PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DIDEPARTEMEN ORSIS PT.PINDAD Oleh : Richard Victor G, Endro Wibowo Konsentrasi Manajemen Informastika, Program studi Manajemen Informatika, Politeknik LPKIA, Jl.soekarno hatta Bandung , Indonesia
[email protected],
[email protected] Abstrak Pengolahan merupakan sebuah proses penginputan data yang diolah menjadi sebuah informasi.salah satunya yaitu pengolahan data pegawai,kenaikan pangkat pokok yang sangat penting bagi suatu organisasi atau departemen untuk menghasilkan sebuah output informasi kepegawaian bagi organisasi atau departmen. Akan tetapi penyampaian informasi nilai yang terjadi pada Dep Orsis PT.PINDAD (persero) Bandung masih dirasa belum efektif dan efisien, karena sulitnya mencari informasi data pegawai karena data masih di tulis di buku. Dan permasalahan lainnya yaitu belum adanya laporan yang tersentralisasi atau terpusat pada sistem yang sudah ada. Dari permasalahan tersebut dibuatlah sebuah perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian berbasis web. Yang bertujuan untuk memudahkan penginputan data pegawai serta memudahkan pihak Dep Orsis dalam memperoleh informasi mengenai data pegawai dan melihat laporan laporan kepegawaian secara terpusat dan memudahkan pegawai untuk melihat informasi pegawai secara cepat dengan mengakses website tersebut selama terhubung dengan jaringan intranet dengan menggunakan username dan password yang telah di berikan oleh pihak Dep Orsis. Perancangan sistem informasi manajemen kepegawaian berbasis web digambarkan pada bahasa pemodelan berorientasi terstruktur atau DFD (Data Dlow Diagram), dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP (Personal Home Page) dan MySQL sebagai database servernya.
Kata kunci : sistem informasi, web kepegawaian, PHP,MySQL
lambat
diambil
karena
manajemen
1. Pendahuluan
membutuhkan waktu yang lama dalam
1.1 Latar Belakang
mempelajari berbagai laporan mengenai
Penggunaan sistem informasi untuk
data-data
membantu kinerja organisasi semakin
(persero) Bandung.
dibutuhkan.
1.2 Identifikasi Permasalahan
Dengan
didukung
oleh
kepegawaian
PT.Pindad
kecanggihan teknologi informasi, telah
1. Sulitnya mencari informasi data
memungkinkan pengembangan sistem
pegawai karena data pegawai masih
informasi
di tulis di buku.
yang
semakin
handal.
Informasi merupakan salah satu sumber daya
penting
dalam
manajemen
2. Belum
adanya
tersentralisasi
laporan
atau
yang
terpusat
yg
moderen. Banyak keputusan strategis
dihasilkan oleh sistem yang sudah
yang bergantung kepada informasi
ada.
Permasalahan yang terjadi pada system
1.3 Ruang Lingkup Permasalahan
ini adalah kebutuhan Kepala Dep Orsis
Ruang lingkup masalah pada penulisan
yang
system
skripsi sistem Informasi Kepegawaian
kepegawaian yang dapat memenuhi
ini meliputi pada data pegawai, kenaikan
kebutuhan proses atau analisis dan
pangkat atau jabatan, gaji berkala, dan
informasi setiap pegawai. Perkembangan
absen pegawai dimana diharapkan akan
perusahaan harus diimbangi dengan
membangun suatu perangkat lunak untuk
adanya pemanfaatan teknologi untuk
mendukung jalanya sistem kepegawaian
pengolahan data kepegawaian secara
yang dilakukan pada bagian Dep Orsis di
lebih efektif dan efisien. Selama ini
PT.Pindad (persero) Bandung.
laporan yang diterima oleh pihak Kep
1.4 Tujuan Perancangan
Dep Orsis masih dalam bentuk narasi
1. Membantu pihak Dep Orsis dalam
memerlukan
suatu
sehingga pihak Kep Dep Orsis akan
memperoleh
mengalami kesulitan dalam pembacaan
data-data pegawai, kenaikan pangkat
laporan.
atau jabatan, gaji pokok pegawai
Berbagai
keputusan
akan
informasi
mengenai
sesuai kebutuhan manajemen dalam
Skkb acc, SK
Surat usulan dan nota persetujuan 3 rangkap
Pegawai
Subbag TU
mengambil keputusan dari informasi yang didapat. 2. Membuat
laporan
Surat usulan, sppp, karpeg,skkpt
Skkgb Acc
Kepegawaian
secara terpusat atau tersentralisasi
1 Sistem Informasi Kenaikan Pangkat
Surat usulan, dppp,karpeg
Surat usulan dan nota persetujuan 1,2 rangkap acc
mengenai data pegawai, kenaikan Nota persetujuan acc 2 rangkap
pangkat atau jabatan, gaji pokok pegawai
sesuai
dengan
yang
dibutuhkan oleh kepala Dep Orsis di
SKKGB acc
Surat usualan dan nota persetujuan 3 rangkap acc. SKKGB
Biro Keuangan
BKN
PT.Pindad (persero). 3.2 DFD Level 1 yang sedang berjalan
2. DASAR TEORI Pengertian Manajemen Menurut Para Ahli -
Surat usulan dan nota persetujuan 3 rangkap 1.1 Membuat surat usulan dan nota persetujuan 3 rangkap
Surat Usulan,Sppp,Karpeg,Skkpt
Manajemen adalah kosa kata yang berasal dari
bahasa
Perancis
kuno,
Subbag TU Surat Usulan dan Nota
yaitu Surat usulan,dppp dan karpeg
menegement yang berarti seni melaksanakan dan mengatur. Sejauh ini memang belum
Surat Usulan,Dppp,Karpeg Pegawai
1.2 Membuat SK
surat usulan dan Nota persetujuan 1,2 rangkap acc
ada kata yang mapan dan diterima secara Data Pegawai Acc
universal sehingga pengertiaanya untuk masing-masing para ahli masih memiliki
Skkgb Acc,SK
banyak perbedaan. 3. SURVEI DAN OBSERVASI
1.3 Membuat spkgb
spkgb acc
Nota persetujuan Acc 2 rangkap Spkgb Acc
BKN Surat usulan dan nota persetujuan 3 rangkap acc
3.1 Diagram Konteks yg sedang berjalan
skgb acc
4. Evaluasi 4.1 Diagram Conteks yang diusulkan
Biro Keuangan
Kode Akses Surat Usulan KP Acc
Kode Akses Acc Kepala Kepegawaian
Data Pegawai
Admin
1 Sistem informasi Kenaikan Pangkat
Data Akses Pegawai
Surat usulan KP
Surat usulan dan nota usulan SKGB Laporan Nota persetujuan SKGB dan usulan KP
Akses
Surat usulan dan Nota persetujuan SKGB Acc
Pegawai
BKN
6. PERANCANGAN SISTEM
4.2 DFD usulan Kode Akses Acc
INTERNAL
Akses
Kode Akses 1.1
Admin
Pegawai
Log In
Kelola data
Data Pegawai
Data Akses Pegawai
6.1 Skema Database Relasional
Admin 1.2
1.3
Surat Usulan KP
1.4 Data Usulan KP
Data Pegawai
Kelola Data Pegawai
Membuat Hak Akses
Kepala Kepegawaian
data keluarga
Data_anak
pangkat
nip* nama_ayah nama_ibu nama_suami tmpt_lahir tgl_lahir tgl_nikah pekerjaan_suami_istri keterangan
nip* nama_anak tmplahir_anak tgllahir_anak status_anak anak_ke jenis_kelamin pekerjaan
nama_pangkat golongan**
riwayat_jabatan kd_jabatan* nip golongan tgl_akhir_jabatan pejabat_berwenang nosk_jabatan tglsk_jabatan
Membuat Nota Usulan KP
Pegawai BKN Surat persetujuan dan Nota usulan Skgb
1.5 Membuat Nota usulan dan persetujuan SKGB
Data usulan dan Nota Persetujuan SKGB
1.6 Membuat Laporan usulan dan Nota persetujan KP, SKGB
Surat persetujuan & Nota usulan SKGB Acc
Nota Persetujuan SKGB dan Usulan KP Acc
5. PERANCANGAN SISTEM EKSTERNAL 5.1 DFD Level 1 Proses usulan Serta batas otomatisasi
Surat Usulan KP
nip* kaarpeg nuptk** nama kelamin status_nikah jumlah_anak agama tmp_lahir tgl_lahir no_ktp status_pegawai alamat telp foto kd_jabatan golongan mulai_kerja no_sk gaji_pokok pp pejabat_berwenang tgl_sk_gaji no_sk_gaji tgl_mulai_berlaku mk_tgl_tersebut
surat_tugas nomor** tanggal hari nip** maksud tempat
riwayat Pangkat nip** golongan tmt_pangkat pejabat_berwenang no_sk* tgl_sk
Kenaikan Pangkaat tanggal nip** nama nama_suami_istri tgl_lahir_si tgl_nikah pekerjaan_suami_istri keterangan_istri nama_anak tgl_lahir anak pekerjaan _anak keterangan anak
KGB jabatan nomor* tanggal nip** nama golongan kd_jabatan gapok.lama pp_lama pejabat_lama nosk_gaji_lama tglsk_gaji_lama tgl_mulai_lama mk_lama gapok_baru pp_baru pejabat_baru tgl_mulai_baru tgl_berakhir mk_baru
kd_jabatan* nama_jabatan
7. RENCANA IMPLEMENTASI 1. Menyiapkan Fasilitas 2. Install Hardware & Software 3. Pembuatan Program / Pemrograman 4. Evaluasi Komponen Program
5. Evaluasi
1.
Pengembangan
6. Perbaikan program
kepegawaian dengan menambahkan modul
7. Membuat Dokumen Prosedur
cuti,
8. Penyimpan Data
fungsional, Pensiun dan modul perundang-
9. Installasi & Peralihan Sistem
undangan
10. Pelatihan
kepegawaian secara otomatis.
11. GantChart
2. Pengembangan SIMPEG dengan fitur
perpindahan,
organisasi
sistem
informasi
kenaikan
dan
jabatan
tatalaksana
pembuatan SK yang lebih rinci seperti data Sk Pensiun, Sk cuti, Sk perpindahan jabatan. 3. Pengembangan SIMPEG Departemen Orsis PT Pindad (Persero Bandung) yang dapat
terintegrasi
Kementrian
Agama
dengan dan
SIMPEG
BKN
secara
internet. DAFTAR PUSTAKA Dahlia. 2008. Sistem Informasi
8. KESIMPULAN DAN SARAN
Kepegawaian pada Walikotamadya Jakarta 8.1 Kesimpulan
Timur.
1. Administrator dapat mencari informasi
Direktorat Kepangkatan Badan Kepegawain
data pegawai yang akan naik pangkat dan
Negara (BKN). 2007. Pengangkatan Dalam
naik gaji berkala sesuai periodenya, Karena
Pangkat Pegawai Negeri Sipil.
Penyimpanan di lakukan secara terpisah di
Fahmi, Miftahul. 2009. Pengembangan
setiap data pegawai, data naik pangkat, naik
Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian
gaji berkala dan dengan dilakukanya secara
Studi Kasus Fakultas widyatama.
komputerisasi
Hakim, Lukmanul. 2009. Trik Rahasia
pada
setiap
proses
memasukan data.
Master PHP Terbongkar Lagi. Yogyakarta:
2. Kepala Subbag, Kepala Bagian, dan BKN
Lokomedia.
dapat mengetahui semua data pegawai yang
Hariyanto, Bambang. 2004. Sistem
naik pangkat dan naik gaji berkala melalui
Manajemen Basis Data : Pemodelan,
modul- modul laporan.
Perancangan, dan Terapannya. Bandung :
8.2 Saran
Informatika.
Jogianto, HM. 2005. Analisis dan Desain
Aswandi. 2006. Aplikasi Berbasis Web.
Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur
[Online] Tersedia:
Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.
http://aswandi.or.id/2006/01/20/aplikasi-
Yogyakarta: Andi.
berbasis-web. [10 Juni 2014]
Juju, Dominikus. 2007. Buku Latihan
Gecko. 2008. Pengantar Sistem Informasi
Dreamweaver CS3. Jakarta: PT. Elex Media
Manajemen Pegawai. [Online] Tersedia:
Komputindo.
http://gecko.web.id/implementasi-ti. [18 juli
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem
2010]
Informasi. Yogyakarta: Andi.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan
Ladjamudin, Albahra. 2005. Analisis dan
Kepegawaian Badan Kepegawain Negara
Desain Sistem Informasi. Yogyakarta Graha
(BKN). 2007. Kompensasi PNS. Makalah
Ilmu
Tidak Diterbitkan.
Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi
Pringadi, Didi. 2007. Pensiun PNS dan
Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka
Pejabat Negara. Makalah BKN Tidak
Pelajar.
Diterbitkan.
Pramono, Andi dan M. Syafii. 2006.
Ristian, Tanti Tri Asni. 2010. Sistem
Kolaborasi Flash, Dreamweaver, dan PHP
Informasi Kepegawaian (Studi Kasus: Unit
untuk Aplikasi Website. Yogyakarta: Andi
Kepegawaian BPPT Jakarta). Skripsi Tidak
Raghu, Ramakrishnan dan Gehrke,
Diterbitkan.
Johannes. 2004. Sistem Manajemen
Sailin. 2009. Pengembangan Sistem
Database Edisi 3. Jogjakarta : Andi &
Informasi Kepegawaian Kantor Dinas
McGraw-Hill Education.
Kebudayaan dan Pariwisata Kabupaten
Whitten L, Jeffrey. 2006. Sistem Informasi
Indramayu. Skripsi Tidak Diterbitkan
Manajemen. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Sutabri, Tata. 2005. Sistem
DAFTAR PUSTAKA LAINYA
Manajemen. Yogyakarta: Andi. UIN. 2002.
Astamal, Rio. 2006. Menjadi Web Master
Statuta Universitas Islam Negeri UIN Syarif
dalam 30 Hari. [Online] Tersedia:
Hidayatullah
www.rahasia-webmaster.com. [15 Juni
Diterbitkan.
2014]
Jakarta:
Informasi
Statuta
Tidak
