ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 1 GIRIMULYO
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh Efrem Perdana Yoga Christya 10.12.4571
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2015
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 1 GIRIMULYO Efrem Perdana Yoga Christya1), Kusnawi2), 1)
2)
Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta Teknik Elektro Universitas Gadjah Mada Yogyakarta
Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283 Email :
[email protected]),
[email protected])
sedikit pengetahuan bersumber dari perpustakaan yang berada di sekolah. Perpustakaan adalah sebuah unit kerja yang mengumpulkan dan mengelola bahan pustaka, baik bahan cetak maupun non cetak yang dikelola secara sistematis, kemudian di manfaatkan bagi kepentingan pemakainya sebagai sumber informasi. Sebagai pusat informasi perpustakaan dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan pemakai jasa dalam mendapatkan informasi agar lebih mudah, cepat, dan tepat dalam memberikan sebuah informasi. Keberadaan sebuah perpustakaan pada sekolah sangat membantu untuk menambah pengetahuan dan wawasan untuk siswa maupun guru di sekolah. Oleh karna itu sekolah dituntut untuk bisa meningkatkan pelayanan dalam bidang informasi. Dalam hal ini saya tertarik untuk melakukan penelitian di SMA Negeri 1 Girimulyo pada bagian perpustakaan yang dokumen-dokumennya serta penyusunan datanya dirasa masih kurang efektif, dapat dikatakan minim dan pengolahan data yang masih tergolong lambat dan memakan waktu yang cukup lama, berkas yang terpisah, kesalahan penyimpanan data, sehingga mempengaruhi dalam hal pengambilan keputusan dan membutuhkan suatu pengembangan sistem yang mampu menangani permasalahan perpustakaan secara cepat dan benar. Pengelolaan data di perpustakaan SMA Negeri 1 Girimulyo saat ini masih bersifat manual dengan menggunakan alat bantu kertas sebagai pencatatan data dan arsip kertas sebagai penyimpanan datanya. Untuk itu penulis memberikan solusi pembangunan sebuah sistem informasi perpustakaan pada SMA Negeri 1 Girimulyo secara terkomputerisasi, sehingga dalam penyusunan Skripsi penulis mengambil judul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMA Negeri 1 Girimulyo” yang diharakapkan nantinya dapat membantu kinerja pegawai perpustakaan dalam mengelola data, serta memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Abstract - SMA Negeri 1 Girimulyo library is a school that storage of documents and preparation of the data is still not effective. Information systems can be said to be minimal and data processing is still relatively slow and takes a long time. The number of separate files, as well as frequent errors affecting the storage of data in decision-making and requires a development system that is able to handle problems quickly and correctly libraries. Data management in the library SMA Negeri 1 Girimulyo today still manual by using the tools of the paper as the recording of data and paper records as data storage. The authors provide a solution for the construction of a library information system at SMA Negeri 1 Girimulyo computerized, which will be expected can assist the library in managing employee performance data, and provide information quickly and accurately. The approach used in the study is a structured approach that uses several tools and construction techniques, context diagrams, and Data Flow Diagrams (DFD). With the implementation of information system design library at SMA Negeri 1 Girimulyo library by using Visual Basic and SQL 2000 database, expected to ease in managing the entire data transaction process, without having to errors in managing data. So that the business can achieve the goals that have been set to the maximum. Keywords - SMA Negeri 1 Girimulyo, Library, VB 6.0 , MySQL 1. Pendahuluan Pada saat ini, Perkembangan teknologi memang dirasakan sangat penting. Terlebih lagi pada proses pengolahan data yang menjadi bahan sumber informasi yang sangat diperlukan. Tidak hanya di perusahan besar yang memerlukan informasi dari pengolahan data dengan baik dan benar, tetapi bagi sekolah pun sekarang tentu memerlukan informasi yang cepat dan seakurat mungkin guna membantu kinerja yang ada pada sekolah. Sekolah merupakan salah satu lembaga pendidikan yang telah disediakan oleh pemerintah yang didalamnya terdapat proses belajar mengajar dan
2. Landasan Teori 2.1 Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan 1
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. [1]
mengidentifikasikan permasalahan, kesempatan, halangan yang terjadi serta beberapa kebutuhan yang diharapkan dapat menjadi faktor perbaikan dari sistem itu sendiri.Analisi sistem merupakan salah satu tahap pengembangan sistem.Tahap analisis merupakan tahapan yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan didalam tahapan ini dapat menyebabkan kesalahan di tahapan selanjutnya. 1. Analisis Kelemahan Sistem Sebagai pembanding apakah sistem yang baru layak atau tidak untuk digunakan dapat diukur melalui analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service) Alasannya menggunakan analisis PIECES adalah:
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Perpustakaan Sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.[2]
a. 2.2 Perancangan Sistem Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain suatu sistem yang baik,yang isinya adalah langkahlangkah operasi dalam proses pengolahan data dan prosedur untuk mendukung operasi sistem.[3]
b.
Flowchart Sistem flowchart merupakan diagram aliran data, penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Untuk memecahkan masalah dalam segmen yang lebih kecil dan dalam menganalisis alternative lain dalam pengoperasian.[5]
Analisis PIECES ini digunakan karena untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan terperinci. Kemudian dari hasil analisis tersebut dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem baru. Hal ini juga untuk mengetahui alasanalasan perubahan sistem informasi yang lama dengan sistem informasi yang baru.
2. Analisis Kebutuhan Sistem Dengan Tujuan memudahkan analisis sistem dalam menentukan kebutuhan secara lengkap, maka analisis dibagi menjadi dua jenis yaitu analisis kebutuhan fungsional dan analisis kebutuhan non-fungsional. 3. Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan sistem merupakan proses yang mempelajari atau menganalisa permasalahan yang telah di tentukan sesuai dengan tujuan akhir yang akan dicapai. Tujuan dari analisis kelayakan sistem adalah untuk menguji apakah sistem yang diterapkan layak dipakai atau tidak.[3]
Data Flow Diagram DFD adalah gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada obyek yang lain.[5] 2.3 Perangkat Lunak yang Digunakan
3.2 Microsoft Visual Basic 6.0 Visual basic adalah sebuah aplikassi yang digunakan untuk pengembangan dengan memanfaatkan keistimewaan konsep-konsep muka grafis dengan mocrosoft windows. Aplikasi yang duhasilkan berkaitan erat dengan windows itu sendiri sehingga dibutuhkan pengetahuan bagaimana cara kerja windows.[4]
Perancangan sistem atau desain sistem dilakukan setelah anilisis selesai dilakukan. Tujuan dari perancangan sistem adalah memberikan gambaran kepada programmer tentang suatu sistem yang akan dikerjakan. Perancangan ini merupakan persiapan untuk desain sistem secara terperinci.[3]
Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SQL Server 2000 adalah perangkat lunak relational database management sistem (RDBMS) yang didesain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.[6] 3.
Perancangan Sistem
3.2.1 Data Flow Diagram
Analisis dan Perancangan Sistem
3.1 Analisis Analisis sistem dapat diartikan sebagai penguraian dari sistem informasi yang utuh kedalam bagian–bagian elemennya dengan maksud untuk mengevaluasi dan
2
3.
Operator Data Anggota Admin Data Login Data Pengembalian Data Peminjaman Data Anggota Data Peminjaman Data Pengembalian
Data Seting Data Kategori Data Buku
Data Pengarang
Data Penerbit
Lap Data Karyawan 1
2
7
8
Proses pengolahan Data Karyawan
Proses Pengolahan Data Anggota
Proses Pengolahan Data Peminjaman
Proses Pengolahan Data Pengembalian
Smpn data Karyawan
Smpn data agt
4
6
3
5
9
Proses Pengolahan Data Pengarang
Proses Pengolahan Data Buku
Proses Pengolahan Data Penerbit
Proses Pengolahan Data Kategori
Proses Pengolahan Data Seting
Smpn data ktegori
Smpn data seting
Lap Data Kategori
Lap Data Anggota
Lap Data Peminjaman Pgl data pngrng
Pgl data pnrbit
Lap Data Penerbit
data kembli Smpn Smpn data pnjm Smpn data kembali Lap.Data Pengembalian
Smpn data buku Smpn data pngarng
Smpn data pinjam
Smpn data buku
Pgl data agt Pgl dta agt
Lap. Peminjaman
D1 Tbl. Karyawan
D2
Tbl. Anggota
Lap Data Buku
Pgl data buku
Pgl data buku
D3
Smpn data pnrbt Pgl data kategori
Tbl Sirkulasi
D4
Tbl Detail Sirkulasi
D5 Tbl Pengarang
D6
Tbl Buku
D7
Tbl Penerbit
D8
Tbl Kategori
D9
Tbl Seting
Lap Data Pengarang
Lap.Pengembalian Data peminjaman Data peminjaman Data Karyawan
Data pengembalian
Lap Denda
Data pengembalian
Data agt
Data pengarang
Data buku
Data penerbit
Data kategori
10
10
11
12
13
14
15
16
17
Pembuatan Laporan Karyawan
Pembuatan Laporan Anggota
Pembuatan Laporan Peminjaman
Pembuatan Laporan Pengembalian
Pembuatan Laporan Denda
Pembuatan Laporan Pengarang
Pembuatan Laporan Buku
Pembuatan Laporan Penerbit
Pembuatan Laporan Kategori
4.
Gambar 1. Data Flow Diagram 5.
3.2.2 Relasi Antar Tabel
ANGGOTA Kode_anggota* Nama_anngota Jenis_kelamin Telp Alamat pekerjaan
KARYAWAN
SETING
PENERBIT
Kode_Karyawan* Nama Telp Alamat Jabatan Pass
Lama_Pinjam Denda
Kode_penerbit* Nama KATEGORI
PENGARANG
Kode_kategori* Nama
Kode_pengarang* Nama BUKU
SIKURLASI
6.
Kode_buku* Judul Kode_pengarang** Kode_penerbit** Kode_kategori** stock Isbn Sumber Keterangan
Kode_sirkulasi* Kode_anggota** Tanggal_pinjam Jatuh_tempo
DETAIL_SIRKULASI Kode_sirkulasi** Kode_buku** Tanggal_kembali Status Denda
Pembuatan Database Perancangan database dimaksudkan untuk mendefinisikan isi atau struktur dari tiap filefile yang telah didefinisikan secara umum. Elemen dari suatu database harus dapat digunakan untuk pembuatan input yang akan disimpan dan dijadikan output database. Isi dari database tergantung dari arus data masuk dan keluar dari suatu file ke file lainnya. Perancangan Tabel Database Pada tahap ini kita akan membuat suatu tabel menggunakan SQL Server 2000 yang nantinya akan digunakan untuk menjelaskan sistem yang telah ada. Perancangan Form Tujuan dari rancangan input adalah untuk memberikan kemudahan kepada user sebagai pengguna sistem untuk melakukan input data. Sedangkan bagi programmer adalah sebagai langkah awal untuk menentukan letak ataupun bentuk input data. Pada tahap ini kita akan membuat tampilan interface. Koding Pada tahap ini kita memulai mengetik koding program dengan terstruktur dan sesuai dengan flowchart yang telah kita buat ke dalam form yang telah kita rancang pada tahap perancangan form di atas dengan menggunakan bahasa pemrograman.
4.2 Pembahasan
Gambar 2. Relasi Antar Tabel
Pada bagian pengetesan, program harus dites terlebih dahulu untuk memastikan bebas dari kesalahan sebelum diterapkan. Program yang telah berjalan harus dipastikan apakah dapat menerima input data dengan baik, memproses data dengan baik, dan memberikan output yang sesuai dengan harapan. Dari hasil pengetesan perogram sistem informasi penjualan ini tidak ditemukan kesalahan kode program, kesalahan proses maupun logika. Adapun cara instalasi menggunakan CD yang telah diisi dengan program aplikasi tersebut. 1. Masukan CD yang berisi program Aplikasi Sistem Informasi Perpustakaan Pada SMA Negeri 1 Girimulyo kedalam CD ROM computer yang akan diinstal program tersebut. 2. Jalankan file girimulyo.exe yang ada pada CD melalui menu run dengan mengetikan ‘girimulyo.exe’ atau dari windows explorer atau double klick file girimulyo.exe Ikuti semua petunjuk dan langkah-langkah yang ditampilakan selama proses instalasi, tunggu sampai proses instalasi selesai.
3.2.3 Rancangan Tabel Tujuan rancangan tabel adalah untuk merancang struktur tabel. Rancangan struktur 3tabel sendiri mempunyai tujuan untuk menentukan tipe data dan ukuran masing-masing tabel, sehingga data dapat disimpan dengan ukuran dan tipenya. 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Pemograman dan Pengetesan Sistem Dalam membuat program ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Mendefinisikan Masalah Masalah disini adalah komponen apa saja yang diperlukan agar sistem dapat berjalan dengan baik, dikenal dengan inputnya apa saja, mendefinisikan apa yang nanti dilakukan oleh sistem dan bagaimana outputnya nanti. 2. Perencanaan Desain Sistem Bentuk dari perencanaan itu bisa berupa flowchart ataupun algoritma dari program, sehingga kita akan tahu proses apa saja yang ada dalam program tersebut. Semakin detail flowchart atau algortima yang dibuat semakin mudah juga pada tahap implementasi atau koding nantinya.
4.3 Manual Program Manual program digunakan sebagai panduan bagi admin atau operator dalam mengoprasikan program aplikasi. Berikut adalah beberapa tampilan atau form 3
dari aplikasi sistem informasi perpustakaan pada sma negeri 1 girimulyo: a.
Menu Utama Menu utama akan muncul apabila admin atau operator menginputkan id atau password yang benar
Gambar 6. Tampilan Form Pengarang Gambar 3. Tampilan Menu Utama b.
e.
Form Anggota Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data Anggota.
Gambar 7. Tampilan Form Kategori
Gambar 4. Tampilan Form Anggota c.
Form Kategori Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data Pengarang.
f.
Form Penerbit Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data Penerbit
Form Buku Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data Buku
Gambar 8. Tampilan Form Buku g. Gambar 5. Tampilan Form Penerbit d.
Form Pengarang Form ini digunakan untuk menginputkan dan mencari data Pengarang.
4
Laporan Data Anggota Merupakan form yang berfungsi untuk menampilkan laporan sesuai yang kita inginkan berdasarkan opsi yang telah ditentukan.
Daftar Pustaka [1] Al Fatta, Hanif, 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. [2] Tri Nur Maya Sari repository.amikom.ac.id BAB II [3] Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI. [4] Taryana, Suryana. 2009. Visual Basic. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Gambar 9. Laporan Data Anggota
[5] Kusrini. 2007. Strategi Perancangan Pengolahan Basis Data. Yogyakarta: ANDI.
5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang disajikan pada bab sebelumnya, kesimpulan yang dapat ditarik dalam pengembangan dan perancangan sistem informasi perpustakaan SMA Negeri 1 Girimulyo. Sistem olah data yang sekarang diterapkan pada perpustakaan SMA Negeeri 1 Girimulyo kurang efektif. Hal ini terlihat dalam kegiatan pencatatan transaksi peminjaman, pengembalian, pencatatan data buku dan pembuatan laporan buku maupun laporan transaksi peminjaman dan pengembalian yang masih dikerjakan secara manual, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Berikut ini adalah beberapa kelebihan menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, yaitu : a. Sistem mampu mempercepat proses transaksi peminjaman dan pengembalian secara otomatis, serta sistem dapat dengan cepat mencatat denda keterlambatan. dengan adanya sistem informasi perpustakaan yang terkomputerisasi dengan cukup baik. b. Sistem mampu melakukan proses pencarian data anggota, buku dan transaksi dengan lebih cepat dan akurat dengan adanya menu pencarian dalam sistem
dan
[6] Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL. Yogyakarta: ANDI. Biodata Penulis Efrem Perdana Yoga Christya, memperoleh gelar S.Kom. di STMIK Amikom Yogyakarta, lulus tahun 2015. Kusnawi, memperoleh gelar S.Kom. di STMIK Amikom Yogyakarta, dan M.Eng. Teknik Elektro UGM, 2009.
5
