ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS DESKTOP DI SMA N 1 NOGOSARI
Naskah Publikasi
disusun oleh
Danik Sulistiyono 09.11.3084
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
PENGESAHAN
1
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS BASED DESKTOP PERRPUSTAKAAN IN SMA N 1 NOGOSARI
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN BERBASIS DESKTOP DI SMA N 1 NOGOSARI
Danik Sulistiyono Rum Muhamad Andri Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT
The main goal every school library is to keep the collection owned fully utilized by students and teachers. This is a Library service activities (school), which is a sub unit of work in the library, which has the main task to provide services, guidance, information and guidance following its administration so that users can obtain library services and facilities as much as possible the opportunity to search and study the information required in accordance with their needs. So the notion of library services is the delivery of assistance to all activities of the user through various facilities, rules, and a certain way to a library so that all library collections advantageous. Circulation of library services or borrow library materials is a set of activities in an organized circulation of library materials through the system, how to, rules, and administration in accordance with the type library organized. This meant that all the library collections of the outstanding and maximally utilized equally well to students, teachers or members. The purpose of this research is to make desktop-based library information system. The research method used is the waterfall. Information systems developed system includes borrowing, repayment, fine. Library circulation information systems generate reports that made borrowing books, books that are borrowed and a fine report. Software used to build the information system is a Visual Basic 6.0 and Sql Server 2000. Keywords: Sql Server 2000, Visual Bas,c 6.0, Library information systems
2
1.
Pendahuluan
1.1
Latar Belakang Masalah Seiring berkembangnya teknologi saat ini membuat semakin mudahnya
kita untuk melakukan segala sesuatunya termasuk dalam rangka menambah ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi juga sangat meningkat seiring perkembangan teknologi dan informasi yang semakin pesat dan menghasilkan inovasi – inovasi baru yang senantiasa terus berkembang kearah yang lebih baik. Dengan aplikasi komputer pengolahan data dapat diselesaikan tepat waktu dean lebih baik. Perpustakaan sekolah merupakan sarana pendidikan informal yang membantu siswa untuk memperdalam ilmu pengetahuan yang biasa dilakukan sewaktu jam istirahat maupun usai jam sekolah. Keberhasilan kegiatan belajar mengajar disekolah tentunya juga diimbangi dengan adanya kegiatan aktif siswa di perpustakaan. Perpustakaan SMA N 1 Nogosari yang masih sering terjadi kesalahan – kesalahan yang dilakukan oleh petugas dalam pencatatan peminjaman buku dan pengembalian buku. Sebagai contoh salah memasukkan judul buku, kode buku, nomor induk siswa, dan salah memberikan denda. Oleh karena itu, dalam penelitian skripsi ini penulis mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Desktop di SMA N 1 Nogosari” 1.2
Metodologi Penelitian Adapun metodologi penelitian yang digunakan dalam penyusunan skripsi
ini adalah : 1. Metode Observasi Yaitu suatu metode penelitian dimana penulis langsung mendatangi atau mengamati terhadap obyek penelitian agar diperoleh informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. 2. Metode Wawancara Yaitu metode pengumpulan data dengan mengadakan Tanya jawab secara langsung terhadap pihak – pihak yang terkait di lembaga tersebut, secara langsung data perpustakaan yang ada untuk mendapat informasi tentang data perpustakaan.
3
3. Metode kearsipan Yaitu metode penelitian yang dilakukan dengan menggunakan arsip yang diperoleh penulis dari lembaga dalam bentuk dokumen. 4. Metode kepustakaan Teknik pengumpulan data dengan cara membaca literature atau buku yang berkaitan dengan permasalahan yang akan diteliti. 2.
Landasan Teori
2.1
Konsep Dasar Sistem
2.1.1
Pengertian Sistem Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan
atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinteraksi, dan saling bergantung satu sama lain. Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama. Sementara, definisi sistem dalam kamus Webster’s Unbriged adalah elemenelemen yang saling berhubungan dan 1
membentuk satu kesatuan atau organisasi . 2.1.2
Karakteristik Sistem Untuk memahami atau mngembangkan suatu sistem, maka perlu
membedakan unsur-unsur dari sistem yang membentuknya. Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya: 1. Batasan (boundary) : Penggambaran dari suatu elemen atau unsur dimana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem. 2. Lingkungan (environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan yang menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem. 3. Masukan (input) : Sumber daya (data, bahan buku, peralatan, energy) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
1
Hanif Al Fatta, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan bersaing perusahaan dan organisasi modern (Yogyakarta : Andi Offset ,2007) h.3
4
4. Keluaran (output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem. 5. Komponen (component) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi (output). Komponen ini bisa merupakan subsistem dari sebuah sistem. 6. Penghubung (interface) : Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi. 7. Penyimpanan (storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga di antara komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. 2.2
DFD (Data Flow Diagram) Ada banyak cara untuk merepresentasikan proses model. Cara yang
paling popular adalah dengan menggunakan data flow diagram (DFD). Ada dua jenis DFD, yaitu DFD logis dan DFD fisik. DFD logis menggambarkan proses tanpa menyarankan bagaimana mereka akan dilakukan, sedangkan DFD fisik 2
menggambarkan proses model berikut implementasi pemrosesan informasinya . 3.
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1.
Definisi Analisis Sistem
Analisis sistem merupakan penguraian dari sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan
yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga
dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
2
dan
Ibid; h. 105
5
3.1.1
Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1.1 Analisis Kinerja (Performance) Analisis
kinerja
dilakukan
untuk
mengukur
kinerja
dari
sistem
berdasarkan trouhput dan respon time. Troughput merupakan jumlah pekerjaan yang mampu dilakukan oleh sistem dalam waktu tertentu. Sedangkan respon time adalah keterlambatan rata-rata antara satu transaksi dengan tanggapan yang diberikan terhadap transaksi tersebut. Tabel 3.1 Analisis Kinerja Hasil analisis pada sistem lama
Dalam waktu
20 menit hanya cukup untuk
mengerjakan 1
laporan saja.
Rekapitulasi laporan peminjaman, laporan pengembalian dan laporan pengunjung perpustakaan membutuhkan waktu 45 menit.
3.1.1.2 Analisis Informasi (Information) Sebuah sistem dapat dikatakan baik apabila sistem tersebt dapat menghasilkan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu. Tabel 3.2 Informasi Parameter
Hasil Analisis
Tepat waktu
Pembuatan laporan yang semestinya selesai dalam 1 hari menjadi 2 sampai 3 hari pengerjaannya.
Akurat
Sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual sehingga sering terjadi kesalahan dalam pencatatan data.
Relevan
Informasi yang dihasilkan sudah relevan sesuai yang dibutuhkan.
3.1.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)
6
Dalam suatu lembaga atau organisasi yang modern dan dinamis dituntut hal-hal yang lebih efisien, terutama dalam kaitannya dengan aspek ekonomi, agar keuntungan dan manfaat yang diperoleh dapat maksimal. Tabel 3.3 Analisis Ekonomi Hasil analisis pada sistem lama
Biaya sudah ditanggung oleh Negara sehingga tidak ada masalah dalam aspek ekonomi.
3.1.1.4 Analisis Pengendalian (Control) Analisis
kontrol
dalam
sebuah
sistem
sangat
diperlukan
untuk
menghindari dan mendeteksi penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data. Tabel 3.4 Analisis control Variabel
Penjelasan Data laporan yang dimiliki dalam bentuk dokumentasi kertas
Keamanan data
dirasa kurang aman karena kemungkinan seperti kerusakan kertas, hilangnya kertas dan lain – lain.
3.1.1.5 Analisis efisiensi (Eficiency) Peningkatan terhadap efisiensi berkaitan dengan apakah terjadi proses yang boros yang tidak ada gunanya dan berkaitan dengan perbandingan input dan output. Tabel 3.5 Analisis Efisiensi Variabel
Penjelasan Material yang dibutuhkan terlalu berlebihan seperti almari arsip
Material dan box arsip.
3.1.1.6 Analisis Pelayanan (Service)
7
Proses pelayanan dirasa cukup baik dan tepat waktu karena informasi sudah diberikan sesuai waktunya dan sesuai kadarnya. Dari hasil penelitian diperoleh analisa sebagai berikut. Tabel 3.6 Analisis Pelayanan Variabel
Penjelasan Tidak ada kelemahan, hal ini dibuktikan dengan pelayanan
Pelayanan
proses bisnis yang sudah ada pada sistem lama sudah ditentukan sebelumnya
3.1.2
Analisis Kebutuhan Sistem
3.1.2.1 Analisis Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional sama artinya dengan layanan yang harus disediakan, dan bagaimana reaksi sistem terhadap input, dan apa yang harus dilakukan sistem pada situasi tertentu. 3.1.2.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional 3.1.2.2.1 Analisis Kebutuhan Hardware Perangkat keras terdiri dari alat pemasukan, alat pemrosesan, alat keluaran dan alat penyimpanan. Tabel 3.7 Kebutuhan Perangkat Keras No
Jenis
Spesifikasi
1
Processor
Intel Pentium IV ke atas atau yang sekelas
2
Memory
Minimal 500 MB
3
Hardisk
100 GB
4
Printer
Canon IP 1980
3.1.2.2.2 Analisis Kebutuhan Software Perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya sistem informasi ini antara lain : a.
SQL Server 2000 sebagai database server
b.
Microsoft Office Visio sebagai editor diagram alir data
8
c.
Windows Seven sebagai Platform OS
3.2
Perancangan Sistem
3.2.1
DFD (Data Flow Diagram)
3.2.1.1 DFD Level 0
Gambar 3.1 Dfd Level 0 3.2.1.2 DFD level 1
Gambar 3.2 Dfd Level 1
9
3.2.2
Perancangan Basis Data Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau
struktur dari tiap – tiap file yang didefinisikan pada desain secara umum. 4.
Implementasi dan Pembahasan
4.1
Implementasi Implementasi merupakan tahapan penerapan dari perancangan yang
telah dibuat. 4.1.1
Uji Coba Sistem dan Program
4.1.1.1 Pengujian Program Pengetesan program dilakukan dengan pihak yang berkepentingan terhadap sistem tersebut. Permasalahan ini bertujuan apakah sistem yang dibuat sudah membantu menyelesaikan permasalahan yang ada atau sebaliknya. Selain itu juga bertujuan untuk menghindari kesalahan-kesalahan pada program yang dibuat. Adapun bentuk kesalahan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1.
Kesalahan penulisan (syntax errors), yaitu kesalahan didalam penulisan
source program yang tidak sesuai dengan yang telah diisyaratkan. Kesalahan ini mudah ditemukan dan diperbaiki, karena compiler akan memberikan letak dan sebab kesalahannya sewaktu program dikompilasi. 2.
Kesalahan sewaktu proses (run time errors), adalah kesalahan pada
waktu excutable program dijalankan. Kesalahan ini akan menyebabkan proses program berhenti sebelum selesai pada saatnya. 3. yang
Kesalahan logika (logica errors), adalah kesalahan dari logika program dibuat.
Kesalahan
seperti
ini
sulit
ditemukan karena tidak
ada
pemberitahuan mengenai kesalahannya dan tetap akan didapatkan hasil dari proses program tetapi hasilnya salah. 4.1.1.2 Pengujian Sistem
10
Berikut ini tabel hasil dari pengujian sistem yang telah dilakukan dimana ketika ditekan tombol simpan maka program tidak akan menjalankan proses penyimpanan karena terjadi proses validasi. Tabel 4.1 Pengujian Sistem
Halaman
Field Yang Diuji
Kondisi Input Yang Tidak Diterima
Username
Dikosongkan atau diisi lebih dari 30 karakter
Input data admin
Password
Dikosongkan atau diisi lebih dari 20 karakter
NIS anggota
Dikosongkan atau diisi lebih dari 10
Input data anggota
karakter Nama anggota
Dikosongkan atau diisi lebih dari 10 karakter
Input data buku
Kode buku
Dikosongkan atau diisi lebih dari 10 karakter
Judul buku
Dikosongkan atau diisi lebih dari 60 karakter
Pengarang
Dikosongkan atau diisi lebih dari 30 karakter
Penerbit
Dikosongkan atau diisi lebih dari 20 karakter
Halaman
Nis
Dikosongkan
peminjaman
Kode buku
Dikosongkan
11
Total pinjam
Tidak boleh meminjam lebih dari 3 buku
Halaman
Nis
Dikosongkan
pengembalian
4.2.2
Pembahasan Interface/ antarmuka program
Interface merupakan penerapan user interface yang ada diprogram. 4.2.2.1 Halaman Login (Desktop)
Halaman ini digunakan untuk login ke aplikasi desktop.
Gambar 4.1 Halaman Login 4.2.2.2 Halaman Utama Aplikasi (Desktop)
Halaman ini merupakan halaman utama aplikasi desktop.
Gambar 4.2 Halaman Utama Aplikasi
12
4.2.2.3 Halaman Anggota
Halaman ini merupakan halaman Anggota.
Gambar 4.3 Halaman Anggota 5.
PENUTUP
5.1
Kesimpulan Dengan adanya sistem informasi perpustakaan baru yang berbasiskan
komputer maka sistem ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah pada sistem lama, serta mampu menghasilkan informasi yang berkualitas sehingga dapat membantu pihak-pihak yang terkait mengambil keputusan.
Dengan
pengguna sistem informasi perpustakaan yang baru maka pihak sekolah bisa memperoleh beberapa keuntungan antara lain adalah : 1. Sistem dapat menyajikan informasi perpustakaan secara cepat,tepat dan akurat. 2. Dapat menghemat waktu dalam proses penginputan (penyimpanan) data. 3. Memudahkan dalam proses pecarian data yang dibutuhkan. 4. Hasil laporan data buku yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan mudah dan tepat waktu. 5. Dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasiskan komputer maka beban kerja user menjadi lebih ringan.
13
6. Sistem baru yang diusulkan nantinya mampu menggantikan sistem yang lama sehingga dapat mengerjakan tugas-tugas dengan efektif.
5.2
Saran Berdasarkan
pertimbangan
analisis
dari
kesimpulan
diatas,
maka
sebagai
bagi SMA N 1 Nogosari dalam meningkatkan pelayanan dan
kinerja sistem, saran yang ingin disampaikan penulis adalah : 1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan diharapkan untuk digunakan dalam proses pengolahan data buku perpustakaan. 2. Pada sistem ini dalam pengaturan denda tidak bisa diganti kecuali langsung dari programnya, sehingga perlu perbaikan selanjutnya pada sistem ini untuk dapat bekerja lebih baik lagi. 3. Penerapan sistem yang baru akan berjalan dengan baik dan lancar apabila semua pihak yang terkait mendukung penerapan sistem ini.
DAFTAR PUSTAKA
Alfatta Hanif, 2007 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern, Andi Yogyakarta. Andi Suyoto, 2007 Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL, Andi Yogyakarta. Ema Utami dan Sukrisno, 2008 Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server, Andi Yogyakarta. Kusrini, 2007 Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis, Andi Yogyakarta M. Rudyanto Arief, 2006 Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Andi Yogyakarta. Widjaya Kurniawan Iwan, 2012 Enterprise Resource Planning, Graha Ilmu Jakarta.
14
