SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT. BUKUT MAYANA PALEMBANG

SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT. BUKUT MAYANA PALEMBANG Mirza ([email protected]), Desi Prihartini ([email protected]) Hendri Sopriyadi,S.kom,M.TI ([email protected]) Jurusan Sistem Informasi STMIK GI MDP Abstrak: Tujuan dari penulisan yang dilakukan adalah untuk merancang serta membangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada PT. Bukit Mayana Palembang. Metode yang digunakan adalah Rational Unified Process (RUP), sedangkan analisis dilaksanakan dengan cara melakukan survei sistem yang sedang berjalan. Selain itu, penulis juga melakukan wawancara dan mengumpulkan data untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan. Hasil implementasi dari sistem ini diharapkan mempermudah PT. Bukit Mayana Palembang dalam pengolahan data kepegawaian seperti pembuatan laporan bulanan, data mutasi pegawai, dan data penggajian, mempermudah pihak HRD dalam rekrutmen karyawan yaitu dengan cara mengumpulkan data pelamar melalui internet, untuk mendapatkan data pelamar dibuat sistem penerimaan karyawan yang mudah diakses menggunakan media internet. Kata kunci: Sistem informasi kepegawaian, Web, Metode RUP

Abstract: The purpose of the writing is done is to design and build a Web-Based Information Systems Officer at PT. Mayana Bukit Palembang. The method used is the Rational Unified Process (RUP), while the analysis of the survey carried out by way of the running system. In addition, the authors also conducted interviews and gathered data to obtain the information needed. Results of the implementation of this system is expected to facilitate PT. Mayana Bukit Palembang in the processing of employee data such as monthly reporting, the data transfer employees, and payroll data, facilitate the recruitment of employees HRD in particular by collecting applicant data via the internet, to get the data of applicants made recruitment system that is easily accessible using the internet. Keywords: Employment Information System, Web, RUP Method

1 PENDAHULUAN

Dengan berkembangnya zaman, perubahan dan dinamika masyarakat semakin cepat. Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang dapat membantu dan mempermudah manusia dalam mengelola data dan menyajikan informasi yang berkualitas, cepat dan akurat. Teknologi pada era globalisasi juga sangat berperan penting guna menunjang aktivitas sehari-hari baik dalam dunia pendidikan, bisnis, hiburan, pemerintahan dan lain sebagainya. Salah satu perkembangan teknologi adalah computer. Komputer yang sekarang ini memiliki kemampuan

yang lebih dari sekedar perhitungan matematika biasa, tetapi telah berkembang kebidang informasi dan komunikasi. Dan salah satu aspek yang perlu ditunjang oleh teknologi komputer adalah pendataan kepegawaian. . Saat ini PT. Bukit Mayana Palembang sendiri khususnya bagian kepegawaian belum menerapkan sistem tersebut, hal ini menyebabkan terjadinya kesalahan dalam penerimaan karyawan dikarenakan karyawan yang diterima belum sesuai dengan kriteria yang diinginkan oleh pihak perusahaan client. Serta pengelolaan kepegawaian yang belum maksimal dikarenakan PT. Bukit Mayana Palembang hanya menggunakan aplikasi perkantoran

Hal - 1

biasa yang mengakibatkan harus membuat format data yang berulang kali untuk melakukan pendataan karyawan dan penggajian karyawan, masalah ini dirasa sangat menghambat kinerja perusahaan. Oleh karena itu, penulis mengambil skripsi dengan judul “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada PT. Bukit Mayana Palembang”.

2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori Umum

diketahui objek-objek yang terlibat dalam sebuah use case beserta metode-metode yang dimiliki kelas yang diinstansiasi menjadi objek itu. Class Diagram (Diagram Kelas): menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki apa yang disebut atribut dan metode atau operasi. Atribut merupakan variabelvariabel yang dimiliki oleh suatu kelas. Sedangkan operasi atau metode adalah fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas.

Sistem: merupakan kumpulan jaringan dari berbagai prosedur yang saling terhubung satu sama lain yang kemudian membentuk suatu kesatuan kerja untuk mencapai tujuan pokok dari sistem tersebut.

Struktur Data: merupakan rancangan dari organisasi data yang meliputi daftar, file, record, dan lain sebagainya.

Informasi: merupakan data yang telah diolah, dimana data tersebut yang sebelumnya belum memiliki arti kemudian diproses menjadi berguna bagi si penerima dalam proses pengambilan keputusan.

State Transition Diagram (STD): menggambarkan bermacam-macam keadaan sebuah komponen sistem yang terdapat dalam relasi pada kejadian– kejadian atau kondisi-kondisi yang menyebabkan sebuah perubahan dari sebuah keadaan ke keadaan lainnya.

Sistem Informasi: merupakan satuan komponen yang melakukan serangkaian pengolahan (mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan) informasi yang ada di dalam organisasi yang nantinya akan dibutuhkan dalam pengambilan keputusan akhir. CBIS: sistem informasi berbasis komputer merupakan suatu sistem pengolahan data menjadi informasi dengan menggunakan media komputer untuk mengolahnya. Activity Diagram (Diagram Aktivitas): menggambarkan workflow (aliran kerja) dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan disini adalah bahwa diagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem. Sequence Diagram (Diagram Sekuen): menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dan message yang dikirimkan dan diterima antarobjek. Oleh karena itu untuk menggambar diagram sekuen maka harus

2.2 Teori Khusus Internet: adalah suatu jaringan antarkomputer yang saling dihubungkan. Media penghubung tersebut bisa melalui kabel, kanal satelit maupun frekuensi radio, sehingga komputer-komputer yang terhubung tersebut dapat saling berkomunikasi. World Wide Web (WWW): merupakan salah satu sumber daya internet yang berkembang pesat. Informasi web didistribusikan melalui pendekatan hypertext, yang memungkinkan suatu teks pendek menjadi acuan untuk membuka dokumen yang lain. Dengan pendekatan hypertext ini seseorang memperoleh informasi dengan meloncat dari suatu dokumen ke dokumen yang lain. Dokumendokumen yang diaksespun dapat tersebar di berbagai mesin dan bahkan di berbagai negara.

Hal - 2

Macromedia Dreamweaver: adalah sebuah HTML editor profesional untuk mendesain secara visual dan mengelola situs atau halaman Web (Madcoms, 2006, 1). Pada dreamweaver 8, terdapat beberapa kemampuan bukan hanya sebagai software untuk desain web saja, tetapi juga untuk menyunting kode serta pembuatan aplikasi Web dengan menggunakan berbagai bahasa pemrograman Web, antara lain JPS, PHP, ASP, dan ColdFusion. PHP (PHP: Hypertext Preprocessor): adalah sebuah bahasa pemrograman yang berbentuk scripting, sistem kerja dari program ini adalah sebagai interpreter bukan sebagai compiler. HyperText Markup Language (HTML): adalah sebuah bahasa markah yang digunakan untuk membuat sebuah halaman web, menampilkan berbagai informasi dalam sebuah penjelajah web internet dan formating hypertext sederhana yang ditulis kedalam berkas format ASCII agar dapat menghasilkan tampilan wujud yang terintegerasi. Casacading Style Sheet (CSS): adalah suatu teknologi yang digunakan untuk memperindah tampilan halaman website (situs). Singkatnya dengan menggunakan metode CSS ini Anda dengan mudah mengubah secara keseluruhan sekaligus memformat ulang situs. JavaScript: adalah bahasa script yang dikembangkan untuk membuat dokumen yang dinamis dan mempunyai struktur dan tata bahasa mirip dengan bahasa pemrograman C++.

Pajak Permai KM. 11. PT. Bukit Mayana berdiri di kota Palembang pada awal tahun 2007 yaitu pada tanggal 21 maret 2007. PT. Bukit Mayana Palembang mempunyai anak cabang didaerah-daerah seperti Muara Enim, Lahat, Batu Raja, Sungai Lilin dan Lubuk Linggau . saat ini PT. Bukit Mayana Palembang boleh dikatakan sukses sebagai perusahaan yang bergerak dibidang outsourcing karena karyawannya sudah mencapai delapan ratus lebih yang bertugas di berbagai perusahaan yang ada di sumatera selatan.

Pimpinan

Kepala Bagian Penjualan

Staf Penjualan

Kasir

Staf Laporan Pembelian

Bagian Keuangan

Kepala Bagian Gudang

Staf Gudang

Supir

Gambar 1: Struktur Organisasi PT. Bukit Mayana Palembang

3.2 Analisis Permasalahan Tabel 1: Kerangka PIECES P

I

3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan PT. Bukit Mayana Palembang merupakan perusahaan cabang dari PT. Bukit Mayana di Jakarta, bergerak di bidang penyalur tenaga kerja Outsorcing berupa Security dan Office Boy keperusahaan client. PT.Bukit Mayana beralamat di komplek sembaja No. 12 Jl.

Staf Laporan Penjualan

Kepala Bagian Pembelian

E

Performance (Kinerja) Terjadinya penghamburan waktu dalam pengolaan data karyawan baru, pengajuan cuti, dan mutasi karyawan dikarenakan harus membolak balik berkas yang ada di dalam lemari arsip. Information (Informasi) a. Informasi tentang penempatan tugas para karyawan Outsorcing tidak tercatat dengan rapi sehingga pimpinan kesulitan dalam kesulitan ketika ingin mencari karyawan bawahannya. b. Informasi tentang pengumuman lowongan pekerjaan hanya di tempel di depan kantor dan disebarkan melalui karyawan-karyawan yang sudah bekerja di PT. Bukit Mayana Palembag Economics (Ekonomi, Mengendalikan Biaya atau Meningkatkan Keuntungan) Biaya operasional yang dikeluarkan oleh perusahaan cukup besar, mengingat data-

Hal - 3

KelolaPesan

Gambar 2: Use Case Analisis Kebutuhan

+SetId_download() +GetId_download() +SetJudul() +GetJudul() +SetNama_File() +GetNama_File()

+id_download +judul +nama_file

TKatalog

1..*

+InsertKatalog() +SelectKatalog() +UpdateKatalog() +DeleteKatalog()

1

KelolaKategori

1..*

1..*

1..*

+membukaKoneksi() +eksekusiQuerySelect() +eksekusiQueryInsert() +eksekusiQueryUpdate() +eksekusiQueryDelete()

KoneksiBasisData

1..*

1..* 1..*

1..*

Input Gaji

1..*

1..*

1

Main

1

1

1

1

1

Login

1

1

+ValidasiLogin() +Logout()

1

1

1

1

1

1

+main() +uiLogin() +uiMenu() +uiKelolaKustomer() +uiKelolaProduk() +uiKelolaParcel() +uiKelolaKeranjangBelanja() +uiKelolaHistori() +uiLaporanPenjualan() +uiKelolaKatalog() +uiKelolaKategoriProduk() +uiKelolaMerek() +uiKelolaOrder() +uiKelolaKuponDiskon() +uiKelolaPesan

1

1

1

1

1

1

KelolaProduk

+SetId_parcel() +GetId_parcel() +SetJudul() +GetJudul() +SetGambar() +GetGambar()

+id_parcel +judul +gambar

TParcel

1..*

+InsertParcel() +SelectParcel() +UpdateParcel() +DeleteParcel()

KelolaParcel

+InsertProduk() +SelectProduk() +UpdateProduk() +DeleteProduk()

1

1

1..*

+SetId_produk() +GetId_produk() +SetKode_produk() +GetKode_produk() +SetMotif_produk() +GetMotif_produk() +SetSatuan() +GetSatuan() +SetId_merek() +GetId_merek() +SetId_Kategori() +GetId_Kategori() +SetNama_produk() +GetNama_produk() +SetProduk_seo() +GetProduk_seo() +SetDeskripsi() +GetDeskripsi() +SetHarga() +GetHarga() +SetStok() +GetStok() +SetTgl_masuk() +GetTgl_masuk() +SetGambar() +GetGambar() +SetDibeli() +GetDibeli() +SetDiskon() +GetDiskon()

1 +updateOrder() 1 +selectOrder()

KelolaHistori

1..*

+SetId_orders() +GetId_orders() +SetStatus_order() +GetStatus_order() +SetTgl_order() +GetTgl_order() +SetJam_order() +GetJam_order() +SetId_kota() +GetId_kota() +SetId_kustomer() +GetId_kustomer() +SetNomor_kupon() +GetNomor_kupon() +SetJenis_order() +GetJenis_order() +SetId_parcel() +GetId_parcel() +SetCatatan() +GetCatatan() +SetId_produk() +GetId_produk() +SetJumlah() +GetJumlah() +SetId_orders_temp() +GetId_orders_temp() +SetId_session() +GetId_session() +SetTgl_order_temp() +GetTgl_order_temp() +SetJam_order_temp() +GetJam_order_temp() +SetStok_temp() +GetStok_temp() 1..*

1..*

KelolaKeranjangBelanja

+updateOrder() +selectOrder() 1

KelolaOrder

+insertOrder() +selectOrder() +updateOrder() +deleteOrder() +selectProduk()

1

1

Pengguna

1..*

1

1

+SetId_orders() +GetId_orders() +SetTgl_order() +GetTgl_order() +SetNama_produk() +GetNama_Produk() +SetJumlah() +GetJumlah() +SetHarga() +GetHarga() +SetStatus_order() +GetStatus_Order()

Input Cuti

1..*

1

1

TOrder +id_orders +status_order +tgl_order +jam_order +id_kota +id_kustomer +nomor_kupon +jenis_order +id_parcel +catatan +id_produk +jumlah +id_orders_temp +id_session +tgl_order_temp +jam_order_temp +stok_temp

pilih pegawai

1..*

+SetId_kategori() +GetId_Kategori() +SetNama_Kategori() +GetNama_Kategori() +SetKategori_Seo() +GetKategori_Seo()

+id_kategori +nama_kategori +kategori_seo

TKategori

1..*

+InsertKategori() +SelectKategori() +UpdateKategori() +DeleteKategori()

1

1

1

TProduk

Cetak Data Mutasi

KelolaKatalog

Cari gaji +id_orders +tgl_order +nama_produk +jumlah +harga +status_Order

Hapus Data Mutasi

1

Cetak Slip

KelolaMerek

Ubah gaji

1

Hapus Gaji

1

Publish Berita

+SetId_merek() +GetId_merek() +SetNama_merek() +GetNama_merek() +SetMerek_seo() +GetMerek_seo()

Publish

+InsertMerek() +SelectMerek() +UpdateMerek() +DeleteMerek()

Ubah Galery

1

Sub Sistem Gaji

1..*

Hapus Galery

1

Cari Data Rekrutmen

+id_merek +nama_merek +merek_seo

Sub Sistem Galery

1

1

Hapus Data Rekrutmen

KelolaKustomer

Daftar

+insertKustomer() +updateKustomer() +selectKustomer()

Login +d_produk +kode_produk +motif_produk +satuan +id_merek +id_kategori +nama_produk +produk_seo +deksripsi +harga +stok +berat +tgl_masuk +gambar +dibeli +diskon

Cetak Data Pegawai

TMerek

1

Tambah Galery

Pengunjung

1..*

Ubah Berita

1..*

Registrasi

1 +InsertShoutBox() +SelectShoutBox() +UpdateShoutBox() +DeleteShoutBox() +InsertHubungi() +SelectHubungi() +DeleteHubungi()

Hapus Berita

+SetId_kupondiskon() +GetId_kupondiskon() +SetId_orders() +GetId_orders() +SetHarga_diskon() +GetHarga_diskon() +SetNomor_kupon() +GetNomor_kupon() +SetTerpakai() +GetTerpakai()

Sub Sistem Rekrutmen

+id_kupondiskon +id_orders +harga_diskon +nomor_kupon +terpakai

Sub Sistem Berita

1

Komentar

Sub Sistem Pegawai

+SetId_Kustomer() +GetId_Kustomer() +SetPassword() +GetPassword() +SetAlamat() +GetAlamat() +SetEmail() +GetEmail() +SetTelpon() +GetTelpon() +SetId_Kota() +GetId_Kota()

1..*

Cari Data Pegaai

KelolaKuponDiskon

Adm Keuangan

+InsertKuponDiskon() +SelectKuponDiskon() +UpdateKuponDiskon() +DeleteKuponDiskon()

Ubah Data Pegawai

TLaporanPenjualan

Cari Data Mutasi

1

Publish Berita

Adm Umum

1..*

Input Data Mutasi

1

1

Sub Sistem Mutasi

KelolaLaporanPenjualan

Logout

+SelectOrders() +SelectOrders_detail() +SelectProduk()

Ubah Password

+id_kustomer +password +nama_lengkap +alamat +email +telpon +id_kota

1

Hapus Pengguna

TKuponDiskon

Login

+SetId_hubungi() +GetId_hubungi() +SetNama() +GetNama() +SetEmail() +GetEmail() +SetSubjek() +GetSubjek() +SetPesan() +GetPesan() +SetTanggal() +GetTanggal() +SetId_shoutbox() +GetId_shoutbox() +Setjam() +Getjam()

1

Sub Sistem Pengguna

TKustomer

S

TPesan

E

+id_hubungi +nama +email +subjek +pesan +tanggal +id_shoutbox +jam

C

data para karyawan berupa lembaran print out di simpan dalam lemari arsip sangat banyak Control (Kontrol atau Keamanan) Berkas-berkas perusahaan yang didalamnya juga terdapat data-data karyawan di simpan di lemari arsip, sehingga rentan terjadinya kehilangan data. Data pengajian juga tidak tersimpan dengan aman dan ini mengakibatkan resiko manipulasi data sangat rentan terjadi. Efficiency (Efisiensi Waktu) Terjadinya pengulangan dalam pencatatan data karyawan yang baru masuk dan data karyawan yang keluar atau mengundurkan diri. Service (Layanan ke Pelanggan) Letak PT. Bukit Mayana yang jauh dari kota, membuat para pelamar pekerjaan menjadi kurang berminat, dikarenakan pelamar harus datang berulang kali untuk mengajukan lamaran dan interview.

4 RANCANGAN SISTEM 4.1 Rancangan Sistem

Untuk membangun sistem Informasi Kepegawaian berbasis web Pada PT. Bukit Mayana Palembang, penulis menggunakan Activity Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram, sebagai alat bantu penggambaran sistem. Sistem

Pilih menu kepegawaian

Menampilkan data pegawai

pilih penetapan

Menginput data pegawai

menampilkan data yang di input

3.4 Analisis Kebutuhan Klik Simpan

Tidak

Sub Sistem Cuti

data telah tersimpan

Ya

Tambah Pengguna Hapus Cuti

Pimpinan Ubah Cuti

Cetak Data Cuti Cari data Cuti

Gambar 3: Activiy Diagram Input Data Pegawai

Ubah Data Mutasi Input Pegawai

Hapus Data Pegawai

Input Berita

Gambar 4: Class Diagram

Hal - 4

sistem, admin dan user yang melakukan akses dengan media elektronik. Melalui media tersebut, pengguna memakai browser untuk terhubung dengan jaringan internet yang akan menerima input request tampilan data dari domain sebagai gerbang dan diteruskan kepada media penyimpanan web hosting. Dari web hosting diteruskan kembali ke jaringan internet dan ditampilkan pada browser media elektronik yang digunakan oleh pemakai.

Gambar 5: Sequence Diagram Login

Gambar 11: Rancangan Arsitektur Sistem 5 PENUTUP 5.1 Kesimpulan Gambar 6: Halaman Awal Website PT. Bukit Mayana

Gambar 10: Halaman Kelola Data Pegawai 4.3 Rancangan Arsitektur Sistem

Berdasarkan analisis dan pengembangan sistem yang penulis lakukan pada PT. Bukit Mayana Palembang selama ini, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Dengan adanya website ini, bagian administrasi akan lebih mudah mengelola data kepegawaian dan penggajian. 2. Dengan menggunakan website ini, diharapkan dapat mengurangi jumlah beban kerja dalam mengerjakan pembuatan laporan. 3. Dengan adanya website ini diharapkan banyak calon tenaga kerja yang melamar di PT. Bukit Mayana Palembang.

Berikut ini adalah gambar yang menerangkan proses aliran dari hasil kegiatan yang dilakukan oleh pengguna

Hal - 5

5.2 Saran Sebagai akhir dari pembahasan ini, penulis mencoba memberikan beberapa saran sebagai berikut: 1. PT. Bukit Mayana Palembang disarankan untuk mengimplementasikan sistem ini guna mendukung proses pengembangannya. 2. PT. Bukit Mayana Palembang segera mengenalkan website yang telah dibuat secara meluas ke masyarakat. 3. Perlunya kerja sama yang baik untuk pihak-pihak yang terlibat sehingga membantu kelancaran kerja sistem baru agar memperoleh hasil yang optimal. 4. Mengadakan pelatihan untuk pengguna yang akan mengoperasikan sistem informasi kepegawaian berbasis website yang telah dibuat. 5. Demi menjaga keamanan data untuk jangka waktu panjang, sebaiknya dilakukan back up data agar data yang disimpan tidak hilang atau terkena virus.

[6]

Kristianto, Harianto. 2004, Konsep dan Perancangan Database. Andi Offset, Yogyakarta.

[7]

Nugroho, Bunafit 2004, Aplikasi Pemrograman Web Dinamis dengan PHP dan MySQL. Gava Media, Yogyakarta.

[8]

W.Purbo, Onno 2001, Mengenal eCommerce. Elex Media Komputindo, Jakarta.

DAFTAR PUSTAKA [1]

C. Laudon, Kenneth dan Jane P. Laudon. 2005, Sistem Informasi Manajemen, terj. Erwin Philippus. Andi Offset, Yogyakarta.

[2]

Diana, Anastasia. 2007, Business. Andi, Yogyakarta.

[3]

Fathansyah. 2004, Sistem Basis Data. Informatika, Bandung.

[4]

H. Sutopo, Ariesto. 2002, Analisis Dan Desain Berorientasi Objek. Graha Ilmu, Yogyakarta.

[5]

Kadir, Abdul. 2009, From Zero to a PRO: Membuat Aplikasi Web dengan PHP+ Database MySQL. Andi Offset, Yogyakarta.

E-

Hal - 6