ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA
Naskah Publikasi
diajukan oleh Oktovianus Palute 05.12.1270
kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
i
ANALYSIS AND INFORMATION SYSTEM DESIGN BASE ON WEB IN UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM BERBASIS WEB PADA UNIVERSITAS KRISTEN INDONESIA TORAJA Oktovianus Palute Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT In the current intense competition from Universitas Kristen Indonesia Toraja (UKI Toraja) requires a good strategy to college readiness has toward "World Class University" which is mandatory in order to face competition services in the field of global education. One way that is appropriate utilization information technology. Where information technology is one technology emerging at this time. Facilitate technological progress access to data and information available quickly, efficiently and accurately. This research aims to devise and design a web-based information systems. With this application, this website, so users easily obtain services and information on all existing activities, particularly within the scope of Universitas Kristen Indonesia Toraja anywhere anytime on-line. This information system application using the web based some software in the design of each display is in UKI Toraja website, among others, Macromedia Dreamweaver MX, Adobe Photoshop CS and Adobe ImageReady CS for design while using the MySQL database. In this research, several methods in obtaining the data - ie data of surveys, interviews, and literature. From the data - the data obtained, will be able to ease the analysis and design every component - the component will be displayed on the website. UKI Toraja website to be used as a means of service providers and information for users with good lecturers, students, staff, alumni and the community who need information about the UKI Toraja especially in education. With this website can also assist the process of decision making in improving the performance of each activity within UKI Toraja and users also get all the information is more accurate because the information available will be constantly updated and with a level of better data security. Keywords: Information Systems, Website.
ii
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Saat ini pengelolaan manajemen perguruan tinggi tidak dapat dilepaskan dari
pemanfaatan teknologi informasi. Mulai dari penanganan masalah administrasi penerimaan mahasiswa baru pengelolaan data akademik mahasiswa, pelaksanaan kegiatan perkuliahan, manajemen sumber daya serta proses pengambilan kebijakan eksekutif, dapat diselesaikan secara efektif dan optimal dengan pemanfaatan sistem informasi. Begitu pun di sebuah lembaga pendidikan khususnya Universitas Kristen Indonesia Toraja (UKI Toraja), pengembangan sistem informasi akademik yang berbasis website akan sangat membantu dalam pengolahan informasi – informasi mengenai mahasiswa, dosen, administrasi akademik, proses belajar mengajar, fasilitas kampus, kegiatan mahasiswa diluar maupun didalam
pada lembaga tersebut. Dengan
pengembangan sistem informasi yang berbasis website pada Universitas Kristen Indonesia Toraja, merupakan hal yang sangatlah penting karena keberadaan suatu website sangat membantu dalam penyampaian informasi kegiatan – kegitan kampus kepada mahasiswa, dosen, karyawan, alumni dan juga kepada masyarakat yang membutuhkan informasi tentang Universitas Kristen Indonesia Toraja dengan semakin mudah, cepat, tepat, dan hemat. 1.2
Rumusan Masalah Dari penjelasan di atas dapat di ambil suatu pokok masalah adalah sebagai
berikut : 1. Bagaimana merancang website UKIT sebagai media informasi, promosi dan pelayanan yang lebih baik, sehingga dapat memberikan kemudahan dan kepuasan untuk mendapatkan informasi yang diinginkan baik itu kepada mahasiswa, dosen, karyawan, alumni bahkan bagi masyarakat luas yang membutuhkan, yang dapat diakses secara cepat dan biaya yang relatif murah dengan melakukan analisa dan perancangan yang tepat. 2. Bagaimana mengikuti perkembangan zaman dalam dunia teknologi komputer dan informasi untuk kemudian di implementasikan dalam membantu efektifitas kinerja karyawan, dosen maupun mahasiswa untuk kemajuan Universitas Kristen Indonesia Toraja. 1.3
Batasan Masalah Ruang lingkup serta pengertian daripada teknologi multimedia sangat luas sesuai
dengan fungsi dan penerapanya pada masing – masing bidang usaha yang berbeda. Dan pada sistem informasi akademik UKI Toraja ini, pokok permasalahannya dibatasi
1
2
agar terfokus dan dapat memberikan pelayanan informasi dengan benar dan tepat sasaran. Dalam hal ini penulis akan membahas ruang lingkup mengenai teknologi informasi dalam skala kecil yang berhubungan dengan bidang informasi UKI Toraja, adapun masalah yang akan dikaji adalah membahas tentang potensi Universitas Kristen Indonesia Toraja yang menampilkan profil kampus, staf pengajar, prestasi UKI Toraja, fasilitas kampus UKI Toraja, berita kegiatan mahasiswa, alumni, informasi program studi, informasi beasiswa, informasi mata kuliah maupun informasi – informasi yang terkait dengan lingkungan UKI Toraja. 1.4
Tujuan dan Maksud Penelitian Tujuan penelitian skripsi yakni memberikan suatu karya mengenai pengembangan
sistem informasi berbasis website pada UKIT, sehingga dapat memberikan dan mendukung kegiatan pelayanan terhadap mahasiswa, dosen serta karyawan dalam mengoptimalkan penyampaian informasi di lingkungan UKIT dan bagi masyarakat luas yang membutuhkan. Sehingga pada akhirnya nanti, sistem informasi berbasis website ini dapat meningkatkan citra dan efektifitas kinerja dalam UKI toraja sendiri, demi menjadi Perguruan Tinggi yang potensi dan mutunya dapat bersaing dengan Perguruan Tinggi lainnya yang ada di Indonesia. Adapun maksud daripada penelitian ini adalah : 1. Bagi Universitas Kristen Indonesia Toraja :
Dapat memberikan kontribusi yang positif bagi Universitas Kristen Indonesia Toraja, sehingga diharapkan bisa memiliki keunggulan tersendiri dalam bersaing khususnya dalam bidang pendidikan.
Meningkatkan pelayanan dalam lingkungan UKI Toraja terutama dalam memberikan informasi tentang UKI Toraja melalui website.
Dapat membantu meningkatkan citra Universitas Kristen Indonesia Toraja sehingga dapat dikenal oleh kalangan masyarakat luas.
2. Bagi penulis :
Merupakan salah satu syarat kelulusan untuk menyelesaikan studi sarjana di STMIK AMIKOM Yogyakarta.
Menambah wawasan bagi penulis dalam bidang teknologi informasi terutama mengenai perancangan website sebagai media penyampai informasi.
3. Bagi mahasiswa lainnya : Untuk membantu mahasiswa lainnya yang ingin membuat karya tulis tentang perancangan website sebagai media informasi.
2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada produsernya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur medefinisikan sistem sebagai berikut ini. Sistem adalah suatu jaringan kerja prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Pendekatan sistem
yang merupakan jaringan
kerja dari prosedur
lebih
menekankan urutan-urutan operasi didalam sistem. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi utuk mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen akan lebih mudah di dalam mempelajari suatu sistem untuk tujuan analisis dan perancangan suatu sistem. Untuk menganalisis dan merencanakan suatu sistem, analis dan perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari sistem tersebut. Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sedangakan objectives dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih sempit.
2.2
Pengertian Informasi Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Informasi (information) dapat didefinisikan sebagai berikut : 1. Informasi ( information ) adalah data yang telah dibentuk menjadi sesuatu yang memiliki arti dan berguna bagi manusia. 2. Menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting Information System” menjelaskan bahwa Informasi merupakan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan serta lebih berarti bagi yang menerimanya. Berdasarkan beberapa pendapat yang dikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa, “Informasi adalah sebagai data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu”.
3
3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1
Sejarah Berdirinya Universitas Kristen Indonesia Toraja Universitas Kristen Indonesia Toraja yang disingkat UKIT adalah salah satu
instansi yang bergerak dalam bidang pendidikan yang didirikan sebagai wujud keterpanggilan dan kepedulian Gereja Toraja untuk turut serta dalam usaha mencerdaskan kehidupan bangsa khususnya bagi masyrakat Tana Toraja dan bagi masyarakat Indonesia pada umumnya. Dimana Universitas Kristen Indonesia Toraja mulai terdaftar di Direktorat Pendidikan Tinggi sejak tahun 1971 dengan nama Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan ( STKIP ) Kristen Makale, yang berdasarkan Surat Keputusan Direktorat Pendidikan Tinggi, Kepala Dinas Pembinaan Organisasi Perguruan Tinggi Nomor 232/DPT/B/1971
tertanggal
15
September
1971.
Selanjutnya,
seiring
dengan
perkembangan dan kemajuan UKI Toraja dalam dunia pendidikan dan dengan memegang prinsip dan visi misi hingga tujuan untuk mencapai predikat Perguruan Tinggi yang lebih tinggi terwujud pada tahun 1992, nama STKIP Kristen Makale berubah bentuk menjadi Universitas Kristen Indonesia Toraja yang berdasarkan pada surat Keputusan Direktur Pendidikan Tinggi nomor 237/DIKTI/Kep/1992 tertanggal pada 5 Juni 1992. 3.2
Visi dan Misi
1.
Visi Universitas Kristen Indonesia Visi Universitas Kristen Indonesia Toraja sebagaimana yang diatur dalam statuta,
yakni : “ Menjadi Perguruan Tinggi Yang Bermutu Dan Berkarakter Melayani “ Hakikat dasar yang terkandung dalam visi ini adalah keinginan untuk menjadikan UKI Toraja menjadi perguruan tinggi yang mutunya dapat bersaing dengan mutu perguruan tinggi lainnya di Indonesia. Kemampuan bersaing yang dimaksud akan nampak melalui peran yang dimainkan oleh sivitas akademika dalam melaksanakan tridarmanya dan juga akan nampak melalui kemampuan keluarannya bersaing dengan keluaran dari perguruan tinggi lain, terutama dalam mendapatkan dan melaksanakan pekerjaan. UKI Toraja dalam menyelenggarakan tugas panggilannya, khususnya dalam membina warga sivitas akademika dan staf administrasi senantiasa mengedepankan prinsip melayani. Hal ini dimaksudkan agar para sivitas akademika dan keluaran UKI Toraja dalam melaksanakan tugasnya dimana saja selalu memegang prinsip pelayanan. Tentu dalam mewujudkan keinginan yang terkandung dalam visi tersebut dibutuhkan dukungan dan kerjasama dari berbagai pihak, baik pemerintah maupun badan atau lembaga mitra lainnya.
4
5
2.
Misi Universitas Kristen Indonesia Misi yang diemban untuk mewujudkan visi, yakni : 1. Membekali warga kampus dengan nilai-nilai spiritual, budaya, moral, dan etika dari masyarakat yang majemuk. 2. Mendidik mahasiswa agar cakap, kreatif, inovatif dan berwawasan global. 3. Membentuk mahasiswa yang memiliki motivasi dan semangat melayani dalam membaharui, membangun dan memelihara keutuhan Gereja, Masyarakat dan Bangsa.
3.3
Analisis Sistem
1.
Defenisi Analisis Sistem Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari sistem informasi yang
utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. Sedangkan analisis sistem adalah seorang yang mempunyai kemampuan untuk menggunakan pengetahuan aplikasi komputernya didalam memecahkan masalahmasalah bisnis, dibawah petunjuk manajer sistem. 2.
Identifikasi Masalah Sistem informasi yang diterapkan di UKI Toraja saat ini, bila ditinjau dari
mekanisme sistem kerja yang ada kurang optimal, karena proses penyebaran informasi dan pengolahan informasi kurang efektif dan efisien. Langkah yang pertama yaitu mengidentifikasi setiap masalah atau kendala pada sistem informasi yang berjalan. Sesuai dengan judul skripsi ini, maka penelitian dan analisa difokuskan pada sistem penyebaran informasi dan promosi di UKI Toraja. Masalah-masalah yang menyebabkan kurangnya informasi tentang lembaga ini harus ditemukan dengan menganalisa langsung di lapangan. Karena sistem penyebaran informasi dan promosi yang selama ini digunakan di UKI Toraja
masih menggunakan sistem manual yaitu dengan
memanfaatkan brosur ataupun spanduk. Penggunaan brosur atau spanduk selama ini dirasa kurang efektif dalam menyebarkan informasi. Hal ini tentu saja merugikan pihak kampus yang ditandai dengan banyaknya keluhan-keluhan dari petugas terhadap kesalahan-kesalahan yang sering terjadi. Dan mengingat perkembangan teknologi informasi saat ini begitu pesat sehingga dibutuhkan teknologi yang dapat mendukung dan memfasilitasi penyebaran informasi tersebut dengan lebih baik dan tepat sasaran. Agar dapat mengantisipasi hal tersebut, maka penulis mengembangkan sistem yang dapat membantu dan mengoptimalkan kinerja daripada UKI Toraja agar lebih baik
6
dengan merancang website UKI Toraja, yang mana dalam website ini terdapat informasiinformasi mengenai kegiatan-kegiatan yang ada di UKI Toraja, misalkan penerimaan mahasiswa
baru serta informasi-informasi yang berhubungan dengan UKI Toraja.
Sehingga diharapkan dengan sistem informasi ini, maka dapat membantu dan mengevaluasi serta menganalisa suatu permasalahan.
3.
Analisis Kelemahan Sistem Tujuan utama dari analisis sistem ini adalah untuk mengevaluasi dan menetukan
permasalahan yang dihadapi. Hal ini bertujuan agar analisis tersebut dapat diketahui permasalahan yang berkaitan dengan pengembangan sistem informasi yang dirancang, serta untuk mengetahui kelemahan pada sistem yang lama atau pada sistem yang baru. Untuk mengidentifikasi masalah, maka kita harus melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Panduan ini dikenal dengan PIECES analysist (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service), dengan analisis ini kita bisa mendapatkan beberapa masalah dan akhirnya dapat menemukan masalah utamanya. Adapun uraian tentang identifikasi masalah pada UKI Toraja dengan PIECES adalah sebagai berikut : Analisis Kinerja ( Performance ) Analisis Kinerja adalah kemampuan atau peningkatan terhadap kinerja( Hasil Kerja ) sistem yang baru sehingga menjadi efektif. Kinerja dapat diukur dari Throughput dan Response time. Throughput adalah jumlah yang dapat dilakukan oleh sistem tertentu, beberapa pekerjaan yang dapat dilakukan oleh karyawan atau pada UKI Toraja dalam waktu tertentu dapat dikatakan efisiensi kinerja pegawai. Response Time adalah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tertentu. Seberapa lama yang dibutuhkan ataupun yang terbuang percuma oleh para karyawan dalam melakukan pekerjaan atau dapat dikatakan sebagai efektifitas kerja karyawan. Pada sistem yang lama proses publikasi informasi harus memulai beberapa tahap yang memakai waktu lama. Banyak waktu yang terbuang saat prapublikasi ( percetakan dan penyebaran brosur ), belum lagi pada saat itu terjadi kendala – kendala atau masalah menyangkut tentang penyebaran brosur. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini :
7
Tabel 3.1 Hasil Analisis Kinerja (Performance) No
Variabel
1.
Throughput
2.
Response time
Hasil Analisis Jumlah Throughput pada UKI Toraja yaitu sedikit. Untuk melakukan publikasi informasi harus melalui beberapa tahap, yang memakan waktu yang lama. Pertama harus membuat atau mencetak brosur dan spanduk, setelah itu dilakukan penyebaran atau pemasangan brosur dan spanduk tersebut. Response time pada UKI Toraja yakni lama. Dimana banyak waktu yang terbuang saat pelaksanaan prapublikasi (percetakan dan penyebaran brosur), belum lagi pada saat itu terjadi kendala yang mengakibatkan penyebaran informasi tertunda bahkan tidak terlaksanakan.
Analisis Informasi ( Information ) Informasi merupakan komoditas yang krusial bagi pemakai akhir. Kemampuan sistem informasi dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat dapat dievaluasi untuk menangani masalah dan peluang untuk mengatasi masalah tersebut. Apabila kemampuan dan kualitas informasi baik, maka instansi akan mendapatkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan sesuai dengan yang diharapkan. Sehingga dapat digunakan dalam mendukung keputusan
dan bermanfaat dalam menangani
masalah dan peluang yang ada dari pengamatan yang dilakukan pada instansi UKI Toraja. Pada sistem lama masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan pada peningkatan kualitas dan kecepatan penyampaian informasi yang disajikan. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.2 Hasil Analisis Informasi (Information) No 1.
Variabel Akurasi
2.
Relevan
3.
Timeline
Hasil Analisis Penyampain Informasi kurang akurat. Dimana penyebaran informasi dengan brosur, dalam penyampaian sering terjadi kesalahan, misalnya brosur yang disebarkan kepada orang yang sebenarnya tidak membutuhkan informasi tersebut. Informasi kurang relevan, karena informasi tersebut bisa saja disampaikan kepada pihak yang tidak membutuhkannya, sehingga informasi tidak akan berguna lagi. Penyampaian informasi pada UKI Toraja ketepatan waktunya belum maksimal. Karena apabila dalam penyebaran brosur, spanduk ataupun dengan radio, membutuhkan waktu yang lama untuk memperbaiki apabila terjadi kesalahan. Penyebaran brosur, spanduk sebagai media penyampai informasi hanya digunakan sekali pakai saja, sehingga sulit untuk memperbaiki kesalahannya.
8
Analisis Ekonomi ( Economic ) Ekonomis merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Persoalan dasar bagi kebanyakan manajer atau pimpinan adalah biaya. Berdasarkan penilaian secara ekonomi, maka sistem lama cepat menyesuaiakan bila terjadi perubahan mendadak dari pihak manajemen, tetapi jika dinilai dari penggunaan sumber daya tidak efektif, karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama, sehingga biaya yang dikeluarkan akan lebih banyak. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.3 Hasil Analisis Ekonomi (Economic) No
Variabel
1.
Biaya
2.
Manfaat
Hasil Analisis Penyampaian informasi Akademik masih menggunakan brosur, spanduk dan radio. Dimana saat penyampaian informasi sangat terjadwal dan membutuhkan biaya operasional yang besar. Pembuatan brosur dan spanduk dilakukan berulang-ulang apabila terjadi kesalahan informasi yang memakan biaya yang besar. Sepenting apapun informasi tersebut harus mengikuti jadwal yang ada, sehingga apabila penyampaian informasi tersebut tidak mengikuti jadwal bisa saja informasi tersebut tidak bernilai ekonomis lagi dan manfaat yang didapatkan tidak berguna dan tidak menguntungkan bagi UKI Toraja.
Analisis Pengendalian ( Control ) Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan menjamin keamanan data dan informasi. Dengan adanya kontrol maka tugas – tugas atau kinerja yang mengalami gangguan dapat diperbaiki. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.4 Hasil Analisis Pengendalian (Control) No
Variabel
1.
Pengendalian
2.
Hak Akses
Hasil Analisis Dengan sistem manual yang diterapkan di UKI Toraja saat ini, sangat rentan terhadap kesalahan dan kecurangan, masalah yang sering ditemui pada sistem lama yakni, kesulitan untuk mengawasi informasi dan dokumen yang tersebar sehingga kemungkinan terjadinya kekeliruan dalam penyampaian informasi, sehingga sulit untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi jika brosur ataupun spanduk sebagai media informasi sudah tersebar ke penerima informasi. Penyalahgunaan terhadap sistem sering terjadi, karena tidak adanya pengawasan dari pihak kampus yang diberi kepercayaan untuk mengawasi sistem yang berjalan.
9
Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Ekonomis berkaitan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, berbeda dengan efisiensi yang berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut digunakan dengan biaya yang minimum. Efisiensi ditetapkan sebagai output yang dibagi oleh input. Oleh karena itu, masalah efisiensi dan peluang membutuhkan peningkatan output, pengurangan input , ataupun sebaliknya. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.5 Hasil Analisis Efisiensi (Efficiency) No
Variabel
Hasil Analisis
1.
Pemakaian Sumber Daya
2.
Pendayagunaan
3.
Hasil
Pada UKI Toraja, sumber daya yang digunakan dalam pembuatan informasi membutuhkan waktu yang cukup lama dan terkait dengan berbagai pihak dalam menyampaikan informasi, serta membutuhkan biaya dan bahan yang cukup besar. Penggunaan waktu tidak efisien, Apabila mengalami kesalahan isi informasi dibutuhkan waktu lama dalam perbaikan kesalahan. Informasi yang disampaikan dengan menggunakan brosur atau spanduk, didalamnya kapasitas informasi yang diberikan sangatlah terbatas.
Analisis Pelayanan ( Service ) Merupakan peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Dengan peningkatan pelayanan yang lebih baik dimaksudkan untuk meningkatkan kepuasan terhadap para pengguna sistem yang berjalan. Dalam suatu organisasi peningkatan pelayanan dan keputusan pelanggan merupakan suatu tujuan yang penting. Pada sistem yang lama pelayanan yang diberikan pada pelanggan dinilai kurang maksimal karena keterbatasan waktu pelayanan. Sehingga pada saat pelanggan ingin mengetahui lebih banyak tentang informasi UKI Toraja, maka harus menanyakan langsung ke bagian informasi atau ke kantor UKI Toraja. Namun dengan sistem yang diterapkan ini, para pelanggan bisa memanfaatkan sistem ini dengan cara mengirim email ke UKI Toraja. Dari uraian diatas dapat disimpulkan pada tabel di bawah ini : Tabel 3.6 Hasil Analisis Pelayanan (Service) No
Variabel
1.
Ragam Informasi
2.
Prosedur
Hasil Analisis Ragam informasi pada UKI Toraja begitu banyak, sehingga apabila ingin mendapatkan informasi yang lebih lengkap haruslah bertanya kepada bagian yang bersangkutan. Pelayanan informasi Akademik yang diberikan pada UKI Toraja masih kurang maksimal. Karena untuk mendapatkan sebuah informasi harus melalui beberapa tahap dan memakan waktu sangat lama. Selain itu
10
belum adanya pegawai khusus yang bertugas membawahi pelayanan dalam bidang informasi Akademik, yang membuat kebutuhan informasi Akademik sulit terpenuhi dan keterlambatan dalam mendapatkan informasi. 4.
Analisis Kebutuhan Sistem Dalam mendukung rencana pengembangan suatu sitem informasi, kebutuhan
suatu sistem informasi sangatlah penting, sebab dari informasi kita dapat mengetahui sistem – sistem mana yang perlu diganti dan sistem – sistem
mana yang perlu
diperhatikan. Sehingga kita dapat mengambil keputusan yang baik untuk pengembangan selanjutnya. Informasi adalah hal yang sangat penting dan dibutuhkan oleh setiap instansi baik itu instansi besar maupun instansi kecil. Untuk memenuhi kebutuhan informasi harus mampu mendukung kinerja sistem. Informasi yang baik adalah informasi yang dapat mendukung semua tingkatan manajemen untuk mengambil keputusan.
3.4
Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah suatu proses menterjemahkan kebutuhan pemakai
informasi ke dalam alternatif rancangan sistem yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan dan diterapkan. Rancangan sistem secara umum dilakukan dengan tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna terutama yang telah dibuat. Rancangan sistem ini mengidentifikasikan komponen – komponen sistem informasi yang akan dirancang secara rinci. Sedangkan pengertian analisis dan perancangan sistem menurut MCLeod adalah suatu proses pengidentifikasian proses – proses dan data yang diperlukan oleh suatu sistem yang baru. 1.
Konsep Perancangan Sistem Perancangan Sistem ini adalah perancangan sebuah website yang bersifat
informatif dan mudah untuk diakses oleh user khususnya bagi masyarakat luas yang melakukan kunjungan ke website ini. Serta cepat dan mudah dalam proses pengolahan data dan informasi oleh administrator.
11
ALUMNI Data Alumni Forum
Data Alumni Forum
Penyampaian Informasi
Meminta Informasi
Penyampaian Informasi
ADMIN
Meminta Informasi
Berita Profil Akademik Artikel Gallery Buku Tamu Alumni Forum
Berita Profil Akademik Artikel Gallery Buku Tamu Alumni Forum
Data Dosen Materi Kuliah Jadwal Nilai
Meminta Informasi
DOSEN
Data Dosen Materi Kuliah Jadwal Nilai
Penyampaian Informasi WEBSITE UKI TORAJA
Penyampaian Informasi
Berita Profil Akademik Artikel Gallery Buku Tamu
Berita Profil Akademik Artikel Gallery Buku Tamu
USER
Penyampaian Informasi
Meminta Informasi
Data Mahasiswa Materi Kuliah Mata Kuliah Jadwal Nilai
Data Mahasiswa Materi Kuliah Mata Kuliah Jadwal Nilai
Meminta Informasi
MAHASISWA
Gambar 3.1 Diagram Konteks Website UKI Toraja Perancangan proses disajikan dalam bentuk Data Flow Diagram (DFD), Data Flow Diagaram (diagram arus data) merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data yang dapat digunakan untuk menggambarkan hasil analisa maupun perancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh sistem kepada pemakai maupunpembuat program. Diagram ini mengkomunikasikan lingkup kejadian bisnis yang harus diproses oleh sistem. Gambar 3.1 menunjukkan bahwa sistem secara umum terdiri dari lima entity serta suatu proses. Entity tersebut adalah admin, dosen, mahasiswa, alumni dan user. Prosesnya merupakan proses sistem informasi UKI Toraja berbasis website.
2.
Rancangan Antar Muka Web Universitas Kristen Indonesia Toraja terdiri dari beberapa halaman yang
saling terhubung satu sama lain, dan hubungan dari satu halaman ke halaman lain ini disebut link. Link ini dapat memudahkan user untuk dapat berpindah dari satu halaman ke halaman lain dengan waktu yang cepat tanpa harus mengetikan nama file yang ingin dibuka di browser web. Berikut ini adalah struktur link web Universitas Kristen Indonesia Toraja.
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Kegiatan Implementasi Sistem Kegiatan implementasi dilakukan dengan dasar kegiatan yang telah direncanakan
dalam rencana implementasi sistem. Kegiatan ini mencakup proses pemograman dan pengetesan program selama 6 minggu, pemilihan dan pelatihan personil selama 1 minggu dan instalasi hardware dan software selama 1 minggu. Untuk lebih detail kegiatan implementasi program dapat dilihat pada tabel berikut ini. Tabel 4.1 Kegiatan Implementasi WAKTU KEGIATAN IMPLEMENTASI
Bulan I I
II
III
Bulan II IV
I
II
III
Bulan III IV
I
II
III
1. Pemrograman dan Pengetesan Program 2. Pemilihan dan Pelatihan Personil 3. Instalasi Hardware dan Software
4.2
Pemrograman dan Implementasi Program
1.
Pemrograman Proses pemograman merupakan proses implementasi terhadap pembuatan sistem
dengan malakukan pengkodean berdasarkan hasil perancangan perangkat lunak yang telah dibuat sehingga berbentuk sistem baru yang sedemikian rupa seperti yang telah direncanakan. Pengkodean ini dilakukan dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Php Hypertext Preposessor), database yang digunakan adalah MySQL dan webserver yang digunakan adalah Apache. 2.
Implementasi Program Implementasi program merupakan bentuk program yang dijalankan pada sistem
yang dikembangkan. Proses user merupakan keseluruhan proses yang terjadi di dalam sistem ini akan tetapi proses ini lebih spesefik digunakan oleh user atau pengguna web, bukan administrator dimana data – data yang telah diolah oleh administrator kini akan disajikan kepada pengguna atau user. Secara otomatis pengguna web yang menggunakan system ini akan langsung di arahakan kepada halaman utama. Disini disediakan menu – menu untuk berpindah ke halaman yang lain. Selain itu di halaman utama ini, pengunjung akan mendapatkan informasi berita – berita terbaru mengenai UKI Toraja atau informasi yang berhubungan dengan seputar pendidikan. Berikut tampilan halaman utama Sitem Informasi UKI Toraja.
12
IV
13
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama Website UKI Toraja
5.
Penutup
5.1
Kesimpulan Dari hasil pembuatan aplikasi website UKI Toraja dan sebagai akhir dari laporan,
penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
Aplikasi web merupakan salah satu media yang tepat untuk memberikan informasi mengenai UKI Toraja kepada mahasiswa, dosen, alumni dan masyarakat umum.
Proses pengolahan data untuk dijadikan sebuah informasi yang masih dilakukan UKI Toraja dengan cara manual membuat ketidakefisienan dalam menyampaikan informasi kepada para pengguna informasi tersebut.
Script engine PHP cocok untuk digunakan dalam membangun aplikasi web yang dinamis dan memiliki database.
Dengan adanya website ini, siapa saja yang hendak mendapatkan informasi mengenai UKI Toraja, bisa mendapatkan tanpa harus mendatangi sekolah tersebut, hal ini akan lebih menguntungkan bagi masyarakat maupun mahasiswa, para alumni UKI Toraja yang berada di luar Kota Tana Toraja.
Sistem yang diusulkan penyusun memiliki beberapa kelebihan yaitu, selain sebagai media informasi seperti situs web pada umumnya, sistem ini juga dilengkapi dengan fasilitas upload artikel, yang mana para pengguna bisa mengupload data berupa artikel untuk di publikasikan dalam website UKI Toraja. Selain dari pada itu, desain interface yang user friendly dapat mempermudah para pengunjung untuk mengunjungi dan menjelajahi website UKI Toraja.
Sedangkan kelemahan sistem web ini adalah masih lemahnya aspek keamanan, pengelolaan halaman situs dan kurang lengkapnya informasi yang tersedia.
5.2
Saran Berdasarkan analisis dan kesimpulan diatas, dan juga sebagai bahan
pertimbangan bagi pihak UKI Toraja dalam usaha meningkatkan mutu dan kualitas bersaing, saran yang ingin disampaikan sebagai berikut.
Jika aplikasi yang dibuat penyusun menjadi pilihan solusi alternative bagi UKI Toraja, promosi kampus maupun penyampaian informasi tentang kampus akan lebih efektif dan efisien. Informasi kampus pun lebih mudah dan cepat di akses di mana saja dan kapan saja tanpa ada batasan waktu dan tempat setelah diterapkannya sistem baru yang memanfaatkan media internet.
Dalam membangun website, selain memperhatikan aspek keefektifan dan keefisienan, hendaknya dalam membangun website harus menaruh perhatian yang lebih pada aspek keamanan untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
14
15
DAFTAR PUSTAKA Anshori, F. 2007. Membangun Situs WEB sebagai Media Informasi dan Promosi pada SMA Negeri 3 Mataram. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta Hariyanto, K. 1999. Konsep dan Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset Iriansyah, D. 2005. Analisis dan Perancangan Situs WEB SMKN 2 Tasikmalaya dengan Menggunakan System Template PHP. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta Jogiyanto, HM. 1999. Analsis dan Desain Sistem Informasi: pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi Offset Kurniawan, Y. 2002. Aplikasi Web Database dengan PHP dan MySQL. Jakarta: PT. Elex Media Komputindo Nugroho, A. 2004. Konsep Pengembangan Sistem Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika Nurcahyono, N. 2007. PHP dengan Macromedia Dreamweaver MX. Jakarta: Ardana Media Sunarfrihantono, B. 2002. PHP dan MySQL Untuk Web. Yogyakarta: Andi Offset Sutanta, E. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Penerbit Graha Ilmu Suyanto, M. 2004. Analisis dan Desain Aplikasi Multimedia untuk Pemasaran. Yogyakarta: Penerbit Andi Syafrizal, M. 2005. Pengantar Jaringan Komputer. Yogyakarta: Andi Offset Wahyuni, S. 2007. Analisis dalam Rancangan Website pada SMK Muhammadiyah Cawas Klaten sebagai Media Informasi. Yogyakarta: STMIK AMIKOM Yogyakarta
