PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN KUM KEPANGKATAN DOSEN POLITEKNIK NEGERI MEDAN BERBASIS WEB
LAPORAN TUGAS AKHIR
Disusun Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3
oleh
LAILY MUHIBBAH NIM : 1005102023
PROGRAM STUDI MANAJEMEN INFORMATIKA JURUSAN TEKNIK ELEKTRO POLITEKNIK NEGERI MEDAN 2013
ABSTRAK
Latar belakang pembuatan tugas akhir ini adalah proses perhitungan kum untuk dosen Politeknik Negeri Medan masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan lambatnya proses pengajuan yang dilakukan oleh dosen dan memungkinkan adanya kesalahan dalam proses penilaian kum.Adapun rumusan masalah tersebut bagaimana merancang dan membuat sistem informasi perhitungan kum kepangkatan dosen. Tujuan dari pembuatan laporan tugas akhir ini adalah untuk mempercepat dalam perhitungan kum kepangkatan dosen dan untuk memudahkan dosen dan Kasubag Kepegawaian dalam kenaikan pangkat dan golongan berdasarkan kum yang telah diperoleh. Dalam laporan tugas akhir ini perancangan sistem yang diusulkan merupakan rancangan Data Flow Diagram (DFD), output, input, database, struktur user interface dan algoritma pemrograman.. Sistem perhitungan kum kepangkatan dosen ini Hasil yang diperoleh berupa Sistem Informasi Perhitungan Kepangkatan Dosen Politeknik Negeri Medan Berbasis Web. Sistem ini diharapkan mampu menangani perhitungan kum yang sesuai aturan perhitungan kum sehingga dapat memudahkan dosen dan Kasubag Kepegawaian dalam perhitungan.
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen Politeknik Negeri Medan Berbasis Web”. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai syarat untuk menyelesaikan Program Pendidikan Diploma 3 Program Studi Manajemen Informatika Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Medan. Laporan Tugas Akhir ini menceritakan tentang sistem yang sedang berjalan pada Politeknik Negeri Medan dan sistem informasi yang penulis rancang. Pada kesempatan ini,penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada : 1. M.Syahruddin. S.T,M.T., selaku Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Ir. Rina Anugrahwaty, M.T, selaku Ketua Jurusan Teknik Elektro Politeknik Negeri Medan. 3. Roslina, M.I.T, selaku Kepala Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan.
4. Hikmah Adwin Adam selaku dosen pembimbing yang telah memberikan arahan, bimbingan serta menyediakan waktu sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 5. Pihak Kasubag Kepegawaian yang telah memberikan Kesempatan kepada penulis untuk melakukan riset khususnya kepada Bapak Rosiadi. 6. Seluruh staf pengajar pada Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan. 7. Kepada orang tua penulis, ayahanda H.Ismail Lubis dan ibunda Hj.Dermawani Prd yang tak hentinya memberikan doa dan dukungan baik dari segi moril mupun materil. 8. Kakak ,abang dan adik penulis Risky Kholilah, Fakhrur Rozi, Rahmad Nauli, dan Yafiz Budiman . 9. Bouk Miskiah Lubis dan Aisyah Lubis. 10. Ariama Susanti, selaku Administrasi Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Negeri Medan. 11. Seluruh teman-teman MI-6B khususnya Chairinisa Napitupulu, Siska Novalia Lubis, Nuri Paramitha, Siti Hanifah, Lois Marisa, Esy Oktaviana,Haru Rosyadi , dan Uci Ramawani yang banyak memberikan bantuan dan semangat kepada penulis. 12. Teman-teman penulis, Rabiyatul Adawiyah, Asriatil Baridah, Siti Maryam yang telah memberikan semangat bagi penulis dalam mengerjakan Laporan Tugas Akhir ini.
Dengan penyusunan Laporan Tugas Akhir ini, penulis menyadari begitu banyak kekurangan dan kesalahan baik dalam penyajian maupun penulisan. Untuk itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun dari para pembaca demi penyempurnaan Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya. Medan, 23 Agustus 2013 Penulis
LAILY MUHIBBAH NIM. 1005102023
DAFTAR ISI
LEMBAR PERSETUJUAN .................................................................................. i LEMBAR PENGESAHAN .................................................................................. ii ABSTRAK ............................................................................................................ iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv DAFTAR ISI ........................................................................................................ vii DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... xiii DAFTAR TABEL ............................................................................................. xvii BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1 1.2 Ruang Lingkup Masalah .................................................................... 2 1.2.1 Rumusan Masalah .......................................................................... 2 1.2.2 Batasan Masalah .............................................................................. 2 1.3 Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 3 1.3.1 Tujuan.............................................................................................. 3 1.3.2 Manfaat ............................................................................................ 3 1.4 Model Pelaksanaan Tugas Akhir ........................................................ 4 1.4.1 Perencanaan ..................................................................................... 4 1.5 Analisa Sistem .................................................................................... 4
1.6 Perancangan Sistem............................................................................ 5 1.7 Uji Coba Sistem ................................................................................. 6 1.8 Lokasi Penelitian ................................................................................ 6 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori................................................................................... 7 2.1.1 Sistem.............................................................................................. 7 2.1.2 Informasi ......................................................................................... 9 2.1.3 Sistem Informasi ........................................................................... 10 2.1.4 Kum............................................................................................... 12 2.1.5 Dosen ............................................................................................. 12 2.1.6 Jabatan Fungsional ........................................................................ 12 2.1.6 Web ............................................................................................... 13 2.1.7 Internet .......................................................................................... 13 2.1.8 PHP ............................................................................................... 14 2.1.9 MySQL ......................................................................................... 15 2.1.10 Apache Web Server .................................................................... 15 2.1.11 Data Flow Diagram (DFD) ......................................................... 16 2.1.12 Flowchart .................................................................................... 18 2.1.13 Database ...................................................................................... 23 2.1.14 Normalisasi ................................................................................. 24 2.1.15 Kamus Data ................................................................................. 25
2.2 Gambaran Umum Perusahaan.......................................................... 26 2.2.1 Sejarah Perusahaan ....................................................................... 26 2.3 Visi dan Misi Perusahaan................................................................. 27 2.3.1 Visi ................................................................................................ 27 2.3.2 Misi ............................................................................................... 27 2.3.3 Motto ............................................................................................. 28 2.3.4 Struktur Organisasi Perusahaan .................................................... 28 BAB 3 ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Sistem Berjalan ................................................................... 33 3.1.1 Prosedur Perhitungan Kum ........................................................... 33 3.1.2 Data Flow Diagram Level 0 ......................................................... 41 3.1.3 Perancangan Sistem Usulan .......................................................... 42 3.2.1 Diagram Konteks Usulan ............................................................... 42 3.2.2 DFD Level 0 Usulan ..................................................................... 44 3.2.3 DFD Level 1 Usulan .................................................................... 45 3.3 Rancangan Output ........................................................................... 51 3.3.1 Tampilan Halaman Home ............................................................. 51 3.3.2 Tampilan Output Karya Ilmiah ..................................................... 52 3.3.3 Tampilan Output Pengabdian pada Masyarakat ........................... 53 3.3.4 T ampilan Output Penunjang ........................................................ 53 3.3.5 Tampilan Output Keseluruhan ...................................................... 54
3.4 Rancangan Input .............................................................................. 55 3.4.1 Halaman Login Admin ................................................................ 55 3.4.2 Halaman Login Dosen .................................................................. 55 3.4.3 Input Data Dosen .......................................................................... 56 3.4.4 Input Data Pendidikan................................................................... 58 3.4.5 Input Data Karya Ilmiah ............................................................... 59 3.4.6 Input Data Komponen ................................................................... 60 3.4.7 Input Data Penunjang .................................................................... 61 3.5 Kamus Data ...................................................................................... 62 3.6 Rancangan Database ........................................................................ 66 3.6.1 Normalisasi .................................................................................. 66 3.6.2 Rancangan Tabel ........................................................................... 70 3.6.3 Relasi Antar Tabel ........................................................................ 74 3.7 Struktur User Interface ..................................................................... 75 3.8 Algoritma Pemrograman .................................................................. 77 3.8.1 Flowchart Login ............................................................................ 77 3.8.2 Flowchart Menu Halaman Admin ................................................ 78 3.8.3 Halaman ubah password admin .................................................... 79 3.8.4 Halaman Pengolahan data admin .................................................. 80 3.8.5 Halaman Pengolahan Data Dosen ................................................. 81 3.8.6 Flowchart Pengolahan Data Komponen ....................................... 82
3.8.7 Flowchart Login Dosen................................................................. 83 3.8.8 Dosen ............................................................................................ 84 3.8.9 Ubah Akun Dosen ......................................................................... 85 3.8.10 Ubah Pass Dosen......................................................................... 85 3.8.11 Flow Pendidikan ......................................................................... 86 3.8.12 Flow Penunjang .......................................................................... 87 3.8.13 Karya Ilmiah ............................................................................... 88 3.8.14 Pengabdian Masyarakat .............................................................. 89 3.8.15 Login Pimpinan ........................................................................... 90 3.8.16 Pimpinan ..................................................................................... 91 BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil ................................................................................................ 92 4.1.1 Halaman Login Administrator ...................................................... 92 4.1.2 Halaman Tabel Admin .................................................................. 93 4.1.3 Olah Data Dosen ........................................................................... 93 4.1.4 Halaman Olah Data Komponen .................................................... 94 4.1.5 Halaman Ubah Password .............................................................. 95 4.1.6 Halaman Data pendidikan di halaman admin ............................... 96 4.1.7 Data Penunjang di Halaman Admin ............................................. 96 4.1.8 Data Karya Ilmiah di Halaman Admin ......................................... 97
4.1.9 Halaman Pengabdian pada Masyarakat di Halaman Admin......... 98 4.1.10 Halaman Laporan Keseluran Kum Dosen .................................. 98 4.2 Studi Kelayakan Sistem ................................................................. 104 4.2.1 Kelayakan Teknik ....................................................................... 104 4.2.2 Kelayakan Ekonomi .................................................................... 105 4.2.3 Kebutuhan Operasional Sistem ................................................... 105 4.3 Kelebihan dan Kekurangan Sistem ................................................ 106 4.3.1 Kelebihan Sistem ........................................................................ 106 4.3.2 Kekurangan Sistem ..................................................................... 107 BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 5.1 Simpulan ........................................................................................ 108 5.2 Saran .............................................................................................. 109 DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 110 LAMPIRAN ....................................................................................................... 111
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Halaman
1. External entity ........................................................................................... 16 2. Data Flow .................................................................................................. 17 3. Proses......................................................................................................... 17 4. Data Store .................................................................................................. 18 5. Struktur Organisasi Perusahaan................................................................. 28 6. Flowchart Sistem yang sedang berjalan .................................................... 35 7. Output Penelitian yang sedang berjalan .................................................... 36 8. Diagram Konteks yang diusulkan ............................................................. 42 9. Diagram Level 0 yang diusulkan............................................................... 44 10. Diagram Level 1 diusulkan ....................................................................... 45 11. Tampilan Halaman Home ......................................................................... 51 12. Tampilan Output Pendidikan..................................................................... 52 13. Output Karya Ilmiah .................................................................................. 52 14. Tampilan Output Pengabdian pada Masyarakat ........................................ 53 15. Tampilan Output Penunjang ...................................................................... 53 16. Tampilan Output Keseluruhan .................................................................. 54 17. Halaman Login Admin .............................................................................. 55
18. Halaman Login Dosen ............................................................................... 55 19. Halaman Input Dosen ................................................................................ 57 20. Halaman Input Data Pendidikan................................................................ 58 21. Halaman Input DataKarya Ilmiah ............................................................. 59 22. Halaman Input Data Komponen ................................................................ 60 23. Halaman Input Data Penunjang ................................................................. 61 24. Unnormal ................................................................................................... 66 25. Bentuk Normal Pertama (1NF) ................................................................. 67 26. Bentuk Normal Kedua (2NF) .................................................................... 68 27. Bentuk Normal Ketiga (3NF) .................................................................... 69 28. Relasi Antar Tabel ..................................................................................... 74 29. Struktur User Interface Olah Dosen .......................................................... 75 30. Struktur User Interface Input Kum ............................................................ 76 31. Struktur User Interface Form Lihat ........................................................... 76 32. Flowchart Login Admin ............................................................................ 77 33. Flowchart Menu Halaman Admin ............................................................. 78 34. Flowchart ubah password admin ............................................................... 79 35. Flowchart Pengolahan data admin ............................................................ 80 36. Flowchart Pengolahan Data Dosen ........................................................... 81 37. Flowchart Pengolahan Data Komponen .................................................... 82 38. Flowchart Login Dosen ............................................................................. 83 39. Flowchart Dosen........................................................................................ 84
40. Flowchart Ubah Akun Dosen .................................................................... 85 41. Flowchart Ubah Password Dosen.............................................................. 85 42. Flowchart Pendidikan ................................................................................ 86 43. Flowchart Penunjang KUM Kepangkatan ................................................ 87 44. Flowchart Karya Ilmiah............................................................................. 88 45. Flowchart Pengabdian Masyarakat ........................................................... 89 46. Flowchart Login Pimpinan ........................................................................ 90 47. Flowchart Pimpinan .................................................................................. 91 48. Halaman Login Administrator................................................................... 92 49. Halaman Tabel Admin .............................................................................. 93 50. Olah Data Dosen ....................................................................................... 94 51. Halaman Olah Data Komponen ................................................................ 95 52. Halaman Ubah Password........................................................................... 95 53. Halaman Data pendidikan di halaman admin............................................ 96 54. Data Penunjang di Halaman Admin .......................................................... 97 55. Data Karya Ilmiah di Halaman Admin...................................................... 97 56. Halaman Pengabdian pada Masyarakat di Halaman Admin ..................... 98 57. Halaman Laporan Keseluran Kum Dosen ................................................. 99 58. Halaman Input Data Pendidikan................................................................ 100 59. Halaman Input Data Penunjang ................................................................. 101 60. Halaman Input Kum Karya Ilmiah Dosen ................................................. 101 61. Halaman Input Kum Pengabdian Masyarakat Dosen................................ 102
62. Halaman Ubah Akun Dosen ...................................................................... 103 63. Halaman Pimpinan .................................................................................... 103 64. Halaman Lihat Pimpinan ........................................................................... 104
DAFTAR TABEL
Tabel
Halaman 1. Symbol System Flowchart ...................................... . 18
2. Symbol Program Flowchart ...................................................................... 20 3. Symbol Process Flowchart ........................................................................ 22 4. Output Pendidikan dan Pengajaran yang Sedang Berjalan ....................... 36 5. Output Pengabdian pada Masyarakat ........................................................ 40 6. Output Penunjang...................................................................................... 41 7. Tabel Penjelasan DFD Usulan .................................................................. 46 8. Kamus data sistem informasi perhitungan kum kepangkatan dosen ........ 63 9. Rancangan Tabel Admin ........................................................................... 71 10. Rancangan Tabel Dosen............................................................................ 71 11. Rancangan Tabel Hasil Pendidikan .......................................................... 72 12. Rancangan Tabel Hasil Karya Ilmiah ....................................................... 72 13. Rancangan Tabel Hasil Penunjang ........................................................... 73 14. Rancangan Tabel Hasil Pengabdian .......................................................... 73 15. Rancangan Tabel Komponen .................................................................... 74
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Dalam sebuah lembaga pendidikan setingkat perguruan tinggi, dosen menjadi salah satu faktor penunjang kemajuan bidang pendidikan. Salah satu kewajiban dosen adalah mengamalkan apa yang disebut dengan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu dengan melaksanakan Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian, Pengabdian kepada masyarakat dan unsur penunjang. Dengan adanya unsur pengalaman Tridharma perguruan tinggi tersebut, maka dosen berhak mendapatkan jabatan fungsional dari pemerintah berdasarkan kum yang dosen miliki. Perhitungan kum adalah suatu proses perhitungan prestasi dosen dilihat dari aktivitas-aktivitas yang telah dilakukan dosen berdasarkan pada pedoman perhitungan kum jabatan fungsional dosen. Unsur perhitungannya terdapat di dalam konsep Tri dharma Perguruan Tinggi. Peningkatan jabatan fungsional dapat diperoleh jika dosen melakukan pengajuan kum karena telah mencukupi syarat yang telah ditetapkan. Pengumpulan, penghitungan, dan pengajuannya untuk dosen Politeknik Negeri Medan masih dilakukan secara manual sehingga mengakibatkan lambatnya proses pengajuan yang dilakukan oleh dosen dan memungkinkan adanya kesalahan dalam proses penilaian kum. Untuk itu diperlukan Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen berbasis Web untuk membantu dan mempermudah dalam pelaksanaan perhitungan kum.
Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen Berbasis Web ini merupakan sistem komputerisasi yang diperuntukkan bagi dosen Politeknik Negeri Medan sebagai panduan dalam pengusulan kenaikan pangkat dan jabatan. Dari sistem ini dosen dapat mengetahui kekurangan dan kelebihan kum yang dimiliki. 1.2 Ruang Lingkup Masalah 1.2.1 Rumusan Masalah Beberapa rumusan masalah yang diuraikan dalam tugas akhir ini adalah: -
Bagaimana merancang Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen Politeknik Negeri Medan Berbasis Web?
-
Bagaimana membuat Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen Politeknik Negeri Medan Berbasis Web?
1.2.2 Batasan Masalah Batasan masalah yang dibahas dalam tugas akhir ini antara lain: - Untuk membangun aplikasi ini, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP dan database tempat penyimpanan data menggunakan MySQL . - Melakukan perhitungan kum jabatan fungsional dosen berdasarkan Tridharma Perguruan Tingggi, yaitu: pendidikan dan pengajaran, penelitian,pengabdian pada masyarakat, dan penunjang dosen. - Sistem ini hanya membahas tentang kenaikan jabatan fungsional dosen berdasarkan perolehan kum. - Sistem Informasi Perhitungan Kum ini hanya untuk Dosen di Politeknik Negeri Medan saja.
1.3 Tujuan dan Manfaat 1.3.1 Tujuan Adapun tujuan yang akan dicapai dalam Tugas Akhir ini antara lain: -
Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Diploma 3.
-
Mempelajari sistem perhitungan kum kepangkatan dosen Politeknik Negeri Medan.
-
Merancang Sistem Informasi Perhitungan Kum Kepangkatan Dosen Politeknik Negeri Medan.
-
Untuk mempercepat dalam perhitungan kum kepangkatan dosen.
-
Untuk memudahkan dosen dan Kasubag Kepegawaian dalam kenaikan pangkat dan golongan berdasarkan kum yang telah diperoleh.
1.3.2 Manfaat Manfaat yang diharapkan dari pembuatan sistem informasi ini adalah: -
Untuk membantu mempermudah dalam pelaksanaan pengajuan kenaikan pangkat bagi dosen Politeknik Negeri Medan.
-
Dapat mempermudah bagian kepegawaian dalam mengetahui jumlah dosen yang sedang mengajukan kenaikan jabatan fungsional.
-
Dosen dapat mengajukan kum melalui sistem yang dibangun kapan saja dan dimana saja.
-
Dapat mempercepat proses pengajuan kenaikan jabatan fungsional.
1.4 Metode Penelitian 1.4.1 Perencanaan Dalam menyusun laporan Tugas Akhir ini, kegiatan-kegitan yang penulis rencanakan antara lain: -
Mengajukan Judul Tugas Akhir.
-
Menghubungi bagian kepegawaian Politeknik Negeri Medan sebagai objek pembuatan Tugas Akhir.
-
Membuat surat permohonan ke Pembantu Direktur II Politeknik Negeri Medan yang ditanda tangani oleh Ketua Jurusan.
-
Melaksanakan penelitian di Kasubag Kepegawaian tempat pembuatan Tugas Akhir.
-
Mengajukan Proposal Tugas Akhir.
-
Merancang dan membangun Sistem Informasi berbasis web tempat pembuatan Tugas Akhir.
1.5
Analisa Sistem Sistem yang sedang berjalan di Kasubag Kepegawaian Politeknik Negeri
Medan ini masih manual, yang mana data perhitungan kum kepangkatan dosen masih disimpan dengan sistem arsip dalam lemari arsip. Adapun teknik pengumpulan data yang dipergunakan penulis antara lain: - Studi Literatur (Studi Kepustakaan) , pencarian dan pengumpulan bahan-bahan pustaka berupa buku, dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan topik tugas akhir.
- Observasi (Pengamatan Langsung), secara langsung melakukan penelitian dengan melaksanakan riset di Kasubag Kepegawaian Politeknik Negeri Medan. - Interview (Wawancara), suatu kegiatan yang dilakukan untuk mendapatkan informasi secara langsung dengan menyampaikan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak yang terkait di bagian Kasubag Kepegawaian Politeknik Negeri Medan. - Sampling yaitu mengambil beberapa contoh terhadap laporan-laporan sebelum dilakukannya perubahan sistem. Data yang diperoleh antara lain data perhingan kum kepangkatan dosen. 1.6
Perancangan Sistem Adapun teknik perancangan sistem yang diuraikan penulis antara lain:
- Perancangan Data Flow Diagram (DFD) - Perancangan Output - Perancangan Input - Perancangan Database yang terdiri dari perancangan kamus data, normalisasi, tabel-tabel database dan relasi antar tabel. - Perancangan Struktur User Interface - Struktur Algoritma PemrogramanMembuat sistem informasi perhitungan kum kepangkatan dosen Politeknik Negeri Medan berbasis web menggunakan script PHP dan MySQL sebagai pembuatan database.
1.7
Uji Coba Sistem Sistem informasi yang telah dirancang dan dibangun nantinya akan diuji coba,
baik itu sebelum maupun saat dilaksanakannya sidang meja hijau. 1.8
Lokasi Penelitian
Penelitian dilaksanakan di Kasubag Kepegawaian Politeknik Negeri Medan yang beralamat di Jl. Almamater No. 1 Kampus USU, Medan 20155, Indonesia. Adapun masa pelaksanaan pengambilan data adalah selama dua bulan, terhitung dari tanggal 11 Mei s/d 21 Juni 2013
