang digunakan dalam sistem ini adalah PHP dan MySQL
1.4 Manfaat Penelitian Manfaat dari pelaksanaan penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi SMP Negeri 21 Surakarta, yang mampu memperluas penggunaan teknologi informasi di lingkup sekolah. Mempermudah pengguna dalam mengolah dan memperoleh informasi pegawai yang diperlukan.
2.
Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Mc Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen-elemen yang integrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme kontrol.
1
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah merupakan suatu sistem dengan komponenkomponen yang bekerja untuk mengelola data menjadi informasi. Menurut Jorgiyanto HM menyatakan bahwa “Sistem informasi didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
2
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, hal 4. 2
Jogiyanto. HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, hal 11
5
2.1.3 System Development Life Cyle (SDLC) Menurut Turban,Rainer dan Potter (2001), yang dimaksud dengan SDLC adalah kerangka terstruktur yang terdiri dari beberapa proses yang berurutan yang diperlukan untuk membangun suatu sistem. Pendekatan waterfall digunakan untuk menggambarkan SDLC. Feasibility
Analysis
Design
Programming
Testing
Implementation
Maintenance
Gambar 2.1 SDLC Waterfall
3.
Analisis 3.1 Tinjauan Umum 3.1.1 Keadaan Umum SMP Negeri 21 Surakarata adalah salah satu instansi pendidikan milik pemerintah yang beralamat di Jalan Karengan 27B, Surakarta. Dengan adanya sekolah ini, telah memunculkan bibit-bibit anak bangsa yang berprestasi seiring berjalanya waktu. SMP Negeri 21 Surakarta dipimpin oleh seorang kepala sekolah. Dan mempunyai seorang wakil kepala sekolah yang membawahi bagian kurikulum, kesiswaan, sarana, dan humas. Terdapat 39 orang tenaga pengajar dan 6 orang karyawan. Lokasi SMP Negeri 21 Surakarta sangatlah mudah dijangkau dengan semua macam angkutan transportasi. SMP Negeri 21 Surakarta juga mempunyai fasilitas untuk menunjang lancarnya kegiatan belajar mengajar seperti ruang kelas, Ruang Perpustakaan, Ruang Tata Usaha, Ruang Kepala Sekolah, Ruang Guru, Ruang Musik, Ruang BK, Ruang Sanggar Pramuka, Ruang OSIS, Ruang UKS, Parkir Sepeda, Parkir Motor bagi Pegawai, Pos Keamanan, Laboratorium IPA, Laboratorium Komputer, Mushola, Toilet, Dua Lapangan Tenis, Lapangan Basket, Telpon Umum, Koperasi, Tiga Kantin.
6
3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Hasil dari tahap analisis kelemahan sistem digunakan untuk rekomendasi fungsional apa saja yang bisa dilakukan sistem baru. Fungsional ini mencerminkan kebutuhan sistem. Oleh karena itu untuk dapat membuat sistem baru, terlebih dahulu dilakukan analisis kebutuhan sistem. Tujuan dari fase analisis kebutuhan sistem adalah untuk memahami dengan sebenar-benarnya kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi kebutuhan tersebut, atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru tidak dibutuhkan. Kebutuhan sistem dapat digolongkan dalam dua tipe, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhan nonfungsional. Kebutuhan fungsional berisi informasi dan proses apa saja yang harus dilakukan oleh sistem, sedangkan kebutuhan nonfungsional menyangkut perilaku sistem yang berhubungan dengan kinerja, operasional dan platform sistem.
3.2.1
Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional berisi proses dan informasi tentang apa saja yang
harus dilakukan oleh sistem tersebut. Aktor yang berlaku pada sistem ini adalah admin dan user. Berikut ini adalah kebutuhan fungsional untuk admin dan user :
Tabel 3.1 Kebutuhan Fungsional No
Aktor
1
Admin
Kebutuhan Fungsional Untuk mengakses halaman admin, maka admin harus melakukan login terlebih dahulu sebagai ID admin, fungsi login untuk memastikan bahwa yang ingin mengakses halaman admin adalah admin tersebut. Admin dapat mengubah username dan password user sesuai kebutuhan. Admin dapat menambah, mengubah, dan menghapus data agama, pangkat, golongan, jabatan, pendidikan, dan mata pelajaran. Admin dapat mem-backup dan me-restore data. Admin dapat merubah password-nya sendiri. Untuk kemanan data apabila sistem admin tidak dipakai, maka admin dapat melakukan logout.
2
User
User(pegawai) dapat mengubah password-nya. User dapat merubah data pribadinya.
7
User dapat menambah, merubah dan menghapus data keluarga, jabatan, riwayat pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat. User dapat melihat data pribadi pegawai, keluarga, jabatan, riwayat pendidikan, riwayat seminar dan riwayat diklat user (pegawai) lainya. Namun tidak bisa mengubah-ubah datanya. User hanya dapat mencetak laporan data pribadinya sendiri.
3.2.2
Kebutuhan Non Fungsional
1. Kebutuhan perangkat lunak : Implementasi Windows 7 Ultimate Pembuatan Windows 7 Ultimate MySQL XAMPP Adobe Dreamweaver CS3 Adobe Photoshop CS3
2. Kebutuhan perangkat keras: Implementasi Processor : Intel CoreTM 2 Duo keatas atau yang setara RAM : 2048 MB HDD : 500GB LCD monitor, Keyboard dan Mouse Pembuatan PC Processor Intel CoreTM 2 Duo RAM : 2048 GB HDD : 500GB
3.3 Perancangan Basis Data Sistem ini mebutuhkan basis data yang akan digunakan untuk menyimpan seluruh informasi yang akan ditampilkan dalam sistem tersebut. Perancangan basis data sangat diperlukan agar bisa memiliki database yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah dalam memanipulasi
8
data. Dalam merancang database dapat dilakukan dengan menerapkan normalisasi terhadap struktur tabel.
3.3.1 ERD (Entity Relationship Diagram) ERD adalah suatu pemodelan dari basis data relasional yang didasarkan atas persepsi di dalam dunia nyata, dunia ini senantiasa terdiri dari sekumpulan objek yang saling berhubungan antara satu dengan yang lainnya. Suatu objek disebut entity dan hubungan yang dimiliki disebut relationship.
Status_Peg
Jenis_Kel
Gol_darah
Jumlah_Anak
No_askes
Foto
Ket
Telp
Tempat_Lhr
Tgl_pensiun Tgl_Lhr
Id_pangkat Pegawai
Status_profesi Gaji_pokok
TMT
Masa_kerja
Alamat
NIP
Id_pendidikan
Nama_peg
Tahun_Lulus
Id_gol
Id_agama Status_Nikah
Nama_sekolah
Id_pangkat
Jurusan Memiliki
N
1
Pangkat
Id_riwayat_pendidikan
No_STTB Riwayat Pendidikan
N
Memiliki
Nama_pangkat Id_riwayat_jab
Id_jabatan
1
Tahun
Nama_jabatan Id_jabatan
NIP
N NIP
Riwayat Jabatan
Mereferensi
N
Mereferensi
1
Jabatan
Nama_pendidikan
1
N Penyelenggara
Pendidikan 1
Id_pendidikan
Id_keluarga
NIP
1
Pekerjaan
Tgl_seminar
Memiliki
Keterangan
Menghadiri
Seminar
N
Tempat
1
Status
NIP
Peranan Keluarga
Mempunyai
N
1 N
Id_askes Tgl_lahir
Menghadiri
N
N
N
Masuk
Mempunyai
Mengajar
Tgl_diklat
Diklat 1 Golongan
Id_gol
Nama_seminar Penyelenggara
Nama Nama_gol
Id_seminar
Agama
1
N
Agama
Mata Pelajaran
Id_Agama
id_Mapel
Nama_diklat NIP
Tempat Lama_diklat
Id_Diklat Nama_Mapel
Keterangan
Gambar 3.1 ERD (Entity Relationship Diagram)
9
3.3.2 Relasi Antar Tabel Relasi antar tabel berguna untuk memudahkan dalam menghubungkan tabel dan dalam satu tabel memiliki ciri khas yang dapat menjadi kunci utama dalam pengaksesan tabel, berikut ini adalah relasi antar tabel : Keterangan : * Primary key (kunci utama) yaitu suatu atribut atau suatu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili suatu kejadian dari suatu entity. ** Foreign key (kunci tamu) yaitu suatu atribut yang melengkapi satu hubungan yang menunjukkan ke induknya.
Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel
3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem bagian awal dari pembuatan sistem informasi. Tahapan ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada perangkat lunak
10
yang dibuat agar pembuat program tidak menyimpang dari aturan dan hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Tujuan perancangan sistem adalah : 1.
Menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem.
2.
Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem.
3.
Untuk memberikan gambaran umum yang ditujukan kepada user tentang sistem yang baru. Secara umum rancangan model yang di usulkan mempunyai dua bentuk
model yaitu physical model dan logical model. Physical model biasanya digambarkan dengan bagan alir (Flowchart), bentuk ini menunjukkan bagaimana nantinya sistem secara fisik diterapkan. Logical model digambarkan dengan alur data (Data Flow Diagram), model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi-fungsi di sistem akan bekerja. 3.4.1 Flowchart Sistem Flowchart sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur yang ada di dalam sistem. Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukan alir (flow) di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Flowchart digunakan sebagai alat bantu menggambarkan hasil analisa ataupun perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupun pembuat program. Flowchart yang diusulkan yaitu sebagai berikut:
11
Data Pegawai
Data Agama
Data Admin
Data Pangkat
Data Keluarga
Data Golongan
Data Mapel
Data Riwayat Jabatan
Data Jabatan
Data Riwayat Pendidikan
Data Pendidikan
Data Riwayat Diklat
Data Riwayat Seminar
Input Data Pegawai
Input Data Agama
Input Data Admin
Input Data Pangkat
Input Data Keluarga
Input Data Golongan
Input Data Mapel
Input Data Riwayat Jabatan
Input Data Jabatan
Data Riwayat Pendidikan
Input Data Pendidikan
Input Data Riwayat Diklat
Input Data Riwayat Seminar
Olah Data Pegawai
Olah Data Agama
Olah Data Admin
Olah Data Pangkat
Olah Data Keluarga
Olah Data Golongan
Olah Data Mapel
Olah Data Riwayat Jabatan
Olah Data Jabatan
Olah Data Riwayat Pendidikan
Olah Data Pendidikan
Olah Data Riwayat Diklat
Olah Data Riwayat Seminar
Pegawai
Agama
Admin
Pangkat
Keluarga
Golongan
Mata Pelajaran
Riwayat Jabatan
Jabatan
Riwayat Pendidikan
Pendidikan
Riwayat Diklat
Riwayat Seminar
Banyak Mata Pelajaran
Pengolahan Laporan Pegawai
Pengolahan Laporan Agama
Pengolahan Laporan Golongan Pegawai
Pengolahan Laporan Golongan Darah
Pengolahan Laporan Mata pelajaran
Pengolahan Laporan Pangkat pegawai
Pengolahan Laporan Status Nikah
Pengolahan Laporan Status Pegawai
Pengolahan Laporan Status Nikah
Pengolahan Laporan Status profesi
Laporan Data Pribadi Pegawai
Laporan Data Agama
Laporan Data Golongan pegawai
Laporan Data Golongan Darah
Laporan Data Mata Pelajaran
Laporan Data Pangkat
Laporan Data Satus Nikah
Laporan Data Status Pegawai
Laporan Data Status Nikah
Laporan Data Status Profesi
Gambar 3.3 Flowchart Sistem
12
3.4.2 DFD(Data Flow Diagram) DFD adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan komplek dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. 3.4.2.1 Diagram Konteks (Context Diagram) Diagram konteks merupakan gambaran keseluruhan dari suatu sistem informasi. Diagram konteks yang merupakan gambaran dari sistem informasi kepegawaian di SMP N 21 Surakarta adalah sebagai berikut : Data Pribadi Pegawai, Pensiun, Riwayat Seminar, Riwayat Jabatan, Riyawat Diklat, Riwayat Pendidikan
Pegawai
Informasi Data Pegawai
Data Pegawai
Sistem Informasi Kepegawaian
ID Pegawai
Admin Informasi Data Pegawai Data User Name dan Password Pegawai
ID Pegawai
Gambar 3.4 Diagram Konteks (Context Diagram)
4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1 Manual Program 4.1.1 Halaman Login Admin Halaman Login adalah halaman paling awal yang ditampilkan untuk menjaga keamanan dari Sistem Informasi Kepegawaian ini. Fungsi login disini adalah hanya yang berwenang saja yang berhak masuk atau melihat data yang terdapat di dalam sistem informasi tersebut. Terdapat perbedaan halaman login admin dan halaman login pegawai.
13
Gambar 4.1 Halaman Login
4.1.2 Halaman Beranda Halaman beranda merupakan halaman awal yang ditampilkan pada saat user/admin membuka website Sistem Informasi Kepegawaian ini. Halaman ini memuat main menu, sidebar menu dan sebagainya.
Gambar 4.2 Halaman Beranda
5.
Kesimpulan 5.1 Kesimpulan Kesimpulan
yang
dapat
diambil
setelah
beberapa
tahapan
dalam
menyelesaikan “SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN di SMP N 21 SURAKARTA”, adalah : 1. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat membantu SMP N 21 Surakarta untuk mengingkatkan kinerja bagian kepegawaian sehingga menjadi lebih efektif dan efisien. 2. Dengan adanya sistem ini dapat memperkecil kesalahan yang terjadi ketika melakukan pendataan pegawai. 3. Berdasarkan perancangan sistem dengan DFD terdapat 2 entitas yaitu admin dan user atau pegawai.
14
4. Sistem informasi kepegawaian yang diajukan penulis dapat memberikan informasi yang akurat, efisien dan up to date.
5.2 Saran Saran untuk SMP N 21 Surakarta jika sistem informasi ini digunakan : 1. Usahakan agar selalu meng-update informasi yang terdapat didalam sistem informasi kepegawaian, agar didapatkan informasi yang selalu baru tiap waktunya agar tidak menyesatkan penerima informasi. 2. Saran untuk pengembang sistem informasi kepegawaian ini akan lebih bermanfaat jika terdapat sistem izin pegawai didalam sistem tersebut.
3. Dengan berjalannya sistem pengolahan data yang baru ini, user diharapkan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan dari sistem ini, agar dapat diperbaiki dan segera dapat dicari jalan keluar masalah yang timbul.
15
DAFTAR PUSTAKA
Fattah, Hanif Al. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, HM. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Kadir, Abdul. 2002. Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi Offset. Kristanto, Andri. 2003. Perancangan sistem informasi dan aplikasinya. Jakarta : Gava Media. Kurniawan, Rulianto. 2010. PHP dan MySQL untuk orang awam. Palembang : Maxikom. Kusrini, M.Kom. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Adni Offset. Utami, Ema. 2005. Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual Basic. Yogyakarta: Andi Offset.
16
xvii
