ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA TOKO KALEY HANDYCRAFT SOUVENIR BERBASIS WEB
Naskah Publikasi
diajukan oleh Stephanus Andrean Prabowo 07.11.1614
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM IN THE STORE KALEY HANDYCRAFT SOUVENIR WEB BASED ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PADA TOKO KALEY HANDYCRAFT SOUVENIR BERBASIS WEB Stephanus Andrean Prabowo Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT It is known that information systems play an important role in the company in providing useful information for operational purposes. Therefore, many companies that have the department of information technology or information systems. So is Kaley Handycraft Souvenir, a company engaged in the sale souvernir marriage. Kaley Handycraft Souvenir using manual system for several years to handle the transaction activities such as ordering products. During this Kaley Handycraft Souvenir promote their products still using the old way of print media. Related to this, there are some interesting questions: What should be prepared by Kaley Handycraft Souvenir to go into development in the field of promotion? How can I reduce the weaknesses if development in the field of promotion and booking less satisfactory product? To solve this problem then Handycraft Souvenir Kaley party will use web-based information systems. In this thesis, the researcher tries to analyze these subjects and the results are intended to provide advice for Kaley Handycraft Souvenir in managing web-based information systems. In addition, researchers also recommend Handycraft Souvenir Kaley party to develop a system for sales promotions pemasaranya broader and can reach the world market. Keywords : Information systems, product sales, transaction processing, web
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Pada masa dulu, sebuah perusahaan menginformasikan dan mempromosikan
produknya melalui media sederhana seperti media cetak. Akan tetapi cara tersebut tidak efektif karena tidak menjangkau masyarakat secara luas. Perkembangan internet yang sangat pesat mampu menutupi kelemahan media informasi lain yang sudah ada. Penyajian informasi di internet tanpa dibatasi ruang dan waktu dan hal itu tidak lepas dari keberadaan website sebagai sumber informasi. Sebagai media promosi dan informasi website memungkinkan dilakukannya penyebaran dan pengumpulan informasi ke seluruh dunia. Kaley Handycraft Souvenir adalah sebuah toko yang menjual berbagai macam souvenir batik. Kaley Handycraft Souvenir telah berdiri sejak 4 tahun yang lalu. Kendati telah berkembang dengan cukup baik namun Kaley Handycraft Souvenir belum memiliki media promosi dan informasi di dunia maya yang berupa website. Oleh karena itu, penting kiranya membangun website Kaley Handycraft Souvenir agar para konsumen atau pembeli dapat mengakses informasi pemesanan lebih cepat. 1.2
Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penyusun
merumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi yang ada pada Kaley Handycraft Souvenir? 2. Bagaimana menganalisis sistem sebagai media informasi, disini penulis menggunakan metodologi PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Eficiency, Service)? 3. Bagaimana merancang sistem informasi berbasis web untuk transaksi pembelian dan penjualan barang pada Kaley Handycraft Souvenir? 1.3
Batasan Masalah Untuk
menyederhanakan
masalah,
dan
menghindari
kesalahan
dalam
pembahasan yang terlalu luas serta memfokuskan pada perancangan sistem informasi berbasis web maka dibuat batasan sebagai berikut : 1. Berisikan informasi penjualan Kaley Handycraft Souvenir. 2. Sistem dibuat dan dirancang menggunakan bahasa pemrograman HTML, PHP, MySQL sebagai Database. Serta didukung software lain seperti: Dreamweaver sebagai web editor dan Photoshop sebagai pengolah gambar. 3. Pengembangan media transaksi yang memungkinkan dapat diaplikasikan pada masa berikutnya.
4. Penulis
skripsi
selaku
perancang
website
Kaley
Handycraft
Souvenir,
mengutamakan fokus pada desain layout dikarenakan keterbatasan ilmu cakupan diluar dari Content Management Sistem (CMS) yang digunakan. 1.4
Tujuan Penelitian 1. Bagi Penulis a. Mengambil data guna menyelesaikan “Skripsi” sebagai syarat kelulusan Strata 1 jurusan Teknik Informatika di STMIK “AMIKOM” Yogyakarta. b. Menerapkan serta memadukan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan di STMIK “AMIKOM” Yogyakarta. 2. Bagi Kaley Handycraft Souvenir a. Membantu pihak Kaley Handycraft Souvenir dalam mempromosikan profil perusahaan dan produk - produknya melalui media internet. b. Memanfaatkan internet sebagai sarana promosi. 3. Bagi Pembaca a. Dapat digunakan sebagai contoh atau referensi dalam penyusunan skripsi berikutnya. b. Sebagai media informasi mengenai Kaley Handycraft Souvenir.
2.
Landasan Teori
2.1
Pengertian E-Commerce Electronic commerce merupakan konsep baru yang bisa digambarkan sebagai
proses jual beli barang atau jasa di internet.
1
Beberapa orang memandang istilah commerce sebagai transaksi yang dilakukan antar perusahaan yang berpatner. Karena itu istilah Electronic commerce berkean sempit bagi sejumlah orang. 2 E-commerce merupakan bagian dari E-business, di mana cakupan E-business lebih luas, tidak hanya sekedar perniagaan tetapi mencakup juga pengkolaborasian mitra bisnis, pelayanan nasabah, lowongan pekerjaan, dll. Selain teknologi jaringan www, E-commerce juga memerlukan teknologi basisdata (databases), surat elektronik (e-mail), dan bentuk teknologi non komputer yang lain seperti halnya sistem pengiriman barang, dan alat pembayaran untuk E-commerce ini.
1
M.Suyanto, Strategi Periklanan pada Ecommerce Perusahaan Top Dunia, (Edisi I; Yogyakarta: Andi, 2007), hal10. 2 http://ochiyosi.blogspot.com/2010/10/e-commerce.html
2.1.1
Karakteristik E-Commerce 1. Terjadinya transaksi antara dua belah pihak 2. Adanya pertukaran barang, jasa, atau informasi 3. Internet merupakan medium utama dalam proses atau mekanisme perdagangan tersebut.
E-commerce terbagi atas dua segmen yaitu : 1. Business to business e- commerce (perdagangan antar pelaku usaha). 2. Business to consumer e-commerce (perdagangan antar pelaku usaha dengan konsumen. 2.1.2
Keuntungan E-Commerce Beberapa keuntungan lain menggunakan E-Commerce :
1. Jangkauan lebih luas (dunia). Tanpa batas-batas wilayah dan waktu. 2. Penghematan sumber daya: Ruang untuk toko (fisik) dan SDM. 3. Availabilitas : Buka 24 jam sehari, 7 hari seminggu. Tidak mengenal hari libur, dan hari besar. 4. Skalabilitas : Dapat diperluas atau diperbanyak item barang tanpa batasan. 5. No Tax ?(belum jelas regulasi mengenai pajak ) 6. Konsumen memperoleh informasi yang beragam dan mendetail. 7. Melalui internet konsumen dapat memperoleh aneka informasi barang dan jasa dari berbagai toko dalam berbagai variasi merek lengkap dengan spesifikasi harga, cara pembayaran, cara pengiriman. 8. Disintermediation adalah proses meniadakan calo dan pedagang perantara. 2.2
Jaringan Internet Jaringan internet terintergrasi dalam jaringan komputer yang berdasarkan suatu
set protokol standar yang menghubungkan lalu lintas jaringan komputer. Protokol berfungsi mengatur format data yang diijinkan, lalu lintas pesan, menangani masalah (error handling) dan standar komunikasi lainnya. Protokol internet yang standar dikenal sebagai TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), yang mempunyai kemampuan untuk bekerja tanpa terpengaruh oleh perbedaan spesifikasi perangkat keras maupun Operation System (OS). Sebuah sistem komputer yang terhubung secara langsung ke jaringan internet memiliki nama domain dan alamat IP dalam bentuk numerik dengan format tertentu sebagai pengenal. Internet juga memiliki gateway ke jaringan dan layanan yang berbasis protokol lainnya.
2.3
Bahasa Pemrograman
2.3.1
PHP Sekarang ini masih ada website yang dibangun secara statis dikarenakan para
pemakai internet banyak yang belum mengetahui cara membuat homepage yang dinamis. Untuk membuat homepage yang dinamis dan interaktif diperlukan scripting yang berbasiskan client atau server. Pada server side scripting, perintah – perintah scripting program dijalankan di web server, sebagai contoh PHP. Sedangkan client side scripting perintah – perintah scripting program ditangani di
browser, tidak perlu meminta ke
server, sebagai contoh HTML. PHP adalah script bersifat server side yang ditambahkan ke dalam HTML. Script ini akan membuat suatu aplikasi yang dapat diintegrasikan ke dalam HTML. Sehingga suatu halaman web tidak lagi bersifat statis, tetapi menjadi dinamis. Beberapa contoh penulisan script PHP : a)
b)
c)
<script language=”PHP”> Script PHP Anda
d)
<% Script PHP Anda %> PHP memiliki beberapa kelebihan yang tidak dimiliki oleh bahasa – bahasa
pemrograman lainnya. Beberapa kelebihan PHP antara lain : a. PHP meningkatkan kecepatan dari proses script dan cukup stabil b. Life cycle perkembangannya yang singkat sehingga PHP selalu up to date mengikuti perkembangan teknologi internet c.
Cross plat form/ PHP dapat dipakai dihampir semua web server yang ada dipasaran, yang dapat dijalankan pada berbagai macam sistem operasi
d. PHP mudah diintegrasikan dengan berbagai macam database. Bahkan dengan database, PHP menjadi lebih powerfull. Untuk database yang sering digunakan adalah MySQL dan PostSQL e. PHP memiliki waktu eksekusi yang lebih cepat, akses database yang lebih fleksibel dan tingkat keamanan yang lebih tinggi
PHP merupakan aplikasi web yang open source dan bisa diperoleh secara gratis dari site officialnya 2.3.2
HTML HTML adalah bahasa mark-up yang umum digunakan untuk membuat halaman
web. Sebenarnya HTML bukanlah sebuah bahasa pemrograman. Apabila ditinjau dari namanya, HTML merupakan bahasa mark-up atau penandaan terhadap sebuah dokumen teks. Tanda tersebut digunakan untuk menentukan format atau style dari teks yang ditandai. Pada dasarnya elemen HTML ada dua kategori : a. Elemen
berfungsi
untuk
memberikan
informasi
atau
mendeklarasikan dokumen tersebut. b. Elemen berfungsi untuk menentukan bagaimana isi suatu dokumen ditampilkan pada browser. 3 Sebagian besar kode HTML harus terletak di antara tag container, yaitu diawali dengan
dan diakhiri dengan . Berikut adalah contoh HTML :
Contoh HTML ini contoh kode HTML 2.4
Aplikasi Pendukung
2.4.1
MySQL MySQL merupakan software database yang dikembangkan oleh sebuah
perusahaan Swedia bernama MySQL AB, yang pada waktu itu bernama Tex Data Konsult AB. Pada awalnya, MySQL AB bernama mQL atau mini SQL sebagai antar muka yang digunakan, ternyata menggunakan mSQL banyak mengalami hambatan yaitu sangat
lambat
dan
fleksibel.
Oleh
karena
itu,
Michael
Widenius
berusaha
mengembangkan interface tersebut sehingga ditemukanlah MySQL. 2.4.2
Mozilla Firefox Mozilla firefox adalah salah satu web browser yang paling banyak digunakan oleh
pengguna internet. Mozilla firefox dikembangkan oleh yayasan Mozilla bersifat open souce.
3
http://www.review-kita.co.cc/2009/01/pengertian-html.html
2.4.3
Photoshop Photoshop merupakan standar program aplikasi pengolah foto dan penyunting
grafik yang banyak digunakan oleh para desainer untuk keperluan media cetak, reklame, elektronik, stiker, iklan, dan internet. 2.4.4
Dreamweaver Adobe Dreamweaver adalah sebuah program web editor yang dapat diandalkan.
Terutama
untuk
kompabilitas
browser
yang
memuaskan,
dan
kemampuannya
menyisipkan file animasi ke dalam situs web. 3.
Analisis
3.1
Analisis Kerja (Perfomance) Kinerja dari sistem lama ditinjau dari dua hal yaitu : 1. Throughput Adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu.
Contohnya : dalam memberikan penjelasan kepada banyak calon konsumen, pihak Kaley Handycraft Souvenir memerlukan waktu untuk menjelaskan mengenai harga dan informasi lainnya karena masih dijelaskan secara manual. 2. Response time Adalah rata – rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tertentu. Contohnya : a. Pihak
pembeli/pemesan
harus
menunggu
minimal
satu
hari
untuk
mengetahui hasil pesanannya dan pihak Kaley Handycraft Souvenir menunggu jawaban dari pembeli/pemesan mengenai hasil pesanannya. b. Dalam pemberian Approval secara manual kepada pembeli/pemesan tidak ada batas waktu berlakunya harga yang dikeluarkan oleh pihak Kaley Handycraft Souvenir. 3.2
Analisis Informasi (Information) Analisis informasi pada sistem lama dinilai dari tiga hal sebagai berikut: 1. Akurat Informasi harus bebas dari kesalahan – kesalahan dan tidak menyesatkan.
Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus dapat akurat karena dari sunber informasi sampai ke penerima kemungkinan banyak gangguan yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut.
Pada sistem lama, dalam pemberian informasi produk dirasa kurang akurat karena sering terjadi kesalahan dalam pemberian informasi khususnya harga karena bisa berubah setiap waktu. 2. Relevan Informasi mempunyai manfaat untuk pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap – tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Pada sistem lama informasi masih kurang sesuai dengan kebutuhan karena bisa diliat oleh semua pihak, karena data atau informasi terletak pada beberapa dokumen. Akan lebih relevan apabila informasi diberikan sesuai dengan kebutuhan pada bidangnya. 3. Ketepatan Waktu (Timeliness) Ketepatan waktu untuk membuat laporan masih kurang, karena membutuhkan waktu yang lama karena harus mencari laporan transaksi terlebih dahulu. 3.3
Analisis Ekonomi (Economy) Adalah peningkatan terhadap manfaat – manfaat atau keuntungan – keuntungan
atau penurunan – penurunan biaya yang terjadi. Contoh : dalam proses pemesanan, user (konsumen) datang secara langsung ke pihak Kaley Handycraft Souvenir, sehingga user membutuhkan biaya lebih. 3.4
Analisis Kontrol (Control) Adalah peningkatan kinerja sistem, mencegah dan mendeteksi penyalahgunaan
informasi serta menjamin keamanan data. Pada sistem lama belum ada hak akses informasi jadi data bisa diubah oleh siapapun. 3.5
Analisis Efisiensi (Eficiency) Berhubungan dengan sumber daya yang berguna untuk meminimalkan
pemborosan, efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan keterlambatan pengolahan data. Pada sistem lama masih belum efisien karena dalam setiap proses harus mengumpulkan dokumen secara lengkap terlebih dahulu. 3.6
Analisis Layanan (Services) Adalah suatu tindakan untuk memenuhi kebutuhan pihak pelanggan agar
pelanggan merasa puas. Kelemahan layanan Kaley Handycraft Souvenir adalah : sistem belum fleksibel karena user harus datang secara langsung ke Kaley Handycraft Souvenir untuk melakukan pemesanan.
3.7
Analisis Kebutuhan Sistem Baru Dalam
usaha
mengembangkan
pemasaran,
Kaley
Handycraft
Souvenir
merencanakan membangun sebuah sistem yang berbasis internet untuk promosi dan penjualan produknya. Sistem yang akan dibangun nantinya diharapkan mampu menyediakan kebutuhan dasar pengguna internet yaitu berupa informasi yang dibutuhkan seputar produk yang akan dipasarkan, sistem yang baru nanti digunakan untuk membantu sistem lama yang sudah ada dengan maksud memperluas pemasaran. Dalam pengembangan sistem ini agar menjadi sistem yang baik harus didukung dengan teknologi yang memadai dari perangkat keras dan perangkat lunak. 3.8
Analisis Kelayakan Setelah mengetahui kelemahan dan permasalahan pada sistem lama dan
adanya usulan sistem baru berupa pembuatan website, maka untuk mengetahui apakah sistem baru lebuh baik dari sistem lama maka perlu adanya analisis dan studi kelayakan pada sistem baru. 3.8.1
Kelayakan Teknologi Untuk pengembangan sistem informasi dapat dilihat dari sisi hardware dan
software yang akan membangun sistem tersebut. Sistem penginformasian secara online yang akan dibuat menggunakan server side scripting teknologi, dengan PHP sebagai server side scriptingnya. Keuntungan penggunaan teknologi pada sisi server adalah : 1. Mengurangi lalu lintas jaringan dengan cara menghindari percakapan bolak balik antara client server. 2. Meningkatkan tingkat keamanan karena kode sumbernya tidak dapat dilihat dari sisi klien (browser web). 3. Klien dapat berinteraksi dengan data yang ada pada server. Untuk pembuatan aplikasi sistem penginformasian ini menggunakan PHP, alasan menggunakan PHP karena keunggulannya antara lain : a. Softwarenya gratis karena bersifat open source. b. Server side scripting, scriptnya tidak dapat dilihat dari sisi klien sehingga lebih aman. c.
Dapat terkoneksi dengan berbagai database seperti Oracle, Msql, MySQL, Solid, dan lain – lain.
3.8.2
Kelayakan Hukum
Jika ditinjau dari segi hukum maka sistem baru adalah legal secara hukum, karena sistem yang ada dikembangkan tidak melanggar aturan – aturan untuk pengadaan sistem informasi, alasannya : 1. Software utama yang dipakai untuk pembuatan aplikasi adalah software gratis. 2. Dalam menerapkan sebuah sistem informasi harus memenuhi ketentuan hukum yang berlaku, hal ini penting mengingat saat ini, undang – undang hak cipta sudah ada dan pelanggaran terhadap undang – undang tersebut merupakan tindakan pidana atau perdata. 3. Untuk platform banyak pilihan yaitu yang berbahasa open source dan menggunakan software yang free. 3.9 DFD (Data Flow Diagram)
Gambar 3.1 Diagram Aliran Data Keterangan: Seorang user dapat melihat produk yang ditawarkan, tetapi user tidak bisa memesan karena harus menjadi member. Pada saat member memesan produk, proses pertama adalah sistem mengambil data produk kemudian member order. Member dapat update data pribadi dan data order. Setelah konfirmasi, maka data order akan tersimpan
dan kemudian akan diproses oleh admin. Seorang admin dapat mengolah data order, member, berita, modul, produk, transaksi, konfirmasi. 4.
Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1
Implementasi Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem baru dikembangkan
supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan yang direncanakan dan diharapkan. Tujuan dari tahap implementasi adalah menyiapkan semua kegiatan penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan. 4.2
Halaman Utama User Halaman utama merupakan halaman yang berisi informasi awal dari web ini, di
halaman ini terdapat navigator untuk kategori produk yang berfungsi untuk mengarahkan ke halaman lainnya. Selain itu ada navigator menu berita untuk menuju ke halaman berita.
Gambar 4.1 Halaman Home User
4.3
Halaman Utama Admin
Gambar 4.2 Halaman Home Admin
5.
Kesimpulan Dalam penelitian yang dilakukan dapat diambil beberapa kesimpulan:
1. Sistem penjualan ini hanya memberikan informasi dan proses transaksi penjualan. Sistem ini berjalan untuk memberikan kemudahan informasi kepada konsumen atau pembeli.
2. Proses pembayaran barang dilakukan dengan cara transfer ke bank yang ditunjuk oleh Kaley Handycraft Souvenir. Sistem berbasis web ini menjadi salah satu alternative solusi atau strategi penjualan dalam menyampaikan dan memberikan informasi kepada konsumen.
3. Sistem dibangun sesuai kebutuhan pengguna yaitu penjualan dan proses transaksi produk. Sistem ini sudah siap dan layak untuk dioperasikan karena fitur-fitur utama seperti proses order barang dan konfirmasi oleh user serta verifikasi konfirmasi iklan oleh admin telah berjalan dengan baik. Dan telah dilakukan metode analisis kelayakan. 5.1 Saran Untuk menyempurnakan sistem yang telah dibuat ini, maka penulis menyarankan : 1. Dalam proses pembayaran masih dilakukan diluar sistem tidak menutup kemungkinan adanya pengembangan sistem dengan cara bekerja sama dengan pihak luar seperti paypal dan lain-lain. 2. Informasi yang diberikan masih terbatas pada informasi iklan produk. Sebaiknya menambahkan kategori iklan lainnya agar cangkupan segmentasi pasar menjadi luas seperti elektronik, kuliner, jasa, dan lain-lain. 3. Sistem ini hanya berbasis web. Sebaiknya menambahkan sistem pemesanan seperti SMS Gateway, dan lain-lain.
DAFTAR PUSTAKA Barry E. Cushing, 1974. Accounting Information Sistem and Business Organization, Philippines: Addison Wesley Publishing Company. Cecil Gillespie, 1971. Accounting Sistem, Procedure and Method, Three Edition, New Jersy: Prince-Hall. Fattah Al Hanif, 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Yogyakarta: Andi Offset. Fredick H. Wu, 1984. Accounting Information System, Theory and practice, International Student edition; Tokyo: McGraw-Hill Japan. George M. Scott, 1986. Principle of Manajement Information System, NewYork: McGrawHill. Gordon B. Davis, 1974. Manajement Information System: Conceptual Fundations, Structures, and Development, international Student Edition; Tokyo: McGraw-Hill Kogakuska. Jerry Fitz Gerald, Ardra F. Fitz Gerald, Warrenn D. Stalling, Jr., 1981. Fundamentals of Sistem Analysis, Two Edition, NewYork: John Willey & Sons. Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informatika: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Edisi ketiga; Yogyakarta: Andi Offset. John Burch, Gary Grudnitski, 1986. Information Sistem Theory and Practice, (Edisi keempat; New York: John Wiley & Sons). M.Suyanto, 2007. Strategi Periklanan pada Ecommerce Perusahaan Top Dunia, Edisi I; Yogyakarta: Andi. Richard F. Neushel, 1960. Management by Sistem, Two Edition, NewYork: McGraw-Hill. Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, 1983. Accounting Information Sistem, New Jersey: Prentice-Hall.
