ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMA NEGERI 1 BAYAT
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Rosid Junanto 09.12.4116
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOMYOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014
INFORMATION SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN LIBRARY IN SMA NEGERI 1 BAYAT ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI SMA NEGERI 1 BAYAT
Rosid Junanto Krisnawati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Information system of SMA Negeri 1 Bayat library still using a manual ways to record of borrowing book, returning, finding, and reports. All of them are still using a manual ways, so it needs more time to get some information. Therefore, it needs an adequate library information system to process the way on borrowing book, returning, finding, and reports automatically and get the appropiate informations. Information system of SMA Negeri 1 Bayat library program will be designed by using the Microsoft Visual Basic applications and database using the SQL Server 2000 as the aids of library information system. This applications helps on recording process automatically, returning, finding, and reporting quickly. Key words : Library, library information system
1
1.
Pendahuluan
Pada saat ini, Kebutuhan informasi baik oleh individu, instansi, atau suatu perusahaan sangatlah penting. Disamping itu cara penyajian dan pengolahannya berkembang dengan pesat. Pada awalnya dalam pencatatan masih menggunakan buku tulis, Sekarang telah berganti dan berkembang dengan sistem komputerisasi, Disamping lebih cepat sistem komputerisasi ini akan menghasilkan informasi yang akurat bagi pengguna informasi. SMA Negeri 1 Bayat merupakan salah satu Instansi pemerintahan yang bergerak di bidang pemberdayaan, pencatatan, dan mencerdaskan kehidupan bagi siswa. Demi peningkatan
sarta
kenyamanan
dalam
pelayanan
pendidikan,
Pihak
pengurus
perpustakaan mengusulkan untuk membuat sistem informasi perpustakaan, Hal tersebut bertujuan agar pengelolaan dan pencatatan data taransaksi lebih efektif dan efisien serta dapat menghasilkan informasi yang cepat dan tepat, Sehingga dapat menghasilkan informasi yang up to date. Dengan demikian, ukuran perkembangan perpustakaan banyak diukur dari penerapan tekhnologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besarnya gedung perpustakaan ataupun banyaknya buku yang ada di perpustakaan. Kebutuhan akan tekhnologi informasi sangat bermanfaat bagi penyebaran informasi akan pendidikan di SMA. Gambaran diatas menjadi gambaran tentang sistem informasi yang akan dibuat pada perpustakaan SMA Negeri 1 Bayat. Dengan aplikasi ini tentu akan memudahkan pencatatan peminjaman, Pengembalian, Pembuatan Laporan Dan Pencatatan denda serta menyajikan informasi dengan mudah dan lebih interaktif. Dengan penyajian informasi yang interaktif, tentunya dapat daya tarik serta nama baik di mata siswa sehingga siswa akan lebih tertarik untuk meminjam buku guna untuk menuntut ilmu.
2.
LANDASAN TEORI
2.1.
Sistem 2.1.1.
Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan komponen atau elemennya. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut: Sistem dilihat dari prosedurnya menurut Jerry Fitz Gerald, Ardra F. Fitz Gerald dan Warren D. Stallings, Jr sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran yang tertentu1. Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Menurut Richard F.Neuschel prosedur didefinisikan sebagai berikut : Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih department, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut : Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan menurut Hanif Al Fatta secara lebih sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasai, saling berinteraksi, dan saling bergantung sama lain. 2.2. Konsep Dasar Informasi 2.2.1.
Pengertian Sistem Informasi
Untuk memahami pengertian sistem informasi, harus dilihat terlebih dahulu keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1995)2. Kemudian oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sistem informasi didefinisikan sebagai berikut : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan3.
1
Jogiyanto HM. Analisis & desain sistem informasi :pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis Hal.1 2 Hanif Al Fatta. Analisis & perancangan Sistem Informasi, Hal 9 3 Jogiyanto HM. Analisis & desain sistem informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis Hal.11
Sistem informasi dapat mendefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang di tunjukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memperoses tipe transaksi rutin tertentu, member sinyal kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk pengambil keputusan cerdik. Jogiyanto (2004 : 697). 2.3.
Konsep Sistem Informasi Penjualan Menurut Beiling Siregar (2007 : 137), Sistem informasi perpustakaan adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 3.
ANALISI DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Identifikasi Masalah Tahap analisis sistem yang pertama adalah mengidentifikasi masalah. Masalah
dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang harus dijawab dan dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan tujuan dari sistem tidak tercapai. Berdasar hasil penelitian yang penulis lakukan di Perpustakaan SMA Negeri 1 Bayat masih banyak masalah yang harus dipecahkan dengan solusi-solusi terbaik. Dari sub-sub masalah yang ada tersebut, Dapat disimpulkan bahwa masih banyaknya kelemahan kelemahan yang ada pada sistem yang diterapkan pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Bayat. Lambatnya pencatatan pada transaksi peminjaman, pengembalian, pencatatan data anggota, pencatatan data buku dan pencatatan denda sangat terlihat pada pelayanan di perpustakaan tersebut. Hal tersebut pada dasarnya dapat di minimalisir dengan adanya tekhnologi informasi. Oleh sebab itu maka penulis bermaksud untuk memperbaiki sistem lama dangan cara merancang sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi, dengan tujuan dapat mempercepat pelayanan pada perpustakaan tersebut, Serta dapat memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan tersebut, diharapkan dapat mengurangi berbagai masalah yang ada serta dapat meningkatkan peran perpustakaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan masyarakat di lingkungan sekolah.
.
3.2.2.
Analisis Kelemahan Sistem
Sistem yang baik adalah yang mampu menyesuaikan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan yang diperlukan. Sedangkan pada Perpustakaan SMA Negeri 1 Bayat, masih menggunakan sistem manual. Kelemahan dari sistem ini adalah : 1. Banyaknya kesalahan yang terjadi, terutama pada pengolahan data yang disebabkan oleh human error karena pengerjaan yang masih manual (salah tulis, salah jumlah). 2. Permasalahan yang berdampak pada penyajian informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. 3. Lemahnya pengawasan manajemen perpustakaan dan kekurangan karena masih dilakukan secara manual sehingga dapat dengan mudah dimanipulasi. 4. Pelayanan yang kurang maksimal kepada siswa dan siswi ketika meminta untuk mencarikan buku berdasarkan judul maupun kategori. pencarian memakan waktu yang cukup lama. Sebagai pembanding apakah sistem yang baru layak atau tidak untuk digunakan dapat diukur melalui analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Alasan mengapa digunakannya analisis PIECES adalah : a. Analisis PIECES ini digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan terperinci. Kemudian dari hasil analisis tersebut dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem baru. Hal ini juga untuk mengetahui alasan-alasan perubahan sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru 3.3. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem bertujuan untuk menguji apakah sistem baru yang terkomputerisasi dibuat sebagai pengganti sistem lama dianggap layak atau tidak 3.4. Analisis Biaya dan Manfaat Untuk melakukan analisis biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu :
A.
Komponen biaya Biaya
yang
berhubungan
dengan
pengembangan
sistem
dapat
diklasifikasikan kedalam 4 kategori utama, yaitu : 1.
Biaya pengadaan (Procurement Cost), biaya pengadaan termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras.
2.
Biaya persiapan operasi (Start-Up Cost), biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
3.
Biaya Proyek (Project-Related Cost), biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapanya.
Biaya operasi dan perawatan (Operational Cost and Maintenance), biaya operasi adalah biaya yang dikeluarkan untuk mengoprasikan sistem supaya dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. B.
Komponen Manfaat
Manfaat dalam sistem dapat diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berwujud (tangible benefit) dapat juga keuntungan tak berwujud (intangible benefit). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan atau peningkatan pada peminjaman yang dapat diukur dari kuantitas peminjaman dalam bentuk sistem nilai agar menjadi sistem yang lebih baik.
3.5. Perancangan Sistem Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah anilisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tentang suatu sistem yang akan dikerjakan. Perancangan ini merupakan persiapan untuk desain sistem secara terperinci. Maksud dari desain terperinci adalah pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk nantinya digunakan pada pembuatan program aplikasi komputer. Untuk mencapai tujuanb ini, sasaran yang harus dicapai adalah desain sistem yang dapat digunakan dan dipahami dengan baik untuk mendukung tujuan
3.5.1.
Flowchart Sistem
LOGIN
Anggota
Peminjaman
Pengembalian
Pengarang
Buku
Penerbit
Kategori
Seting
Input Data LOGIN
Input Data Anggota
Input Data Peminjaman
Input Data Pengembalian
Input Data Pengarang
Input Data Buku
Input Data Penerbit
Input Data Kategori
Input Data Seting
Pengolahan Data Login
Pengolahan Data Anggota
Pengolahan Data Peminjaman
Pengolahan Data Pengembalian
Pengolahan Data Pengarang
Pengolahan Data Buku
Pengolahan Data Penerbit
Pengolahan Data Kategori
Pengolahan Data Seting
LOGIN
Anggota
Detail Sirkulasi
Pengarang
Buku
Penerbit
Kategori
Seting
Sirkulasi
Pembuatan Laporan Anggota
Pembuatan Laporan Peminjaman
Pembuatan Laporan Pengembalian
Pembuatan Laporan Denda
Pembuatan Laporan Pengarang
Pembuatan Laporan Buku
Pembuatan Laporan Penerbit
Pembuatan Laporan Kategori
Laporan Anggota
Laporan Peminjaman
Laporan Pengembalian
Laporan Denda
Laporan Pengarang
Laporan Buku
Laporan Penerbit
Laporan Kategori
3.5.2.
Data Flow Diagram
1. Diagram Konteks
Laporan Anggota Laporan Buku Laporan Pengarang Laporan Penebit Laporan Kategori Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian
Laporan Peminjaman Laporan Pengembalian Sistem Informasi Perpustakaan
Admin
Operator Peminjaman Pengembalian
Data Anggota Data Buku Data Pengarang Data Penerbit Data Kategori Data seting Data Operator
1. DFD level 1
Operator Data Anggota Admin Data Login Data Pengembalian Data Peminjaman Data Anggota Data Peminjaman Data Pengembalian
Data Seting Data Kategori Data Pengarang
Data Buku
Data Penerbit
1
2
7
8
4
6
3
5
9
Proses pengolahan Data User
Proses Pengolahan Data Anggota
Proses Pengolahan Data Peminjaman
Proses Pengolahan Data Pengembalian
Proses Pengolahan Data Pengarang
Proses Pengolahan Data Buku
Proses Pengolahan Data Penerbit
Proses Pengolahan Data Kategori
Proses Pengolahan Data Seting
Smpn data user
Smpn data agt
Smpn data ktegori
Smpn data seting
Lap Data Kategori
Lap Data Anggota
Lap Data Peminjaman Pgl data pngrng
Pgl data pnrbit
Lap Data Penerbit
data kembli Smpn Smpn data pnjm Smpn data kembali Lap.Data Pengembalian
Smpn data buku Smpn data pngarng
Smpn data pinjam
Smpn data buku
Pgl data agt
D1
Tbl. LOGIN
D2
Tbl. Anggota
Pgl data buku
Pgl data buku
D3
Lap Data Buku
Pgl data kategori
Pgl dta agt
Lap. Peminjaman
Smpn data pnrbt
Tbl Sirkulasi
D4
Tbl Detail Sirkulasi
D5 Tbl Pengarang
D6
Tbl Buku
D7
Tbl Penerbit
D8
Tbl Kategori
D9
Tbl Seting
Lap Data Pengarang
Lap.Pengembalian Data peminjaman Data peminjaman
Data pengembalian
Lap Denda
Data pengembalian
Data agt
Data pengarang
Data buku
Data penerbit
Data kategori
10
11
12
13
14
15
16
17
Pembuatan Laporan Anggota
Pembuatan Laporan Peminjaman
Pembuatan Laporan Pengembalian
Pembuatan Laporan Denda
Pembuatan Laporan Pengarang
Pembuatan Laporan Buku
Pembuatan Laporan Penerbit
Pembuatan Laporan Kategori
4.
IMPLEMENTASI SISTEM 4.1 Rencana Kegiatan Implementasi Implementasi merupakan tahap meletakkan atau menerapkan sistem supaya
siap dioperasikan. Rencana implementasi merupakan kegiatan awal dari tahap implementasi sistem. Rencana kegiatan berfungsi supaya implementasi yang akan dilakukan sesuai dengan yang diharapkan. Rencana kegiatan implementasi juga berfungsi untuk menentukan biaya dan waktu yang dibutuhkan.
4.1.1
Pemrograman dan Pengetesan Program
Dalam membuat program ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Mendefinisikan Masalah Masalah disini adalah komponen apa saja yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik, dikenal dengan inputnya apa saja, mendefinisikan apa yang nanti dilakukan oleh sistem dan bagaimana outputnya nanti. Pada tahap ini biasa dikenal juga dengan analisis kebutuhan. 2. Perencanaan Desain Sistem Pada tahap ini adalah mendefiniskan langkah-langkah apa saja yang dilakukan oleh program dalam menyelesaikan permasalahan yang ada. Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut. Semakin detail flowchart atau algortima yang dibuat semakin mudah juga pada tahap implementasi atau koding nantinya. Flowchart adalah suatu diagram menggunakan simbol-simbol khusus yang sudah menjadi standart internasional yang berisi langkah-langkah untuk menyelesaikan suatu masalah. Sedangkan algoritma bukan merupakan simbol tapi keterangan-keterangan yang sesuai dengan keinginan kita, tidak ada standartnya. Oleh karena itu flowchart biasa juga disebut algoritma dalam bentuk simbol-simbol khusus yang dihubungkan dengan anak panah. Membuat flowchart terlebih dahulu akan lebih menghemat waktu dari pada langsung melakukan koding sambil mencoba-coba. Kegiatan mencoba-coba akan menghabiskan waktu di bagian implementasi sistem karena harus merubah koding. Karena itu harus membuat flowchart terlebih dahulu sebelum memecahkan masalah. 3. Pembuatan Database Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap file-file yang telah didefinisikan secara umum. Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang akan disimpan dan dijadikan output
database. Isi dari database tergantung dari arus data masuk dan keluar dari suatu file ke file lainnya. Dalam pembuatan database, kita juga perlu membuat normalisasi dan relasi antar tabel.
5.
Penutup 5.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab
sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi perpustakaan SMA N 1 Bayat Klaten. 1. Sistem olah data yang sekarang diterapkan pada perpustakaan SMA N 1 Bayat Klaten kurang efektif. Hal ini terlihat dalam kegiatan pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian, pencatatan data buku dan pembuatan laporan buku maupun laporan transaksi peminjaman dan pengembalian yang masih dikerjakan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. 2. Berikut ini adalah beberapa kelebihan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, yaitu : a. Sistem mampu
mempercepat
proses transaksi peminjaman
dan
pengembalian, serta sistem dapat dengan cepat mencatat denda keterlambatan. dengan adanya sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi dengan cukup baik. b. Sistem mampu melakukan proses pencarian data anggota, buku dan stock buku dengan lebih cepat dan akurat dengan adanya menu pencarian dalam sistem c. Sistem mempermudah admin dan operator perpustakaan dalam melakukan pencatatan data buku dan mempercepat dalam memberikan laporan data buku maupun data transaksi.
124
14
DAFTAR PUSTAKA
Al
Fatta,
Hanif,
2007.
Analisis
&
Perancangan
Sistem
Informasi.
Yogyakarta:ANDI Hartono, Jogiyanto, mba,ph.D, 2000. Pengenalan Komputer edisi ketiga cetakan kedua. Yogyakrta: ANDI Kadir, Abdul, 2002. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI Kusrini, M.Kom, 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta : ANDI. Prof. Dr. Jogiyanto HM, MBA, Akt. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:ANDI Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI Taryana, Suryana, 2009. Visual Basic.Yogyakarta : Graha Ilmu
