ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA
NASKAH PUBLIKASI
Diajukan oleh Arman Annas Putra 09.11.2985
Kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB BASED PERSONNEL INFORMATION SYSTEM IN PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB PADA PT HARPINDO JAYA YOGYAKARTA Arman Annas Putra Ema Utami Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Staffing information system is a system that is used as a storage and data processing personnel, to support operational personnel. Based on the development of science and technology, The development of the internet and websites are also growing very rapidly. The technology is getting better also make a more rapid distribution of information. Accuracy, precision, and speed is an important factor in data processing. The data are processed in a structured and clearly designed to facilitate human performance to be well organized. Data were processed with either fast den will certainly add to the competitiveness and increase the quality of the human or companies compete. PT. Harpindo Jaya is a company of the brand Yamaha motorcycle dealer. The company has many employees and branches. This will certainly cause some problems such as the processing of employee data, employee data summary, and search employee data. Necessary to overcome a system that is able to overcome these problems so that it can help improve the performance of the company. Keywords: Information systems, staffing, web
1.
Pendahuluhan Dunia usaha mengalami perkembangan yang pesat pada zaman sekarang.
Semua perusahaan saling bersaing disegala bidang termasuk bidang informasi. Pertukaran informasi yang cepat tentu akan meningkatkan daya saing perusahaan. Pengelolaan data pegawai yang terkomputerisasi memberikan suatu peran yang sangat penting dalam kelancaran kegiatan perusahaan, seperti kemampuan untuk melakukan pengolahan, penyimpanan dan pengaksesan informasi yang diperlukan dengan cepat dan tepat. Internet juga diharapkan mampu untuk meningkatkan kinerja dalam pengelolaan data pegawai. PT Harpindo Jaya Yogyakarta merupakan sebuah perusahan yang memiliki fasilitas komputer serta internet. Penggunaan komputer untuk pengelolaan sumber daya manusia masih belum maksimal. Beberapa pekerjaan pengelolaan data pegawai masih manual yang akan mengurangi efektifitas serta efisiensi waktu. Dengan alasan inilah penulis membuat rancangan sistem informasi dengan judul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada Pt Harpindo Jaya Yogyakarta” . Penelitian ini diharapkan menghasilkan analisis dan progam yang bekerja secara berkesinambungan dalam pengolahan data pegawai. 2.
Landasan Teori
2.1
Definisi Sistem Definisi sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu1. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Sebelum menganalisis dan merancang suatu sistem, seorang analis dan perancang sistem harus mengerti komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dalam sistem tersebut. 2.2
Pengertian Sistem Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi
manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi tersebut dapat diperoleh dari sistem informasi. Definisi sistem informasi adalah yang suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan2.
1
HM. Jogiyanto, Analisis & Disain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis(Cet III;Yogyakarta:Penerbit Andi,2005), h. 2. 2 Ibid.,h.3.
2.3
Analisis Sistem Analisis sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan fase-
fase awal pengembangan sistem. Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka. Analisis sistem merupakan tahapan paling awal pengembangan sistem yang menjadi fondasi dari yang menentukan keberhasilan sistem informasi dan yang 3
dihasilkan nantinya . 2.4
Analisis Kelemahan Sistem Bertujuan untuk mengindentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis
terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES (performance, information, economy, eficiency, dan service4). 2.5
Analisis Kebutuhan Sistem Bertujuan untuk mempermudah analisis sistem dalam mementukan keseluruhan
kebutuhan secara lengkap. Maka kebutuhan tersebut terbagi bagi menjadi dua jenis, yaitu: 1) Kebutuhan Fungsional 2) Kebutuhan Nonfungsional5 2.6
Analisis Kelayakan Sistem Suatu sistem baru yang akan ditawakan harus diuji kelayakannya terlebih dahulu,
apakah sistem tersebut lebih baik dari sistem yang sudah ada atau malah sebaliknya dalam pengujian kelayakan ini akan dipertimbangkan manfaat yang diperoleh. Berikut adalah cara menguji suatu sistem dikatakan layak atau tidak dapat dilakukan beberapa analisis diantaranya :
1. Analisis Kelayakan Teknik 2. Analisis Kelayakan Hukum 3. Analisis Kelayakan Operasional6 3
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern (Cet I;Yogyakarta:Penerbit Andi,2007), h. 44. 4 Ibid, h.51-54. 5 Ibid, h.63-64. 6 Ibid, h.75-76.
2.7
Aplikasi Web Aplikasi web adalah sebuah sistem informasi yang mendukung interaksi
pengguna melalui antarmuka berbasis web. Fitur-fitur aplikasi web berupa data persistence, mendukung transaksi dan komposisi halaman web dinamis yang dapat dipertimbangkan sebagai hibridasi antara hypermedia dan sistem informasi. Aplikasi web adalah bagian dari client-side yang dapat dijalankan oleh browser web. Client-side mempunyai tanggung jawab untuk pengeksekusian proses bisnis. 7 Aplikasi web memiliki beberapa keungulan sebagai berikut : 1. Kemudahan Akses Web diakses menggunakan browser, dimana semua Sistem Operasi pasti memiliki browser. Pengguna yang memiliki mobilitas yang tinggi untuk mengakses web. Ini yang tidak bisa dilakukan oleh desktop based, karena kita harus install terlebih dahulu aplikasi di sisi Client. 2. Kemudahan Maintenance / Perawatan Aplikasi desktop membutuhkan instalasi dan upgrade pada setiap Client sementara web hanya membutuhkan upgrade pada sisi Server. Oleh karena itu, biaya perawatan aplikasi web menjadi lebih ringan. 3. Kebutuhan Perangkat Keras Lebih Rendah Spesifikasi kebutuhan hardware untuk web based sangat rendah untuk Client. Karena semua proses bergantung pada Server, maka dapat dikatakan beban pada Client hampir tidak ada. 2.8
Internet Internet
(interconnected
network)
adalah
jaringan
komputer
yang
menghubungkan antar jaringan secara global, internet dapat juga disebut jaringan dalam suatu jaringan yang luas. Seperti halnya jaringan komputer local maupun jaringan komputer area, internet juga menggunakan protokol komunikasi yang sama yaitu TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol).
2.9
Flowchart Flowchart sistem adalah gambaran secara umum bagaimana sistem berjalan.
Sistem flowchart menggambarkan tahapan proses dari suatu sistem, sedangkan program flowchart menggambarkan urut-urutan instruksi dari suatu program.
7
Janner Simarmarta, Rekayasa Web (Cet I;Yogyakarta: Penerbit Andi,2010), h. 56.
2.10
Diagram Alir Data (Data Flow Diagram/DFD) DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir. Data Flow Diagram atau DFD memiliki beberapa tingkat (level) DFD yaitu: a. Diagram Konteks b. Diagram Nol c. 2.11
Diagram Rinci Definisi Basis Data Basis data terdiri atas dua kata, yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan
sebagai markas atau gudang, tempat bersarang/berkumpul. Sedangkan data adalah representasi dari fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia,barang, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya8. 2.12
Pengertian ERD (Entity Relationalship Diagram) ERD adalah gambar atau diagram yang menunjukkan informasi dibuat, disimpan,
dan digunaan dalam sistem bisnis. Entitas biasanya menggambarkan jenis informasi yang sama. Dalam entitas digunakan untuk menghubungkan antar entitas sekaligus menunjukkan hubungan antar data9. 2.13
Bahasa Pemrograman yang Digunakan
2.13.1 HTML (Hypertext Markup Language) Hypertext Markup Language atau HTML adalah bahasa yang digunakan pada dokumen web sebagai bahasa untuk pertukaran dokumen web10. HTML merupakan pengembangan dari standar pemformatan dokumen teks yaitu Standar Generalized Markup Language (SGML). HTML sebenarnya adalah dokumen ASCII yang dirancang untuk tidak tergantung pada suatu sistem operasi tertentu. 2.13.2 PHP (Hypertext PreProcessor) PHP adalah pemrograman interpreter yaitu proses penerjemahan baris kode sumber menjadi kode mesin yang dimengerti computer secara langsung saat baris kode dijalankan. PHP disebut sebagai pemrograman Server-Side Programing, hal ini
8
Fathansyah. Ir, Basis Data, (Cet IV;Bandung:Informatika,2002), h.2. Hanif Al Fatta, op.cit, h. 117 10 Alexander F.K. Sibero, Kitab Suci Web Programming (Cet I;Yogyakarta: Mediakom, 2011),h.19. 9
dikarenakan seluruh prosesnya dijalankan oleh server. PHP adalah suatu bahasa dengan hak cipta terbuka atau dikenal dengan istilah Open Source, yaitu pengguna dapat mengembangkan kode-kode fungsi PHP sesuai dengan kebutuhannya11. 2.14
Perangkat Lunak yang Digunakan
2.14.1 XAMPP XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi, merupakan kompilasi dari beberapa program terdiri dari atas program Apache HTTP Server, MySQL database dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP. Program ini merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan web yang dinamis. 2.14.2
MySQL MySQL adalah sebuah program databaseserver yang mampu menerima dan
mengirim datanya dengan sangat cepat, multiuser serta menggunakan perintah standar SQL (Structure Query Language). MySQL adalah sebuah databaseserver, dapat juga berperan sebagai client sehngga disebut client/server, yang opensource dapat berjalan pada OS manapun. Pemrograman PHP juga mendukung/support dengan database MySQL. 2.14.3
Web Browser Web Browser adalah aplikasi perangkat lunak yang digunakan untuk mengambil
dan menyajikan sumber informasi web. Sumber informasi web diidentifikasi dengan Uniform Resource Identifier (URI) yang dapat terdiri dari halam web, video, gambar, maupun konten lainnya12. 2.14.4
Adobe Dreamweaver CS3 Adobe mengeluarkan program penyunting
halaman
web yang diberi nama
Adobe Dreamweaver yang dulunya dikenal dengan sebutan Macromedia Dreamweaver keluaran Macromedia. Program ini sering digunakan oleh web developer karena fiturfiturnya yang menarik dan kemudahan dalam penggunaanya.
11 12
Ibid, h.49. Ibid,h.12.
2.15
Tinjauan Umum
2.15.1 Profil PT Harpindo Jaya Harpindo jaya berdiri sejak tahun 1962 pada saat itu masih bernama Ud Kang Giok Tek dan berdagang sepeda motor bermacam-macam merk diantaranya Vespa, Lambreta, Dkw humel, Ducati, Zundap. Tahun 1964 untuk pertama kalinya Yamaha masuk ke Indonesia dan Ud Kang Giok Tek sudah menjadi agen untuk memasarkannya. Kini Harpindo Jaya telah memiliki showroom / outlet baik 1s, 2s maupun 3s lebih dari 35 outlet dan tersebar di kota kota di eks karesidenan Semarang, Pati, Surakarta, Kedu dan daerah istimewa Jogyakarta. Bahkan di waktu dekat akan menambah beberapa jaringan di Sleman, Muntilan, Bantul dan Wonosari (DIY). Iklim persaingan yang semakin ketat PT. Harpindo Jaya tidak lupa untuk mengembangkan pengetahuan staf-stafnya baik dari level manager, sales, service, accounting, dll dengan mengikut sertakan ke seminar-seminar yang diadakan baik dari konsultan maupun oleh staf sendiri. Seiring dengan perjalanan waktu cocok lah dengan semboyannya dari dulu, sekarang dan selamanya INGAT YAMAHA,…INGAT HARPINDO JAYA. 2.15.2 Visi Menjadi Dealer Sepeda Motor Terbaik dalam Sales,Service,Spare part dengan budaya perusahaan mengutamakan pelayanan dan kepuasan konsumen. 2.15.3 Misi a. Peningkatan skill Sumber Daya Manusia melalui training berkelanjutan. b. Peningkatan penjualan dan service setiap tahun. c.
Perluasan Network.
d. Penyempurnaan sistem Teknologi Informasi yang sudah berjalan (HJ Unit & Exoduz) 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Analisis Sistem Pembuatan laporan slip gaji,absensi dan data pegawai pada PT Harpindo Jaya
Yogyakarta masih kurang efektif, karena pembuatan masih dilakukan secara manual. Penyusunan yang manual tersebut membuat seringnya keterlambatan penyerahan tersebut kepada branch manager. Masalah yang dihadapi akan dianalisis dengan menggunakan metode PIECES sehingga diketahui apa yang dibutuhkan dalam pembuatan laporan program evaluasi belajar dengan cepat dan efisien untuk meningkatkan kualitas perusahaan.
3.2
Perancangan Sistem
3.2.1
Flowchart Sistem
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
3.2.2
DFD (Data Flow Diagram)
Gambar 3.2 Diagram Konteks
3.3
Relasi Antar Tabel
Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Uji coba terhadap sistem perlu dilakukan untuk mengetahui apakah sistem yang
dibangun sesuai atau belum dengan apa yang telah dijadikan tujuan. Tahap implementasi sistem dilakukan dengan memberikan input data salah atau kosong guna mengetahui respon sistem dan pesan konfirmasi yang direspon sistem. 4.1.1
Pengujian Sistem Pelaksanaan pengujian ini terdapat dua macam, yaitu:
1. Pengetesan White Box Testing White Box Testing adalah cara pengujian dengan melihat ke dalam modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. 2. Pengetesan Black Box Testing Black Box Testing terfokus pada apakah unit program memenuhi kebutuhan (requirement) yang disebutkan dalam spesifikasi.
4.1.2
Implementasi Program Admin
4.1.2.1 Halaman Login Berikut merupakan tampilan menu login ketika melakukkan login pada browser:
Gambar 4.1 Halaman Login
4.1.2.2 Halaman Beranda Admin Berikut adalah tampilan beranda admin :
Gambar 4.2 Halaman Beranda Admin
4.1.3
Implementasi Program User Berikut tampilan halaman absensi user.
Gambar 4.3 Halaman Absensi
4.1.4
Manual Instalasi Proses menjalankan perankat lunak berbasis web pada server local atau
localhost maka diperlukan sebuah web server. Web server yang digunakan adalah XAMPP. Setelah proses instalasi web server tersebut, perlu dilakukan copy file direktori sistem tadi kedalam server local tadi. Direktori tersebut diletakkan di dalam folder xampp/htdocs yang terletak dalam folder instalasi xampp tadi. Proses tadi dilanjutkan dengan meng-import database melalui phpmyadmin dengan mengetikkan url localhost/phpmyadmin. Perlu dilakukan pengaturan pada file koneksi.php yang berfungsi untuk penyesuaian host, username, password dan nama database pada server local yang baru. Semua persiapan awal sudah dilakukan, untuk memulai penggunaan sistem berbasis webguna membuat laporan program evaluasi belajar siswa tinggal membuka web browser Google Chrome kemudian ketikkan http://localhost/harpindo. 4.1.5
Pemeliharaan Sistem
Pemeliharaan terhadap sistem ini dilakukan dengan cara melakukan backup database. Proses backup data bisa dilakukan dengan cara membuka phpmyadmin. Masuk ke database harpindo_jaya kemudian dilakukan proses eksport. Bila nanti terjadi kesalahan bisa melakukan restore dari file yang di backup tadi. Apabila sistem ini dikembangkan baru perlu diadakan perbaikan dari sisi web server sebagai contoh menaikan kapasitas hosting web.
4.2
Pembahasan
4.2.1
Halaman Login Pembahasan Halaman Login Pada halaman login menggunakan teknik session.
Data mengenai username dan password disesuaikan dengan database. Berikut potongan listing program dari menu login :
<script language="javascript"> alert ("Anda telah login sebagai Admin"); document.location = "beranda.php"; <script language="javascript"> alert ("Selamat datang, selamat beraktivitas. Semoga hari anda menyenangkan!!!!!"); document.location = "beranda.php"; <script language='javascript'> alert ('Username dan Password salah silahkan coba kembali!!!!!'); document.location = 'menu-login.php'; Gambar 4.4 Listing Program Halaman Login
4.2.2
Pembahasan Database Database
server
yang
digunakan
untuk
membangun
sistem
informasi
kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta adalah PhpMyAdmin yang terdapat pada XAMPP. Berikut tabel database yang digunakan :
Gambar 4.5 Database Harpindo Jaya
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pada bab-bab terdahulu
dan pembuatan sistem, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Pembangunan sistem informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta dimulai dengan tahapan analisis menggunakan metode analisis PIECES, selanjutnya tahap perancangan sistem menggunakan DFD (Data Flow Diagram) dan Flowchart, sedangkan perancangan model data menggunakan ERD(Entity Relationalship
Diagram),
dilanjutkan
dengan
implementasi
basis
data
menggunakan MySQL dan implementasi antarmuka menggunakan PHP. 2. Berdasarkan dari analisis dan implementasi di atas maka pembuatan sistem informasi kepegawaian PT Harpindo Jaya Yogyakarta dibuat berbasis web, sehingga dapat berjalan diberbagai operating sistem, mudah dalam perawatan sistem dan tidak perlu menggunakan spesifikasi komputer yang tinggi untuk menggunakannya. 5.2
Saran Pada hakikatnya kesempurnaan hanyalah milik Allah SWT. Jadi baik manusia
dan sistem pada hakikatnya sama, selalu memiliki kekurangan. Beberapa saran yang dapat penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan sistem ini adalah sebagai berikut:
1. Setelah sistem tersebut berjalan dengan efektif dan efisien diharapkan dapat dikembangkan lagi dengan menambah fitur-fitur lain yang nantinya bisa digunakan sebagai sarana pendukung pengelolaan data pegawai seperti seleksi perekrutan pegawai,progam kontrol pegawai, pembuatan surat keterangan, dan fitur lainnya. 2. Fitur Absensi dalam sistem informasi ini diharapkan mampu dikembangkan menggunakan absensi sidik jari dan penambahan fitur pengaturan jam buka dan jam tutup absensi. 3. Pengelolaan data gaji dalam sistem informasi ini pada masa mendatang dapat dikembangkan untuk mendukung pengelolaan akutansi dan keuangan serta dapat dikembangkan dengan melibatkan pihak bank sebagai penyalur gaji. 4. Fitur
pengelolaan
gaji
dalam
sistem
informasi
ini
diharapkan mampu
dikembangkan dengam penambahan fitur penghitungan pajak utuk masingmasing pegawai. 5. Perkembangan sistem informasi ini diarahkan untuk menjadi lebih maju, canggih dan efisien dalam pemanfaatan media aplikasi website yang berorientasi online. Sehingga diharapkan sistem informasi ini dapat digunakan oleh kantor cabang di tempat lain. 6. Sistem yang berjalan perlu ditingkatkan segi keamanan sistem tersebut baik dari recovery password, perbaikan validasi form,backup database dan juga restore database. 7. Sistem ini perlu penambahan manajemen log file untuk mencegah tumbukan data.
Daftar Pustaka Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta: Penerbit Andi. Arief, M. Rudyanto.2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta : Penerbit Andi. Fathansyah. 2002. Basis Data. Bandung: Informatika Bandung. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. Sibero, Alexander F.K. 2011. Kitab Suci Web Programing. Yogyakarta: Mediakom. Simarmarta, Janner. 2010. Rekayasa Web .Yogyakarta: Penerbit Andi. Sunyoto, Andi. 2007. AJAX,Membangun Web dengan Teknologi Asyncronouse JavaScript dan XML. Yogyakarta : Penerbit Andi. Syafrizal, Melwin. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta : Penerbit Andi.
