SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT

Jurnal Sains dan Informatika Volume 2, Nomor 1, Juni 2016

ISSN: 2460-173X

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT Hendrik Setyo Utomo1), Rahman2) 1)2)

Jurusan Teknik Informatika, Politeknik Negeri Tanah Laut Jl. A Yani Km 6 Pelaihari Tanah Laut Kalimantan Selatan 1) E-mail: [email protected] 2) E-mail: [email protected]

Abstrak – Sistem Informasi Kepegawaian merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk proses penyimpanan dan pengolahan data kepegawaian, untuk mendukung operasional kepegawaian. Dengan seiringnya perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi, kebutuhan akan informasi saat ini semakin meningkat seperti halnya dalam meningkatnya kinerja sebuah perusahaan atau instansi dalam mengelola informasi. Namun dalam hal pelaksanaan pendataan pegawai pada Politeknik Negeri Tanah laut masih dilakukan dengan data yang diserahkan oleh pegawai ke staff bagian umum dan data tersebut akan dipindahkan kembali ke Microsoft Excel. Pendataan dapat dilakukan dengan komputerisasi yang menggunakan basis data sebagai tempat penyimpanan data. Basis data tidak hanya digunakan sebagai tempat penyimpanan, tetapi juga memberikan kecepatan, kemudahan dalam mencari data, dapat menampilkan data yang akurat, menawarkan sistem security untuk keamanan data, dan lain – lain. Tentu hal ini menjadi solusi untuk membantu pendataan pegawai di Politeknik Negeri Tanah Laut. Kata Kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Pendataaan Pegawai, Basis Data 1.

PENDAHULUAN Perkembangan teknologi tidak terlepas dari semakin bertambah majunya teknologi komputer. Kebutuhan akan teknologi komputer semakin diminati untuk melakukan pembaharuan khususnya di bidang teknologi informasi. Penggunaan teknologi komputer telah menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting bagi kemajuan teknologi informasi, dimana dengan adanya pengembangan teknologi informasi dapat memberikan kemudahan, tepat guna, akurat dan lebih efisien dalam penerapannya. Salah satu yang menggunakan teknologi informasi adalah Politeknik Negeri Tanah Laut. Politeknik Negeri Tanah Laut adalah Perguruan Tinggi Negeri di Kabupaten Tanah Laut Provinsi Kalimantan Selatan. Politeknik Negeri Tanah Laut berdiri pada tanggal 25 September 2009, namun diresmikan menjadi Perguruan Tinggi Negeri (PTN) pada tanggal 2 Februari 2014. Politeknik Negeri Tanah Laut mempunyai bagian – bagian yang bertugas untuk pengelolaan data salah satunya adalah subbagian umum. Sub bagian umum adalah bagian yang menangani pendataan pegawai. Data pegawai sangat penting karena data tersebut memberikan sebuah informasi mengenai data kepegawaian yang ada di Politeknik Negeri Tanah Laut. Pendataan Pegawai di Politeknik Negeri Tanah Laut belum tersimpan di dalam basis data, akibatnya pengumpulan data juga masih dilakukan dengan data oleh masing – masing pegawai dan dipindahkan kembali ke Microsoft Excell. Pendataan dapat dilakukan dengan komputerisasi yang menggunakan basis data untuk membantu pendataan pegawai di Politeknik Negeri Tanah Laut.

2. TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel – variabel yang saling terkait, saling berinteraksi, dan saling tergantung satu sama lain untuk mencapai tujuan. Selain itu, sistem juga dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek – objek yang saling berelasi dan berinteraksi, serta hubungan antar objek bisa dilihat sebagai satu kesatuan yang dirancang untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan. (Tohari, 2013:2) 2.2 Pengertian Informasi Menurut Tohari (2013:7) Informasi merupakan aset penting bagi suatu institusi atau organisasi. Informasi harus berkualitas, dijaga, dan dipelihara dengan baik. Kualitas dari suatu informasi tergantung pada tiga hal : 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan. Akurat harus mencerminkan maksud dan penyampaiannya harus akurat, dari sumber sampai penerima informasi. 2. Tepat Waktu Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah berlalu akan kehilangan nilainya karena informasi merupakan landasan untuk pengambilan keputusan. Apabila informasi terlambat, maka akan berakibat fatal bagi organisasi atau perusahaan. 3. Relevan Informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi bagi setiap orang berbeda – beda

45


ISSN: 2460-173X

2.3 Pengertian Kepegawaian Kepegawaian adalah sebuah pekerjaan yang mengatur tentang fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan, organisasi atau instansi.Kepegawaian sangat berkaitan dengan sumber daya manusia karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai pada sebuah instansi sumber daya manusia akan mubajir dan mengakibatkan inefisiensi tenaga kerja. Inefisiensi berarti mengeluarkan banyak biaya dan mendapatkan sumber daya yang sedikit.Literatur lainnya mengatakan bahwa mengelola kepegawaian yang baik bisa meningkatkan kinerja pegawai karena akan membangkitkan motivasi kerja (Kurniawan, 2008). 3. METODE PENELITIAN 3.1 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototipe. Metode prototipe dimulai dari pengumpulan data dari kebutuhan pemesan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat. Metode prototipe menyajikan gambaran yang lengkap tentang sistemnya, sehingga pemesan dapat melihat pemodelan sistem dari sisi tampilan maupun teknik prosedural yang akan dibangun. Pemesan akan mengevaluasi sistem sesuai dengan apa yang ia butuhkan. Pihak pengembang akan mempelajari kebutuhan dan keinginan pemesan. Tahapan – tahapan dalam metode prototipe : Proto Typing

Initial Requirements

Design

Customer Evaluation

Review and Update

Maintain

3. Proto Typing Setelah desain maka akan dibuat gambaran alur kerja sistem. Gambaran alur kerja sistem akan dijadikan suatu keputusan bagi pemesan yaitu kasubag umum dan kepegawaian. 4. Customer Evaluation Pemesan akan mengevaluasi gambaran alur kerja sistem yang dibuat. Apabila telah sesuai dengan keinginan pemesan maka akan dilanjutkan pada tahap pengembangan (development) dan apabila belum sesuai keinginan pemesan maka pembuatan sistem akan diulang dan diperbaiki (review and updation). 5. Review and Updation Sistem akan diperbaiki dan disesuaikan dengan keinginan pemesan karena gambaran sistem yang sebelumnya dibuat belum sesuai dengan keinginan pemesan. 6. Development Pengembangan akan dilakukan setelah pemesan merasa gambaran sistem yang dibuat telah sesuai keinginannya. Pada tahan ini, pembuat sistem akan membuat sistem yang sebenarnya. Pengkodean pun dilakukan sampai sistem selesai dibuat. 7. Testing Setelah pengkodean (coding) selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan – kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki. 8. Maintain Perangkat lunak (sistem yang dibuat) akan diserahkan pada pemesan. Perangkat lunak akan dipertahankan selama tidak mengalami masalah.

Test

Customer Satisfied

Development

Gambar 1. Metode Prototipe

Keterangan : 1. Initial Requirements Tahap ini akan dilakukan pengumpulan data. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan metode wawancara dan metode pustaka. Pembuat sistem akan menggali informasi sebanyak – banyaknya dari pemesan sehingga mendapatkan gambaran mengenai sistem yang akan dibuat. Tahap awal, penulis harus mengetahui seluruhnya proses bisnis yang diinginkan bagian kasubag umum dan kepegawaian Politeknik Negeri Tanah Laut. Tahapan ini diperlukan untuk menterjemahkan ke bentuk design sampai pengkodean bahasa pemrograman. 2. Design Proses desain akan menterjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak (sistem) yang dapat diperkirakan sebelum tahap selanjutnya.

4. ANALISIS SISTEM 4.1 Analisis Sistem yang Berjalan Sistem pendataan pegawai di Politeknik Negeri Tanah Laut dilakukan dengan cara pegawai bertemu langsung dengan admin (staff bagian umum dan kepegawain). Sistem yang ada saat ini masih dianggap kurang efektif dikarenakan data yang diserahkan ke admin harus disalin atau ditulis lagi ke dalam Microsoft excel. Rekap data pegawai akan diserahkan ke Direktur saat dibutuhkan. Gambaran pendataan yang berjalan di Politeknik Negeri tanah Laut : Direktur Politeknik Negeri Tanah Laut

Menerima rekap data pegawai

1 Pegawai menyerahkan data dalam bentuk softcopy ke Staff Bagian Umum dengan bertemu langsung

User (Pegawai)

3

2  Staff Bagian Umum menyalin data ke dalam Microsoft Excel  Menyerahkan rekap data pegawai jika data diperlukan

Admin (Staff Bagian Umum)

Gambar 2. Sistem yang Berjalan

46


ISSN: 2460-173X

4.2

Analisis Sistem Yang Diusulkan Mereferensi dari kelebihan dan kekurangan dari sistem yang berjalan di Politeknik Negeri Tanah Laut, gambaran sistem pendataan pegawai yang diusulkan :

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN P OLITE K NIK NE GE RI TA NA H LA UT

<<extend>>

Melihat Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data M aster

<<extend>> <<extend>>

Mengubah Data

Memasukkan Data

<<extend>>

Direktur Politeknik Negeri Tanah Laut

Melihat Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data Biodata


Mengubah Data

Memasukkan Data

<<extend>>

Menerima Rekap Data Pegawai

Melihat Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data Riway at


Mengubah Data

Memasukkan Data

<<extend>>

Melihat Data

<<extend>>

M engelola Kritik Saran

Menghapus Data

1 <<extend>> Memasukkan Data

Admin (Staff Bagian Umum)

User (Pegawai)

Admin

 Login Admin  Mengupdate Status Keaktifan Pengguna  Mengontrol Semua Data Pegawai pada Sistem  Menyerahkan Rekap Data Pegawai Jika Diperlukan

 Membuat Akun  Melihat Status Keaktifan Akun  Login User  Memasukan Data Sesuai Menu dalam Sistem  Mengupload File dalam Sistem

<<extend>>

User

Melihat Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Kep egawaian


<<extend>>

Memasukkan Data

Mengubah Data

Mencetak Data

2

Konfirmasi Keaktifan Akun

<<extend>>

Gambar 3. Sistem yang Diusulkan

Melihat Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data File

<<extend>> <<extend>> Memasukkan Data

4.3 Perancangan Sistem 4.3.1 Entity Relationship Diagram (ERD) Entity Relationship Diagram menggambarkan data dan hubungan antar data secara global dengan menggunakan Entity Relationship Diagram. Gambaran Entity Relationship Diagram pada Sistem Informasi Kepegawaian :

<<extend>>

Melihat Data

Mengubah Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data User


<<extend>>

Melihat Data

Mengubah Data

Menghapus Data

<<extend>>

M engelola Data Diklat


<<extend>>

Mengubah Data

Melihat Data

M engelola Lap oran id_jabatan

no_sk email tempat_lahir

alamat

<<extend>>

id_golongan

nidn foto

id_user id_biodata

Mencetak Data

tgl_mulai_kerja

id_jenjang_ akademik

mtahun

moto_hidup id_kepegawaian

blog

mbulan

agama id_biodata

jenis_ kepegawain

pendidikan_ terakhir

tgl_lahir

id_unit_kerja

bidang_ pendidikan

jk

id_riwayat_ pendidikan

BIODATA

jenjang_ akademik

id_jenjang_ akademik

Gambar 5. Use Case Diagram

keterangan

Memiliki

KEPEGAWAIAN

1 id_user

tk

N 1

N

JENJENG AKADEMIK

Memiliki

1

1

1

N

ss3

dtk

golongan stk

id_golongan

ds3

1

Memiliki

JABATAN

id_unit_kerja

unit_kerja Memiliki

sd

s3

1

GOLONGAN

Memiliki

jabatan

id_jabatan

dsd ss2

sk

UserName

UNIT KERJA

1

ssd phone

ds2 smp

Memiliki

Password judul_publikasi

id_user

tempat_publikasi

Status

kkepegawaian skeamanan

dsmp

id_publikasi

nip

nama_lengkap 1

RIWAYAT PENDIDIKAN

id_user

on_off

1

Memiliki

tahun

id_status_kerja

ssmp

N

USER

1

ksarana_ prasarana

kkeamanan

PUBLIKASI

ssarana_ prasarana

id_ks

file_publikasi N

Memiliki

N

skepegawaian

kkebersihan

klain

N N

N sma

N

slain

skebersihan

N

tgl_ks

baca dsma

KRITIK SARAN

ssma

Memiliki

Memiliki

Memiliki

Memiliki Memiliki

d1

s2

Memiliki

dd1 ss1

N

N

N

N

1

1

sd1 DIKLAT

ds1

STATUS KERJA

RIWAYAT PEKERJAAN

N

FILE

Memiliki

1

FOLDER

PENELITIAN

d2 lama_diklat

no_sertifikat instansi_kerja

s1 dd2 sd3

instansi_ penyelenggara

nama_diklat

sd2 id_diklat

status_kerja

id_status_kerja

judul_penelitian

pengarang

id_user

file

dtanggal judul_file

id_user id_user

id_file

jabatan

tgl_diklat

dd3 d3

id_riwayat_ pekerjaan

4.3.3 Activity Diagram Activity Diagram menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Gambar Activity Diagram pada Sistem Informasi Kepegawaian :

id_penelitian folder

tempat_penelitian

Admin

mulai_penelitian

id_folder

id_folder

id_user

User

akhir_penelitian

stanggal

tempat_diklat

Gambar 4. Entity Relationship Diagram

Homepage

Login

4.3.2 Use Case Diagram Use Case Diagram mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Use case diagram digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi - fungsi itu. Gambaran Use Case pada Sistem Informasi Kepegawaian :

Login

T T

T

login lagi ?

berhasil ?

Y

login lagi ?

T Y

Menampilkan Menu

pilih menu

Mengelola Data User

Mengelola Data Master

Mengelola Data Biodata

Mengelola Data Riwayat

berhasil ?

Y

Y Menampilkan Menu

pilih menu

Mengelola Data Kepegawaian

kelola data lain ? T

Mengelola Data Diklat

Mengelola Data File

Mengelola Kritik Saran

Mengelola Laporan

Mengelola Data User

Mengelola Data Biodata

Mengelola Data Riwayat

Mengelola Data Kepegawaian

kelola data lain ?

Y

T

Mengelola Data Diklat

Mengelola Data File

Melihat Grafik

Y

Logout

Gambar 6. Activity Diagram

4.4 Implementasi Sistem Implementasi sistem dari Sistem Informasi Kepegawaian pada Politeknik Negeri Tanah Laut. 1.

47

Homepage Implementasi Gambar 7.

homepage

dapat

dilihat

pada


ISSN: 2460-173X

Gambar 7. Homepage

Form Login Form login berfungsi untuk memberikan hak akses kepada pengguna agar dapat masuk ke Sistem Informasi Kepegawaian yang dibangun. Jika username dan password yang dimasukkan berstatus sebagai admin, maka akan masuk ke menu khusus untuk admin Jika username dan password yang dimasukkan berstatus sebagai user, maka akan masuk ke menu khusus untuk user. Gambar Form login:

Gambar 10. Form Data Unit Kerja Admin

2.

5.

Form Data Status Kerja Admin Form Data Status Kerja Admin untuk mengelola semua data status kerja. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data status kerja admin:

Gambar 8. Form Login

3.

Form Beranda Admin Form beranda admin adalah halaman utama setelah melakukan login. Form Beranda Admin dapat dilihat pada gambar 9.

Gambar 11. Form Data Status Kerja Admin

6.

Form Data Golongan Admin Form Data Golongan Admin untuk mengelola semua data golongan. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data golongan admin dapat dilihat pada gambar 12.

Gambar 9. Form Beranda Admin

4.

Form Data Unit Kerja Admin Form Data Unit Kerja Admin untuk mengelola semua data unit kerja. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data unit kerja admin :

Gambar 12. Form Data Golongan Admin

7.

Form Data Biodata Admin Form Data Biodata Admin untuk mengelola semua data biodata. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data biodata admin :

48


ISSN: 2460-173X

Gambar 13. Form Data Biodata Admin

Gambar 16. Form Data Diklat Admin

Form Data Riwayat Pendidikan Admin Form Data Riwayat Pendidikan Admin untuk mengelola semua data riwayat pendidikan. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data riwayat pendidikan admin:

11. Form Data Kepegawaian Admin Form Data Kepegawaian Admin untuk mengelola semua data kepegawaian. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data kepegawian admin:

8.

Gambar 14. Form Data Riwayat Pendidikan

Form Data Riwayat Pekerjaan Admin Form Data Riwayat Pekerjaan Admin untuk mengelola semua data riwayat pekerjaan. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data riwayat pekerjaan admin dapat dilihat pada gambar 15.

Gambar 17. Form Data Kepegawaian Admin

9.

12. Form Data File Materi Admin Form Data File Materi Admin untuk mengelola semua data file materi. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data file materi admin dapat dilihat pada gambar 18.

Gambar 15. Form Data Riwayat Pekerjaan

10. Form Data Diklat Admin Form Data Diklat Admin untuk mengelola semua data diklat. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data diklat admin:

Gambar 18. Form Data File Materi Admin

13. Form Data File Penelitian Admin Form Data File Penelitian Admin untuk mengelola semua data file penelitian. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data file penelitian admin: 49


ISSN: 2460-173X

Gambar 19. Form Data File Penelitian Admin

14. Form Data File Publikasi Admin Form Data File Publikasi Admin untuk mengelola semua data file publikasi. Dalam tiap menu tersebut ada fungsi tambah, edit, hapus, lihat, dan cari data. Form data file publikasi admin.

Gambar 21. Form Grafik Kepegawaian

17. Hasil Rekap Data Pegawai Hasil rekap data pegawai adalah hasil dari penginputan semua data pegawai. Bentuk rekap akan di export ke dalam Microsoft Excel. Hasil export:

Gambar 19. Form Data File Publikasi Admin Gambar 22. Hasil Export Rekap Data Pegawai

15. Form Rekap Data Pegawai Form Rekap Data Pegawai untuk mengelola semua data rekapitulasi pegawai. Dalam menunya terdapat fungsi download data. Rekap data pegawai dapat dilihat pada gambar 20.

Gambar 20. Form Rekap Data Pegawai

16. Form Grafik Kepegawaian Form Grafik Kepegawaian berfungsi menampilkan data dalam bentuk grafik. Tampilan grafik kepegawaian :

5. KESIMPULAN Sistem informasi kepegawaian Politeknik Negeri Tanah Laut yang telah dibangun sesuai dengan metode pengembangan yang diterapkan yaitu Prototipe. Adanya sistem informasi kepegawaian, civitas akademik Politeknik Negeri Tanah Laut dapat merasakan manfaatnya. Sistem informasi kepegawain diunggah pada domain www.official.politala.ac.id. DAFTAR PUSTAKA Hidayatullah, Priyanto dan Jauhari Khairul Kawistara. 2014. Pemrograman Web. Bandung : Informatika. Kurniawan, Afrizal. 2008. Sistem Informasi Kepegawaian pada Kantor Dinas Pendapatan Daerah Kabupaten Langkat. Tugas Akhir Diploma Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan, Universitas Sumatra Utara, Medan. Kadir, Abdul. 2013. From Zero to A Pro HTML5. Yogyakarta : Andi. Nugroho, Bunafit. 2013. Panduan Membuat Program Toko dengan Visual Basic dan MySQL. Yogyakarta : Gava Media. Shalahuddin, M. dan Rosa A. S. 2013. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung : Informatika. 50


Suryana, Taryana dan Koesheryatin. 2014. Aplikasi Internet Menggunakan HTML, CSS, dan Javascript. Jakarta: Elex Media Komputindo. Tohari, H., 2014. Analisis Serta Perancangan Sistem Informasi Melalui Pendekatan UML. Yogyakarta: ANDI.

ISSN: 2460-173X

teknik Informatika di Politeknik Negeri Tanah Laut sejak 2012 sampai saat ini (2016). E-mail: [email protected] dan nomor telepon: 081511180492. Rahman, meraih gelar Ahli Madya (A.Md) Program Studi Teknik Informatika Politeknik Negeri Tanah Laut dan menjadi Staf ICT di Politeknik Negeri Tanah Laut Kalimantan Selatan. E-mail: rahmanputrabintang27@gmai l.com dan nomor telepon: 0813 4887 4771.

Biodata Penulis Hendrik Setyo Utomo, meraih gelar Sarjana Teknik (S.T) Jurusan Teknik Informatika dari Universitas Gunadarma dan menyelesaikan Magister Manajemen Sistem informasi (M.M.S.I) pada Program Studi Manajemen Sistem Informasi dari Universitas Gunadarma. Menjadi dosen Program Studi

51

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI POLITEKNIK NEGERI TANAH LAUT

Recommend Documents