ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA SMP N 1 TEMPEL
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Sofi Yuli Anita 09.12.4169
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2013
ii
ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED LIBRARY INFORMATION SYSTEM AT SMP N 1 TEMPEL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS WEB PADA SMP N 1 TEMPEL Sofi Yuli Anita Sudarmawan Jurusan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Library is one of information source is growing rapidly and dynamically. Libraries are still using manual systems, is no longer adequate for handling the work burden, particularly routinely practices in procurement, cataloguing, and circulation supervision areas. Such condition requires computer technology-based information system or CBIS (Computer Base Information System). The libraries in SMP N 1 Tempel have made use of information systems, although not well integrated. Various problems are faced in its manual system, such as unstructured literature data storage, circulation service, and the management difficulty in making decision due to minimum information it gets in understanding the library development so it requires a better system. This research aims to improve the work efficiency of library in SMP N 1 Tempel. Ease of library management in data storage library and service circulation becomes easier and well structured. This system is developed with web-base computer technology. Since it relates to the website technology, it is also required a web-based programming language. The library information system is developed by using PHP programming language that is supported by database MySQL. Keywords: Information Systems, Library, Web.
iii
1.
Pendahuluan Perpustakaan adalah salah satu sumber informasi yang berkembang dengan
pesat dan dinamis. Perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, tidak lagi memadai untuk penanganan beban kerja, khususnya kegiatan rutin dalam bidang pengadaan, pengatalogan, dan pengawasan sirkulasi. Keadaan demikian menuntut penggunaan sistem informasi berbasis teknologi komputer atau CBIS (Computer Base Information System). Perpustakaan SMP N 1 Tempel telah memanfaatkan sistem informasi walaupun belum terintegrasi dengan baik. Berbagai masalah ditemukan dalam sistem yang masih manual, misalnya penyimpanan data kepustakaan yang tidak terstuktur, pelayanan sirkulasi, dan sulitnya manajemen dalam mengambil keputusan karena minimnya informasi yang didapat dalam mengetahui perkembangan perpustakaan sehingga dibutuhkan sistem yang lebih baik. Penelitian ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja perpustakaan di perpustakaan
SMP
N
1
Tempel.
Kemudahan
pengelola
perpustakaan
dalam
penyimpanan data kepustakaan dan pelayanan sirkulasi menjadi lebih mudah dan terstruktur dengan baik. Berdasarkan permasalahan itulah maka diusulkan adanya pembaharuan sistem lama kedalam sistem informasi yang baru dengan teknologi komputer berbasis web. 2.
Landasan Teori
2.1.
Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemenelemen yang saling berhubungan dan membentuk satu kesatuan atau organisasi. 2.2.
1
Pengertian Informasi Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
bagi pengguna, yang bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendukung informasi. Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai. Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan biaya untuk mendapatkannya.
2
1
Hanif Al Fatta, 2007. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan Dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi, Hal 3. 2 Kusrini dan Koniyo Andri, 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi. Hal 7.
1
2.3.
Data Flow Diagram Data flow diagram (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem
yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangakan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telepon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, microfiche, hardisk, disket, dan lain sebagainya). 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1.
Definisi Analisis Sistem
3
Analisis sistem merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, dan hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan. 3.2.
Analisis PIECES
3.2.1.
Analisis Kinerja (Performance) Analisis kinerja dilakukan untuk mengukur kinerja dari sistem berdasarkan
trouhput dan respon time. Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time adalah keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. Tabel 3.1 Analisis Performance No. 1.
Paramenter Troughput
Hasil Analisis Membutuhkan waktu 5-6 menit untuk melayani 1 anggota.
2.
Respon Time
Dalam waktu ± 15 menit, petugas hanya mampu menghasilkan 1 laporan, karena pencatatan masih manual.
3.2.2.
Analisis Informasi (Information) Tabel 3.2 Analisis Information
No. 1.
Paramenter Akurat
Hasil Analisis Informasi tentang data perpustakaan yang disajikan dapat menjadi tidak akurat karena kemungkinan terjadi salah penulisan.
2.
Relevan
Informasi yang dihasilkan tidak sesuai dengan
3
Jogiyanto. 2005. Analisis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi. Hal 700.
2
keinginan
dari
pihak
yang
membutuhkan
informasi karena data disimpan dalam arsip-arsip yang
memungkinkan
terjadi
kesalahan
pemrosesan data. 3.
Tepat Waktu
Informasi yang disajikan bersifat tidak tepat waktu karena pemrosesan data yang lama, untuk mencari
data
harus
membuka
arsip
yang
disimpan dalam buku.
3.2.3.
Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi sangat erat kaitannya dengan biaya dan manfaat. Sebuah
sistem informasi yang baik, apabila diterapkan pada sebuah perusahaan harus memiliki manfaat yang lebih besar daripada biaya yang digunakan untuk mendapatkan sistem informasi tersebut. Tabel 3.3 Analisis Economy No. 1.
Paramenter Biaya
Hasil Analisis Penggunaan kertas dan alat tulis membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Pengolahan secara manual dengan waktu yang lama meningkatkan biaya operasional.
3.2.4.
Analisis Pengendalian (Control) Pengendalian terhadap sistem sangat dibutuhkan untuk menghindari dan
mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem, dan juga menjamin keamanan data dan informasi yang ada di dalam sistem. Tabel 3.4 Analisis Control No. 1.
Paramenter Hak Akses
Hasil Analisis Data dapat diakses siapa saja karena sumber data diletakkan sembarangan, jadi siapa saja dapat mengakses data tersebut dan dapat dilakukan
menipulasi
data
oleh
pihak-pihak
tertentu.
3.2.5.
Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada dapat
digunakan dengan sebaik mungkin. Masalah efisiensi membutuhkan peningkatan output dan pengurangan input.
3
Tabel 3.5 Analisis Eficiency No. 1.
Paramenter
Hasil Analisis
Sumber daya yang
Beban kerja yang ditimbulkan lebih banyak seperti
digunakan
proses pendataan buku, proses peminjaman, pengembalian, dan pembuatan laporan.
3.2.6.
Analisis Pelayanan (Service) Proses pelayanan yang baik terhadap perusahaan dan klien perusahaan, akan
menunjang kemajuan perusahaan dan kepuasan kliennya. Peningkatan pelayanan pada sistem yang baru diharapkan ada pada proses penyebar luasan informasi mengenai produk yang dihasilkan oleh CV. Cream-Pie Muffler Yogyakarta secara rinci. Dalam proses yang singkat, semua kebutuhan dasar atas data dan informasinya akan terpenuhi. Tabel 3.6 Analisis Service No. 1.
Paramenter Pelayanan
Hasil Analisis Pelayanan informasi yang diberikan pada sistem yang sedang berjalan saat ini tidak cepat dan akurat.
3.3.
Analisis Kebutuhan Sistem
3.3.1.
Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kemampuan sistem untuk melakukan proses
dan dapat menampilkan informasi apa saja pada sistem. 3.3.2.
Analisis Kebutuhan Non Fungsional
3.3.2.1. Perangkat Keras Spesifikasi minimal perangkat keras yang dibutuhkan untuk membangun dan mengimplementasikan sistem informasi perpustakaan berbasis web yang akan dibangun adalah sebagai berikut : 1. Processor Intel IV keatas 2. RAM minimal 256 3. HDD minimal 80 GB 4. Monitor, Keyboard, Mouse, Printer. 3.3.2.2. Perangkat Lunak Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya sistem informasi ini antara lain : 1. Sistem Operasi Windows 7. 2. Web Browser. 3. XAMPP 4
3.4.
Data Flow Diagram
3.4.1.
Diagram Konteks
Gambar 3.1 Diagram Konteks.
1. Administrator sebagai entitas luar yang bertugas untuk memproses dan menginputkan data modul, data staff, data member, data kategori buku, data buku, data laporan, dan data link. 2. Pengunjung sebagai entitas yang mempunyai fungsi untuk menerima informasi data buku berdasarkan judul buku, kategori buku, pengarang buku, penerbit buku, dan link. 3. Staff sebagai entitas luar yang bertugas untuk memproses dan menginputkan data member dan data transaksi. 3.4.2.
DFD Level 0
Gambar 3.2 DFD level 0
5
4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1.
Manual Program
4.1.1.
Halaman Admin
Gambar 4.1 Halaman Admin
4.1.2.
Halaman Staff
Gambar 4.2 Halaman Staff
6
4.1.3.
Halaman Pengunjung
Gambar 4.3 Halaman Pengunjung
5.
Penutup
5.1.
Kesimpulan Dari penelitian yang dilakukan pada sistem pengolahan data perpustakaan SMP
Negeri 1 Tempel, maka dapat dilihat bahwa hasil informasi yang dihasilkan dari sistem yang telah dibuat yaitu : 1.
Sistem dapat melakukan pengolahan data buku.
2.
Sistem dapat melakukan pengolahan data member.
3.
Sistem dapat melakukan pengolahan data karyawan.
4.
Sistem dapat melakukan pencatatan transaksi peminjaman buku.
5.
Sistem dapat melakukan pencarian buku berdasarkan judul buku, kategori buku, pengarang buku, dan penerbit buku.
6.
Sistem dapat melakukan pencatatan laporan transaksi buku berdasarkan periode yang ditentukan.
5.2.
Saran Dengan kesimpulan di atas, penulis memberikan saran-saran sebagai berikut : 1. Sebaiknya sistem lama yang sudah ada diperbarui dengan sistem baru yang dapat melakukan pencetakan laporan data siswa, data buku, dan data karyawan. 2. Sebaiknya pengembang selanjutnya bisa lebih mempercantik user interface agar sistem lebih menarik.
7
DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Jogiyanto, H.M. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset. Kusrini dan Koniyo Andri. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan Visual Basic Dan Microsoft SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.
8
